Maandelijkse controle op BIG-register beschikbaar

[#1]

Wist je dat er op dit moment 342 zorgverleners zijn waarbij een maatregel is opgelegd? En wist je dat het BIG-register jou als werkgever hier niet pro-actief over informeert? Dat betekent dus dat een medewerker bij jou in dienst kan zijn waarbij een maatregel is opgelegd. Voorbeelden van dergelijke maatregelen staan hieronder.

Voorbeeld maatregel bij een arts

Voorbeeld maatregel bij een Verpleegkundige

Voorbeeld maatregel bij een Psychotherapeut

Voorbeeld maatregel bij een Fysiotherapeut

Hoe werkt het?

Daarom controleert Youforce voortaan iedere maand alle BIG-registraties van jouw medewerkers. Na de controle zijn er twee mogelijke uitkomsten:

• BIG-controle: check vereist! De maandelijkse BIG-controle is uitgevoerd. Voor sommige medewerkers is een check of actie nodig. Bekijk via het overzicht direct wat er aan de hand is.
• BIG-controle is afgerond! Alles ziet er goed uit, geen verdere actie nodig. Ga zorgeloos verder met je werk!

De uitkomst van de validatie is te vinden in Youforce. 

Via de notificatie of proceslink in Mijn Youforce kom je op bijgaande overzichtspagina.

Hoe activeer je de maandelijkse controle?

Eenvoudig via de volgende twee stappen

Stap 1) Rechten toekennen
Om een gebruiker (bijvoorbeeld een HR-adviseur of HR-manager of andere rol) toegang te geven tot ‘’terugkerende controle BIG-register’’ moet deze rol in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Validatie’ met rechten ‘Toegang tot BIG-validatie’.

Stap 2) Configuratie link in Mijn Youforce
Naast de rechten heeft de gebruiker ook de link nodig naar het overzicht. Dit doe je door aan Mijn Youforce / HR voor anderen de volgende link toe te voegen ‘Overzicht van BIG-register validaties’

Mocht er behoefte zijn aan meer informatie is er ook Handleiding Validatie (onderdeel Youforce tegen fraude) beschikbaar op onze Community.

Zijn er kosten verbonden aan de maandelijke controle?

In onze eerdere updates en in onze roadmap hebben we beschreven:

‘’jij overweegt om deze aanvullende dienstverlening af te nemen en daarmee aan te sluiten op de best-practices die we samen ontwikkelen’’

Maar er is goed nieuws. Omdat we zien hoe belangrijk de aanpak van fraude is in belangrijke sectoren als zorg, (decentrale)-overheid & onderwijs hebben we besloten om al onze ontwikkelingen op te nemen in de standaard van Youforce. Kortom, géén aanvullende dienstverlening, maar gewoon beschikbaar voor iedereen.

[PetravanGeenen]

@Remco te Ronde wat een mooie nieuwe functionaliteit!

[Roel_Harmsen]

@Remco te Ronde ; Super! Heb hem nu geactiveerd voor mezelf, ik ga het de komende dagen even testen! 

[MarvinTergooi]

Wauw, dat is handig. Dat scheelt maandelijks veel handwerk. De BIG einddatum in het voorbeeld, is dat de data uit het BIG-register of is dat de door onszelf vastgelegde data uit Beaufort?

[Remco te Ronde]

Daar doen we het voor @MarvinTergooi. Bijdragen aan betrouwbare zorg en daarnaast HR tijd besparen.

Wonderbaarlijke genoeg is het BIG-register enkele jaren terug gestopt met publiekelijk (zowel op website als in de webservice) tonen van de BIG-einddata. 

De einddatum die je ziet is dus de einddatum uit HR Core.

Mocht de einddatum verstreken zijn en de medewerker zijn/haar registratie niet verlengd hebben dan zal de status de eerstvolgende maand dus worden "niet gevonden".

[Roel_Harmsen]

Hallo @Remco te Ronde ;

Ik weet niet wat ik fout doe. Maar ik heb mijzelf even de rechten gegeven (als beheerder) en ik zie geen medewerkers in de lijst(wat logisch klinkt). Komt het omdat ik geen manager ben van een afdeling? Want dan moet ik mezelf even manager maken en dan kijken of het overzicht er wel is.

Ook even bij een manager gecheckt, die ziet ook een lege pagina.

Of moeten de juiste BIG velden nog gevuld worden met een nummer? Wij gebruiken nu nog eigen, lijkt me ook wel handig denk ik?

