Käyttövinkit

(Tavarakohtainen menettely - AVL 79 a ja 79 j §) – varastoon sidottu   1. Nimike   Jokaiselle ostetulle varastoon lisättävälle tavaralle tulee perustaa ohjelmaan oma varastonimikkeensä (Varasto > Nimikkeet, Lisää varastonimike).   Tunnus - Lisää sopiva tunnus, jonka perusteella tunnistat kyseisen tavaran Laji -  Varastotavara Aktiivisuus - Myynti- ja ostolaskuissa Yksikkö -  kpl Myyntitili -  3301 Käytetyn tavaran voittomarginaali, ALV: 24 % marginaali   Esimerkkinä auto:     2. Ostolaskun tallentaminen Tee aina käytetyn tavaran ostosta ostolasku: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Täytä laskun tiedot ja valitse laskuriville Nimike-kohtaan aiemmin varastoon lisäämäsi tavaran nimike, lisää ostohinta ja Tallenna.   Ohjelma tekee pääkirjaan seuraavan kirjauksen:   D 1531 Varasto K 2760 Ostovelat   Jos maksat tavaran samana päivänä käteisellä, luottokortilla tai suoraan pankkiin, lisää laskulle Maksutapa (Kassa /Luottokorttimaksuvelat/Pankki). Tällöin ohjelma tekee lisäksi kirjauksen: D 2760 Ostovelat K Kassa / Luottokorttimaksuvelat / Pankkitili   Esimerkki: Ostettu käytetty auto 2000 eurolla. Ostolaskua tallennettaessa ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D 1531 Varasto 2000 eur K Pankki 2000 eur   3. Myyntilaskun tallentaminen   Kun sama tavara myydään, laadi uusi myyntilasku (Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku) valitse myyntilaskulle kyseistä tavaraa koskeva varastonimike ja myyntihinta ilman arvonlisäveroa. Ohjelma tekee kaikki tarvittavat kirjaukset ja laskee myyntimarginaalista myynnin arvonlisäveron. Älä rastita ruutua “Summat sis. ALV“.   Esimerkki: Myyty sama auto 3000 eurolla.   Myyntilaskua tallennettaessa ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen:   D Pankki 3000 eur K 3070 Käytetyn tavaran myyntihinta ilman marginaalia 2000 eur K 3075 Käytetyn tavaran marginaali 806,45 eur K 2931 ALV kotimaan myynnistä 193,55 eur D 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2000 eur K 1531 Varasto 2000 eur   HUOM! Kun myyjä soveltaa myyntiin marginaaliverotusmenettelyä, myyntilaskulle ei saa merkitä veron määrää, ei edes voittomarginaalista laskettua veron määrää, koska ostajalla ei ole oikeutta vähentää myyjän voittomarginaalista suorittamaa veroa. Sen sijaan laskuun on tehtävä aina kyseessä olevan tapauksen mukaan viittaus marginaaliverotusmenettelyn soveltamiseen. Merkintä tehdään seuraavasti (riippuen myytävästä tuotteesta):   ”voittomarginaalijärjestelmä – käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä – taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä – keräily- ja antiikkiesineet”.   Tee merkintä myyntilaskulle painamalla Lisätiedot-painiketta ja kirjoittamalla teksti kenttään: Kommentti laskurivien jälkeen.   Marginaalin kirjaus ilman ohjelman varastokirjanpitoa   Pidä oman Excel-taulukon avulla kirjaa käytettyjen tavaroiden ostoista ja myynneistä. Pääkirjaukset tehdään kauden lopussa ohjelmaan. Mikäli kauden aikana on tapahtunut enemmän käytettyjen tavaroiden ostoja kuin myyntejä, tee kirjaukset vasta sitten, kun kumulatiivinen myynti ylittää ostot. Käytettyjen tavaroiden ostot Esimerkki: kuukauden aikana on ostettu käytettyä tavaraa yhteensä 1000 eurolla. Tee kirjaus pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite) ja kirjaa ostettu tavara ostotilille. Valitse summat-kenttään: Ei lasketa ALVia.   D 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat K 1900 Kassa (tai pankkitili)     Käytettyjen tavaroiden myynnit    Esimerkki: kuukauden aikana on myyty tavaraa 1248 eurolla (+alv marginaalista eli 48 eur). Tee kirjaus myynnistä kuukauden lopussa pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite). Valitse Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV). Muuta tilien ALV-kannat siten, että vain tilin 3301 ALV-kantana on 24%, ja muissa on valittuna: Ei veronalainen.   K 3301 Käytetyn tavaran voittomarginaali 24% 248€ K 3300 Käytetyn tavaran myyntihinta ilman marginaalia 1000€ D 1900 Kassa 1248€     Kun tallennat pääkirjatositteen, muodostuu pääkirjaan seuraavanlainen kirjaus:     Myynnin alv tulostuu Alv-ilmoituksen riville 301 Vero kotimaan myynnistä alv 24%.   HUOM! Kun myyjä soveltaa myyntiin marginaaliverotusmenettelyä, myyntilaskulle ei saa merkitä veron määrää, ei edes voittomarginaalista laskettua veron määrää, koska ostajalla ei ole oikeutta vähentää myyjän voittomarginaalista suorittamaa veroa. Sen sijaan laskuun on tehtävä aina kyseessä olevan tapauksen mukaan viittaus marginaaliverotusmenettelyn soveltamiseen. Merkintä tehdään seuraavasti (riippuen myytävästä tuotteesta): ”voittomarginaalijärjestelmä – käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä – taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä – keräily- ja antiikkiesineet”.   Tee merkintä myyntilaskulle painamalla Lisätiedot-painiketta ja kirjoittamalla teksti kenttään: Kommentti laskurivien jälkeen.        

Palkkakirjaukset tehdään ohjelmaan pääkirjatositteena: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. (Näet alla olevasta kuvasta yleisimmät palkkakirjaukseen tarvittavat rivit ja tilit mikäli lasket ja syötät tiedot käsin ohjelmaan)     Palkkakirjaukset palkka.fi-ohjelmasta   Voit myös laskea palkat palkka.fi-ohjelman avulla ja tuoda palkkakirjauksen ohjelmaan csv-tiedostona. Tallenna palkka.fi-ohjelmasta palkkakirjaus tietokoneellesi  kirjanpito_csv -nimisenä tiedostona. Avaa tiedosto ja tarkista, että tilikartassasi on samat tilinumerot palkkoihin liittyvillä tileillä, esimerkiksi:   1910 pankkitili /Tämän voit myös vaihtaa 2909 Palkkavelat tiliksi mikäli maksu suoritetaan tililtä vasta myöhemmin. 2921 Ennakonpidätysvelka 5000 Palkat 5320 Lomarahat 5430 Puhelinedut 6140 Eläkevakuutusmaksut 6420 Työntekijöiden työttömyysvakuutumaksut 5990 Luontoisetujen vastatili   Lisää uusi pääkirjatosite ja paina Palkkakirjauksen tuonti.   Muista lisätä palkkatositteeseen sairausvakuutusmaksukirjaus, koska se ei sisälly palkka.fi-tiedostoon.   K Sairausvakuutusmaksuvelka D Sairausvakuutusmaksut   Näet sairausvakuutusmaksun määrän palkka.fi:n tulosteista, esim. Kirjanpidon tositteesta. Palkkakirjaukset Palkkaus.fi-ohjelmasta    Voit myös laskea ja maksaa palkat Palkkaus.fi-ohjelman avulla ja tuoda palkkakirjauksen ohjelmaan csv-tiedostona. Tallenna palkkaus.fistä saamasi palkkakirjaustiedosto tietokoneellesi. Avaa tiedosto ja tarkista, että tilikartassasi on samat tilinumerot kuin Palkkaus.fi-tiedostossa. Palkkaus.fi-ohjelmasta saadussa palkkakirjaustiedostossa on mukana sairausvakuutusmaksukirjaus sekä Palkkaus.fi-palvelun veloittama palvelumaksu, joten näitä ei tarvitse lisätä pääkirjatositteeseen erikseen.   Luo uusi pääkirjatosite ja paina tositteen vasemmassa alalaidassa olevaa Palkkakirjauksen tuonti -painiketta. Palkan maksu   Jos kirjasit palkan nettosumman palkkavelkatilille, kuittaa se maksetuksi, kun summa menee pankkitililtäsi. Tee uusi makutapahtuma (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma), valitse maksutapahtuman tyypiksi Muu meno ja lisää riville Palkkavelkatili ja palkan nettosumma. Tallenna. Näin muodostuu kirjaus: D Palkkavelkatili, K Pankkitili.     Ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksut Verohallinnolle   Koska ohjelmassa Verotiliin liittyvät verot on kytketty reskontraan, ne käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostolaskut ostoreskontrassa. Tästä syystä myös verotiliin liittyvien verojen maksukirjaus tulee tehdä Maksutapahtumat-valikossa lisäämällä uusi maksutapahtuma kyseisen pankin kohdalla.   Maksutapahtuman tyypiksi tulee valita: Toimittaja ja päivämääräksi todellinen maksupäivä. Toimittajaksi voi valita vielä erikseen: Verohallinto, jolloin näytöllä näkyvät valittuna päivänä vain Verohallinnolle avoinna olevat summat.   Klikkaa täppä ruutuun, jossa on ko. Verohallinnolle maksettu summa. Mikäli koko velkasummaa ei maksettu, voit Summa-sarakkeessa voi muuttaa summaa siten, että tulee kirjatuksi todellisuudessa maksettu summa.   Tallenna Ohjelma muodostaa kirjauksen: D Verovelka (esim. Ennakonpidätysvelat), K Pankki.  

Tilinpäätös ja veroilmoitus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Osakeyhtiöillä tilinpäätös on aina pakollinen, mutta yksityiset elinkeinonharjoittajat joutuvat laatimaan tilinpäätökseen vain, jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta tai kahdella perättäisellä tilikaudella ylittyy kaksi seuraavista rajoista:   taseen loppusumma yli 350 000 euroa liikevaihto yli 700 000 euroa tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin vähintään 10 henkilöä Useimmat toiminimiyrittäjät eivät näin ollen ole velvoitettuja tilinpäätöksen laatimiseen, mutta veroilmoitus on silti annettava. Veroilmoitukseen vaaditut tiedot ovat samantyyppisiä kuin tilinpäätöksenkin tiedot, joten tilinpäätös kannattaa laatia myös omaan käyttöön, vaikka laki ei sitä vaatisikaan. Tilinpäätös ja veroilmoitus kannattaa laatia samanaikaisesti, kun luvut ovat vielä tuoreessa muistissa. Tuloslaskelma, tase ja tilinpäätösviennit   Ennen kuin laadit tilinpäätöstä, tarkista aina tuloslaskelman ja taseen saldot. Ota raportit valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma ja Kirjanpito > Tase tai Tuloslaskelma. Valitse ajanjaksoksi ”Päättynyt ja edellinen tilikausi (Tase)/ Vertailu edellisiin tilikausiin (Tuloslaskelma)” tai ”Vuosi” ja kausien määräksi ”2”, syötä kauden päättymispäiväksi tilinpäätöspäivä ja ruksi ruutu: ”Yksityiskohtainen”, jotta näet tarkemmin mistä saldot koostuvat. Tuloslaskelma Tarkastele tuloslaskelmaa ja vertaa päättyneen tilikauden saldoja edellisen kauden saldoihin. Onko niissä tapahtunut suuria muutoksia ja onko muutokseen jokin syy? Mikäli huomaat, että joltakin tililtä puuttuu saldo tai tuloslaskelmalla on saldoja tileillä, joilla ei ollut edellisellä tilikaudella saldoa, mieti ovatko nuo saldot todellisia vai oletko kirjannut saldot väärille tileille. Pääset porautumaan tuloslaskelman saldoihin ja tarkistamaan, mistä kirjauksista ne koostuvat, kun klikkaat sinisellä näkyvää summaa. Mikäli huomaat, että jotakin puuttuu tai jokin kirjaus on mennyt väärin, laadi tilinpäätösvienti pääkirjatositteella valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilinpäätöspäivä ja laadi kirjaus. Tilinpäätösvientejä voivat olla esim. saldojen siirto tililtä toiselle, kulujen tai tulojen jaksotus, verojen jaksotus, alarajahuojennuksen kirjaus jne. Tase Tarkista aina, että taseessa ei ole miinusmerkkisiä eriä. Taseen erien on oltava aina plussan puolella. Myös Vastaavaa ja Vastattavaa puolten saldojen tulee olla samat. Tarkista kaikkien taseen saldojen oikeellisuus. Ovatko myyntisaamiset ja ostovelat todellisia vai olisiko siellä saamisia, jotka pitäisi kirjata myynnin luottotappioiksi, tai ostolaskuja, jotka on jo maksettu, mutta näkyvät edelleen ostoveloissa? Vertaa pankkitilin saldoa pankin tiliotteen saldoon, täsmääkö se? Onko kalustosta tehty poistot? Onko varastonmuutoskirjaus tehty? Jne. Jokaiselle taseen saldolle tulee löytyä selitys, mistä summista ne koostuvat. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä mahdollisesti tarvittavista tilinpäätösvienneistä sekä tarkistettavista saldoista. Vastaavaa Aineettomat ja aineelliset hyödykkeet / Käyttöomaisuus Tarkista, oletko tehnyt käyttöomaisuudesta poistot. Tee koneista ja kalustosta poistot viimeistään tilinpäätösvaiheessa. Jos sinulla on käytössäsi Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskenta, laadi poistot valikossa: Käyttöomaisuus > Poistojen laskenta > Lisää käyttöomaisuuden poistolaskenta. Ohjelma laatii automaattisesti poistokirjauksen pääkirjaan. Lisäohjeita Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaan:  Käyttöomaisuus ja poistojen laskenta  Mikäli yrityksesi ei käytä Passeli Meritin käyttöomaisuuslaskentaa, laadi poistot pääkirjatositteella valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilinpäätöksen päivä ja tee poistokirjaus: D Tuloslaskelman Poistot ja arvonalennukset -tili, K Taseen Käyttöomaisuustili. Varasto Laadi varastostasi inventaari ja tee varastonmuutoskirjaus pääkirjatositteella: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Mikäli varaston arvo on kasvanut edellisvuoteen nähden: D Varasto, K Varaston muutos. Jos varaston arvo on pienentynyt: D Varaston muutos, K Varasto. Mikäli sinulla on käytössäsi Passeli Meritin varastolaskenta, lue ohjeet:  Varastolaskenta  Saamiset Tarkista, että yrityksesi saamiset ovat todellisia, esim. myyntisaamisisissa ei ole sellaisia saamisia, jotka pitäisi kirjata luottotappioiksi. Ohje luottotappioiden kirjaamiselle: Luottotappion kirjaaminen  Tarkista myös, että mahdolliset arvonlisäverosaamiset tai verosaamiset vastaavat todellisuutta. Kirjaudu Omaveroon ja katso sieltä mikä tilanne on verojen osalta tilinpäätöspäivänä. Laadi tarvittaessa alarajahuojennuskirjaus. Tee tarvittavat kulujen jaksotukset siirtosaamisiin. Nämä kannattaa jaksottaa jo tilikauden aikana Passeli Meritin jaksotustoiminnolla.  Tarkista, myös että edellisvuoden jaksotukset on purettu. Jaksotuksia ei tarvitse purkaa, jos käytit Passeli Meritin jaksotustoimintoa laskuja syöttäessäsi. Rahat ja pankkisaamiset Tarkista, että sinulta löytyy kassakirja ja kassasta rahaa juuri sen verran, mitä kassakirjaan on merkattu. Kassa ei saa koskaan olla miinuksella. Jos kassaan on kirjattu saldoa, tulee tuo määrä löytyä myös käteisenä kassasta. Tarkista, että pankkitilin saldo taseessa tilinpäätöspäivänä vastaa pankin tiliotteen saldoa samana päivänä. On myös hyvä pyytää pankista saldotodistus tilinpäätöstä ja tase-erittelyjä varten, mikäli olet tilinpäätösvelvollinen. Jos pankin tai kassan saldot eivät vastaa kirjanpidossa tiliotteen tai kasssakirjan saldoja, ota pääkirja valikossa: Kirjanpito > Pääkirja ja etsi, missä kuussa ero on syntynyt. Yleensä jokin kirjaus puuttuu tai jonkin kirjaus on tehty tuplasti. Pankkiin tehdyt kirjaukset tulisi aina kirjata juuri niin kuin ne näkyvät tiliotteellakin. Varsinkin pankkitilin saldo kannattaa täsmätä tiliotteen saldon kanssa vähintäänkin kerran kuussa, jotta tilinpäätöksessä ei tarvitsisi käydä koko vuoden kirjauksia läpi. Vastattavaa Tarkista myös kaikki taseen Vastattavaa-puolen saldot. Oma pääoma Osakepääoma, mahdolliset rahastot, edellisten tilikausien tulos ja tilikauden tulos jne. Vieras pääoma Ota mahdollisista lainoista ja osamaksuveloista saldotodistukset ja tarkista, että kirjanpidossa on saman verran vierasta pääomaa jäljellä kuin todellisuudessakin. Tarkista, että ostovelat ovat todellisia. Onko jokin lasku maksettu, mutta näkyy vielä ostovelkana? Tarkista, että mahdollista ennakonpidätysvelkaa ja sairausvakuutusmaksuvelkaa on vain ko. tilinpäätöskuukauden verran jäljellä. Ennakonpidätykset ja sairausvakuutusmaksut tulisi maksaa Verohallinnolle aina palkanmaksukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä, joten tilinpäätöksessä pitäisi näkyä velkana vain ko. yhden kuukauden ennakonpidätysvelka ja sairausvakuutusmaksuvelka. Tarkista muut mahdolliset palkkojen sivukuluista aiheutuneet velat. Tarkista alv-velka ja mahdollinen verovelka. Arvonlisäverovelkaa tulisi tilinpäätöksessä olla vain kahden viimeisen kuukauden yhteenlasketun arvonlisäverovelan verran. Eli jos tilinpäätöspäivä on 31.12. tulisi alv-velassa olla vain joulukuun ja marraskuun alv-velat, mikäli alvit on maksettu aina ajallaan. Tarkista Omaverosta, mikä tilanne verovelan suhteen pitäisi olla myös kirjanpidossa. Siirtovelat Tarkista mahdolliset palkkoihin liittyvät siirtovelat: palkkavelat, lomapalkkavelat jne. Tee siirtovelkoihin myös tarvittavat tulojen ja verojen jaksotukset. Tilinpäätös tase-erittelyllä Kun olet tarkistanut kaikki tuloslaskelman ja taseen saldot sekä tehnyt tarvittavat tilinpäätösviennit, on aika laatia tilinpäätös. Tämä siis koskee vain tilinpäätösvelvollisia. Useimmille toiminimiyrittäjille riittää, että he tarkistavat tilinpäätöspäivänä tuloslaskelmansa ja taseensa sekä tekevät veroilmoituksen.   Passeli Meritillä voi laatia pohjat tilinpäätökselle ja tase-erittelyille, mutta molempia on vielä muokattava Wordissä. Suosittelemme katsomaan esimerkiksi tästä tilinpäätösmallista, missä muodossa tilinpäätös ja tase-erittely tulee esittää: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf Tase-erittely Taseen tilien tarkka sisältö on selvennettävä tilinpäätöksen yhteydessä. Tase-erittely on pakollinen osa osakeyhtiön tilinpäätöstä, mutta se ei ole kuitenkaan julkista tietoa. Tase-erittelyiden avulla tilien tarkka sisältö selkenee yhtiön ulkopuolisellekin henkilölle, esim. tilintarkastajille. Erittelyssä on hyvä esittää jokaisen erän arvo tilikauden alussa, tilikauden aikainen muutos sekä arvo tilikauden lopussa. Lisäksi erien tarkemmat tiedot on hyvä ilmoittaa – mitä tarkemmin sitä parempi. Myyntisaamisista voidaan esimerkiksi erotella asiakkaan nimi, myyntipäivä, laskun numero jne. Laadi pohja tase-erittelyille valikossa: Kirjanpito > Tilinpäätös > Uusi raportti.  Valitse päättynyt tilikausi ja ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, kun laadit tase-erittelyjä. Tase-erittelyt kannattaa laatia ennen tilinpäätöstä, koska usein siinä kohtaa voi huomata vielä jotakin korjattavaa kirjanpidossa. Paina Lisää.  Voit klikata Yleisiä tietoja, Tase, Tuloslaskelma ja LIITETIEDOT -välilehtiä nähdäksesi, mitä niiden alle haettiin kirjanpidosta.   Huomaa, että jos teet muutoksia kirjanpitoon sen jälkeen, kun olet laatinut tilinpäätösraportin, tulee sinun hakea tiedot tilinpäätökseen uudelleen Taseeseen ja Tuloslaskelmaan painamalla raportin alaosassa olevaa painiketta ”Laske tiedot uudelleen”. Päivitä tiedot sekä Taseen että Tuloslaskelman välilehdiltä. Luvut eivät päivity automaattisesti! Ota kohdasta LIITETIEDOT pois kaikki ruksit valintaruuduista. Näitä tarvitaan tilinpäätökseen, ei tase-erittelyihin. Liitetietotositteet Tase-erittelyihin lisätään aina liitetietotositteet, jotka todentavat taseessa näkyvän saldon oikeaksi ja avaavat tarkemmin, mistä kukin taseen erä koostuu. Esimerkiksi myyntisaamisista ja ostoveloista otetaan raportit tase-erittelyjen liitteeksi, joista nähdään, mitkä laskut ovat avoinna tilinpäätöshetkellä. Pankkitilin saldo sekä lainojen saldot todennetaan pankilta saatavilla todistuksilla jne. Saat tarvittavat kirjanpidon raportit ohjelmasta. Osakeyhtiön tase-erittelyt pitävät sisällään myös paljon muita dokumentteja ja todistuksia, jotka yhtiön on hankittava. Näitä ovat esimerkiksi: Varastoinventaari Avustukset/tukiprojektit Matkalaskut Käteiskassan saldo tilinpäätöspäivänä ja kassavastuullisen henkilön allekirjoitus Ennakkoverolippu ja ennakkoverojen riittävyyden tarkistus Verotuspäätös viimeksi vahvistettu verotus Saldotodistukset (korkosaatavineen) kaikista yhtiön pankkitileistä Arvopaperiote Saldotodistukset lainoista ja osamaksuista Osakaslainojen ehdot ja vakuudet Luettelo kiinnityksistä, annetuista panteista, takauksista ja muista vastuista Leasing-sopimusten kopiot Yhtiökokouspöytäkirjat (oy) Hallituksen/yhtiömiesten kokouspöytäkirjat Liitä liitetietotositteet myös Passeli Merittiin painamalla ylhäällä oikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Voit valita useamman tiedoston pitämällä SHIFT- tai CNTRL-näppäintä pohjassa.   Laadi tase-erittelyistä Word-pohja painamalla ylhäällä oikealla olevaa Word-painiketta. Muokkaa tase-erittelyt esimerkiksi tämän mallin mukaisesti: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf Ja lisää liitetietotositteet tase-erittelyihin manuaalisesti.       Tilinpäätös   Tilinpäätös on julkinen asiakirja, jossa esitetään tuloslaskelman ja taseen luvut yleisellä tasolla, ilman tilikohtaisia tietoja. Tilinpäätökseen lisätään myös liitetiedot, jotka täsmentävät ja täydentävät tuloslaskelman ja taseen tietoja. Laadi pohja Tilinpäätökselle valikossa: Kirjanpito > Tilinpäätös > Uusi raportti. Valitse tilikausi ja ota ruksi pois ruudusta: Tilikohtainen. Paina Lisää. Voit klikata Yleisiä tietoja, Tase, Tuloslaskelma ja LIITETIEDOT -välilehtiä nähdäksesi, mitä niiden alle haettiin kirjanpidosta. Huomaa, että jos teet muutoksia kirjanpitoon sen jälkeen, kun olet laatinut tilinpäätösraportin, tulee sinun hakea tiedot tilinpäätökseen uudelleen Taseeseen ja Tuloslaskelmaan painamalla raportin alaosassa olevaa painiketta ”Laske tiedot uudelleen”. Päivitä tiedot sekä Taseen että Tuloslaskelman välilehditä. Luvut eivät päivity automaattisesti! Avaa välilehti LIITETIEDOT ja ruksi valintaruudut niistä kohdista, jotka yrityksesi tulee esittää tilinpäätöksessään. Tallenna valinta.   Voit kirjoittaa Liitetietojen otsikoiden alle yritystäsi koskevat tiedot painamalla ensin sivun alaosassa olevaa Muuta-painiketta. Tiedot kannattaa tallentaa ohjelmaan, jotta ne olisivat käytössäsi seuraavaa tilinpäätöstä tehdessäsi. Jos olet laatinut aiempia tilinpäätöksiä Passeli Meritillä, voit kopioida tekstit uuteen tilinpäätökseen painamalla: Kopioi testit edellisestä tilinpäätöksestä. Näet esimerkiksi tästä mallista, miten liitetiedot tulee esittää tilinpäätöksessä: https://www.tilintarkastus.fi/mallit/tilintarkastus_mikroyritys_tilinpaatos_oy.pdf   Laadi tilinpäätöksestä Word-pohja painamalla ylhäällä oikealla olevaa Word-painiketta ja muokkaa tilinpäätös em. mallin mukaiseksi. Veroilmoitus Kun olet saanut valmiiksi tilinpäätöksen, laadi veroilmoitus Omaverossa. Käytä apunasi Tuloslaskelmaa ja Tasetta. Jokaisen tuloslaskelman ja taseen saldon tulisi löytää paikkansa Omaveron veroilmoituksella. Huomioi vähennyskelvottomat erät. Veroilmoitus ja kirjanpito voivat erota näiden osalta toisistaan. Kun saat Verohallinnolta verotuspäätöksen, vertaa päätöksessä olevaa tulosta tilinpäätöksen tulokseen ja tarkista, että ne vastaavat toisiaan. Huomaa, että kirjanpidon tulos voi erota vähennyskelvottomien erien osalta verotuspäätöksen tuloksesta. Sulje tilikausi Suosittelemme sulkemaan tilikauden, kun olet saanut tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tehtyä, jotta tiedot eivät muuttuisi myöhemmin, esimerkiksi jos tallennat joskus vahingossa tositteen väärälle kaudelle. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikaudet. Klikkaa suljettava tilikausi auki ko. kauden riviltä ja ota ruksi pois ruudusta: Aktiivinen. Tallenna. Aineiston arkistointi Kaikki Merit Aktivaan syöttämäsi tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen.   Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta. Jos poistat yrityksen, poistuvat myös kaikki yrityksen kirjanpitoaineistot.    

