Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Voortgezet onderwijs
Basisbudget Startende leraar VO
Een startende leraar in het VO heeft gedurende de eerste twee jaar geen recht op het basisbudget. Hoe zorg je ervoor dat na die twee jaar de medewerker wel de rechten voor het basisbudget toegekend krijgt? Hieronder een mogelijke werkwijze.
Stap1: Inrichting (inzicht en instellen signaal) Op het moment dat een nieuwe werknemer wordt toegevoegd aan het systeem zou je de Werknemernotities kunnen gebruiken om op te geven (en te kunnen terugzien) dat de werknemer een startende leraar is en bijvoorbeeld t/m wanneer dat geldt. Je kunt hierbij meteen voor deze werknemer een herinnering instellen. Dit zorgt ervoor dat er op het juiste moment een signaal (mail/taak) uitgaat. Dit signaal bevat dan bijv. instructies om acties te ondernemen die horen bij het feit dat de periode van startende leraar afloopt. Via de Werknemernotities is het op deze manier inzichtelijk dat het een Startende leraar betreft en t/m welke datum dat geldt.
Schermafdruk-1 Hieronder zie je hoe een werknemernotitie voor de werknemer kan worden opgegeven. Schermafdruk-2
In dit scherm kun je bij Herinnering opgeven dat er een signaal uit moet gaan op een bepaald moment. Je geeft hier het voor-gedefinieerde bericht op die je daarvoor wilt gebruiken en je geeft de datum op waarop dat moet gebeuren.
Hieronder (schermafdruk-3) een voorbeeld van de inrichting van het voor-gedefinieerde bericht dat hierboven is opgeven bij de herinnering (schermafdruk-2). Optioneel: Je zou een vrij werknemer-gegeven in gebruik kunnen nemen voor de registratie van de einddatum-startende-leraar. Dat gegeven zou je vervolgens als tag kunnen opnemen in het voor-gedefinieerde bericht.
Schermafdruk-3 Stap 2: Toekennen van de DI-arbeidsvoorwaarde Wanneer het signaal (de herinnering die is ingesteld voor de werknemer) afgaat, moet voor elk (actief) contract van de werknemer de betreffende DI-arbeidsvoorwaarde worden opgevoerd. Uiteraard moet je daarbij wel de juiste ingangsdatum opgeven (zodat de DI-arbeidsvoorwaarde niet alsnog met terugwerkende kracht van toepassing wordt).
Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Primair onderwijs
Standaardwaarde Verzekeringsvorm
Bij het aanmaken van een nieuw contract werd tot nu toe de waarde voor verzekeringsvorm gekopieerd van het basiscontract.
Dit kon leiden tot verkeerde mutaties. Want de waarde in het basiscontract is niet altijd de waarde die in bijvoorbeeld de uitbreiding van het contract gebruikt moet worden.
Vanaf de release 1.144.00 (geplande datum 5 oktober 2024) zal de actie ‘nieuw contract’ de waarde uit de metadata gebruiken. LET OP: Heb je geen standaardwaarde ingesteld, zal nog steeds de waarde uit het basiscontract gebruikt worden.
Ons advies is om voor de release 1.144.00 op 5 oktober de instelling te controleren bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Controleer per soort aanstelling of de standaardwaarde correct is gevuld. Of dat er geen waarde is gevuld als het de bedoeling is als de waarde van het basiscontract wordt overgenomen.
Daarnaast is het belangrijk dat er voor soorten aanstellingen die niet verzekerd zijn (zie daarvoor het reglement van het vervangingsfonds), dit hele veld wordt uitgezet (vinkje bij in gebruik uit). Dit om te voorkomen dat er een waarde op een soort medewerker komt die niet juist is en daardoor wel geleverd wordt. Dit voorkomt dat je hiervoor premie moet betalen.
De module duurzame inzetbaarheid in Visma.Net HRM is momenteel alleen beschikbaar voor de sector Onderwijs.
