Uploaden diploma of certificaat beschikbaar

[#1]

Het is vanaf nu mogelijk om medewerkers via de Youforce App (en ook via Mijn Youforce) een diploma of certificaat te laten uploaden. Dit proces gaat, net Verklaring Omtrent Gedrag, en werkgeversverklaring hypotheek door naar Self Service. Dit biedt wederom de volgende voordelen:

• De medewerker kan het proces starten vanuit de App
• Zodra de Self Service workflow is afgerond krijgt de medewerker een push-melding en weet zeker dat de kopie in zijn/haar dossier zit.
• Jij als beheerder hebt alle flexibiliteit in:
  • De stappen/activiteiten van de workflow
  • Het gebruik van aanvullende e-mails of notificaties
  • Eigen inrichting met koppeling naar Personeelsdossier
  • Alle mogelijkheden met eigen rubrieken, java-scripts of conditie

In dit artikel beschrijven we hoe we dit proces hebben ontwikkeld, hoe je het inricht en welke

flexibiliteit je hebt bij de inrichting.

Waarom is dit proces ontwikkeld?

Simpel, omdat we het idee 'Uploaden diploma of certificaat' binnen kregen. Maar daarnaast zien wij als Visma|Raet ook dat fraude met diploma's, VOG of BIG helaas voorkomt (bron Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport).

Daarom stimuleren wij vanuit Visma|Raet gebruikers om diploma's uit het Diploma-register (van DUO) te uploaden. Net zoals we stimuleren om de digitale VOG van Justis te uploaden. Want de digitale versie zorgt ervoor dat je als werkgever de echtheid van de documenten beter kan controleren.

Hoe activeer je ‘Uploaden diploma of certificaat’?

Bij dit en toekomstige processen bepaald Visma|Raet bepaalde inrichtingen in Self Service. Dit zal altijd worden beschreven en onderhouden in de ‘handleiding Youforce app & desktop - uploaden en aanvragen’. 

Stap 1) Inrichting in Self Service

Voor ‘Uploaden diploma of certificaat’ gelden de volgende eisen:

Noodzakelijke inrichting workflow

Naam workflow	Uploaden diploma of certificaat
Uitsluiten startmenu	Aan (hiermee voorkom je dat de Self Service workflow kan worden opgestart vanuit Mijn Youforce. Dit is ongewenst. Want je gaat in Mijn Youforce de desktop variant van het diploma/certificaat uit de App toevoegen.)
Naam activiteit	Indienen MW
Naam knop	verzenden
In activiteit ‘Indienen MW’ instellingen in ‘Bijlagen’
Voeg bijlage toe	Aan/actief
Beschrijving van bijlagen	Diploma of certificaat

Noodzakelijke inrichting formulier

Noodzakelijke inrichting formulier

In Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren kan je vanuit de Raet Template 9999999 kan je de volgende dialoog en formulier importeren:

• GEN_D_Uploaden diploma of certificaat V01
• GEN_F_Uploaden diploma of certificaat V01

Dit formulier heeft de benodigde rubrieken. Maar het is ook een optie om je bestaande formulier en dialoog te gebruiken. De enige voorwaarde in dat geval is dat minimaal de volgende rubriek aanwezig moet zijn op het formulier: 

Rubriekcode	Prompt	Weergave
FS1701	Datum diploma/certificaat	datum

Stap 2) Koppel desktop-proces aan categorie in Mijn Youforce

De innovaties uit de Youforce App zijn ook altijd beschikbaar in de desktop op Mijn Youforce. Ga daarom naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie links Mijn Youforce. Ga naar het onderdeel ‘Persoonlijk’ en koppel daar de optie ‘Uploaden diploma of certificaat’ aan de meest relevante categorie.

Stap 3) Autoriseer het nieuwe proces

Om toegang te krijgen tot deze functionaliteit dient de gebruiker (veelal de groep alle medewerkers) in ‘Autorisatiebeheer’ rechten hebben op de applicatie ‘Profiel’ met rechten:

• Uploaden diploma of certificaat

Hoe werkt het proces?

1) Medewerker kan diploma of certifiaat uploaden via app of Mijn Youforce

* Voor uitgebreide beschrijving hoe een medewerker een diploma download uit Mijn diploma's van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) lees dit kennisbank artikel.

2) Er wordt een Self Service workflow gestart

Via de Mijn Youforce Inbox en via Te doen in Self Service kan de workflow worden afgehandeld. In dit voorbeeld door degene met rechten ‘Behandelen PA’.

In de workflow worden is vanzelfsprekende de bijlage en datum getoond die medewerker heeft aangeleverd.

3) Workflow afgerond? De medewerker wordt geïnformeerd

De medewerker krijgt een notificatie dat de workflow is afgerond. Via die notificatie kan de medewerker eenvoudig doorklikken naar zijn/haar eigen personeelsdossier. Ook is de is op de overzichtspagina van 'aanvragen & uploaden' de status zichtbaar.

Tips!

Voor dit proces zijn meerdere kennisbank artikelen beschikbaar, bijvoorbeeld:

• Diploma/certificaat: Hoe kan een medewerker toevoegen vanuit Mijn diploma's (DUO)?
• Diploma/certificaat: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow
• Diploma/certificaat: Waarom wordt rubriek FS1701 gebruikt voor de datum?
• Diploma/certificaat: Wat is de beste werkwijze als de workflow retour gestuurd moet worden?

[Marianne Marsman]

Hoi @Remco te Ronde,

De tekst Hoe activeer je ‘Aanvragen werkgeversverklaring hypotheek’? moet je denk ik nog even wijzigen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Marianne Marsman ,

Ohoh... Nu val ik door de mand dat ik veel van de tekst heb gekopieerd van het nieuwsbericht rondom de 'werkgeversverklaring hypotheek'....😚

Bedankt voor je oplettendheid, heb het direct aangepast.

