Kennisbank Visma.net HRM

In deze handleiding gaan we in op het configureren van domeinregistratie en Single Sign On met behulp van de module Visma Authentication settings.     Kijk evt. ook  naar https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Visma-net-HRM/Hoe-kan-ik-mijn-eigen-identiteitsprovider-instellen-zodat-ik-via/ta-p/555241

  Gebruik ideeënportaal Hoe kan ik een idee invoeren? Het invoeren van een idee staat stap voor stap beschreven in https://community.visma.com/t5/Publicatiebronnen/Werken-met-ideeen/m-p/395661   Hoe kan ik op idee status filteren? Je kunt op de status van een idee filteren door rechtsboven op de status van een idee te klikken. Je krijgt dan alleen de ideeën met de bijbehorende, geselecteerde status.       Bovenaan de gefilterde ideeën kun je inzien welk filter actief is.   Hoe stem ik op een idee? Je kunt stemmen op een idee door het idee een kudo te geven.Door nogmaals op het duimpje  bij de kudo te klikken, haal je deze weer weg.      Kan ik op mijn eigen idee stemmen? Dat kan zeker. Hiermee geeft je aan dat je achter je idee staat. Je kunt op je eigen idee stemmen door het Kudos te geven.    Wat betekent kudos? Kudos is een virtuele blijk van waardering. Binnen het ideeën portaal wordt Kudos gebruikt om de populariteit van een idee te meten. Iedereen kan op een idee ‘stemmen’ door het Kudos te geven.   Notificaties Hoe stel ik notificaties van het idee portaal in? Hoe je notificaties moet instellen voor het idee portaal en andere onderdelen van de community kun je vinden via deze link: Over notificaties (abonneren) Ik wil geen notificaties meer ontvangen over ideeën, hoe zet ik deze stop? Hoe je notificaties kan stop zetten voor het idee portaal en andere onderdelen van de community kun je vinden via deze link: Over notificaties (abonneren)   Voortgang idee Wat betekenen de verschillende statussen? Ieder idee krijgt een status afhankelijk van de fase waarin het idee zich bevindt. Hieronder staan de verschillende statussen genoemd met een toelichting wat er in de desbetreffende status gebeurt.    Nieuw Wanneer je een idee indient krijgt deze de status nieuw. Dit betekent dat de wens nog niet is beoordeeld.    Intake Wanneer een nieuw idee voor het eerst wordt beoordeeld krijgt deze de status “Intake”. Er wordt dan gekeken of het idee al bestaat, of er een workaround en/of kennisartikel voor is en of het idee voldoet aan de 5 W’s, te weten: Wie? Wat? Waar?  Wanneer? Waarom?  Deze informatie vormt de basis voor de inhoudelijke beoordeling van de wens. Deze inhoudelijke beoordeling kan pas plaats kan vinden als de wens duidelijk en compleet is. Met deze stap willen we bereiken dat het idee op de juiste manier wordt beoordeeld en op de juiste waarde wordt geschat.    In onderzoek Wanneer een idee “In onderzoek” is, wordt er gekeken naar de haalbaarheid van een idee. De haalbaarheid van het idee wordt bepaald door aansluiting bij strategische thema’s, de (technische) complexiteit en de populariteit samen met de leeftijd van het idee.    Realisatie waarschijnlijk Wanneer het idee de status Realisatie waarschijnlijk krijgt, betekent dit dat we voornemens zijn het idee te realiseren, omdat deze past bij de strategische thema’s en/of grote populariteit heeft en/of eenvoudig te realiseren is. Het idee is op dat moment echter nog niet ingepland.   We hebben het idee als onderdeel van een thema op de roadmap staan. Een roadmap beslaat meerdere jaren en is aan verandering onderhevig. Hierdoor kan het voorkomen dat een idee onverhoopt alsnog niet gerealiseerd gaat worden. Hier zal via het ideeën portaal over gecommuniceerd worden.    Ingepland Het idee krijgt de status ingepland als deze opgelijnd staat om gerealiseerd te worden in een bepaald kwartaal. In uitzonderlijke gevallen kan het dan nog voorkomen dat een idee niet in dat kwartaal gerealiseerd wordt. Dit wordt via het idee in de community gecommuniceerd.   Bestaat al Het kan voorkomen dat de genoemde functionaliteit in een idee al bestaat, soms in een andere vorm dan genoemd in het idee. Het kan ook dat het idee reeds bestaat in het ideeën portaal. Het krijgt dan in beide gevallen de status “Bestaat al”. Er zal daarbij een toelichting worden gegeven aan welke bestaande functionaliteit wordt gerefereerd.   In het geval dat hetzelfde idee al in het ideeënportaal bestaat, zal worden aangegeven welk idee dit betreft. Je kan dan als je wilt aan dat idee een kudo toekennen.     