[Remco te Ronde]

Hoi @Roel_Harmsen ,

Dat klopt. We gebruiken de standaard rubrieken P09165 BIG nummer & PI0409 Eventuele 2e BIG-nummer. Gebruik je deze nog niet, wellicht helpt de intructie ''Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'' om de overstap te maken.

[karl Wegner]

Hel mooi

[Barbara Grift]

@Remco, wat fijn dit!

[Björn Sman]

Prachtige ontwikkeling! Heel fijn dit!

[Remco te Ronde]

Hoi @karl Wegner ,

We hebben eerder getest met het online BIG-register. Als  je naar https://zoeken.bigregister.nl/zoeken/bignummer gaat en zoekt naar '9020858101'. Dan vind je gelukkig wel degene met het BIG nummer '09020858101'.

Maar wellicht werkt het in de zogenaamde web-service toch anders. Dan moeten we natuurlijk ook zorgen voor een structurele oplossing. Wellicht kan je mij één of meerdere voorbeelden sturen (mag via een ticket of per mail). Dan ga ik er dieper naar kijken.

[Roel_Harmsen]

@Remco te Ronde ;

Was weer tijdje geleden. 2 nummers overgezet en het werkt. Nu even alle nummers omzetten naar de juiste rubrieken en live gaan 🙂

Thanks!

[Jeroen Coret Kennemerhart]

Super mooie ontwikkeling @Remco te Ronde! Kudos voor Visma|Raet 👌

[Nicolle Schleijper]

@Remco te Ronde  dit is een super mooie ontwikkeling. 

Ik gebruik helaas nog niet jullie standaardcodes. De gegevens moet ik gaan omzetten via importeren kolommutaties (volgens de instructie). Ik kan echter geen instructie vinden hoe het proces van importeren kolommutaties ook al weer werkt. Heb jij die nog voor mij?

groet Nicolle

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Nicolle Schleijper ,

In onze instructie ''Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'' leggen we het proces uit aan de hand van collectieve mutaties. 

Maar inderdaad in de handleiding van HR Core staat ook uitvoerig beschreven hoe 'Importeren (kolom)mutaties' werkt. Dat is ook een optie. Mocht je er ondanks de handleiding niet uit komen staan onze collega's van het ServiceCenter altijd klaar om te helpen.

[John Muijs JBRR]

Hele mooie toevoeging waar we heel blij mee zijn. 

Is bekend op welke dag maandelijks de controle plaatsvindt?

[Remco te Ronde]

Hoi @John Muijs JBRR ,

Dat is zeker bekend, maar ook weer niet exact aan te geven. Bij het BIG-register kan je slechts één voor één per nummer een opvraging doen. Dus wij hebben het zo gepland dat we al onze Visma|Raet klanten verdelen via een slim algoritme. Ook om te garanderen dat bijvoorbeeld:

• Als het BIG-register onderhoud of een storing heeft het alsnog de volgende nacht opnieuw wordt geprobeerd
• Een organisatie tot nu toe andere rubrieken gebruikt voor BIG en overstapt naar de nieuwe rubrieken deze organisatie automatisch de eerstvolgende maand ook wordt gecontroleerd.
• Er een nieuwe organisatie Youforce gaat gebruiken deze organisatie ook automatisch wordt gecontroleerd.

Kortom, stel jij gaat deze maand zien dat JBRR op de 16e gecontroleerd is zal je ervaren dat voor jullie organisatie iedere maand de controle rondom de 16e plaatsvindt. 

[John Muijs JBRR]

Top dank je Remco dan wacht ik de eerste controle af.

[Roel_Harmsen]

Hallo @Remco te Ronde ,

Ik had verwacht dat als ik het bij de rol manager neerzet, de manager alleen zijn OE kan zien. Echter zij kunnen dan van elke mw zien of het goed is of niet. Is dit ook de bedoeling? Ik weet zelf niet meer wat we afgesproken hebben namelijk.

Anders moet ik hier intern kijken of de managers alles mogen zien (al is het uiteraard ook een open register).

[Remco te Ronde]

Hoi @Roel_Harmsen ,

Inderdaad hier hebben we uitvoerig over gesproken met alle organisaties die samenwerken aan 'Youforce tegen fraude' tijdens de sessie bij ons op kantoor (waar jij ook bij was met veel relevante inbreng). 