De handleiding bestaat uit 2 delen:
Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Inrichtingsmogelijkheden Deze beschrijft hoe je de module kunt configureren om deze op de eigen mogelijkheden te laten aansluiten. Als je reeds de module in gebruik hebt, kun je deze ook naslaan om te begrijpen hoe of waarom het systeem zich op een bepaalde manier gedraagt.
Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Acties & Scenario's Deze handleiding is er vooral op gericht hoe je bepaalde zaken moet bewerkstelligen, bijv. wat te doen voor een nieuwe medewerker, wat te doen als de uren per week wijzigt, wat te doen bij uitdiensttreding, en meer. Tevens wordt het proces beschreven dat opgestart moet worden aan het einde van het budgetjaar.
Dit document is een groei document. Het zal op basis van feedback periodiek worden aangevuld met nieuwe onderwerpen en zonodig worden verbeterd en/of verduidelijkt.
Instructie hoe de weergave taal kan worden gewijzigd in Talent.
Document updated 5 Juli 2024
Instruction how to set the display language in Talent.
Document updated on July 5th 2024
In dit document wordt ingegaan op werkgebonden personenmobiliteit, een concept dat verwijst naar de manier waarop werknemers zich binnen hun werkomgeving verplaatsen om hun taken uit te voeren. Werkgebonden personenmobiliteit omvat alle aspecten van het reizen van en naar het werk, evenals de mobiliteit tijdens werktijd, zoals zakelijke reizen en andere werkgerelateerde verplaatsingen.
Dit document biedt een overzicht van wat werkgebonden personenmobiliteit inhoudt, met speciale aandacht voor de impact ervan op het HRM-systeem. Hierin zullen we uitgebreid ingaan op de verschillende aspecten van werkgebonden personenmobiliteit en hoe deze worden geregistreerd, beheerd, en geanalyseerd kunnen worden binnen het HRM-systeem.
In deze bijlage vindt je de handleiding voor de Wijzig arbodienst werknemer functionaliteit. Deze is vanaf 1.143 beschikbaar om de arbodienst te kunnen wijzigen van een of meerdere werknemers. Alle informatie en hoe je deze stappen doorloopt is te vinden in de handleiding.
In deze bijlage vind je de handleiding waarin we voor het autorisatie download rapport de verschillende opties toelichten. Hierin kun je lezen welke verschillende bestanden worden gegenereerd, hoe je de kolommen kunt lezen en nog veel meer. Het rapport is voor het eerst beschikbaar gekomen in HRM release 1.143.
Het genereren van een werkgeversverklaring met Visma.net HRM - E-dossier incl. de handleiding.
Hieronder vind je de nieuwe versie van 2024.
Update: 27 mei 2024
Kleine aanpassingen; incl. voetnoot
In dit kennisartikel gaan we in op een vraag die wij ontvingen over de module Duurzame Inzetbaarheid (DI) van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen.
De vraag De Payroll mutaties uit DI kunnen door ons pas worden beoordeeld nadat ze door DI zijn verwerkt. Dat gebeurt nu op de 1 ste dag van de (salaris) maand. Kan dat niet op een eerder moment zodat er al eerder kan worden begonnen met het beoordelen van de payroll mutaties uit DI? Des te sneller heb je een actueel en correct beeld van de salarisstroken.
Het antwoord Dit is zeker mogelijk, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.
In de instellingen van een Bestedingsschema kun je opgeven wanneer de verwerking van de mutaties moet plaatsvinden. Doorgaans zal deze ingesteld zijn op de 1ste dag van de maand. Dit betekent bijv. dat de Payroll mutaties voor de maand april op 1 april zullen worden doorgestuurd naar Payroll. Zie hieronder een voorbeeld van de inrichting van het bestedingsschema “Verlof 57+” dat doorgaans gebruikt wordt voor Senioren/Bapo verlof.
