Käyttövinkit

Minulla on paljon käyttämättömiä postimerkkejä, enkä ehdi käyttämään niitä ennen annettua määräaikaa 31.12.2025. Siirtyvätkö nämä käytettäväksi OWS:n palveluun vai hyvitetäänkö näitä jotenkin? Postimerkit eivät siirry, mutta hyvitämme käyttämättömiä verkkopostimerkkejä tietyin ehdoin. Hyvityksen ehdoista on lähetettyä viestiä pääkäyttäjien sähköpostiin. Muuttuuko verkkolaskun lähetyksessä jokin aiempaan verrattuna? Laskun lähettäminen verkkolaskuna vaatii verkkolaskutustietojen tallentamisen asiakkaan tietoihin. Pakollisia kenttiä ovat Verkkolaskuosoite sekä Operaattori. (Myös y-tunnus ja postiosoite ovat pakollisia kenttiä verkkolaskun lähetyksessä.) Miten saan OWS:n käyttööni? Voit aktivoida OWS:n näiden ohjeiden avulla: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Sahkoisen-laskutuksen-aktivointi-OWS/ta-p/687248 Muuttuuko verkkolaskuosoitteeni? Ei muutu. Verkkolaskuosoitteesi pysyy samana, mutta operaattoritunnus ja välittäjä vaihtuvat. Kun olet aktivoinut OWS:n, uusi välittäjäsi lähetyksessä on Posti Messaging Oy ja verkkolaskujen vastaanotossa operaattorina on OpusCapita Solutions Oy (Operaattoritunnus E204503). Mistä näen verkkolaskuosoitteeni? Voit tarkistaa oman verkkolaskuosoitteesi Passeli Meritistä kohdasta Asetukset (rattaan kuva) - OWS verkkolaskutus. Huomioithan, että osoite on nähtävillä vasta, kun olet aktivoinut verkkolaskujen vastaanoton. Miten OWS:n kautta lähetetyt ja vastaanotetut laskut laskutetaan? OWS:n kautta lähetetyt ja vastaanotetut laskut laskutetaan Passeli Meritiä koskevan laskun yhteydessä, aina seuraavassa mahdollisessa kuukausittaisessa laskussa. Mistä löydän OWS:n hinnaston? Löydät koko Passeli Meritiin liittyvän hinnaston täältä: https://www.passeli.fi/passelimerit/hinnasto. Rekisteröikö yrityksen omistaja vai voiko tilitoimisto rekisteröidä? Rekisteröinnin voi tehdä sellainen käyttäjä, jolla on käyttöoikeudet asetuksiin. Sekä tilitoimisto, että yrityksen omistaja voi tehdä rekisteröinnin. Miten tilitoimistoasiakkaiden laskutus erotellaan? Asetukset - Laskutustapahtumat-raportti saat laadittua yrityskohtaisen raportin, jonka perusteella voit laskuttaa omaa asiakastasi. Onnistuuko lähetettyjen / vastaanotettujen laskujen tarkistus myöhemmin yrityksittäin? Lähetetyt ja vastaanotetut laskut saa haettua yrityksittäin kohdasta asetukset -> laskutustapahtumat-raportti.  Miten ilmoitan asiakkailleni muutoksesta? Tämän ohjeen lopusta löydät toimittajakirjeen Word-tiedostona,  jonka voit tallentaa itsellesi, täyttää yrityksesi tiedoilla ja lähettää asiakkaillesi.  Meneekö tieto Tieken järjestelmiin automaattisesti? Uusi verkkolaskuosoitteesi päivittyy aktivoimisen jälkeen automaattisesti Tiekeen, eli tänne: https://verkkolaskuosoite.fi/client/index.html#/.  Päivitys tapahtuu yleensä vuorokauden sisällä. Jotta saat Apixin tiedot poistettua julkisesta verkkolaskusoitteitosta (Tieke), kirjaudu Apixin Laskumappiin  (www.apix.fi > Kirjaudu palveluihin > Laskumappi ja avaa Työkalut-valikko. Rullaa sivua alaspäin Palvelut-osioon ja poista rastit Lähetys ja Vastaanota -ruuduista. Apixin verkkolaskuosoitteet poistuvat julkisesta verkkolaskuosoitteistosta seuraavan arkipäivän aikana.    

Voit lähettää ohjelmalla laaditut arvonlisäveroilmoitukset Omaveroon suoraan Passeli Meritistä, jos haet tarvittavat varmenteet Verohallinnon varmennepalvelusta ja syötät ne ohjelmaan. Tarkista ensin, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin y-tunnuksen, osoitteen ja puhelinnumeron valikkoon Asetukset > Yrityksen tiedot.   1. Hae varmennetta verohallinnon varmennepalvelusta Yrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön tai riittävät Suomi.fi-valtuudet omaavan henkilön tulee ensin hakea varmenne. Jos sinulla ei ole asianmukaista roolia yritykseen, sinulla tulee olla Suomi.fi:n valtuus valtuusasialla: "Tulotietoihin liittyvien loki-, rajapinta- ja ilmoitustietojen käsittely".   https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/kehittaja/varmennepalvelu/varmenteen-noutaminen/   1. Kirjaudu Verohallinnon varmennepalveluun tunnistautumalla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla: https://www.vero.fi/tietoa-verohallinnosta/kehittaja/varmennepalvelu/ 2. Jos organisaatiolla ei ole vielä yhtään rajapintaa käytössä, valitse Tee rajapintahakemus. Jos tilaat uuden varmenteen, valitse asiointipalvelussa Tilaa uusi varmenne. 3. Valitse varmenteen tyypiksi: Palkkatiedon tuottaja (Web service). 4. Syötä varmenteen kuvaus: esim. Alv-ilmoitus. 5. Ilmoita tekninen yhteyshenkilö, jolle varmenne lähetetään. 6. Klikkaa Lähetä tilaus. Varmenteen yhteyshenkilö saa sähköpostiinsa ja tekstiviestillä ohjeet varmenteen noutamisesta.   2. Syötä varmenne Passeli Meritiin ⦁ Avaa saamasi sähköpostiviesti. Tarvitset viestin avaamiseen sinulle tekstiviestillä lähetetyn PIN-koodin. Sähköpostiviestissä on Siirtotunnus ja kertakäyttöinen salasana, jotka tulee syöttää Passeli Meritiin.   ⦁ Avaa ohjelman valikko: Asetukset > Yrityksen tiedot > Integraatioiden asetukset > Verohallinnon varmenne. ⦁ Klikkaa painiketta: Syötä tunnus ja salasana ⦁ Syötä avautuvaan ikkunaan saamastasi sähköpostiviestistä Siirtotunnus ja Kertakäyttöinen salasana. Tallenna.   3. Poista vanha varmenne, mikäli hait ohjelmaan uuden varmenteen. Klikkaa harmaana näkyvää riviä, jossa näkyy vanha varmenne. Roskakori-kuvakkeen avulla saat poistettua vanhan varmenteen. Kun varmenteet on tallennettu onnistuneesti, ilmestyy valikkoon Aktivoitu-teksti.     Varmenteet ovat voimassa kaksi vuotta kerrallaan. Hae uudet varmenteet hyvissä ajoin ennen varmenteiden vanhentumista. Näet ohjelmasta milloin varmenteet on haettu viimeksi (valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Integraatioiden asetukset > Verohallinnon varmenne).

Ohjelmassa on mahdollista viedä ostolaskut pankkiin maksettavaksi maksumääräyksinä.   Eli ohjelmassa luodut maksumääräykset viedään verkkopankkiin XML-tiedostoina maksettavaksi. Maksumääräyksiä varten tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Pyydä pankiltasi maksatustunnus ja syötä se ko.  pankkitilin tietoihin valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.   Maksatustunnus muodostetaan yritykselle pankin toimesta ja tunnuksen muodostamistavassa on joitakin pankkikohtaisia eroja. Maksatustunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa lisättynä nollalla, esim. jos Y-tunnus on 1234567-8, on maksatustunnus silloin 012345678. Jos et ole varma, mikä mitä maksatustunnusta tulisi  käyttää, varmista se tarvittaessa pankista.     Maksumääräystiedoston luominen     Kun olet syöttänyt ohjelmaan ostolaskuja tai verotilivelkoja (esim. alv, ennakonpidätys tai  sairausvakuutusmaksu), voit laatia niistä maksumääräyksiä valikossa: Maksutapahtumat >  Maksutapahtumat. Huomaa, että laskujen tiedoissa tulee olla toimittajan tilinumero ja laskun viitenumero, jotta maksumääräyksen voi muodostaa.     Valitse Maksumääräykset sen pankin kohdalta, josta haluat suorittaa maksut.   1. Klikkaa avautuvasta ikkunasta Lisää maksumääräys -painiketta.    Näytölle avautuu lista toimittajista ja laskuista, jotka ovat maksamatta ja joista ei ole vielä tehty  maksumääräystä. Voit valita Maksumääräysten päivämäärä -kentässä, maksetaanko laskut eräpäivinä vai itse  valitsemanasi päivänä.    Mikäli haluat, että samalle toimittajalle maksetaan laskut koontina eli yhtenä summana (Huom! yhdellä viitenumerolla), laita rasti ruutuun ”Muodosta koonti toimittajittain”. Klikkaa Valitse-ruutu niiden laskujen kohdalta, joista haluat luoda maksumääräyksen.   2. Klikkaa Laadi  maksumääräykset.    Ikkunaan avautuvalta listalta näet ne maksut, joista olet tekemässä maksumääräystiedostoa (lisää  tiedostoon) ja ne maksut, joista on jo tehty maksumääräystiedosto (odottavat vahvistusta).    3. Klikkaa Luo maksutiedosto -painiketta.   Ohjelma laatii XML-tiedoston, joka sisältää maksut kaikista  niistä maksuista, joissa on valinta kohdassa ”Lisää tiedostoon”. Valinta siirtyy automaattisesti ”Vahvista”-ruutuun niiden maksujen kohdalla, joista on luotu maksutiedosto. Tallenna ohjelman laatima XML-maksutiedosto koneellesi esim. Ladatut tiedostot -kansioon. Voit  tallentaa tiedoston myös esim. työpöydällesi tai muuhun sopivaan paikkaan.     Voit katsella, korjata ja poistaa luotuja maksumääräyksiä Muuta- tai Poista-painikkeilla.     Painamalla ”Vahvista suoritetut maksumääräykset” -painiketta, ohjelma tekee maksumääräyksistä  automaattiset kirjaukset pääkirjaan ja ne poistuvat maksumääräysten luettelosta. (Huom! Älä  vahvista maksuja itse, mikäli luet sähköisiä tiliotteita ohjelmaan sisään. Vahvistaessasi maksut,  kuittaa ohjelma laskut maksetuiksi eikä se pysty tiliotetta sisään luettaessa enää kohdistamaan  maksuja näille jo maksetuiksi merkatuille laskuille.)      Maksumääräyksen lähettäminen verkkopankkiin     Kirjaudu verkkopankkiisi. Valitse esim. Nordeassa kohta Talous > Lataa tiedosto.   Osuuspankissa: valitse kohta Tilit, maksut ja laskutus > Aineistonsiirto > Lähetä aineisto ja valitse aineistoksi:  Maksuaineisto (XML). Lataa tallentamasi aineisto verkkopankkiin.  Yrityksellä tulee olla voimassa digisopimus, jolle aineistonsiirto avataan, jotta kyseisen reitin saa näkyviin. Huomioithan että käytössäsi on yritys- eikä henkilökohtainen pankkitili.   Jos vienti ei onnistu, tarkista ohjelmassa yrityksesi tietoihin tallennetun pankkitilin  numero (Maksutapahtumat > Pankit, Pankkitilin numero) ja että olet syöttänyt tilin tietoihin pankilta  saamasi maksatustunnuksen. Mikäli tilinumero on oikein, myös maksutiedoston viennin pitäisi  onnistua. 