De werkwijze was niet eenduidig bij de verschillende organisaties. Veel organisaties hebben een centrale persoon. Bijvoorbeeld vanuit 'kwaliteit' of HR. Daarnaast vonden de meeste organisaties het relevant om te manager te informeren. 

De pragmatische aanpak was informeer één of enkele personen binnen de organisatie (die personen geef je het recht en krijgen dus maandelijk de notificatie). Daarna kunnen deze personen bepalen wat de beste aanpak is. Slechts een greep van de mogelijkheden, maar denk aan:

a) Informeren manager en gesprek plannen

b) Meer officiele acties plannen zoals medewerker op non-actief plaatsen

c) Werk afspraken dat medewerker met maatregel toch inzetbaar blijft

Omdat iedere situatie uniek is lijkt dat de beste oplossing. Bij een manager kan de notificatie in de inbox misschien ''ondersneeuwen'' in de waan van de dag rondom acties voor ''goedkeuren'', ''verzuim acties'', ''verjaardagen/jubilea''. 

Daarom is dus in deze eerste versie gekozen voor één centraal overzicht voor de hele organisatie. Met natuurlijk de kennis en de hoop dat het aantal medewerkers waarbij we maandelijke constateren dat ze niet meer in het BIG-register staan of een maatregel hebben beperkt is.

Kan je zo weer verder?

[Nicolle]

@Remco te Ronde  Wij hadden ervoor gekozen om de BIG registratie op persoonsnivo te doen en niet op dienstverbandnivo.

Dan hoef je er nl. niet steeds aan te denken als iemand een nieuw dienstverband krijgt om het BIG nr om te zetten.

Wat is jullie gedachte om het op dienstverbandnivo in te richten?

Groet Nicolle

[Remco te Ronde]

Hoi @Nicolle  ,

Het is al lang geleden dat de standaard rubrieken voor BIG zijn geintroduceerd. Maar inderdaad jouw vraag hebben we eerder gekregen. Daarom hebben we het volgende kennisbank artikel aangemaakt:

BIG: Vastlegging van gegevens op persoons- of dienstverband-niveau

Hopelijk geeft dat nadere toelichting op de keuze voor dienstverband niveau.

[Jeroen Coret Kennemerhart]

Hoi @Remco te Ronde 

Wij hebben een medewerker met 2 dienstverbanden. Dienstverband 1 is uit dienst en heeft een BIG nummer op de Raet rubriek (P09165). Dienstverband 2 is actief en heeft geen vastgelegde BIG nummer.

Deze medewerker staat wel op het controle overzicht met de status Niet gecontroleerd. Ik verwacht deze medewerker niet op dit overzicht. Hoe kan het dat de medewerker daar te zien is?

[Remco te Ronde]

Hoi @Jeroen Coret Kennemerhart ,

De opzet is dat we alleen actieve dienstverbanden screenen. Maar uitgaande van jouw feedback gebeurt dat blijkbaar niet bij het voorbeeld wat jij hebt ontdekt. Zou jij hiervan een ticket kunnen aanmaken met daarin inderdaad de printscreen van het overzicht en dat data in HR Core waarin de uitdienstdatum staat? Dan gaan we het onderzoeken en verbeteren.

[karl Wegner]

@Remco 

Hoe wordt er gezocht in het BIG-register? We krijgen bij ongeveer 400 medewerkers de melding dat het geregistreerde BIG-nummer in Beaufort niet bekend is. Bij de meesten is er ook een einddatum vastgelegd in Beaufort, welke al is gepasseerd. Kan het zijn dat er in het BIG-register alleen gezocht wordt naar actuele BIG-registraties en niet naar de registraties die zijn verlopen? Als de BIG-registratie die verlopen is in het BIG-register wel voorkomt, dan verwacht ik een andere melding in het overzicht, dus niet onbekend, maar bv verlopen. 

[Remco te Ronde]

Hoi @karl Wegner ,

We gebruiken de webservice van het BIG-register. Daarin voeren we het BIG-nummer (afkomstig uit HR Core) in als zoek criterea.

Deze webservice heeft (vergelijkbaar aan de website) 3 mogelijke reacties:

- geldig BIG-nummer

- BIG-nummer met maatregel

- geen geldig BIG-nummer

Iedereen die dus een BIG-nummer heeft die verlopen is krijgt dus altijd de response dat het geen geldig BIG-nummer is. Immers die persoon heeft op dat moment geen geldige registratie.

De oorzaak waarom de registratie niet geldig is (b.v. fout nummer of verlopen registratie) wordt niet doorgeven door her BIG-register.

