Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling

[#1]

Zenden en Ontvangen, waarbij IBU wordt gebruikt, en Bestandsuitwisseling, die gebruik maakt van de File API, zijn 2 verschillende Youforce modules. Ze hebben elk hun eigen bestanden. Standaard worden Youforce bestanden voor jou naar Zenden en Ontvangen gestuurd. Om de bestanden ook beschikbaar te krijgen voor Bestandsuitwisseling moet je sommige Youforce modules die je gebruikt vertellen dat ze de bestanden naar Bestandsuitwisseling sturen.

Deze pagina beschrijft voor elke module waar een aanpassing voor nodig is, de benodigde stappen om een Youforce-bestand te koppelen aan Bestandsuitwisseling.  Omdat  Bestandsuitwisseling ook gebruik maakt van de File API wordt in de beschrijvingen vaak alleen gerefereerd aan de File API. Hier mag je dus ook Bestandsuitwisseling voor lezen. Gebruik je straks zowel Bestandsuitwisseling (interactief) als File API (automatische koppeling) voor dezelfde Youforce module dan hoef je de stappen voor die module slechts 1x uit te voeren.

Voor de volgende Youforce-modules zijn aanpassingen nodig:

• Payroll Gemal Direct
• Payroll Gemal - Ontvang
• HR Core online
• HR Core Online Hosted - Ontvang
• HR Core Online Hosted - Zend
• Betaalmanager
• Betaalmanager Gemal Downloads
• Betaalmanager Gemal Opdrachten
• Betaalmanager VIPS Disbursements Downloads
• Betaalmanager VIPS Disbursements Opdrachten

Payroll Gemal Direct

Payroll Gemal - Ontvang

Bestandsuitwisseling biedt de mogelijkheid om de bestanden die in een Payroll Gemal-productie zijn afgeroepen, te downloaden naar je lokale omgeving. Het gaat om het ophalen van data bestanden zoals bijv. de journaalposten, flexbestanden, loonstaten in csv; zoals deze in bestandsvorm bij Zenden en Ontvangen gedownload kunnen worden.

Onderstaande werkgevercode is voor alle klanten die met losse Gemal output (zie bestandsnamen verderop) werken in Zenden en Ontvangen en zij kunnen dit onderdeel via Bestandsuitwisseling laten verlopen zodra deze stap is uitgevoerd.

Hoe

Werkgeverscode 30050 is vanaf 2022-10 beschikbaar in Gemal Direct Inrichting om de ontvangen bestanden naar beiden (IBU en File API) of alleen naar Bestandsuitwisseling (File API) te sturen. Deze werkgevercode vind je in Gemal Direct Inrichting via Selecteren werkgever-productie / werkgevergegevens / overzicht en bestanden / algemeen

Werkgeverscode 30050 File-API

0 = Bestanden via 'Zenden&Ontvangen'

1 = Bestanden via 'Zenden&Ontvangen' en via de File API  / Bestandsuitwisseling

2 = Bestanden via File API / Bestandsuitwisseling - (werkt voorlopig nog gelijk aan waarde 1, maar ben je over op Bestandsuitwisseling (File API), leg deze waarde dan vast)

• Als de waarde 0 is, worden de bestanden op de oude/huidige manier verzonden.
• Een waarde van 1 maakt de bestanden ook beschikbaar in Bestandsuitwisseling.
• Waarde 2 heeft nu nog hetzelfde effect als 1, maar door dit vast te leggen als je over bent, krijgen we inzicht in de mate waarin klanten deze stap hebben gezet. Op termijn zal waarde 2 conform de beschrijving alleen via Bestandsuitwisseling worden verwerkt.

Gewijzigde bestandsnamen

LET OP!

Daarnaast zijn de bestandsnamen als deze via Bestandsuitwisseling worden aangeboden, aangepast. Hierdoor wordt het meer helder welk bestand je daar ziet staan. In 'Zenden en Ontvangen' blijven de huidige benamingen van toepassing.
Zie onderstaande figuur voor een weergave van de nieuwe namen.