Passeli Meritissä Ostot-valikossa voidaan ohjelmaan lisätä kaikki yritykseen saapuneet ostolaskut ja seurata ostovelkojen tilannetta. Valikossa voi myös ylläpitää toimittajarekisteriä ja ostonimikkeiden (ostettavien tuotteiden) rekisteriä. Ostolaskut voidaan lisätä ohjelmaan manuaalisesti ja liittää laskun yhteyteen tosite alkuperäisestä laskusta tai kulusta. Ostolaskut voi myös digitoida automaattisesti ottamalla käyttöön Ostolaskujen Digitointi -palvelun. Lue lisää ohjeesta: Ostolaskujen digitointi. Ostolaskut voi myös vastaanottaa ohjelmaan sähköisinä verkkolaskuina (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto).   Mikäli yritykseen halutaan ottaa käyttöön ostolaskujen kierrätys, tarvitaan laskujen hyväksyjälle maksullisen lisäkäyttäjän oikeudet.   Jotta ostolaskun voi lisätä ohjelmaan, täytyy sille syöttää toimittajatiedot ja ostonimikkeet.   Toimittajat Ostot - Toimittajat Toimittajaa käytetään ostolaskuja ja maksutapahtumia kirjattaessa. Uuden toimittajan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää toimittaja -painiketta. Toimittajia voi lisätä myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan.   Nimi on kyseisen toimittajan täydellinen nimi. Lisää toimittajan tiedot. Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö ja julkinen vakuutusyhtiö. Kyseiseen palveluun eivät kuulu esim. toiminimet tai yhdistykset, joten niiden tiedot tulee syöttää käsin. Kentät Y-tunnus ja ALV-nro on myös hyvä täyttää. Maksun saaja – Mikäli maksun saa jokin toinen yritys kuin laskuttaja, valitse tähän maksun saaja. Osoitetiedot – Oikean maan valitseminen toimittajan tiedoissa on tärkeää. Ohjelmiston oletusasetuksena on Suomi. Mikäli toimittaja on toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta eikä oikeaa maata ole määritelty, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset - Yleiset asetukset - Maat.  Maita voit lisätä ohjelmaan myös ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän “Näytä ei-aktiiviset“-painikkeella. Valuutta – valitse toimittajan oletusvaluutta. Mikäli valuuttaa ei määritellä, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).   Kenttään Maksuaika päivinä lisätään niiden päivien lukumäärä, jota ohjelmisto käyttää maksuajan laskentaan ostolaskua lisättäessä.   Viivästyskorko-% – kenttään voi syöttää toimittajan kanssa sovitun viivästyskorkoprosentin.   Kenttään Pankkitili lisätään toimittajan tilinumero. Ohjelmisto käyttää tätä oletusasetuksena ostolaskua lisättäessä. Tilinumero on tärkeää lisätä, jos laadit ohjelmasta maksumääräyksiä pankkiin. Kenttään Viitenumero lisätään toimittajan mahdollinen vakioviitenumero. Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, viitenumeroa ei lisätä toimittajan tietoihin. Tallenna. Toimittajan haku toimittajaluettelosta Toimittajaluettelossa (Ostot - Toimittajat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Esim. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa toimittajien tiedot järjestetään nimen mukaan. Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikean puoleisessa reunassa olevan suurennuslasi kuvakkeen avulla (toimittajia voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain). Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Toimittajaluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit - Asiakkaat). Nimikkeet Ostot - Nimikkeet - Lisää uusi nimeke Ostonimikkeet ovat yrityksesi ostamia tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös ostojen analysointiin. Ostetuista määristä ja summista voidaan laatia raportti Ostot - Ostoraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin. Samaa nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara. Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Ostot - Ostoraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään ostettujen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan. Ostonimikkeiden laatiminen Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin ostonimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää ostolaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita kulutilejä ostojen seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta - Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Ostotili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään ostolaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan. Nimikeluetteloon voidaan lisätä ostettavien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa kulujen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille. Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille ostoille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske varastonimikkeitä). Ostonimike lisätään valikossa Ostot - Nimikkeet - Lisää ostonimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.   Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen ostolaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero. Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi. Palvelun tai tavaran kuvaus. Tarvittaessa nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa. Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto - Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta. Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Ostolaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen tyyppi on Varastotavara, valitaan aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa. Yksikkö – lisää nimikkeen yksikkö. Yksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli yksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Yksiköt. Lisäksi voidaan määritellä myyntihinta ja viimeinen ostohinta. Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat) – valitse tähän oikea kirjanpidon kulutili. Ostotili on ehdottomasti tarkistettava aina uutta nimikettä laadittaessa, koska ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan tämän määritelmän perusteella. Tarvittaessa ostoon liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti ostolaskulla. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Palvelu tai Tavara, nimikkeen sisällön mukaan ostotiliksi on valittava joko kulutili tai tasetili. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Varastotavara, on valittava kolme tiliä: Myyntitili, Varastotili (tili 15…) ja Ostotili (myytyjen tavaroiden kustannusten tili 4…). Ohjelmisto käyttää nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tietoja automaattisesti kirjausten tekemiseen. Tarvittaessa myyntiin liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti. Varastotavaroiden tilejä ei voi muuttaa myyntilaskussa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, lisätään ohjelmistoon valikosta Varasto - Nimikkeet. Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy kohdasta Varasto - Nimikkeet. Arvonlisävero – valitse arvonlisäverokanta, jonka perusteella laskujen arvonlisävero lasketaan. Arvonlisäveroksi valitaan Suomen arvonlisäverokanta (%). Mikäli tavaraa tai palveluja ostetaan toisen EU-maan tai EU:n ulkopuoliselta toimittajalta, joka on arvonlisäverovelvollinen, ostolaskussa käytetään arvonlisäveroprosenttia käänteisen arvonlisäveron määrän laskentaan. Arvonlisäverokanta merkitään myös tällöin Suomen arvonlisäverokannaksi (%). Tallenna Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. Huom.! Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi. Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen. Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Klikkaamalla sarakeotsikoita, järjestää ohjelma nimikkeet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Myynti- ja ostotilien tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti.   Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennus-lasikuvakkeen avulla. Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo (Ostot - Nimikkeet) ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Ostolaskun laadinta Ostolaskut laaditaan valikossa: Ostot - Ostolaskut ja niiden laadinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin myyntilaskuja laadittaessa. Kun ostolasku on lisätty ja tallennettu, laatii ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Ostotili tai valittu muu kulutili (ja D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV), K Ostovelat.   Ostolaskut-valikossa lisätään ohjelmaan kaikki ostot, joista halutaan laatia toimittaja- tai nimikekohtaisia raportteja ja laskelmia. Ostolaskujen valikossa lisätään myös EU:n sisäiset ja ulkopuolisten tavaroiden ja palvelujen hankinnat, joihin sovelletaan käänteistä arvonlisäverotusta. Ohjelma ei sisällytä käänteisiä alv-kirjauksia arvonlisäverolaskelmalle, ellei näitä syötetä ohjelmaan ostolaskuina. Ks. ohje: Ostot muista EU-maista ja Ostot EU:n ulkopuolelta. Ostolaskuina lisätään myös varastotavaroiden sekä käyttöomaisuuden ostotositteet. Ostotositteet, joita ole tarpeen sisällyttää toimittajaperusteiseen laskentaan, voidaan lisätä suoraan kassa- tai pankkitapahtumissa (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. Kassan tai Pankin kohdalla). Kulut voidaan kirjata myös pääkirjatositteella. Vaihda pääkirjatositteella Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman arvonlisäveroa) riippuen siitä syötätkö summat arvonlisäverollisina vai ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverot eivät muuten kirjaudu ALV-ilmoitukselle. Mikäli käteisellä maksetut ostotositteet halutaan kuitenkin lisätä ostolaskuina, toimittajien luetteloon voi lisätä uuden toimittajan esimeriksi nimellä Käteislaskut ja ostolaskussa voidaan käyttää maksutapaa: Kassa. Ostolaskut-valikossa on helppo lisätä myös kuluennakoiden saajien ostojen/maksujen tositteet ja korttimaksutositteet. Tällöin ostolaskun maksutavaksi on valittava jokaista kuluennakon saajaa varten tallennettu maksutapa ja korttimaksun ollessa kyseessä Luottokorttimaksuvelat. Kuluennakon saajille voi myös laatia omat raporttinsa, jotka käyttäytyvät ostolaskun tavoin (Ostot > Kuluennakon saajien kuluraportit). Ks. ohje Kuluraportit. Ostolaskujen lisääminen   Lisää ostolasku painamalla Lisää ostolasku. 1. Valitse Toimittaja tai lisää toimittaja luetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Toimittajat). Huom.! Mikäli lisätään ulkomaan ostolaskuja, on toimittajan tiedoissa oltava oikea maa ja laskuriveillä alv-kantana Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat käänteiset alv-kirjaukset arvonlisäverolaskelmalle. 2. Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä Ostolaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä alkuperäisestä laskun päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset - Yrityksen tiedot). 3. Lisää Laskun numero, Viitenumero ja Pankkitili Syötä alkuperäisestä laskusta laskun numero, viitenumero ja pankkitili. Viitenumero-kenttään syötetään ostolaskun viitenumero, ellei kyseessä ole pysyvä viitenumero tai viitenumero, joka on jo tallennettu oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti viitenumeron oikeellisuuden. Pankkitilin kenttään syötetään toimittajan pankkitilin numero, ellei sitä ole jo lisätty oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti tilinumeron muodollisen oikeellisuuden. 4. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin ja/tai projekteihin, ostolaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto ja/tai projekti. Nämä ovat kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen ostoraportti ja ostovelkojen raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto ja/tai projekti siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti ostolaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti lisätään pääkirjan kirjauksessa kulutilin riville. Laskuriville voi valita myös kustannuspaikan. 5. Valuutta Lisättäessä ostolaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. 6. Käyttöomaisuuden osto Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden osto myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja paina: Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke (mikäli lisäät kirjanpitoon kokonaan uuden käyttöomaisuushyödykkeen) tai Näytä nimikkeitä (mikäli lisäät arvoa jollekin olemassa olevalle käyttöomaisuushyödykkeelle). Kun lasku tallennetaan, ohjelma lisää kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustilille.   7. Laskurivit Ostolaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta ostettavan nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Mikäli ostolaskua lisättäessä lisätään juoksevasti uusia nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, nimikkeen tiedoista on valittava käsin Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet. Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, ostohinnan, kulutilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Varastotavaraa ostettaessa (nimike, jonka tyyppi on Varastotavara) laskun rivillä ei voi muuttaa tiliä. Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa kulua kuvaavan selitteen. Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään ostettavan nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia ja hintaan voidaan 7 desimaalilukua. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.   Laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille osto kirjautuu. Laskuriville voidaan myös valita Osasto. Osastot on määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. Mikäli ostolasku halutaan sitoa kustannuspaikkaan ja/tai projektiin, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa K tai P olevaa painiketta sekä jaetaan ostosumma sopivien kustannuspaikkojen ja/tai projektien kesken. Mikäli ostosumma kohdistuu kokonaan yhteen kustannuspaikkaan/projektiin, avautuvassa ikkunassa ruksataan vastaavan kustannuspaikan/projektin rivin lopussa oleva kenttä (Täydellinen kohdistus). Mikäli ostosumma jakautuu useamman kustannuspaikan/projektin kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta. Kustannuspaikat ja projektit on ensin määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Kustannuspaikat / Projektit. Ostolaskun summan kohdistaminen kustannuspaikalle tai projektille merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. kustannuspaikalle tai projektille syntyy kulu, eli kustannuspaikan/projektin tulos pienenee. Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta. Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun riveillä hiirellä vetämällä. 8. Tarkasta laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskun loppusumma ennen laskun tallentamista.   Ostolaskun kentässä Pyöristys voidaan pyöristää laskun loppusummaa tasalukuun.   9. Laskun tallennus   Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä laskuun haluta lisätä esim. Alkuperäistä laskua liitteeksi, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää. Kun ostolasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat   Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite OS-painiketta. Ohjelman automaattisesti luoma OS-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (OS) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä paperilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä OS-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun. Kaikkia ostolaskuja koskevia kirjauksia voi katsella raportista: Kirjanpito > Päiväkirja käyttämällä suodatinta: Tositelaji = OS. 10. Liitteet Ostolaskuun voi lisätä liitteeksi tiedostoja, esim. alkuperäisen laskun. Liitteet lisätään ostolaskun tallentamisen jälkeen raahaamalla tiedostot hiirellä ostolaskun päälle tai painamalla laskun oikeassa yläkulmassa näkyvää paperiliittimen kuvaketta. Liitteet voi lisätä vasta, kun ostolasku on tallennettu. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja. Ostolaskujen tarkastelu Voit katsella ohjelmaan syöttämiäsi ostolaskuja valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Voit valita joko kaikki laskut, maksamattomat laskut tai maksetut laskut.   Luettelo laadituista laskuista listataan näytölle. Oikea lasku löytyy nopeasti luettelosta käyttämällä apuna erilaisia laskujärjestyksiä ja suodattimia. Klikatessa sarakkeiden otsikkoja (Päivämäärä, Laskun nro, Toimittaja, Yhteensä) laskut listataan nousevassa järjestyksessä ja otsikkoa uudelleen napsautettaessa laskevassa järjestyksessä.   Laskuja voidaan myös suodattaa klikkaamalla sarakkeiden yläosassa olevia suurennuslasikuvakkeita ja syöttämällä siihen sopiva arvo. Sarake muuttuu siniseksi, kun suodatin on päällä. Suodatin poistetaan napsauttamalla suurennuslasia ja poistamalla kyseinen arvo suodattimesta tai painamalla: Näytä kaikki.   Sopivan laskun löytymisen jälkeen laskun saa avattua klikkaamalla ko. laskun riviä kerran. Laskua voidaan muokata painamalla Muuta-painiketta. Muutetut tiedot muutetaan automaattisesti myös laskuun liittyvään pääkirjan kirjaukseen. Passiiviseen tilikauteen sisältyvää laskua ei voi korjata ennen kuin tilikausi muutetaan aktiiviseksi. Ostolaskun korjaus Kaikki laskun tiedot voidaan korjata: toimittaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Toimittaja voidaan muuttaa niin kauan, kunnes lasku on kirjattu maksetuksi. Laskun maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja toimittaja voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.   Tarvittaessa lasku voidaan myös poistaa, mutta jälleen, lasku ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan lasku poistaa.   Lasku poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista Poista-painiketta. Huomaa, että jos poistat laskun, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan OS-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia laskulle hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Ostolaskujen kopiointi Ostolaskut voidaan kopioida avaamalla kopioitava lasku ja painamalla laskun vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot - Ostolaskut, Avaa kopioitava ostolasku) Kopioinnin yhteydessä toimittajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään laskuun yhdessä hintojen kanssa.   Voit vaihtaa laskuun laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Ostolaskujen digitointi   Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan ohjelmassa. Alkuperäiset laskut voidaan raahata hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa.   Digitointi on maksullinen palvelu ja sitä on mahdollista käyttää ohjelman ostetussa versiossa. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv ja palvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ. Veloitus digitoinnista tehdään kuukausiveloituksen yhteydessä.   Ostolaskujen automaattisen digitoinnin käyttöönotto Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset -> Yrityksen tiedot -> Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset -> Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina Tositteen digitointi. Seuraavaksi paina avautuvasta ikkunasta Aktivoi.     Ostolaskujen automaattinen digitointi Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu automatiikan avulla muutamassa sekunnissa ja sen keskimääräinen tarkkuus on tällä hetkellä 76 %. Tarkkuus tulee paranemaan aikaa myöten, kun digitointirobotin tunnistamistoiminto kehittyy. Lisää toimittajan tiedot, mikäli ne eivät ole jo ohjelmassa valmiina ja tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku. Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.              

https://www.youtube.com/watch?v=wj3PhBIVsSg

Saitko meiltä laskun Passeli Merit palveluusi liittyen tai onko sinulla muutoin herännyt kysymyksiä tilaukseesi liittyen? Olemme koostaneet laskutukseen sekä tilaukseen liittyen vastauksia meiltä usein kysyttyihin kysymyksiin. Autamme mielellämme, mikäli et löydä vastausta kysymykseesi. Jos et löydä vastausta laskutukseen tai tilaukseen liittyen, voit lähettää kysymyksesi meille [email protected].    1 Laskun sisältö ja oikeellisuus   Yritystämme on laskutettu liian monesta käyttäjästä / yrityksestä. Mitä teen? Yritykset: Yritysmäärä päivittyy automaattisesti seuraavalle laskulle sen mukaan, monta yritystä teillä on Passeli Meritissä perustettuna. Pääkäyttäjä voi poistaa Passeli Merit ohjelmassa ylimääräisiä yrityksiä. Asiakkaan vastuulla on arkistoida tallennettu aineisto ennen yritysten poistoa. Lisäohjeistusta yrityksen poistamiseen löydät täältä.   Käyttäjät: Käyttäjämäärän vähennys ei päivity automaattisesti seuraavalle laskulle. Pääkäyttäjän tulee ensin poistaa käyttäjä Passeli Merit ohjelmasta, jonka jälkeen se tulee vielä irtisanoa osoitteeseen [email protected]. Lisäohjeistusta käyttäjän poistamiseen löydät täältä.   Mistä voin tarkistaa laskutettujen tapahtumien määrän? Laskutettujen tapahtumien kappalemäärän erittelyn voit tarkistaa Passeli Merit ohjelmasta kohdasta Asetukset | Yrityksen tiedot | Laskutustapahtumat-raportti.   Miksi en ole saanut palvelustani vielä laskua? Lähetämme laskun jokaisen kuukauden ensimmäisinä arkipäivinä. Mikäli yrityksellänne on erääntyneitä laskuja, uusi lasku ei tulostu ja ohjelma lukkiutuu.   Mikäli erääntyneitä laskuja ei ole, mutta uutta laskua ei silti ole saapunut, olethan yhteydessä [email protected].   Olen hukannut laskuni, mistä saan kopion? Voit pyytää kopion laskusta lähettämällä viestiä osoitteeseen [email protected].      2 Laskun maksaminen   En tiedä, mille tilille maksan ja kuka on maksun saaja. Miten toimin? Olemme ottaneet käyttöön Visma Amili Oy:n asiakasvaratilin, jonka johdosta tilinumeromme on muuttunut 17.9.2025. Käyttäkää maksussa laskulta löytyvää tilinumeroa. 17.9.2025 jälkeen päivätyillä laskuillamme maksunsaaja on Visma Amili Oy, vaikka laskun lähettäjä on Visma Amplio Oy.   Epäselvissä tapauksissa voitte olla yhteydessä [email protected].  Voinko saada laskulle maksuaikaa? Laskulle voi pyytää maksuaikaa tai maksusuunnitelmaa osoitteesta [email protected]. Mikäli olette jo saaneet laskusta maksuhuomautuksen, maksuaikapyyntö tulee osoittaa Visma Amili Oy:lle osoitteessa www.maksuhelposti.fi tai asiakaspalvelun numeroon 02 4808 8000. Maksoin laskuni kahdesti. Mitä teen? Käytössämme on Visma Amili Oy:n asiakasvaratili, jolloin maksuun liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä Visma Amili Oy:öön. Voit pyytää liikasuorituksen kohdistusta avoimeen laskuunne tai suorituksen palautusta tilillenne osoitteessa www.maksuhelposti.fi.   Mikäli olet maksanut laskun vanhalle Visma Amplio Oy:n nimissä olevalle tilille, voitte olla yhteydessä osoitteeseen [email protected].    Laskulla on eri tilinumero kuin aiemmin. Mille tilille maksan? Olemme ottaneet käyttöön Visma Amili Oy:n asiakasvaratilin, jonka johdosta tilinumeromme on muuttunut 17.9.2025. Voit tarkastaa tilinumeron laskultanne ja käytää maksussa laskulta löytyvää tilinumeroa. Epäselvissä tapauksissa voit olla yhteydessä osoitteeseen [email protected].  Miksi laskulla maksunsaaja on Visma Amili Oy? Olemme ottaneet käyttöön Visma Amili Oy:n asiakasvaratilin, jonka johdosta maksunsaaja on Visma Amili Oy, vaikka laskun lähettäjä on Visma Amplio Oy. Sain perintäkirjeen erääntyneestä laskusta, miten minun tulee toimia? Perintäpalvelujamme hoitaa Visma Amili Oy, johon voitte olla yhteydessä osoitteessa www.maksuhelposti.fi tai asiakaspalvelun numeroon 02 4808 8000.   3 Asiakas- ja laskutustietojen muutokset   Miten päivitän yritykseni laskutustiedot? Voitte ilmoittaa uuden laskutusosoitteen osoitteeseen [email protected].  Y-tunnukseni muuttuu. Miten minun tulisi toimia? Sopimus voidaan siirtää pääkäyttäjän valtuutuksella. Ole yhteydessä [email protected] ja ilmoita vanhan sekä uuden yrityksen nimi ja y-tunnus sekä uuden yrityksen laskutusosoite. Yritykseni nimi muuttuu. Miten minun tulisi toimia? Voit ilmoittaa uuden yritysnimen osoitteeseen [email protected].      4 Sopimus, tilaus ja palvelun käyttö   Miten irtisanon sopimukseni? Passeli Merit ohjelman sopimuksen irtisanominen tehdään kirjallisesti osoitteeseen [email protected]. Irtisanomispyyntö tulee tulla ohjelman pääkäyttäjän sähköpostiosoitteesta. Vahvistamme irtisanomisen kirjallisesti. Noudatamme voimassa olevien sopimusehtojen mukaista irtisanomisehtoa.   Asiakkaan tulee ottaa kaikki tarvittavat kirjanpitoon liittyvät tiedot järjestelmästä ennen sopimuksen päättymistä. Mistä näen sopimukseni irtisanomisajan? Irtisanomisehdon voi tarkastaa käyttöehdoista, jotka löytyvät Passeli Merit ohjelman tuotesivuilta Visma Communitysta. Mistä löydän sopimukseni käyttöehdot? Sopimusehdot löytyvät tuotteen Community-sivuilta täältä.  Miten voin muuttaa tilaukseni käyttäjämäärää? Käyttäjämuutosten ohjeistus löytyy Visma Communitysta täältä.    Käyttäjän poistamisesta tulee vielä ilmoittaa osoitteeseen [email protected].  Miten voin muuttaa tilaukseni yritysmäärää? Yrityksiä voi lisätä ja poistaa Passeli Merit ohjelmassa. Yritysmäärä päivittyy automaattisesti seuraavalle laskulle. Ennen yrityksen poistamista tallennettu aineisto tulee arkistoida asiakkaan toimesta. Mistä saan apua ohjelman käyttöön? Ohjelman käyttöön liittyviä ohjeistuksia on luettavissa Visma Communityssa täällä.    Voitte myös olla yhteydessä asiakaspalveluumme, löydät yhteystietomme täältä. Ohjelma on lukittu. Mikä voisi olla syynä? Ohjelma lukkiutuu automaattisesti, mikäli kuluvan kuun sopimuslaskua ei ole suoritettu ajoissa. Ohjelma avautuu automaattisesti, kun suoritus kirjautuu meille. Tässä kuluu normaalisti pari arkipäivää. Avausta voi nopeuttaa toimittamalla suorituksesta kuitin osoitteeseen [email protected].   Mikäli kyse on vanhemmasta kuin kuluvan kuukauden laskun maksun myöhästymisestä, maksun suorittamisen jälkeen ohjelman avausta voi pyytää osoitteesta [email protected].    5 Erityistilanteet   Yritys on konkurssissa. Miten pesänhoitaja saa pääsyoikeuden yrityksen palveluihin? Päätämme sopimuksen, kun saamme tiedon konkurssista. Voimme avata ohjelman konkurssivalvontaa varten kohtuulliseksi määräajaksi pesänvalvojan pyynnöstä. Voit olla yhteydessä [email protected]. Miten tilintarkastajamme saa pääsyoikeuden ohjelmaan? Käyttäjien lisäämiseen, poistamiseen ja muuttamiseen löydät ohjeet täältä. Miksi en saa lähettämiänne laskuja sähköpostiini? Sähköpostilaatikon roskapostisuodatin voi käsittää laskutusviestien kaltaiset automaattiviestit roskapostiksi. Tämän voi välttää esim. lisäämällä laskutusosoitteemme [email protected] postilaatikon yhteystietoihin tai osoiteluetteloon ns. turvalliseksi tiedettyihin lähettäjiin.

