Samenvoeging Accountbeheer in Gebruikersbeheer vanaf donderdag 13 juni 2024

[#1]

Vanaf donderdag 13 juni 2024 gaan we Accountbeheer (Youforce Account Beheer) toevoegen aan Gebruikersbeheer (voorheen Individueel Gebruikersbeheer). 

Wij verwachten dit op woensdag 12 juni 2024 vanaf 18:00 uur te gaan ‘releasen’. Dit houdt in dat je vanaf donderdag 13 juni 2024, voor jouw gebruikers een account kunt aanmaken in Gebruikersbeheer. 

Achtergrond, waarom doen wij dit?

Een veel gehoorde wens is dat functioneel beheerders alles rondom de gebruiker op één centrale plaats willen hebben. Met deze aanpassing komen we hiermee weer een stukje dichterbij. Met de samenvoeging van Accountmanagement in Gebruikersbeheer nemen we afscheid van Youforce Account Beheer. 

Wat betekent dit voor jou?

Na deze aanpassing kan je, nadat je een (nieuwe) gebruiker hebt aangemaakt, gelijk het account aanmaken in Gebruikersbeheer. Wanneer je de gebruiker opzoekt kan je het account aanmaken, de activatiemail opnieuw versturen, een bypass instellen en de apparaten voor twee factor authenticatie (ont)koppelen. Dit is dezelfde functionaliteit als Youforce Account Beheer, maar nu dus in Gebruikersbeheer. Je hoeft hiermee dus niet meer naar twee plaatsen in de YouServe omgeving om een gebruiker en een account aan te maken. 

Een ander voordeel is dat we deze functionaliteit volledig gaan vertalen en dat, wanneer je taalinstellingen op Nederlands staan, je accountmanagement in het Nederlands kunt uitvoeren. 

Bovendien zullen we hiermee het “account activatie” proces verbeteren door de geboortedatum controle te verwijderen. Deze beveiligingsmaatregel werd in eerste instantie geïmplementeerd om een ​​soepele overgang naar het nieuwe inloggen te garanderen. Na een grondige evaluatie hebben we echter vastgesteld dat dit niet langer nodig is.

Onyouforce accounts activeren in Gebruikersbeheer

Het aanmaken van een account voor een nieuwe gebruiker gaat als volgt, via dezelfde detailpagina. Klik op ‘Account aanmaken’ en het onyouforce account wordt voor de gebruiker aangemaakt. 

Als het account is aangemaakt, krijgt de gebruiker een e-mail om het account te verifiëren. De geboortedatum van de gebruiker hoeft niet meer gevuld te worden.

Toekennen Gebruikersbeheer
Indien je een gebruiker hebt in je organisatie die wel geautoriseerd is voor Youforce Account Beheer, maar niet voor Gebruikersbeheer, zal deze ook voor Gebruikersbeheer geautoriseerd moeten worden. Hiervoor is het voldoende om alleen leesrechten in Gebruikersbeheer toe te kennen. Wij zijn op dit moment aan het onderzoeken of dit automatisch omgezet kan worden.

Uitnodiging opnieuw versturen

Wanneer de gebruiker al een account heeft, maar deze nog niet door de gebruiker geverifieerd is, ziet dat er als volgt uit:

Indien de uitnodigingsmail verlopen is, of als de gebruiker deze niet terug kan vinden, kan je eenvoudig de uitnodiging opnieuw versturen door op de knop ‘Verstuur uitnodiging opnieuw’ te klikken. 

Wanneer het account is aangemaakt wordt de eventueel gewijzigde gebruikersnaam van de gebruiker getoond en wijzigt de status bij Geverifieerd van ‘Nee’ naar ‘Ja’.

Is dit de laatste aanpassing rond Gebruikersbeheer?

Nee.

Naast nieuwe rapportages, uitbreiding zoekfunctie (filters) en verbetering gebruiksgemak, willen we later dit jaar PingID als ID Provider uit faseren en overgaan naar authenticatie voor gebruikers via Visma Connect. Visma Connect gebruiken we bijvoorbeeld al bij het authenticeren van gebruikers in deze YouServe community. 

Dit houdt in dat alle gebruikers die nu inloggen met een @onyouforce.com account eenmalig hun multi factor applicatie moeten vervangen. Gebruikersnaam en wachtwoord blijven gelijk.

Inloggen via Single Sign On (SSO) blijft gelijk. Wel zal in 2025 de systeembeheerder eenmalig de SSO configuratie moeten inrichten in Visma Connect.

