Käyttövinkit

Valikossa Maksutapahtumat kirjataan kaikki pankkitilien (tiliotteen mukaisesti) ja kassojen kautta tapahtuvat maksutapahtumat, esim. myyntilaskujen suoritukset pankkiin ja pankin kautta suoritetut ostolaskujen maksut.   Maksutapahtumat-valikossa kirjataan myös arvonlisäveron, sosiaaliturvamaksuvelan ja ennakonpidätysvelan maksut (älä kirjaa verovelkojen tai -saamisten maksuja pääkirjatositteella!), pankin palvelumaksut, lainojen lyhennyserät, palkkojen maksut, käteisen siirtäminen kassasta pankkiin ja päinvastoin yms.     Pankki- ja kassatapahtumien kirjaukset   Uuden pankkitapahtuman kirjaamiseksi valitse Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Paina kyseisen pankin tai kassan kohdalta Lisää maksutapahtuma -painiketta. Kirjaa kassatapahtuma samoin, mutta paina Lisää maksutapahtuma ko. Kassan kohdalta.       Valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas kun kohdistat tilille tulleen rahan myyntilaskulle. Voit valita Asiakkaat-kenttään oikean asiakkaan nimen ja näet kaikki ko. asiakkaan kirjauspäivänä maksamatta olevat myyntilaskut, jolloin voit kirjata suorituksen ko. laskulle ja pankkiin. Toimittaja kun kohdistat tililtä lähteneen rahan ostolaskulle. Voit valita toimittajaksi oikean toimittajan nimen ja näet ikkunassa kaikki kirjauspäivänä ko. toimittajalle maksamatta olevat ostolaskut, jolloin voit kirjata maksun ko. toimittajan laskulle ja pois pankista. Huom! Maksutapahtuman tyypiksi valitaan Toimittaja myös silloin, kun maksetaan arvonlisävero (myös, kun Verohallinto on maksanut saatavia), sosiaaliturvamaksuvelka tai ennakonpidätysvelka.   Muu tulo kun tilille tulleeseen rahaan ei liity myyntilaskua, esim. pankin maksama korko.   Muu meno kun tililtä lähteneeseen rahaan ei liity ostolaskua tai verovelkaa/saamista, esim. pankin veloittamat kulut.     Myyntilaskun suorituksen kirjaaminen     Kun tiliotteella näkyy, että asiakas on maksanut tilille myyntilaskun, lisää uusi maksutapahtuma pankkiin ja valitse maksutapahtuman tyypiksi Asiakas. Voit kirjata maksun kassaan samalla tavalla. Syötä pankkitapahtuman oikea Päivämäärä. Tosite – Tähän kohtaan voit halutessasi lisätä oman tunnisteesi suoritukselle. Valuutta – Valitse valuutta, jos myyntilasku on laadittu muussa valuutassa kuin euroissa. Näet silloin vain ko. valuutassa kirjatut myyntilaskut. Asiakkaat – Voit valita oikean asiakkaan ja näet listattuna vain ko. asiakkaalle tuona päivänä avoinna olevat laskut. Ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalta ja tallenna. Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D Pankki/Kassa, K Myyntisaamiset Jos asiakas on maksanut vain osan laskusta, syötä Summa-kenttään maksettu summa ja paina Enter. Ohjelma laskee automaattisesti maksamatta jäävän saamisen ja ilmoittaa sen Maksamatta-kentässä. Ko. summa jää vielä myyntisaamisiin ja reskontraan. Tallenna Ostolaskun maksun kirjaaminen   Jos pankkitililtä (tai kassasta) on maksettu ostolasku tai Verohallinnon maksu, valitse Maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja.   Syötä pankki/kassatapahtuman oikea Päivämäärä. Tosite  – Tähän kohtaan voit halutessasi lisätä oman tunnistetietosi. Valuutta – Valitse valuutta, jos maksat ostolaskuja, joissa on jokin muu valuutta kuin eurot. Näet silloin listalla vain ko. valuutassa kirjatut ostolaskut. Toimittajat – Voit valita oikean toimittajan ja näet listattuna vain ko. toimittajalle tuona päivänä avoinna olevat laskut. Jos maksat Verohallinnon maksuja, valitse toimittajaksi Verohallinto. Klikkaa valintaruutu oikean laskun kohdalta ja tallenna. Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D Ostovelat, K Pankkitili/Kassa   Mikäli ostolaskusta on maksettu vain osa, syötä Summa-kenttään todellisuudessa maksettu summa ja paina Enter.  Ohjelma laskee automaattisesti maksamatta jäävän ostovelan ja ilmoittaa sen Maksamatta-kentässä. Ko. summa jää vielä ostovelkoihin ja reskontraan. Huom! Verohallinnolle maksettavat ja Verohallinnolta saatavat summat kirjataan valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi valitaan Verohallinto!  Näet tällöin kaikki ko. päivänä Verohallinnolle maksamatta olevat verot (alv, sotu ja ennakonpidätys) ja maksut sekä Verohallinnolta saatavat summat (alv-palautus, hyvityskorot). Katso tarkemmat ohjeet Verohallinnon maksujen kirjaamisesta: Arvonlisäveron ja verotilin käsittely Passeli Meritissä  Ennakkoverot ja muut kuin alv, sotu ja ennakonpidätysmaksut, kirjataan valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi Muu meno. Muun tulon kirjaaminen   Mikäli tilille tai kassaan tulleeseen suoritukseen ei liity myyntilaskua, valitse maksutapahtuman tyypiksi Muu tulo.   Syötä päivämääräksi oikea maksupäivä, anna halutessasi oma tunnistetietosi Tosite-kenttään ja valitse tuloon liittyvä oikea kirjanpitotili.  Syötä määrä ja summa (a-hinta-kenttään). Tarkista mahdollinen alv-kanta ja alv-summa. Tallenna Tallennuksen jälkeen, ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D Pankkitili/Kassa, K Tulotili.  Muun menon kirjaaminen Jos tililtä maksettuun kuluun ei liity ohjelmaan syötettyä laskua tai kuluraporttia, valitse maksutapahtuman tyypiksi Muu meno.   Syötä päivämääräksi oikea maksupäivä, anna halutessasi oma tunnistetietosi Tosite-kenttään ja valitse maksuun liittyvä oikea kirjanpitotili.  Syötä määrä ja summa (a-hinta). Tarkista mahdollinen alv-kanta ja -summa. Tallenna Tallennuksen jälkeen, ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D Kulutili, Pankkitili/Kassa. Ennakkomaksut Maksutapahtuman Ennakkomaksu-kenttään lisätään toimittajalle tehty ennakkomaksu tai asiakkaan suorittama ennakkomaksu, joista ei ole laadittu ennakkomaksulaskua (laskua ei löydy maksamattomien laskujen luettelosta).   Kun maksutapahtuma tallennetaan, ohjelma kirjaa ennakkomaksun tilille, joka on merkitty oletustilitiedoissa asiakkaan/toimittajan ennakkomaksutiliksi. Mikäli kirjaat asiakkaan maksaman ennakkomaksun Ennakkomaksu-kohtaan (Maksutapahtuman tyyppi: Asiakas), ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D Pankki, K 2750 Saadut ennakot Mikäli kirjaat toimittajalle maksetun ennakkomaksun Ennakkomaksu-kohtaan (Maksutapahtuman tyyppi: Toimittaja), ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D 1551 Ennakkomaksut, K Pankki Voit lisätä ennakkomaksuja myös Kassan maksutapahtumista. Ennakkomaksun kohdistus laskuun Mikäli ohjelmaan lisätään myöhemmin saman toimittajan tai asiakkaan lasku, jonka maksu kuitataan em. ennakkomaksulla, tulee ennakkomaksu kohdistaa laskuun valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Ostovelan/Myyntisaamisen kuittaus.         Tallennettuja pankki- ja kassatapahtumia voi katsella valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Maksuluettelo (ko. pankin tai kassan kohdalla)   Maksuluettelo-valikoista voidaan katsella kaikkia pankki- ja kassatapahtumia, myös Ostovelkojen/Myyntisaamisten kuittauksia ja Verojen kuittauksia. Löydät maksuluettelosta nopeasti tarvitsemasi maksun käyttämällä eri järjestyksiä (paina sarakeotsikkokenttää) ja suodattimia (paina suurennuslasin kuvaketta sarakeotsikon vieressä).   Käytä maksutapahtuman korjaamiseksi Muuta-painiketta. Maksutapahtumaa ei voi korjata, jos se sijaitsee ei-aktiivisella tilikaudella. Tilikausi tulee tällöin aktivoida valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet.   Poistaaksesi maksutapahtuman, paina maksutapahtumien ikkunan yläosassa olevaa punaista Poista-painiketta. Huom.! Jos poistat maksutapahtuman kokonaan, ohjelma ei anna käyttää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan PA-tositenumerointiin tulee aukko.        

Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.    Laskujen kierrätyksen käyttöönotto   Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta Verkkolaskutuksen aktivointi.   Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys.   Laskujen vahvistajat   Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joille annetaan oikeudet vahvistaa sähköisiä ostolaskuja. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.   Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: "Sähköisen ostolaskun vahvistaja" ja "Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten".  Tässä tapauksessa vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku, eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.     Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi "Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut".  Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.   Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.    Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi   Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun. Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.   Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna. Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja.     Valitaan vahvistajan käyttäjätunnus, syötetään tarvittaessa viesti ja painetaan Lähetä.     Laskulle jää tieto laskun tilasta.     Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommentteja. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.    