Tilinpäätös ja veroilmoitus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiöillä tilinpäätös on aina pakollinen, mutta yksityiset elinkeinonharjoittajat joutuvat laatimaan tilinpäätökseen vain, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:   taseen loppusumma yli 350 000 euroa liikevaihto yli 700 000 euroa tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin vähintään 10 henkilöä Useimmat toiminimiyrittäjät eivät näin ollen ole velvoitettuja tilinpäätöksen laatimiseen, mutta veroilmoitus on silti annettava. Veroilmoitukseen vaaditut tiedot ovat samantyyppisiä kuin tilinpäätöksenkin tiedot, joten tilinpäätös kannattaa laatia myös omaan käyttöön, vaikka laki ei sitä vaatisikaan. Tilinpäätös ja veroilmoitus kannattaa laatia samanaikaisesti, kun luvut ovat vielä tuoreessa muistissa. Tuloslaskelma, tase ja tilinpäätösviennit   Ennen kuin laadit tilinpäätöstä, tarkista aina tuloslaskelman ja taseen saldot. Ota raportit valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma ja Kirjanpito > Tase tai Tuloslaskelma. Valitse ajanjaksoksi ”Päättynyt ja edellinen tilikausi (Tase)/ Vertailu edellisiin tilikausiin (Tuloslaskelma)” tai ”Vuosi” ja kausien määräksi ”2”, syötä kauden päättymispäiväksi tilinpäätöspäivä ja ruksi ruutu: ”Yksityiskohtainen”, jotta näet tarkemmin mistä saldot koostuvat. Tuloslaskelma Tarkastele tuloslaskelmaa ja vertaa päättyneen tilikauden saldoja edellisen kauden saldoihin. Onko niissä tapahtunut suuria muutoksia ja onko muutokseen jokin syy? Mikäli huomaat, että joltakin tililtä puuttuu saldo tai tuloslaskelmalla on saldoja tileillä, joilla ei ollut edellisellä tilikaudella saldoa, mieti ovatko nuo saldot todellisia vai oletko kirjannut saldot väärille tileille. Pääset porautumaan tuloslaskelman saldoihin ja tarkistamaan, mistä kirjauksista ne koostuvat, kun klikkaat sinisellä näkyvää summaa. Mikäli huomaat, että jotakin puuttuu tai jokin kirjaus on mennyt väärin, laadi tilinpäätösvienti pääkirjatositteella valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilinpäätöspäivä ja laadi kirjaus. Tilinpäätösvientejä voivat olla esim. saldojen siirto tililtä toiselle, kulujen tai tulojen jaksotus, verojen jaksotus, alarajahuojennuksen kirjaus jne. Tase Tarkista aina, että taseessa ei ole miinusmerkkisiä eriä. Taseen erien on oltava aina plussan puolella. Myös Vastaavaa ja Vastattavaa puolten saldojen tulee olla samat. Tarkista kaikkien taseen saldojen oikeellisuus. Ovatko myyntisaamiset ja ostovelat todellisia vai olisiko siellä saamisia, jotka pitäisi kirjata myynnin luottotappioiksi, tai ostolaskuja, jotka on jo maksettu, mutta näkyvät edelleen ostoveloissa? Vertaa pankkitilin saldoa pankin tiliotteen saldoon, täsmääkö se? Onko kalustosta tehty poistot? Onko varastonmuutoskirjaus tehty? Jne. Jokaiselle taseen saldolle tulee löytyä selitys, mistä summista ne koostuvat. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä mahdollisesti tarvittavista tilinpäätösvienneistä sekä tarkistettavista saldoista. Vastaavaa Aineettomat ja aineelliset hyödykkeet / Käyttöomaisuus Tarkista, oletko tehnyt käyttöomaisuudesta poistot. Tee koneista ja kalustosta poistot viimeistään tilinpäätösvaiheessa. Jos sinulla on käytössäsi Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskenta, laadi poistot valikossa: Käyttöomaisuus > Poistojen laskenta > Lisää käyttöomaisuuden poistolaskenta. Ohjelma laatii automaattisesti poistokirjauksen pääkirjaan. Lisäohjeita Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaan:  Käyttöomaisuus ja poistojen laskenta  Mikäli yrityksesi ei käytä Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaa, laadi poistot pääkirjatositteella valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilinpäätöksen päivä ja tee poistokirjaus: D Tuloslaskelman Poistot ja arvonalennukset -tili, K Taseen Käyttöomaisuustili. Varasto Laadi varastostasi inventaari ja tee varastonmuutoskirjaus pääkirjatositteella: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Mikäli varaston arvo on kasvanut edellisvuoteen nähden: D Varasto, K Varaston muutos. Jos varaston arvo on pienentynyt: D Varaston muutos, K Varasto. Mikäli sinulla on käytössäsi Passeli Meritin varastolaskenta, lue ohjeet:  Varastolaskenta  Saamiset Tarkista, että yrityksesi saamiset ovat todellisia, esim. myyntisaamisisissa ei ole sellaisia saamisia, jotka pitäisi kirjata luottotappioiksi. Ohje luottotappioiden kirjaamiselle: Luottotappion kirjaaminen  Tarkista myös, että mahdolliset arvonlisäverosaamiset tai verosaamiset vastaavat todellisuutta. Kirjaudu Omaveroon ja katso sieltä mikä tilanne on verojen osalta tilinpäätöspäivänä. Laadi tarvittaessa alarajahuojennuskirjaus. Tee tarvittavat kulujen jaksotukset siirtosaamisiin. Nämä kannattaa jaksottaa jo tilikauden aikana Passeli Meritin jaksotustoiminnolla.  Tarkista, myös että edellisvuoden jaksotukset on purettu. Jaksotuksia ei tarvitse purkaa, jos käytit Passeli Meritin jaksotustoimintoa laskuja syöttäessäsi. Rahat ja pankkisaamiset Tarkista, että sinulta löytyy kassakirja ja kassasta rahaa juuri sen verran, mitä kassakirjaan on merkattu. Kassa ei saa koskaan olla miinuksella. Jos kassaan on kirjattu saldoa, tulee tuo määrä löytyä myös käteisenä kassasta. Tarkista, että pankkitilin saldo taseessa tilinpäätöspäivänä vastaa pankin tiliotteen saldoa samana päivänä. On myös hyvä pyytää pankista saldotodistus tilinpäätöstä ja tase-erittelyjä varten, mikäli olet tilinpäätösvelvollinen. Jos pankin tai kassan saldot eivät vastaa kirjanpidossa tiliotteen tai kasssakirjan saldoja, ota pääkirja valikossa: Kirjanpito > Pääkirja ja etsi, missä kuussa ero on syntynyt. Yleensä jokin kirjaus puuttuu tai jonkin kirjaus on tehty tuplasti. Pankkiin tehdyt kirjaukset tulisi aina kirjata juuri niin kuin ne näkyvät tiliotteellakin. Varsinkin pankkitilin saldo kannattaa täsmätä tiliotteen saldon kanssa vähintäänkin kerran kuussa, jotta tilinpäätöksessä ei tarvitsisi käydä koko vuoden kirjauksia läpi. Vastattavaa Tarkista myös kaikki taseen Vastattavaa-puolen saldot. Oma pääoma Osakepääoma, mahdolliset rahastot, edellisten tilikausien tulos ja tilikauden tulos jne. Vieras pääoma Ota mahdollisista lainoista ja osamaksuveloista saldotodistukset ja tarkista, että kirjanpidossa on saman verran vierasta pääomaa jäljellä kuin todellisuudessakin. Tarkista, että ostovelat ovat todellisia. Onko jokin lasku maksettu, mutta näkyy vielä ostovelkana? Tarkista, että mahdollista ennakonpidätysvelkaa ja sairausvakuutusmaksuvelkaa on vain ko. tilinpäätöskuukauden verran jäljellä. Ennakonpidätykset ja sairausvakuutusmaksut tulisi maksaa Verohallinnolle aina palkanmaksukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä, joten tilinpäätöksessä pitäisi näkyä velkana vain ko. yhden kuukauden ennakonpidätysvelka ja sairausvakuutusmaksuvelka. Tarkista muut mahdolliset palkkojen sivukuluista aiheutuneet velat. Tarkista alv-velka ja mahdollinen verovelka. Arvonlisäverovelkaa tulisi tilinpäätöksessä olla vain kahden viimeisen kuukauden yhteenlasketun arvonlisäverovelan verran. Eli jos tilinpäätöspäivä on 31.12. tulisi alv-velassa olla vain joulukuun ja marraskuun alv-velat, mikäli alvit on maksettu aina ajallaan. Tarkista Omaverosta, mikä tilanne verovelan suhteen pitäisi olla myös kirjanpidossa. Siirtovelat Tarkista mahdolliset palkkoihin liittyvät siirtovelat: palkkavelat, lomapalkkavelat jne. Tee siirtovelkoihin myös tarvittavat tulojen ja verojen jaksotukset. Tilinpäätös tase-erittelyllä Kun olet tarkistanut kaikki tuloslaskelman ja taseen saldot sekä tehnyt tarvittavat tilinpäätösviennit, on aika laatia tilinpäätös. Tämä siis koskee vain tilinpäätösvelvollisia. Useimmille toiminimiyrittäjille riittää, että he tarkistavat tilinpäätöspäivänä tuloslaskelmansa ja taseensa sekä tekevät veroilmoituksen.   Passeli Meritillä voi laatia pohjat tilinpäätökselle ja tase-erittelyille, mutta molempia on vielä muokattava Wordissä. Suosittelemme katsomaan esimerkiksi tästä tilinpäätösmallista, missä muodossa tilinpäätös ja tase-erittely tulee esittää: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf Tase-erittely Taseen tilien tarkka sisältö on selvennettävä tilinpäätöksen yhteydessä. Tase-erittely on pakollinen osa osakeyhtiön tilinpäätöstä, mutta se ei ole kuitenkaan julkista tietoa. Tase-erittelyiden avulla tilien tarkka sisältö selkenee yhtiön ulkopuolisellekin henkilölle, esim. tilintarkastajille. Erittelyssä on hyvä esittää jokaisen erän arvo tilikauden alussa, tilikauden aikainen muutos sekä arvo tilikauden lopussa. Lisäksi erien tarkemmat tiedot on hyvä ilmoittaa – mitä tarkemmin sitä parempi. Myyntisaamisista voidaan esimerkiksi erotella asiakkaan nimi, myyntipäivä, laskun numero jne. Laadi pohja tase-erittelyille valikossa: Kirjanpito > Tilinpäätös > Uusi raportti.  Valitse päättynyt tilikausi ja ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, kun laadit tase-erittelyjä. Tase-erittelyt kannattaa laatia ennen tilinpäätöstä, koska usein siinä kohtaa voi huomata vielä jotakin korjattavaa kirjanpidossa. Paina Lisää.  Voit klikata Yleisiä tietoja, Tase, Tuloslaskelma ja LIITETIEDOT -välilehtiä nähdäksesi, mitä niiden alle haettiin kirjanpidosta.   Huomaa, että jos teet muutoksia kirjanpitoon sen jälkeen, kun olet laatinut tilinpäätösraportin, tulee sinun hakea tiedot tilinpäätökseen uudelleen Taseeseen ja Tuloslaskelmaan painamalla raportin alaosassa olevaa painiketta ”Laske tiedot uudelleen”. Päivitä tiedot sekä Taseen että Tuloslaskelman välilehdiltä. Luvut eivät päivity automaattisesti! Ota kohdasta LIITETIEDOT pois kaikki ruksit valintaruuduista. Näitä tarvitaan tilinpäätökseen, ei tase-erittelyihin. Liitetietotositteet Tase-erittelyihin lisätään aina liitetietotositteet, jotka todentavat taseessa näkyvän saldon oikeaksi ja avaavat tarkemmin, mistä kukin taseen erä koostuu. Esimerkiksi myyntisaamisista ja ostoveloista otetaan raportit tase-erittelyjen liitteeksi, joista nähdään, mitkä laskut ovat avoinna tilinpäätöshetkellä. Pankkitilin saldo sekä lainojen saldot todennetaan pankilta saatavilla todistuksilla jne. Saat tarvittavat kirjanpidon raportit ohjelmasta. Osakeyhtiön tase-erittelyt pitävät sisällään myös paljon muita dokumentteja ja todistuksia, jotka yhtiön on hankittava. Näitä ovat esimerkiksi: Varastoinventaari Avustukset/tukiprojektit Matkalaskut Käteiskassan saldo tilinpäätöspäivänä ja kassavastuullisen henkilön allekirjoitus Ennakkoverolippu ja ennakkoverojen riittävyyden tarkistus Verotuspäätös viimeksi vahvistettu verotus Saldotodistukset (korkosaatavineen) kaikista yhtiön pankkitileistä Arvopaperiote Saldotodistukset lainoista ja osamaksuista Osakaslainojen ehdot ja vakuudet Luettelo kiinnityksistä, annetuista panteista, takauksista ja muista vastuista Leasing-sopimusten kopiot Yhtiökokouspöytäkirjat (oy) Hallituksen/yhtiömiesten kokouspöytäkirjat Liitä liitetietotositteet myös Passeli Merittiin painamalla ylhäällä oikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CNTRL-näppäintä pohjassa.   Laadi tase-erittelyistä Word-pohja painamalla ylhäällä oikealla olevaa Word-painiketta. Muokkaa tase-erittelyt esimerkiksi tämän mallin mukaisesti: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf Ja lisää liitetietotositteet tase-erittelyihin manuaalisesti.       Tilinpäätös   Tilinpäätös on julkinen asiakirja, jossa esitetään tuloslaskelman ja taseen luvut yleisellä tasolla, ilman tilikohtaisia tietoja. Tilinpäätökseen lisätään myös liitetiedot, jotka täsmentävät ja täydentävät tuloslaskelman ja taseen tietoja. Laadi pohja Tilinpäätökselle valikossa: Kirjanpito > Tilinpäätös > Uusi raportti. Valitse tilikausi ja ota ruksi pois ruudusta: Tilikohtainen. Paina Lisää. Voit klikata Yleisiä tietoja, Tase, Tuloslaskelma ja LIITETIEDOT -välilehtiä nähdäksesi, mitä niiden alle haettiin kirjanpidosta. Huomaa, että jos teet muutoksia kirjanpitoon sen jälkeen, kun olet laatinut tilinpäätösraportin, tulee sinun hakea tiedot tilinpäätökseen uudelleen Taseeseen ja Tuloslaskelmaan painamalla raportin alaosassa olevaa painiketta ”Laske tiedot uudelleen”. Päivitä tiedot sekä Taseen että Tuloslaskelman välilehditä. Luvut eivät päivity automaattisesti! Avaa välilehti LIITETIEDOT ja ruksi valintaruudut niistä kohdista, jotka yrityksesi tulee esittää tilinpäätöksessään. Tallenna valinta.   Voit kirjoittaa Liitetietojen otsikoiden alle yritystäsi koskevat tiedot painamalla ensin sivun alaosassa olevaa Muuta-painiketta. Tiedot kannattaa tallentaa ohjelmaan, jotta ne olisivat käytössäsi seuraavaa tilinpäätöstä tehdessäsi. Jos olet laatinut aiempia tilinpäätöksiä Passeli Meritillä, voit kopioida tekstit uuteen tilinpäätökseen painamalla: Kopioi testit edellisestä tilinpäätöksestä. Näet esimerkiksi tästä mallista, miten liitetiedot tulee esittää tilinpäätöksessä: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf   Laadi tilinpäätöksestä Word-pohja painamalla ylhäällä oikealla olevaa Word-painiketta ja muokkaa tilinpäätös em. mallin mukaiseksi. Veroilmoitus Kun olet saanut valmiiksi tilinpäätöksen, laadi veroilmoitus Omaverossa. Käytä apunasi Tuloslaskelmaa ja Tasetta. Jokaisen tuloslaskelman ja taseen saldon tulisi löytää paikkansa Omaveron veroilmoituksella. Huomioi vähennyskelvottomat erät. Veroilmoitus ja kirjanpito voivat erota näiden osalta toisistaan. Kun saat Verohallinnolta verotuspäätöksen, vertaa päätöksessä olevaa tulosta tilinpäätöksen tulokseen ja tarkista, että ne vastaavat toisiaan. Huomaa, että kirjanpidon tulos voi erota vähennyskelvottomien erien osalta verotuspäätöksen tuloksesta. Sulje tilikausi Suosittelemme sulkemaan tilikauden, kun olet saanut tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tehtyä, jotta tiedot eivät muuttuisi myöhemmin, esimerkiksi jos tallennat joskus vahingossa tositteen väärälle kaudelle. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet. Klikkaa suljettava tilikausi auki ko. kauden riviltä ja ota ruksi pois ruudusta: Aktiivinen. Tallenna. Aineiston arkistointi Muistathan ottaa kaikki tarvittavat kirjanpitoon liittyvät tiedot järjestelmästä ennen sopimuksen päättymistä. Sopimusehtojen mukaisesti, Visma ei vastaa tietojen säilyttämisestä kirjanpitolaissa (1336/1997, muutoksineen) määritettyä aikaa. Tiedon säilyttäminen on palvelun irtisanomisen jälkeen täysin asiakkaan vastuulla.    