Ensimmäistä kertaa sisään kirjautuessasi, avautuu ohjelmaan yrityksen lisäysikkuna. Sinun tulee syöttää yrityksen yleistiedot (voit myös antaa kuvitteelliset tiedot, mikäli haluat vain testata ohjelmaa).   Lisää uuden yrityksen nimi, valitse yhtiömuoto ja aloituspäivä Yritysmuoto määrittelee tilikartan, jota yritys käyttää kirjanpidossaan eikä sitä voi vaihtaa myöhemmin. Liikekirjurin tilikartta on monipuolisin ja se sopii osakeyhtiöille, toiminimille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille sekä osuuskunnille. Yhtiömuotoinen ja toiminimen tilikartat ovat ohjelmaamme laaditut hieman suppeammat tilikartat. Myös yhdistyksille ja asunto- sekä kiinteistöosakeyhtiöille löytyy omansa. Aloituspäivä on se päivä, josta aloitat yrityksesi kirjanpidon tekemisen Passeli Merillä. Jos aloitat kirjanpidon vuoden alusta, lisää aloituspäiväksi esim. 01.01.2021. Huomaa, että päivämääriin ei tarvitse syöttää pisteitä, ohjelma lisää ne automaattisesti.   Tallenna. Yritysmuotoa ja siten sen määrittelemää tilikarttaa ei voi muuttaa myöhemmin (yrityksen nimen ja tilikauden aloituspäivän voi muuttaa asetuksissa). Jos tilikarttaa halutaan vaihtaa, ohjelmaan voi perustaa uuden yrityksen toisilla alkuasetuksilla, ja tarvittaessa poistaa aiemmin tehdyn yrityksen. Yrityksen nimen voi tarvittaessa muuttaa kohdassa: Asetukset - Yrityksen tiedot. Syötä yrityksen tiedot Y-tunnus, alv-tunnus ja muut tiedot sekä määrittele, onko yritys arvonlisäverovelvollinen vai ei sekä arvonlisäveron ilmoituskausi (kk, neljännesvuosi, vuosi). Jos yrityksellä ei ole y-tunnusta voit laittaa Y-tunnuskenttään välilyönnin. Ilmoita myös poistokausi (vuosi tai kuukausi). Jos valitset maksuperusteisen alv-laskeman, huomaa, että tilinpäätöksessä on alv-kirjaus muutettava suoriteperusteiseksi (yritykset, joiden liikevaihto on yli 500 000 €). Pro- ja Premium-versioissa voit ottaa käyttöön laskujen kierrätyksen, joka tulisi valita käyttöön tässä kohdassa. Näitä yrityksen tietoja voi myöhemmin täydentää, korjata ja lisätä valikossa Asetukset - Yrityksen tiedot - Yrityksen tiedot. Paina Jatka-painiketta. Lisää yrityksen pankkitiedot Pankin nimi, Selite (kirjoita halutessasi esim. tilin käyttötarkoitus), Valuutta, IBAN-numero ja SWIFT/BIC-koodi. Liiketunnus/maksatustunnus -kohtaan lisätään pankilta saatava koodi, mikäli tehdään maksumääräyksiä pankkiin. Kysy koodia pankiltasi siinä vaiheessa, kun teet maksumääräyksiä varten aineistonsiirtosopimusta pankkisi kanssa (ks. Maksumääräykset-ohje). Voit lisätä maksatustunnuksen myöhemmin valikossa: Maksutapahtumat - Pankit. Paina Jatka-painiketta. Mikäli yritykselläsi on useampia pankkitilejä ja kassoja, voit lisätä niitä Maksutapahtumat-valikosta: Maksutapahtumat - Pankit tai Maksutapahtumat - Kassat.     Kun lisäät pankkitilin tai kassan, ohjelma lisää automaattisesti kirjanpitotilin myös tilikarttaan. Ensimmäisen lisäämäsi pankkitilin kirjanpitotilin numeroksi tulee oletusasetuksena 1910, sitä seuraavan 1911 jne. Kassan kirjanpitotilin numero on 1900, seuraavan lisäämäsi kassan kirjanpitotiliksi tulee 1901 jne. Voit halutessasi muuttaa myöhemmin tilikartassa (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta) pankki- ja kassatilien kirjanpitotilien numeroita. Jos haluat, että pankkitili tulostetaan myyntilaskuun, rastita vastaava ruutu.   Tallenna.   Huomaa, että pankit ja kassat tulee lisätä ohjelmaan valikossa Maksutapahtumat > Pankit, jotta saat tehtyä niille maksutapahtumia. Jos lisäät pankin tai kassan suoraan tilikarttaan, eivät ne ole käytettävissä maksutapahtumat-valikossa. Ohjelmalla voi tehdä useamman yrityksen kirjanpitoa, sillä yritysten määrää ei ole rajoitettu. Lisää jokainen uusi yritys klikkaamalla yläpalkissa vasemmalla näkyvän yrityksen nimeä. Nimestä avautuu alasvetovalikko, josta näet luettelon ohjelmaan tallennetuista yrityksistä. Lisää uusi yritys painamalla painiketta: Lisää yritys. Ensimmäistä yritystä perustettaessa, seuraava valikko avautuu automaattisesti, kun kirjaudut sisään ohjelmaan. Tarkista asetukset. Asetuksista löydät yrityksen tiedot, yleiset asetukset sekä kirjanpidon asetukset.    Tarkista, että tilikartasta löytyy kaikki tarvittavat tilit. Voit muokata tilikarttaa valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta   Mikäli tarvitset yrityksessäsi useampia erilaisia tulo- tai kulutilejä, voit lisätä, muuttaa ja poistaa tilejä tarpeesi mukaan. Jos haluat poistaa jonkin tilin, mutta ohjelma ilmoittaa, että tili on käytössä eikä sitä voida poistaa, poista ensin ko. tiliin liittyvä nimike valikosta: Myynnit - Nimikkeet tai Ostot - Nimikkeet.   Voit myös valita tilin ei-aktiiviseksi, jos et tarvitse sitä juuri nyt. Kun tilin edessä olevassa ruudussa on rasti, kyseinen tili ei ole aktiivinen eikä se näy alkusaldoja syötettäessä. Ei-aktiivisia tilejä ei voi käyttää. Voit tarvittaessa muuttaa tilin jälleen aktiiviseksi tilikartalla poistamalla valinnan tilin numeron edessä olevasta ruudusta.   Voit valita tilikartassa näytettäväksi vain Aktiiviset tili, Ei-aktiiviset tilit tai Kaikki tilit.     Valitse Lisää tili ja täytä Tilin tiedot. Lisää uusi tili oikean Taseen/Tuloslaskelman erään siten, ettei tilikartan looginen rakenne muutu.   Voit lisätä tilin myös kopioimalla sopivasta tiliryhmästä tilin. Avaa tilin tiedot ja paina Kopioi. Syötä uuden tilin numero, nimi ja tarkista Taseen/tuloslaskelman erä sekä alv-määritykset.     Tunnus – Kirjanpitotilin numero tilikartalla   Nimi – Kirjanpitotilin nimi   Taseen/tuloslaskelman erä – Määrittele oikea taseen/tuloslaskelman erä   ALV – Määrittele alv-kanta   ALV:n ilmoittaminen – Määrittele tilin alv-tyyppi   (Ei veronalainen / Myyntien alv / Ostojen alv).   Käytetään maksutapana – Määrittele, käytetäänkö tiliä osto- tai myyntilaskuissa tai työntekijöiden kuluennakoiden kirjauksissa maksutapana.   Osasto pakollinen ja Dimensio pakollinen – Kun osasto tai dimensio asetetaan pakolliseksi, tulee jokaisessa kirjauksessa tälle tilille määritellä osasto tai dimensio, jotta kirjauksen voi tallentaa.   Tilin saa näkymään työpöydällä ruksaamalla Näytä työpöydällä -valintaruudun.   Lisää uusi  Tietojen tuonti Jos haluat siirtää edellisestä kirjanpito-ohjelmastasi tietoja (asiakkaiden, toimittajien sekä varastonimikkeiden tiedot) Passeli Merittiin, voit tehdä sen valikossa Asetukset - Yleiset asetukset - Tietojen tuonti. Edellinen ohjelmasi voi olla Merit Aktivan tietokoneelle ladattava versio tai mikä tahansa muu kirjanpito-ohjelma. Tietojen tulee olla Excel-taulukon muodossa. Tarkemmat ohjeet löytyvät valikosta: Asetukset - Yleiset asetukset - Tietojen tuonti.  Toimittajien luettelosta on tärkeää poistaa Verohallinto, sillä se on jo valmiina Passeli Meritin pilviversiossa. Kun olet siirtänyt asiakkaiden ja toimittajien tiedot, voit käyttää niitä jatkossa osto- ja myyntilaskuja laatiessasi.   Nimikkeistä on mahdollista siirtää vain nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara eli nimikkeet, joista pidetään varastolaskentaa varasto-osakirjanpidossa. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Excel-tiedoston sarakkeiden otsikkojen tulee olla tietyssä järjestyksessä (ks. Asetukset - Yleiset asetukset - Tietojen tuonti). Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä.  Tilikaudet Ohjelmassa on tilikauden oletusasetuksena kalenterivuosi. Mikäli yrityksesi tilikausi on poikkeava, muuta se valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikaudet. Muuta tarvittaessa tilikauden alku- ja päättymispäivät klikkaamalla kyseistä riviä, anna oikeat päivämäärät ja tallenna tiedot. Rasti ruudussa ”Aktiivinen” tarkoittaa, että voit lisätä kyseiselle tilikaudelle tositteita. Kun tilinpäätös on valmis etkä halua lisätä tilikaudelle enää tositteita, voit muuttaa kyseisen tilikauden ei-aktiiviseksi, ottamalla rastin pois ruudusta (valitse tilikausi - Muuta - poista rasti).   Tallenna.   Poista turhat tilikaudet valitsemalla ko. tilikauden rivi ja klikkaamalla Roskakori-painiketta tilikausien yläpuolella tai rivin lopussa.   Voit sulkea kausia tilikauden sisällä lisäämällä aina uuden kauden ensimmäisen päivän kohtaan Tallennus sallittu kaudella. Esimerkiksi, jos tammikuun kirjanpito on valmis ja lisäät tähän kohtaan 1.2.2021, ei ohjelma anna tehdä muutoksia kausille ennen helmikuuta 2021. Voit muuttaa tätä päivää aina saatuasi uuden kauden valmiiksi.   Tallenna.  Alkusaldojen syöttäminen Jos aloitat uuden yrityksen kirjanpidon laatimisen, ei alkusaldojen syöttäminen ole tarpeen, vaan voit aloittaa suoraan liiketapahtumien kirjaamisen. Jos yritykselläsi on ollut jo toimintaa ja käytössäsi on edellisen tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase, syötä niistä tilien saldot alkusaldoiksi valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot. Voit myös ryhtyä heti tallentamaan myyntilaskuja ja ostolaskuja, ja lisätä alkusaldot myöhemmin.   Tilien alkusaldojen päivämääräksi lisätään edellisen tilikauden viimeinen päivä. Esimerkiksi jos aloitat yrityksesi kirjanpidon tammikuun 1. päivästä 2021, syötä alkusaldon päivämääräksi 31.12.2020.   Syötä taseen ja tuloslaskelman tilien saldot alkusaldoiksi oikeille tileille ja oikealle puolelle ko. tiliä. Taseen vastaavaa puolen saldot tulee syöttää tilien debet-puolelle ja vastattavaa puolen saldot ko. tilien kredit-puolelle. Tuloslaskelmasta syötetään tulot tilien kredit-puolelle ja menot tilien debet-puolelle.   Arvonlisäverovelka lisätään alkusaldoissa tilille 2939 Verohallinnolle maksettava ALV,   arvonlisäveron ennakot tilille 1763 Arvonlisäverosaamiset. Päättyneen tilikauden voittoa ei syötetä alkusaldoihin vaan ohjelma laskee sen automaattisesti.   Alkusaldotaulukon alaosassa lasketaan sekä debet- että kreditpuolen tilien summat yhteen. Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka ilmoittaa, jos summat eivät ole samat debet- ja kredit-puolella. Ohjelma antaa tallentaa alkusaldot vasta sen jälkeen, kun kirjaus on tasapainossa.   Alkusaldojen tuonti Excel-tiedostona   Pääkirjan tilien alkusaldot voidaan tuoda ohjelmaan myös Excel-tiedostosta valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot > Tilien alkusaldojen tuonti.   Tiedoston sarakkeiden otsikot ovat: Tili, Debet, Kredit.   Jos on tarve tuoda summat dimensioarvoineen, tulee jokaista arvoa varten lisätä oma erillinen rivinsä. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla samat kuin dimensioiden nimet ja rivillä tulee olla dimension arvon tunnus.   Taseen tilien saldojen erittely Koska Myyntisaamiset (tili 1701) ja Ostovelat (tili 2760) sekä Käyttöomaisuus esitetään alkusaldoissa ainoastaan yhteenvetona, tallenna halutessasi alkusaldoissa lisäksi avoimet Myyntilaskut, Ostolaskut sekä Käyttöomaisuus erikseen, jokaisen laskun tai käyttöomaisuushyödykkeen tiedot omalle rivilleen. Näin saat ne mukaan reskontraan.     Myyntisaamiset: Ostovelat:   Ohjelmassa on tarkastustoiminto, joka vertaa syöttämiesi laskujen summaa pääkirjan Myyntisaamiset- ja Ostovelat-tilien alkusaldoon ja ilmoittaa eron pääkirjatiliin nähden, mikäli jokin myyntilasku tai ostolasku on jäänyt syöttämättä. Voit syöttää vastaavalla tavalla myös Velat työntekijöille, Asiakkaiden ennakkomaksut, Ennakkomaksut toimittajille, Kuluennakot työntekijöille sekä Käyttöomaisuuden. Käyttöomaisuuden alkusaldot   Käyttöomaisuushyödykkeet tulee eritellä alkusaldoihin, mikäli haluat ottaa käyttöön Passeli Meritin Käyttöomaisuuslaskennan. Tarkista ennen käyttöomaisuuden alkusaldon lisäämistä ohjelman Käyttöomaisuusryhmät valikossa: Asetukset - Dimensiot -Käyttöomaisuusryhmät, ja luokittele käyttöomaisuushyödykkeesi sen mukaisesti. Käyttöomaisuustilien tulee olla samat sekä pääkirjassa että käyttöomaisuusluettelossa. Käyttöomaisuusryhmiä voidaan tarvittaessa muuttaa ja lisätä uusia.   Lisää alkusaldoissa aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden tileille tilinpäätöshetken jäännösarvo.   Jotta voisit tehdä ohjelmalla jatkossa käyttöomaisuuden poistolaskelmat (ja koska taseen käyttöomaisuustileillä on vain kokonaissummat), syötä lisäksi jokainen käyttömaisuushyödyke erikseen omalle rivilleen valikossa Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot, välisivu Käyttöomaisuus.   Kirjoita käyttöomaisuuden nimi ja paina Inventaarinumero-kohdassa Lisää uusi. Lisää avautuvaan ikkunaan käyttöomaisuushyödykkeen nimi, inventaarionumero, valitse käyttöomaisuusryhmä, poistomenetelmä (tasapoisto/menojäännöspoisto) ja poistoprosentti sekä halutessasi muut tiedot. Paina painiketta Lisää uusi.   Täytä nyt edelliseen ikkunaan puuttuvat kohdat:   Hankintameno – hyödykkeen alkuperäinen hankintahinta   Hankintapäivä – hyödykkeen alkuperäinen hankintapäivä   Poistolaskennan alkupäivä – päivämäärä, josta lähtien ohjelma alkaa tehdä poistoja, esim. 1.1.2021 (ohjelma laskee poistot yrityksen tiedoissa määrittämäsi poistojakson mukaisesti). Jäännösarvo – hyödykkeen arvo alkusaldojen lisäys hetkellä (alkuperäinen hankintahinta miinus kertyneet poistot).   Lisää jokainen hyödyke alkusaldoihin vastaavalla tavalla.   Tallenna.   Huom! Kuluvan tilikauden aikana ostettu uusi käyttöomaisuus lisätään kirjanpitoon aina ostolaskulla, jolla ruksataan ”Käyttöomaisuuden osto”-valintaruutu. Ks. kohta: Ostolaskujen syöttäminen. Samoin, kuluvalla tilikaudella myydystä käyttöomaisuudesta tehdään aina myyntilasku, ja ruksataan ”Käyttöomaisuuden myynti”-valintaruutu. Ks. Kohta: Myyntilaskujen syöttäminen. Varastonimikkeiden alkusaldot   Koska Passeli Merittiin voidaan siirtää toisista ohjelmista vain varastonimikkeiden nimet (ilman määriä), voi varastotavaran määrät syöttää ohjelmaan käsin, mikäli haluaa ottaa käyttöön Passeli Meritin Varastolaskennan (Varasto - Varastotapahtumat, Lisää varastotapahtuma). Varastotapahtuman päivämääräksi syötetään alkusaldon päivämäärää seuraava päivä. Esimerkiksi jos syötitte alkusaldot 31.12.2020, varastotapahtuman päivämääräksi tulee 01.01.2021. Varastotapahtuman tyypiksi valitse Tulo. Lisää kaikki varastossa olevat nimikkeet määrineen yksi toisensa perään ja valitse kirjanpitotiliksi 1531 Varasto.     Varaston alkusaldoa varastoontulona esitettäessä ohjelma muodostaa ns. nollakirjauksen:   D 1531 Varasto K 1531 Varasto   sillä varastotavaroiden rahallinen arvo syötetään jo alkusaldoissa pääkirjakirjauksena tilille 1531 Varasto.   PRO- ja Premium-versioissa on mahdollista käyttää useita varastoja. Uusia varastoja voi lisätä valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot, Lisää varasto. Mikäli yrityksen toiminnan johdosta varastonimikkeet ovat useassa eri varastossa, myös alkusaldot tulee syöttää eri varastoittain.   Tallenna. Alkusaldot kesken tilikautta   Jos aloitat käyttämään Passeli Merittiä kesken tilikauden, tulee ohjelmaan syöttää kahdet alkusaldot, jotta raportteihin saadaan edellisen tilikauden tiedot vertailutiedoiksi. Tämä on tärkeää erityisesti osakeyhtiöiden ja yhdistysten kohdalla. Esimerkiksi, jos aloitat tekemään kirjanpitoa Merit Aktivalla 1.4.2021 ja tilikautesi on kalenterivuosi, tulee ohjelmaan syöttää ensimmäiset alkusaldot tilinpäätöspäivältä 31.12.2020 ja toiset saldot 31.3.2021.   Ensimmäiset saldot otetaan viimeisimmästä tilinpäätöksestä ja syötetään valikossa: Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Alkusaldot em. ohjeen mukaan. Toiset saldot syötetään valikossa: Kirjanpito - Pääkirjatositteet - Lisää pääkirjatosite.   Syötä siis ensin tilinpäätöspäivän saldot asetuksien alkusaldoihin.   Syötä toiset saldot pääkirjatositteena. Syötä päivämääräksi kuluvan tilikauden tuloslaskelman ja taseen päivämäärä. Esim. jos aloitat tekemään kirjanpitoa Passeli Meritillä 1.4.2021, tarvitset aikaisemmasta ohjelmasta tuloslaskelman ja taseen 31.3.2021. Tällöin pääkirjatositteeseen syötetään päivämääräksi 31.3.2021.   Ota nyt tilinpäätöksen tase ja kuluvan tilikauden tase, ja laske näiden saldojen muutos. Ko. muutos syötetään pääkirjatositteelle. Lisää pääkirjatositteelle oma rivinsä jokaiselle taseen tilille ja saldolle, ja syötä muutos oikealle puolelle riviä.   Kun olet syöttänyt taseen saldojen muutokset, syötä samaan pääkirjatositteeseen kuluvan tilikauden tuloslaskelman saldot omille riveilleen sellaisena kuin ne ovat edellisestä ohjelmasta saadulla kuluvan tilikauden tuloslaskelmallakin. Tuloslaskeman saldoista ei siis lasketa muutosta kuten tehtiin taseen osalta.        