Tulojen ja menojen yksityiskohtaiseen laskentaan käytetään ohjelmassa dimensioiden mahdollistamaa jakoa.   Ohjelman Standard- ja Pro-versioissa voidaan käyttää kahta dimensiota – projekteja ja kustannuspaikkoja. Premium-versiossa on projektien ja kustannuspaikkojen lisäksi mahdollista lisätä erilaisia dimensioita rajoituksetta. Myös osastoja voidaan käyttää, jos halutaan ottaa esim. osastokohtainen tuloslaskelma.   Pro- ja Premium-versioiden tilikartoissa voidaan määritellä dimension valinta tiettyä kirjanpitotiliä käytettäessä pakolliseksi. Jos esim. valitaan tilin tiedoissa projekti pakolliseksi, tulee jatkossa tapahtumia kyseiselle tilille kirjattaessa tai tiliin liittyvää nimikettä käytettäessä valita aina myös projekti. Ohjelma ei anna tallentaa tositetta ilman, että tositteen summa jaettaisiin eri projekteille. Jos tili liittyy aina tiettyyn projektiin, myös se voidaan merkitä dimension arvoksi. Kun tosite kirjataan kyseiselle tilille, tulee valittu projekti kirjaukseen automaattisesti.     Dimension oletusasetuksia voidaan muokata tilin tiedoissa tilikartassa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa.   Projektit Projektin avulla voidaan seurata tietyn projektin tuloja ja menoja. Projektiraporteista saadaan tietoa projektin tuottavuudesta. Projektissa on tuloperustainen laskenta eli projektin tuotto = tulot miinus kulut. Projektit voidaan lisätä tulojen ja menojen eriteltyä seurantaa varten valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot.   Uusi projekti lisätään klikkaamalla Lisää arvo-painiketta ja syöttämällä projektin tiedot.   Dimension tunnus – anna projektille jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita projekteja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä projektin nimi. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä projektin päättymispäivä vasta silloin, kun projekti on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä on tiedossa jo etukäteen. Jos ohjelmaan lisätään määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa, voidaan päättymispäivä lisätä projektin tietoihin. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia projekteja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai jonka päättymispäivä on myöhempi kuin kirjauspäivä. Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit saadaan näkymään klikkaamalla  Luettelo-painiketta. Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti luettelo voimassa olevista projekteista, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot.   Mikäli ohjelmaan on lisätty useita projekteja, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen sanaa tai päivämäärää. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki.   Uusi projekti lisätään ohjelmaan klikkaamalla dimension arvosarakkeessa Lisää arvo-painiketta. Olemassa olevaa projektia voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta kynän kuvasta. Ylimääräiset projektit, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakori rivin päässä).   Projektiluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo -sivulla PDF-painiketta. Dimensioluettelo voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa XLS.     Excel-taulukossa esitetään kaikkien dimensioiden arvot. Kustannuspaikat Yksityiskohtaisessa kustannuslaskennassa voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikat lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot.   Uusi kustannuspaikka lisätään klikkaamalla Lisää arvo-painiketta ja syöttämällä kustannuspaikan tiedot.   Dimension tunnus - anna kustannuspaikalle jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita kustannuspaikkoja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä kustannuspaikan nimi. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia kustannuspaikkoja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai joiden päättymispäivä on myöhempi kuin tositteen päivämäärä. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä kustannuspaikan päättymispäivä vasta silloin, kun kustannuspaikan käyttäminen on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä tiedetään etukäteen. Kaikki ohjelmaan lisätyt kustannuspaikat saadaan näkymään klikkaamalla dimensioiden luettelo -sarakkeessa Luettelo-painiketta. Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti käytössä olevat kustannuspaikat, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot.   Mikäli ohjelmaan on lisätty useita kustannuspaikkoja, tietyn kustannuspaikan hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat kustannuspaikkaluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen hakusanaa tai päivämäärähakua. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Uusi kustannuspaikka lisätään ohjelmaan klikkaamalla dimension arvosarakkeessa Lisää arvo-painiketta. Olemassa olevaa kustannuspaikkaa voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta kynän kuvasta. Ylimääräiset kustannuspaikat, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakorin kuva rivin päässä). Kustannuspaikkaluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo-sivulla PDF-painiketta. Kaikkien dimensioiden arvot voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa  XLS. Muut dimensiot (Premium-versio) Premium-versiossa voidaan lisätä ohjelmaan rajoittamaton määrä dimensioita valikossa Asetukset > Dimensiot >Dimensiot klikkaamalla Uusi dimensio.   Lisättävän dimension osalta voidaan määritellä, onko se yksityiskohtainen vai yleinen. Yksityiskohtaiseen dimensioon voidaan lisätä arvoja ja määritellä mikä on kyseistä yksityiskohtaista dimensiota vastaava yleinen dimensio. Dimension tiedoissa voidaan myös määritellä, minkä merkkisenä dimensio näkyy pääkirjan kirjauksessa. Jos dimensio on tarkoitettu kulujen seurantaan (esim. kustannuspaikka), tulisi valita ”Summa debet-puolella positiivinen”. Jos dimensiota käytetään tulojen seurantaan (esim. projekti), ei kyseistä kohtaa tarvitse valita. Jos esimerkiksi projektissa halutaan käyttää myyjäperusteista laskentaa, lisää ohjelmaan uusi dimensio, jonka nimi on ”Myyjä”   ja määrittele sen arvoksi kaikki myyjät klikkaamalla dimensiorivillä Lisää arvo.   Lisätyn dimension valintaruutu tulee näkyviin kaikkiin sellaisiin tositteisiin, joissa dimension arvon valinta on mahdollista. Mikäli on tiedossa, että kyseinen myyjä asioi tietyn asiakkaan kanssa, voidaan kyseisen asiakkaan tietoihin määritellä vastaava myyjä.   Dimension oletusarvoja voidaan määritellä tilikartassa tilin tiedoissa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa. Ohjelmaan voidaan lisätä myös yleisiä dimensioita, joiden alatasoksi voidaan määritellä yksityiskohtaisia dimensioita.     Yksityiskohtaisen dimension voi määrittää yleisen dimension alatasoksi dimension tiedoissa kentässä ”Yleinen dimensio”. Kun raportteja laaditaan yleisestä dimensiosta, raporttiin tuodaan kaikki kyseiseen yleiseen dimensioon liittyvät yksityiskohtaiset dimensiot. Osastot Osastot mahdollistavat tuottojen ja kulujen seuraamisen esimerkiksi toimipaikoittain. Osasto voidaan määritellä myynti- ja ostolaskujen lisäksi pääkirjatositteisiin, käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin (poistojen laskentaa varten), varastotapahtumiin sekä maksutapahtumiin. Osastot lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Osastot > Lisää osasto. Eri osastoille voidaan määritellä oma myyntilaskujen numerointi, laskuun tuleva osastokohtainen pankkitili sekä oma laskupohja.       Tunnus – osaston tunnus, joka voi olla esim. lyhenne osaston nimestä. Tämä helpottaa osaston hakua, mikäli niitä on paljon.   Nimi – osaston täydellinen nimi.   Osastokohtainen pankkitili myyntilaskussa – Mikäli eri osastoilla halutaan käyttää myyntilaskuissa osastokohtaisia pankkitilejä, voidaan se valita tässä.   Seuraavan myyntilaskun numero – tässä voidaan määritellä osaston seuraavan myyntilaskun numero, josta lähtien numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut. Jos tämä kenttä on osaston tiedoissa tyhjä, käytetään myyntilaskun yleisissä asetuksissa olevaa tositenumerointia. Eri osastoilla voi numerointi olla erilainen.   Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen.   Takaliite – takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään. Käyttäjään kytketty osasto/varasto Mikäli käytetään ohjelman varastolaskentaa ja ohjelmassa on useita käyttäjiä, voidaan käyttäjä kytkeä tiettyyn osastoon ja varastoon valikossa Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot > Minun tilini. Käyttäjä kytketään osastoon ja varastoon esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Siinä tapauksessa myyntilaskuun tulee automaattisesti aina oikea osasto tai varasto. Käyttäjään kytketty osasto ja varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja muille osastoille. Tämä mahdollisuus on tarkoitettu vain helpottamaan työskentelyä.   Myyntilaskuun kytketty osasto Ohjelman Pro- ja Premium -versiossa voidaan käyttää eri osastoilla erilaisia laskupohjia. Laskupohja voidaan tällöin kytkeä varastoon, asiakkaaseen tai asiakasryhmään. Esimerkiksi tilanteessa, jossa eri osastot myyvät eri tuotteita/palveluja, laaditaan myyntilasku vastaavan osaston laskupohjaa käyttäen. Osaston tietoihin voidaan tällöin valita oikea laskupohja valmiiksi.   Laskujen ylävalikossa valittu osasto tarjotaan kaikille laskuriveille. Ohjelman tarjoama osasto voidaan kuitenkin muuttaa laskun riveillä. Dimensioiden käyttäminen tapahtumia syötettäessä Syötettäviä tapahtumia voidaan kytkeä dimensioihin myyntilaskuissa, ostolaskuissa, kuluraporteissa, maksutapahtumissa, pääkirjatositteissa, varastotapahtumissa sekä käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Jokaisessa tositteessa, jossa on mahdollista valita dimension arvo, on mahdollista lisätä uusi arvo klikkaamalla dimension arvojen valikossa painiketta Lisää arvo. Myynti- ja ostolaskuissa ja kuluraporteissa voidaan dimensio (tässä esimerkissä projekti) määritellä tositteen ylävalikossa tai nimikerivillä. Kun koko lisättävä tosite liittyy yhteen projektiin, valitaan projekti tositteen ylävalikossa. Silloin kytketään kaikki syötetyt rivit automaattisesti valittuun projektiin.   Jos syötetty tosite liittyy useampaan projektiin tai vain osa laskuriveistä liittyy johonkin projektiin, projektijako tulee tällöin tehdä laskurivien lopussa näkyvän Projekti-sarakkeen kautta.   