Alternatief aanwezig Wanneer op een andere wijze hetzelfde beoogde resultaat als genoemd in een idee, kan worden bereikt, zal het idee de status “Alternatief aanwezig” krijgen. Doorgaans zal dit idee niet gerealiseerd worden. Het kan echter voorkomen dat het idee alsnog gemonitord wordt op het aantal verkregen kudos. Dit zal via het idee worden gecommuniceerd.   Realisatie onwaarschijnlijk Als het idee na onderzoek niet past bij een van de strategische thema’s en/of een hoge technische complexiteit heeft en/of een beperkt aantal kudos, zal deze de status Realisatie onwaarschijnlijk krijgen.   Een status “Realisatie onwaarschijnlijk”  zegt niets over validiteit van het idee. Het betekent dat het echter niet aansluit bij de strategische thema’s en/of populariteit. Het geeft aan dat het idee niet zal worden ingepland. Daarom volgt vrijwel altijd de status Afgewezen voor een idee in deze status. In uitzonderlijke gevallen kan het idee kan nog open gelaten worden om te monitoren of het idee in populariteit stijgt en meer kudos verkrijgt.   Afgewezen. Een idee met de status “Afgewezen” wordt niet gerealiseerd. Een afgewezen status betekent dat het niet aansluit bij de strategische thema’s en/of populariteit, of een ingrijpende aanpassing vergt.     Ideeën die zijn afgewezen worden niet langer meer in behandeling genomen. We begrijpen dat er soms nog de behoefte bestaat om het idee opnieuw te promoten en een nieuwe kans te geven. We willen hierbij benadrukken dat ieder idee voor ons waardevol is en dat de afwijzing niets zegt over de validiteit van het idee.    Echter, door de grote aantallen wensen, moeten wij helaas soms lastige keuzes maken, wat betekent dat een idee niet verder het proces in gaat, maar wordt afgewezen. We kunnen daarom niet ingaan op verzoeken om het oordeel over het idee te herzien.   Gerealiseerd Wanneer een idee de status gerealiseerd krijgt, is de gevraagde functionaliteit reeds gereleased. Wanneer een idee in deze status verandert gaat deze vergezeld van een verwijzing naar de desbetreffende release.     Hoe lang duurt het voor een idee wordt gerealiseerd? De duur tot realisatie van een idee is afhankelijk van de status. Wanneer een idee de status Realisatie waarschijnlijk krijgt, is het doel het onderdeel te laten zijn van de strategische thema’s op de roadmap. Een roadmap beslaat meerdere jaren. Daarmee is een roadmap echter ook aan verandering onderhevig, waardoor het kan voorkomen dat prioriteit in strategische thema’s verandert.   Daarnaast is de realisatie ook afhankelijk van het aantal ideeën dat ingediend wordt en de prioriteit van deze ideeën. We adviseren dan ook de statussen in de gaten te houden voor inzage in de voortgang van de wens. Voor meer informatie over statussen, klik hier. Hoe wordt de roadmap opgebouwd?  De roadmap bestaat uit verschillende onderdelen: Wet- en regelgeving Ontwikkelingen in integraties met derde partijen Cao onderhoud Technische ontwikkelingen; o.a. Performance en security Projecten en migraties Stem van de klant (o.a. product surveys, pNPS, ideeën portaal en gebruikersoverleggen) Productondersteuning en support   Omdat we met veel verschillende kanalen te maken hebben, pakken we thema-gewijs verbeteringen op. Daarmee maken we zoveel mogelijk een dwarsdoorsnede over de verschillende onderdelen. We werken vervolgens meerdere kwartalen aan de thema’s. Ieder kwartaal wordt opnieuw vastgesteld of we een thema afronden en/of we nieuwe thema’s gaan oppakken.    Hoe weet ik of een idee wordt gerealiseerd? Afhankelijk van de status weet je of een idee gerealiseerd wordt. Kijk voor meer informatie rondom de statussen bij Wat betekenen de verschillende statussen? Hoe weet ik wat de productstrategie is? De productstrategie wordt regelmatig op de segment-specifieke gebruikersdagen gepresenteerd. Daarnaast worden via de nieuwsberichten eventueel nieuwe thema’s voor de roadmap gedeeld. Mijn idee heeft heel veel kudos, maar wordt toch niet gerealiseerd. Waarom is dat? Wanneer een thema veel kudos krijgt, heeft dit doorgaans invloed op de thema’s op de roadmap. We willen immers functionaliteiten leveren die past bij de behoefte van onze klanten.   Toch kan het voorkomen dat een idee weliswaar heel populair is en veel kudos heeft verdiend, maar toch niet gerealiseerd wordt. Doorgaans is de reden hiervoor dat het idee dermate complex is of ingrijpend is, dat het ten koste van (meerdere) roadmap thema’s gaat, waar ook behoefte aan is en die een hogere prioriteit krijgen.  Hierbij wordt een kosten-baten analyse gemaakt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan functionaliteiten die meerdere segmenten bedienen, of wet- en regelgeving die ingrijpende wijzigingen aan de systemen vragen. We proberen binnen de bestaande thema’s steeds de balans te vinden.     

Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Voortgezet onderwijs   Basisbudget Startende leraar VO   Een startende leraar in het VO heeft gedurende de eerste twee jaar geen recht op het basisbudget.  Hoe zorg je ervoor dat na die twee jaar de medewerker wel de rechten voor het basisbudget toegekend krijgt? Hieronder een mogelijke werkwijze.   Stap1: Inrichting (inzicht en instellen signaal) Op het moment dat een nieuwe werknemer wordt toegevoegd aan het systeem zou je de Werknemernotities kunnen gebruiken om op te geven (en te kunnen terugzien) dat de werknemer een startende leraar is en bijvoorbeeld t/m wanneer dat geldt. Je kunt hierbij meteen voor deze werknemer een herinnering instellen. Dit zorgt ervoor dat er op het juiste moment een signaal (mail/taak) uitgaat. Dit signaal bevat dan bijv. instructies om acties te ondernemen die horen bij het feit dat de periode van startende leraar afloopt. Via de Werknemernotities is het op deze manier inzichtelijk dat het een Startende leraar betreft en t/m welke datum dat geldt. Schermafdruk-1 Hieronder zie je hoe een werknemernotitie voor de werknemer kan worden opgegeven. Schermafdruk-2 In dit scherm kun je bij Herinnering opgeven dat er een signaal uit moet gaan op een bepaald moment.  Je geeft hier het voor-gedefinieerde bericht op die je daarvoor wilt gebruiken en je geeft de datum op waarop dat moet gebeuren. Hieronder (schermafdruk-3) een voorbeeld van de inrichting van het voor-gedefinieerde bericht dat hierboven is opgeven bij de herinnering (schermafdruk-2). Optioneel: Je zou een vrij werknemer-gegeven in gebruik kunnen nemen voor de registratie van de einddatum-startende-leraar. Dat gegeven zou je vervolgens als tag kunnen opnemen in het voor-gedefinieerde bericht.   Schermafdruk-3 Stap 2: Toekennen van de DI-arbeidsvoorwaarde Wanneer het signaal (de herinnering die is ingesteld voor de werknemer) afgaat, moet voor elk (actief) contract van de werknemer de betreffende DI-arbeidsvoorwaarde worden opgevoerd. Uiteraard moet je daarbij wel de juiste ingangsdatum opgeven (zodat de DI-arbeidsvoorwaarde niet alsnog met terugwerkende kracht van toepassing wordt).