Kun kaikki kauden tositteet (myynti- ja ostolaskut sekä pääkirjatositteet), on syötetty Passeli Merittiin ja tiliotteen maksutapahtumat tehty, laaditaan Arvonlisäveroilmoitus valikossa Kirjanpito > ALV-ilmoitus.   Lisää uusi alv-ilmoitus painikkeesta +Lisää ALV-ilmoitus.   Ensimmäistä alv-ilmoitusta laadittaessa ohjelma kysyy avautuvassa ikkunassa päivämäärää, mistä lähtien haluat laatia ohjelmalla alv-ilmoituksia. Seuraavia ilmoituksia laadittaessa uuden alv-ilmoituksen kaudeksi tulee aina automaattisesti seuraava kausi. Tarkista, että olet syöttänyt yrityksen tietoihin oikean arvonlisäverokauden: Asetukset > Yrityksen tiedot > Alv-kausi.   Jos syötit ensimmäistä laskelmaa laatiessasi aloituspäivän väärin tai haluat laatia laskelmia myös aikaisemmilta kausilta, poista ohjelmaan tallennetut laskelmat (viimeisimmästä laskelmasta alkaen) ja laadi laskelmat uudelleen.   Tallenna arvonlisäverolaskelma painikkeesta Tallenna.     Tallennetusta arvonlisäveroraportista on mahdollista tarkistella eri rivien saldoja ns. porautuvasti. Klikkaa laskelmassa alleviivattua sinisenä näkyvää summaa, niin näet mistä eristä kyseinen summa koostuu.   Voit muuttaa arvonlisäverolaskelmaa avaamalla ko. laskelman ja painamalla Muuta tai poistaa sen painamalla Roskakori-kuvaketta.   Huom! Mikäli olet jo laatinut arvonlisäverolaskelman, mutta olet tehnyt muutoksia vastaavan kauden ostoihin ja myynteihin, mikä vaikuttaa arvonlisäveron laskentaan, tallenna arvonlisäverolaskelma uudelleen, jotta muutokset päivittyvät myös laskelmaan. Tallenna laskelma uudelleen painamalla Muuta ja heti sen jälkeen Tallenna. Muuttuneiden kausien alv-ilmoitukset näkyvät alv-ilmoituksen listauksessa punaisella (Kirjanpito > Alv-ilmoitus).   Tee jokaisesta kirjanpitokaudesta (kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi) oma alv-laskelmansa. Kaikki laskelmat näkyvät ALV-ilmoitusten luettelossa.     Kun tallennat alv-ilmoituksen, ohjelma tekee automaattisesti arvonlisäverotilien sulkukirjauksen ja muodostaa arvonlisäverovelkaa tai -saamista. Pääkirjaan muodostuneen kirjauksen näet alv-ilmoitusten luettelosta painamalla sinisellä näkyvää Pääkirjatositenumeroa tai avaamalla ko. alv-ilmoituksen ja painamalla Tosite VE -painiketta.   Arvonlisäveroilmoituksen lähettäminen Verohallintoon Lue ohje: Arvonlisäveroilmoitus.   Korjaukset arvonlisäveroilmoitukselle Mikäli sinun tulee tehdä muutoksia kaudelle, jonka arvonlisäveroilmoituksen olet jo laatinut, tee muutokset kirjanpitoon ja päivitä ko. arvonlisäveroilmoitus: Avaa ko. arvonlisäveroilmoitus. Klikkaa painiketta: Muuta ja heti perään painiketta: Tallenna. Ohjelma päivittää viimeisimmät tiedot arvonlisäveroilmoitukselle. Tarkista arvonlisäveroilmoituksen tiedot. Tee korjaus Oma Veroon tai lähetä arvonlisäveroilmoitus uudelleen suoraan ohjelmasta klikkaamalla Lähetä ilmoitus -painiketta (lue ohje: Arvonlisäveroilmoituksen lähetys). Ohjelma lähettää Omaveroon uuden arvonlisäveroilmoituksen ja näet ilmoituksen tiedot Omaverossa seuraavana päivänä. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen lähetys Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus on laadittava Omaverossa manuaalisesti Passeli Meritistä saatavan raportin pohjalta tai lähettämällä Passeli Meritistä saatava Yhteisömyynnin TXT -tiedosto Ilmoitin.fi-palvelun avulla Omaveroon. Avaa alv-ilmoitus, vie hiiren kursori Raportit-painikeen päälle. Valitse alasvetovalikosta Arvonlisäveron yhteenvetoilmotus (tai Yhteisömyynnin TXT). Raportit Voit laatia arvonlisäveroilmoitukseen liittyviä raportteja, kun olet tallentanut alv-laskelman. Avaa arvonlisäveroilmoitus ja vie hiiri kohtaan: Raportit. Avautuvasta valikosta voit laatia erilaisia raportteja:   PDF – PDF-muotoinen alv-ilmoitus. Tarkistusraportti – raportti, jossa on eriteltynä jokaisen alv-laskelman rivin summat, ja mistä kirjanpitotapahtumista ne koostuvat. Tarkistusraportti voidaan tallentaa PDF– tai Excel-muotoon klikkaamalla painikkeita PDF tai XLS. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus – Ohjelmalla voit laatia arvonlisäverolain mukaisen arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen yhteisömyynneistä sekä myynneistä, joissa yrityksesi on kolmikantakaupan toinen myyjä, ja palvelumyynneistä, joissa ostaja on verovelvollinen toisessa EU-maassa. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus voidaan tallentaa PDF- tai Excel-muotoon klikkaamalla painikkeita PDF tai XLS. Jotta yritykset, joille on tehty myyntilasku, näkyisivät arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella, ostajan tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) tulee olla lisätty oikea EU-maa sekä alv-tunnus. Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus on tehtävä manuaalisesti Omaverossa tai lähettämällä Passeli Meritissä saatava TXT-tiedosto Verohallinnolle Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Kolmikantakauppa-jälleenmyyjän myyntilaskuissa tulee olla ruksattuna “Lisätietoja“-valikon kohta “Kolmikantakauppa“, jolloin kyseinen kauppa kuvataan arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksen sarakkeissa 1, 2 ja 4.   Ennakkoveron kirjaaminen ohjelmaan Ennakkoverot voidaan kirjata ohjelmaan pääkirjatositteina (Kirjanpito > Pääkirjatositteet): D 9900 Tilikauden ennakkoverot tms. tili K 2948 Muut verotilivelat tai K 2929 Verovelat, välittömät Näin saadaan myös ennakkoverot näkymään ohjelman ”verotilillä”. Ennakkoveron maksaminen: ks. kohta Arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun maksukirjaukset. Huom! Ennakkoverot voidaan kirjata myös suoraan maksutapahtumana oikealle kulutilille valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja tiliksi 9900 Tilikauden ennakkoverot tms. tili. Verotilillä näkyvien viivästyskorkojen ja veronlisäysten sekä hyvityskorkojen kirjaaminen ohjelmaan Verotilillä näkyvät viivästyskorot ja veronlisäykset voidaan kirjata ohjelmassa pääkirjatositteina (Kirjanpito > Pääkirjatositteet): D 8770 Veronkorotukset, vähennyskelvottomat tms. tili K 2948 Muut verotilivelat tai K 2929 Verovelat, välittömät Näin saadaan myös viivästyskorko- ja veronlisäykset näkymään ohjelman ”verotilillä”. Verohallinnon verotilille maksamat hyvityskorot voidaan vastaavasti kirjata pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet): D 1761 Verosaamiset K 9240 Palautettava hyvityskorko/palautuskorko tms. tili Kyseiset pienet verotilin summat voidaan tämän jälkeen joko kuitata muista veroista (Maksutapahtumat > Verojen keskinäinen kuittaus) tai kuitata ne maksetuiksi/saaduiksi verotilivelkojen maksutapahtuman yhteydessä. Tällöin kyseiset summat poistuvat myös ns. välitileinä käytetyiltä tileiltä 2929 tai 1761. Korkojen ja sanktioiden maksaminen: ks. kohta Arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun maksukirjaukset.   Huom! Korot ja verottajan määräämät sanktiot voidaan kirjata myös suoraan Maksutapahtumana oikeille kulu- ja tulotileilleen valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja tiliksi oikea kulutili tai valitsemalla maksutapahtuman tyypiksi: Muu tulo ja tiliksi oikea tulotili. Arvonlisäveron, ennakonpidätyksen ja sairausvakuutusmaksun maksukirjaukset Passeli Meritissä ei ole yhtä yksittäistä verotiliä, vaan verotili koostuu useammasta tilistä, jotka on kytketty toimittajaan “Verohallinto“. Tällaisia tilejä ovat mm. 1763 Arvonlisäverosaamiset, 2939 Verohallinnolle maksettava ALV, 2980 Ennakonpidätysvelka ja 2981 Sosiaaliturvamaksuvelka jne. Kun ohjelmaan on tehty palkkakirjauksia tai tallennettu alv-ilmoitukset jokaisen ilmoitusjakson päättyessä, maksettavaksi kuuluvat verot ovat kirjaantuneet vastaaville verovelka- tai verosaamistileille. Koska ohjelmassa Verotiliin liittyvät verot on kytketty maksutapahtumiin, ne käyttäytyvät samalla tavalla kuin ostolaskut ostoreskontrassa. Tästä syystä myös verotiliin liittyvien verojen maksukirjaus tulee aina tehdä Maksutapahtumat-valikossa kyseisen pankin kohdalla lisäämällä uusi maksutapahtuma. Huom! Arvonlisäverovelka- tai -saamistilileihin liittyviä kirjauksia ei tehdä koskaan pääkirjatositteena! Arvonlisäverovelka- tai saaminen kirjataan maksetuksi aina maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Uuden maksutapahtuman tyypiksi tulee valita: Toimittaja ja toimittajaksi: Verohallinto. Päivämääräksi todellinen maksupäivä. Tämän jälkeen ruksitaan maksuun liittyvä valintaruutu ja tallennetaan maksutapahtuma, jolloin ohjelma poistaa ko. summan alv-veloista tai -saatavista. Mikäli ei maksettu koko velkasummaa, syötä Summa-sarakkeeseen maksettu summa ja paina Enter, jonka jälkeen Maksamatta-sarakkeessa näkyy jäljelle jäävä maksamaton osuus. Tallenna.   Mikäli listalta ei löydy oikeaa Verohallinnolle kuuluvaa verovelkaa, tai saamista, tarkista ensin, että olet antanut päivämääräkenttään maksun todellisen päivän. Jos oikeaa maksua ei löydy siitä huolimatta ja olet todella maksamassa Verohallinnolle ennakkoon jotakin, kirjaa summa Ennakkomaksukenttään. Voit myöhemmin kohdentaa nämä ennakkomaksut oikeille veroveloille tai -saamisille valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Verojen keskinäinen kuittaus. Tee samanlainen maksutapahtuma myös ennakkoveroille, hyvitys- ja viivästyskoroille ja veronlisäyksille, mikäli kirjasit ne pääkirjatositteena verovelaksi tai -saamiseksi. Raportit Kaikki Verohallinnolle maksettavat summat näkyvät Osto- ja verovelka -raportista, jonka saa valikosta Ostot > Osto- ja verovelkojen yhteenveto valitsemalla haluttu päivämäärä, muuttamalla Velkatyypiksi: Verovelka ja painamalla: Laadi raportti   Avautuvassa luettelossa näkyvät maksettavaksi kuuluvat verovelat: maksettava ja palautettava arvonlisävero, ennakonpidätysvelka, sosiaaliturvamaksuvelka sekä pääkirjatositteena kirjatut ennakkoverot, veronkorotukset, viivästys- ja hyvityskorot.  

Pankki- ja luottokorttimaksut myyntilaskuilla   Jos yritys syöttää myyntinsä ohjelmaan myyntilaskuina ja asiakas maksaa nämä laskut pankki- tai luottokortilla, tulee ensin tehdä muutoksia ko. kirjanpidon saamistilien asetuksissa.   Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Avaa Luottokorttisaamiset- ja/tai Pankkikorttisaamiset -tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään myyntilaskuissa.        Tallenna   Laadi sitten myyntilasku tavalliseen tapaan valikossa: Myynnit > Myyntilaskut > Lisää myyntilasku. Syötä laskulle tarvittavat tiedot, tarkista alv ja laskun summa.    Paina Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset. Syötä päivämäärä ja koko laskun summa. Tallenna lasku.       Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen laskurivillä määritellylle tulotilille sekä taseen saamistilille sen mukaan, mikä tili maksutavassa on valittuna. Esimerkiksi: D Saamistili, K Tulotili.   Pankki- ja luottokorttimaksut kassaraportista   Mikäli kirjaat myynnit esim. kassaraportista voit syöttää ne pääkirjatositteena valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi esim. kuun viimeinen päivä (jos kirjaat myynnit kerran kuussa). Kirjoita haluamasi selite, esim. Tammikuun kassaraportti. Ja vaihda Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman ALVia) riippuen siitä syötätkö summat alvillisina vai ilman alvia.   Valitse ensimmäiselle riville käyttämäsi myyntitili, esim. Myynti alv 24%. Syötä Kredit-puolelle kassaraportit kokonaismyynnit. Tarkista alv. (Jos sinulla on useampi alv-kanta, laadi jokaiselle oma rivinsä ja käytä oikeaa myyntitiliä ja alv-kantaa.) Lisää rivi ja valitse tiliksi: Pankkikorttisaamiset tai Luottokorttisaamiset, syötä Debet-puolelle raportin ilmoittamat summat. Mikäli raportissasi on myös käteismaksuja voit lisätä niille oma rivinsä, valita tiliksi Kassan ja syöttää summan Debet-puolelle. Pääkirjatositteen Debet- ja Kredit-puolien tul mennä tasan. Tallenna Kun tosite on tallennettu, tekee ohjelma kirjaukset pääkirjaan ja alv-laskelmalle.   Pankki- ja luottokorttimaksujen tilitys   Kun palveluntarjoaja (esim. Nets, Paytrail tms.) tilittää maksun pankkitilillesi tee kirjaus maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Muu tulo ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on saapunut tilille. Valitse ensimmäiselle riville tiliksi aiemmin käyttämäsi pankkikorttisaamiset- tai luottokorttisaamiset-tili, ja syötä summaksi tilitysraportilla näkyvä BRUTTOsumma. Lisää uusi rivi ja valitse tiliksi sopiva kulutili palveluntarjoajan veloittamille käsittelymaksuille ja provisioille, syötä miinusmerkki Määrä-kenttään ykkösen eteen ja syötä veloitetun provision määrä A-hinta-kenttään. Tarkista alv ja tarkista, että loppusumma (palveluntarjoajan tilittämä NETTOsumma) on sama summa, joka näkyy tiliotteella.    Tallenna. Ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jolla se vähentää bruttosumman verran taseen saatavatiliä, lisää palveluntarjoajan veloittamat kulut tuloslaskelman kulutilille ja kirjaa tiliotteella näkyvän nettosumman pankkitilille.   Pankki- ja luottokorttiostot Ostot yrityksen pankkikortilla   Syötä pankkikortilla maksetut ostot ohjelmaan ostolaskuina. Älä kirjaa laskua maksetuksi vielä tässä vaiheessa.   Kohdista maksu ostolaskuihin valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma, kun syötät tiliotteen tapahtumia (ks. ohje: Maksutapahtumat). Valitse maksutapahtuman tyypiksi Toimittaja, toimittajaksi ko. toimittaja ja ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalla.   Tallenna Voit kirjata yrityksen pankkikortilla ostetut ostot myös suoraan tiliotteelta maksutapahtumista. Valitse tällöin maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno, syötä päivämäärä ja valitse oikea kulutili. Syötä summa, tarkista alv ja Tallenna maksu. Tällöin näitä kuluja ei syötetä enää erikseen ostolaskuina. Liitä skannatut kuitit silloin liitteiksi maksutapahtumiin.   Ostot luottokortilla   Luottokortilla maksettujen ostojen kirjaamiseen on ohjelmassa kaksi tapaa. Kulukuitit voi lisätä ohjelmaan sitä mukaa kun niitä syntyy, tai ne voi kirjata kerran kuussa luottokorttiyhtiön laskun avulla. 1. Kulujen kirjaus kuiteittain Tee ensin muutos tilikartan tiliin: Luottokorttimaksuvelat. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Avaa Luottokorttimaksuvelat-tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään ostolaskuissa. Tallenna. Syötä kulut normaalisti ostolaskuina ja paina Kirjaa maksu -painiketta. Valitse maksutavaksi Luottokorttimaksuvelat-tili, syötä päivämäärä ja summa. Tallenna ostolasku.      Liitä laskulle skannatut kuitit, jotta ne pysyvät tallessa eikä niitä tarvitse säilyttää mapeissa paperiversioina. Saat liitettyä kuitit raahaamalla ne hiirellä laskun päälle tai painamalla laskulla yläoikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Jos liität laskulle useamman tiedoston, valitse ne kaikki kerralla painamalla samalla shift- tai ctrl-näppäintä.    Kun luottokorttiyhtiö lähettää laskun, lisää se ohjelmaan ostolaskuna. Kirjaa laskulla näkyvät summat Luottokorttimaksuvelat-tilille ja valitse alv-kannaksi: Ei veronalainen. (Kulujen alv on vähennetty jo ostolaskuilla, joilla syötit kuitit ohjelmaan.) Jos laskulla on veloitettu luottokorttiyhtiön kuluja, lisää niille oma laskurivinsä ja kirjaa ne Pankkikulut tai Rahoituskulut tms. sopivalle tilikartastasi löytyvälle tilille.     Tallenna lasku. Kun maksat luottokorttiyhtiön laskun ja suoritus näkyy pankin tiliotteella, kohdista maksu laskulle valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksun tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi ko. luottokorttiyhtiö. Syötä maksun todellinen päivämäärä. Ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalta. Tallenna.   2. Kulujen kirjaus kerran kuussa Jos haluat kirjata kulut kerran kuussa, kun saat luottokorttiyhtiön laskun, säilytä kuitit ja syötä luottokorttiyhtiön lasku ohjelmaan ostolaskuna. Lisää laskulle tarvittava määrä rivejä.     Tallenna lasku. Liitä laskulle skannatut kuitit, jotta ne pysyvät tallessa eikä niitä tarvitse säilyttää mapeissa paperiversioina. Saat liitettyä kuitit raahaamalla ne hiirellä laskun päälle tai painamalla laskulla yläoikealla olevaa paperiliittimen kuvaketta. Jos liität laskulle useamman tiedoston, valitse ne kaikki kerralla painamalla samalla shift- tai ctrl-näppäintä.  Kun maksat luottokorttiyhtiön laskun ja suoritus näkyy pankin tiliotteella, kohdista maksu laskulle valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma. Valitse maksun tyypiksi Toimittaja ja toimittajaksi ko. luottokorttiyhtiö. Syötä maksun todellinen päivämäärä. Ruksi valintaruutu oikean laskun kohdalta.     Tallenna            