Nimikerivillä summaa ei saa kytkettyä projektiin vain osittain eli koko summa on jaettava projekteille. Jos vain osa summasta liittyy projektiin, laskuun voidaan tällöin lisätä useampia laskurivejä: rivejä, jotka liittyvät projektiin sekä rivejä, jotka eivät liity projekteihin. Projekteihin liittyville riveille lisätään vastaava projektijako. Toinen mahdollisuus on lisätä ”apuprojekti”, joka ei liity projektilaskentaan, mutta jota voidaan käyttää apuna jaettaessa summaa projekteille.   Se osa summasta, joka ei liity mihinkään projektiin, voidaan kytkeä tähän ”apuprojektiin”. Projektilaskentaan kuulumattomia ”apuprojekteja” voidaan käyttää esim. myyntilaskuissa. Kun asiakkaalle myydään tavaraa/palvelua, joka liittyy osittain johonkin projektiin, samaa myyntinimikettä ei tarvitse lisätä kahdella eri rivillä myyntilaskulle (projektiin kuuluva ja kuulumaton rivi erikseen), vaan projektijako voidaan tehdä samalla nimikerivillä. Myös käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa voidaan käyttää apuprojektia, jotta saadaan otettua tarvittaessa osa käyttöomaisuushyödykkeestä projektilaskentaan mukaan. Pankki- ja kassatapahtumissa (valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat) voidaan projekteihin kytkeä tapahtumat, joiden tyyppinä on Muu tulo tai Muu meno. Projekti valitaan tiliin Projekti-sarakkeessa. Jos luetaan pankin tiliote ohjelmaan, voidaan lisätä sama dimensio (esim. projekti ja myös tili) kaikille suodatetuille riveille yhdellä kertaa. Tietoja voidaan suodattaa otsikkokentissä näkyvän pienen suurennuslasi-kuvakkeen avulla.    Kun suodatetuille riveille on valittu haluttu projekti, tulee painaa Tallenna suodatetuilla riveille. Varastotapahtumissa voidaan kytkeä projekteja varastoontulo- sekä varastostaotto-tapahtumiin. Projekti lisätään varastonimikkeen rivillä Projekti-sarakkeen kautta. Käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa määritelty projekti on kytketty kyseiseen hyödykkeeseen. Projektilaskenta tapahtuu käyttöomaisuushyödykettä koskevissa kirjauksissa samassa suhteessa kuin se on määritelty käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa, esimerkiksi poistoja laskettaessa. Dimensioiden raportit Dimensioraportit laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit / Dimensioiden kausiyhteenveto / Dimensioraportti toisesta dimensiosta. Raportteja voidaan tallentaa PDF- ja Excel-muotoon klikkaamalla raportissa vastaavaa kuvaketta PDF tai XLS. Dimensioraporttien lisäksi voidaan seuraavissa raporteissa suodattaa dimensioita ja niiden arvoja: Myynnit > Asiakkaiden laskut ja maksut, koontiraportti sekä Ostot > Toimittajien laskut ja maksut, koontiraportti. Dimensioiden raportit Dimensioraportteja voidaan laatia valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso - valitse ajanjakso tai syötä halutun kauden alku- ja päättymispäivät Ajanjakso-kenttiin. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista projekteista. Järjestys – tässä voidaan valita, esitetäänkö dimensioiden tiedot raportilla dimensioiden vai kirjanpitotilien mukaisessa järjestyksessä. Raportin tyyppi – yksityiskohtainen tai yleinen raportti. Yksityiskohtaisessa raportissa esitetään projektin käyttö pääkirjan tileittäin ja kirjauksittain. Yleisessä raportissa on tiedot projektista kirjanpitotileittäin. Yleinen raportti voidaan laatia projektien alkusaldoineen ja ilman 0-rivejä. Tällöin tulee ruksata kohdat ”Alkusaldoineen” ja ”Älä näytä 0-rivejä”. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Kun dimensioraportin kriteerit on valittu, voidaan laatia raportti painamalla Laadi raportti. Dimensioiden kausiyhteenveto Dimensioiden kausiyhteenveto laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden kausiyhteenveto. Tämän raportin avulla voidaan verrata dimensioita eri kausilla.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso – syötä tarkasteltavan ajanjakson pituus. Kausien määrä – syötä tarkasteltavien kausien määrä. Kauden päättymispäivä – syötä päivämäärä, joka on raportin viimeisen tarkasteltavan kauden päättymispäivä. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista dimensioista. Laske kaudet yhteen – valitse tämä, jos haluat raporttiin yhteenlaskettujen kausien tuloksen. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Tili – raportti voidaan laatia myös vian yhdestä pääkirjan tilistä. Dimensioraportti toisesta dimensiosta Kyseinen raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioraportti toisesta dimensiosta ja se antaa tietoa esimerkiksi projekteista kustannuspaikoittain. Raporttiin otetaan kirjaukset, joissa on käytetty yhdellä ja samalla tositerivillä sekä kustannuspaikkoja että projekteja.   Ajanjakso – valitse kausi tai syötä halutun ajanjakson alkamis- ja päättymispäivä Ajanjakso-kenttiin. Ensimmäinen dimensio – valitse ensimmäinen tarkasteltava dimensio. Dimension 1 arvo – valitse konkreettisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Toinen dimensio – valitse toinen dimensio. Dimension 2 arvo – tarkenna toisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Osastojen raportit Myynti- ja ostolaskun ylävalikkoon merkityn osaston mukaan voidaan laatia osastokohtainen myynti- ja ostoraportti sekä myyntisaamiset- ja ostovelat-raportteja.       Jos osasto on valittu vain nimikkeen riville, siten jaettuja kuluja voidaan tarkastella pääkirjasta valikossa Kirjanpito > Pääkirja.   Ohjelmasta saa otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma.        

Passeli Meritissä Ostot-valikossa voidaan ohjelmaan lisätä kaikki yritykseen saapuneet ostolaskut ja seurata ostovelkojen tilannetta. Valikossa voi myös ylläpitää toimittajarekisteriä ja ostonimikkeiden (ostettavien tuotteiden) rekisteriä. Ostolaskut voidaan lisätä ohjelmaan manuaalisesti ja liittää laskun yhteyteen tosite alkuperäisestä laskusta tai kulusta. Ostolaskut voi myös digitoida automaattisesti ottamalla käyttöön Ostolaskujen Digitointi -palvelun. Lue lisää ohjeesta: Ostolaskujen digitointi. Ostolaskut voi myös vastaanottaa ohjelmaan sähköisinä verkkolaskuina (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto).   Mikäli yritykseen halutaan ottaa käyttöön ostolaskujen kierrätys, tarvitaan laskujen hyväksyjälle maksullisen lisäkäyttäjän oikeudet.   Jotta ostolaskun voi lisätä ohjelmaan, täytyy sille syöttää toimittajatiedot ja ostonimikkeet.   Toimittajat Ostot - Toimittajat Toimittajaa käytetään ostolaskuja ja maksutapahtumia kirjattaessa. Uuden toimittajan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää toimittaja -painiketta. Toimittajia voi lisätä myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan.   Nimi on kyseisen toimittajan täydellinen nimi. Lisää toimittajan tiedot. Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö ja julkinen vakuutusyhtiö. Kyseiseen palveluun eivät kuulu esim. toiminimet tai yhdistykset, joten niiden tiedot tulee syöttää käsin. Kentät Y-tunnus ja ALV-nro on myös hyvä täyttää. Maksun saaja – Mikäli maksun saa jokin toinen yritys kuin laskuttaja, valitse tähän maksun saaja. Osoitetiedot – Oikean maan valitseminen toimittajan tiedoissa on tärkeää. Ohjelmiston oletusasetuksena on Suomi. Mikäli toimittaja on toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta eikä oikeaa maata ole määritelty, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset - Yleiset asetukset - Maat.  Maita voit lisätä ohjelmaan myös ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän “Näytä ei-aktiiviset“-painikkeella. Valuutta – valitse toimittajan oletusvaluutta. Mikäli valuuttaa ei määritellä, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).   Kenttään Maksuaika päivinä lisätään niiden päivien lukumäärä, jota ohjelmisto käyttää maksuajan laskentaan ostolaskua lisättäessä.   Viivästyskorko-% – kenttään voi syöttää toimittajan kanssa sovitun viivästyskorkoprosentin.   Kenttään Pankkitili lisätään toimittajan tilinumero. Ohjelmisto käyttää tätä oletusasetuksena ostolaskua lisättäessä. Tilinumero on tärkeää lisätä, jos laadit ohjelmasta maksumääräyksiä pankkiin. Kenttään Viitenumero lisätään toimittajan mahdollinen vakioviitenumero. Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, viitenumeroa ei lisätä toimittajan tietoihin. Tallenna. Toimittajan haku toimittajaluettelosta Toimittajaluettelossa (Ostot - Toimittajat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Esim. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa toimittajien tiedot järjestetään nimen mukaan. Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikean puoleisessa reunassa olevan suurennuslasi kuvakkeen avulla (toimittajia voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain). Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Toimittajaluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit - Asiakkaat). Nimikkeet Ostot - Nimikkeet - Lisää uusi nimeke Ostonimikkeet ovat yrityksesi ostamia tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös ostojen analysointiin. Ostetuista määristä ja summista voidaan laatia raportti Ostot - Ostoraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin. Samaa nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara. Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Ostot - Ostoraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään ostettujen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan. Ostonimikkeiden laatiminen Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin ostonimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää ostolaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita kulutilejä ostojen seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta - Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Ostotili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään ostolaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan. Nimikeluetteloon voidaan lisätä ostettavien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa kulujen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille. Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille ostoille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske varastonimikkeitä). Ostonimike lisätään valikossa Ostot - Nimikkeet - Lisää ostonimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.   Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen ostolaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero. Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi. Palvelun tai tavaran kuvaus. Tarvittaessa nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa. Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto - Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta. Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Ostolaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen tyyppi on Varastotavara, valitaan aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa. Yksikkö – lisää nimikkeen yksikkö. Yksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli yksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Yksiköt. Lisäksi voidaan määritellä myyntihinta ja viimeinen ostohinta. Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat) – valitse tähän oikea kirjanpidon kulutili. Ostotili on ehdottomasti tarkistettava aina uutta nimikettä laadittaessa, koska ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan tämän määritelmän perusteella. Tarvittaessa ostoon liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti ostolaskulla. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Palvelu tai Tavara, nimikkeen sisällön mukaan ostotiliksi on valittava joko kulutili tai tasetili. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Varastotavara, on valittava kolme tiliä: Myyntitili, Varastotili (tili 15…) ja Ostotili (myytyjen tavaroiden kustannusten tili 4…). Ohjelmisto käyttää nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tietoja automaattisesti kirjausten tekemiseen. Tarvittaessa myyntiin liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti. Varastotavaroiden tilejä ei voi muuttaa myyntilaskussa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, lisätään ohjelmistoon valikosta Varasto - Nimikkeet. Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy kohdasta Varasto - Nimikkeet. Arvonlisävero – valitse arvonlisäverokanta, jonka perusteella laskujen arvonlisävero lasketaan. Arvonlisäveroksi valitaan Suomen arvonlisäverokanta (%). Mikäli tavaraa tai palveluja ostetaan toisen EU-maan tai EU:n ulkopuoliselta toimittajalta, joka on arvonlisäverovelvollinen, ostolaskussa käytetään arvonlisäveroprosenttia käänteisen arvonlisäveron määrän laskentaan. Arvonlisäverokanta merkitään myös tällöin Suomen arvonlisäverokannaksi (%). Tallenna Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. Huom.! Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi. Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen. Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Klikkaamalla sarakeotsikoita, järjestää ohjelma nimikkeet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Myynti- ja ostotilien tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti.   Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennus-lasikuvakkeen avulla. Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo (Ostot - Nimikkeet) ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Ostolaskun laadinta Ostolaskut laaditaan valikossa: Ostot - Ostolaskut ja niiden laadinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin myyntilaskuja laadittaessa. Kun ostolasku on lisätty ja tallennettu, laatii ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Ostotili tai valittu muu kulutili (ja D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV), K Ostovelat.   Ostolaskut-valikossa lisätään ohjelmaan kaikki ostot, joista halutaan laatia toimittaja- tai nimikekohtaisia raportteja ja laskelmia. Ostolaskujen valikossa lisätään myös EU:n sisäiset ja ulkopuolisten tavaroiden ja palvelujen hankinnat, joihin sovelletaan käänteistä arvonlisäverotusta. Ohjelma ei sisällytä käänteisiä alv-kirjauksia arvonlisäverolaskelmalle, ellei näitä syötetä ohjelmaan ostolaskuina. Ks. ohje: Ostot muista EU-maista ja Ostot EU:n ulkopuolelta. Ostolaskuina lisätään myös varastotavaroiden sekä käyttöomaisuuden ostotositteet. Ostotositteet, joita ole tarpeen sisällyttää toimittajaperusteiseen laskentaan, voidaan lisätä suoraan kassa- tai pankkitapahtumissa (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. Kassan tai Pankin kohdalla). Kulut voidaan kirjata myös pääkirjatositteella. Vaihda pääkirjatositteella Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman arvonlisäveroa) riippuen siitä syötätkö summat arvonlisäverollisina vai ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverot eivät muuten kirjaudu ALV-ilmoitukselle. Mikäli käteisellä maksetut ostotositteet halutaan kuitenkin lisätä ostolaskuina, toimittajien luetteloon voi lisätä uuden toimittajan esimeriksi nimellä Käteislaskut ja ostolaskussa voidaan käyttää maksutapaa: Kassa. Ostolaskut-valikossa on helppo lisätä myös kuluennakoiden saajien ostojen/maksujen tositteet ja korttimaksutositteet. Tällöin ostolaskun maksutavaksi on valittava jokaista kuluennakon saajaa varten tallennettu maksutapa ja korttimaksun ollessa kyseessä Luottokorttimaksuvelat. Kuluennakon saajille voi myös laatia omat raporttinsa, jotka käyttäytyvät ostolaskun tavoin (Ostot > Kuluennakon saajien kuluraportit). Ks. ohje Kuluraportit. Ostolaskujen lisääminen   Lisää ostolasku painamalla Lisää ostolasku. 1. Valitse Toimittaja tai lisää toimittaja luetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Toimittajat). Huom.! Mikäli lisätään ulkomaan ostolaskuja, on toimittajan tiedoissa oltava oikea maa ja laskuriveillä alv-kantana Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat käänteiset alv-kirjaukset arvonlisäverolaskelmalle. 2. Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä Ostolaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä alkuperäisestä laskun päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset - Yrityksen tiedot). 3. Lisää Laskun numero, Viitenumero ja Pankkitili Syötä alkuperäisestä laskusta laskun numero, viitenumero ja pankkitili. Viitenumero-kenttään syötetään ostolaskun viitenumero, ellei kyseessä ole pysyvä viitenumero tai viitenumero, joka on jo tallennettu oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti viitenumeron oikeellisuuden. Pankkitilin kenttään syötetään toimittajan pankkitilin numero, ellei sitä ole jo lisätty oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti tilinumeron muodollisen oikeellisuuden. 4. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin ja/tai projekteihin, ostolaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto ja/tai projekti. Nämä ovat kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen ostoraportti ja ostovelkojen raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto ja/tai projekti siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti ostolaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti lisätään pääkirjan kirjauksessa kulutilin riville. Laskuriville voi valita myös kustannuspaikan. 5. Valuutta Lisättäessä ostolaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. 6. Käyttöomaisuuden osto Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden osto myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja paina: Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke (mikäli lisäät kirjanpitoon kokonaan uuden käyttöomaisuushyödykkeen) tai Näytä nimikkeitä (mikäli lisäät arvoa jollekin olemassa olevalle käyttöomaisuushyödykkeelle). Kun lasku tallennetaan, ohjelma lisää kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustilille.   7. Laskurivit Ostolaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta ostettavan nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Mikäli ostolaskua lisättäessä lisätään juoksevasti uusia nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, nimikkeen tiedoista on valittava käsin Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet. Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, ostohinnan, kulutilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Varastotavaraa ostettaessa (nimike, jonka tyyppi on Varastotavara) laskun rivillä ei voi muuttaa tiliä. Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa kulua kuvaavan selitteen. Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään ostettavan nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia ja hintaan voidaan 7 desimaalilukua. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.   Laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille osto kirjautuu. Laskuriville voidaan myös valita Osasto. Osastot on määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. Mikäli ostolasku halutaan sitoa kustannuspaikkaan ja/tai projektiin, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa K tai P olevaa painiketta sekä jaetaan ostosumma sopivien kustannuspaikkojen ja/tai projektien kesken. Mikäli ostosumma kohdistuu kokonaan yhteen kustannuspaikkaan/projektiin, avautuvassa ikkunassa ruksataan vastaavan kustannuspaikan/projektin rivin lopussa oleva kenttä (Täydellinen kohdistus). Mikäli ostosumma jakautuu useamman kustannuspaikan/projektin kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta. Kustannuspaikat ja projektit on ensin määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Kustannuspaikat / Projektit. Ostolaskun summan kohdistaminen kustannuspaikalle tai projektille merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. kustannuspaikalle tai projektille syntyy kulu, eli kustannuspaikan/projektin tulos pienenee. Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta. Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun riveillä hiirellä vetämällä. 8. Tarkasta laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskun loppusumma ennen laskun tallentamista.   Ostolaskun kentässä Pyöristys voidaan pyöristää laskun loppusummaa tasalukuun.   9. Laskun tallennus   Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä laskuun haluta lisätä esim. Alkuperäistä laskua liitteeksi, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää. Kun ostolasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat   Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite OS-painiketta. Ohjelman automaattisesti luoma OS-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (OS) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä paperilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä OS-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun. Kaikkia ostolaskuja koskevia kirjauksia voi katsella raportista: Kirjanpito > Päiväkirja käyttämällä suodatinta: Tositelaji = OS. 10. Liitteet Ostolaskuun voi lisätä liitteeksi tiedostoja, esim. alkuperäisen laskun. Liitteet lisätään ostolaskun tallentamisen jälkeen raahaamalla tiedostot hiirellä ostolaskun päälle tai painamalla laskun oikeassa yläkulmassa näkyvää paperiliittimen kuvaketta. Liitteet voi lisätä vasta, kun ostolasku on tallennettu. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja. Ostolaskujen tarkastelu Voit katsella ohjelmaan syöttämiäsi ostolaskuja valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Voit valita joko kaikki laskut, maksamattomat laskut tai maksetut laskut.   Luettelo laadituista laskuista listataan näytölle. Oikea lasku löytyy nopeasti luettelosta käyttämällä apuna erilaisia laskujärjestyksiä ja suodattimia. Klikatessa sarakkeiden otsikkoja (Päivämäärä, Laskun nro, Toimittaja, Yhteensä) laskut listataan nousevassa järjestyksessä ja otsikkoa uudelleen napsautettaessa laskevassa järjestyksessä.   Laskuja voidaan myös suodattaa klikkaamalla sarakkeiden yläosassa olevia suurennuslasikuvakkeita ja syöttämällä siihen sopiva arvo. Sarake muuttuu siniseksi, kun suodatin on päällä. Suodatin poistetaan napsauttamalla suurennuslasia ja poistamalla kyseinen arvo suodattimesta tai painamalla: Näytä kaikki.   Sopivan laskun löytymisen jälkeen laskun saa avattua klikkaamalla ko. laskun riviä kerran. Laskua voidaan muokata painamalla Muuta-painiketta. Muutetut tiedot muutetaan automaattisesti myös laskuun liittyvään pääkirjan kirjaukseen. Passiiviseen tilikauteen sisältyvää laskua ei voi korjata ennen kuin tilikausi muutetaan aktiiviseksi. Ostolaskun korjaus Kaikki laskun tiedot voidaan korjata: toimittaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Toimittaja voidaan muuttaa niin kauan, kunnes lasku on kirjattu maksetuksi. Laskun maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja toimittaja voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.   Tarvittaessa lasku voidaan myös poistaa, mutta jälleen, lasku ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan lasku poistaa.   Lasku poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista Poista-painiketta. Huomaa, että jos poistat laskun, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan OS-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia laskulle hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Ostolaskujen kopiointi Ostolaskut voidaan kopioida avaamalla kopioitava lasku ja painamalla laskun vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot - Ostolaskut, Avaa kopioitava ostolasku) Kopioinnin yhteydessä toimittajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään laskuun yhdessä hintojen kanssa.   Voit vaihtaa laskuun laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Ostolaskujen digitointi   Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan ohjelmassa. Alkuperäiset laskut voidaan raahata hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa.   Digitointi on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv ja palvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ. Veloitus digitoinnista tehdään kuukausiveloituksen yhteydessä.   Ostolaskujen automaattisen digitoinnin käyttöönotto Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset -> Yrityksen tiedot -> Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset -> Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina Tositteen digitointi. Seuraavaksi paina avautuvasta ikkunasta Aktivoi.     Ostolaskujen automaattinen digitointi Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu automatiikan avulla muutamassa sekunnissa ja sen keskimääräinen tarkkuus on tällä hetkellä 76 %. Tarkkuus tulee paranemaan aikaa myöten, kun digitointirobotin tunnistamistoiminto kehittyy. Lisää toimittajan tiedot, mikäli ne eivät ole jo ohjelmassa valmiina ja tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku. Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.              

Osamaksu ostolaskulla   Osamaksulla tai rahoitussopimuksella ostettaessa tulee ensin tehdä muutoksia kyseisen kirjanpidon velkatilien asetuksissa. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Mikäli maksetaan osamaksulla, avaa Osamaksuvelat-tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Jos osto on rahoitettu, avaa Rahoituslaina-tili. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään ostolaskuissa. Tallenna.     Jos et löydä tilikartastasi sopivaa tiliä, voit lisätä sen sinne itse. Huomaa, että Taseen/Tuloslaskelman erään tulee valita oikea taseen ryhmä, jotta osamaksu kirjautuu oikein Taseeseen.   Laadi sitten ostolasku tavalliseen tapaan valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Syötä laskulle tarvittavat tiedot, tarkista alv ja laskun summa. Klikkaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi Osamaksuvelat tai Rahoituslainat. Seuraavaksi syötä päivämäärä ja koko laskun summa. Tallenna lasku.     Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen laskurivillä määritellylle kulutilille sekä taseen velkatilille sen mukaan, mikä tili maksutavassa on valittuna. Esimerkiksi: D Kulutili, K Osamaksuvelkatili.   Osamaksun lyhennys Kun osamaksua lyhennetään ja maksu näkyy pankin tiliotteella, tee maksusta maksutapahtuma valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma.   Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on mennyt tililtä. Valitse ensimmäiselle riville tiliksi aiemmin käyttämäsi osamaksuvelka- tai rahoituslainatili ja syötä summaksi lyhennyksen osuus maksusta. Lisää uusi rivi ja valitse tiliksi sopiva kulutili mahdollisille käsittelymaksuille tms. kuluille ja syötä summa. Lisää vielä kolmannelle riville tiliksi sopiva korkokulutili ja summaksi koron osuus. (Tilien nimet ja numerot voivat vaihdella tilikarttasi mukaan). Tarkista, että alhaalla näkyvä Summa on sama summa, joka on mennyt tililtä.       Tallenna.   Maksutapahtuman tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jossa taseen osamaksuvelkaa on vähennetty ja korkojen ym. käsittelykulujen osuus on kirjattu tuloslaskelman kulutileille.   Voit halutessasi kirjata maksun myös pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite): K Pankkitili, D Osamaksuvelka, D Rahoituskulut, D Korkokulut. Käyttöomaisuuden osto osamaksulla   Kun ostat käyttöomaisuutta osamaksulla, toimi kuten tässä ohjeessa on neuvottu kirjanpidon velkatilin asetuksien muuttamisen osalta. Tämän jälkeen tee uusi ostolasku valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Laita valinta laskulla kohta "Käyttöomaisuuden osto" ja klikkaa nimike-kenttään ja "Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke". Anna käyttöomaisuuskohteen tiedot ja yksilöllinen inventaarinumero sekä oikea käyttöomaisuusryhmä. Tallenna.     Täytä laskun tiedot ja tarkista, että alv näkyy oikein laskulla. Paina "Kirjaa maksu“ -painiketta. Valitse maksutapa-kenttään: Osamaksuvelat-tili.   Tallenna ostolasku. Ohjelma kirjaa tällöin kaluston oston taseen kalustotilille ja velaksi Osamaksuvelat-tilille. Arvonlisävero kirjautuu tillile "Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV“. Voit tarkistaa kirjauksen klikkaamalla "Tosite OS-..." -painiketta. Ks. kohta Osamaksun lyhennys tästä ohjeesta.

Ohjelmassa ei ole suoria yhteyksiä pankkeihin, joten maksumääräykset lähetetään maksatukseen  XML-tiedostoina, jotka luodaan ohjelmassa ja viedään verkkopankkiin. Maksumääräyksiä varten  tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Pyydä pankiltasi maksatustunnus ja syötä se ko.  pankkitilin tietoihin valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.   Maksatustunnus muodostetaan yritykselle pankin toimesta ja tunnuksen muodostamistavassa on joitakin pankkikohtaisia eroja. Maksatustunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa lisättynä nollalla, esim. jos Y-tunnus on 1234567-8, on maksatustunnus silloin 012345678. Jos et ole varma, mikä mitä maksatustunnusta tulisi  käyttää, varmista se tarvittaessa pankista.     Maksumääräystiedoston luominen     Kun olet syöttänyt ohjelmaan ostolaskuja tai verotilivelkoja (esim. alv, ennakonpidätys tai  sairausvakuutusmaksu), voit laatia niistä maksumääräyksiä valikossa: Maksutapahtumat >  Maksutapahtumat. Huomaa, että laskujen tiedoissa tulee olla toimittajan tilinumero ja laskun viitenumero, jotta maksumääräyksen voi muodostaa.     Valitse Maksumääräykset sen pankin kohdalta, josta haluat suorittaa maksut.   1. Klikkaa avautuvasta ikkunasta Lisää maksumääräys -painiketta.    Näytölle avautuu lista toimittajista ja laskuista, jotka ovat maksamatta ja joista ei ole vielä tehty  maksumääräystä. Voit valita Maksumääräysten päivämäärä -kentässä, maksetaanko laskut eräpäivinä vai itse  valitsemanasi päivänä.    Mikäli haluat, että samalle toimittajalle maksetaan laskut koontina eli yhtenä summana (Huom! yhdellä viitenumerolla), laita rasti ruutuun ”Muodosta koonti toimittajittain”. Klikkaa Valitse-ruutu niiden laskujen kohdalta, joista haluat luoda maksumääräyksen.   2. Klikkaa Laadi  maksumääräykset.    Ikkunaan avautuvalta listalta näet ne maksut, joista olet tekemässä maksumääräystiedostoa (lisää  tiedostoon) ja ne maksut, joista on jo tehty maksumääräystiedosto (odottavat vahvistusta).    3. Klikkaa Luo maksutiedosto -painiketta.   Ohjelma laatii XML-tiedoston, joka sisältää maksut kaikista  niistä maksuista, joissa on valinta kohdassa ”Lisää tiedostoon”. Valinta siirtyy automaattisesti ”Vahvista”-ruutuun niiden maksujen kohdalla, joista on luotu maksutiedosto. Tallenna ohjelman laatima XML-maksutiedosto koneellesi esim. Ladatut tiedostot -kansioon. Voit  tallentaa tiedoston myös esim. työpöydällesi tai muuhun sopivaan paikkaan.     Voit katsella, korjata ja poistaa luotuja maksumääräyksiä Muuta- tai Poista-painikkeilla.     Painamalla ”Vahvista suoritetut maksumääräykset” -painiketta, ohjelma tekee maksumääräyksistä  automaattiset kirjaukset pääkirjaan ja ne poistuvat maksumääräysten luettelosta. (Huom! Älä  vahvista maksuja itse, mikäli luet sähköisiä tiliotteita ohjelmaan sisään. Vahvistaessasi maksut,  kuittaa ohjelma laskut maksetuiksi eikä se pysty tiliotetta sisään luettaessa enää kohdistamaan  maksuja näille jo maksetuiksi merkatuille laskuille.)      Maksumääräyksen lähettäminen verkkopankkiin     Kirjaudu verkkopankkiisi. Valitse esim. Nordeassa kohta Talous > Lataa tiedosto. Osuuspankissa  valitse kohta Tilit, maksut ja laskutus > Aineistonsiirto > Lähetä aineisto ja valitse aineistoksi:  Maksuaineisto (XML). Lataa tallentamasi aineisto verkkopankkiin.   Jos vienti ei onnistu, tarkista ohjelmassa yrityksesi tietoihin tallennetun pankkitilin  numero (Maksutapahtumat > Pankit, Pankkitilin numero) ja että olet syöttänyt tilin tietoihin pankilta  saamasi maksatustunnuksen. Mikäli tilinumero on oikein, myös maksutiedoston viennin pitäisi  onnistua. 

