Kennisbank Visma.net HRM

In deze bijlage vind je de handleiding om het indiensttredingsproces in Visma.net HRM in te richten met formulieren. In de laatste releases zijn hier steeds nieuwe functionaliteiten voor ontwikkeld. Deze handleiding beschrijft stap voor stap wat er nodig is om dit in gebruik te nemen en hoe dit werkt voor de eindgebruikers. 

Deze handleiding beschrijft de stappen die je als klant uitvoert ter voorbereiding op het gebruik van Digitaal Ondertekenen in Visma.net HRM met API integratie. Daarnaast beschrijft het de stappen die nodig zijn voor de aanvraag.

Uitnodigings e-mail voor formulier Vanuit de actie nieuwe werknemer is het mogelijk om een nieuwe werknemer zelf gegevens in te laten vullen. Dit werkt via een link in een e-mail die verstuurd wordt naar de nieuwe werknemer. Deze link opent een taak in Visma.net HRM met een formulier. De medewerker kan dit formulier direct invullen of later. Zodra deze compleet is en ingediend, wordt de link ongeldig gemaakt. Indien de werknemer op ‘Later doen’ klikt zal er een nieuwe e-mail verstuurd worden met een nieuwe link. De oude wordt dan ongeldig. De werknemer kan in plaats van te kiezen voor de knop ‘Later doen’ de pagina ook sluiten. In dat geval blijft de oude link nog een bepaalde tijd bruikbaar. Verderop in dit document zijn de verschillende scenario’s meer gedetailleerd uitgeschreven. Als de medewerker het formulier volledig invult en verstuurd, zal de volgende stap in de actie nieuwe werknemer uitgevoerd worden. Nadat de nieuwe werknemer volledig is ingevoerd en goedgekeurd, kan er een gebruikersaccount worden gekoppeld. Vanaf dat moment kan de werknemer zelf inloggen in Visma.net HRM. Link in uitnodigings e-mail De link in de e-mail blijft niet altijd geldig totdat het formulier is ingediend.  De link is na verzending 30 dagen geldig.  Vanaf het moment dat de link wordt geopend is deze 36 uur geldig. Dit geldt vanaf release 1.142.00 die 6 april beschikbaar is. Als je op ‘Later doen’ klikt, krijg je een nieuwe link toegestuurd. Deze is vanaf het moment van verzenden weer 30 dagen geldig.  We beschrijven hieronder een aantal scenario’s.   Scenario 1: in 1 keer afronden In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult het formulier in en klikt op indienen.  Zolang de webpagina open blijft staan is het formulier gewoon beschikbaar.    Scenario 2: openen en later afronden via later doen In dit scenario opent de nieuwe collega de link, opent het formulier en klikt dan op ‘Later doen’. Eventuele wijzigingen in het formulier worden opgeslagen. De oorspronkelijke link is niet meer geldig. Er wordt een nieuwe e-mail met link verstuurd. Deze nieuwe link is 30 dagen geldig.   Scenario 3: openen, browser sluiten en later verder In dit scenario opent de nieuwe collega de link, vult eventueel het formulier deels in en sluit dan de browser. De link is vanaf het moment van openen 36 uur geldig.  Opent de nieuwe collega nogmaals de link binnen de 36 uur, dan kan het formulier alsnog worden afgerond.  Gebeurt dit niet, dan is de link na 36 uur ongeldig. Er moet dan een nieuwe e-mail worden verstuurd.  Via het Actie overzicht - ‘bekijk details' - kan de e-mail opnieuw worden verzonden.     Scenario 4: link wordt gebruikt door bestaande Visma.net HRM gebruiker Het kan zijn dat de gegevens al bekend zijn van de nieuwe collega. Er hoeft dan geen formulier verzonden te worden. We maken binnenkort een optie beschikbaar op het startscherm van de actie nieuwe werknemer waarmee kan worden aangegeven dat de initiatiefnemer dan het formulier krijgt. Hiermee kan degene die de actie is gestart gelijk door met het invullen van het formulier en is de uitnodigingslink niet nodig. Houdt hiervoor de releasenotes van release updates in de gaten!     Momenteel wordt vaak het emailadres van de initiatiefnemer ingevuld. Als de link wordt geopend door iemand die ook als gebruiker in Visma.net HRM is ingelogd, opent het formulier niet. Tip: kopieer de link en plak deze in een andere browser, of plak deze in een incognito versie van de browser.