Passeli Meritin Varasto-valikossa voidaan syöttää varaston alkusaldot, varastoon sisääntulot ja varastosta otot, varastojen keskinäiset siirrot sekä laatia erilaisia raportteja tavaran liikkumisesta ja varastosaldoista.       Varastolaskenta aloitetaan tavara- ja materiaaliluettelon laadinnasta. Luettelo lisätään valikosta: Varasto > Nimikkeet. Varastolaskentaan käytetään nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara. Tämän jälkeen lisätään varaston alkusaldo valikosta: Varasto > Varastotapahtumat.   Varaston sisääntulot (tavaroiden ja materiaalien ostot) lisätään ostolaskuina; varaston otot (myynti) kirjataan myyntilaskuina; tavaroiden ja materiaalien menekki yrityksen käyttöön, tuotannon kirjaamiset ja inventaarion yli- ja alijäämät ja eri varastojen keskinäiset siirrot lisätään Varastotapahtumina.   Passeli Meritin varastolaskennan voi ottaa käyttöön syöttämällä ohjelmaan tiedot varastotavaroista ja materiaaleista, joista pidetään varastolaskentaa. Ne voidaan siirtää ohjelmaan myös Excel-taulukon muodossa. Sen jälkeen tulee syöttää erikseen varastotuotteiden saldot. Mikäli on kyse aloittavasta yrityksestä, ei varaston alkusaldoja tarvitse syöttää, vaan tavara siirtyy varastoon ostolaskujen ja varastotapahtumatositteiden kautta.    Varastotavaroiden tuonti Excel-taulukosta Varastotavaroiden eli -nimikkeiden tiedot saa tuotua ohjelmaan Excel-taulukosta valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tietojen tuonti > Nimikkeiden tuonti. Poista tiedostosta ennen tietojen tuontia nimikkeet, joita ei käytetä enää. Excel-tiedoston sarakkeiden otsikoiden tulee olla tietyssä muodossa, johon löydät ohjeet ja esimerkkitiedostot täältä. Nimikkeiden tiedot siirretään ilman määriä. Varastotavaroiden alkusaldot Koska ohjelmaan voidaan siirtää taulukosta vain varastonimikkeiden nimet (ilman määriä), varastotavaran määrät tulee syöttää käsin (Varasto > Varastotapahtumat, Lisää varastotapahtuma).  Varaston saldot syötetään varastoon sisääntulona valikossa Varasto > Varastotapahtumat. Varastotapahtuman päivämääräksi syötetään alkusaldon päivämäärää seuraava päivä. Esimerkiksi jos syötit alkusaldot 31.12.2020, varastotapahtuman päivämääräksi tulee 01.01.2021.  Varastotapahtuman tyypiksi valitse Tulo. Lisää kaikki varastossa olevat nimikkeet määrineen yksi toisensa perään ja valitse kirjanpitotiliksi oikea varastotili esim. 1531 (ohjelma tarjoaa tiliä 4000 ja tämä tili tulee muuttaa).     Kun varastotavaroiden rahallinen arvo on syötetty alkusaldoissa pääkirjakirjauksena varastotilille valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Alkusaldot, muodostaa ohjelma kirjauksen: D 1531 Varasto, K 1531 Varasto.     Vertaa varastoon tulona kirjattua varaston alkusaldoa pääkirjan varastotilin alkusaldoon tulostamalla ”varastoraportti” (Varasto > Varastoraportti tileittäin). Päivämääräksi syötä sama päivä kuin on varastolaskennan aloituspäivä.  Useita varastoja (Pro- ja Premium-versiossa) Passeli Meritin Pro- ja Premium-versioissa on mahdollista pitää useamman varaston laskentaa. Varastot voidaan lisätä valikossa Asetukset > Dimensiot > Varastot. Uusi varasto lisätään ohjelmaan klikkaamalla Lisää varasto - painiketta ja täyttämällä varaston tiedot.   Tunnus – syötä varaston tunnus.   Nimi – syötä varaston nimi.    Varastoon sisääntulon, varastosta oton ja varastojen välisen tapahtuman etuliite – lisää varastojen välisen tapahtuman tositenumeroon lisättävä etuliite.    Seuraava varastoon sisääntulon, varastosta oton ja varastojen välisen tapahtuman numero – määrittele seuraavan varastotapahtuman numero. Ohjelma antaa silloin seuraavaksi numeroksi automaattisesti kyseisen numeron.   Varastotapahtumat   Varastotapahtumina syötetään tuotteiden alkusaldot, tavaroiden varastoon tulo vai varastosta otto (mikäli sitä ei syötetä ostolaskulta), tuotannosta varastoon tulo ja raaka-aineiden kirjaaminen kuluksi sekä inventaariossa havaitut erot. Syötä varastosta ottona (tyyppinä: Meno) myös varastotuotteiden omaan käyttöönotto.    Syötä varastotuotteiden ostot valikossa Ostot > Ostolaskut ja myynnit valikossa Myynnit > Myyntilaskut. Nimike-riville valitse nimikkeet, joiden tyyppinä on varastotavara (V). Kun käytetään ostolaskulla nimikettä, jonka tyyppinä on varastotavara, kyseinen tavara näkyy heti varastossa. Kun käytetään myyntilaskulla nimikettä, jonka tyyppinä on varastotavara, kyseinen tuote kirjautuu heti varastosta otoksi.   Varastotuotteiden omakustannushinnan laskenta tapahtuu ohjelmassa FIFO-periaatteella. Jotta varastosaldo pysyisi ohjelmassa oikeana, tee jokaisesta varastotuotteesta oma nimikkeensä, valitse nimikkeen tyypiksi Varastotavara ja syötä tuotteiden lukumäärä oikein tapahtumia kirjattaessa.   Tuotteiden ja materiaalien kirjaaminen kuluksi Lisää inventaarion yhteydessä muodostuneista yli- ja alijäämästä sekä tavaroiden ja materiaalien kuluksi kirjaamisesta varastotapahtuma, jonka tyyppinä on ”Meno”.  Lisää tavaroita kuluksi kirjattaessa kommenttikenttään selite ja syötä nimikkeen riville varastosta otetun tavaran määrä ja muuta tarvittaessa tiliä, jota haluat käyttää kulutilinä.  Tuotannon siirtäminen varastoon Tuotannon siirto varastoon tapahtuu varastosta oton ja varastoon sisääntulon kautta. Varastosta ottona kirjataan raaka-aineet ja materiaalikulut, joka kuluivat valmiin tuotteen valmistamiseen.   Varastosta ottoa koskevan tositteen tallentamisen jälkeen, tarkista varastosta kirjattujen materiaalien hinta klikkaamalla varastotapahtuman tositenumeroa, esim.   Määrittele varastosta oton summan perusteella valmiin tuotteen yksikköhinta. Jaa materiaalikustannukset valmistettujen tuotteiden kappalemäärällä, jolloin saat yhden valmiin tuotteen muodostamat materiaalikustannukset.  Ota valmis tuotanto varastoon varastoontulotapahtumana (tyyppinä: Tulo). Valitse nimikeriville valmistetun varastotuotteen nimike, syötä määräksi valmistettujen tuotteiden määrä ja hinnaksi yhden valmiin tuotteen hinta (joka on laskettu materiaalikustannusten perusteella).    Varastojen väliset siirrot (vain Pro- ja Premium versiot) Lisää varastojen välinen siirto uutena varastotapahtumana. Valitse varastotapahtuman tyypiksi ”Varastojen väliset tapahtumat” ja määrittele varastot, joiden välillä tuotteet siirtyivät. Lisää Nimikeriville tuotteet ja määrät, jotka siirrettiin yhdestä varastosta toiseen.    Varastotavaroiden hyvityslaskut Laatiessasi varastotavaroiden myyntilaskuun hyvityslaskua, voit tehdä hyvityslaskun avaamalla näytölle alkuperäisen laskun ja painamalla sen jälkeen vasemmassa alareunassa olevaa Laadi hyvityslasku -painiketta. Tai voit myös tehdä hyvityslaskun manuaalisesti, laatimalla samanlaisen myyntilaskun ja syöttämällä Määrä-kenttään miinusmerkkisen luvun, esimerkiksi -1 (riippuen palautetun tavaran määrästä). Paina sen jälkeen laskun rivillä Hyvitettävä lasku -kenttää ja merkkaa siihen, miltä laskulta tuotteen palautus varastoon tapahtuu.   Ostolaskun hyvityslaskun voi laatia avaamalla näytölle alkuperäisen hyvityslaskun ja painamalla Laadi hyvityslasku -painiketta. Laskun voi myös laatia manuaalisesti lisäämällä uuden ostolaskun, valitsemalla saman ostonimikkeen ja syöttämällä laskun rivillä Määrä-kenttään miinusmerkkisen luvun, esim. -1 (riippuen palautettujen tuotteiden määrästä) ja syöttämällä tuotteen hinnan.   Muista kohdistaa laatimasi hyvityslaskut alkuperäisiin laskuihin valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Osto- ja myyntilaskun keskinäinen kuittaus > Lisää maksutapahtuma. Ks. lisäohjeet: Hyvityslaskut.  Tarkista tämän jälkeen, että varastoraportin saldo vastaa taseessa olevaa varaston arvoa. Mikäli saldot eroavat, kirjataan ero varaston muutoksena valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Voit tehdä tämän kirjauksen jokaisen hyvityslaskun jälkeen tai viimeistään tilinpäätöksessä.  - Mikäli varaston arvo taseessa on pienempi kuin varastoraportilla, tee kirjaus: D Varaston muutos, K Varasto. - Jos varaston arvo on taseessa suurempi kuin varastoraportilla, tee kirjaus: D Varasto, K Varaston muutos.  Nimikkeet Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Palvelu- ja Tavara-nimikkeitä käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Mikäli myyntilaskut lähetetään toiseen EU-maahan, myynti esitetään nimikkeen tyypin perusteella Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus -raportissa tavaramyyntinä.  Jos ohjelmassa käytetään varastolaskentaa, tulee osto- ja myyntilaskuissa sekä varastotapahtumissa käyttää vastaavia tuotenimikkeitä, jotta varaston saldo pysyy ohjelmassa oikeana. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä ohjelmaan.  Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara. Varastotavarat lasketaan määrällisesti. Kun ostolaskuissa käytetään nimikkeitä Varastotavara, tavarat lisätään varastoon ostolaskua tallennettaessa. Kun myyntilaskuissa käytetään nimikkeitä Varastotavara, tavarat poistetaan varastosta myyntilaskua tallennettaessa. Näin pidetään varastolaskentaa ja voidaan laatia varastotilannetta koskevia raportteja.  Uusi nimike lisätään napsauttamalla Lisää varastonimike -painiketta.  Tunnus – tunnuksessa voi olla sekä numeroita että kirjaimia. Mikäli tavaraa ostetaan samoilta toimittajilta, tunnuksena voidaan käyttää myös toimittajan tavaran koodia (tarvittaessa toimittajan koodia lyhennetään). Tavaran tunnusta voidaan myöhemmin muuttaa. Tällöin tunnus muuttuu myös aiemmin lisätyissä tositteissa. Nimi – lisää tavaran nimi.    Nimi englanniksi – jos ohjelman käyttökieleksi on valittu englanti, englanniksi käännetyt nimikkeet näytetään nimikeluettelossa englanninkielisinä. Uusia nimikkeitä lisättäessä tulee nimet kääntää itse.    Nimi ruotsiksi – jos ohjelman käyttökieleksi on valittu ruotsi, ruotsiksi käännetyt nimikkeet näytetään nimikeluettelossa ruotsinkielisinä. Uusia nimikkeitä lisättäessä tulee nimet kääntää itse.    Tyyppi – oletusasetuksena tarjotaan tyypiksi Varastotavara. Tätä ei tarvitse muuttaa.    Aktiivisuus – ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Myynti- ja ostolaskuissa. Tätä ei yleensä tarvitse muuttaa. Mikäli nimike on poistettava valinnoista, valitaan Ei-aktiivinen.    Yksikkö – lisää nimikkeen mittayksikkö. Yksikön määrittely on pakollista. Myyntihinta – lisää tavaran arvonlisäveroton myyntihinta. Tarvittaessa myyntilaskun nimikkeen hintaa voidaan muuttaa tai käyttää laskuun, nimikkeeseen tai asiakkaaseen perustuvaa alennusta.    Viimeinen ostohinta – ohjelma muodostaa hinnan automaattisesti viimeisen ostolaskun mukaisesti. Jos nimikkeellä ei ole pysyvää ostohintaa, jätä Viimeinen ostohinta -kenttä tyhjäksi.  Alennus-% - Laskua laadittaessa alennusprosentti lisätään laskuriveille. Laskua sellaiselle asiakkaalle laadittaessa, jolle on määritelty kiinteä alennus, ohjelmisto ei käytä nimikkeen tiedoissa olevaa alennusta.    Hankintahinta – ohjelma laskee hankintahinnan automaattisesti. Hinta lasketaan FIFO-menetelmällä (first in, first out).    Nykyinen tila – tavaran juokseva määrällinen varastotilanne, joka määritellään seuraavasti: nimikkeen alkusaldo + kaikkien tulojen määrät (ostetut määrät + varastotapahtumien tulot) päivämäärästä riippumatta – kaikkien ottojen määrät (myydyt määrät + varastotapahtumien otot) päivämäärästä riippumatta.    Raha-arvo – määritellään seuraavasti: nimikkeen omakustannusarvo x nimikkeen määrällinen varastotilanne.    Myyntitili – valitse myyntitulojen tili (3...), johon kyseisen nimikkeen myynti halutaan lisätä.    Varastotili – lisää vaihto-omaisuuden tili (15..), jota käytetään kyseisten tavaroiden varastolaskentaan. Ohjelmisto käyttää varastotiliä myyntilaskun automaattiseen kirjaamiseen eli myyntitulojen kirjauksen lisäksi tehdään automaattisesti myös myytyjen tavaroiden omakustannusarvon kirjaus. Koska varastotiliä ei saa muuttaa automaattisissa kirjauksissa, ontärkeää, että kyseinen tili on määritelty oikein.    Myyntikustannustili – lisää myydyn tavaran hankintahinnan kustannusten tili (4...). Myyntitilin ja myyntikustannustilien erotus vastaa myydystä tavarasta saatua voittoa. Varastotavaroiden myyntivoittoa voidaan katsella raportista Myynti > Myyntiraportti. Mikäli tilejä muutetaan myöhemmin nimikkeen tiedoissa ja kyseistä nimikettä on jo käytetty sekä osto- että myyntilaskuissa, näiden laskujen pääkirjan kirjausten tilejä ei muuteta automaattisesti. Tätä varten osto- ja myyntilaskut on tallennettava uudelleen. Varastotilanneraportissa käytetään nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tilejä.  Lisää kokoonpano – Ohjelman Premium-version toiminto. Lue erillinen ohje: Mittayksiköiden muunnokset ja lopputuotteen kokoonpano.  Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Näiden valitsemiseksi napsautetaan sarakkeiden otsikoita taulukon ylärivillä. Taulukon saraketta Tunnus napsautettaessa nimikkeet kuvataan tunnuksen mukaisessa järjestyksessä ja saraketta Nimi napsauttamalla nimikkeet kuvataan nimijärjestyksessä.  Myynti- ja ostotilien Tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Varastoraportti Varastoraporttia laadittaessa voidaan katsoa tietyn varaston tilannetta tai kaikkien varastojen yhteistä varastotilannetta. Syötä päivämäärä ja valitse varasto, jonka tilannetta haluat katsoa. Jos haluat nähdä kaikkien varastojen yhteistilanteen, jätä varaston suodatin tyhjäksi.  Raportissa on esitetty varastotuotteet nimikkeittäin, tuotteiden määrä varastossa, yhden tuotteen a-hinta sekä varastossa olevien tuotteiden yhteishinta.   Ruksaa Näytä nollarivit -ruutu, jos haluat nähdä varastoraportissa tuotteet, joiden määrä on 0. Varastoraporttia, jossa näkyvät nollarivit, tarvitaan tuotteiden tilaamiseen eli jos tuotteen määrä on 0, tulee sitä tilata lisää. Jos tarjoukseen (laadittu valikossa Myynnit > Tarjoukset) on otettu käyttöön tuotteiden varaaminen   voi Passeli Meritin Premium-versiossa laatia varastoraportin varastosta varattuine määrineen.    Varastotapahtumien erittely Varastotapahtumien erittely luo katsauksen tietyn varastotavaran liikkumisesta sekä kappalemäärittäin että rahamäärittäin. Valitse varastonimike ja varasto (mikäli on useita varastoja) ja syötä kausi, jolta haluat tulostaa raportin.   Raportti voidaan tallentaa PDF- tai Excel-tiedostoksi ja tulostaa.    Varastotapahtumien erittelyssä näkyvät kaikki tarkasteltavan varastotuotteen liikkumiset: varastoon tulot sekä varastosta otot määrittäin ja hinnoittain.    Varastotuotteiden omakustannushinnan laskenta tapahtuu FIFO-menetelmällä eli oletetaan, että ensimmäisenä varastoon tulleet tuotteet myös myydään ensimmäisenä. FIFO-menetelmään perustuvaa varastolaskentaa osoittaa Jäännösmäärä-sarake, jossa näkyy minkälaisista ostolaskuista ja varastoon otoista muodostuu varaston jäännösarvo.  Varastoraportti tileittäin  Varastosta otoista ja varastoon sisääntuloista tehdään automaattisesti kirjaus nimikkeille määritellyn varastotilin mukaan. Kun tilit on määritelty oikein varastonimikkeissä ja varastotapahtumissa, pääkirjan tilin saldon tulee olla sama kuin Varastoraportti tileittäin -raportissa.  

Pro- ja Premium -versioissa on mahdollista ottaa käyttöön sähköisten ostolaskujen kierrätys.    Laskujen kierrätyksen käyttöönotto   Verkkolaskujen vastaanotto edellyttää sopimusta verkkolaskuoperaattorimme Apix Messaging Oy:n kanssa. Ks. tarkemmat ohjeet käyttöohjeesta Verkkolaskutuksen aktivointi.   Laskujen kierrätyksen voi aktivoida vain pääkäyttäjä valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot ruksaamalla valintaruudun Yrityksessä on käytössä laskujen kierrätys.   Laskujen vahvistajat   Laskuja voivat vahvistaa vain maksulliset lisäkäyttäjät. Valikossa Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät voidaan määritellä henkilöt, joille annetaan oikeudet vahvistaa sähköisiä ostolaskuja. Mikäli laskuja vahvistavat eri henkilöt, käyttöoikeuksiin ei tarvitse määritellä vahvistajia, vaan kirjanpitäjä voi siinä tapauksessa valita itse laskuihin eri vahvistajat.   Mikäli käyttäjän on tarkoitus vahvistaa kaikki Vahvistamattomat ostolaskut -valikkoon tulleet ostolaskut, hänen käyttöoikeuksissaan voidaan lisätä rastit valintaruutuihin: "Sähköisen ostolaskun vahvistaja" ja "Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten".  Tässä tapauksessa vahvistajalle lähetetään aina automaattisesti ilmoitus s-postitse, kun ohjelmaan on tullut sähköinen ostolasku, eikä kirjanpitäjän tarvitse lisätä laskujen vahvistajia laskuun käsin.     Ohjelman Premium-versiossa on mahdollista valita lisäksi "Näytä oletuksena vain vahvistamattomat laskut".  Kun kyseinen valinta on aktivoitu, käyttäjä näkee vain hänen vahvistettavakseen ohjatut tai hänen vahvistamansa ostolaskut valikossa “Vahvistamattomat ostolaskut“ tai “Ostolaskut“.   Jos lähetetään vahvistettavaksi vain osa laskuista, ei vahvistajaa kannata määritellä Käyttäjät-valikossa, vaan silloin kirjanpitäjä valitsee itse mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi.    Vahvistamattoman verkkolaskun lähetys hyväksyttäväksi   Huom! Mikäli saapuvan verkkolaskun toimittajaa ei ole mahdollista tunnistaa automaattisesti, vahvistusilmoitusta ei lähetetä ennen kuin toimittaja on lisätty vahvistamattomaan ostolaskuun. Kun ohjelmaan saapuu vahvistettava ostolasku ja laskun vahvistajan tiedoissa on valittu kohta “Lähetä automaattinen ilmoitus vahvistamista varten“, laskun vahvistaja saa automaattisesti sähköpostitse ilmoituksen vahvistettavasta laskusta.   Laskun voi hyväksyä suoraan sähköpostiviestissä olevasta linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommenttejaan. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna. Useampi laskujen vahvistaja: Mikäli kirjanpitäjä valitsee itse, mitkä laskut lähetetään vahvistettavaksi ja kenelle, lisätään vahvistaja laskulla painamalla: Lisää vahvistaja.     Valitaan vahvistajan käyttäjätunnus, syötetään tarvittaessa viesti ja painetaan Lähetä.     Laskulle jää tieto laskun tilasta.     Vahvistaja saa sähköpostitse ilmoituksen, että ohjelmassa on vahvistusta odottava lasku. Laskun voi hyväksyä suoraan linkistä tai kirjautumalla ohjelmaan ja vaihtamalla laskun tilan vahvistetuksi. Laskujen vahvistaja voi lisätä laskuun omia kommentteja. Kirjanpitäjä voi vasta vahvistuksen jälkeen tallentaa laskun ostolaskuna.    

Myyntihinnat   Myyntihintoja ja alennuksia voi syöttää ohjelmaan:   valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset myyntinimikkeen tiedoissa tai  asiakkaan tiedoissa. Ennen myyntihintojen ja alennusten lisäämistä, tulee määritellä Asiakasryhmät. Tämän pääset tekemään valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät. Asiakkaat tulee tämän jälkeen luokitella näiden ryhmien mukaisesti.     Myyntihinnat-taulukkoon voidaan syöttää tuotteiden hinta, joka on määritelty tietylle asiakkaalle, asiakasryhmälle tai kampanjalle. Lisäksi on mahdollista asettaa aikaväli, jolloin vastaavaa hintaa käytetään laskulla. On myös mahdollista määritellä, voidaanko kyseisestä hinnasta myöntää alennuksia tai onko se lopullinen myyntihinta.   Mikäli myyntihintojen taulukossa ei ole määritelty hintaa eikä myöskään alennusten taulukossa määritelty alennuksia, otetaan myyntilaskuun hinta ja mahdollinen alennus myyntinimikkeen tiedoista.   Kohderyhmät   Jos kohderyhmäksi valitaan “Asiakasryhmä“, tulee “Nimi“-sarakkeessa valita asiakasryhmän nimi. Asiakasryhmä tulee olla lisätty etukäteen ohjelman valikkoon Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja asiakasryhmä tulee olla määritelty asiakkaan tiedoissa.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Asiakas“, tulee “Nimi“-sarakkeessa olla asiakkaan nimi oikeassa muodossa eli sen tulee olla täsmälleen sama kuin ohjelmassa oleva asiakkaan nimi. Nimike tunnistetaan nimikkeen tunnuksen mukaan, joten nimikkeen tunnuksen tulee olla sama kuin ohjelmassa oleva nimikkeen koodi. Nimikkeen nimi on informatiivinen ja sitä ei ole pakko täyttää.   Jos kohderyhmäksi on valittu “Kampanjat“, valitaan Myyntinimike, jota kampanja  koskee.     Päivämäärät   Taulukossa on myös mahdollista määritellä hintojen ja alennusten alkamis- ja päättymispäivä. Jos hinnan voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa hintaa jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Kampanjoihin on aina määriteltävä aloitus- ja lopetuspäivä.   Esimerkki: jos yrityksessä on käytössä tukkuhinnat ja vähittäishinnat, suosittelemme syöttämään vähittäishinnat suoraan nimikkeen tietoihin ja tukkuhinnat myyntihintojen taulukkoon (molemmat hinnat voidaan syöttää myös myyntihintojen taulukkoon).    Lisää ensin asiakasryhmät (Tukkumyynti ja Vähittäismyynti) valikossa Asetukset > Dimensiot > Asiakasryhmät ja ryhmittele asiakkaat ryhmiin asiakkaiden tiedoissa.   Avaa sitten Myyntihinnat ja lisää rivi. Valitse myyntihintojen taulukossa kohderyhmäksi “Asiakasryhmä“, asiakasryhmäksi valitse “Tukkumyynti“, valitse nimike ja syötä siihen kyseiselle asiakasryhmälle määritelty hinta. Lisää tukkuasiakkaille asiakastietoihin asiakasryhmäksi “Tukkumyynti“.   Jos myyntihintojen taulukossa on esitetty lopulliset hinnat, joihin alennuksia ei enää myönnetä, ota rasti pois sarakkeesta “Alennus sallittu“.   Myyntihintojen sisäänluku   Jos myyntihintoja on paljon, voidaan hinnat tuoda ohjelmaan Excel-taulukosta. Myyntihinnat saat tuotua klikkaamalla painiketta Myyntihintojen siirto. Tämän jälkeen valitse hinnastoa koskeva tiedosto koneeltasi. Tuotujen rivien lisäksi voidaan hinnastoa täydentää juoksevasti lisäämällä seuraaville riveille uusia myyntihintoja asiakkaittain, asiakasryhmittäin tai kampanjoina. Myyntihintojen muuttamisen tai täydentämisen jälkeen paina Tallenna.   Voit tallentaa ohjelmassa olevan hinnaston Excel-muotoon klikkaamalla raportissa olevaa Excel-kuvaketta.   Hinnaston muokkaus   Ne rivit, joita myyntihintojen taulukossa ei enää tarvita, voidaan poistaa riveittäin klikkaamalla rivien päässä olevaa rastia. Hinnastoa päivittäessäsi poista olemassa olevat rivit klikkaamalla Poista kaikki rivit ja tuo Excel-tiedostosta ohjelmaan uusi hinnasto. Uuden hinnaston tuontitiedoston saat tallentaessasi vanhan hinnaston Exceliin. Sarakkeiden otsikoiden tulee olla Excelissä samat kuin myyntihintojen taulukon otsikot: Kohderyhmä, Nimi, Tunnus, Nimikkeen nimi, A-hinta, Valuutta, Alennus sallittu, Alku, Päättymispäivä, Yksikkö.     Alennukset   Konkreettisten hinnastojen (jos niitä käytetään yrityksessä) lisäksi on mahdollista ottaa käyttöön alennukset valikossa: Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntihinnat ja alennukset > Alennukset.   Alennusten taulukossa voidaan määritellä alennuksia asiakkaille/asiakasryhmille sekä nimikkeille/nimikeryhmille. Kun kohderyhmäksi on valittu ”Kampanjat”, voidaan lisätä alennuskampanjoita kaikille asiakkaille. Kampanjoissa tulee olla aina määritelty alkamis- ja päättymispäivä.   Jos alennuksen voimassaoloaikaa ei ole rajoitettu, jätä alkamis- ja päättymispäivä tyhjäksi. Jos haluat soveltaa alennusta jonain tiettynä ajankohtana, syötä alkamis- ja päättymispäivä. Mikäli alennusten taulukossa ei ole määritelty alennuksia ja hintataulukossa on sallittu nimikkeiden alennukset, otetaan alennus myyntilaskuun myyntinimikkeen tiedoista.       Alennustaulukon muokkaaminen   Alennustaulukko voidaan tallentaa Exceliin klikkaamalla raportissa Excel-painiketta.   Kaikki tehdyt muutokset tulee tallentaa uusien alennusten tai kampanjoiden lisäämisen jälkeen painamalla Tallenna-painiketta. Alennusrivit, joita ei enää tarvita, voidaan poistaa rivi kerrallaan klikkaamalla rivin päässä olevaa roskakori-painiketta. Kaikki rivit voidaan poistaa yhdellä kertaa klikkaamalla Poista kaikki rivit-painiketta.   Hintojen ja alennusten siirtyminen laskuihin   Myyntihintoja tai alennuksia voidaan lisätä asiakkaan tietoihin (Myynnit > Asiakkaat) ja nimikkeen tietoihin (Myynnit > Nimikkeet) klikkaamalla Myyntihinnat tai Alennukset. Jos asiakkaalle tai nimikkeelle on lisätty jo aikaisemmin myyntihintoja tai alennuksia, näkyvät myyntihintojen ja alennusten tiedoissa kyseiselle konkreettiselle asiakkaalle/nimikkeelle voimassaolevat aikaisemmat hinnastot ja alennukset. Mikäli hintojen/alennusten taulukossa on kampanjoita, käytetään laskuilla ensisijaisesti kyseisen kampanjan hintoja tai alennuksia. Jos hintojen/alennusten taulukossa on samalla asiakkaalla/asiakasryhmällä päällekkäisiä hintoja, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti asiakkaalle määritelty hinta. Jos alennusten taulukossa on samalle nimikkeelle/nimikeryhmälle päällekkäisiä alennuksia, otetaan myyntilaskuun ensisijaisesti nimikkeelle määriteltyjen alennusten mukainen hinta.   Jos ohjelmassa on samalla kaudella päällekkäisiä hintoja tai alennuksia, käytetään myyntilaskussa lyhyemmän ajanjakson hintoja tai alennuksia.   Esimerkki: Jos yhdelle asiakasryhmälle on määritelty kaksi hintaa: 1.1.2020–31.12.2020 ja 1.2.2020–8.2.2020 ja myyntilaskun päivämäärä on 1.2.2020, otetaan laskuun lyhyemmän ajanjakson hinta, eli kaudella 1.2.2020–8.2.2020 voimassa oleva hinta.   Myyntilaskua kopioitaessa laskun rivien myyntihintoja ei päivitetä viimeisimmän voimassaolevan hinnan mukaan. Eli uudelle laskulle otetaan ne hinnat, jotka ovat kopioitavassa laskussa.   Myyntilaskujen laadinta toistuvien laskujen pohjalta   Myyntihintojen ja alennusten tietoja voidaan käyttää laadittaessa myyntilaskuja toistuvien laskujen kautta (Pro- ja Premium-versioissa). Vastaava asetus tulee tehdä etukäteen valikossa Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset. Määrittele otetaanko hinta myyntilaskuun toistuvassa laskussa olevan hinnan mukaan vai myyntihintojen ja alennusten taulukosta.    