Kaikki ostolaskut, myös tavara- ja palveluostot EU:n ulkopuolelta, lisätään valikosta Ostot > Ostolaskut.   Toimittajan tiedoissa on tärkeää valita oikea EU:n ulkopuolinen maa. Maa-asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Maat) on määritelty, onko kyseessä EU:n ulkopuolinen maa vai ei. Tämän perusteella ohjelma laskee käänteisen arvonlisäveron ja valitsee automaattisesti ostolaskun arvonlisäveron summaksi nollan riippumatta laskun riveillä käytetystä ALV-prosentista. Ostolaskuun lisättyjen nimikkeiden ALV-prosentin tulee olla ostajan maan alv-kanta, esim. 24 %.   Tavaraostot EU:n ulkopuolelta Valitse toimittajan tiedoissa maaksi muu kuin EU-maa ja laskun riveille sopiva ostonimike tai esim. Ostot tuonti (kirjanpitotili 4130 Ostot tuonti). Voit myös halutessasi käyttää jotakin muuta nimikettä ja kulutiliä (varmista, että nimikkeen tyyppi on Tavara). Tarkista että laskurivillä alv-kanta on 24 %, 14 % tai 10 %.    Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 4130 Ostot tuonti K 2871 Ostovelat D 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv Ostolaskun summa ja veron osuus ilmoitetaan ostajan maan alv-kannan mukaisesti (esim. 24 %) ja ne kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 310 Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta 304 Vero tavaroiden maahantuonnista EU:n ulkopuolella  307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  Palveluostot EU:n ulkopuolelta Tee palveluostoista EU:n ulkopuolelta ostolasku samoin kuin tavaraostoista EU:n ulkopuolelta (oikean EU:n ulkopuolisen maan valinta on tärkeää toimittajan tiedoissa), mutta valitse nimikkeeksi esim.4470 Yhteisöpalveluhankinnat tai 4490 Muut ulkopuoliset palvelut. Voit myös käyttää jotakin muuta nimikettä ja kulutiliä (varmista, että nimikkeen tyyppi on Palvelu). Tarkista, että alv-kanta laskurivillä on 24 %.   Kun laskun tallentaa, ohjelma kirjaa oston ja siihen liittyvän käänteisen arvonlisäveron: D 4490 Muut ulkopuoliset palvelut K 2760 Ostovelat D 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv Veron osuus ilmoitetaan ostajan maan alv-kannan mukaisesti (esim. 24%) ja se kirjautuu arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 301 Vero kotimaan myynnistä ja 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  Tullattavat tavarat, joissa veron peruste eroaa ostolaskun summasta Edellinen ohje sopii sellaisten lähetysten kirjaamiseen, joita ei tarvitse tullata (esim. tietovälineelle tallennetut tietokoneohjelmat).  Jos on kyse tullattavasta tavarasta, maahantuonnin arvonlisäveron perusteen laskennassa käytetään lähtöarvona yleensä tullausarvoa, johon on lisätty  AVL 91§, 93§ ja 93a§:ssä tarkoitetut erät (kuljetus EU:hun saapumispaikkaan saakka, lastaus-, purkaus- ja vakuutuskulut, muut maahantuontiin liittyvät kulut sekä verot, tullit, tuontimaksut ja muut maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa). Veron perusteen laskemiseen tarvitaan tullauspäätös. Seuraavassa esimerkissä on ohje, jolla saadaan ohjelman arvonlisäverolaskelmassa näkymään maahantuonnin arvonlisävero oikein arvonlisäverolaskelmalla, eli oikea veron peruste rivillä "Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta" ja siitä laskettu "laskennallinen" arvonlisävero riveillä " Vero tavaroiden maahantuonnista EU:n ulkopuolelta" sekä "Kohdekauden vähennettävä vero".  Esimerkissä veron perusteeksi on laskettu 1173,55 euroa.   Käänteisestä arvonlisäveron osuudesta tehdään oma erillinen "ostolaskunsa" sille kuulle, jolloin maahantuonnin alv tulee ilmoittaa. Valitse laskuun Toimittaja, jonka maana on EU:n ulkopuolinen maa. Syötä laskun riveille tiedot esimerkin mukaisesti (huomaa alv-kannat riveillä). Ostolaskun summaksi muodostuu 0, joten tuloslaskelmaan sillä ei ole vaikutusta. Tämä ei siis vaikuta maksettavaan arvonlisäveroon, mutta sen mukaan ohjautuu vähennettävä ja suoritettava alv vastaavan kuukauden alv-laskelmaan ja veron peruste (1173,55€) näkyy rivillä Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta. (huomaa, että toisella rivillä on määräsarakkeessa -1)   Tästä muodostuu pääkirjaan kirjaus: D 2936 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv 281,65 K 2935 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv 281,65   2. Itse kauppalasku voidaan kirjata ostolaskuna (tai pääkirjatositteena). ALV-kenttään tulee valita: ei veronalainen (-). Tällöin laskun summa ei tule lainkaan alv-laskelmaan, mutta se kirjautuu kuluksi tuloslaskelmaan. Kaikki rahtilaskut, huolintakulut, valmisteverot voidaan tällöin kirjata tavalliseen tapaan ostolaskuina.  Ennakkomaksut Jos tavarat tilataan ja maksetaan ennakkoon, voidaan ennakkomaksut kirjata ostoreskontraan kyseiselle toimittajalle ennakkomaksuina.  Kirjauksen voi tehdä Maksutapahtumat-valikossa valitsemalla Maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja ja Toimittaja-kenttään kyseisen toimittajan. Toimittajan tietoihin kannattaa laittaa valmiiksi oikea maa. Maksettu summa syötetään Ennakkomaksu-riville. Tällöin ennakkomaksu näkyy taseen Vastaavaa-puolella Ennakkomaksut-tilillä. Ennakkomaksulaskun voi lisätä kirjaukseen liitteeksi esim. pdf-muodossa (skannattuna) paperiliittimen kuvaketta klikkaamalla.   Kun varsinainen ostolasku aikanaan saapuu, tulee se listätä ohjelmaan ostolaskuna, jotta maksettu ennakkomaksu voidaan kohdistaa ostoreskontrassa ko. laskuun. Maksun kohdistus tehdään valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus. Vaihtoehtoisesti, ennakkomaksu voidaan syöttää myös ostolaskuna. Tällöin laskun rivillä Tili-kenttään valitaan oikea ennakkomaksutili, esim. 1381 Ennakkomaksut, aineelliset hyödykkeet ja ALV-kannaksi ”Ei veronalainen”. Varsinainen ostolasku ja ennakkomaksulasku voidaan kuitata myöhemmin keskenään Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus -valikossa.      

