Kennisbank Visma.net HRM

Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Voortgezet onderwijs   Basisbudget Startende leraar VO   Een startende leraar in het VO heeft gedurende de eerste twee jaar geen recht op het basisbudget.  Hoe zorg je ervoor dat na die twee jaar de medewerker wel de rechten voor het basisbudget toegekend krijgt? Hieronder een mogelijke werkwijze.   Stap1: Inrichting (inzicht en instellen signaal) Op het moment dat een nieuwe werknemer wordt toegevoegd aan het systeem zou je de Werknemernotities kunnen gebruiken om op te geven (en te kunnen terugzien) dat de werknemer een startende leraar is en bijvoorbeeld t/m wanneer dat geldt. Je kunt hierbij meteen voor deze werknemer een herinnering instellen. Dit zorgt ervoor dat er op het juiste moment een signaal (mail/taak) uitgaat. Dit signaal bevat dan bijv. instructies om acties te ondernemen die horen bij het feit dat de periode van startende leraar afloopt. Via de Werknemernotities is het op deze manier inzichtelijk dat het een Startende leraar betreft en t/m welke datum dat geldt. Schermafdruk-1 Hieronder zie je hoe een werknemernotitie voor de werknemer kan worden opgegeven. Schermafdruk-2 In dit scherm kun je bij Herinnering opgeven dat er een signaal uit moet gaan op een bepaald moment.  Je geeft hier het voor-gedefinieerde bericht op die je daarvoor wilt gebruiken en je geeft de datum op waarop dat moet gebeuren. Hieronder (schermafdruk-3) een voorbeeld van de inrichting van het voor-gedefinieerde bericht dat hierboven is opgeven bij de herinnering (schermafdruk-2). Optioneel: Je zou een vrij werknemer-gegeven in gebruik kunnen nemen voor de registratie van de einddatum-startende-leraar. Dat gegeven zou je vervolgens als tag kunnen opnemen in het voor-gedefinieerde bericht.   Schermafdruk-3 Stap 2: Toekennen van de DI-arbeidsvoorwaarde Wanneer het signaal (de herinnering die is ingesteld voor de werknemer) afgaat, moet voor elk (actief) contract van de werknemer de betreffende DI-arbeidsvoorwaarde worden opgevoerd. Uiteraard moet je daarbij wel de juiste ingangsdatum opgeven (zodat de DI-arbeidsvoorwaarde niet alsnog met terugwerkende kracht van toepassing wordt).

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag die wij ontvingen over de module Duurzame Inzetbaarheid (DI) van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen.   De vraag De Payroll mutaties uit DI kunnen door ons pas worden beoordeeld nadat ze door DI zijn verwerkt. Dat gebeurt nu op de 1 ste dag van de (salaris) maand. Kan dat niet op een eerder moment zodat er al eerder kan worden begonnen met het beoordelen van de payroll mutaties uit DI?  Des te sneller heb je een actueel en correct beeld van de salarisstroken. Het antwoord Dit is zeker mogelijk, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. In de instellingen van een Bestedingsschema kun je opgeven wanneer de verwerking van de mutaties moet plaatsvinden. Doorgaans zal deze ingesteld zijn op de 1ste dag van de maand. Dit betekent bijv. dat de Payroll mutaties voor de maand april op 1 april zullen worden doorgestuurd naar Payroll.  Zie hieronder een voorbeeld van de inrichting van het bestedingsschema “Verlof 57+” dat doorgaans gebruikt wordt voor Senioren/Bapo verlof. De instelling voor “Taak verwerken op” is hier ingesteld op de 1e dag v.d. maand. Via dit scherm kun je inrichten dat het systeem de mutaties eerder moet verwerken, bijv.: Met deze instelling worden de payroll mutaties voor bijv. de maand april al op 20 maart verstuurd naar payroll.   Let op Het wijzigen van deze instelling heeft geen effect op de reeds ingediende aanvragen. Dit komt omdat, wanneer je een nieuwe aanvraag indient, het systeem de maandelijkse mutaties voor die aanvraag direct al klaarzet voor verzending. Het wijzigen van de betreffende instelling heeft dan ook alleen effect op mutaties uit aanvragen die nadien worden ingediend. Advies Het is geen enkel probleem om op elk willekeurige moment de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen. Alleen heb je vanaf dat moment te maken met een hybride situatie: mutaties uit de al aanwezige aanvragen worden op een ander moment doorgezet naar Payroll dan de mutaties uit aanvragen die daarna worden ingevoerd (en dus de nieuwe instelling meekrijgen). Wil je zo veel mogelijk een hybride situatie voorkomen, dan adviseren we je om de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen vlak voordat je nieuwe aanvragen voor het volgende budgetjaar gaat opvoeren,  of (als dit eerder gebeurt) vlak voordat je het huidige budgetjaar afsluit (via Duurzame inzetbaarheid > Acties > Jaarafsluiting duurzame inzetbaarheid). Tijdens de jaarafsluiting worden bestaande aanvragen namelijk doorgezet naar het nieuwe budgetjaar (mits ingesteld). De aldus gecreëerde nieuwe aanvragen krijgen dan de instelling voor “Taak verwerken op” mee zoals die op dat moment is ingesteld.