Kaikki myyntilaskut, myös tavara- ja palvelumyynnit muihin EU-maihin, lisätään valikosta Myynnit > Myyntilaskut.   Laadittaessa myyntilaskua toiseen EU-valtioon on tärkeää muistaa, että tietoihin on lisätty oikea maa ja asiakkaan arvonlisäverotunniste. Laskun riveille valitaan sopiva nimike ja alv-kannaksi 0 %.   Euroopan unionin sisäisten myyntilaskujen laadinnassa voidaan käyttää ohjelmasta valmiiksi löytyviä nimikkeitä EU-maat palvelu (kirjanpitotili 3340 Yhteisöpalvelumyynti) tai EU-maat tav (kirjanpitotili 3360 tai 3300 Yhteisötavaramyynti muut EU-maat). Myös muita tavara- tai palvelunimikkeitä voi käyttää. Kyseisissä nimikkeissä arvonlisäverokanta on 0 %.   Mikäli haluat tulostaa laskun englannin, ruotsin- tai vironkielisenä, valitse asiakkaan tiedoissa myyntilaskun kieleksi vastaava kieli.   Tavaran myynti muuhun EU-maahan   Tavaroiden myynnistä tehdään myyntilasku ja myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, tav (Yhteisötavaramyynti) tai jokin muu tavaranimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3360 Yhteisömyynti   Tavaran myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin.    Palvelujen myynti muuhun EU-maahan   Palvelujen myynnistä tehdään myyntilasku kuten tavaran myynnistä, mutta myyntilaskun nimikkeeksi valitaan EU-maat, palvelu (Yhteisöpalvelumyynti) tai jokin muu palvelunimike. Alv-kannaksi tulee valita 0 %.     Kun laskun tallentaa, muodostaa ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3340 Yhteisöpalvelumyynti.   Palvelujen myynti tulostuu ALV-ilmoituksessa riville 312 Palvelujen myynti muihin EU-maihin.   Yhteenvetoilmoitus   Euroopan unionin sisäinen myynti ilmoitetaan Omaveroon maittain ja asiakkaittain arvonlisäveron yhteenvetoilmoituksella kunkin kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Esimerkiksi syyskuun myynnit pitää ilmoittaa viimeistään lokakuun 20. päivä.   Yhteenvetoilmoitus tehdään Omaveroon käsin. Saat tiedot yhteenvetoilmoitusta varten, kun olet tallentanut alv-ilmoituksen (Kirjanpito > ALV-ilmoitus: Lisää ALV-ilmoitus, Tallenna) ja painat Raportit > Arvolisäveron yhteenvetoilmoitus. Yhteenvetoilmoituksen voi lähettää Verottajalle myös TXT-tiedostona Ilmoitin.fi-palvelun avulla. Saat tiedoston Merit Aktivasta kun avaan ko. kauden alv-ilmoituksen ja painat Raportit > Yhteisömyynnin TXT.   Myynti Euroopan Unioniin ilmoitetaan myös ALV-ilmoituksen riveillä 311 Tavaran myynti muihin EU-maihin tai 312 Palveluiden myynti muihin EU-maihin. Alv-ilmoitus tehdään Omaveroon alv-kautta toisena seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä. Esimerkiksi, jos alv-kausi on kuukausi, ilmoitetaan syyskuun alv marraskuun 12. päivään mennessä. Mikäli alv-kausi on neljännesvuosi, ilmoitetaan heinä-syyskuun alv:t marraskuun 12. päivään mennessä.

Tavaramyynti EU:n ulkopuolelle   Laadi laskut samalla tavalla kuin EU-asiakkaiden laskut. On tärkeää muistaa, että asiakkaan tietoihin on valittu oikea maa ja asiakastietoihin on syötetty asiakkaan arvonlisäverotunniste. Maan valinnasta riippuu se, että myynnin arvonlisävero tulostuu alv-laskelmassa oikealle kausiveroilmoituksen riville. Valitse laskun valuutta. Laskun riveille valitaan sopiva tavaranimike tai esim. Myynti ulkomaille tavara (kirjanpitotili 3380 tai 3400 Myynti yhteisön ulkopuolelle) tai jokin muu tavaranimike, ja tarkistetaan, että laskurivillä alv-kanta on 0 %.       Kun laskun tallentaa, ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen: D 1701 Myyntisaamiset K 3400 Myynti yhteisön ulkopuolelle   Arvonlisäveroilmoituksessa veroton summa tulostuu riville 309 (0-verokannan alainen liikevaihto).   Palvelumyynti EU:n ulkopuolelle   Laadi lasku, kuten tavaran myynnissä EU:n ulkopuolelle, mutta valitse nimikkeeksi esim. Palvelumyynti yhteisön ulkopuolelle tai jokin muu palvelunimike (tai luo uusi palvelumyyntinimike) ja tarkista, että laskurivillä alv-kanta on 0 %. Asiakkaan osoitetiedoissa tulee olla oikea EU:n ulkopuolinen maa valittuna.   Kun tallennat laskun, ohjelma tekee kirjauksen:   D 1701 Myyntisaamiset K 3390 Palvelumyynnit yhteisön ulkopuolelle   Ohjelma kirjaa EU:n ulkopuoliset palvelumyynnit nettomääräisenä alv-ilmoituksen riville 309 (0-verokannan alaiset myynnit).

Tulojen ja menojen yksityiskohtaiseen laskentaan käytetään ohjelmassa dimensioiden mahdollistamaa jakoa.   Ohjelman Standard- ja Pro-versioissa voidaan käyttää kahta dimensiota – projekteja ja kustannuspaikkoja. Premium-versiossa on projektien ja kustannuspaikkojen lisäksi mahdollista lisätä erilaisia dimensioita rajoituksetta. Myös osastoja voidaan käyttää, jos halutaan ottaa esim. osastokohtainen tuloslaskelma.   Pro- ja Premium-versioiden tilikartoissa voidaan määritellä dimension valinta tiettyä kirjanpitotiliä käytettäessä pakolliseksi. Jos esim. valitaan tilin tiedoissa projekti pakolliseksi, tulee jatkossa tapahtumia kyseiselle tilille kirjattaessa tai tiliin liittyvää nimikettä käytettäessä valita aina myös projekti. Ohjelma ei anna tallentaa tositetta ilman, että tositteen summa jaettaisiin eri projekteille. Jos tili liittyy aina tiettyyn projektiin, myös se voidaan merkitä dimension arvoksi. Kun tosite kirjataan kyseiselle tilille, tulee valittu projekti kirjaukseen automaattisesti.     Dimension oletusasetuksia voidaan muokata tilin tiedoissa tilikartassa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa.   Projektit Projektin avulla voidaan seurata tietyn projektin tuloja ja menoja. Projektiraporteista saadaan tietoa projektin tuottavuudesta. Projektissa on tuloperustainen laskenta eli projektin tuotto = tulot miinus kulut. Projektit voidaan lisätä tulojen ja menojen eriteltyä seurantaa varten valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot.   Uusi projekti lisätään klikkaamalla Lisää arvo-painiketta ja syöttämällä projektin tiedot.   Dimension tunnus – anna projektille jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita projekteja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä projektin nimi. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä projektin päättymispäivä vasta silloin, kun projekti on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä on tiedossa jo etukäteen. Jos ohjelmaan lisätään määräaikainen projekti, jonka päättymispäivä on tiedossa, voidaan päättymispäivä lisätä projektin tietoihin. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia projekteja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai jonka päättymispäivä on myöhempi kuin kirjauspäivä. Kaikki ohjelmaan lisätyt projektit saadaan näkymään klikkaamalla  Luettelo-painiketta. Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti luettelo voimassa olevista projekteista, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot.   Mikäli ohjelmaan on lisätty useita projekteja, tietyn projektin hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat projektiluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen sanaa tai päivämäärää. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki.   Uusi projekti lisätään ohjelmaan klikkaamalla dimension arvosarakkeessa Lisää arvo-painiketta. Olemassa olevaa projektia voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta kynän kuvasta. Ylimääräiset projektit, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakori rivin päässä).   Projektiluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo -sivulla PDF-painiketta. Dimensioluettelo voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa XLS.     Excel-taulukossa esitetään kaikkien dimensioiden arvot. Kustannuspaikat Yksityiskohtaisessa kustannuslaskennassa voidaan käyttää kustannuspaikkoja. Kustannuspaikat lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Dimensiot.   Uusi kustannuspaikka lisätään klikkaamalla Lisää arvo-painiketta ja syöttämällä kustannuspaikan tiedot.   Dimension tunnus - anna kustannuspaikalle jokin tunnus, joka helpottaa hakua, jos luettelossa on useita kustannuspaikkoja. Tunnus voi olla enintään 20 merkin pituinen. Dimension nimi – syötä kustannuspaikan nimi. Tapahtumia syötettäessä voidaan valita sellaisia kustannuspaikkoja, joille ei ole annettu päättymispäivää tai joiden päättymispäivä on myöhempi kuin tositteen päivämäärä. Päättymispäivä – tämä kenttä voidaan jättää tyhjäksi. Syötä kustannuspaikan päättymispäivä vasta silloin, kun kustannuspaikan käyttäminen on todellisuudessa päättynyt tai jonka päättymispäivä tiedetään etukäteen. Kaikki ohjelmaan lisätyt kustannuspaikat saadaan näkymään klikkaamalla dimensioiden luettelo -sarakkeessa Luettelo-painiketta. Dimensioluettelossa esitetään oletusarvoisesti käytössä olevat kustannuspaikat, mutta tarvittaessa voidaan tulostaa myös kaikkien dimensioiden arvot tai vain päättyneiden dimensioiden arvot.   Mikäli ohjelmaan on lisätty useita kustannuspaikkoja, tietyn kustannuspaikan hakua helpottavat suodattimet, jotka sijaitsevat kustannuspaikkaluettelon sarakkeiden ylävalikossa olevien suurennuslasikuvakkeiden alla. Yhtä aikaa voidaan käyttää useita suodattimia. Suurennuslasi-kuvaketta klikkaamalla voidaan käyttää tietojen suodattamiseen hakusanaa tai päivämäärähakua. Suodattimen saa pois päältä klikkaamalla Näytä kaikki. Uusi kustannuspaikka lisätään ohjelmaan klikkaamalla dimension arvosarakkeessa Lisää arvo-painiketta. Olemassa olevaa kustannuspaikkaa voidaan muuttaa klikkaamalla Muuta-painiketta kynän kuvasta. Ylimääräiset kustannuspaikat, joita ei ole käytetty kirjauksissa, voidaan poistaa Poista-painikkeella (roskakorin kuva rivin päässä). Kustannuspaikkaluettelo voidaan tallentaa PDF-tiedostoksi klikkaamalla Dimensioiden arvo-sivulla PDF-painiketta. Kaikkien dimensioiden arvot voidaan tallentaa Excel-taulukkoon klikkaamalla dimensioiden luettelossa  XLS. Muut dimensiot (Premium-versio) Premium-versiossa voidaan lisätä ohjelmaan rajoittamaton määrä dimensioita valikossa Asetukset > Dimensiot >Dimensiot klikkaamalla Uusi dimensio.   Lisättävän dimension osalta voidaan määritellä, onko se yksityiskohtainen vai yleinen. Yksityiskohtaiseen dimensioon voidaan lisätä arvoja ja määritellä mikä on kyseistä yksityiskohtaista dimensiota vastaava yleinen dimensio. Dimension tiedoissa voidaan myös määritellä, minkä merkkisenä dimensio näkyy pääkirjan kirjauksessa. Jos dimensio on tarkoitettu kulujen seurantaan (esim. kustannuspaikka), tulisi valita ”Summa debet-puolella positiivinen”. Jos dimensiota käytetään tulojen seurantaan (esim. projekti), ei kyseistä kohtaa tarvitse valita. Jos esimerkiksi projektissa halutaan käyttää myyjäperusteista laskentaa, lisää ohjelmaan uusi dimensio, jonka nimi on ”Myyjä”   ja määrittele sen arvoksi kaikki myyjät klikkaamalla dimensiorivillä Lisää arvo.   Lisätyn dimension valintaruutu tulee näkyviin kaikkiin sellaisiin tositteisiin, joissa dimension arvon valinta on mahdollista. Mikäli on tiedossa, että kyseinen myyjä asioi tietyn asiakkaan kanssa, voidaan kyseisen asiakkaan tietoihin määritellä vastaava myyjä.   Dimension oletusarvoja voidaan määritellä tilikartassa tilin tiedoissa, toimittajan tiedoissa sekä asiakkaan tiedoissa. Ohjelmaan voidaan lisätä myös yleisiä dimensioita, joiden alatasoksi voidaan määritellä yksityiskohtaisia dimensioita.     Yksityiskohtaisen dimension voi määrittää yleisen dimension alatasoksi dimension tiedoissa kentässä ”Yleinen dimensio”. Kun raportteja laaditaan yleisestä dimensiosta, raporttiin tuodaan kaikki kyseiseen yleiseen dimensioon liittyvät yksityiskohtaiset dimensiot. Osastot Osastot mahdollistavat tuottojen ja kulujen seuraamisen esimerkiksi toimipaikoittain. Osasto voidaan määritellä myynti- ja ostolaskujen lisäksi pääkirjatositteisiin, käyttöomaisuushyödykkeen tietoihin (poistojen laskentaa varten), varastotapahtumiin sekä maksutapahtumiin. Osastot lisätään ohjelmaan valikossa Asetukset > Dimensiot > Osastot > Lisää osasto. Eri osastoille voidaan määritellä oma myyntilaskujen numerointi, laskuun tuleva osastokohtainen pankkitili sekä oma laskupohja.       Tunnus – osaston tunnus, joka voi olla esim. lyhenne osaston nimestä. Tämä helpottaa osaston hakua, mikäli niitä on paljon.   Nimi – osaston täydellinen nimi.   Osastokohtainen pankkitili myyntilaskussa – Mikäli eri osastoilla halutaan käyttää myyntilaskuissa osastokohtaisia pankkitilejä, voidaan se valita tässä.   Seuraavan myyntilaskun numero – tässä voidaan määritellä osaston seuraavan myyntilaskun numero, josta lähtien numeroidaan kyseisellä osastolla laaditut myyntilaskut. Jos tämä kenttä on osaston tiedoissa tyhjä, käytetään myyntilaskun yleisissä asetuksissa olevaa tositenumerointia. Eri osastoilla voi numerointi olla erilainen.   Etuliite – etuliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron eteen.   Takaliite – takaliite, joka lisätään kyseisen osaston myyntilaskun numeron perään. Käyttäjään kytketty osasto/varasto Mikäli käytetään ohjelman varastolaskentaa ja ohjelmassa on useita käyttäjiä, voidaan käyttäjä kytkeä tiettyyn osastoon ja varastoon valikossa Yrityksen tiedot > Yrityksen tiedot > Minun tilini. Käyttäjä kytketään osastoon ja varastoon esimerkiksi silloin, jos myyntilaskujen laatija laatii laskuja aina vain tietyllä osastolla tai tietyssä varastossa. Siinä tapauksessa myyntilaskuun tulee automaattisesti aina oikea osasto tai varasto. Käyttäjään kytketty osasto ja varasto ei tarkoita sitä, etteikö käyttäjä voisi syöttää tietoja muihin varastoihin ja muille osastoille. Tämä mahdollisuus on tarkoitettu vain helpottamaan työskentelyä.   Myyntilaskuun kytketty osasto Ohjelman Pro- ja Premium -versiossa voidaan käyttää eri osastoilla erilaisia laskupohjia. Laskupohja voidaan tällöin kytkeä varastoon, asiakkaaseen tai asiakasryhmään. Esimerkiksi tilanteessa, jossa eri osastot myyvät eri tuotteita/palveluja, laaditaan myyntilasku vastaavan osaston laskupohjaa käyttäen. Osaston tietoihin voidaan tällöin valita oikea laskupohja valmiiksi.   Laskujen ylävalikossa valittu osasto tarjotaan kaikille laskuriveille. Ohjelman tarjoama osasto voidaan kuitenkin muuttaa laskun riveillä. Dimensioiden käyttäminen tapahtumia syötettäessä Syötettäviä tapahtumia voidaan kytkeä dimensioihin myyntilaskuissa, ostolaskuissa, kuluraporteissa, maksutapahtumissa, pääkirjatositteissa, varastotapahtumissa sekä käyttöomaisuushyödykkeiden tiedoissa. Jokaisessa tositteessa, jossa on mahdollista valita dimension arvo, on mahdollista lisätä uusi arvo klikkaamalla dimension arvojen valikossa painiketta Lisää arvo. Myynti- ja ostolaskuissa ja kuluraporteissa voidaan dimensio (tässä esimerkissä projekti) määritellä tositteen ylävalikossa tai nimikerivillä. Kun koko lisättävä tosite liittyy yhteen projektiin, valitaan projekti tositteen ylävalikossa. Silloin kytketään kaikki syötetyt rivit automaattisesti valittuun projektiin.   Jos syötetty tosite liittyy useampaan projektiin tai vain osa laskuriveistä liittyy johonkin projektiin, projektijako tulee tällöin tehdä laskurivien lopussa näkyvän Projekti-sarakkeen kautta.   Nimikerivillä summaa ei saa kytkettyä projektiin vain osittain eli koko summa on jaettava projekteille. Jos vain osa summasta liittyy projektiin, laskuun voidaan tällöin lisätä useampia laskurivejä: rivejä, jotka liittyvät projektiin sekä rivejä, jotka eivät liity projekteihin. Projekteihin liittyville riveille lisätään vastaava projektijako. Toinen mahdollisuus on lisätä ”apuprojekti”, joka ei liity projektilaskentaan, mutta jota voidaan käyttää apuna jaettaessa summaa projekteille.   Se osa summasta, joka ei liity mihinkään projektiin, voidaan kytkeä tähän ”apuprojektiin”. Projektilaskentaan kuulumattomia ”apuprojekteja” voidaan käyttää esim. myyntilaskuissa. Kun asiakkaalle myydään tavaraa/palvelua, joka liittyy osittain johonkin projektiin, samaa myyntinimikettä ei tarvitse lisätä kahdella eri rivillä myyntilaskulle (projektiin kuuluva ja kuulumaton rivi erikseen), vaan projektijako voidaan tehdä samalla nimikerivillä. Myös käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa voidaan käyttää apuprojektia, jotta saadaan otettua tarvittaessa osa käyttöomaisuushyödykkeestä projektilaskentaan mukaan. Pankki- ja kassatapahtumissa (valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat) voidaan projekteihin kytkeä tapahtumat, joiden tyyppinä on Muu tulo tai Muu meno. Projekti valitaan tiliin Projekti-sarakkeessa. Jos luetaan pankin tiliote ohjelmaan, voidaan lisätä sama dimensio (esim. projekti ja myös tili) kaikille suodatetuille riveille yhdellä kertaa. Tietoja voidaan suodattaa otsikkokentissä näkyvän pienen suurennuslasi-kuvakkeen avulla.    Kun suodatetuille riveille on valittu haluttu projekti, tulee painaa Tallenna suodatetuilla riveille. Varastotapahtumissa voidaan kytkeä projekteja varastoontulo- sekä varastostaotto-tapahtumiin. Projekti lisätään varastonimikkeen rivillä Projekti-sarakkeen kautta. Käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa määritelty projekti on kytketty kyseiseen hyödykkeeseen. Projektilaskenta tapahtuu käyttöomaisuushyödykettä koskevissa kirjauksissa samassa suhteessa kuin se on määritelty käyttöomaisuushyödykkeen tiedoissa, esimerkiksi poistoja laskettaessa. Dimensioiden raportit Dimensioraportit laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit / Dimensioiden kausiyhteenveto / Dimensioraportti toisesta dimensiosta. Raportteja voidaan tallentaa PDF- ja Excel-muotoon klikkaamalla raportissa vastaavaa kuvaketta PDF tai XLS. Dimensioraporttien lisäksi voidaan seuraavissa raporteissa suodattaa dimensioita ja niiden arvoja: Myynnit > Asiakkaiden laskut ja maksut, koontiraportti sekä Ostot > Toimittajien laskut ja maksut, koontiraportti. Dimensioiden raportit Dimensioraportteja voidaan laatia valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso - valitse ajanjakso tai syötä halutun kauden alku- ja päättymispäivät Ajanjakso-kenttiin. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista projekteista. Järjestys – tässä voidaan valita, esitetäänkö dimensioiden tiedot raportilla dimensioiden vai kirjanpitotilien mukaisessa järjestyksessä. Raportin tyyppi – yksityiskohtainen tai yleinen raportti. Yksityiskohtaisessa raportissa esitetään projektin käyttö pääkirjan tileittäin ja kirjauksittain. Yleisessä raportissa on tiedot projektista kirjanpitotileittäin. Yleinen raportti voidaan laatia projektien alkusaldoineen ja ilman 0-rivejä. Tällöin tulee ruksata kohdat ”Alkusaldoineen” ja ”Älä näytä 0-rivejä”. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Kun dimensioraportin kriteerit on valittu, voidaan laatia raportti painamalla Laadi raportti. Dimensioiden kausiyhteenveto Dimensioiden kausiyhteenveto laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden kausiyhteenveto. Tämän raportin avulla voidaan verrata dimensioita eri kausilla.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso – syötä tarkasteltavan ajanjakson pituus. Kausien määrä – syötä tarkasteltavien kausien määrä. Kauden päättymispäivä – syötä päivämäärä, joka on raportin viimeisen tarkasteltavan kauden päättymispäivä. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista dimensioista. Laske kaudet yhteen – valitse tämä, jos haluat raporttiin yhteenlaskettujen kausien tuloksen. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Tili – raportti voidaan laatia myös vian yhdestä pääkirjan tilistä. Dimensioraportti toisesta dimensiosta Kyseinen raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioraportti toisesta dimensiosta ja se antaa tietoa esimerkiksi projekteista kustannuspaikoittain. Raporttiin otetaan kirjaukset, joissa on käytetty yhdellä ja samalla tositerivillä sekä kustannuspaikkoja että projekteja.   Ajanjakso – valitse kausi tai syötä halutun ajanjakson alkamis- ja päättymispäivä Ajanjakso-kenttiin. Ensimmäinen dimensio – valitse ensimmäinen tarkasteltava dimensio. Dimension 1 arvo – valitse konkreettisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Toinen dimensio – valitse toinen dimensio. Dimension 2 arvo – tarkenna toisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Osastojen raportit Myynti- ja ostolaskun ylävalikkoon merkityn osaston mukaan voidaan laatia osastokohtainen myynti- ja ostoraportti sekä myyntisaamiset- ja ostovelat-raportteja.       Jos osasto on valittu vain nimikkeen riville, siten jaettuja kuluja voidaan tarkastella pääkirjasta valikossa Kirjanpito > Pääkirja.   Ohjelmasta saa otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma.        