Kaikki ostolaskut, myös tavara- ja palveluostot muista EU-maista, lisätään valikosta Ostot > Ostolaskut.   Toimittajan tiedoissa on tärkeää valita oikea maa. Maa-asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Maat) on määritelty, onko kyseessä toinen EU:n jäsenmaa vai ei. Tämän perusteella ohjelma laskee käänteisen arvonlisäveron ja valitsee automaattisesti ostolaskun arvonlisäveron summaksi nollan.    Mikäli toimittaja on arvonlisäverovelvollinen, toiseen EU-maahan rekisteröity toimittaja, tarkista, että laskurivillä on valittuna ALV-kannaksi ostajan alv-prosentti, esim. 24 %.   Mikäli toisen EU-maan toimittaja ei ole arvonlisäverovelvollinen, laskun riveillä ALV-prosentti muutetaan nollaksi. Tällöin käänteistä arvonlisäveroa ei lasketa.   Tavaraostot muista EU-maista (=Yhteisöhankinnat) Valitse toimittajan tiedoissa maaksi muu EU-maa kuin Suomi ja ostolaskun riveille nimikkeeksi Yhteisöhankinnat (kirjanpitotili 4110 Yhteisötavarahankinnat). Voit valita myös jonkin muun kulutilin. Varmista silloin, että nimikkeen tyyppinä on Tavara. Tarkista, että laskurivin Alv-kohdassa olla Suomen alv-prosentti. Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen:    4110 Yhteisötavarahankinnat 2871 Ostovelat 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv   Lisättyjen ostolaskujen summat kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 313 Tavaraostot muista EU-maista 305 Vero tavaraostoista muista EU-maista 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.   Jos ostetaan tavaraa muista EU-maista, voit valita ostonimikkeeksi myös suoraan ohjelmassa valmiina olevan kulunimikkeen. Näin ohjelma kirjaa kulun suoraan oikealle kulutilille, mutta ottaa silti huomioon EU-oston alv-laskelmalla.  Palveluostot muista EU-maista Tee palveluostolasku kuten tavaraostolasku, mutta valitse nimikkeeksi 4470 Yhteisöpalveluhankinnat. Voit valita myös jonkin muun kulutilin. Varmista silloin, että nimikkeen tyyppinä on Palvelu. Anna Alv-kohdassa olla Suomen alv-kanta.   Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen:  D 4470 Yhteisöpalveluhankinnat K 2871 Ostovelat D 29396 EU-ostoista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista suoritettava alv Lisättyjen ostolaskujen summat kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 314 Palveluostot muista EU-maista 306 Vero palveluostoista muista EU-maista 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  

Passeli Meritin kanssa integroitujen sovellusten ja ohjelman automatiikan käyttö tehostaa ja nopauttaa kirjanpitoaineiston käsittelyä. Manuaalisen työn määrä vähenee ja säästyy niin aikaa kuin rahaa. Paperiton kirjanpito mahdollistaa myös etätyöt.   Kuittien ja ostolaskujen digitointi Ohjelmassa on myös ostolaskujen ja vahvistamattomien ostolaskujen automaattinen tunnistusjärjestelmä, joka tunnistaa kuitista tietyt kentät (laskun tai kuitin numeron, summan, päivämäärän jne.), jolloin niitä ei tarvitse syöttää manuaalisesti. Kyseessä on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv. Digitointipalvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ, mutta esitämme laskun palvelun käytöstä ohjelman pääkäyttäjälle (Passeli Meritin kuukausilaskun yhteydessä). Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset > Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina: Paina avautuvasta ikkunasta: Aktivoi. Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu kuvantunnistuksen avulla muutamassa sekunnissa. Tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku.   Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.  Verkkolaskut Jotta voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Meritillä, sinun tulee rekisteröityä verkko-operaattori Apix Messaging Oy:n palveluiden käyttäjäksi. Rekisteröityminen tapahtuu Apixin verkkosivuilla www.apix.fi valikossa Kirjaudu palveluihin > Rekisteröidy. Huomaa, että jokainen yritys on rekisteröitävä erikseen. Tarkista, että ilmoitat Apixille saman y-tunnuksen, kuin minkä olet syöttänyt Passeli Meritissä Yrityksen tietoihin. Valitse sen jälkeen valikosta laskutusohjelmistoksi valikosta “MeritAktiva“. Valitse palveluiksi Lähetä (mikäli haluat lähettää verkkolaskuja ohjelmasta) ja Vastaanota (jos haluat vastaanottaa ostolaskuja suoraan ohjelmaan sekä muut haluamasi palvelut. Tämän jälkeen sinut ohjataan kirjautumissivulle ja verkkokauppaan. Kun olet rekisteröitynyt palvelun käyttäjäksi ja ostanut Apixin verkkokaupasta verkkopostimerkkejä, syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana Passeli Meritin valikossa: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. Integraatioiden asetukset > Verkkolaskuoperaattori Apix. Valitse Verkkolaskuoperaattori Apix Syötä Apixin kanssa käyttämäsi sähköpostiosoite ja salasana.   Kun tiedot on asetettu, paina Tallenna. Kun yhteys Apixin kanssa on aktivoitu onnistuneesti, otsikon Verkkolaskuoperaattori Apix viereen ilmestyy teksti Aktivoitu Verkkolaskun lähetys Myyntilaskuja voi lähettää verkkolaskuina, kun asiakkaan tietoihin on lisätty Y-tunnus ja asiakas vastaanottaa verkkolaskuja. Asiakkaan tietoihin pääset kohdasta Myynnit > Asiakkaat. Ohjelma hakee y-tunnuksen perusteella Verkkolaskuosoitteistosta ko. yrityksen verkkolaskuosoitteen Mikäli yrityksellä on vain yksi verkkolaskuosoite, ei verkkolaskuosoitetta tarvitse välttämättä syöttää asiakastietoihin.   Jos asiakkaalla on useampi verkkolaskureititys yhdellä Y-tunnuksella eli sillä on useampia eri osastoja/alayksiköitä, ei pelkkä Y-tunnus riitä. Syötä siinä tapauksessa asiakastietoihin y-tunnuksen lisäksi verkkolaskuosoite.   Luo myyntilasku normaaliin tapaan. Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tarkistaa automaattisesti Y-tunnuksen tai asiakastietoihin syötetyn verkkolaskuosoitteen perusteella, onko asiakas verkkolaskujen vastaanottaja. Mikäli asiakas vastaanottaa verkkolaskuja ja tiedot löytyvät valtakunnallisesta verkkolaskuosoitteistosta, laskulle ilmestyy E-lasku-painike. Lähetä verkkolasku napsauttamalla kyseistä painiketta.   Näet verkkolaskujen lähetyspäivät myyntilaskujen listauksesta valikossa: Myynnit > Myyntilaskut kohdassa: Lähetetty verkkolaskuna. Jos em. sarakkeessa ei näy päivämäärää, ei verkkolasku ole lähtenyt asiakkaalle. Parerilaskujen lähettäminen Apixin kautta (Tulostuspalvelu) Mikäli haluat lähettää paperilaskuja, mutta et halua itse postittaa niitä, voit käyttää Apixin tulostuspalvelua. Tällöin lasku lähetetään ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta Apix hoitaa laskut kuoreen ja postittaa ne asiakkaille. Tällöin asiakkaan tiedoissa tulee syöttää Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUS.   Mikäli haluat ohjata laskun automaattireititykselle, jolloin laskulle etsitään ensisijaisesti verkkolaskuosoitetta ja jos sitä ei löydy, niin se ohjataan vastaanottajalle kirjeenä, syötä Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU. Tällöin Apix tarkistaa automaattisesti, onko lasku menossa kuluttajalle e-laskuna vai kirjeenä tai yritykselle verkkolaskuna. E-laskujen lähetys kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin Mikäli laskun vastaanottaja on kuluttaja-asiakas, joka haluaa saada laskun omaan verkkopankkiinsa e-laskuna, tulee laskujen lähettäjän solmia Apixin kanssa e-laskusopimus ja palauttaa se täytettynä Apixille. Kun Apix on käsitellyt sopimuksen, laskuttajalle avataan e-laskutusprofiili ja kaikkiin suomalaisiin pankkeihin lähetetään laskuttajailmoitukset. E-laskupalvelu on käytettävissä 4–5 pankkipäivän jälkeen. Asiakkaan tietoihin tulee syöttää ohjelmassa Verkkolaskuosoite-kenttään sana TULOSTUSPALVELU isoin kirjaimin. Ensimmäinen lasku lähtee ohjelmasta sähköisesti Apixille, mutta se ohjautuu vastaanottajalle kirjeenä. Laskun mukana on asiakaskohtainen Apix-tunniste (esim. EEXNWS) ja tämän jälkeen asiakas voi käydä verkkopankissaan tilaamassa e-laskun ko. toimittajalta (eli teiltä) käyttämällä omaa Apix-tunnistettaan. Jatkossa laskut ohjautuvat e-laskuina asiakkaan omaan verkkopankkiin. E-laskusopimuksesta lisätietoja: www.apix.fi. Vain yksityishenkilöille lähetetyille laskuille muodostuu asiakaskohtainen Apix-tunniste. Eli jos laskun saajalla on Y-tunnus, Apix-tunnistetta ei muodostu vaan Apix välittää yritysten väliset laskut verkkolaskuina. Toisin sanoen y-tunnuksella varustettu yritys ei voi vastaanottaa laskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin. Verkkolaskujen vastaanotto Voit vastaanottaa ohjelmaan verkkolaskuja, kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja. Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Meritiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut. Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin. Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi. Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.  Kuittisovellus Costpocket Miten aloitan CostPocketin käyttämisen Passeli Meritissa?  Ohjeet palvelun käyttöön löydät täältä.  Kuittisovellus eTasku Passeli Merit rajapinnan käyttöönotto eTaskussa: Ohjeet palvelun käyttöönottoon löydät täältä.  Tulorekisterin varmenne - Alv-ilmoitusten lähetys Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä, jos haet tarvittavat varmenteet Tulorekisteristä ja syötät ne ohjelmaan. Huom.! Toistaiseksi ohjelmasta voi lähettää vain kuukausi-ilmoitukset. Neljännesvuosi- ja vuosi-ilmoitukset on vielä syötettävä Omaveroon manuaalisesti tai lähetettävä ohjelmassa tallennettu TXT-tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Tarkista ensin, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin y-tunnuksen, osoitteen ja puhelinnumeron valikkoon Asetukset > Yrityksen tiedot. 1. Hae varmennetta tulorekisteristä Yrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön tai riittävät Suomi.fi-valtuudet omaavan henkilön tulee ensin hakea Tulorekisteristä varmenne. Jos sinulla ei ole asianmukaista toimielinroolia yritykseen, sinulla tulee olla Suomi.fi:n valtuus valtuusasialla: "Tulotietoihin liittyvien loki-, rajapinta- ja ilmoitustietojen käsittely". ⦁ Kirjaudu tulorekisteriin: https://www.vero.fi/tulorekisteri/ ⦁ Avaa valikko: Tekninen rajapinta ja varmenteet. Klikkaa: Hae uutta varmennetta. ⦁ Valitse varmenteen tyypiksi: Palkkatiedon tuottaja Webservice. ⦁ Syötä varmenteen kuvaus: esim. Alv-ilmoitus. ⦁ Syötä yhteystiedot henkilölle, jolle Tulorekisteri lähettää varmenteen. ⦁ Paina: Lähetä. Varmenteen yhteyshenkilö saa sähköpostiinsa ja tekstiviestillä ohjeet, varmenteen noutamisesta.   Lisäohjeita varmenteen hakemisesta löytyy tulorekisterin verkkosivuilta: https://www.vero.fi/tulorekisteri/tietoa-meist%C3%A4/sahkoisen-asiointipalvelun-kayttoohjeet/yleinen-asiointi/tekninen-rajapinta-ja-varmenteet/uuden-varmenteen-hakemus/ Voit myös katsoa ohjeet Tulorekisterin videolta: https://www.youtube.com/watch?v=W73PA1SxNG4 2. Syötä varmenne Passeli Meritiin ⦁ Avaa Tulorekisteristä saamasi sähköpostiviesti. Tarvitset viestin avaamiseen sinulle tekstiviestillä lähetetyn PIN-koodin. Sähköpostiviestissä on Siirtotunnus ja kertakäyttöinen salasana, jotka tulee syöttää Passeli Meritiin. ⦁ Avaa ohjelman valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne. ⦁ Klikkaa painiketta: Syötä tunnus ja salasana ⦁ Syötä avautuvaan ikkunaan Tulorekisteristä saamastasi sähköpostiviestistä Siirtotunnus ja Kertakäyttöinen salasana. Tallenna.   3. Poista vanha varmenne, mikäli hait ohjelmaan uuden varmenteen. Klikkaa harmaana näkyvää riviä, jossa näkyy vanha varmenne. Roskakori-kuvakkeen avulla saat poistettua vanhan varmenteen. Kun varmenteet on tallennettu onnistuneesti, ilmestyy valikkoon Aktivoitu-teksti.   Tulorekisterin varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Hae uudet varmenteet hyvissä ajoin ennen varmenteiden vanhentumista. Näet ohjelmasta milloin varmenteet on haettu viimeksi (valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Verkkolaskujen ym. integraatioiden asetukset > Tulorekisterin varmenne).  Ohjelmointirajapinta API (Pro ja Premium -versiot) Ohjeet rajapinnan käyttöön löydät täältä.

Kulut voidaan jaksottaa automaattisesti MeritPasselissa syöttämällä kulut ostolaskuina valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Luo ostolasku, kuten mikä tahansa ostolasku (ks. ohje: Ostot). Syötä tarvittavat tiedot (toimittaja, laskun päivä, eräpäivä, kirjauspäivä, laskun numero jne.) Valitse laskuriville nimikkeeksi ohjelmasta valmiina löytyvä Jaksotus -nimike. Tämä ohjaa kulut Siirtosaamiset-tilille.   Syötä Selite-kenttään haluamasi tiedot sekä täytä määrä ja a-hinta -kentät normaalisti. Tarkista, että alv-kentässä on oikea arvonlisäverokanta (ei veronalainen, 0%, 14% tai 24%).   Tallenna lasku.   Kulujen jaksotus-nimike ei välttämättä löydy vanhemmista lisensseistä, mutta sen voi tehdä tilillä 1849 muut siirtosaamiset.    Laskulle ilmestyy tallentamisen jälkeen "Jaksota kulut"-painike. Sitä painamalla pääset määrittelemään jaksotuskauden, jaksotuskausien määrän, jaksotuskauden alkamispäivän ja käytettävän kulutilin. Paina sen jälkeen "Jaksota"-painiketta. Kun jaksotus tallennetaan, ohjelma laatii jakoa vastaavat pääkirjatositteet.   Kulujen jaksotus voidaan tarvittaessa purkaa (klikkaa laskulla Poista jaksotus -painiketta) ja laatia jaksotus uudelleen.

Jos haluat vastaanottaa verkkolaskuja Passeli Merittiin, se tapahtuu automaattisesti kun olet tehnyt sopimuksen välittäjäpalvelu Apixin kanssa ja määrittänyt Apixissa, että haluat myös vastaanottaa verkkolaskuja.   Apix lähettää saapuneet verkkolaskut Passeli Merittiin tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi valikkoon Ostot - Vahvistamattomat ostolaskut.     Kun olet valinnut ostolaskulle toimittajan ja nimikkeet, se voidaan tallentaa ostolaskuna, jolloin ohjelma kirjaa laskun summat määrittelemillesi kulutileille, alv-tilille ja ostovelkoihin.   Voit tarkistaa Apixin välittämät verkkolaskusi myös Apixin laskumapista kirjautumalla sisään heidän verkkosivuilleen: www.apix.fi - Kirjaudu sisään - Laskumappi.   Huomaa, että sinun tulee ilmoittaa toimittajillesi verkkolaskuosoitteesi ja tarkistaa, että tietosi löytyvät verkkolaskuosoitteistosta.

Rakentamispalvelun sekä metalliromun ja -jätteen myynnin käännettyä arvonlisäverovelvollisuutta sovellettaessa Myyntilasku ei sisällä arvonlisäveroa ja arvonlisäveron tilittää myyjän sijaan ostaja.   Tili ja ostonimike Rakentamispalvelun ja metalliromun ostoille Mikäli yrityksesi tilikartassa ei ole valmiina Rakentamispalvelujen ostoille oma tiliään, se kannattaa lisätä valikkoon Asetukset - Kirjanpidon asetukset – Tilikartta, Lisää tili -painikkeella. Tunnus: 4458 Nimitys: Rakentamispalvelut, ostaja verovelvollinen”. Taseen/tuloslaskelman erä: Ulkopuoliset palvelut ALV: Rakennus (Rakennusalan käännetty alv) Alv:n ilmoittaminen: ALV ostoista Tallenna Lisää myös ostonimike valmiiksi rakentamispalveluostojen kirjaamista varten valikkoon Ostot - Nimikkeet. Tunnus: 4458 Nimi: Rakentamispalveluostot, ostaja verovelvollinen Tyyppi: Palvelu Aktiivisuus: Ostolaskuissa Ostotili: 4458 Rakentamispalveluosto, ostaja verovelvollinen. Tallenna Rakentamispalvelun ja metalliromun ostojen kirjaaminen Luo rakentamispalvelun- ja metalliromun ostoista ostolasku normaaliin tapaan (Ostot - Ostolaskut). Täytä toimittajan ja laskun tiedot ja käytä laskurivillä ohjelmasta valmiina löytyvää Rakentamispalveluostot-nimikettä (osto kirjautuu tällöin tilille 4458 Rakennuspalveluostot, ostaja verovelvollinen)   Kun tallennat ostolaskun, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 4458 Rakennuspalveluostot, ostaja verovelvollinen D 29397 / 2937 Rakennusalan ja metalliromun käännetty alv K 29391/ 2931 ALV kotimaan myynnistä K 2761 / 2760 Ostovelat Laskun ostosumma kirjautuu ALV-ilmoitukselle riville 320 Rakentamispalvelun ja metalliromun ostot. Käänteisen arvonlisäveron osuus kirjautuu riveille 318 Vero rakentamispalvelun ja metalliromun ostoista ja 307 Kohdekauden vähennettävä vero, ja verovaikutus on siten 0. Rakentamispalvelun ja metalliromun myynti Syötä rakentamispalvelun/metalliromun myynnistä myyntilasku (Myynnit - Myyntilaskut). Täytä asiakkaan ja laskun ja tiedot. Valitse laskuriville ohjelmasta valmiina löytyvä Raken24% -myyntinimike (myynti kirjautuu tällöin tilille 3188/3090 Rakentamispalvelu, käännetty ALV).   Kun tallennat myyntilaskun, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Myyntisaamiset K 3188/3090 Rakentamispalvelu, käännetty ALV. Arvonlisäveroa ei lasketa myyntilaskulle, koska sen tilittää ostaja. Myyntilaskulle tulostuu viittaus arvonlisäverolakiin: Rakennus (AVL 8c§).   Myyntisumma kirjautuu ALV-laskelmaan riville 319 Rakentamispalvelun ja metalliromun myynnit (käännetty verovelvollisuus).