Werkgeverscode 30050 hoeft alleen geregistreerd te worden bij instelling nummer 1.

Tenslotte: De Salaristabellen zijn voor HR Core On Premise klanten beschikbaar via  Bestandsuitwisseling. Na elke nieuwe publicatie van de Salaristabellen worden de Salaristabellen die je gebruikt automatisch beschikbaar gesteld in Bestandsuitwisseling.

Voor HR Core Online klanten worden nieuwe versies van de Salaristabellen automatisch geplaatst op de J-Drive in de nieuwe Payroll-Tables directory.

HR Core online

HR Core Online Hosted - Ontvang  

De bestanden moeten worden geplaatst in de nieuwe map 'Hosted-Klant-Files'. Vanuit deze map worden de bestanden gekoppeld aan Bestandsuitwisseling. 

HR Core Online Hosted - Zend

De ingestuurde bestanden worden op de J-schijf geplaatst in de map J:\Raet\Klant-Hosted net zoals je gewend was met IBU Zenden.

Betaalmanager 

Betaalmanager Gemal Downloads

Betaalmanager Gemal Opdrachten

Betaalmanager VIPS Disbursements Downloads

Betaalmanager VIPS Disbursements Opdrachten

Betaalmanager biedt de mogelijkheid automatisch betaal- en downloadbestanden te ontvangen in de klantomgeving met behulp van Bestandsuitwisseling. 

Op het scherm Beheer > Instellingen is het veld Zenden naar gesplitst in drie velden SEPA-betalingen zenden naar, Downloads zenden naar en non-SEPA zenden naar. Om instellingen aan te passen is rechts een knop Aanpassen toegevoegd:

Indien je op de knop Aanpassen klikt, dan wordt een apart scherm Instellingen rekening aanpassen getoond waarin je eventuele rekeninginstellingen kunt wijzigen:

Als je een nieuw IBAN van afschrijving gaat gebruiken, dan blijft de initiële inrichting:

• SEPA betalingen zenden naar EQUENS-CPS,
• Download zenden naar Zenden Ontvangen en
• Non-SEPA betalingen zenden naar Zenden Ontvangen. 

Het is niet mogelijk om achteraf nog bestanden te achterhalen. Mocht je gebruik willen maken van de Bestandsuitwisseling/File Api, adviseren wij om de Online Help van de Betaalmanager door te lezen, waarin onder andere het volgende is opgenomen:

Als bij Beheer > Instellingen >  Aanpassen > SEPA betalingen zenden naar gekozen is voor verzenden naar File Api dan maakt de Betaal Manager het SEPA-betaalbestand aan en biedt dit aan aan de File Api. De betaalbestanden worden dan beschikbaar gesteld in Bestandsuitwisseling. De status van een verzonden betaalopdracht ziet u bij de details van de betaalopdracht bij Betaalopdrachten bekijken.

[Robert Kuijpers]

@Ronald Kramers Hoi Ronald, ben ik abuis of mis ik nu ineens aantal paragraven? Toevallig vandaag de omzetting van IBU unattended naar file API met Henk Hinfelaar uitgevoerd en daarin waren deze nu mijn referentie paragraven.

[Ronald Kramers]

Hoi @Robert Kuijpers Deze post betreft het koppelen met Bestandsuitwisseling. We hebben nu een aparte post voor File API en voor Bestandsuitwisseling. Voor Bestandsuitwisseling hebben we alle alinea's weggelaten die niet nodig zijn voor Bestandsuitwisseling om de instructies overzichtelijker te maken.

[Robert Kuijpers]

@ronald dank voor je reactie. Even voor zekerheid, ik vermoed dat je voor de hierboven aangegeven file API deze Community link bedoeld: file API 

[Ronald Kramers]

@Robert Kuijpers Oops, je hebt helemaal gelijk. Was iets te snel.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Ronald Kramers Het is me niet duidelijk welke aanpassingen in HR Core Online gedaan moeten worden. Kun je dat concreter maken?