De instelling voor “Taak verwerken op” is hier ingesteld op de 1e dag v.d. maand.
Via dit scherm kun je inrichten dat het systeem de mutaties eerder moet verwerken, bijv.:
Met deze instelling worden de payroll mutaties voor bijv. de maand april al op 20 maart verstuurd naar payroll.
Let op Het wijzigen van deze instelling heeft geen effect op de reeds ingediende aanvragen. Dit komt omdat, wanneer je een nieuwe aanvraag indient, het systeem de maandelijkse mutaties voor die aanvraag direct al klaarzet voor verzending. Het wijzigen van de betreffende instelling heeft dan ook alleen effect op mutaties uit aanvragen die nadien worden ingediend. Advies Het is geen enkel probleem om op elk willekeurige moment de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen. Alleen heb je vanaf dat moment te maken met een hybride situatie: mutaties uit de al aanwezige aanvragen worden op een ander moment doorgezet naar Payroll dan de mutaties uit aanvragen die daarna worden ingevoerd (en dus de nieuwe instelling meekrijgen).
Wil je zo veel mogelijk een hybride situatie voorkomen, dan adviseren we je om de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen vlak voordat je nieuwe aanvragen voor het volgende budgetjaar gaat opvoeren, of (als dit eerder gebeurt) vlak voordat je het huidige budgetjaar afsluit (via Duurzame inzetbaarheid > Acties > Jaarafsluiting duurzame inzetbaarheid). Tijdens de jaarafsluiting worden bestaande aanvragen namelijk doorgezet naar het nieuwe budgetjaar (mits ingesteld). De aldus gecreëerde nieuwe aanvragen krijgen dan de instelling voor “Taak verwerken op” mee zoals die op dat moment is ingesteld.
In dit kennisartikel gaan we in op een vraag uit het wensenportaal van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen.
De vraag
Kan aan het elektronisch bericht naar het UWV meegegeven worden dat bij ziekte van een medewerker, die valt onder het vangnet (no risk polis), 100% uitgekeerd moet worden? Dit omdat 100% van het loon wordt doorbetaald (in het eerste ziektejaar).
Het antwoord
Dit kun je regelen via de instellingen in de verzuimmodule. Configureer voor de gewenste verzuimdefinitie het veld "100% loondoorbetaling tijdens AO", zodat deze op het scherm voor de Ziekmelding verschijnt of onderhuids verborgen aanwezig is. Configureer het zo dat dit gegeven standaard gevuld wordt met Ja.
Stappen (zie ook de schermafdruk hieronder):
Open het scherm Verzuim > Onderhoud > Definities en klik op de betreffende Verzuimdefinitie, bijv. “Ziek(Vangnet)”
Klik op de TAB “Velden” en scroll helemaal naar beneden naar het gegeven "100% loondoorbetaling tijdens AO".
Wijzig voor dit gegeven (voor de acties Ziekmelden en Mijn Ziekmelding) de keuze naar "VERBERGEN" of "WEERGEVEN". Om het scherm van de ziekmelding overzichtelijk te houden, adviseren we om de optie op Verbergen te zetten.
Stel de standaardwaarde in op Ja. Dit zorgt ervoor dat de indicator bij een nieuwe ziekmelding automatisch wordt aangevinkt. Hierdoor zal de waarde 100% loonbetaling toegevoegd worden aan het elektronische bericht naar het UWV.
Let op: er kan alleen worden opgeven dat het percentage 100% is. Dit percentage wordt dan doorgegeven aan het UWV. Een ander percentage, bijv. 85%, kan niet worden ingesteld of opgegeven. In dat geval zal 0% worden doorgegeven aan het UWV. Het UWV hanteert dan 70% voor de uitkering.
