Proforma Berekening in Payroll Business

[#1]

In Payroll Business hebben we enige tijd al de vernieuwde proforma berekening. Hieronder vind je meer uitleg hoe deze optie in Payroll Business te gebruiken is, met daarbij ook de nodige voorbeelden die vaak gebruikt worden.

• Uitleg Proforma
• Uitgangspunten
• Menu Proforma
• Uitleg scherm en velden Proforma berekening
• Output
• Definities
• Voorbeelden

 

Uitleg Proforma

Met de Proforma berekening maakt u een salarisberekening voor één medewerker onafhankelijk van de reguliere salarisberekening. De Proforma berekening gebruikt de bestaande inrichting en medewerker gegevens van Payroll Business. Dit resulteert in een Proforma salarisstrook die u via Mijn rapporten kunt opvragen. 

Na het starten van de functie Proforma berekening selecteert u de medewerker waarvoor u Proforma berekeningen wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde arbeidsvoorwaarde gegevens activeren of deactiveren en medewerker gegevens aanpassen en na iedere berekening het effect van de wijzigingen op de bruto-netto (of netto-bruto berekening) bekijken. 

 

Uitgangspunten

• De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd
• De berekening gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat de Proforma berekening rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode. 

Voorbeeld 1: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni gestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni

Voorbeeld 2: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni afgesloten. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juli

• De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt
• In de Proforma berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waarden tot en met de vorige aan de actuele periode
• Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening
• Er worden geen TWK-berekeningen uitgevoerd: alle mutaties die u opgeeft worden beschouwd als mutaties voor de actuele periode
• Als er alternatieve omschrijvingen zijn gedefinieerd voor gegevenselementen, ziet u deze alternatieve omschrijvingen ook in Proforma.

Menu Proforma

De Proforma berekening zie je onder onderstaande menu:

Beheer/Salarisberekening/Proforma Berekening

 

Uitleg scherm en velden Proforma berekening

Medewerker zoeken  

• Kies in het menu Beheer -> Salarisberekening -> Proforma berekening 
• Zoek en selecteer de gewenste medewerker. U ziet nu in het scherm Proforma de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn 

Berekening starten 

• Via de knop Start berekening rechtsonder in het scherm kunt u een berekening uitvoeren 
• U kunt ervoor kiezen om als eerste een berekening uit te voeren op basis van de huidige gegevens van de medewerker, door na het selecteren van de medewerker meteen op Start berekening te klikken
• Onderin het scherm ziet u dan de berekeningsgegevens onder Resultaat voor gekozen medewerker, deze zullen in principe altijd gelijk zijn aan de meest recente (voorlopige) salarisstrook.

Gegevens pro forma wijzigen en ten behoeve van de berekening

• Klik bij Elementen rechts op het icoon en zoek via de zoekfunctie de gegevenselementen die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld het Salaris bedrag. Bij huidige waarde ziet u de waarde die op dat moment bij de medewerker is vastgelegd 
• U kunt bij Rekenwaarde een waarde opgeven waarmee gerekend moet worden 
• Let op: dit is een Proforma-waarde; deze gegevens worden niet opgeslagen bij de medewerker. Klik op Start berekening om de Proforma berekening uit te voeren. 

 

Output

Het PDF-rapport 

Als de berekening het gewenste resultaat oplevert en u wilt dit delen met iemand anders, bijvoorbeeld een collega of medewerker, klik dan op de knop Maak rapport om een pdf van de berekening te maken. 

Ga vervolgens naar Rapporten -> Mijn rapporten om de pdf te bekijken en eventueel elders op te slaan. 

• De presentatie van de berekening is hetzelfde als de presentatie in het scherm 
• Op de tweede pagina van de pdf staan de gewijzigde velden van de Proforma berekening, die ook in het scherm worden getoond. 

Medewerker Naam 

Bovenin staat de naam van de medewerker vermeld. Dit komt ook terug in het PDF-rapport. Als de berekening bedoeld is voor iemand anders, bijvoorbeeld een sollicitant met soortgelijke arbeidsvoorwaarden als de gekozen medewerker, pas dan de naam aan voordat u het PDF-rapport aanmaakt. 

Let op: 

• Als u na het bekijken van het rapport weer terugkeert naar het scherm Proforma berekening, ziet u in het scherm weer de actuele gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn De wijzigingen die u had aangebracht, zijn ongedaan gemaakt
• Het Proforma rapport is geen salarisstrook, je kunt het logo bijvoorbeeld niet aanpassen

 

Definities

Als een bepaald reken scenario vaker voorkomt, is het handig om de gekozen elementen op te slaan als definitie. De werkwijze is hetzelfde als bij een aantal rapporten. 