[Henk Hinfelaar]

@Gea Bussink-Veerbeek 
In HRCore OnLine zelf hoef je voor bestandsuitwisseling geen aanpassingen te doen. Wel zijn er aanpassingen aan de mappen op de J: schijf die voor bestandsuitwisseling worden gebruikt:

Upload naar HRCoreOnLine:
In te lezen bestanden komen via Bestandsuitwisseling net als met IBU ook uit op de map J:\Raet\klant-hosted en daar kun je ze dan op de gebruikelijke wijze in Beaufort importeren. 

Ophalen uit HRCoreOnLine:
Bestanden UIT HRCore OnLine die je wil ophalen met bestandsuitwisseling moet je nu plaatsen in de map J:\Raet\Hosted-klant-files in plaats van J:\Raet\hosted-klant. Hierna zijn ze in bestandsuitwisseling voor download beschikbaar.

[agedijkstra]

Deze opmerking is ons niet helemaal duidelijk:

'De betaalbestanden worden beschikbaar gesteld in de omgeving die u in de File Api heeft ingericht.'

we hebben de instellingen gedaan voor ontvangen van downloads via FileApi. we zien ze niet verschijnen in bestandsuitwisseling. Wat en waar moeten we dit inrichten in de fileApi?

[Ronald Kramers]

@agedijkstra Er zijn twee mogelijkheden om via de File Api bestanden op te halen, interactief met Bestandsuitwisseling, die ook de File Api gebruikt, en automatisch met de Powershell scripts direct uit de File Api. Afhankelijk van je keuze worden de bestanden daar aangeboden. Dus als je Bestanduitwisseling hebt ingericht/geautoriseerd dan zul je de bestanden met Bestandsuitwisseling op kunnen halen. Evenzo voor de powershell scripts. Omdat de File Api een heel andere module is als Zend/Ontvang zie je daar niet direct de bestanden staan zoals die nog in Zend/Ontvang staan. Nadat je de wijziging in Betaalmanager hebt gedaan zullen alle bestanden die daarna door Betaalmanager worden aangemaakt naar jouw keuze voor de File Api worden verstuurd.

[M van den Heuvel]

@Ronald Kramers , wij zijn druk bezig met de overgang naar Bestandsuitwisseling. Nu hebben we nog wel 3 vraagjes. Kan je die beantwoorden?

1: In dit bericht lezen wij het volgende; De Salaristabellen zijn op dit moment nog niet via Bestandsuitwisseling te downloaden. Deze zijn nog steeds via Zenden en Ontvangen met IBU op te halen.
Jullie geven aan dat de "Zenden en Ontvangen met de IBU" eind 2023 stopt. Hoe kunen we dan in 2024 de salaristabellen downloaden?

2: In het overzicht van de gewijzigde bestandsnamen missen we een naam. De Salarisadministratie ontvangt vanuit Gemal ook bestanden met de volgende naamgeving "Best.23515.0001.470400.231109160715.R.2023.dat". Hoe wordt de bestandsnaam van deze bestanden als ze ontvangen worden via Bestandsuitwisseling?

3: We kiezen ervoor om vanaf december beide modules (Zenden en Ontvangen & Bestandsuitwisseling) geautoriseerd te houden voor het ontvangen van bestanden vanuit Gemal. In de inrichting kiezen we ervoor om bij "Werkgeverscode 30050" de waarde op 1 te zetten. Klopt onze aannamen dat je de bestanden dus 2 x aangeleverd krijgt. En dat ze via beide modules te downloaden zijn?

[Ronald Kramers]

@M van den Heuvel Ik heb de volgende antwoorden voor je:

1: Met de December Release van GEMAL komen ook de Salaristabellen beschikbaar in Bestandsuitwisseling en File API. Lees de GEMAL releasenotes voor meer informatie.

2: Ik zie dat de door GEMAL aangeleverde lijst inderdaad niet compleet is. In dit geval gaat het om een Journaalpost 2 bestand. De nieuwe naam wordt dan bijv: Gemal_Journaalposten_2_23604_0001_SAL_20231110083043_2023.dat

3: Klopt. Met waarde 1 zijn de bestanden via beide modules te downloaden.