In een later stadium gaan we je hierover uitgebreid informeren.

Handleiding voor functioneel beheerder

De laatste versie van de handleiding kan je vinden in onze kennisbank.

[CarolienScholl1]

@Roelof Dries Goedemiddag Roelof,

Inzake Youserve zakelijke markt.

Waar vind ik tegenwoordig de lange sleutel in gebruikersbeheer die ik nodig heb om de inlognaam in Verzuimmanagement 2.0 te checken?

Ik heb bij de Beaufortgebruikers gelezen dat de gebruiker dit nummer wel kan zien en dat ik het bij de gebruiker kan opvragen, maar daar heb ik als beheerder niets aan. Ik wil het zelf kunnen checken voordat er mails heen- en weer gestuurd worden waar ik dan vervolgens weer op moet wachten.

Ik hoor graag.

Groet, Carolien

[Léon van Berkel]

@CarolienScholl1 

Dit nummer, User ID/PingID, kan je per werknemer terugvinden in HR Core Business.

Ga hiervoor naar Menu - Medewerker - Identiteit.

Advies: indien je dit nummer vaak wil raadplegen, maak dan een Ad hoc rapportage aan via rapporten - Ad-hoc rapportage uitgebreid). Dit rapport kan je periodiek uitvoeren en opslaan als Excel-sheet.

[Riette]

Beste Leon,

Als ik in gebruikersbeheer naar een medewerker ga heb ik niet de optie op een nieuw e-mail te sturen. Moet dit nog ergens ingesteld worden? Of is deze optie alleen voor medewekers die nog nooit de activatie hebben uitgevoerd.

We hadden een  optie om een mail te sturen naar medewerkers die hun wachtwoord kwijt zijn en   via deze een mail aan te loggen en een nieuw wachtwoord in te laten stellen.

Ik hoor het graag

Alvast bedankt

Riette

[Wouter Heijdelberger]

In accountbeheer was het mogelijk om het emailadres aan te passen zodat er naar bijv. het privé-emailadres een activatielink kon worden verzonden als de medewerker geen toegang tot het werk-emailadres had. Nu kan dat niet meer en moet het emailadres via de rubriek P01035 in beaufort worden gewijzigd. En uiteraard ook weer worden teruggesteld naar het werk-emailadres. Dit zorgt voor extra werk/wachttijd en is in principe geen toegevoegde waarde voor het proces. Komt de mogelijkheid om het emailadres te wijzigen via gebruikersbeheer weer terug zoals dat bij accountbeheer mogelijk was?

[Léon van Berkel]

@Riette 

Deze optie is inderdaad niet meer aanwezig.

Je hebt in de praktijk twee mogelijke situaties:

1. Gebruiker heeft zijn/haar account al geactiveerd maar weet Gebruikersnaam en/of Wachtwoord niet meer

2. Gebruiker heeft zijn/haar account nog niet geactiveerd/geverifieerd

Situatie 1

De betreffende gebruiker kan dit zelf oplossen door in het eerste inlogscherm, via url mijn.youserve.nl  als gebruikersnaam de naam in te geven die je als beheerder in Gebruikersbeheer ziet staan (gebruikersnaam@onyouforce.com). Hier kan een gebruiker ook een fictieve naam invullen, bijvoorbeeld test@onyouforce.com 

In het volgende scherm kiest deze gebruiker voor de optie "Problemen met aanmelden?".  Vervolgens kan de gebruiker wachtwoord 'resetten' of juiste gebruikersnaam opvragen. 

Situatie 2

In deze situatie zie je de button "Verstuur uitnodiging opnieuw". Hiermee ontvangt de gebruiker de e-mail opnieuw om zijn/haar account te activeren.

[Léon van Berkel]

@Wouter Heijdelberger 

Bedankt voor je vraag - ik zie dat je werkzaam bent bij een zorginstelling en via Visma Raet gebruik maakt van de HR module Beaufort. Mijn advies is om deze vraag in de community van Visma Raet te stellen via dit artikel

Voor de gebruikers in de zakelijke markt die gebruik maken van HR Core Business is deze vraag ook van belang.

Het advies is om in een dergelijke situatie -gebruik van privé e-mailadres, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding- dit altijd te wijzigen in HR Core Business bij het veld zakelijk e-mail adres. Dit veld is namelijk het e-mail adres dat we in Gebruikersbeheer gebruiken en hiermee houdt je HR Core Business en Gebruikersbeheer synchroon. Het kan maximaal 4 uur duren voordat de synchronisatie heeft plaatsgevonden.