Een definitie aanmaken 

• Vul een naam voor de definitie in bij Definitie-omschrijving
• Klik rechtsonder op Definitie opslaan (rechts onder) 
• De verzameling velden is nu opgeslagen onder de opgegeven naam.

Een definitie gebruiken 

• Kies het keuzerondje Bestaande definitie 
• Kies een definitie uit de lijst met definities
• De eerder opgeslagen lijst met elementen wordt nu getoond en kan gebruikt worden. 

Een definitie beschikbaar stellen 

Ben je tevreden over een bepaalde definitie? Dan kunt u deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad-hoc rapportage: 

• Geef in het veld Definitie beschikbaar op voor wie u de definitie beschikbaar wilt stellen. Als u een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar om toe te passen bij dat bedrijf. 

Vult u de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven. 

• Klik op Definitie opslaan 

Let op: als u een definitie deelt met uw collega's houdt dat in dat ook zij de definitie kunnen wijzigen en/of verwijderen. 

Tip: bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die u niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.

 

Voorbeelden

Hieronder hebben we een aantal veelvoorkomende vragen uitgewerkt met de benodigde elementen.

Salariswijziging

Wanneer je gebruik maakt binnen jouw organisatie van salarisschalen kun je onderstaande elementen gebruiken:

Uren / dagen wijziging ( Deeltijdfactor wijziging)

Met het aanpassen van Uren periode wijzig je het aantal uren dat een medewerker wil gaan werken. Hiermee verandert automatisch de deeltijdfactor en het bijbehorende salaris.

Auto van de zaak

Zorg dat je bij het element Auto van de zaak (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Standaard variant “ muteert. Wanneer iemand al een auto van de zaak heeft zal deze al ingevuld staan.

Verlof

Zorg dat je bij elementen Loondoorbetaling bij verlof  “Uitsplitsing” (AV)muteert. Hieronder een voorbeeld van Betaald ouderschapsverlof. Mocht je een ander soort verlof willen muteren kun je deze zoeken. De benodigde velden zijn hiervoor verder hetzelfde.

Generatiepact 

Zorg dat je bij het element Generatiepact (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Ja” muteert.

Nieuwe Medewerker

Wanneer je voor een nieuwe medewerker een Proforma loonstrook wilt maken kun je het beste gebruik maken van een bestaande medewerker met dezelfde functie.
LET OP: Pas de naam van de medewerker die je hiervoor gebruikt wel aan naar een fictieve naam / naam van de nieuwe medewerker!

Hierdoor start de Proforma berekening automatisch met alle gegevens van deze persoon.

Met alle elementen die hierboven staan aangegeven kun je bijvoorbeeld het salaris, uren per week etc. dan aanpassen naar wat er voor deze nieuwe medewerker van toepassing is.

Een andere optie is om een testbedrijf aan te maken met daarin 1 of meerdere test medewerkers die je kan gebruiken voor Proforma berekeningen.

[#2]

Het inrichten van de functionaliteit Uitsluiten workflow

* Voortaan gebruiken we het woord Element in plaats van Rubriek. Op deze wijze sluiten we aan bij de begripsbepaling van YouServe HR Core en Payroll Business.

In HR Self Service is het vanaf nu mogelijk om voor specifieke groepen medewerkers en managers workflow tegels uit te sluiten. Dit kan in sommige gevallen handig zijn omdat in HR Self Service alle medewerkers en managers hetzelfde activiteitenprofiel delen, wat resulteert in een consistente zichtbaarheid van de tegels. Er zijn echter gevallen waarin bepaalde groepen werknemers of managers van een bepaald bedrijf specifieke tegels niet mogen zien of gebruiken. Men wil daarom tegels selectief kunnen uitsluiten voor zowel medewerkers als managers op basis van één of meerdere condities. Deze aanpak zorgt voor een efficiënt beheer van de zichtbaarheid van de tegels, zonder telkens handmatige aanpassingen te hoeven verrichten.

Je hebt de volgende mogelijkheden om workflow tegels uit te sluiten:

1. Sluit een workflow uit voor medewerkers door middel van één of meerdere condities door een element op werknemersniveau te gebruiken om te selecteren.
   De conditie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:
   - Alleen HRCore elementen met gegevenssoorten: PS = Persoonsgegevens, DV = Dienstverbandgegevens (contract) en KD = Kindgegevens) kunnen worden gebruikt. Elementen (eigen rubrieken) die alleen in Self Service bekend zijn, kunnen niet worden gebruikt;
   - Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, wordt de workflow uitgesloten;
   - Let op: Het werknemer element moet gevuld zijn. Niet aanwezige of lege werknemer elementen worden niet meegenomen in de selectie. Hierdoor zullen de workflow tegels bij deze werknemers wel te zien zijn in het startmenu;
   - Voor de waarde geldt dat je een maximum van 50 waardes die je kunt selecteren;
2. Sluit een workflow uit voor managers op basis van werkgeversgegevens (Werkgevernummer(s)) op het niveau van de manager.