Passeli Meritissä Ostot-valikossa voidaan ohjelmaan lisätä kaikki yritykseen saapuneet ostolaskut ja seurata ostovelkojen tilannetta. Valikossa voi myös ylläpitää toimittajarekisteriä ja ostonimikkeiden (ostettavien tuotteiden) rekisteriä. Ostolaskut voidaan lisätä ohjelmaan manuaalisesti ja liittää laskun yhteyteen tosite alkuperäisestä laskusta tai kulusta. Ostolaskut voi myös digitoida automaattisesti ottamalla käyttöön Ostolaskujen Digitointi -palvelun. Lue lisää ohjeesta: Ostolaskujen digitointi. Ostolaskut voi myös vastaanottaa ohjelmaan sähköisinä verkkolaskuina (ks. ohje: Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto).   Mikäli yritykseen halutaan ottaa käyttöön ostolaskujen kierrätys, tarvitaan laskujen hyväksyjälle maksullisen lisäkäyttäjän oikeudet.   Jotta ostolaskun voi lisätä ohjelmaan, täytyy sille syöttää toimittajatiedot ja ostonimikkeet.   Toimittajat Ostot - Toimittajat Toimittajaa käytetään ostolaskuja ja maksutapahtumia kirjattaessa. Uuden toimittajan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää toimittaja -painiketta. Toimittajia voi lisätä myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan.   Nimi on kyseisen toimittajan täydellinen nimi. Lisää toimittajan tiedot. Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö ja julkinen vakuutusyhtiö. Kyseiseen palveluun eivät kuulu esim. toiminimet tai yhdistykset, joten niiden tiedot tulee syöttää käsin. Kentät Y-tunnus ja ALV-nro on myös hyvä täyttää. Maksun saaja – Mikäli maksun saa jokin toinen yritys kuin laskuttaja, valitse tähän maksun saaja. Osoitetiedot – Oikean maan valitseminen toimittajan tiedoissa on tärkeää. Ohjelmiston oletusasetuksena on Suomi. Mikäli toimittaja on toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta eikä oikeaa maata ole määritelty, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista. Uusia maita voi lisätä valikosta: Asetukset - Yleiset asetukset - Maat.  Maita voit lisätä ohjelmaan myös ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän “Näytä ei-aktiiviset“-painikkeella. Valuutta – valitse toimittajan oletusvaluutta. Mikäli valuuttaa ei määritellä, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).   Kenttään Maksuaika päivinä lisätään niiden päivien lukumäärä, jota ohjelmisto käyttää maksuajan laskentaan ostolaskua lisättäessä.   Viivästyskorko-% – kenttään voi syöttää toimittajan kanssa sovitun viivästyskorkoprosentin.   Kenttään Pankkitili lisätään toimittajan tilinumero. Ohjelmisto käyttää tätä oletusasetuksena ostolaskua lisättäessä. Tilinumero on tärkeää lisätä, jos laadit ohjelmasta maksumääräyksiä pankkiin. Kenttään Viitenumero lisätään toimittajan mahdollinen vakioviitenumero. Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, viitenumeroa ei lisätä toimittajan tietoihin. Tallenna. Toimittajan haku toimittajaluettelosta Toimittajaluettelossa (Ostot - Toimittajat) voidaan muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Esim. Nimi-sarakkeen otsikkoa napsautettaessa toimittajien tiedot järjestetään nimen mukaan. Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikean puoleisessa reunassa olevan suurennuslasi kuvakkeen avulla (toimittajia voidaan selata esim. maittain tai kaupungeittain). Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Toimittajaluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja tulostamalla se sen jälkeen. Tämä tehdään napsauttamalla näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta (Myynnit - Asiakkaat). Nimikkeet Ostot - Nimikkeet - Lisää uusi nimeke Ostonimikkeet ovat yrityksesi ostamia tavaroita ja palveluja. Ohjelma kirjaa kulut nimikkeiden määritysten mukaisesti kirjanpidon tileille. Nimikkeitä tarvitaan myynti- ja ostolaskujen sekä varastotapahtumien kirjaamiseen. Myynti- tai ostolaskuja ei siis voi laatia ilman nimikkeitä. Nimike valitaan laskuun tunnuksen perusteella. Tästä syystä nimikkeiden tunnusjärjestelmään kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti ennen ohjelmiston käytön aloittamista. Hyvin laadittu nimikeluettelo helpottaa merkittävästi myynti- ja ostolaskujen lisäämistä. Nimikkeitä tarvitaan myös ostojen analysointiin. Ostetuista määristä ja summista voidaan laatia raportti Ostot - Ostoraportti. Raportin tyyppi: Nimikkeittäin. Samaa nimikeluetteloa käytetään sekä myyntilaskujen, ostolaskujen että varastotapahtumien laadintaan. Toiminnan mukaan ohjelmisto avaa sopivan suodatuksen mukaisesti laaditun luettelon. Myyntilaskuja laadittaessa nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Myyntilaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Ostolaskuja lisättäessä nimikeluettelossa kuvataan sellaiset nimikkeet, joissa Aktiivisuus = Ostolaskuissa tai Myynti- ja ostolaskuissa. Varastomoduulissa kuvataan nimikkeet, joiden tyyppi on moduulissa Varastotavara. Nimikkeiden tyyppejä on kolme: Palvelu, Tavara, Varastotavara. Nimikkeitä Palvelu ja Tavara käytetään silloin kun nimikkeistä ei tarvitse pitää määrällistä varastolaskentaa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Nimikkeiden avulla voidaan laatia erilaisia raportteja. Esimerkiksi raporttiin Ostot - Ostoraportti, Raportin tyyppi = Nimikkeittäin sisällytetään ostettujen nimikkeiden määrät, hinnat ja summat. Tästä syystä kannattaa luoda niin monta erilaista nimikettä kuin yrityksen nimikkeisiin perustuvaan analysointiraportointiin tarvitaan. Ostonimikkeiden laatiminen Ohjelmiston oletusasetuksiin sisältyy joitakin ostonimikkeitä, mutta joskus niitä on luotava lisää ostolaskujen laatimisen helpottamiseksi. Jos kirjanpitoon tarvitaan useita kulutilejä ostojen seurantaa varten, on tilit lisättävä tilikarttaan ennen nimikkeiden lisäämistä (Asetukset - Kirjanpidon asetukset - Tilikartta - Lisää tili). Uusia tilejä voi lisätä tilikarttaan myös samalla, kun lisää uusia nimikkeitä painamalla Lisää uusi kohdassa: Ostotili. Jokaiselle lisätylle tilille laaditaan oma nimike (mikäli tätä tiliä käytetään ostolaskuissa). Nimikkeitä voi lisätä ohjelmaan myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syöttää ostolaskuja ohjelmaan. Nimikeluetteloon voidaan lisätä ostettavien palvelujen tai tavaroiden koko hinnasto. Samaa kulujen kirjanpitotiliä voidaan käyttää erilaisille nimikkeille. Myös eri arvonlisäverokantojen alaisille ostoille kannattaa lisätä omat nimikkeensä (ei koske varastonimikkeitä). Ostonimike lisätään valikossa Ostot - Nimikkeet - Lisää ostonimike. Näytölle avautuu Nimikkeen tiedot -ikkuna.   Anna Tunnukseksi lyhyt tunnus, jonka avulla pystyt helposti valitsemaan nimikkeen ostolaskua laatiessasi. Tunnus voi myös olla sama kuin kirjanpitotilin numero. Nimi on ostonimikkeen täydellinen nimi. Palvelun tai tavaran kuvaus. Tarvittaessa nimikkeen nimeä voidaan muuttaa tai täydentää myynti- tai ostolaskua laadittaessa. Valitse Tyyppi (Varastotavara, Palvelu tai Tavara). Nimikkeitä, joiden laji on Tavara, käytetään silloin, kun tavara ei sisälly määrälliseen varastolaskentaan. Nimikkeitä, joiden laji on Varastotavara, käytetään varastokirjanpidossa. Kyseiset nimikkeet kannattaa lisätä ohjelmistoon käsin valikosta Varasto - Nimikkeet tai tuoda ne ohjelmaan Excel-taulukosta (mallitiedosto varastonimikkeiden tuontiin löytyy verkkosivuiltamme Asiakastuki-osiosta). Tällöin ohjelmisto tarjoaa välittömästi oikeat oletusasetukset. HUOM! Varastotavaraa ei käytetä, mikäli ohjelman Varasto-osakirjanpito ei ole käytössä! Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy ohjeesta: Varastolaskenta. Aktiivisuus tarkoittaa sitä, käytetäänkö nimikettä myyntilaskuissa, ostolaskuissa vai sekä myynti- että ostolaskuissa. Ohjelmisto tarjoaa oletusasetuksena Ostolaskuissa. Mikäli lisätyn nimikkeen tyyppi on Varastotavara, valitaan aktiivisuus-kohtaan Myynti- ja ostolaskuissa. Voit myös valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi, jolloin sitä ei voi käyttää laskuissa. Yksikkö – lisää nimikkeen yksikkö. Yksikön määrittely on pakollista (esim. kpl, kk, h). Mikäli yksikkö ei ole tiedossa, lisätään ” – ”. Voit lisätä ja poistaa yksiköitä valikossa: Asetukset - Yleiset asetukset - Yksiköt. Lisäksi voidaan määritellä myyntihinta ja viimeinen ostohinta. Ostotili (oletusarvona on 4000 Aineet, tarvikkeet ja tavarat) – valitse tähän oikea kirjanpidon kulutili. Ostotili on ehdottomasti tarkistettava aina uutta nimikettä laadittaessa, koska ohjelma tekee kirjaukset pääkirjaan tämän määritelmän perusteella. Tarvittaessa ostoon liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti ostolaskulla. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Palvelu tai Tavara, nimikkeen sisällön mukaan ostotiliksi on valittava joko kulutili tai tasetili. Mikäli nimikkeen tyyppinä on Varastotavara, on valittava kolme tiliä: Myyntitili, Varastotili (tili 15…) ja Ostotili (myytyjen tavaroiden kustannusten tili 4…). Ohjelmisto käyttää nimikkeen tiedoissa määriteltyjä tietoja automaattisesti kirjausten tekemiseen. Tarvittaessa myyntiin liittyvää tiliä voidaan muuttaa manuaalisesti. Varastotavaroiden tilejä ei voi muuttaa myyntilaskussa. Nimikkeet, joiden tyyppi on Varastotavara, lisätään ohjelmistoon valikosta Varasto - Nimikkeet. Lisätietoja näiden nimikkeiden lisäämisestä löytyy kohdasta Varasto - Nimikkeet. Arvonlisävero – valitse arvonlisäverokanta, jonka perusteella laskujen arvonlisävero lasketaan. Arvonlisäveroksi valitaan Suomen arvonlisäverokanta (%). Mikäli tavaraa tai palveluja ostetaan toisen EU-maan tai EU:n ulkopuoliselta toimittajalta, joka on arvonlisäverovelvollinen, ostolaskussa käytetään arvonlisäveroprosenttia käänteisen arvonlisäveron määrän laskentaan. Arvonlisäverokanta merkitään myös tällöin Suomen arvonlisäverokannaksi (%). Tallenna Voit poistaa turhia nimikkeitä valitsemalla nimikelistalta kyseisen rivin aktiiviseksi ja painamalla Roskakori-painiketta. Huom.! Mikäli nimikettä on käytetty laskulla, ei sitä voi poistaa. Voit tällöin halutessasi valita nimikkeen Ei-aktiiviseksi. Olemassa olevia nimikkeitä voit muuttaa Muuta-painiketta painamalla. Huomaa, että muutokset päivittyvät jo laadituille laskuille vasta, kun avaat laskun, painat Muuta-painiketta ja tallennat laskun uudelleen. Nimikkeen haku luettelosta Sopiva nimike löytyy luettelosta nopeasti käyttämällä taulukossa erilaisia selaustapoja ja suodattimia. Klikkaamalla sarakeotsikoita, järjestää ohjelma nimikkeet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Myynti- ja ostotilien tarkastamista varten luettelo kannattaa järjestää osto- ja myyntitilien mukaiseen järjestykseen. Näin tilivalinnat voidaan tarkistaa nopeasti ja helposti.   Tietoja voidaan myös suodattaa sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennus-lasikuvakkeen avulla. Suodatus poistetaan tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki. Nimikeluettelo voidaan tulostaa tallentamalla luettelo (Ostot - Nimikkeet) ensin PDF- tai Excel-tiedostona napsauttamalla ikkunan yläreunasta löytyvää PDF- tai Excel-painiketta. Ostolaskun laadinta Ostolaskut laaditaan valikossa: Ostot - Ostolaskut ja niiden laadinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin myyntilaskuja laadittaessa. Kun ostolasku on lisätty ja tallennettu, laatii ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Ostotili tai valittu muu kulutili (ja D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV), K Ostovelat.   Ostolaskut-valikossa lisätään ohjelmaan kaikki ostot, joista halutaan laatia toimittaja- tai nimikekohtaisia raportteja ja laskelmia. Ostolaskujen valikossa lisätään myös EU:n sisäiset ja ulkopuolisten tavaroiden ja palvelujen hankinnat, joihin sovelletaan käänteistä arvonlisäverotusta. Ohjelma ei sisällytä käänteisiä alv-kirjauksia arvonlisäverolaskelmalle, ellei näitä syötetä ohjelmaan ostolaskuina. Ks. ohje: Ostot muista EU-maista ja Ostot EU:n ulkopuolelta. Ostolaskuina lisätään myös varastotavaroiden sekä käyttöomaisuuden ostotositteet. Ostotositteet, joita ole tarpeen sisällyttää toimittajaperusteiseen laskentaan, voidaan lisätä suoraan kassa- tai pankkitapahtumissa (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. Kassan tai Pankin kohdalla). Kulut voidaan kirjata myös pääkirjatositteella. Vaihda pääkirjatositteella Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman arvonlisäveroa) riippuen siitä syötätkö summat arvonlisäverollisina vai ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverot eivät muuten kirjaudu ALV-ilmoitukselle. Mikäli käteisellä maksetut ostotositteet halutaan kuitenkin lisätä ostolaskuina, toimittajien luetteloon voi lisätä uuden toimittajan esimeriksi nimellä Käteislaskut ja ostolaskussa voidaan käyttää maksutapaa: Kassa. Ostolaskut-valikossa on helppo lisätä myös kuluennakoiden saajien ostojen/maksujen tositteet ja korttimaksutositteet. Tällöin ostolaskun maksutavaksi on valittava jokaista kuluennakon saajaa varten tallennettu maksutapa ja korttimaksun ollessa kyseessä Luottokorttimaksuvelat. Kuluennakon saajille voi myös laatia omat raporttinsa, jotka käyttäytyvät ostolaskun tavoin (Ostot > Kuluennakon saajien kuluraportit). Ks. ohje Kuluraportit. Ostolaskujen lisääminen   Lisää ostolasku painamalla Lisää ostolasku. 1. Valitse Toimittaja tai lisää toimittaja luetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Toimittajat). Huom.! Mikäli lisätään ulkomaan ostolaskuja, on toimittajan tiedoissa oltava oikea maa ja laskuriveillä alv-kantana Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat käänteiset alv-kirjaukset arvonlisäverolaskelmalle. 2. Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä Ostolaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä alkuperäisestä laskun päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset - Yrityksen tiedot). 3. Lisää Laskun numero, Viitenumero ja Pankkitili Syötä alkuperäisestä laskusta laskun numero, viitenumero ja pankkitili. Viitenumero-kenttään syötetään ostolaskun viitenumero, ellei kyseessä ole pysyvä viitenumero tai viitenumero, joka on jo tallennettu oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti viitenumeron oikeellisuuden. Pankkitilin kenttään syötetään toimittajan pankkitilin numero, ellei sitä ole jo lisätty oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti tilinumeron muodollisen oikeellisuuden. 4. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin ja/tai projekteihin, ostolaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto ja/tai projekti. Nämä ovat kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot - Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen ostoraportti ja ostovelkojen raportit. Laskun ylätunnisteessa valittu osasto ja/tai projekti siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti ostolaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen. Osasto ja/tai projekti lisätään pääkirjan kirjauksessa kulutilin riville. Laskuriville voi valita myös kustannuspaikan. 5. Valuutta Lisättäessä ostolaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin. 6. Käyttöomaisuuden osto Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden osto myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja paina: Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke (mikäli lisäät kirjanpitoon kokonaan uuden käyttöomaisuushyödykkeen) tai Näytä nimikkeitä (mikäli lisäät arvoa jollekin olemassa olevalle käyttöomaisuushyödykkeelle). Kun lasku tallennetaan, ohjelma lisää kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustilille.   7. Laskurivit Ostolaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta. Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta ostettavan nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Mikäli ostolaskua lisättäessä lisätään juoksevasti uusia nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, nimikkeen tiedoista on valittava käsin Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet. Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, ostohinnan, kulutilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Varastotavaraa ostettaessa (nimike, jonka tyyppi on Varastotavara) laskun rivillä ei voi muuttaa tiliä. Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa kulua kuvaavan selitteen. Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään ostettavan nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia ja hintaan voidaan 7 desimaalilukua. Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.   Laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille osto kirjautuu. Laskuriville voidaan myös valita Osasto. Osastot on määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot. Mikäli ostolasku halutaan sitoa kustannuspaikkaan ja/tai projektiin, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa K tai P olevaa painiketta sekä jaetaan ostosumma sopivien kustannuspaikkojen ja/tai projektien kesken. Mikäli ostosumma kohdistuu kokonaan yhteen kustannuspaikkaan/projektiin, avautuvassa ikkunassa ruksataan vastaavan kustannuspaikan/projektin rivin lopussa oleva kenttä (Täydellinen kohdistus). Mikäli ostosumma jakautuu useamman kustannuspaikan/projektin kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta. Kustannuspaikat ja projektit on ensin määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Kustannuspaikat / Projektit. Ostolaskun summan kohdistaminen kustannuspaikalle tai projektille merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. kustannuspaikalle tai projektille syntyy kulu, eli kustannuspaikan/projektin tulos pienenee. Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta. Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun riveillä hiirellä vetämällä. 8. Tarkasta laskun tiedot Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskun loppusumma ennen laskun tallentamista.   Ostolaskun kentässä Pyöristys voidaan pyöristää laskun loppusummaa tasalukuun.   9. Laskun tallennus   Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä laskuun haluta lisätä esim. Alkuperäistä laskua liitteeksi, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää. Kun ostolasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat   Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite OS-painiketta. Ohjelman automaattisesti luoma OS-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (OS) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä paperilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä OS-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun. Kaikkia ostolaskuja koskevia kirjauksia voi katsella raportista: Kirjanpito > Päiväkirja käyttämällä suodatinta: Tositelaji = OS. 10. Liitteet Ostolaskuun voi lisätä liitteeksi tiedostoja, esim. alkuperäisen laskun. Liitteet lisätään ostolaskun tallentamisen jälkeen raahaamalla tiedostot hiirellä ostolaskun päälle tai painamalla laskun oikeassa yläkulmassa näkyvää paperiliittimen kuvaketta. Liitteet voi lisätä vasta, kun ostolasku on tallennettu. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja. Ostolaskujen tarkastelu Voit katsella ohjelmaan syöttämiäsi ostolaskuja valikossa: Ostot - Ostolaskut.   Voit valita joko kaikki laskut, maksamattomat laskut tai maksetut laskut.   Luettelo laadituista laskuista listataan näytölle. Oikea lasku löytyy nopeasti luettelosta käyttämällä apuna erilaisia laskujärjestyksiä ja suodattimia. Klikatessa sarakkeiden otsikkoja (Päivämäärä, Laskun nro, Toimittaja, Yhteensä) laskut listataan nousevassa järjestyksessä ja otsikkoa uudelleen napsautettaessa laskevassa järjestyksessä.   Laskuja voidaan myös suodattaa klikkaamalla sarakkeiden yläosassa olevia suurennuslasikuvakkeita ja syöttämällä siihen sopiva arvo. Sarake muuttuu siniseksi, kun suodatin on päällä. Suodatin poistetaan napsauttamalla suurennuslasia ja poistamalla kyseinen arvo suodattimesta tai painamalla: Näytä kaikki.   Sopivan laskun löytymisen jälkeen laskun saa avattua klikkaamalla ko. laskun riviä kerran. Laskua voidaan muokata painamalla Muuta-painiketta. Muutetut tiedot muutetaan automaattisesti myös laskuun liittyvään pääkirjan kirjaukseen. Passiiviseen tilikauteen sisältyvää laskua ei voi korjata ennen kuin tilikausi muutetaan aktiiviseksi. Ostolaskun korjaus Kaikki laskun tiedot voidaan korjata: toimittaja, nimike, määrä, a-hinta, tili. Toimittaja voidaan muuttaa niin kauan, kunnes lasku on kirjattu maksetuksi. Laskun maksamisen jälkeen maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja toimittaja voidaan muuttaa vasta tämän jälkeen.   Tarvittaessa lasku voidaan myös poistaa, mutta jälleen, lasku ei saa olla merkattu maksetuksi. Maksutapahtuma on ensin poistettava (tai merkittävä ennakkomaksuksi pankkitapahtumien ikkunassa) ja vasta sen jälkeen voidaan lasku poistaa.   Lasku poistetaan napsauttamalla yläreunan painikerivin punaista Poista-painiketta. Huomaa, että jos poistat laskun, ohjelma ei anna käyttää enää samaa tositenumeroa uudelleen ja juoksevaan OS-tositenumerosarjaan syntyy aukko. Suositeltavampaa on laatia laskulle hyvityslasku, joka sitten kohdistetaan alkuperäiseen laskuun. Ostolaskujen kopiointi Ostolaskut voidaan kopioida avaamalla kopioitava lasku ja painamalla laskun vasemmassa alareunassa olevaa Kopioi-painiketta. (Ostot - Ostolaskut, Avaa kopioitava ostolasku) Kopioinnin yhteydessä toimittajan nimi, päivämäärä ja nimikkeet siirretään laskuun yhdessä hintojen kanssa.   Voit vaihtaa laskuun laskun numeron, päivämäärän, toimittajan, laskurivien ym. tarvittavat tiedot. Ostolaskujen digitointi   Ostolaskut ja kuitit voidaan digitoida automaattisesti suoraan ohjelmassa. Alkuperäiset laskut voidaan raahata hiirellä ostolaskujen tai vahvistamattomien ostolaskujen syöttöikkunaan ja ohjelma lisää laskun tiedot automaattisesti laskulle muutamassa sekunnissa.   Digitointi on maksullinen palvelu ohjelman kokeiluversiota lukuun ottamatta. Jokaisen laskun digitointi maksaa 0,15 €/kpl+alv ja palvelun välittäjänä toimii CostPocket OÜ. Veloitus digitoinnista tehdään kuukausiveloituksen yhteydessä.   Ostolaskujen automaattisen digitoinnin käyttöönotto Pääkäyttäjä voi aktivoida automaattisen digitoinnin valikossa: Asetukset -> Yrityksen tiedot -> Verkkolaskujen ym. integrointien asetukset -> Ostolaskujen automaattinen digitointi > Aktivoi.   Digitoinnin voi aktivoida myös suoraan laskulla laskutiedoston lisäämisen jälkeen. Lisää uusi ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Raahaa ohjelmaan lisättävän laskun tai kuitin tiedosto ostolaskujen syöttöikkunaan ja paina Tositteen digitointi. Seuraavaksi paina avautuvasta ikkunasta Aktivoi.     Ostolaskujen automaattinen digitointi Lisää uusi ostolasku tai vahvistamaton ostolasku valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku tai Ostot > Vahvistamattomat ostolaskut > Lisää vahvistamaton ostolasku. Hae lasku/kuittitiedosto tietokoneeltasi tai sähköpostista paperiliittimen kuvakkeen avulla tai raahaa laskutiedosto hiirellä suoraan laskulomakkeen päälle. Laskun yläosaan ilmestyy ”Tositteen digitointi” -painike, jota painamalla tosite digitoidaan. Näet avautuvasta ikkunasta tunnistetut kentät, jotka siirtyvät ostolaskulle. Paina Kyllä, mikäli haluat tuoda ko. tiedot laskulle. Paina Ei, mikäli et halua tuoda näitä tietoja automaattisesti laskulle. Digitointi tapahtuu automatiikan avulla muutamassa sekunnissa ja sen keskimääräinen tarkkuus on tällä hetkellä 76 %. Tarkkuus tulee paranemaan aikaa myöten, kun digitointirobotin tunnistamistoiminto kehittyy. Lisää toimittajan tiedot, mikäli ne eivät ole jo ohjelmassa valmiina ja tarkista ja täydennä tarvittaessa ostolaskun tietoja manuaalisesti. Valitse laskuriveille sopivat ostonimikkeet ja tallenna lasku. Laskun tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee tarvittavat kirjanpidon kirjaukset pääkirjaan: D Kulutili D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV K Ostovelat Alkuperäinen tosite tallentuu laskulle, joten niitä ei tarvitse arkistoida enää muualla.              