Hakeaksesi yrityksellesi maksukorttia, tulee sinun täyttää luotontarjoajan KYC-lomake. Tässä alla ohjeistus lomakkeen täyttämiseen   - Yhteystiedot Täytä yrityksesi sähköposti sekä puhelinnumero, ja valitse oletko yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Jos et ole yrityksen allekirjoitusoikeudellinen henkilö, voit valita "ei" ja silti suorittaa lomakkeen täytön loppuun. Lomakkeen lopussa tulee siinä tapauksessa linkki, jonka voit lähettää nimenkirjoitusoikeuden omaavalle henkilölle.   - Asiakastuntemus  Täytä kaikki kentät kohdasta Asiakastuntemus, jotta lomakkeen täyttöä voi jatkaa. Neljä ensimmäistä kohtaa valitaan alasvetovalikoista ja loput kohdat kyllä/ei vaihtoehdoilla.  Tosiallinen edunsaaja sekä poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö -kohdissa on lisäselite-kentät, joista saat apua tietojen täyttämiseen.            - Kuka tai ketkä allekirjoittavat sopimuksen?   Lisää tähän kohtaan henkilö tai henkilöt, joilla on nimenkirjoitusoikeus organisaatiossanne.     - Ehdot ja käytännöt  Ehdot ja käytännöt- kohdassa hyväksytään käyttöehdot sekä vakuutetaan tietojen oikeellisuus. Tämän jälkeen allekirjoitetaan sopimus BankID:llä tai mobiilivarmenteella, myös ruotsalainen Bank-ID on valittavissa   - Valitse yrityksellesi sopivin paketti     Kortin valinnan jälkeen aukeaa seuraava näkymä, jossa on ohjeistus seuraaviin vaiheisiin ja ikkunan voi sulkea:  

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.   Säilytyksen ja arkistoinnin järjestäminen kuuluu juridisesti yrityksen johdon vastuulle. Yrityksen vastuulla on huolehtia, että tarvittaessa kirjanpitoaineistoa voidaan lukea joko paperilta tai tietokoneen ruudulta.   Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä ja ne voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina (esimerkiksi pdf- tai html-muodossa) tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein aineistoa säilytetään myös näiden tapojen yhdistelmänä.   Jos kirjanpito arkistoidaan paperilla tai tiedostoina, huolehdi tämän aineiston oikeanmukaisesta säilytyksestä.  Jos kirjanpito arkistoidaan kirjanpito-ohjelman tietokannassa, varmista, että kirjanpito-ohjelmisto on käytettävissä niin kauan kuin kirjanpitoaineiston arkistointiaika on voimassa. Jos ohjelmisto on poistumassa yrityksen käytöstä, tulee aineisto ajaa joko tiedostoiksi tai tulostaa paperille.   Kirjanpidon arkistointiin kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Siinä luetellaan tositelajit (esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet jne) sekä lakitermein ”tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot”. Lisäksi luettelossa on hyvä kuvata myös kirjanpitoaineiston säilytystavat.  Kirjanpitoaineiston säilytysajat Eri kirjanpitoaineistolle on laissa säädetty vähimmäissäilytysajat: Tilinpäätös: 10 vuotta Toimintakertomus: 10 vuotta Kirjanpidot: 10 vuotta Tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: 10 vuotta Muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto: 6 vuotta Tilikauden tositteet: 6 vuotta Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta Edellä mainittu kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika voi kuitenkin olla pidempi. Tämä johtuu siitä, että muualla lainsäädännössä voi olla asetettu pidempiä määräaikoja säilytykseen, joita tällöin tulee noudattaa. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä. Aineiston arkistointi    Muistathan ottaa kaikki tarvittavat kirjanpitoon liittyvät tiedot järjestelmästä ennen sopimuksen päättymistä. Sopimusehtojen mukaisesti, Visma ei vastaa tietojen säilyttämisestä kirjanpitolaissa (1336/1997, muutoksineen) määritettyä aikaa. Tiedon säilyttäminen on palvelun irtisanomisen jälkeen täysin asiakkaan vastuulla.   Liitteiden lataaminen  Jos myynti- tai ostolaskuihin, maksutapahtumiin tai pääkirjatositteisiin on lisätty alkuperäisiä tositteita tai muita liitteitä, tulee ne ladata erikseen.  Jokaisesta em. valikosta löytyy Lataa liitteet -painike, jota painamalla voit ladata liitteet halutulta kaudelta.    Avaa jokainen valikko yksitellen: Myynnit > Myyntilaskut, Ostot > Ostolaskut, Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Maksuluettelo ja/tai kirjanpito > Pääkirjatosite. Valitse ajanjakso, jolta haluat ladata liitteet, painamalla Päivämääräsarakkeessa olevaa suurennuslasin kuvaketta. Syötä ajanjakson alku- ja loppupäivät, esim. tilikauden alku ja loppu. Paina Suodata.     Paina tämän jälkeen Lataa liitteet -painiketta:    Ohjelma hakee liitteet suodattimien perusteella ja tallentaa ne zip-pakettiin, kun painat Tallenna. Kirjanpitoaineiston tallentaminen Ohjelman valikosta Kirjanpito > Arkistointi, pääset luomaan varmuuskopiot kirjanpitoaineistoista.     Ajanjakso voidaan valita suoraan ylävalikosta olevista pikalinkeistä tai Ajanjakso-alasvetovalikon kautta. Syötä päivämäärä, esim. tilinpäätöspäivä tai kuukauden viimeinen päivä.  Pyöristys-valikosta voit valita, tulostetaanko raportit pyöristämättöminä vai kokonaislukuina. Ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, mikäli haluat tilikohtaisen taseen ja tuloslaskelman. Valitse halutut raportit. Voit lähettää aineiston sähköpostitse haluamaasi osoitteeseen, tai tallentaa zip-tiedostona.  Zip-tiedoston tallennuksen muodostama tiedosto vaatii purkamisen, jotta näet sen sisällä olevat tiedostot.   Pura tiedosto haluamaasi kohteeseen / kansioon tietokoneellesi tai muistitikulle ja arkistointi on valmis.            

Passeli Meritin Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.   Laskujen kierrätyksen käyttöönotto Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme OWS:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta: Verkkolaskutuksen aktivointi https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Verkkolaskutuksen-aktivointi/ta-p/600910 Laskujen kierrätystä tarvitaan yleensä sellaisissa yrityksissä, joiden kirjanpitoa ei tee yrityksen johtaja tai omistaja itse, vaan kirjanpitäjä tai tilitoimisto. Koska verkkolaskut liikkuvat suoraan laskun laatijan tietokoneelta ohjelmaan, on usein tarpeen, että yrityksen johtaja tai joku muu vastuunalainen henkilö vahvistaa saapuneiden laskujen oikeellisuuden.   Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys.   Laskujen vahvistajat Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Tilaa jokaiselle laskujen vahvistajalle omat lisäkäyttäjän oikeutensa. Ohje lisäkäyttäjiin löytyy täältä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Lisakayttajat-ja-paakayttajan-vaihtaminen/ta-p/620378   Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joille annetaan oikeudet vahvistaa sähköisiä ostolaskuja. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.   Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: "Sähköisen ostolaskun vahvistaja" ja "Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten". Tällöin vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.   Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi "Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut". Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.   Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi. Esimerkiksi jos yrityksen johtaja haluaa vahvistaa saapuvat verkkolaskut ennen kuin ne otetaan kirjanpitoon ostolaskuiksi ja hänet on määritelty ostolaskujen vahvistajaksi, yhtään saapuvaa verkkolaskua tai muutoin Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tallennettua laskua ei voida tallentaa ostolaskuksi, ennen kuin johtaja on ne vahvistanut.   Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun.   Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.   Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.   Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja. Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.  

Pankkien tiliotteet voi lukea sisään Passeli Merittiin sähköisenä, jolloin ohjelma kohdistaa maksut automaattisesti oikeille myynti- ja ostolaskuille viitenumeroiden perusteella. Ohjelmassa olevan pankkitilin tiedoissa tulee olla oikea IBAN-koodi (valikko: Maksutapahtumat - Pankit).   Pankkien tiliotteet luetaan ohjelmaan sisään verkkopankista saatavina tiedostoina. Tilaa pankiltasi tiliotteet XML-muodossa (ISO-standardin mukainen) ja sovi kuinka usein pankki laatii tiliotteet, esim. kerran päivässä/viikossa/kuukaudessa. Varmista, että tilitapahtumat saa tiedostoon eriteltyinä, jokainen tapahtuma omalla rivillään. Viitteiden lukupalvelun tulee olla pois päältä. Tietyistä pankeista voidaan ladata ohjelmaan myös csv-tiedosto, joka sisältää kuukauden tilitapahtumat (esim. Osuuspankki, S-Pankki, POP Pankki, Aktia, Paypal).   Huomaa, että koska Passeli Meritissä ei ole suoraa pankkikanavaa, ei pankin ja ohjelman välille tarvita valtuutuksia eikä mitään Web Service-kanavia (WS) tarvitse avata.   Osuuspankki Osuuspankin yritysasiakas, jolla on yrityksen verkkopalvelut saa Osuuspankista CSV-muotoisen tiliotteen kirjautumalla verkkopankkiin ja valitsemalla sieltä: Tilit, maksut ja laskutus - Tilit > Tositetiliote. Valitse aikaväli, esim. kuukausi, jonka kirjanpitoa teet. Avautuu luettelo, jossa tulee valita ”Lataa tiedostona” (oikean puoleinen painike). Tallenna tiedosto esim. Ladatut tiedostot - kansioon. Älä avaa sitä. Nordea Nordeasta on mahdollista tilata kaksi eri tiliotetiedostoa: XML-tiliote ja XML-viitemaksut. XML viitemaksut-tiliote sisältää vain viitteelliset suoritukset. Huomaa, että Nordeasta on tilattava erikseen tiliotetiedostot. Varmista myös tiliotetta tilatessasi, ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla rivillään. Tiliotteen saa XML-muotoisena kirjautumalla yrityspalveluun ja valitsemalla avautuvasta valikosta: Talous - Aineistot. Tämän jälkeen tulee valita Valitse aineisto -valikosta: XML-tiliote ja erikseen XML-viitemaksut. Aikaväliksi valitse pankin kanssa sovittu aikaväli. Sen jälkeen tulee valita Aineiston tila -kenttään: Uusi ja tallentaa tiliote esim. Ladatut tiedostot kansioon. Älä avaa tiedostoa. Danske Bank Danske Bankista tilataan XML-tiliote ja varmistetaan ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla riveillään. Kun haet tiliotteen verkkopankistasi, tallenna tiedosto esim. Ladatut tiedosto -kansioon. Älä avaa tiedostoa. Säästöpankki Pyydä pankistasi XML-muotoinen tiliote ja sovi aikaväli, miten usein tulet hakemaan tiliotteen. Varmista myös tiliotetta tilatessasi, ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla riveillään. Tallenna tiedosto tietokoneellesi. Älä avaa sitä. Oma Säästöpankki Tilaa pankistasi XML-muotoinen tiliote. Oma Säästöpankin kanssa pitää tehdä eräsiirtotilisopimus. WebService-kanavaa ei tarvita, vaan pankin kanssa voidaan sopia, että tiliote noudetaan itse yritysverkkopankissa Eräsiirto ja tiliotteet -valikossa. Varmista myös tiliotetta tilatessasi, ettei viitteiden lukupalvelu ole päällä, jotta tiliotteella näkyvät kaikki suoritukset omilla riveillään. Tallenna tiedosto tietokoneellesi. Älä avaa sitä. S-Pankki S-pankista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan CSV-tiedoston. Kirjaudu S-pankin verkkopankkiin. Valitse oikea tili (jos sinulla on useampia tilejä S-pankissa).  Syötä päivämäärät kohtaan: Tilitapahtumat ajalta. Klikkaa NÄYTÄ ja paina LATAA CSV-TIEDOSTONA (Tiliote tallentuu tietokoneen Ladatut tiedostot/Downloads -kansioon). POP-Pankki POP pankista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan CSV-tiedoston valikosta: Tilitapahtumat tiedostoon.  Päivämäärärajaus: valitse kalenterikuvakkeiden avulla päivämääräväli, jolta haluat tilitapahtumat.  Tapahtumatyyppi: valitse "Kaikki tapahtumat" Hyväksy valintasi "Siirrä tiedostoon"-painikkeella.  Valinnan jälkeen avautuvassa ikkunassa määrittelet, haluatko avata vai tallentaa tiedoston. Valitse Tallenna. Tiedoston nimi on muodossa tilinumero_päivämäärä.csv. Tallenna. Aktia Aktian verkkopankista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan csv-tiedoston valikossa Tapahtumahaku (syötä aikaväli) > Hae > Lataa tiedostoon > CSV. PayPal Paypalista voi ladata ohjelman kanssa yhteensopivan CSV-tiedoston. Holvi Holvista saa ohjelman kanssa yhteensopivan XML-tiedoston ottamalla yhteyttä heidän asiakastukeensa. https://support.holvi.com/hc/fi/articles/115005238365/   Tiliotetiedoston tuominen Passeli Merittiin   Tiliotetiedosto ladataan verkkopankista ensin omalle koneelle, esim. Ladatut tiedostot -kansioon ja tuodaan sitten Merit Aktivaan. Älä avaa tiliotetiedostoa ennen kuin tuot sen Passeli Merittiin ettei tiedosto mene ”rikki”.   Kun olet tallentanut tiliotteen verkkopankistasi, tiedosto tuodaan Passeli Merittiin Maksutapahtumat valikosta (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat) napsauttamalla kyseisen pankin kohdalla olevaa linkkiä Tiliotteiden sisäänluku.     Klikkaa avautuvasta ikkunasta Avaa tiedosto ... -painiketta ja valitse kansiostasi tiliotetiedosto, jonka tallensit koneellesi. Valitse Avaa tiedosto (tilitoimistoille), jos olet tilannut pankista tiedoston, joka sisältää usean eri yrityksen tiliotteet, jolloin saat tuotua ne kerralla kaikkiin Passeli Meritissä oleviin yrityksiin, joissa on yhteinen pääkäyttäjä.   Kun tiliote on tuotu ohjelmaan, näet kaikki tapahtumat omilla riveillään.     Vihreät rivit on kohdistettu automaattisesti asiakkaan tai toimittajan laskuun. Voit vahvistaa kyseiset rivit heti klikkaamalla Vahvista-painiketta.   Valkoiset rivit eivät ole jostain syystä kohdistuneet laskuille (viitenumero voi olla väärin, lasku on jo maksettu tai laskua ei ole olemassa, esim. korkotulot tai ennakkoverot) ja ne tulee kohdistaa tai tiliöidä käsin. Jos lasku on tehty ohjelmaan, paina vasemmanpuoleista Laskut-kuvaketta ja etsi oikea osto- tai myyntilasku, johon maksu kohdistetaan. Mikäli maksurivi ei liity laskuihin, klikkaa oikeanpuoleista Muut-kuvaketta ja tiliöi maksu valitsemalla maksua vastaava kirjanpitotili.   Huom! Voit myös kohdistaa osan maksusta Laskut-painikkeella ja toisen osan Muut-painikkeella. Esim. Verohallinnon alv-maksu voidaan kohdistaa Laskut-painikkeella avoinna olevaan alv-velkaan ja myöhästyneeseen maksuun liittyvä korko voidaan tiliöidä Muut-painikkeella oikealle kulutilille.   Kun tiliotteen kaikki rivit on kohdistettu (merkitty vihreällä), klikkaa Vahvista-painiketta. Ohjelma laatii vahvistamisen yhteydessä automaattisesti kirjaukset pääkirjaan ja maksut lisätään maksuluetteloon.   Jos et halua vahvistaa jotakin riviä, voit poistaa sen napsauttamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-kuvaketta. Voit myös vahvistaa ensin vihreät rivit ja poistaa sen jälkeen kaikki valkoiset rivit kerralla napsauttamalla Poista-painiketta.      Jos haluat keskeyttää työn pankin tiliotteiden tuonti-ikkunassa, tekemäsi toimet tallennetaan automaattisesti ja voit jatkaa käsittelyä myöhemmin.   Jos valitset jo tuodun pankin XML-muotoisen tiliotetiedoston vahingossa uudelleen, ohjelmaan aiemmin tuotuja, vahvistettuja tietoja ei tuoda toistamiseen. CVS-muotoiset tiliotetiedostot voidaan tuoda ohjelmaan uudelleen vaikka maksutapahtumat olisi jo kertaalleen vahvistettu.   Huom! Jos olet luonut ohjelmassa maksumääräyksiä, älä vahvista niitä maksumääräysten ikkunassa. Kun tiliote luetaan sisään, kohdistaa ohjelma maksut oikeille ostolaskuille ja ko. ostolaskut vahvistetaan automaattisesti maksumääräyksistä. Jos olet vahvistanut maksumääräykset maksumääräysten ikkunasta, tekee ohjelma jo siinä vaiheessa kirjauksen D Ostovelkatili, K Pankkitili. Tällöin voit poistaa ko. rivit tiliotteelta.   Maksumääräyksiä varten tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Löydät lisätietoja maksumääräyksistä ja niiden luomisesta Passeli Meritin ohjeesta: Maksumääräykset.   Vahvistettujen maksutapahtumien muokkaus   Voit tarvittaessa muuttaa jo vahvistettuja ja kirjanpitoon kirjattuja maksutapahtumia avaamalla maksutapahtuman Maksuluettelosta (Maksutapahtumat - Maksutapahtumat - Maksuluettelo ko. pankin kohdalla) ja painamalla Muuta-painiketta.         Tee tarvittavat muutokset ja Tallenna. Muista tarkistaa, että pankin saldo kirjanpidossa vastaa tiliotteen saldoa.