Een daarvoor geautoriseerde manager of een professional blijft de mogelijkheid hebben om een mutatie te doen voor een medewerker die is uitgesloten voor een workflow tegel. De manager of professional moet dan wel de medewerker kunnen selecteren (geautoriseerd zijn) en moet zijn geautoriseerd om de workflow tegel te zien en te selecteren.

Instructie inrichting uitsluiten workflow

In Self Service kun je de functionaliteit: Uitsluiten workflow dmv conditie tegel vinden onder: Beheer/Autorisatie/Uitsluiten workflow dmv conditie 

Als je klikt op de tegel: Uitsluiten workflow dmv conditie kom je in het inrichtings- en overzichtsvenster.

Met de knop Begin keer je weer terug naar het Beheer menu.

De knop: Nieuwe workflow conditie gebruik je om een nieuwe conditie te creëren.

Het zoekgedeelte kun je gebruiken als je een lange lijst hebt met ingerichte condities. Je kunt zoeken op alle aanwezige kolommen velden.

Workflow / Rol / Conditie type / Conditie / Element / Omschrijving / Waarde.

In het onderste gedeelte zie je de ingerichte actieve condities. 

• Bij Workflow zie je de workflownaam waarbij de conditie actief is;
• Bij Rol Zie je ESS=Medewerker en MGR = Manager. Dit geeft aan voor welke rol deze conditie actief is;
• Bij conditietype kun je bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt;
• De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
• Bij Element wordt de Element code weergegeven. Alleen HRCore elementen kunnen hier worden gebruikt met gegevenssoort Persoon (PS), Dienstverband (DV) of Kind (KD);
• De kolom Omschrijving geeft de Element omschrijving weer;
• De kolom Waarde geeft de geselecteerde waarden weer waarvoor de conditie (uitsluiten van de workflow tegel) moet gaan gelden;
• Let op! Bij het gebruik van meerdere condities geldt het ‘EN’ statement. Als aan alle condities is voldaan, is de workflow niet meer zichtbaar in het startmenu voor de medewerker.

Hoe gaat het in zijn werk?

 
Klik op de knop: Nieuwe workflowconditie

Vervolgens selecteer je de betreffende workflow waar je een uitsluiting wilt realiseren. Kies daarna bij Rol voor ESS (Medewerker) of MGR (Manager) om te bepalen voor welke rol de uitsluiting dient te worden ingericht. Hierna kun je in het veld Conditie type voor de ESS (Medewerker) gebruiken om een element te selecteren:

1. Je selecteert eerst de betreffende workflow tegel welke je wilt gaan uitsluiten. In dit voorbeeld heet de workflow Wijzigen contracturen;
2. Hierna selecteer je de rol Medewerker (ESS) of Manager (MGR);
   

   
   Klik op opslaan

   
3. Je kunt nu bij conditie type bij de optie medewerker (ESS) het type Element en Werkgever gebruiken. Bij de optie manager (MGR) kan alleen Werkgever worden gebruikt. In dit voorbeeld kiezen we voor Element;
   
4. Je kunt nu een Element (Rubriek) selecteren. In dit geval kiezen we voor Element Type medewerker 7393PS
   
5. De conditie is altijd ‘=’ gelijk aan;
   
   
   
6. Dit element heeft onderstaande waarden om te selecteren. We kiezen in dit voorbeeld de Waarde Stagiair. Klik op Opslaan.
   
   

   Klik op de knop Opslaan om de geselecteerde waarden te bevestigen en te bewaren. 

   De geselecteerde waarden worden getoond in het overzichtsvenster. Klik nogmaals op Opslaan om definitief te bevestigen.
   
   
   
7.  De zojuist aangemaakte conditie wordt dan op deze wijze getoond in het overzichtsvenster
   

• Vanaf nu wordt de workflow Wijzigen contracturen niet meer getoond bij alle stagiaires;
• Je kunt hier meerdere condities creëren bij een workflow. Hierbij geldt altijd het “EN” statement. Dus aan alle condities moet worden voldaan voordat de workflow tegel wordt uitgesloten.
  

Het creëren van een conditie om een workflow uit te sluiten bij een Managersrol werkt op dezelfde wijze als bij een Medewerker.