In deze bijlage vind je de handleiding om het indiensttredingsproces in Visma.net HRM in te richten met formulieren. In de laatste releases zijn hier steeds nieuwe functionaliteiten voor ontwikkeld. Deze handleiding beschrijft stap voor stap wat er nodig is om dit in gebruik te nemen en hoe dit werkt voor de eindgebruikers.
Deze handleiding beschrijft de stappen die je als klant uitvoert ter voorbereiding op het gebruik van Digitaal Ondertekenen in Visma.net HRM met API integratie. Daarnaast beschrijft het de stappen die nodig zijn voor de aanvraag.
Uitnodigings e-mail voor formulier
Vanuit de actie nieuwe werknemer is het mogelijk om een nieuwe werknemer zelf gegevens in te laten vullen.
Dit werkt via een link in een e-mail die verstuurd wordt naar de nieuwe werknemer. Deze link opent een taak in Visma.net HRM met een formulier. De medewerker kan dit formulier direct invullen of later. Zodra deze compleet is en ingediend, wordt de link ongeldig gemaakt. Indien de werknemer op ‘Later doen’ klikt zal er een nieuwe e-mail verstuurd worden met een nieuwe link. De oude wordt dan ongeldig. De werknemer kan in plaats van te kiezen voor de knop ‘Later doen’ de pagina ook sluiten. In dat geval blijft de oude link nog een bepaalde tijd bruikbaar. Verderop in dit document zijn de verschillende scenario’s meer gedetailleerd uitgeschreven. Als de medewerker het formulier volledig invult en verstuurd, zal de volgende stap in de actie nieuwe werknemer uitgevoerd worden.
Nadat de nieuwe werknemer volledig is ingevoerd en goedgekeurd, kan er een gebruikersaccount worden gekoppeld. Vanaf dat moment kan de werknemer zelf inloggen in Visma.net HRM.
Link in uitnodigings e-mail
De link in de e-mail blijft niet altijd geldig totdat het formulier is ingediend.
De link is na verzending 30 dagen geldig.
Vanaf het moment dat de link wordt geopend is deze 36 uur geldig. Dit geldt vanaf release 1.142.00 die 6 april beschikbaar is.
Als je op ‘Later doen’ klikt, krijg je een nieuwe link toegestuurd. Deze is vanaf het moment van verzenden weer 30 dagen geldig.
We beschrijven hieronder een aantal scenario’s.
Scenario 1: in 1 keer afronden
In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult het formulier in en klikt op indienen.
Zolang de webpagina open blijft staan is het formulier gewoon beschikbaar.
Scenario 2: openen en later afronden via later doen
In dit scenario opent de nieuwe collega de link, opent het formulier en klikt dan op ‘Later doen’. Eventuele wijzigingen in het formulier worden opgeslagen.
De oorspronkelijke link is niet meer geldig. Er wordt een nieuwe e-mail met link verstuurd. Deze nieuwe link is 30 dagen geldig.
Scenario 3: openen, browser sluiten en later verder
In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult eventueel het formulier deels in en sluit dan de browser. De link is vanaf het moment van openen 36 uur geldig.
Opent de nieuwe collega nogmaals de link binnen de 36 uur, dan kan het formulier alsnog worden afgerond.
Gebeurt dit niet, dan is de link na 36 uur ongeldig. Er moet dan een nieuwe e-mail worden verstuurd.
Via het Actie overzicht - ‘bekijk details' - kan de e-mail opnieuw worden verzonden.
Scenario 4: link wordt gebruikt door bestaande Visma.net HRM gebruiker
Het kan zijn dat de gegevens al bekend zijn van de nieuwe collega. Er hoeft dan geen formulier verzonden te worden. We maken binnenkort een optie beschikbaar op het startscherm van de actie nieuwe werknemer waarmee kan worden aangegeven dat de initiatiefnemer dan het formulier krijgt. Hiermee kan degene die de actie is gestart gelijk door met het invullen van het formulier en is de uitnodigingslink niet nodig. Houdt hiervoor de releasenotes van release updates in de gaten!