Kaikki ostolaskut, myös tavara- ja palveluostot EU:n ulkopuolelta, lisätään valikosta Ostot > Ostolaskut.   Toimittajan tiedoissa on tärkeää valita oikea EU:n ulkopuolinen maa. Maa-asetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Maat) on määritelty, onko kyseessä EU:n ulkopuolinen maa vai ei. Tämän perusteella ohjelma laskee käänteisen arvonlisäveron ja valitsee automaattisesti ostolaskun arvonlisäveron summaksi nollan riippumatta laskun riveillä käytetystä ALV-prosentista. Ostolaskuun lisättyjen nimikkeiden ALV-prosentin tulee olla ostajan maan alv-kanta, esim. 25,5 %.   Tavaraostot EU:n ulkopuolelta Valitse toimittajan tiedoissa maaksi muu kuin EU-maa ja laskun riveille sopiva ostonimike tai esim. Ostot tuonti (kirjanpitotili 4130 Ostot tuonti). Voit myös halutessasi käyttää jotakin muuta nimikettä ja kulutiliä (varmista, että nimikkeen tyyppi on Tavara). Tarkista että laskurivillä alv-kanta on 25,5 %, 14 % tai 10 %.    Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 4130 Ostot tuonti K 2871 Ostovelat D 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv Ostolaskun summa ja veron osuus ilmoitetaan ostajan maan alv-kannan mukaisesti (esim. 25,5 %) ja ne kirjautuvat arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 310 Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta 304 Vero tavaroiden maahantuonnista EU:n ulkopuolella  307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  Palveluostot EU:n ulkopuolelta Tee palveluostoista EU:n ulkopuolelta ostolasku samoin kuin tavaraostoista EU:n ulkopuolelta (oikean EU:n ulkopuolisen maan valinta on tärkeää toimittajan tiedoissa), mutta valitse nimikkeeksi esim.4470 Yhteisöpalveluhankinnat tai 4490 Muut ulkopuoliset palvelut. Voit myös käyttää jotakin muuta nimikettä ja kulutiliä (varmista, että nimikkeen tyyppi on Palvelu). Tarkista, että alv-kanta laskurivillä on 25,5 %.   Kun laskun tallentaa, ohjelma kirjaa oston ja siihen liittyvän käänteisen arvonlisäveron: D 4490 Muut ulkopuoliset palvelut K 2760 Ostovelat D 29396 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv K 29395 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv Veron osuus ilmoitetaan ostajan maan alv-kannan mukaisesti (esim. 25,5 %) ja se kirjautuu arvonlisäveroilmoitukseen riveille: 301 Vero kotimaan myynnistä ja 307 Kohdekauden vähennettävä vero, jolloin verovaikutus on 0.  Tullattavat tavarat, joissa veron peruste eroaa ostolaskun summasta Edellinen ohje sopii sellaisten lähetysten kirjaamiseen, joita ei tarvitse tullata (esim. tietovälineelle tallennetut tietokoneohjelmat).  Jos on kyse tullattavasta tavarasta, maahantuonnin arvonlisäveron perusteen laskennassa käytetään lähtöarvona yleensä tullausarvoa, johon on lisätty  AVL 91§, 93§ ja 93a§:ssä tarkoitetut erät (kuljetus EU:hun saapumispaikkaan saakka, lastaus-, purkaus- ja vakuutuskulut, muut maahantuontiin liittyvät kulut sekä verot, tullit, tuontimaksut ja muut maksut lukuun ottamatta arvonlisäveroa). Veron perusteen laskemiseen tarvitaan tullauspäätös. Seuraavassa esimerkissä on ohje, jolla saadaan ohjelman arvonlisäverolaskelmassa näkymään maahantuonnin arvonlisävero oikein arvonlisäverolaskelmalla, eli oikea veron peruste rivillä "Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta" ja siitä laskettu "laskennallinen" arvonlisävero riveillä " Vero tavaroiden maahantuonnista EU:n ulkopuolelta" sekä "Kohdekauden vähennettävä vero".  Esimerkissä veron perusteeksi on laskettu 1173,55 euroa.   Käänteisestä arvonlisäveron osuudesta tehdään oma erillinen "ostolaskunsa" sille kuulle, jolloin maahantuonnin alv tulee ilmoittaa. Valitse laskuun Toimittaja, jonka maana on EU:n ulkopuolinen maa. Syötä laskun riveille tiedot esimerkin mukaisesti (huomaa alv-kannat riveillä). Ostolaskun summaksi muodostuu 0, joten tuloslaskelmaan sillä ei ole vaikutusta. Tämä ei siis vaikuta maksettavaan arvonlisäveroon, mutta sen mukaan ohjautuu vähennettävä ja suoritettava alv vastaavan kuukauden alv-laskelmaan ja veron peruste (1173,55€) näkyy rivillä Tavaroiden maahantuonnit EU:n ulkopuolelta. (huomaa, että toisella rivillä on määräsarakkeessa -1)   Tästä muodostuu pääkirjaan kirjaus: D 2936 EU-ostoista ja tuonnista vähennettävä alv 281,65 K 2935 EU-ostoista ja tuonnista suoritettava alv 281,65   2. Itse kauppalasku voidaan kirjata ostolaskuna (tai pääkirjatositteena). ALV-kenttään tulee valita: ei veronalainen (-). Tällöin laskun summa ei tule lainkaan alv-laskelmaan, mutta se kirjautuu kuluksi tuloslaskelmaan. Kaikki rahtilaskut, huolintakulut, valmisteverot voidaan tällöin kirjata tavalliseen tapaan ostolaskuina.  Ennakkomaksut Jos tavarat tilataan ja maksetaan ennakkoon, voidaan ennakkomaksut kirjata ostoreskontraan kyseiselle toimittajalle ennakkomaksuina.  Kirjauksen voi tehdä Maksutapahtumat-valikossa valitsemalla Maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja ja Toimittaja-kenttään kyseisen toimittajan. Toimittajan tietoihin kannattaa laittaa valmiiksi oikea maa. Maksettu summa syötetään Ennakkomaksu-riville. Tällöin ennakkomaksu näkyy taseen Vastaavaa-puolella Ennakkomaksut-tilillä. Ennakkomaksulaskun voi lisätä kirjaukseen liitteeksi esim. pdf-muodossa (skannattuna) paperiliittimen kuvaketta klikkaamalla.   Kun varsinainen ostolasku aikanaan saapuu, tulee se listätä ohjelmaan ostolaskuna, jotta maksettu ennakkomaksu voidaan kohdistaa ostoreskontrassa ko. laskuun. Maksun kohdistus tehdään valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus. Vaihtoehtoisesti, ennakkomaksu voidaan syöttää myös ostolaskuna. Tällöin laskun rivillä Tili-kenttään valitaan oikea ennakkomaksutili, esim. 1381 Ennakkomaksut, aineelliset hyödykkeet ja ALV-kannaksi ”Ei veronalainen”. Varsinainen ostolasku ja ennakkomaksulasku voidaan kuitata myöhemmin keskenään Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus -valikossa.      

Kaikista myynneistä laaditaan myyntilaskut, myös kassamyynneistä, pankkikorttimyynneistä ja käyttöomaisuuden myynnistä. Kun kirjaat käyttöomaisuuden myyntejä, ruksi tällöin ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu. Uuden myyntilaskun kirjaaminen tapahtuu Myynnit - Myyntilaskut.     Voit syöttää uuden myyntilaskun painamalla Lisää myyntilasku.   1. Asiakkaan valinta Valitse Asiakas tai lisää asiakasluetteloon uusi asiakas painamalla Lisää uusi. 2. Laskun päivämäärä ja eräpäivä Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä. Myyntilaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä laskulle tulostuvasta päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa. 3. Laskun numero Ohjelma täyttää Laskun nro:n automaattisesti Yleisissä asetuksissa olevan myyntilaskun numerosarja-asetusten mukaisesti.   Myyntilaskut voidaan numeroida yrityskohtaisen numerointi järjestelmän mukaisesti Myyntilaskun asetuksissa valikossa; Asetukset - Yleiset asetukset - Numerosarjat. Yrityksen eri osastoille voidaan myös laatia erillinen numerointi valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. 4. Tilausnumero Tilausnumero: asiakkaalta saatu ostotilausnumero syötetään tähän kenttään manuaalisesti. Tilausnumero syötetään automaattisesti, mikäli ohjelman Premium-versiolla on laadittu tilaus ja sen perusteella myyntilasku. 5. Toimituspäivä Toimituspäivä kenttä myyntilaskussa viittaa päivään, jolloin tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. Tämä päivämäärä voi usein olla eri kuin laskun päivämäärä. 6. Valuutta Laadittaessa myyntilaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. Mikäli asiakkaan tietoihin on valittu jokin muu valuutta kuin Euro, laaditaan lasku ko. valuutan mukaan. 7. Viitenumero Viitenumero voidaan muodostaa kahdella eri tavalla:   Viitenumero muodostuu myyntilaskun numeron perusteella. Käytetään asiakaskohtaista viitenumeroa, jolloin asiakkaan tietoihin lisätään viitenumeron perusosa (ilman tarkistenumeroa). 8. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin, projekteihin ja/tai kustannuspaikkoihin, myyntilaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto, projekti ja/tai kustannuspaikka. Nämä on kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen myyntiraportti ja myyntisaamisten raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto, projekti ja/tai kustannuspaikka siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektin valinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti myyntilaskun ylätunnisteeseen ja lasku riveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti tai muu dimensio lisätään pääkirjan kirjauksessa tulotilin riville ja tavaroiden myynnin ollessa kyseessä myös myytyjen tavaroiden menotilin riville. Osaston, projektin tai kustannuspaikan voi valita myös laskurivikohtaisesti. 9. Maksaja Tämä kenttä täytyy automaattisesti asiakkaan valinnan jälkeen, jos asiakkaan tietoihin on määritelty maksaja erikseen. Huomioithan, että tieto maksajasta siirtyy vain laskutulosteelle, mutta lähetyksessä käytetään asiakkaan tietoja. 10. Viitteemme Yrityksesi sisäinen viittaus, kuten laskun, projektin tai tilauksen numero. 11. Viitteenne Asiakkaan antama viitenumero tai esimerkiksi tilaustunnus. 12. Käyttöomaisuuden myynti Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja valitse nimikkeeksi kyseinen käyttöomaisuushyödyke. Kun lasku tallennetaan, ohjelma poistaa kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustililtä, tyhjentää poistotilin, kirjaa myyntitappion tai -voiton. Ks. ohje: Käyttöomaisuus. 13. Laskurivit Myyntilaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta myytävän nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi.  Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, myyntihinnan, myyntitulotilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa laskulle tulostuvan selitteen. Mikäli myyntilaskussa on nimike, jonka tyyppi on Varastotavara (myyntilaskun rivin lopussa on Tyyppi = VT), tällöin muodostuu myös varastotapahtuma eli tavara otetaan varastosta. Mikäli varastossa on riittävästi tavaraa, ohjelmisto laskee FIFO-menetelmän perusteella tavaran omakustannusarvon ja myyntitulokirjauksen lisäksi tehdään myös automaattinen Myyntikustannuskirjaus. Mikäli tavaraa ei ole varastossa haluttua määrää, myyntikirjaus voidaan laatia, mutta ohjelmisto ei tee myyntikustannuskirjausta. Tavara siirtyy pois varastosta, ja varastosaldo on negatiivinen. Mikäli ostolaskulla tai varastotapahtumalla on lisätty varastoon haluttu määrä tavaraa myöhemmin, varastohinta määritellään ja varaston arvoa koskeva kirjaus tehdään käynnistämällä ohjelmiston valikosta varaston omakustannusarvon uudelleenlaskenta: Varasto - Omakustannusarvon uudelleenlaskenta. Myös myyntikustannuskirjaus laaditaan tällöin automaattisesti.  Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään myytävän nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina. Tarvittaessa laskuriville voidaan lisätä alennusprosentti. Tietystä nimikkeestä ja kaikille asiakkaille toistaiseksi voimassa olevaa alennusta laadittaessa alennus määritetään erikseen nimikkeen tiedoissa.   Myös laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille myynti kirjautuu.   Mikäli myyntilaskun rivi halutaan sitoa kustannuspaikkaan, projektiin ja/tai muuhun dimensioon, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa kyseisen dimension painiketta sekä jaetaan myyntisumma sopivien kustannuspaikkojen, projektien ja/tai muiden dimensioiden kesken.   Mikäli myyntisumma jakautuu useamman dimension kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta.   Esim. 50 % yhdelle kustannuspaikalle ja 50 % toiselle. Kustannuspaikat ja projektit on kuitenkin ensin määriteltävä valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kustannuspaikat / Projektit/Dimensiot. Myyntilaskun summan kohdistaminen dimensiolle merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. dimensiolle syntyy tulo, eli kustannuspaikan/projektin/muun dimension tulos kasvaa. Myyntilaskun rivi voidaan sitoa myös osastoon valitsemalla osasto laskurivin sarakkeeseen Osasto.  14. Lisätiedot Lisätietoja-painiketta napsauttamalla laskuun voidaan lisätä kommentteja sekä tarvittaessa viittaus mahdolliseen kolmikantakauppaan. Myös arvonlisäverovelvollisuustietoja voidaan tarvittaessa muuttaa. Mikäli valintaruudusta Arvonlisäverovelvollinen otetaan valinta pois, ei laskulle lisätä arvonlisäveroja. Vasemmanpuoleiseen Kommentti-kenttään lisätään tiedot, jotka halutaan tulostaa laskuun laskun rivien yläpuolelle. Oikeanpuoleiseen Kommentti–kenttään lisätään tiedot, jotka halutaan tulostaa laskun rivien alapuolelle. Jos kommentti lisätään suoraan laskulle, tulostuu se vain ko. laskulle. Tietyn asiakkaan kaikkiin laskuihin tulostuvat kommentit lisätään asiakastiedoissa (Myynnit - Asiakkaat). Kommentiksi voi myös valita jonkin valmiista pysyvistä kommenteista. Pysyviä kommentteja lisätään ja muokataan valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Pysyvä kommentti. Tiliöintiviite on kirjanpitoon liittyvä koodi tai viite, joka auttaa kohdistamaan laskun oikeaan tiliöintiin tai kustannuspaikkaan. Työmaatunnus on erityinen tunniste, joka liittyy tiettyyn työmaahan tai projektiin. Tarjouksen viite on viite aikaisempaan tarjoukseen (esimerkiksi tarjouksen numero), johon lasku perustuu.  15. Tarkista laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskutettava loppusumma ennen laskun lähettämistä.  16. Laskun tallentaminen Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä valmista laskua tarvitse tulostaa, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää.   Kun myyntilasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Myyntisaamiset. K Myynti, K ALV kotimaan myynnistä, Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite MY –painiketta.   Ohjelman automaattisesti luoma MY-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (MY) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä yritykselle jäävään myyntilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä MY-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee silloin aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus myyntilaskuun. Kaikkia myyntilaskuista laadittuja kirjauksia voi katsella raportista Päiväkirja (Kirjanpito - Päiväkirja) käyttämällä suodatinta: Tositelaji = MY Myynnin kirjaus. 17. Laskun lähettäminen Laskun tallentamisen jälkeen oikeaan yläkulmaan ilmestyy painikkeet, joilla pääset lähettämään laskuja. PDF-painiketta painamalla ohjelma luo PDF-tiedoston, jonka voit esimerkiksi tarvittaessa tulostaa. Kirjekuoren kuvaa painamalla voit lähettää laskun sähköpostitse. Mikäli haluat lähettää laskun verkkolaskuna, siitä tarkemmat ohjeet täällä: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Verkkolaskun-lahetys/ta-p/601830        