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag uit het wensenportaal van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen. De vraag Kan aan het elektronisch bericht naar het UWV meegegeven worden dat bij ziekte van een medewerker, die valt onder het vangnet (no risk polis), 100% uitgekeerd moet worden? Dit omdat 100% van het loon wordt doorbetaald (in het eerste ziektejaar). Het antwoord Dit kun je regelen via de instellingen in de verzuimmodule. Configureer voor de gewenste verzuimdefinitie het veld "100% loondoorbetaling tijdens AO", zodat deze op het scherm voor de Ziekmelding verschijnt of onderhuids verborgen aanwezig is. Configureer het zo dat dit gegeven standaard gevuld wordt met Ja.    Stappen (zie ook de schermafdruk hieronder): Open het scherm Verzuim > Onderhoud > Definities en klik op de betreffende Verzuimdefinitie,  bijv. “Ziek(Vangnet)” Klik op de TAB “Velden” en scroll helemaal naar beneden naar het gegeven "100% loondoorbetaling tijdens AO". Wijzig voor dit gegeven (voor de acties Ziekmelden en Mijn Ziekmelding) de keuze naar "VERBERGEN" of "WEERGEVEN". Om het scherm van de ziekmelding overzichtelijk te houden, adviseren we om de optie op Verbergen te zetten. Stel de standaardwaarde in op Ja. Dit zorgt ervoor dat de indicator bij een nieuwe ziekmelding automatisch wordt aangevinkt. Hierdoor zal de waarde 100% loonbetaling toegevoegd worden aan het elektronische bericht naar het UWV.     Let op: er kan alleen worden opgeven dat het percentage 100% is. Dit percentage wordt dan doorgegeven aan het UWV.  Een ander percentage, bijv. 85%, kan niet worden ingesteld of opgegeven. In dat geval zal 0% worden doorgegeven aan het UWV. Het UWV hanteert dan 70% voor de uitkering.   

We horen regelmatig terug van gebruikers dat er veel geklikt moet worden in de applicatie. Dit is soms nodig om bepaalde gegevens van een medewerker op te zoeken bij het uitvoeren van een actie.    Niet altijd is bekend dat deze informatie ook via de pop up opgehaald kan worden. Hierdoor hoef je alleen maar op de naam van de medewerker te klikken en hoef je de pagina dus niet te verlaten.   Hierbij een korte handleiding waarbij deze functionaliteit wordt beschreven. We leggen ook uit hoe je dit als applicatiebeheerder beschikbaar kunt maken voor je collega's.