[Michiel_Kootker]

Wij zijn nu ook (probleemloos! 👍 ) over naar de FileAPI. 

Als ik een "Export roltoewijz Youforce" doe, dan kreeg ik bij "Zenden en ontvangen" het Roltoewijzing bestand te zien. Nu vind ik deze niet meer terug. Maar ook bij Bestandsuitwisseling is deze er niet meer. 

Normaal gooi ik het bestand telkens weg, omdat dit in de batch ook nog aangemaakt wordt voor een extern systeem. Dat externe systeem heeft er moeite mee als er meerdere roltoewijzing bestanden worden aangeleverd.

Waar vind ik het bestand nu terug en hoe kan ik deze nu verwijderen c.q. downloaden? 

[Henk Hinfelaar]

@Michiel_Kootker 
Bij twijfel kun je altijd de Beaufort exportlog raadplegen op de J: schijf: 
J:\Logging\synchronisatie\files\rooster_export.log
Controleer daar (meest recente regels staan onderaan) wanneer de export volgens Beaufort heeft plaatsgevonden en check het bijbehorende verslag (rst_incidenteleexport_verwerkingsverslag*.txt) op  de J: schijf in J:\Logging\Synchronisatie\PRT van datzelfde moment. Daar staat wat Beaufort heeft gedaan en waar het bestand door Beaufort is neergezet.
Eindigt dat pad op ....\Raet\Hosted-Klant-Exports dan wordt het naar de fileAPI gestuurd en moet daar of nog staan of is daar al opgehaald wat weer in de log van het powershell script is te zien.
Let op: er kan soms (een lange) tijd zitten tussen het moment dat Beaufort exportbestanden maakt en het moment waarop ze opgehaald worden door de FIleAPI of IBU. Het is afhankelijk van het schedule dat op de lokale server is ingeregeld.

[M van den Heuvel]

@Ronald Kramers bedankt voor je duidelijke antwoorden. We gaan ermee verder.

[canan]

hallo,

Sinds gisteren kunnen we geen proefproductie opstarten in Beaufort?

Gr. Canan Akca 

[Ronald Kramers]

Hallo @canan Deze vraag is niet gerelateerd aan Bestandsuitwisseling. Ik wil je vragen hiervoor een 4Me ticket voor Beaufort aan te maken.

[Robert Kuijpers]

@Ronald Kramers Hallo Ronald, zijn inmiddels alle Ontvang/Zend functionaliteiten welke ook in IBU Zenden en Ontvangen beschikbaar en nog relevant zijn, nu ook beschikbaar in Bestandsuitwisseling (dus via de bestandstype ... selectie)? Bijvoorbeeld bij datafeed Management informatie .zip file gaat nu al dacht automatisch naar map J:\RAET\hosted-klant-exports. 

Komt er mogelijk nog een 'totaal' handleiding voor gebruik van de Bestandsuitwisseling App t.a.v. alle relevante modules? Dit vraag ik vanuit oogpunt Functioneel beheer welke niet altijd goed op de hoogte zijn van de bestands acties vanuit en voor Payroll Gemal direct. 

[Henk Hinfelaar]

@Robert Kuijpers
DataFeed bestanden komen niet  vanuit Beaufort en dus ook niet via J:\Raet\hosted-klant-exports, want Beaufort maakt via de batch alleen BINT (*.XML) bestanden aan en die komen wel via ....\Raet\hosted-klant-exports.

DataFeed bestanden komen uit Management Informatie (dus niet Beaufort) en kunnen NIET met Bestandsuitwisseling met de hand maar uitsluitend via de automatische oplossing met de FileAPI worden gedownload

Alle bestanden die via Bestandsuitwisseling kunen worden verzonden/ontvangen staan in het community artikel  "Youforce-bestanden koppelen aan Bestandsuitwisseling"  beschreven.

[Robert Kuijpers]

@Henk Hinfelaar Henk, dank voor je reactie en daarmee is mijn vraag beantwoord.