Passeli Meritiin on mahdollista integroida palkanlaskenta-osio. Integroidun palkanlaskennan tarjoaa Palkkaus.fi, josta voit lukea lisää täältä. Palkanlaskennan tiedot siirtyvät automaattisesti Passeli Meritin ja Palkkaus.fi-ohjelman välillä, kun integraatio on tehty. Huomioithan, että integraatio ei ole käytettävissä kokeiluversiossa.    Palkkaus.fi voidaan ottaa käyttöön suoraan Passeli Meritistä, jos Palkkaus.fi:tä ei ole vielä käytössä. Jos Palkkaus.fi:hin on jo olemassa olevat tunnukset, niin käyttöönotto suoritetaan Palkkaus.fi:n kautta olemassa olevilla tunnuksilla. Käyttöönotto suoraan Passeli Meritistä                                                                                                                                                  1. Klikkaa Passeli Meritissä kohtaa Palkanlaskenta, ja uudelleen Palkanlaskenta.   2. Siirry allekirjoittamaan valtakirja, tai kopioi linkki, ja lähetä se yrityksen nimenkirjoitusoikeudelliselle henkilölle allekirjoitettavaksi.  Täytä valtakirjaan kaikki tarvittavat tiedot, ja klikkaa Allekirjoita-painiketta: 3. Tämän jälkeen siirrytään tunnistautumiseen. Valtakirja allekirjoitetaan henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Valitse haluttu tunnistautumistapa.   4. Onnistuneen allekirjoituksen jälkeen siirrytään Palkkaus.fi:hin luomaan tili Uusi tili-painikkeesta.  Valitse rooli, jolla kirjaudut palveluun.  Luo uusi tunnus, ja vahvista sähköpostiosoitteesi sähköpostiisi saamastasi linkistä.   5. Voit nyt aloittaa palkanlaskennan käytön.    Käyttöönotto Palkkaus.fi:n kautta 1. Kirjaudu sisään tunnuksillasi Palkkaus.fi:hin. 2. Mene kohtaan Aseukset-Integraatiot, klikkaa Passeli Meritin kumppanikorttia, ja ota integraatio käyttöön vierittämällä liukupalkki oikealle ON-asentoon. 3. Siirry Passeli Meritiin ja aloita käyttö Palkanlaskenta-osiossa    

Passeli Meritin Premium-versiossa voi laatia ja lähettää ostotilauksia toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset. Ostotilauksesta voi laatia ostolaskun, kun sen tilaksi on määritelty ”Vahvistettu”.   Asetukset Ostotilausten numerointi Ostotilausten numerosarjan ja etuliitteen voi halutessaan määritellä valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Numerosarjat.   Seuraava ostotilauksen nro – ostotilauksissa tehtyjen tositteiden numerointi eroaa oletusarvoisesti myyntilaskujen numeroinnista. Voit määritellä ostotilaukselle numerosarjan. Ostotilauksen etuliite – etuliite, joka lisätään ostotilauksen numeron eteen. Voit määritellä ostotilauksille etuliitteen, esim. OT-. Tallenna tekemäsi muutokset. Sähköpostiasetukset Valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset voit katsella, lisätä tai muuttaa olemassa olevia sähköpostiviestien tekstejä. Ohjelman alkuasetuksissa on valmiina oletusteksti ostotilauksen lähetystä varten. Voit halutessasi muokata tekstiä tai lisätä uusia.   Sähköpostiasetuksiin lisätty sähköpostiosoite ja “Oletuksena käytettävä teksti“ -sarakkeessa valittu viesti tulee ostotilausta lähetettäessä lähettävän viestin esinäkymään. Voit tarvittaessa muokata viestiä tai valita toisen oletusviestin ennen kuin lähetät asiakirjan asiakkaalle. Uusi oletusviesti ja viestien muokkaus Ohjelmaan on lisätty erilaisia oletusviestejä asiakirjojen sähköpostilla lähettämistä varten. Asiakirjan nimellä voi erottaa eri sähköpostiviestit toisistaan ja Asiakirjatyyppi määrää missä tositelajissa viestiä käytetään. Sähköpostiasetuksissa voidaan myös lisätä omia tekstejä klikkaamalla Uusi oletusviesti -painiketta.   Olemassa olevia tekstejä voidaan muuttaa klikkaamalla oletusviestiä.   Oletusviesteissä voidaan lisätä tekstin sisään muuttujia. Voit valita muuttujaksi yrityksen nimen, asiakirjan numeron tai tarjouksissa linkin asiakirjaan. Sähköpostiasetusten oletusviestiin merkityt muuttujat korvataan muuttujasta riippuen joko asiakirjan numerolla tai yrityksenne nimellä. Online-linkin avulla toimittaja voi avata ohjelmasta lähetetyn ostotilauksen linkin kautta ja antaa teille palautetta tilauksesta suoraan asiakirjassa (vahvistaa tai hylätä ostotilauksen ja lisätä kommentteja). Sen tuloksena ostotilauksen tila muuttuu ohjelmassa automaattisesti (Vahvistettu, Hylätty tai Saapunut kommentti) ja ostotilauksen vastaanottaja näkee tilan ohjelman Ostotilusten-luettelossa (Ostot > Ostotilaukset). Käytä Online-linkkiä vain tarjouksissa käytettävissä oletusviesteissä. Online-linkki ei avaudu muiden tositetyyppien oletusviesteissä. Oletusviestin voi lisätä myös englannin-, ruotsin- tai vironkielisenä sellaisille asiakkaille, joiden myyntilaskun kieli on englanti, ruotsi tai viro. Ostotilauksen laatiminen Ostotilauksia voi laatia ja lähettää toimittajille valikossa: Ostot > Ostotilaukset.   Lisää uusi ostotilaus klikkaamalla Lisää ostotilaus -painiketta.   Täytä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot.   Toimittaja – valitse ensin toimittaja, jolle haluat lähettää ostotilauksen. Voit myös lisätä uuden toimittajan tätä kautta. Päivämäärä – ostotilausta laadittaessa ohjelma antaa automaattisesti asiakirjan päivämääräksi kuluvan päivän. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Viimeinen voimassaolopäivä – päivämäärä muodostuu automaattisesti 14 päivää ostotilauksen päivämäärästä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Toimituspäivä – syötä halutessasi tavaran tai palvelun toimituspäivä. Ostotilausnumero – muodostuu automaattisesti asetuksiin määritellystä seuraavasta vapaasta numerosta ja etuliitteestä. Tätä voidaan tarvittaessa muuttaa. Dimensiot – ostotilaukselle voidaan määritellä osasto, projekti tai kustannuspaikka, mikäli nämä on määritelty asetuksissa (Asetukset > Dimensiot). Liitteet – voit lisätä ostotilaukseen liitteitä. Kaikki tiedostomuodot sopivat (PDF, JPG, PNG, DOC, XLS ym.). Lisää liitteet klikkaamalla paperiliittimen kuvaketta tai raahaamalla liite hiirellä ostotilauksen päälle. Liite näytetään esikatselukuvassa. Liitteen voi ladata koneelle painamalla paperiliittimen kuvaketta. Jos asiakirjaan on lisätty liitetiedosto, asiakirjaa sähköpostitse lähetettäessä otetaan mukaan myös liite. Jos liitettä ei haluta lähettää asiakirjan mukana sähköpostitse, tulee tarjous lähettää ensin ja lisätä vasta sen jälkeen tarjoukseen liitetiedostot. Ostotilauksen rivit – Valitse ostotilaukseen tilattavat tuotteet tai palvelut, tarkista summat ja alv. Uusi kommentti – Toimittajalle voidaan lähettää ostotilauksen mukana kommentti painamalla Uusi kommentti -painiketta. Historia -linkkiä klikkaamalla avautuu kyseistä asiakirjaa koskevien toimien ja kommenttien historia.   Tallenna ostotilaus. Ostotilauksen laatiminen tarjouksista ja tilauksista Ostotilauksen voi laatia myös Tarjousten ja Tilausten kautta valikossa Myynnit > Tarjoukset, jos esimerkiksi asiakas tekee tilauksen ja yrityksen tulee ostaa ko. tilaukseen liittyviä tuotteita toimittajaltaan. Katso tarkemmat ohjeet tarjouksen ja tilauksen laatimiseen ohjeesta: Tarjoukset, Tilaukset ja Ennakkolaskut Premium-versiossa. Nimikkeet Jos laadit ostotilauksia tarjousten tai myyntitilausten perusteella, kannattaa myyntinimikkeiden asetuksiin valita Aktiivisuus-kohtaan:Myynti- ja ostolaskuissa. Näin sinun ei tarvitse enää ostotilauksessa valita riveille nimikettä uudelleen. Avaa myyntinimikkeet valikossa: Myynnit > Nimikkeet. Tarkista myyntitili ja ostotili. Ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan nimikkeen määritysten perusteella.   Ostotilauksen laatiminen tarjouksen tai myyntitilauksen perusteella Avaa tarjous tai myyntitilaus valikossa: Myynnit > Tarjoukset. Tarjouksen tai tilauksen tilaksi tulee olla määritelty ”Vahvistettu”, jotta rivit voidaan kopioida ostotilaukselle.    Paina: Kopio rivit ostotilaukseen.   Ohjelma laatii uuden ostotilauksen, jossa käytetään samoja rivejä kuin tarjouksessa tai tilauksessa. Valitse ostotilaukseen toimittaja ja tarkista tilauksen päivämäärät ja numerot. Valitse mahdollisesti tarvittavat dimensiot. Huomaa, että dimensiot tulee ensin määritellä asetuksissa (Asetukset > Dimensiot). Mikäli tarjouksessa tai tilauksessa käytettiin nimikkeitä, jotka ovat aktiivisia sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa, ei nimikettä tarvitse valita uudelleen.   Jos myyntitarjouksessa tai -tilauksessa on käytetty nimikettä, joka on aktiivinen vain myyntilaskuissa, valitse ostotilauksen riveille ostonimikkeet ja tarkista ostotili. Huomaa, että Selitekentän teksti muuttuu tällöin valitun ostonimikkeen mukaiseksi selitteeksi ja se tulee ehkä muokata.    Tarkista ostotilaus hintoineen ja alveineen. Tallenna ostotilaus. Ostotilausten katselu Ostotilausten luettelossa näkyvät kaikki ostotilaukset lukuun ottamatta niitä, jotka on poistettu tai joiden pohjalta on laadittu ostolaskut. Tila-kentän suodatin näyttää oletusasetuksena ostotilausten luettelossa vain ne asiakirjat, joiden käsittely on vielä kesken.   Jos haluat katsella kaikkia laadittuja ostotilauksia, klikkaa otsikkorivillä Tila-kentässä olevaa suurennuslasin kuvaketta ja valitse sen jälkeen: Näytä kaikki. Näet tämän jälkeen listassa myös ne ostotilaukset, joista on laadittu laskut. Voit tulostaa ostotilauksesta PDF-tiedoston painamalla PDF ostotilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilauksen muokkaaminen Mikäli haluat muokata ostotilausta, avaa tilaus klikkaamalla sen riviä ja paina kynän kuvaa tilauksen vasemmassa yläkulmassa. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna. Ostotilauksen lähettäminen Lähetä ostotilaus klikkaamalla kirjekuoren kuvaa tilauksen oikeassa yläkulmassa. Ostotilaus lähetetään toimittajan tiedoissa määriteltyyn sähköpostiosoitteeseen.  Suosittelemme lisäämään sähköpostiasetuksissa (Asetukset > Yleiset asetukset > Sähköpostiasetukset) piilokopiokenttään oman sähköpostiosoitteesi, jotta saat viestin liitteineen itsellesi arkistoon. Passeli Merittiin ei jää sähköpostiviesteistä muita lokitietoja kuin viestin lähetyspäivämäärä.   Ostotilan tila muuttuu automaattisesti tilasta: ”Lähettämättä” tilaan: ”Lähetetty”.   Toimittaja saa ostotilauksen sähköpostiinsa. Sähköpostiviestissä on linkki, jota klikkaamalla hän voi katsella, kommentoida ja vahvistaa tai hylätä ostotilauksen. Näet toimittajan hyväksynnän, hylkäämisen tai kommentoinnin ostotilausten listalta kohdasta: Tila.   Näet ostotilauksen kommentit ja toimintojen historian avaamalla tilauksen ja painamalla Historia-linkkiä.   Ostotilauksen status Ostotilauksella oleva kohta: Tila näyttää laadittavan asiakirjan tilan: Lähettämättä, Lähetetty, vahvistettu, Hylätty, Saapunut kommentti, Lasku on laadittu osittain, Lasku laadittu tai Mitätöity. Ostotilauksen tila muuttuu automaattisesti sen mukaan, mitä tilaukselle on tehty, mutta tilan voi muuttaa myös manuaalisesti suoraan asiakirjassa klikkaamalla tilan nimitystä. Ostotilauksen status näkyy sekä ostotilausten listalla, että avaamalla tietyn ostotilauksen: Ostotilauksen tila asiakirjalla: Huomaa, että tilan on oltava ”Vahvistettu” ennen kuin voit laatia ostolaskun ostotilauksen perusteella. Seuraava toiminto -kohtaan voit tehdä itsellesi muistiinpanoja ostotilaukseen liittyen (esim. odottaa toimitusta tms.). Seuraava toiminto näkyy tarjousten luettelossa ”Seuraava toiminto”-sarakkeessa. Uusi kommentti-painikkeella voidaan ostotilaukselle lisätä kommentteja itselle muistiinpanoiksi. Näitä kommentteja ei lähetetä toimittajalle. Ostolaskun laatiminen ostotilauksen perusteella Ostotilauksesta voidaan laatia ostolasku, jolloin sen tietoja ei tarvitse syöttää enää uudelleen manuaalisesti. Ohjelma laatii kulukirjauksen pääkirjaan vasta, kun ostolasku on tallennettu. Ostolasku voidaan laatia Ostotilauksesta vasta, kun asiakirjan Tila-kenttään on määritelty: ”Vahvistettu”. Laadi ostolasku avaamalla vahvistettu ostotilaus ja klikkaamalla asiakirjan alaosassa olevaa ”Tallenna ostolaskuna” -painiketta.  Avautuvasta ikkunasta valitaan ne rivit, joista halutaan laatia ostolasku. Ostolasku voidaan siis laatia myös vain osasta tilausta, kuitenkin koko rivin määrä kerrallaan. Syötä toimittajalta saamasi ostolaskun numero ja muut tiedot.   Tallenna. Ohjelma laatii ostolaskun, jonka numero näytetään ostotilauksen riveillä kohdassa laskun nro. Ostolaskua voi katsella klikkaamalla laskun numeroa.   Ostotilausta ei voi enää muokata sen jälkeen, kun siitä on laadittu ostolasku. Ostolaskun tallentamisen yhteydessä ohjelma tekee pääkirjaan tarvittavat kirjaukset (D Kulutili, D Alv ja K Ostovelat. Pääkirjan kirjauksia ei siis tehdä vielä ostotilauksesta. Ostolaskuja voi tarkastella, muokata ja tulostaa valikossa: Ostot > Ostolaskut. Ostotilauksesta laaditussa ostolaskussa näkyy sen ostotilauksen numero, jonka perusteella ostolasku on laadittu. Ostotilausta voi katsella klikkaamalla ostotilauksen numeroa.      