Momenteel wordt vaak het emailadres van de initiatiefnemer ingevuld. Als de link wordt geopend door iemand die ook als gebruiker in Visma.net HRM is ingelogd, opent het formulier niet.
Tip: kopieer de link en plak deze in een andere browser, of plak deze in een incognito versie van de browser.
Deze handleiding is geschreven voor Educatie klanten met een AO-structuur. Het beschrijft de stappen die nodig zijn voor de aanvraag en configuratie om getekende documenten na ondertekening via IntraDocs automatisch op te slaan in het Edossier van de medewerker. In deze handleiding gaan we uit van de API integratie.
Introductie
Een nieuwe medewerker invoeren in Visma.net HRM.
Dat kan. Op dit moment moet je dan x stappen doorlopen (afhankelijk van je inrichting) waarin je secties voorbij ziet komen met vaak veel velden.
Deze velden kennen voor de gemiddelde HR en salarismedewerker geen geheimen. Maar voor een manager die ‘even’ die nieuwe collega wil aanmelden is dit geen pretje. En wat te denken van die nieuwe medewerker zelf! Moet deze nu eerst op papier zijn/haar eigen gegevens invullen en wordt dat vervolgens overgetypt? Of is dat een andere manier voor bedacht?
Dit jaar zijn we begonnen met de implementatie van een vernieuwd proces voor het invoeren van een nieuwe medewerker. In release 1.139.00 op 1 juli 2023 worden de eerste functionaliteiten uitgebracht.
Jullie kunnen na de release zelf gaan testen hoe dit werkt en het concept eigen maken. Feedback is van harte welkom!
Plan nieuwe medewerker proces
Maar eerst, wat is het plan in het kort:
We maken het mogelijk dat een gebruiker in Visma.net HRM, bijvoorbeeld een manager, een formulier invult voor de nieuwe medewerker met alleen de benodigde velden
Ook voor de nieuwe medewerker is het mogelijk om via een link toegang te krijgen tot een formulier in Visma.net HRM waarbij de eigen gegevens ingevuld kunnen worden
Daarna kan HR deze gegevens inzien en eventueel verder aanvullen
Pas als de invoer compleet is en de goedkeuring is gedaan, gaat de nieuw ingevoerde medewerker naar Visma.net Payroll
Het is mogelijk om de medewerker, na de goedkeuring, niet automatisch te versturen naar Visma.net Payroll. Dit kan dan via een handmatige actie. Bijvoorbeeld zodra de VOG binnen is.
Nog een aantal verbeteringen rondom aanmaken gebruikersaccount en inzage van schermen als toekomstige medewerkers.
Kortom: een oplossing binnen Visma.net HRM voor alle Visma.net gebruikers en voor de nog in te voeren nieuwe collega!
Wat zit er in release 1.139.00?
Het is mogelijk om een formulier te maken en deze toe te wijzen aan een bestaande gebruiker/gebruikersgroep of rol.
In dit formulier is het mogelijk velden op te nemen uit de secties Werktijden en Positie.
Daarnaast is het mogelijk om in te richten dat medewerkers niet automatisch naar Visma.net Payroll worden gestuurd. Dit kan dan later als handmatige actie worden uitgevoerd.
Meer informatie over de gereleasde functionaliteit kun je vinden in de releasenotes van versie 1.139.00.
Wat kan ik later in het jaar 2023 verwachten?
Voor het formulier moeten ook de overige secties van de module Persoonsgegevens worden toegevoegd. Daar gaan we het komende jaar verder mee aan de slag.
Daarnaast komt er een optie om een 2e formulier aan te maken en die toe te wijzen aan de toekomstige medewerker. Deze hoeft dan nog geen gebruikersaccount te hebben in Visma.net HRM.
Hoe kan ik feedback geven?
We horen graag jouw feedback!