Tässä ohjeessa käydään yleisesti läpi veroja ja verojen jaksottamista osakeyhtiön näkökulmasta, eli mistä tulovero lasketaan ja paljonko sitä tulisi tuloksen mukaan maksaa. Toiminimen verojaksotuksessa on otettava huomioon mahdolliset muut henkilökohtaiset tulot ja niistä maksetut verot.   Osakeyhtiön tuloksen verotus Suomessa   Suomessa yhteisöveroa eli yhteisön tuloveroa maksetaan osakeyhtiön tuloksesta. Tällä hetkellä yhteisöveron määrä on 20 prosenttia. Yritystoiminnan tuloksesta voidaan tilikauden aikana maksaa veroa ennakkoon ja tällöin puhutaan ennakkoverosta. Mikäli nämä ennakkoon maksetut verot eivät riitä kattamaan todellisen tuloksen vaatimaa veron määrää, osakeyhtiö täydentää puuttuvia veroja maksamalla lisäennakkoa. Jos yhteisö on maksanut liian vähän veroa ennakkoon eikä täydennä puuttuvia veroja maksamalla lisäennakkoa, verot on maksettava jälkikäteen jäännösverona. Jäännösverolle lasketaan myös korkoa.   Ennakkovero   Ennakkoverotus tarkoittaa sitä, että verottaja kerää tilikauden aikana etukäteen veroja yrityksen arvioidusta tuloksesta. Tästä etukäteen maksettavasta verosta puhutaan nimellä ennakkovero. Osakeyhtiön arvioitu tulos muodostuu joko edellisten tilikausien perusteella tai yritystoimintaa aloittaessa oman arviosi mukaan. Ennakkoveroa voidaan maksaa useammassa erässä pitkin tilikautta. Veron määrä riippuu siitä, mikä on yrityksen tilikauden arvioitu tulos.   Lisäennakko   Jos taas verovuoden aikana maksettu ennakonpidätys tai ennakkovero ei riitä kattamaan verovuoden veroja, maksetaan puuttuva osa jäännösverona lopullisen verotuksen yhteydessä. Mikäli puuttuva osa halutaan maksaa aiemmin, tulee hakea lisäennakkoa. Lisäennakkoa maksamalla voidaan pienentää jäännösveron ja sille laskettavan koron määrää. Henkilöasiakkailla (yksityishenkilöt, toiminimiyrittäjät) pienin mahdollinen lisäennakko on 170 euroa. Yhteisöillä pienin lisäennakko on 500 euroa. Tätä pienemmät summat tulee maksaa jäännösverona lopullisen verotuksen yhteydessä. Yhteisöt voivat hakea lisäennakkoa vasta, kun verovuosi on päättynyt. Henkilöasiakkaat (yksityishenkilöt, toiminimiyrittäjät) voivat hakea ja maksaa lisäennakkoa aina verovuoden joulukuusta verotuksen päättymiseen asti. Yleisesti verovuoden aikana veroja ei voi täydentää lisäennakolla, vaan silloin täytyy hakea ennakkoveroa tai muutosta ennakkoveroon. Verotettava tulo ja verojaksotus   Kun tilikauden kirjanpito on saatu valmiiksi eli kaikki tilikaudelle kuuluvat viennit ja toimenpiteet on tehty, voidaan tilikaudesta laatia verolaskelma. Laskelman avulla saadaan selville riittävätkö jo maksetut ennakkoverot tilikauden tuloksen veroihin, onko niitä maksettu liikaa vai tuleeko maksaa lisäennakkoa verojen kattamiseksi.   Verotettava tulo lasketaan siis tuloslaskelmalla olevasta tuloksesta ennen tilinpäätössiirtoja ja veroja. Tähän summaan lisätään vähennyskelvottomat kulut (esim. puolet edustuskuluista, sakot ja verohallinnon viivästyskorot ym.) ja vähennetään verottomat tulot (esim. verohallinnon maksama hyvityskorko).   Alla olevan esimerkin tulos on katsottu viimeisimmästä valmiista tuloslaskelmasta. Tulokseen tulee laskea mukaan Lisätään-kohtiin mahdollisesti kuuluvat tiedossa olevat summat tuloslaskelmasta sekä Vähennetään-kohtiin mahdollisesti kuuluvat tiedossa olevat summat tuloslaskelmasta.   Verojaksotuksen kirjaus   Kun verotettava tulo, sen perusteella määräytyvä tuloveron määrä sekä jaksotettavan veron määrä on selvitetty, kirjataan lisää maksettava vero tai takaisin saatava vero joko siirtovelkoihin (verovelat) tai siirtosaamisiin (verosaamiset).   Tee pääkirjatosite valikossa: Kirjanpito > Pääkirjatosite > Lisää pääkirjatosite. Syötä päivämääräksi tilikauden viimeinen päivä ja tee kirjaus.   Siirtovelaksi jaksotetaan, jos tuloverot > maksetut ennakkoverot.     Siirtosaamiseksi jaksotetaan, jos maksetut ennakkoverot > tuloverot.     Lopullisesta veropäätöksestä tulee muistaa aina tarkistaa, että verotettava tulos vastaa kirjanpidon tulosta. Tulos saattaa erota vähennyskelvottomien kulujen ja verottomien tulojen osalta.   Verojen maksu   Verovelka tai verosaaminen kirjataan maksetuksi aina maksutapahtumana valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Uusi maksutapahtuma.   Valitse uuden maksutapahtuman tyypiksi: Toimittaja ja toimittajaksi: Verohallinto. Päivämääräksi syötetään tiliotteella näkyvä todellinen maksupäivä. Tämän jälkeen klikataan maksuun liittyvä valintaruutu ja tallennetaan maksutapahtuma, jolloin ohjelma poistaa ko. summan veroveloista tai -saatavista.    

Osamaksu ostolaskulla   Osamaksulla tai rahoitussopimuksella ostettaessa tulee ensin tehdä muutoksia kyseisen kirjanpidon velkatilien asetuksissa. Avaa valikko: Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta. Mikäli maksetaan osamaksulla, avaa Osamaksuvelat-tili tuplaklikkaamalla tilin nimeä. Jos osto on rahoitettu, avaa Rahoituslaina-tili. Vaihda kohtaan: Käytetään maksutapana -> Maksutapaa käytetään ostolaskuissa. Tallenna.     Jos et löydä tilikartastasi sopivaa tiliä, voit lisätä sen sinne itse. Huomaa, että Taseen/Tuloslaskelman erään tulee valita oikea taseen ryhmä, jotta osamaksu kirjautuu oikein Taseeseen.   Laadi sitten ostolasku tavalliseen tapaan valikossa: Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Syötä laskulle tarvittavat tiedot, tarkista alv ja laskun summa. Klikkaa Kirjaa maksu -painiketta ja valitse Maksutavaksi Osamaksuvelat tai Rahoituslainat. Seuraavaksi syötä päivämäärä ja koko laskun summa. Tallenna lasku.     Ohjelma tekee pääkirjaan kirjauksen laskurivillä määritellylle kulutilille sekä taseen velkatilille sen mukaan, mikä tili maksutavassa on valittuna. Esimerkiksi: D Kulutili, K Osamaksuvelkatili.   Osamaksun lyhennys Kun osamaksua lyhennetään ja maksu näkyy pankin tiliotteella, tee maksusta maksutapahtuma valikossa: Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma.   Valitse maksutapahtuman tyypiksi: Muu meno ja syötä päivämääräksi se päivä, jolloin maksu on mennyt tililtä. Valitse ensimmäiselle riville tiliksi aiemmin käyttämäsi osamaksuvelka- tai rahoituslainatili ja syötä summaksi lyhennyksen osuus maksusta. Lisää uusi rivi ja valitse tiliksi sopiva kulutili mahdollisille käsittelymaksuille tms. kuluille ja syötä summa. Lisää vielä kolmannelle riville tiliksi sopiva korkokulutili ja summaksi koron osuus. (Tilien nimet ja numerot voivat vaihdella tilikarttasi mukaan). Tarkista, että alhaalla näkyvä Summa on sama summa, joka on mennyt tililtä.       Tallenna.   Maksutapahtuman tallentamisen jälkeen, ohjelma tekee kirjauksen pääkirjaan, jossa taseen osamaksuvelkaa on vähennetty ja korkojen ym. käsittelykulujen osuus on kirjattu tuloslaskelman kulutileille.   Voit halutessasi kirjata maksun myös pääkirjatositteena (Kirjanpito > Pääkirjatositteet > Lisää pääkirjatosite): K Pankkitili, D Osamaksuvelka, D Rahoituskulut, D Korkokulut. Käyttöomaisuuden osto osamaksulla   Kun ostat käyttöomaisuutta osamaksulla, toimi kuten tässä ohjeessa on neuvottu kirjanpidon velkatilin asetuksien muuttamisen osalta. Tämän jälkeen tee uusi ostolasku valikossa Ostot > Ostolaskut > Lisää ostolasku. Laita valinta laskulla kohta "Käyttöomaisuuden osto" ja klikkaa nimike-kenttään ja "Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke". Anna käyttöomaisuuskohteen tiedot ja yksilöllinen inventaarinumero sekä oikea käyttöomaisuusryhmä. Tallenna.     Täytä laskun tiedot ja tarkista, että alv näkyy oikein laskulla. Paina "Kirjaa maksu“ -painiketta. Valitse maksutapa-kenttään: Osamaksuvelat-tili.   Tallenna ostolasku. Ohjelma kirjaa tällöin kaluston oston taseen kalustotilille ja velaksi Osamaksuvelat-tilille. Arvonlisävero kirjautuu tillile "Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV“. Voit tarkistaa kirjauksen klikkaamalla "Tosite OS-..." -painiketta. Ks. kohta Osamaksun lyhennys tästä ohjeesta.

Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tositteet ja muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä huolellisesti siten, että niiden tarkastelu Suomesta käsin on mahdollista viranomaiselle ja tilintarkastajalle ilman aiheetonta viivettä.   Säilytyksen ja arkistoinnin järjestäminen kuuluu juridisesti yrityksen johdon vastuulle. Yrityksen vastuulla on huolehtia, että tarvittaessa kirjanpitoaineistoa voidaan lukea joko paperilta tai tietokoneen ruudulta.   Kirjanpitoaineisto koostuu tositteista, niiden perusteella laadituista kirjauksista sekä tilinpäätöksestä ja ne voidaan säilyttää paperilla, tiedostoina (esimerkiksi pdf- tai html-muodossa) tai kirjanpitojärjestelmän tietokannassa. Usein aineistoa säilytetään myös näiden tapojen yhdistelmänä.   Jos kirjanpito arkistoidaan paperilla tai tiedostoina, huolehdi tämän aineiston oikeanmukaisesta säilytyksestä.  Jos kirjanpito arkistoidaan kirjanpito-ohjelman tietokannassa, varmista, että kirjanpito-ohjelmisto on käytettävissä niin kauan kuin kirjanpitoaineiston arkistointiaika on voimassa. Jos ohjelmisto on poistumassa yrityksen käytöstä, tulee aineisto ajaa joko tiedostoiksi tai tulostaa paperille.   Kirjanpidon arkistointiin kuuluu myös luettelo kirjanpidoista ja aineistoista. Siinä luetellaan tositelajit (esimerkiksi myyntilaskut, ostolaskut, tiliotteet jne) sekä lakitermein ”tilinpäätöksen perustana olevat kirjanpidot”. Lisäksi luettelossa on hyvä kuvata myös kirjanpitoaineiston säilytystavat.  Kirjanpitoaineiston säilytysajat Eri kirjanpitoaineistolle on laissa säädetty vähimmäissäilytysajat: Tilinpäätös: 10 vuotta Toimintakertomus: 10 vuotta Kirjanpidot: 10 vuotta Tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista: 10 vuotta Muu kuin yllä mainittu kirjanpitoaineisto: 6 vuotta Tilikauden tositteet: 6 vuotta Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto: 6 vuotta Edellä mainittu kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika voi kuitenkin olla pidempi. Tämä johtuu siitä, että muualla lainsäädännössä voi olla asetettu pidempiä määräaikoja säilytykseen, joita tällöin tulee noudattaa. Kirjanpidon hävittämisellä säilytysajan päätyttyä ei siis kannata hätäillä.   Aineiston arkistointi    Kaikki tiedot, jotka olet syöttänyt ohjelmaan, varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi, vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen. Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta.   Liitteiden lataaminen  Jos myynti- tai ostolaskuihin, maksutapahtumiin tai pääkirjatositteisiin on lisätty alkuperäisiä tositteita tai muita liitteitä, tulee ne ladata erikseen.  Jokaisesta em. valikosta löytyy Lataa liitteet -painike, jota painamalla voit ladata liitteet halutulta kaudelta.    Avaa jokainen valikko yksitellen: Myynnit > Myyntilaskut, Ostot > Ostolaskut, Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Maksuluettelo ja/tai kirjanpito > Pääkirjatosite. Valitse ajanjakso, jolta haluat ladata liitteet, painamalla Päivämääräsarakkeessa olevaa suurennuslasin kuvaketta. Syötä ajanjakson alku- ja loppupäivät, esim. tilikauden alku ja loppu. Paina Suodata.     Paina tämän jälkeen Lataa liitteet -painiketta:    Ohjelma hakee liitteet suodattimien perusteella ja tallentaa ne zip-pakettiin, kun painat Tallenna. Kirjanpitoaineiston tallentaminen Ohjelman valikosta Kirjanpito > Arkistointi, pääset luomaan varmuuskopiot kirjanpitoaineistoista.     Ajanjakso voidaan valita suoraan ylävalikosta olevista pikalinkeistä tai Ajanjakso-alasvetovalikon kautta. Syötä päivämäärä, esim. tilinpäätöspäivä tai kuukauden viimeinen päivä.  Pyöristys-valikosta voit valita, tulostetaanko raportit pyöristämättöminä vai kokonaislukuina. Ruksi valintaruutu: Yksityiskohtainen, mikäli haluat tilikohtaisen taseen ja tuloslaskelman. Valitse halutut raportit. Voit lähettää aineiston sähköpostitse haluamaasi osoitteeseen, tai tallentaa zip-tiedostona.  Zip-tiedoston tallennuksen muodostama tiedosto vaatii purkamisen, jotta näet sen sisällä olevat tiedostot.   Pura tiedosto haluamaasi kohteeseen / kansioon tietokoneellesi tai muistitikulle ja arkistointi on valmis.            

Ohjelmassa ei ole suoria yhteyksiä pankkeihin, joten maksumääräykset lähetetään maksatukseen  XML-tiedostoina, jotka luodaan ohjelmassa ja viedään verkkopankkiin. Maksumääräyksiä varten  tulee pankin kanssa tehdä aineistonsiirtosopimus. Pyydä pankiltasi maksatustunnus ja syötä se ko.  pankkitilin tietoihin valikossa: Maksutapahtumat > Pankit.   Maksatustunnus muodostetaan yritykselle pankin toimesta ja tunnuksen muodostamistavassa on joitakin pankkikohtaisia eroja. Maksatustunnus on yleensä yrityksen Y-tunnus ilman väliviivaa lisättynä nollalla, esim. jos Y-tunnus on 1234567-8, on maksatustunnus silloin 012345678. Jos et ole varma, mikä mitä maksatustunnusta tulisi  käyttää, varmista se tarvittaessa pankista.     Maksumääräystiedoston luominen     Kun olet syöttänyt ohjelmaan ostolaskuja tai verotilivelkoja (esim. alv, ennakonpidätys tai  sairausvakuutusmaksu), voit laatia niistä maksumääräyksiä valikossa: Maksutapahtumat >  Maksutapahtumat. Huomaa, että laskujen tiedoissa tulee olla toimittajan tilinumero ja laskun viitenumero, jotta maksumääräyksen voi muodostaa.     Valitse Maksumääräykset sen pankin kohdalta, josta haluat suorittaa maksut.   1. Klikkaa avautuvasta ikkunasta Lisää maksumääräys -painiketta.    Näytölle avautuu lista toimittajista ja laskuista, jotka ovat maksamatta ja joista ei ole vielä tehty  maksumääräystä. Voit valita Maksumääräysten päivämäärä -kentässä, maksetaanko laskut eräpäivinä vai itse  valitsemanasi päivänä.    Mikäli haluat, että samalle toimittajalle maksetaan laskut koontina eli yhtenä summana (Huom! yhdellä viitenumerolla), laita rasti ruutuun ”Muodosta koonti toimittajittain”. Klikkaa Valitse-ruutu niiden laskujen kohdalta, joista haluat luoda maksumääräyksen.   2. Klikkaa Laadi  maksumääräykset.    Ikkunaan avautuvalta listalta näet ne maksut, joista olet tekemässä maksumääräystiedostoa (lisää  tiedostoon) ja ne maksut, joista on jo tehty maksumääräystiedosto (odottavat vahvistusta).    3. Klikkaa Luo maksutiedosto -painiketta.   Ohjelma laatii XML-tiedoston, joka sisältää maksut kaikista  niistä maksuista, joissa on valinta kohdassa ”Lisää tiedostoon”. Valinta siirtyy automaattisesti ”Vahvista”-ruutuun niiden maksujen kohdalla, joista on luotu maksutiedosto. Tallenna ohjelman laatima XML-maksutiedosto koneellesi esim. Ladatut tiedostot -kansioon. Voit  tallentaa tiedoston myös esim. työpöydällesi tai muuhun sopivaan paikkaan.     Voit katsella, korjata ja poistaa luotuja maksumääräyksiä Muuta- tai Poista-painikkeilla.     Painamalla ”Vahvista suoritetut maksumääräykset” -painiketta, ohjelma tekee maksumääräyksistä  automaattiset kirjaukset pääkirjaan ja ne poistuvat maksumääräysten luettelosta. (Huom! Älä  vahvista maksuja itse, mikäli luet sähköisiä tiliotteita ohjelmaan sisään. Vahvistaessasi maksut,  kuittaa ohjelma laskut maksetuiksi eikä se pysty tiliotetta sisään luettaessa enää kohdistamaan  maksuja näille jo maksetuiksi merkatuille laskuille.)      Maksumääräyksen lähettäminen verkkopankkiin     Kirjaudu verkkopankkiisi. Valitse esim. Nordeassa kohta Talous > Lataa tiedosto. Osuuspankissa  valitse kohta Tilit, maksut ja laskutus > Aineistonsiirto > Lähetä aineisto ja valitse aineistoksi:  Maksuaineisto (XML). Lataa tallentamasi aineisto verkkopankkiin.   Jos vienti ei onnistu, tarkista ohjelmassa yrityksesi tietoihin tallennetun pankkitilin  numero (Maksutapahtumat > Pankit, Pankkitilin numero) ja että olet syöttänyt tilin tietoihin pankilta  saamasi maksatustunnuksen. Mikäli tilinumero on oikein, myös maksutiedoston viennin pitäisi  onnistua. 

Ohjelman Premium-versiossa on toiminto ennakkolaskujen laatimiseen valikossa Myynnit > Tarjoukset. Kyseisessä valikossa voidaan tehdä tarjouksia, tilauksia ja ennakkolaskuja.   Standard- ja Pro-versiossa vastaavaa toimintoa ei ole, mutta voit tehdä ennakkolaskut tavallisten myyntilaskujen tapaan. Ennakkolasku Standard- ja Pro-versiossa   Lisää ennakkolaskua varten oma myyntinimikkeensä valikossa Myynnit > Nimikkeet. Anna nimikkeelle nimeksi “Ennakkomaksu“.     Syötä nimikkeen tietoihin:   Tyyppi: Palvelu Aktiivisuus: Myyntilaskuissa Myyntitili: Saadut ennakkomaksut (2753) ALV: 24%, 14%, 10% tai 0%   Mikäli tilikartasta puuttuu ennakkomaksujen tili (2753), lisää se valikossa Asetukset > Kirjanpidon asetukset > Tilikartta.     Täytä tilin tiedoissa kentät:   Tunnus: 2753 Nimi: Saadut ennakot (alv) Tilityyppi: Yksityiskohtainen Taseen/tuloslaskelman erä: Saadut ennakot ALV: 24%, 14%, 10% tai 0% ALV:n ilmoittaminen: Alv myynnistä Käytetään maksutapana: Ei käytetä maksutapana Pakollinen osasto, kustannuspaikka ja projekti: Määrittele, mikäli haluat seurata tuloja osastoittain, kustannuspaikoittain tai projekteittain     Laadi ennakkolasku samalla tavalla kuin laatisit myyntilaskun, mutta valitse Nimike-kenttään Ennakkomaksu, syötä Määrä ja A-hinta-kenttään arvonlisäveroton hinta.   Ennakkolaskun summa näkyy arvonlisäverolaskelman rivillä: Vero kotimaan myynnistä alv 24%.       Ennakkolaskun maksu   Kun ennakkolasku maksetaan, syötä maksukirjaus valikossa Maksutapahtumat > Maksutapahtumat. Lisää uusi maksutapahtuma, valitse Maksutapahtuman tyypiksi: Asiakas, valitse asiakas ja kirjaa ennakkomaksu maksetuksi laittamalla täppä valintaruutuun ko. laskun kohdalla.     Myyntilasku   Kun tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle, laadi myyntilasku. Syötä laskun riveille myytävien tuotteiden/palvelujen nimikkeet ja lisää viimeiseksi nimike ”Ennakkomaksu“, syötä määrä miinusmerkkisenä ja anna hinnaksi arvonlisäveroton ennakkomaksun summa.              