Ohjelmaan voi luoda kuluraportteja, joihin kirjataan yksityisistä varoista maksetut yritykselle kuuluvat kulut tai matkalaskut. Kuluraportit käyttäytyvät ohjelmassa samoin kuin ostolaskut, ja kun kuluennakot maksetaan saajilleen, tulee maksu kohdistaa oikeaan kuluraporttiin, jotta velka poistuisi reskontrasta. Voit lukea lisäohjeita ostolaskuista ja ostonimikkeistä, joita käytetään myös kuluraporteilla ohjeesta: Ostolaskun luominen    Kuluennakoiden saajat Kuluennakon saajia ovat esim. yrityksen työntekijät tai omistajat. Jos yrityksellä on useita kuluennakoiden saajia, kukin henkilö tulee lisätä ohjelmaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajat > Lisää kuluennakon saaja. Kuluennakoiden saajat voi lisätä myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat.   Lisää avautuvaan ikkunaan kuluennakon saajan tiedot.   Tallenna Voit katsella, muokata ja lisätä kuluennakon saajia myös valikossa: Ostot > Kuluennakon saajat valitsemalla kuluennakon saajan rivin ja painamalla avautuvasta ikkunasta Muuta tai Poista. Samat tiedot nähdään myös valikossa: Asetukset > Dimensiot > Kuluennakoiden saajat. Kaikkien kuluennakoiden saajien maksamattomat velat kirjataan tilille 2942 Velat työntekijöille. Eri kuluennakoiden saajia varten ei kannata lisätä tilikarttaan uusi tilejä. Kuluennakon saajan tiedoissa ei ole mahdollista määritellä velkatiliä.  Kuluennakoiden saajien kuluraportit Kuluennakon saajien kuluraportit luodaan valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Uusi kuluraportti.   Syötä avautuvaan ikkunaan tarvittavat tiedot: valitse oikea kuluennakon saaja, syötä päivämäärä ja kuluraportin numero. Valitse raportin riveille oikeat nimikkeet ja syötä määrät sekä summat.   Voit syöttää yhteen raporttiin useita kuitteja omille riveilleen, kunhan ko. kuitilla olevat kulut kirjataan samalle kirjanpidon tilille ja samalla alv-kannalla. Mikäli kuitissa on eri kirjanpidon kulutileille kuuluvia kuluja ja eri alv-kantoja, tulee jokaiselle lisätä oma rivinsä. Kuluraportin riveille valittavat nimikkeet käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostonimikkeet ostolaskuilla. Nimikkeet ohjaavat, mille kirjanpidon tilille kulut kirjautuvat ja millä alv-kannalla. Mikäli tarvittavaa nimikettä ei löydy valmiina, voit luoda sen painamalla Nimike-kenttää ja Lisää uusi.   Ks. tarkemmat ohjeet ostonimikkeiden luomisesta ohjeesta: Ostolaskun luominen. Tarkista kuluraportin riveille syöttämäsi summat, alv-kannat sekä tilit, joille kulut kirjataan. Tarkista myös kuluraportin loppusumman oikeellisuus. Tallenna. Kun kuluraportti tallennetaan, tekee ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Valitut kulutilit, D ALV, K Velat työntekijöille. Voit tarkistaa kirjauksen painamalla oikealta yläkulmasta painiketta Tosite KE-.   Kuluennakon saajan tuomat kuitit Jos kuluennakon saaja tuo kuitit ja tiedetään, että niitä ei ole maksettu yrityksen pankkikortilla (on siis maksettu henkilökohtaisista varoista), toimi seuraavasti:  - Syötä kuitit valikossa: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit. Jos kuluennakon saaja tuo kuitit lajittelematta (eli ei ole tiedossa, mitkä kuitit on maksettu yrityksen pankkikortilla, mitkä on maksettu henkilökohtaisella kortilla tai käteisellä), toimi seuraavasti: - Syötä kaikki kuitit omina ostolaskuinaan (Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku), kirjaa lasku maksetuksi painamalla laskulla olevaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi "Kuluennakon saaja". Tallenna.  Tällöin summa kirjataan velaksi kuluennakon saajalle ja laskuun sisältyvät tavarat/palvelut kirjataan yrityksen kuluihin. - Kun pankkitapahtumia syötettäessä ilmenee, että kuitti on maksettu yrityksen pankkikortilla, valitse Maksutapahtuman tyypiksi "Toimittaja" ja merkitse velka maksetuksi kuluennakon saajalle valitsemalla kyseinen velka (kuvauksessa näkyy myös toimittajan nimi). - Maksaessanne kuluennakon saajan esittämiä laskuja vastaavan velan, valitse pankissa tai kassassa samalla tavalla maksetuksi kuluennakon saajalle velkaa olevat laskut. Liitteet Kun kuluraportti on tallennettu, voi siihen liittää tiedostona tositteet kuluista, joko raahaamalla tiedostot suoraan kuluraportille tai painamalla paperiliittimen kuvaketta kuluraportin oikeasta yläkulmasta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CTRL-näppäintä pohjassa. Alkuperäisiä paperisia tositteita ei tällöin tarvitse enää arkistoida erikseen. Kuluraporttien katselu Painamalla Kuluennakoiden saajien kuluraportit näet listattuna kaikki laatimasi kuluraportit. Voit suodattaa näkymään vain tietyt raportit valitsemalla alasvetovalikosta: Kaikki, Maksamattomat tai Maksetut raportit.    Voit katsella ja muokata kuluennakon saajien raportteja valitsemalla haluamasi kuluraportin rivin ja painamalla avautuvasta raportista Muuta tai Poista. Velat kuluennakoiden saajille näet raportista Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla velkatyypiksi "Velat kuluennakoiden saajille". Raportista näet, mitkä kuluraportit ovat vielä maksamatta. Hyvän kuvan antaa myös raportti "Osto- ja verovelkojen maksuerittely”. Kuluennakoiden saajien kuluraporttien maksaminen Kuluraportit tulee kirjata maksetuiksi kuten ostolaskut, jotta ne eivät näkyisi reskontrassa maksamattomina. Maksutapahtumana   Tee maksukirjaus maksutapahtumana valikossa, kun tiliotteella näkyy ko. maksu: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. pankin kohdalla, josta kulut on maksettu saajalleen. Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi Kuluennakon saajan nimi. Tee valinta oikean kuluraportin kohdalla ja tallenna. Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankkitili.     Mikäli luet ohjelmaan sisään pankin tiliotetiedostoja, tiliöi maksu painamalla vasemmanpuoleista Laskut-painiketta. Valitse toimittajaksi kuluennakon saajan nimi ja tee valinta kyseisen raportin kohdalla. Tallenna ja vahvista kirjaus.   Maksun kirjaus suoraan kuluraportille   Voit myös kirjata kuluraportin maksetuksi suoraan kuluraportilla. Avaa tällöin ko. kuluraportti valikosta: Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit ja paina Kirjaa maksu. Valitse maksutapa esim. Kassa ja syötä maksettu summa sekä maksupäivämäärä.   Tallenna Ohjelma tekee tällöin kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille, K Pankki. Huomaa, että mikäli kirjaat kuluraportit maksetuiksi pankista suoraan raporteilla, ei niitä tule enää kirjata uudelleen maksetuksi pankin maksutapahtumissa. Tiliotteen sisäänluvussa ko. rivi tulee tällöin poistaa, ettei pääkirjaan tule tuplakirjausta ja että pankin saldo täsmäisi. Kuluraportin korjaus Kaikki kuluraportin tiedot voidaan korjata: saaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Kuluennakon saajaa voidaan muuttaa niin kauan, kunnes kuluraportti on kirjattu maksetuksi. Kuluraportin maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja maksun saajaa voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen. Tarvittaessa kuluraportti voidaan myös poistaa, mutta jälleen, raportti ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan kuluraportti poistaa.  Kuluraportti poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista roskakorin kuvaketta. Huomaa, että jos poistat raportin, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan KE-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia kuluraportille hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Kuluraportin kopiointi Kuluraportit voidaan kopioida avaamalla kopioitava raportti ja painamalla vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit > Avaa kopioitava raportti)   Kopioinnin yhteydessä kuluennakon saajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään uuteen kuluraporttiin yhdessä hintojen kanssa. Voit vaihtaa raporttiin numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Kuluraportin hyvityslasku Jotta juoksevaan tositenumerointiin (KE-) ei tulisi aukkoja, ei kuluraportteja suositella poistettavan ohjelmasta. Poistamisen sijaan raportille kannattaa tehdä hyvityslasku. Hyvityslaskun laatimisen jälkeen, tulee ko. hyvityslasku ja alkuperäinen kuluraportti vielä kuitata eli kohdistaa toisiinsa, jotta ne poistuvat reskontrasta. Avaa alkuperäinen kuluraportti näytölle (Ostot > Kuluennakoiden saajien kuluraportit) ja laadi siitä hyvityslasku klikkaamalla alavasemmalla olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta. Ohjelma laatii tällöin uuden kuluraportin, jossa on päinvastaisen kirjaus alkuperäisestä raportista (määrä ja summa miinusmerkkisenä). Syötä "hyvityslaskuun" se päivämäärä, mille kuukaudelle haluat ostojen arvonlisäveroon korjauksen. Tallenna lasku, jolloin ohjelma muodostaa kirjauksen pääkirjaan: D Velat työntekijöille K Kulutili K Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV Hyvityslaskun kohdistaminen alkuperäiseen kuluraporttiin Hyvityslasku on vielä kohdistettava alkuperäiseen kuluraporttiin, jotta molemmat poistuvat reskontrasta.  Avaa valikko Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskujen keskinäinen kuittaus.   Syötä päivämääräksi hyvityslaskun päivämäärä, valitse kyseinen kuluennakon saaja Toimittaja-kenttään ja ruksaa avautuvasta valikosta lasku ja miinusmerkkisenä näkyvä hyvityslasku. Tallenna.     Ohjelma on näin kohdistanut hyvityslaskun alkuperäiseen kuluraporttiin, vähentänyt Velat työntekijöille tiliä ko. summalla ja sekä alkuperäinen kuluraportti, että hyvityslasku näkyvät nyt reskontrassa maksettuina. Huomaa, että hyvityslaskun ja kuluraportin summan tulee olla nolla, jotta kuittaus onnistuisi. Mikäli hyvityslaskulla kuitataan vain osa summasta, klikkaa ensin hyvityslaskun valintaruutu ja kirjoita sen jälkeen kuluraportin Summa-kenttään hyvitettävä määrä. Paina Enter ja Tallenna.        

Passeli Meritin Pro ja Premium-versioihin sisältyy erikoistoiminto mittarilukemien syöttöä varten, mutta tämä toiminto näkyy ja on käytettävissä ainoastaan niille taloyhtiöille, jotka ovat ohjelmassa valinneet yhtiömuodokseen "Asunto-osakeyhtiö".   Suosittelemme taloyhtiöitä hyödyntämään toistuvien laskujen toimintoa, joka mahdollistaa laskujen luomisen kaikille huoneistoille yhtä aikaa. Tämän toiminnon myötä:   Kaikki myyntilaskut voi lähettää samassa erässä sähköpostilla niille asiakkaille, joiden tiedoissa on sähköpostiosoite Laskut on mahdollista tulostaa kerralla luomalla PDF-koontitiedoston tulostusta varten. Tähän erikoistoimintoon sisältyy myös:    Ominaisuus syöttää ja hallinnoida mittarilukemia Toiminnallisuus kirjata automaattisesti kaikkiin toistuviin laskuihin kuluvan kuukauden aikana voimassa olevat palveluiden hinnat yhdellä kertaa.   Mittarilukemien syöttöön liittyvät valmistelut Nimikkeen tiedot: Aktiivisuus – niiden palvelujen osalta, joita ostat palveluntarjoajilta ja joita myyt edelleen asiakkaalle (esim. vesi, sähkö, siirtopalvelu, lämpöenergia, jätehuolto yms.), suosittelemme käyttämään samoja nimikkeitä sekä myyntilaskuissa että ostolaskuissa. Määrittele nimikkeen tiedoissa nimikkeen Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Yksikkö – valitse mittayksikkö, jota käytät myyntilaskussa (esim. m³, m², henkilö, kWh yms.). Myyntihinta – mikäli myyntihinta riippuu ostetun palvelun hinnasta ja se muuttuu kuukausittain, jätä tämä kohta tyhjäksi. Lisää määrä nimikkeelle – jos myytte asiakkaalle esim. sekä vesi- että viemäripalvelua, valitse nimikkeen Vesi tietoihin “Lisää määrä nimikkeelle“ -kohtaan Viemäröinti. Tämän seurauksena sinun ei tarvitse syöttää laskun Viemäröinti-riville mittarilukemaa eikä määrää, vaan Viemäröinti-riville syötetään kausittaisissa laskuissa sama määrä kuin nimikkeelle Vesi. Mikäli viemäröinnin määrä löydetään kahden nimikkeen (vesi ja lämmin vesi) perusteella, valitse molemmalle nimikkeelle “Lisää määrä nimikkeelle“ -kenttään “Viemäröinti“.    Toistuvien laskujen laatiminen Lisää laskupohja valikossa: Myynnit > Toistuvat laskut > Lisää toistuva lasku.  Seuraavan laskun päivämäärä – syötä päivä, josta alkaen haluat ryhtyä laatimaan myyntilaskuja. Laskun eräpäivä – päivä, joka tulee myyntilaskun eräpäiväksi. Laskutusjakso - valitse kuukausi, vuosineljännes tai vuosi. Lasku lähetetään: - kuluvalta kaudelta – laskuun tulostetaan automaattisesti kyseisen kauden alku- ja päättymispäivä, joka on laskun päiväyksen kanssa samalla kaudella. Jos esim. laitat seuraavan laskun päivämääräksi 31.10.2015 ja laskutusjaksoksi kuukausi, laskuun tulostetaan kaudeksi 1.10.2015–31.10.2015. Se sopii esim. taloyhtiöille. - seuraavalta kaudelta – laskuun tulostetaan kaudeksi laskun päivämäärää seuraavan kauden alku- ja päättymispäivä. - laskun päivämäärästä lähtien – laskuun tulostetaan kausi, jonka alkupäivä on sama kuin laskun päivämäärä. Sopimuksen numero ja alkupäivä ovat informatiivisia tietoja. Sopimus päättyy – merkitse viimeisen laskun laadintapäivä, esim. jos huoneiston omistaja vaihtuu. Viitenumero – määritetään automaattisesti asiakkaan tiedoissa olevan viitenumerorungon pohjalta. Valitse laskun riveille nimikkeitä, joita myytte. Kiinteähintaisten nimikkeiden tietoihin suosittelemme syöttämään voimassaolevan hinnaston (valikossa Myynti > Nimikkeet). Näin toistuvien laskujen laatiminen sujuu helposti ja nopeasti. Alku- ja loppulukemaa ei tarvitse syöttää laskun riveille. Ne voidaan syöttää myöhemmin yhdellä kertaa kaikkien huoneistojen mittarilukemien syöttöikkunassa. Kun olet syöttänyt yhden toistuvan laskun, napsauta Tallenna-painiketta ja sen jälkeen voit kopioida sen seuraavaa laskua laatiessasi.  Mittarilukemien syöttö Mittarilukemat voit syöttää toistuvien laskujen luettelossa painamalla Mittarilukemien syöttö-painiketta. Mikäli laadit laskuja ensimmäistä kertaa, syötä sekä alku- että loppulukema. Mikäli jonkun huoneiston kanssa on sovittu arviolukemista, voit syöttää lukeman sijaan määrän. Kun napsautat Vahvista-painiketta, lukemat siirretään toistuviin laskuihin ja lasketaan määrät. Jos jonkin nimikkeen tiedoissa on määritelty, että määrä lisätään myös toiselle nimikkeelle, lukemia vahvistettaessa määrä lisätään myös kyseisille nimikkeille. Lukemia voidaan syöttää ja vahvistaa myös useamman kerran. Edelleen myytävien palvelujen hintojen laskenta Jos käytät ostolaskuissa ja myyntilaskuissa samoja nimikkeitä, nimikkeen ostohinta voidaan määrittää toistuvissa laskuissa kyseisen nimikkeen myyntihinnaksi. Sitä varten on ohjelman löydettävä jo ostolaskussa oikea hinta. Ostolaskulla tulee syöttää määrä käyttäen samaa mittayksikköä, jolla myytte kyseistä palvelua edelleen. Jos esimerkiksi syötät jätehuoltolaskua ja meno jaetaan asukkaiden lukumäärän mukaan, syötä ostolaskulla määräksi asukkaiden lukumäärä ja Yhteensä-sarakkeeseen laskun summa. Asunto-osakeyhtiöillä voit syöttää ostolaskuihin vain yhteissumman, et yksikköhintaa. Sen seurauksena ohjelma löytää jätehuoltolaskun hinnan yhtä asukasta kohden ja tallentaa sen nimikkeen tietoihin kenttään “Viimeinen ostohinta“. Kun olet syöttänyt kululaskut, napsauta toistuvien laskujen luettelossa Tuo hinnat -painiketta. Avautuvassa esikatseluikkunassa näet nimikkeiden ostohinnat. Kyseiset hinnat voidaan tallentaa kaikkien toistuvien laskujen riveille myyntihinnoiksi, joissa vastaava nimike esiintyy. Tämän pitäisi varmistaa menojen jakaminen huoneistojen omistajien kesken. Mikäli et halua siirtää kaikkia esikatseluikkunassa näkyviä hintoja laskuille, poista valintamerkki kyseisen rivin edestä. Esikatseluikkunassa voit tarvittaessa muuttaa hintoja. Hinnat voi myös tallentaa laskuihin useaan otteeseen, mikäli ilmenee, ettei jokin hinta ollut oikein. Myyntilaskujen laatiminen toistuvien laskujen pohjalta Mikäli toistuvien laskujen määrät ja hinnat ovat oikein, laadi niiden perusteella myyntilaskut. Syötä kenttään Mihin asti laskut luodaan (pvm) se päivämäärä, johon asti haluat laatia laskut ja paina Esikatselu-painiketta. Näytöllä näkyvät ne laskut, joita ei ole kyseiseen päivään mennessä laadittu. Avautuvassa ikkunassa voit tarvittaessa poistaa valintamerkin kyseisen laskun edestä, jos et joistain syystä halua laatia kyseistä laskua. Laatiaksesi myyntilaskut paina Laadi laskut -painiketta. Sen seurauksena laaditaan myyntilaskut, jotka näkyvät valikossa Myynnit > Myyntilaskut, samalla toistuvissa laskuissa siirretään automaattisesti eteenpäin seuraavan laskun päivämäärä; loppulukemat tallennetaan alkulukeman paikalle; myyntilaskuissa tallennetaan laskun kausi laskurivien yläpuolella sijaitsevaan kommenttikenttään ja lukemien tiedot tallennetaan laskurivien alla sijaitsevaan kommenttikenttään. Jos haluat seurata esim. yhden huoneiston lukemia, laita myyntilaskujen luettelossa suodatin päälle asiakkaan nimen mukaan ja katso lukemia koskevat tiedot Kommentti laskurivien jälkeen -sarakkeesta. Myyntilaskujen joukkolähetys sähköpostitse / massatulostus Jos olet laatinut yhdellä kertaa paljon myyntilaskuja, voit myös lähettää ne yhdellä kertaa sähköpostitse tai tulostaa ne. Napsauta myyntilaskujen luettelossa (Myynnit > Myyntilaskut) oikeassa yläreunassa olevaa Joukkolähetys-painiketta. Syötä ajanjakso, jolta haluat lähettää laskut ja paina Esikatselu-painiketta. Esikatseluikkunassa näkyvät vain ne laskut, joita ei ole vielä lähetetty ja joiden asiakkaiden tiedoissa on olemassa s-postiosoite.        