Dit artikel is alleen van toepassing voor klanten in de sector Primair onderwijs Standaardwaarde Verzekeringsvorm Bij het aanmaken van een nieuw contract werd tot nu toe de waarde voor verzekeringsvorm gekopieerd van het basiscontract. Dit kon leiden tot verkeerde mutaties. Want de waarde in het basiscontract is niet altijd de waarde die in bijvoorbeeld de uitbreiding van het contract gebruikt moet worden. Vanaf de release 1.144.00 (geplande datum 5 oktober 2024)  zal de actie ‘nieuw contract’ de waarde uit de metadata gebruiken. LET OP: Heb je geen standaardwaarde ingesteld, zal nog steeds de waarde uit het basiscontract gebruikt worden.      Ons advies is om voor de release 1.144.00 op 5 oktober de instelling te controleren bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Metadata. Controleer per soort aanstelling of de standaardwaarde correct is gevuld. Of dat er geen waarde is gevuld als het de bedoeling is als de waarde van het basiscontract wordt overgenomen.    Daarnaast is het belangrijk dat er voor soorten aanstellingen die niet verzekerd zijn (zie daarvoor het reglement van het vervangingsfonds), dit hele veld wordt uitgezet (vinkje bij in gebruik uit). Dit om te voorkomen dat er een waarde op een soort medewerker komt die niet juist is en daardoor wel geleverd wordt. Dit voorkomt dat je hiervoor premie moet betalen.

De module duurzame inzetbaarheid in Visma.Net HRM is momenteel alleen beschikbaar voor de sector Onderwijs. De handleiding bestaat uit 2 delen: Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Inrichtingsmogelijkheden Deze beschrijft hoe je de module kunt configureren om deze op de eigen mogelijkheden te laten aansluiten. Als je reeds de module in gebruik hebt, kun je deze ook naslaan om te begrijpen hoe of waarom het systeem zich op een bepaalde manier gedraagt. Duurzame inzetbaarheid - Handleiding Acties & Scenario's Deze handleiding is er vooral op gericht hoe je bepaalde zaken moet bewerkstelligen, bijv. wat te doen voor een nieuwe medewerker, wat te doen als de uren per week wijzigt, wat te doen bij uitdiensttreding, en meer. Tevens wordt het proces beschreven dat opgestart moet worden aan het einde van het budgetjaar. Dit document is een groei document. Het zal op basis van feedback periodiek worden aangevuld met nieuwe onderwerpen en zonodig worden verbeterd en/of verduidelijkt.  

In dit document wordt ingegaan op werkgebonden personenmobiliteit, een concept dat verwijst naar de manier waarop werknemers zich binnen hun werkomgeving verplaatsen om hun taken uit te voeren. Werkgebonden personenmobiliteit omvat alle aspecten van het reizen van en naar het werk, evenals de mobiliteit tijdens werktijd, zoals zakelijke reizen en andere werkgerelateerde verplaatsingen.   Dit document biedt een overzicht van wat werkgebonden personenmobiliteit inhoudt, met speciale aandacht voor de impact ervan op het HRM-systeem. Hierin zullen we uitgebreid ingaan op de verschillende aspecten van werkgebonden personenmobiliteit en hoe deze worden geregistreerd, beheerd, en geanalyseerd kunnen worden binnen het HRM-systeem.

In deze bijlage vindt je de handleiding voor de Wijzig arbodienst werknemer functionaliteit. Deze is vanaf 1.143 beschikbaar om de arbodienst te kunnen wijzigen van een of meerdere werknemers. Alle informatie en hoe je deze stappen doorloopt is te vinden in de handleiding. 

In deze bijlage vind je de handleiding waarin we voor het autorisatie download rapport de verschillende opties toelichten. Hierin kun je lezen welke verschillende bestanden worden gegenereerd, hoe je de kolommen kunt lezen en nog veel meer. Het rapport is voor het eerst beschikbaar gekomen in HRM release 1.143.   