Deze handleiding is geschreven voor Educatie klanten met een AO-structuur. Het beschrijft de stappen die nodig zijn voor de aanvraag en configuratie om getekende documenten na ondertekening via IntraDocs automatisch op te slaan in het Edossier van de medewerker. In deze handleiding gaan we uit van de API integratie.

Introductie Een nieuwe medewerker invoeren in Visma.net HRM. Dat kan. Op dit moment moet je dan x stappen doorlopen (afhankelijk van je inrichting) waarin je secties voorbij ziet komen met vaak veel velden. Deze velden kennen voor de gemiddelde HR en salarismedewerker geen geheimen. Maar voor een manager die ‘even’ die nieuwe collega wil aanmelden is dit geen pretje. En wat te denken van die nieuwe medewerker zelf! Moet deze nu eerst op papier zijn/haar eigen gegevens invullen en wordt dat vervolgens overgetypt? Of is dat een andere manier voor bedacht?   Dit jaar zijn we begonnen met de implementatie van een vernieuwd proces voor het invoeren van een nieuwe medewerker. In release 1.139.00 op 1 juli 2023 worden de eerste functionaliteiten uitgebracht. Jullie kunnen na de release zelf gaan testen hoe dit werkt en het concept eigen maken. Feedback is van harte welkom!   Plan nieuwe medewerker proces Maar eerst, wat is het plan in het kort: We maken het mogelijk dat een gebruiker in Visma.net HRM, bijvoorbeeld een manager, een formulier invult voor de nieuwe medewerker met alleen de benodigde velden Ook voor de nieuwe medewerker is het mogelijk om via een link toegang te krijgen tot een formulier in Visma.net HRM waarbij de eigen gegevens ingevuld kunnen worden Daarna kan HR deze gegevens inzien en eventueel verder aanvullen Pas als de invoer compleet is en de goedkeuring is gedaan, gaat de nieuw ingevoerde medewerker naar Visma.net Payroll Het is mogelijk om de medewerker, na de goedkeuring, niet automatisch te versturen naar Visma.net Payroll. Dit kan dan via een handmatige actie. Bijvoorbeeld zodra de VOG binnen is.  Nog een aantal verbeteringen rondom aanmaken gebruikersaccount en inzage van schermen als toekomstige medewerkers.   Kortom: een oplossing binnen Visma.net HRM voor alle Visma.net gebruikers en voor de nog in te voeren nieuwe collega!   Wat zit er in release 1.139.00? Het is mogelijk om een formulier te maken en deze toe te wijzen aan een bestaande gebruiker/gebruikersgroep of rol. In dit formulier is het mogelijk velden op te nemen uit de secties Werktijden en Positie.   Daarnaast is het mogelijk om in te richten dat medewerkers niet automatisch naar Visma.net Payroll worden gestuurd. Dit kan dan later als handmatige actie worden uitgevoerd.   Meer informatie over de gereleasde functionaliteit kun je vinden in de releasenotes van versie 1.139.00. Wat kan ik later in het jaar 2023 verwachten? Voor het formulier moeten ook de overige secties van de module Persoonsgegevens worden toegevoegd. Daar gaan we het komende jaar verder mee aan de slag.  Daarnaast komt er een optie om een 2e formulier aan te maken en die toe te wijzen aan de toekomstige medewerker. Deze hoeft dan nog geen gebruikersaccount te hebben in Visma.net HRM.  Hoe kan ik feedback geven? We horen graag jouw feedback! Zou je het volgende formulier willen invullen? Bij voorbaat dank! Ik wil het graag zien in plaats van lezen In deze video wordt kort het plan toegelicht voor het nieuwe medewerker proces. De gereleasde functionaliteiten in 1.139.00 worden verder toegelicht. Zelf kun je al aan de slag met het inrichten van het formulier om een beeld te krijgen hoe de eindoplossing eruit komt te zien. In de video nemen we jullie mee in de inrichting hiervan.