Maar we kunnen misschien leren van jullie ervaringen. Dus wat is de reden dat deze medewerkers wel een BIG-nummer hebben (in HR Core) maar in deze aantallen deze registratie niet verlengd hebben?

Hoor het graag.

[Carola de Vries1]

@Remco te Ronde Wij hebben twee vragen over de rapportage maandelijkse controle op BIG-registratie: 

1. Waarom kom je niet in dit overzicht als je alleen een BIG beroep hebt in HR Core Beaufort? Bij alleen een BIG nummer of een BIG einddatum kom je wel in het overzicht? We hebben dit getest. 

2. Wordt er ook een controle gedaan of de beroepsgroep in Beaufort overeenkomt met de beroepsgroep in het BIG-register, dus bijvoorbeeld; iemand staat ingevoerd als arts met een BIG nummer maar dit BIG nummer hoort eigenlijk bij een Verpleegkundige beroepsgroep? 

[Remco te Ronde]

Hoi @Carola de Vries1 ,

1) Het overzichtspagina laat het BIG-nummer uit HR Core zien. Evenals de einddatum vastgelegd in HR Core. Op basis van het BIG-nummer zoeken we in het BIG-register of de registratie nog geldig is en welk beroep er bij hoort. We gaan de labels boven de kolommen deze maand aanpassen om dat nog duidelijker te maken.

Met dus alleen het veld BIG beroep kunnen we niks. We hebben écht een gevuld BIG-nummer nodig om te kunnen zoeken/controleren of het nog geldig is. Er zijn natuurlijk hele eenvoudige manieren in HR Core (of Reporting) om te controleren of je een medewerker hebt waarbij het BIG-nummer ontbreekt maar waarbij het beroep wel is gevuld.

2) In de sessie die we hebben met organisaties die ons helpen bij ''Youforce tegen fraude'' heb ik deze suggestie nog niet eerder gehoord. Op 22 mei hebben we weer een sessie. Ik vind het een goede tip. Dus ik ga er mij in verdiepen.

Een vervolgvraag daarover, is dat iets wat bij jullie organisatie wat voorkomt (of is voorgekomen) dat een medewerker een niet passende registratie heeft/had?

[Carola de Vries1]

@Remco te Ronde Dank voor je antwoord. We wachten aanpassing aan labels rustig af.  Wat punt 2 betreft; ik weet niet of het voorkomt of voor gaat komen, maar bij eventuele fraude is dit misschien wel iets wat kan gebeuren. En als je het kunt controleren dan is dat natuurlijk erg handig. 

[Remco te Ronde]

Hoi @Carola de Vries1 ,

De aanpassingen van de labels om duidelijk te maken of de gegevens uit HR Core of uit het BIG-register komen is inmiddels beschikbaar. Het ziet er nu als volgt uit:

Nogmaals bedankt voor je input.

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde 

Klopt mijn conclusie dat er alleen gecontroleerd wordt of een BIG-nummer nog geldig is volgens het register en dus niet of de gegevens in Beaufort (zoals einddatum) correct zijn?
Wij hebben diverse medewerkers waarbij de einddatum in Beaufort verlopen is maar deze zijn volgens de validatiecheck gewoon in orde. Had stiekem de hoop dat bij de validatie de actuele einddatum zou worden opgehaald zodat deze eenvoudig over te nemen is naar Beaufort. Maar dat is dus niet het geval. Staat die optie wellicht nog wel op de planning??

[Remco te Ronde]

Hoi @FBB Zorgboog ,

Inderdaad op basis van het BIG-nummer wordt gecontroleerd of de BIG-registratie nog geldig is. Als je in HR core een einddatum hebt vastgelegd (b.v. 31-12-2024), maar in de maandelijkse controle blijkt het BIG-nummer nog geldig te zijn betekent dat de medewerker nog een geldige registratie heeft. Alleen heeft de medewerker deze her-registratie blijkbaar niet doorgegeven aan jou als werkgever.

Hoe gek het ook klinkt. In het BIG-register is de einddatum zelf niet beschikbaar. De einddatum van het BIG is niet meer beschikbaar sinds 2014 vanuit privacy overweging (zie bron). Dat voelt misschien een beetje vreemd. Maar de enige manier om de juiste einddatum te weten als werkgever is om de medewerker te vragen zijn (her)registratie te laten uploaden. Het is dus helaas niet mogelijk om uit het BIG-register de einddatum op te halen en deze te updaten in HR Core.