Myyntilaskun ulkoasun muokkaaminen   Myyntilaskupohjan ulkoasua voidaan muokata ohjelman lisenssitasosta riippuen eri tavoin:   Standard-versiossa voidaan lisätä laskulomakkeeseen kaksi logoa, muuttaa logojen kokoa, muuttaa laskussa käytettyä väriä ja mm. käyttää värin määrittelyyn värikoodia. Pro-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joihin voidaan lisätä kaksi logoa ja muuttaa laskun väriä. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille.  Premium-versiossa voidaan lisätä useita erilaisia laskulomakkeita, joilla voidaan mm.: muuttaa tietojen sijaintia, muuttaa fontin kokoja ja värejä, poistaa kehys ja väri laskun numeron ympäriltä, lisätä vaakaviivoja, vapaata tekstiä ja useita eri logoja. Eri laskulomakkeita voidaan käyttää joko eri osastoilla, eri asiakasryhmille tai asiakkaille. Premium-versiolla voidaan laatia oma laskupohjansa aputoiminimelle.   Myyntilaskun muotoilu Premium-versiossa, kun halutaan käyttää vakiolomakkeesta poikkeavaa laskulomaketta (vakiolomakkeeseen voidaan muuttaa vain väriä ja lisätä logoja):    Lisää uusi laskulomake (Asetukset > Yleiset asetukset > Myyntilaskun asetukset > Myyntilaskun muotoilu). Klikkaa vasemmalla uutta laskulomaketta, anna laskulomakkeelle nimi ja paina Lisää uusi. Tämän tuloksena kopioidaan oletuksena tarjottavan vakiolomakkeen ulkoasu uudelle lomakkeelle. Muutokset tulee tehdä uuteen lisättyyn lomakkeeseen. Klikkaa aktiiviseksi se lomake, johon haluat tehdä muutoksia.   Uudella laskulomakkeella voidaan muuttaa tietokenttien sijaintia, muuttaa fonttien kokoja ja värejä, poistaa laskun numeron kehykset ja väri, lisätä vaakaviivoja (vaakaviivat voidaan lisätä myös kuvana) ja vapaata tekstiä; muokata laskun ulkonäköä lisäämällä useita logoja. Laskun rivien sisältöä ja sarakkeiden sijaintia ei voida muuttaa. Voit lisätä ja poistaa kenttiä raahaamalla ne hiirellä pois laskulta tai laskun päälle. (Huom! Premium-versiossa) Laskulomakkeella näytetään oman yrityksenne tiedot. Jos olette aloittava yritys, suosittelemme täyttämään yrityksen tietoihin (Asetukset > Yrityksen tiedot) kaikki tiedot, jotta näette miten ne sijoittuvat laskulomakkeelle. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen). Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. Laskulomakkeen oikealla puolella on erilaisia tietokenttiä, joita voidaan käyttää laskulomakkeella. Vedä hiiren avulla haluamasi kenttä laskulle ja muuta tarvittaessa kentän asetuksia. Yhtä ja samaa kenttää voi käyttää laskussa useammassa paikassa. Jos esim. haluat lisätä laskuun useita logoja, vedä logokenttä haluamaasi kohtaan ja valitse logo. Tai jos haluat näyttää yhden tietokentän sisältämiä tietoja (esim. Yhteystiedoissa puhelin, s-posti, verkkosivu) laskun eri kohdissa, ota tietokentän asetuksissa vastaavat tiedot käyttöön tai pois käytöstä. Muuta tietokenttää klikkaamalla hammaspyöräpainiketta. Tehtyäsi tarvittavat muutokset sulje ikkuna rastista ja klikkaa ruudun alaosan Tallenna-painiketta. Voit lisätä laskuun vapaata tekstiä raahaamalla Vapaa teksti -kentän laskulomakkeella, jos tietokenttiin sisältyvät tiedot eivät riitä. Vapaa teksti voi olla mitä tahansa laskulla esitettävää tekstiä. Vapaana tekstinä voit syöttää myös yrityksen tietoja. Vapaana tekstinä ei voida syöttää yrityksen pankkitilin tietoja, sillä pankkitilin tiedot tulevat laskuun aina kyseisen pankkitilin asetuksista: joko pankkiluettelosta laskuun tulostettava pankki, osaston tiedoissa esitetty pankki tai asiakkaan tietoihin lisätty pankki. Suosittelemme tallentamaan tiedot jokaisen tehdyn muutoksen jälkeen. Mikäli haluat käyttää muutettua laskulomaketta oletuslaskulomakkeena, ruksi kyseisen laskulomakkeen valintaruutu:   Aputoiminimen laskupohja    Aputoiminimet laskuttavat omalla nimellään, mutta myynnit tulee kirjata pääyrityksen kirjanpitoon. Ohjelman Premium-versiolla voit luoda aputoiminimelle oman laskulomakkeen. Laadi ensin uusi laskulomakepohja painamalla Plus-merkkiä vakiolomakepohjan alla. Anna lomakkeelle nimi, esim. Aputoiminimi. Muokkaa laskun ulkoasu tarpeesi mukaiseksi. Valitse laskulomakkeella Yrityksen nimi -kenttä ja napsauta hiirellä hammaspyörän kuvaketta. Ota pois ruksit kaikista kohdista, jolloin pääyrityksen nimi jää piiloon.   Poista ensin yrityksen nimi -kenttä laskulomakkeelta vetämällä se lomakkeen ulkopuolelle. Vedä sitten hiirellä oikealta Vapaa teksti -kenttä pääyrityksen piilossa olevan nimen päälle. Klikkaa Vapaa teksti -kentän hammaspyörän kuvaketta ja kirjoita aputoiminimen nimi avautuvaa ikkunaan.   Tee samoin laskulomakkeen alaosaan.   Tallenna laskulomake ja ota se käyttöön aputoiminimen laskuilla. Suosittelemme laatimaan aputoiminimelle osaston valikossa: Asetukset > Dimensiot > Osastot ja määrittelemään ko. osastolla käytettäväksi laskupohjaksi luomasi aputoiminimen laskupohjan. Kun sitten laadit myyntilaskun, voit valita laskulle osastoksi Aputoiminimen ja ohjelma luo laskut ko. pohjaa käyttäen. Kun määrittelet aputoiminimen osastoksi, saat otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma. Laskulomakkeessa näkyy sen asiakkaan tiedot, joka on asiakasluettelossa ensimmäisenä. Älä käytä lomakkeen testaamiseen ns. “tyhjän“ asiakkaan tietoja, esim. asiakasta “... Oy“ (ilman osoitetta). Jos asiakasluettelossanne on sellainen asiakas ensimmäisenä, suosittelemme poistamaan sen tai lisäämään asiakastietoihin osoitteen. Jos muotoilet laskulomaketta itse, ota huomioon yrityksesi nimen ja asiakkaan nimen pituus ja varaa tarvittaessa nimelle useampi rivi (eli ota huomioon kentän koossa pitkän nimen omaavat asiakkaasi ja vedä kenttää niin suureksi, että myös pisimmän nimen omaavan asiakkaan tiedot mahtuvat siihen) Muuta tietokenttien sijaintia vetämällä ne hiirellä haluamaasi paikkaan. Jos haluat poistaa kentän laskulta, vedä se hiirellä pois lomakkeelta. 

Yrityksen kirjanpitoa tekevän on hyvä perehtyä Suomen kirjanpitolakiin: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336   ja ainakin seuraaviin lain kohtiin:   2 luku, Liiketapahtumien kirjaaminen kirjanpitoon ja kirjanpitoaineisto   4 § (30.12.2015/1620) Kirjausjärjestys ja -ajankohta Kirjanpito on järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä. Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava viipymättä päiväkohtaiseen järjestykseen. Muut kirjaukset ja osakirjanpitojen yhdistelmäkirjaukset pääkirjanpitoon saadaan tehdä kuukausikohtaisesti tai muulla vastaavalla jaksotuksella, jollei ajallisesti tarkemmin kohdistettua kirjaamista edellytetä muussa laissa tai sen nojalla annetuissa säännöksissä.   3 luku, Tilinpäätös ja toimintakertomus (30.12.2004/1304)   1 § (30.12.2015/1620) Tilinpäätöksen sisältö   Tilikaudelta on laadittava tilinpäätös, joka sisältää: 1) tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa kuvaavan taseen; 2) tuloksen muodostumista kuvaavan tuloslaskelman; 3) varojen hankintaa ja niiden käyttöä selvittävän rahoituslaskelman, jos kirjanpitovelvollinen on suuryritys tai yleisen edun kannalta merkittävä yhteisö; sekä 4) taseen, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman liitteenä olevat tiedot (liitetiedot). Kustakin taseen, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman erästä on esitettävä vastaava tieto viimeistä edelliseltä tilikaudelta (vertailutieto). Jos taseen, tuloslaskelman tai rahoituslaskelman erittelyä on muutettu, on vertailutietoa mahdollisuuksien mukaan oikaistava. Samoin on meneteltävä, jos vertailutieto ei muun syyn takia ole käyttökelpoinen. Tilinpäätökseen kuuluvien ja siihen liitettyjen asiakirjojen on oltava selkeitä ja niiden on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus.   2 § (29.12.2016/1376) Tilinpäätöksen antama oikea ja riittävä kuva   Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta olennaisuusperiaatteen mukaisesti ottaen huomioon kirjanpitovelvollisen harjoittaman toiminnan laatu ja laajuus. Jollei muualla tässä laissa säädettyjen velvoitteiden noudattaminen aikaansaa 1 momentissa tarkoitettua oikeaa ja riittävää kuvaa, kirjanpitovelvollisen on ilmoitettava sitä varten tarpeelliset seikat liitetiedoissa ottaen huomioon, mitä 2 a §:ssä säädetään. Kirjanpidon raportit löytyvät ohjelmasta valikosta: Kirjanpito >     Pääkirja Kirjanpito > Pääkirja Pääkirja on päiväkirjan ohella keskeisimpiä kirjanpitokirjoja. Pääkirja esittää valitun ajanjakson kirjaukset tileittäin ja aikajärjestyksessä. Valitse tai syötä haluamasi Ajanjakso (voit käyttää myös yläosan pikalinkkejä ajanjakson valintaan). Ruksi valintaruutu: Saldoineen, mikäli haluat nähdä tilin saldon kunkin tapahtuman jälkeen. Jos haluat raportin vain tietystä tilistä, valitse kyseinen tili Tili-sarakkeeseen. Mikäli se jätetään tyhjäksi, laaditaan raportti kaikista tileistä. Osasto - Määritä osasto, josta haluat laatia raportin. Mikäli se jätetään tyhjäksi, laaditaan raportti kaikista osastoista.   Mikäli haluat tallentaa raportin pdf- tai Excel-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Tiliote Kirjanpito > Tiliote Tiliote-raportilla esitetään halutulta ajanjaksolta kirjanpitotilien debet- ja kredit-kirjausten yhteissummat. Raportin alku- ja loppupäivän on oltava samalla tilikaudella. Valitse tai syötä haluamasi Ajanjakso (voit käyttää myös yläosan pikalinkkejä ajanjakson valintaan) ja napsauta painiketta Laadi raportti.   Liikevaihtoa koskevat tiedot jakautuvat kahteen osaan: taseen tiedot ja tulo- ja menotilien tiedot. Mikäli haluat tallentaa raportin pdf- tai Excel-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Päiväkirja Kirjanpito > Päiväkirja Päiväkirja on pääkirjan ohella keskeisimpiä kirjanpitokirjoja. Päiväkirja näyttää kirjanpitoon tehdyt kirjaukset päivämäärän mukaisessa järjestyksessä ja tositteittain.   Valitse tai syötä haluamasi Ajanjakso ja napsauta painiketta Laadi raportti. Jos haluat raportin vain tietystä tositelajista, valitse se kohtaan Tositelaji. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, laaditaan raportti kaikista tositelajeista. Kohdassa: Järjestys määritellään, listataanko kirjaukset päivämäärän vai tositelajin mukaisesti. Mikäli haluat tallentaa raportin pdf- tai Excel-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Tase Kirjanpito > Tase Tase kertoo yrityksen omaisuuden ja velkojen arvon tiettynä ajankohtana. Taseen pari on tuloslaskelma, joka mittaa yrityksen tuottoja, kuluja ja voittoja tai tappiota tietyn ajanjakson aikana.  Ohjelma laatii taseen niiden tilikartan tilien saldoista, joille on tilikartassa valittu oikea taseen erä. Kaikki tilikartan tilit on sidottu tiettyyn taseen tai tuloslaskelman erään, jonka perusteella tilien liikevaihdot tai saldot ohjautuvat raporttien oikeille riveille. Näin varmistetaan automaattisesti, että minkään tilin tapahtumat eivät jää lisäämättä raporttiin.   Valitse ajanjakso (kausi), syötä kausien määrä ja syötä tasepäivä. Tase voidaan laatia usealta kaudelta ja kausia voidaan vertailla eri tilikausittain. Erilaisia vaihtoehtoja on lukemattomia. Huom! Mikäli valitset ajanjaksoksi: ”Sama päivä edellisinä vuosina”, näyttää ohjelma taseen saldot tasepäivää edeltävältä 12 kuukaudelta (myös Tilikauden tulos). Mikäli haluat taseen pyöristettynä kokonaisluvuiksi, valitse Pyöristys-kohtaan: Kokonaisluvuiksi. Kun ruksit valintaruudun: Yksityiskohtainen, laatii ohjelma tilikohtaisen taseraportin, jossa jokainen tase-erä on esitetty eriteltynä. Paina Laadi raportti. Tilikohtaisessa raportissa jokainen tase-erä esitetään tilikohtaisesti eriteltynä. Kun laadit raportin tilikohtaisesti, voit porautua taseen eriin klikkaamalla hiirellä sinisellä näkyviä summia.   Mikäli raporttia ei laadita tilikohtaisena raporttina, laaditaan raportti tiliryhmätasolla. Ryhmän sisältöä voidaan katsella tili- ja tapahtumatasolla napsauttamalla ensin hiirellä sinisellä näkyvää tase-erän riviä ja napsauttamalla sen jälkeen tilin riviä.   Mikäli haluat tallentaa raportin pdf-, Excel- tai Word-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta.  Tuloslaskelma Kirjanpito > Tuloslaskelma Tuloslaskelma esittää tilikaudelle kuuluvat tulot ja menot sekä tilikauden voiton tai tappion. Tuloslaskelmasta nähdään tulojen määrä, mihin rahaa on kulunut ja tilikauden tulos. Tuloslaskelman pari on tase, joka mittaa omaisuuden ja velkojen arvoa tiettynä ajankohtana. Ohjelma laatii tuloslaskelman niiden tilikartan tilien saldoista, joille on tilikartassa valittu oikea tuloslaskelman erä. Kaikki tilikartan tilit on sidottu tiettyyn taseen tai tuloslaskelman erään, jonka perusteella tilien liikevaihdot tai saldot ohjautuvat raporttien oikeille riveille. Näin varmistetaan automaattisesti, että minkään tilin tapahtumat eivät jää lisäämättä raporttiin.   Valitse ajanjakso (kausi), syötä kausien määrä ja syötä kauden päättymispäivä. Tuloslaskelma voidaan laatia usealta kaudelta ja kausia voidaan vertailla eri tilikausittain. Erilaisia vaihtoehtoja on lukemattomia. Mikäli haluat tuloslaskelman pyöristettynä kokonaisluvuiksi, valitse Pyöristys-kohtaan: Kokonaisluvuiksi. Kun ruksit valintaruudun: Yksityiskohtainen, laatii ohjelma tilikohtaisen tuloslaskelman, jossa jokainen tuloslaskelman erä on esitetty eriteltynä. Voit myös halutessasi ruksia valintaruudun: Laske kaudet yhteen, jolloin ohjelma laskee kausien summat yhteen raportin viimeiseen sarakkeeseen. Tuloslaskelman voi laatia myös osastoittain, mikäli osastot on määritelty asetuksissa (Asetukset > Dimensiot > Osastot), ja niitä on käytetty kirjauksia tehdessä. Valitse Osasto, mikäli haluat laatia osastokohtaisen tuloslaskelman. Ohjelma näyttää silloin tuloslaskelmalla vain ko. osastolle kuuluvat tulot ja menot. Paina Laadi raportti. Tilikohtaisessa raportissa jokainen tuloslaskelman erä esitetään tilikohtaisesti eriteltynä. Kun laadit raportin tilikohtaisesti, voit porautua tuloslaskelman eriin klikkaamalla hiirellä sinisellä näkyviä summia.   Mikäli raporttia ei laadita yksityiskohtaisena raporttina, laaditaan raportti tiliryhmätasolla.   Mikäli haluat tallentaa raportin pdf-, Excel- tai Word-tiedostoon, napsauta vastaavaa painiketta. Tilinpäätös Kirjanpito > Tilinpäätös Tilinpäätöksen ohje  Maksuperusteinen kassavirtalaskelma Kirjanpito > Maksuperusteinen kassavirtalaskelma Maksuperusteista kassavirtalaskelmaa voivat käyttää toiminimiyrittäjät kassaperusteisen kirjanpidon tekemiseen. Laskelmaan otetaan kaikki kirjaukset, joissa on käytetty rahan liikkumiseen liittyviä tilejä  eli kassa-, pankkitilejä. Laskelmassa näytetään kuluvan kauden laskuja maksettaessa käytetyt tulo- ja menotilit.  Alkusaldoihin syötettyjen laskujen maksut esitetään velkojen maksuna. Laskelma ei sisällä tulojen ja menojen oikaisuvientejä, jotka on syötetty pääkirjatositteina. Jos olet kirjannut pääkirjavienteinä myös yhdistelmävientejä, joissa on debet- tai kredit-puolella sekä kassa- ja pankkitilejä että muita tilejä, raportin tulos saattaa olla virheellinen. Kirjanpidon asiakirjojen arkistointi Kaikki Merit Aktivaan syöttämäsi tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti ja ne säilyvät ohjelmassa vähintään lakisääteisen ajan. Sinulla on pääsy kirjanpitoosi, vaikka lopettaisit lisenssin tilaamisen. Suosittelemme kuitenkin tallentamaan tilinpäätöksen tehtyäsi ko. tilikauden aineistot myös itsellesi talteen. Näin ne säilyvät sinulla vaikka joskus päättäisit poistaa yrityksen ohjelmasta. Saat ladattua kirjanpitoaineistoa valikossa: Kirjanpito > Arkistointi. Lue lisää ohjeesta: Arkistointi   Dimensioiden raportit Dimensioiden raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden raportit. Lue lisää dimensioiden määrityksestä ja käytöstä ohjeesta: Dimensiot. Dimensioiden raporteissa voidaan tarkastella Projekteille, Kustannuspaikoille ja muille dimensioille kirjattuja eriä.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso - valitse ajanjakso tai syötä halutun kauden alku- ja päättymispäivät Ajanjakso-kenttiin. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista projekteista. Järjestys – tässä voidaan valita, esitetäänkö dimensioiden tiedot raportilla dimensioiden vai kirjanpitotilien mukaisessa järjestyksessä. Raportin tyyppi – yksityiskohtainen tai yleinen raportti. Yksityiskohtaisessa raportissa esitetään projektin käyttö pääkirjan tileittäin ja kirjauksittain. Yleisessä raportissa on tiedot projektista kirjanpitotileittäin. Yleinen raportti voidaan laatia projektien alkusaldoineen ja ilman 0-rivejä. Tällöin tulee ruksata kohdat ”Alkusaldoineen” ja ”Älä näytä 0-rivejä”. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Kun dimensioraportin kriteerit on valittu, voidaan laatia raportti painamalla  Dimensioiden kausiyhteenveto Dimensioiden kausiyhteenveto laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioiden kausiyhteenveto. Tämän raportin avulla voidaan verrata dimensioita eri kausilla.   Dimensiot – valitse dimensio, josta haluat laatia raportin. Dimension arvo – valitse dimension arvo. Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan kaikista valitun dimension arvoista. Ajanjakso – syötä tarkasteltavan ajanjakson pituus. Kausien määrä – syötä tarkasteltavien kausien määrä. Kauden päättymispäivä – syötä päivämäärä, joka on raportin viimeisen tarkasteltavan kauden päättymispäivä. Raportin tila – tässä valitaan, halutaanko laatia raportti kaikista projekteista, kyseisellä kaudella päättyneistä vai voimassa olevista dimensioista. Laske kaudet yhteen – valitse tämä, jos haluat raporttiin yhteenlaskettujen kausien tuloksen. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Tili – raportti voidaan laatia myös vian yhdestä pääkirjan tilistä.  Dimensioraportti toisesta dimensiosta Kyseinen raportti laaditaan valikossa Kirjanpito > Dimensioraportti toisesta dimensiosta ja se antaa tietoa esimerkiksi projekteista kustannuspaikoittain. Raporttiin otetaan kirjaukset, joissa on käytetty yhdellä ja samalla tositerivillä sekä kustannuspaikkoja että projekteja.   Ajanjakso – valitse kausi tai syötä halutun ajanjakson alkamis- ja päättymispäivä Ajanjakso-kenttiin. Ensimmäinen dimensio – valitse ensimmäinen tarkasteltava dimensio. Dimension 1 arvo – valitse konkreettisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Toinen dimensio – valitse toinen dimensio. Dimension 2 arvo – tarkenna toisen dimension arvo. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti laaditaan valitun dimension kaikista arvoista. Vain tulo- ja menotilit – kun valitaan tämä kohta, raportissa näkyvät vain tuloslaskelman tilit. Muita raportteja Myynnin raportit löytyvät valikosta: Myynnit > Ostojen raportit löytyvät valikosta: Ostot > Varastoraportit löytyvät valikosta: Varasto > Käyttöomaisuuden raportit löytyvät valikosta: Käyttöomaisuus > Osastojen raportit Myynti- ja ostolaskun ylävalikkoon merkityn osaston mukaan voidaan laatia osastokohtainen myynti- ja ostoraportti sekä myyntisaamiset- ja ostovelat-raportteja.       Jos osasto on valittu vain nimikkeen riville, siten jaettuja kuluja voidaan tarkastella pääkirjasta valikossa Kirjanpito > Pääkirja.   Ohjelmasta saa otettua myös osastokohtaisen tuloslaskelman valikossa: Kirjanpito > Tuloslaskelma.