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag die wij ontvingen over de module Duurzame Inzetbaarheid (DI) van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen.   De vraag De Payroll mutaties uit DI kunnen door ons pas worden beoordeeld nadat ze door DI zijn verwerkt. Dat gebeurt nu op de 1 ste dag van de (salaris) maand. Kan dat niet op een eerder moment zodat er al eerder kan worden begonnen met het beoordelen van de payroll mutaties uit DI?  Des te sneller heb je een actueel en correct beeld van de salarisstroken. Het antwoord Dit is zeker mogelijk, maar er zijn wel een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. In de instellingen van een Bestedingsschema kun je opgeven wanneer de verwerking van de mutaties moet plaatsvinden. Doorgaans zal deze ingesteld zijn op de 1ste dag van de maand. Dit betekent bijv. dat de Payroll mutaties voor de maand april op 1 april zullen worden doorgestuurd naar Payroll.  Zie hieronder een voorbeeld van de inrichting van het bestedingsschema “Verlof 57+” dat doorgaans gebruikt wordt voor Senioren/Bapo verlof. De instelling voor “Taak verwerken op” is hier ingesteld op de 1e dag v.d. maand. Via dit scherm kun je inrichten dat het systeem de mutaties eerder moet verwerken, bijv.: Met deze instelling worden de payroll mutaties voor bijv. de maand april al op 20 maart verstuurd naar payroll.   Let op Het wijzigen van deze instelling heeft geen effect op de reeds ingediende aanvragen. Dit komt omdat, wanneer je een nieuwe aanvraag indient, het systeem de maandelijkse mutaties voor die aanvraag direct al klaarzet voor verzending. Het wijzigen van de betreffende instelling heeft dan ook alleen effect op mutaties uit aanvragen die nadien worden ingediend. Advies Het is geen enkel probleem om op elk willekeurige moment de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen. Alleen heb je vanaf dat moment te maken met een hybride situatie: mutaties uit de al aanwezige aanvragen worden op een ander moment doorgezet naar Payroll dan de mutaties uit aanvragen die daarna worden ingevoerd (en dus de nieuwe instelling meekrijgen). Wil je zo veel mogelijk een hybride situatie voorkomen, dan adviseren we je om de instelling voor “Taak verwerken op” te wijzigen vlak voordat je nieuwe aanvragen voor het volgende budgetjaar gaat opvoeren,  of (als dit eerder gebeurt) vlak voordat je het huidige budgetjaar afsluit (via Duurzame inzetbaarheid > Acties > Jaarafsluiting duurzame inzetbaarheid). Tijdens de jaarafsluiting worden bestaande aanvragen namelijk doorgezet naar het nieuwe budgetjaar (mits ingesteld). De aldus gecreëerde nieuwe aanvragen krijgen dan de instelling voor “Taak verwerken op” mee zoals die op dat moment is ingesteld.

In dit kennisartikel gaan we in op een vraag uit het wensenportaal van Visma.Net HRM. Het antwoord dat bij die vraag werd gegeven willen wij via dit artikel met jullie delen. De vraag Kan aan het elektronisch bericht naar het UWV meegegeven worden dat bij ziekte van een medewerker, die valt onder het vangnet (no risk polis), 100% uitgekeerd moet worden? Dit omdat 100% van het loon wordt doorbetaald (in het eerste ziektejaar). Het antwoord Dit kun je regelen via de instellingen in de verzuimmodule. Configureer voor de gewenste verzuimdefinitie het veld "100% loondoorbetaling tijdens AO", zodat deze op het scherm voor de Ziekmelding verschijnt of onderhuids verborgen aanwezig is. Configureer het zo dat dit gegeven standaard gevuld wordt met Ja.    Stappen (zie ook de schermafdruk hieronder): Open het scherm Verzuim > Onderhoud > Definities en klik op de betreffende Verzuimdefinitie,  bijv. “Ziek(Vangnet)” Klik op de TAB “Velden” en scroll helemaal naar beneden naar het gegeven "100% loondoorbetaling tijdens AO". Wijzig voor dit gegeven (voor de acties Ziekmelden en Mijn Ziekmelding) de keuze naar "VERBERGEN" of "WEERGEVEN". Om het scherm van de ziekmelding overzichtelijk te houden, adviseren we om de optie op Verbergen te zetten. Stel de standaardwaarde in op Ja. Dit zorgt ervoor dat de indicator bij een nieuwe ziekmelding automatisch wordt aangevinkt. Hierdoor zal de waarde 100% loonbetaling toegevoegd worden aan het elektronische bericht naar het UWV.     Let op: er kan alleen worden opgeven dat het percentage 100% is. Dit percentage wordt dan doorgegeven aan het UWV.  Een ander percentage, bijv. 85%, kan niet worden ingesteld of opgegeven. In dat geval zal 0% worden doorgegeven aan het UWV. Het UWV hanteert dan 70% voor de uitkering.