Mikäli yritys on rekisteröitynyt arvonlisäveron erityisjärjestelmään (OSS - One Stop Shop) ja sen tulee ilmoittaa ja maksaa verot arvonlisäveron erityisjärjestelmän piiriin kuuluvista myynneistä, jokaista maata varten tulee lisätä ohjelmaan oma alv-kantansa valikossa: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > ALV-määritykset > Lisää ALV-kanta. Valitse Arvonlisäveron tyypiksi: “xArvonlisäveron erityisjärjestelmä (OSS)“, Valitse Maa-kenttään vastaava maa, Verokanta-kenttään kyseisessä maassa käytettävä alv-kanta sekä viittaus arvonlisäverolakiin (esim. VerohallintoL (503/2010) 2 § 2 mom.). Klikkaa Lisää uusi -painiketta.   Kun myynnit on kirjattu vastaavien maiden alv-kantoja käyttäen, voidaan OSS-raportti laatia valikossa: Kirjanpito > ALV-ilmoitus > Raportti muiden EU-maiden verokannoista > Laadi raportti. Ohjelman laatiman OSS-raportin verokauden oletusarvona on neljännesvuosi.   Raportin antamien tietojen perusteella OSS-järjestelmään rekisteröitynyt myyjä voi ilmoittaa ja maksaa OSS-järjestelmän piiriin kuuluvat verot Omaverossa.   OSS-järjestelmän piriin kuuluvien verojen maksukirjaus Passeli Meritissä OSS-järjestelmän piiriin kuuluvien myyntien arvonlisäverot kirjautuvat ohjelmassa tilille 2963 ”Myynnin alv sähköisten palvelujen myynnistä EU:ssa”. Kun maksetaan Verohallinnolle kyseinen arvonlisävero, voidaan maksukirjauksessa käyttää suoraan tiliä 2963 tai siirtää summa ensin pääkirjatositteella ohjelman arvonlisäverovelkatilille 2939 ”Verohallinnolle maksettava alv” tekemällä kirjaus D 2963 K 2939. Silloin maksettava summa näkyy velkana Verohallinnolle samoin kuin esim. kotimaan arvonlisävero.     Tallennusvaiheessa ohjelma antaa huomautuksen, että käytetään myynnin arvonlisäverotiliä, mutta kyseisen varoituksen saa suljettua Sulje-painikkeesta, jotta kirjaus saadaan tehtyä loppuun ja tallennettua.    

Osingon kirjaus:   Kun osakeyhtiön yhtiökokous on hyväksynyt tilinpäätöksen ja päättänyt jakaa osinkoja, tulee osingot kirjata kirjanpitoon. Osingonjakokirjausta varten on hyvä olla olemassa yhtiökokouksen pöytäkirja, jonka voi liittää pääkirjatositteeseen. Passeli Meritissä ei ole erillistä osingonjakotiliä, joten osingot kirjataan suoraan Edellisten tilikausien voitto/tappio -tilille. Tee pääkirjatosite valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi esim. yhtiökokouksen pöytäkirjassa oleva päivä. Anna selitteeksi esim. Osingonjako. Tee kirjaus seuraavasti: D Edellisten tilikausien voitto/tappio x EUR (yhtiökokouksen päättämä osingonjakosumma) K Voitonjakovelat x EUR (yhtiökokouksen päättämä osingonjakosumma).   Tallenna.   Voit liittää tositteeseen yhtiökokouksen pöytäkirjan raahaamalla tiedoston pääkirjatositteen päälle tai painamalla paperiliittimen kuvaketta tositteen oikeassa yläkulmassa. Huomaa, että osingot tulee eritellä selkeästi tase-erittelyissä. Kun osinko maksetaan osakkaille, tehdään siitä oma kirjauksensa.    Osingon maksu:   Yhtiökokouksen pöytäkirjassa tulee olla ilmoitettuna, milloin osinko on nostettavissa. Kun osinko maksetaan osakkaille, tulee maksussa ja kirjauksessa huomioida myös ennakonpidätyksen osuus. Eli osakas saa summan, josta on vähennetty ennakonpidätys. Kirjaa osingon maksu pääkirjatositteena valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi se päivä, jolloin osinko maksetaan pankkitililtä osakkaille. Kirjoita selitteeksi esim. osingon maksu. Tee kirjaus seuraavasti: D Voitonjakovelat x EUR (yhtiökokouksen päättämä osingonjakosumma) K Ennakonpidätysvelka x EUR (yhtiökokouksen päättämä osingonjakosumma x osinkojen ennakonpidätysprosentti) K Pankkitili x EUR (yrityksen osakkaalleen maksama osingon nettomäärä) Kuvan esimerkissä on käytetty 25,5 ennakonpidätysprosenttia.   Tallenna.   Ennakonpidätysvelan maksu verohallinnolle   Kun ennakonpidätys maksetaan Verohallinnolle, lisää maksutapahtuma valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja, toimittajaksi: Verohallinto ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on mennyt tililtä. Ruksi ko. ennakonpidätysvelan valintaruutu ja tallenna.   Ks. myös ohje: https://community.visma.com/t5/Kayttovinkit/Arvonlisaveron-ja-verotilin-kasittely-Passeli-Meritissa/ta-p/625192   Osinkoja ja niihin liittyviä ennakonpidätyksiä laskettaessa on hyvä perehtyä Verohallinnon ohjeeseen: https://www.vero.fi/syventavat-vero-ohjeet/ohje-hakusivu/48467/ennakonpidatys_osingosta_ja_verohallinn4/              

Valikossa Kirjanpito > Pääkirjatositteet lisätään kirjanpitoon kaikki ne kirjaukset, jotka eivät liity saataviin asiakkailta (myyntilaskut), ostovelkoihin (ostolaskut), kuluraportteihin tai kassa- ja pankkitapahtumiin.   Tässä valikossa lisätään niin sanottuja laskennallisia kirjauksia, esimerkiksi: lasketut palkat ja tuloverot, leasing-rahoituksella hankitun käyttöomaisuuden kirjaukset, pitkäaikaisten vastattavien lyhytaikaiseksi kirjaaminen, lainan korkojen jaksotukset, kirjanpidon tilien saldojen oikaisut, alarajahuojennus, tilinpäätösviennit jne. Kun kuluja jaksotetaan jaksotus-toiminnolla, laatii ohjelma automaattisesti jaksotusta vastaavat kirjaukset ja tallentaa ne pääkirjatositteiksi kuukauden viimeiselle päivälle.   Tärkeää huomioitavaa:   Alv- ja verovelat sekä verosaatavatilit on sidottu ohjelmassa reskontraan, samoin ennakonpidätysvelka- ja sosiaaliturvamaksuvelkatilit. Tämän vuoksi pääkirjatositteilla ei voi tehdä verovelkoihin liittyville tileille debet-puolen kirjausta eikä verosaataviin kredit-puolen kirjausta. Katso ohje: Arvonlisäveron ja verotilin käsittely Passeli Meritissä     EU:n sisäiset ja ulkopuoliset myynnit on kirjattava ohjelmaan myyntilaskuina ja EU:n sisäiset  ja ulkopuoliset ostot  on kirjattava ostolaskuina, jotta myynnit, ostot ja niihin liittyvät alv:t kirjautuvat oikein alv-laskelmalle.   Mikäli on käytössä ohjelman käyttöomaisuuslaskenta (osakirjanpito), tulee käyttöomaisuuden ostot kirjata ostolaskuina ja käyttöomaisuuden myynnit myyntilaskuna, jotta ohjelma ottaisi ne mukaan käyttöomaisuuslaskentaan ja voisit laatia poistoja automaattisesti.   Pääkirjatositteen lisääminen   Uusi pääkirjatosite lisätään klikkaamalla Kirjanpito -> Pääkirjatosite ->Lisää pääkirjatosite.      Lisää kirjauspäivä, jonka mukaan ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan. Tätä voidaan käyttää esim. maksuperusteista kirjanpitoa noudatettaessa.   Summat - Mikäli haluat syöttää tositteen bruttohintaisena, valitse "Summat bruttohintaisina (sis. ALV)", ohjelma laskee tällöin automaattisesti nettohinnan ja alv:n osuuden hinnasta. Jos taas haluat syöttää tositteen nettohintaisena, valitse ”Summat nettohintaisina (ilman ALVia)”, jolloin ohjelma laskee alv:n osuuden nettohinnasta. Jos haluat ettei ALV:tä lasketa ollenkaan, valitse "Ei lasketa ALV:ia".   Tunnus – Ohjelma antaa pääkirjatositteella automaattisesti seuraavan vapaan numeron, eli tunnuksen. Kun pääkirjatosite tallennetaan, ilmestyy sen oikeaan yläkulmaan painike: Tosite PÄ- ja tämä yksilöllinen numero. Huomaa, että tätä numeroa ei voi käyttää uudelleen, mikäli poistat pääkirjatositteen. Jotta juoksevaan PÄ-numerointiin ei tulisi aukkoja, onkin suositeltavampaa joko muokata tositetta tai tehdä sille vastakirjaus uudella pääkirjatositteella.   Tosite – lisää tähän manuaalisesti oma tositenumerosi tai lyhyt kuvaus kirjauksesta (esim. Palkka huhtikuu 2024). Kenttä voidaan jättää myös tyhjäksi.   Kirjanpitotili – valitse oikea kirjanpitotili avautuvasta tililuettelosta. Hakua voidaan nopeuttaa syöttämällä tilinumeron paikalle tilin ensimmäinen numero tai kirjoittamalla alkua tilin nimestä. Ohjelma hakee aktiivisia kirjanpidon tilejä, jotka alkavat ko. numerolla tai kirjaimilla.   Vientiselite – lisää halutessasi tositteelle lyhyt selite.   Debet/kredit – lisää summa tilin debet- tai kredit-puolelle.   ALV – tarkista, että alv-kohdassa on oikea alv-kanta, mikäli olet valinnut kohtaan Summat joko Summat bruttohintaisina tai Summat nettohintaisina. Jos alv-kantaa ei ole valittu, ei ohjelma tee alv-kirjauksia alv-laskelmalle.   Alv-summa – Tarkista, että ohjelma on laskenut alv:n määrän oikein. Huom! Älä syötä itse alv-summaan mitään vaan annan ohjelman laskea alv:n määrä, jotta arvonlisävero kirjautuisi oikein alv-laskelmalle.    K / P - Mikäli tuottoja ja kuluja halutaan seurata osasto-, kustannuspaikka- tai projektikohtaisesti, on perustietoihin ensin määriteltävä osastot ja projektit/kustannuspaikat (Asetukset > Dimensiot > Osastot / Projektit / Kustannuspaikat). Sarakkeet näkyvät pääkirjan kirjausikkunassa vasta dimensioiden määrittämisen jälkeen.    Kustannuspaikan ja/tai projektin määrittelemiseksi napsautetaan rivin sarakkeiden K ja P painikkeita.     Kustannuspaikossa/Projekteissa kustannukset voidaan jakaa joko prosentuaalisesti (Prosenttiosuus) tai määrän (Summa) mukaan. Valitsemalla Täydellinen kohdistus summa kohdistuu 100-prosenttisesti kyseiseen kustannuspaikkaan.   Lisää rivi klikkaamalla Uusi rivi ja poista rivi klikkaamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-kuvaketta.   Tallenna pääkirjatosite   Jotta pääkirjatosite voidaan tallentaa, Debet-puolen summan on oltava yhtä suuri kuin Kredit-puolen summa. Jokaiselle kirjaukselle on siis oltava vastakirjaus.   Kirjaus tallennetaan napsauttamalla alareunassa olevaa Tallenna-painiketta. Painamalla Tallenna ja lisää, tallentaa ohjelma tehdyn pääkirjatositteen ja avaa uuden tositteen täytettäväksi. Kun pääkirjatosite on tallennettu, näkee pääkirjaan muodostuvan kirjauksen painamalla tositteen numeroa Tosite PÄ-...   Kirjauksen voi myös tallentaa PDF-tiedostona ja tulostaa. Kirjaus näkyy näytöllä tallentamisen jälkeen, ja sitä voidaan katsella ja se voidaan tulostaa. Uusi kirjaus lisätään napsauttamalla uudelleen painiketta Lisää pääkirjatosite. Kirjauksen tekeminen keskeytetään (muutoksia ei tallenneta) napsauttamalla alareunasta löytyvää Keskeytä-painiketta.   Liitteet   Pääkirjatositteille voi tallentaa liitteitä. Voit raahata hiirellä tarvittavat liitetiedostot tositteelle. Liitteet voi tallentaa myös painamalla oikeaan yläkulmaan ilmestyvää paperiliittimen kuvaketta. Tositteelle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja.   Katsele ja muokkaa pääkirjatositteita   Kaikkia ohjelmaan tallentamiasi pääkirjatositteita voidaan katsella ja tarvittaessa korjata tai poistaa Pääkirjatositteiden luettelosta valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet.   Pääkirjatosite löytyy nopeasti luettelosta erilaisia kirjausjärjestyksiä ja suodattimia apuna käyttäen. Klikkaamalla pääkirjatositteiden luettelossa sarakkeen otsikkoa (Kirj. päivä, Tunnus, Summa...) tositteet järjestetään nousevassa järjestyksessä ja laskevassa järjestyksessä, kun otsikkoa napsautetaan uudelleen. Voit myös hakea oikeaa tositetta napsauttamalla sarakeotsikon lopussa olevaa Suurennuslasi-kuvaketta. Esim. napsauta Kirj. päivä sarakkeen suurennuslasia ja kirjoita haluamasi ajanjakso ja paina Suodata. Ohjelma listaa ko. ajanjaksolle kirjatut pääkirjatositteet.    Oikean pääkirjatositteen löydyttyä napsautetaan kirjauksen riviä, jolloin kirjausta voidaan katsella, muokata tai poistaa. (Huom! Jos klikkaat sinisellä näkyvää PÄ-tositenumeroa, näet kirjauksen, mutta et pysty sitä tästä näkymästä muokata. Avaa tosite siis jostakin muusta kohtaa riviä.)   Pääkirjatositteen kopiointi   Toistuvien kirjausten tekemistä helpottaa kirjausten kopiointi (esim. palkkoja koskevat kirjaukset jne.). Klikkaa pääkirjan kirjausten luettelosta pääkirjatositetta, jonka haluat kopioida. Paina tositteen alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. Lisää kenttään: Kirj. päivä uuden kirjauksen päivämäärä. Ohjelma lisää automaattisesti seuraavan tunnuksen numeron. Voit halutessasi muokata kirjausrivejä. Tallenna tosite.   Pääkirjan kirjausten raportit   Kaikki pääkirjatositteilla tehdyt kirjaukset sisältyvät raportteihin Kirjanpito > Tuloslaskelma > Tase > Päiväkirja > Pääkirja jne. Raportteja voi katsella näytöllä ja ne voi tallentaa PDF-tiedostona tai Excel-tiedostona napsauttamalla vastaavaa painiketta ja sen jälkeen tulostaa.