[Robert Kuijpers]

@Ronald Kramers Hallo Ronald, inmiddels zijn in de Bestandsuitwisseling App meer filter opties beschikbaar gekomen zoals Flex Benefits TE, Dienstverbanden CSV, Self Service HI CSV/XML. Alhoewel ik wel denk te weten waarvoor deze gebruikt dienen te worden, zouden jullie deze toch nog in dit Community artikel kunnen omschrijven voor volledigheid? Alvast dank.

[FBB Zorgboog]

@Ronald Kramers  Wat kan een oorzaak zijn voor het feit dat wij bij Bestandsuitwisseling geen Payroll Gemal bestanden van proefproducties zien staan en dus kunnen ontvangen? Bij IBU Zenden en ontvangen zien we die wel.

We hebben optie 2 ingesteld bij de werkgeversgegevens, m.a.w. zowel IBU als bestandsuitwisseling

[Henk Hinfelaar]

@FBB Zorgboog 
Bij Gemal zul je bij werkgeverscode 30050 de waarde 1 moeten opvoeren om Gemal de bestanden zowel naar Zenden/Ontvangen als naar Bestandsuitwisseling te laten sturen.
De waarde 2 in deze code laat Gemal de bestanden alleen nog naar Bestandsuitwisseling/(FileAPI) sturen en niet meer naar Zenden/Ontvangen.

Er staan nu 2 bestanden voor jullie klaar in Bestandsuitwisseling (1917 en journaalposten)

[FBB Zorgboog]

@Henk Hinfelaar typefoutje aan mijn kant, we hebben wel al optie 1 ingesteld staan 🙄 Heb je nog een andere suggestie waarom we dan toch geen proefproductie-bestanden zien staan bij Bestandsuitwisseling?

Kun je Visma toch nog niet loslaten? Ik dacht dat je inmiddels wel al van heel veel vrije tijd aan het genieten zou zijn.

[Ronald Kramers]

@FBB Zorgboog Het ziet er naar uit dat de bestanden van een proefproductie niet worden aangeboden aan de File API en/of bestandsuitwisseling. We raden je aan hiervoor een 4ME ticket aan te maken voor het Payroll Gemal Direct team.

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

@Henk Hinfelaar  @Robert Kuijpers @Ronald Kramers 

Ik snap deze uitleg niet. Moeten de Zenden Ontvangen waarden nu wel of niet aangepast worden naar FileApi?

[Henk Hinfelaar]

@Jelle - Jeugdhulp Friesland 
Let op:
Zenden Ontvangen is toegankelijk tot eind van deze maand.
Je zult dus inderdaad zo snel mogelijk over moeten naar FIleAPI.
NA aanpassing zullen nieuwe bestanden zichtbaar worden in Bestandsuitwisseling

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

@Henk Hinfelaar Ok, dan lijkt het erop dat ik de instellingen toch moet aanpassen? De omschrijving van dit gebeuren en ook jouw antwoord nu net is niet duidelijk.

• SEPA betalingen zenden naar EQUENS-CPS,
• Download zenden naar Zenden Ontvangen aanpassen naar FILEAPI
• Non-SEPA betalingen zenden naar Zenden Ontvangen aanpassen naar FILEAPI

[Henk Hinfelaar]

@Jelle - Jeugdhulp Friesland 
Inderdaad: je moet de instellingen aanpassen van Zenden Ontvangen naar FILEAPI voor zowel de SEPA betalingen als de Non-SEPA betalingen

[Jelle - Jeugdhulp Friesland]

@Henk Hinfelaar bedankt!

[dennis beekman]

bij ons gaat de proefproductie ook niet automatisch. we hebben alles ingesteld op optie 2. dus alleen via de bestandsuitwisseling. alles lijkt goed te staan, maar wel krijgen de proefproductie niet uit de J schijf. Daar blijft het bestand staan en deze wordt niet opgehaald lijkt het.

waar kan dit nog fout gaan?

@Henk Hinfelaar