Zou je het volgende formulier willen invullen? Bij voorbaat dank!
Ik wil het graag zien in plaats van lezen
In deze video wordt kort het plan toegelicht voor het nieuwe medewerker proces. De gereleasde functionaliteiten in 1.139.00 worden verder toegelicht. Zelf kun je al aan de slag met het inrichten van het formulier om een beeld te krijgen hoe de eindoplossing eruit komt te zien. In de video nemen we jullie mee in de inrichting hiervan.
Inleiding
Onlangs publiceerden wij een nieuwsbericht over dit onderwerp. Hierin gaven we het advies hoe voor elke bestuurder de juiste salarisschaal vast te leggen en het juiste salaris. Hierop kregen we vanuit het veld veel reacties en waren er ook bezwaren.
Die reacties gaven ons aanleiding om het eerdere advies te heroverwegen. We komen nu tot twee alternatieven. Deze alternatieven ondervangen ons inziens de bezwaren van het eerdere advies en komen tegemoet aan de vragen in de reacties.
Gebruikmaken van Eigen Algemene schalen.
Gebruikmaken van CATS-schalen (schalen met min/max salaris i.c.m. een relatieve salarispositie)
Advies eigen schalen
Wij adviseren om voor nu Eigen Algemene schalen te gaan gebruiken. Met dit alternatief wordt de juiste schaal maar ook het juiste salaris eenduidig weergegeven op de salarisstrook en wordt de schaal en het salaris ook op juiste wijze doorgegeven aan bijv. DUO en het Vervangingsfonds/Participatiefonds. Onderstaand vind je een instructie hoe je eigen schalen moet gebruiken om een bestuurder de juiste schaal en het juiste salaris te geven.
Cats schalen
Het tweede alternatief, CATS-schalen, is op dit moment niet helemaal geschikt voor onderwijs om te gebruiken. Bovendien weten we nog niet zeker of dit alternatief wel de beste keuze is. Dit willen we binnenkort bespreken met een aantal van onze klanten binnen onderwijs. Mogelijk dat we dit alternatief dan verder gaan uitwerken, maar we verwachten sowieso niet dat dit alternatief eerder dan eind van dit jaar geschikt gemaakt zal zijn.
Gebruik nu de eigen schalen systematiek voor de bestuurders. Mocht op een later moment de CATS-schalen oplossing beschikbaar komen, dan kun je vanaf dat moment kiezen om CATS-schalen te gaan gebruiken. Maar je kunt dan ook besluiten om gebruik te blijven maken van de eigen schalen.
Instructie inrichten algemene schalen
Ga naar het menu Applicatiebeheer - Algemene definities - Algemene schalen.
Door met de rechtermuisknop op Eigen schalen te klikken kun je een nieuwe salarisschaal toevoegen.
Vervolgens maak je een nieuwe salarisschaaldefinitie aan:
En daaraan kun je dan de schalen toevoegen:
Per bestuurder die binnen die schaal zit kun je een trede toevoegen met het juiste bedrag voor die bestuurder:
NB: bij een (CAO of individuele) salarisaanpassing zul je het salaris dat hoort bij een eigen schaal ook zelf moeten bijwerken.
In Visma.net HRM release 1.133 (dec. 2021) zijn aanpassingen gedaan voor het automatisch kunnen aanmaken van een IKV bij een nieuw contract met behulp van de ‘eenvoudige contract-wizard’.
Eerder zijn er In Visma.net Payroll aanpassingen gedaan, release 175, voor het automatisch verwerken van de transitievergoeding.
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe Visma.net kan worden ingericht om op een efficiënte en eenvoudige manier een nieuw contract en IKV aan te maken t.b.v. de transitievergoeding.
Voor het inrichten van de transitievergoeding is gedegen kennis van Payroll noodzakelijk. Voor ondersteuning bij de inrichting kan Payroll consultancy via 4Me aangevraagd worden.