[Bas Menken - Gemeente Leiden]

@Remco te Ronde 

Complimenten voor dit handige proces.

Wat voor ons nog wel een wens zou zijn is dat je de naam van het document kunt aanpassen. Nu pakt die standaard de naam van het bestand dat geupload wordt. 

Vooral als iemand een scan aanlevert, dan krijg je vage namen zoals 001.pdf. 

Een andere optie zou natuurlijk kunnen zijn om in het formulier te vermelden dat de naam van het bestand de naam in het dossier wordt.

[RKnol]

Hallo @Remco te Ronde 

Het is een mooie toevoeging op de app, maar ik mis wel het stukje communicatie van de module "uploaden diploma of certificaat" en de workflows zelf. Wij krijgen het namelijk niet voor elkaar nadat wij alle stappen hebben doorlopen om een workflow zichtbaar te maken in Self Service. Hoe herkent de module welke workflow gebruikt wordt?

[Remco te Ronde]

Hoi  @RKnol , 

Fijn dat jullie aan de slag zijn met de inrichting. Wellicht helpt dit kennisbankartikel je om te ontdekken waarom het niet lukt:

• Diploma/certificaat: Ik ben bezig met testen, maar ik zie na indienen geen Self Service workflow

  Mocht het toch niet lukken, als je een melding aanmaakt bij het ServiceCenter dan kijken we ook graag met je mee.

[Remco te Ronde]

Hoi @Bas Menken - Gemeente Leiden ,

Eenvoud en gebruiksgemak zijn belangrijke argumenten in dit proces. Als inderdaad iemand een document download uit bijvoorbeeld Mijn Diploma's (DUO) dan hebben deze altijd mooie namen.

Maakt iemand een scan (of foto met zijn telefoon) dan kan de bestandsnaam iets minder duidelijk worden. Uiteindelijk wordt die zichtbaar in het dossier. Maar de meeste medewerkers hebben enkele diploma's, dus in het dossier blader je daar ook eenvoudig door heen.

Ik snap je wens, maar op dit moment zie ik de toegevoegde waarde van een aanpasbare bestandsnaam (of extra toelichtende tekst) nog onvoldoende om dat aan te passen.

[JacquelineDeNiet]

@Remco te Ronde 

 Ik zie in het Personeelsdossier bij het geüploade document bij ingangsdatum de datum van vandaag staan, terwijl deze wel herkend en opgeslagen was als een datum in 2023, klopt dat?

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde ik ga toch mee met het idee van @Bas Menken - Gemeente Leiden ; het is natuurlijk heel vreemd als er een onduidelijke of gecodeerde omschrijving van een diploma in PDOL zit, waarbij je er dus maar doorheen moet gaan klikken om te vinden wat je zoekt.

Ik wil de volgende vergelijking maken: als ik wel eens naar jullie kantoor ga let ik hierop:

Op dit bord staat duidelijk wat ik achter deze afslag kan vinden (= naam/omschrijving diploma). En dus niet de coördinaten van dit weggedeelte 52.190222, 5.408548 (= onduidelijke bestandsnaam vanuit telefoon). Want in het laatste geval moet ik maar gokken of ik de juiste afslag neem, en er waarschijnlijk een stuk of drie rondom Amersfoort proberen om uiteindelijk goed uit te komen.

[Remco te Ronde]

Hoi @Marcel Bouman ,

Super bedankt voor deze leuke post die ik met een grote glimlach heb gelezen 😁! 

Ik zou bijna zeggen dat ik alleen al om die reden de suggestie serieus overweeg...

Allereest iets meer duiding. We zien natuurlijk dat er grofweg 3 soorten diploma's/certificaten zijn. Namelijk:

• Echte diploma's die je download vanuit DUO (die hebben altijd een goede naam, zie mijn voorbeeld als eerste bijlage)
• Minder relevante certificaten die ook digitaal worden aangeleverd (je moet jezelf niet te serieus nemen, maar mijn certificaat als Product Owner heb ik per mail ontvangen en die heeft ook direct een goede naam)
• Foto's of scans van papieren diploma's of certificaten (die hebben inderdaad nooit een mooie naam) 

Voorbeeld naam vanuit Mijn Duo	Voorbeeld (in top scherm gedeeltelijk zichtbaar) van digitaal certificaat

Maar inderdaad voor foto's of scans zou het mooi zijn om een oplossing te bedenken. Daarbij is het makkelijk om te bedenken hoe ik het niet wil oplossen:

• Ik wil géén tekst toevoegen voor de medewerker zoals: Let op: de naam van je diploma/certificaat moet begrijpbaar zijn voor HR, want dit komt terug in je personeelsdossier.
• Ik wil géén veld toevoegen die de medewerker moet toevoegen, bijvoorbeeld 'Naam opleiding/training'. Die vervolgens enkel en alleen wordt gebruikt om de naam van de bijlage te veranderen.
• Ik wil het liefst niks veranderen aan de bestandsnaam van échte diploma's vanuit DUO. Omdat het 'echtheidscertificaat' in de PDF essentieel is bij controle van fraude. En aanpassingen in de PDF zouden het echtheidscertificaat in het diploma kunnen laten vervallen.

Kortom, terechte suggestie van jou en @Bas Menken - Gemeente Leiden om hier toch iets mee te doen (en op een super leuke manier gedeeld als comment).

Ik ga er nog een paar dagen op broeden 🐔 en als ik een ei 🥚 heb gelegd over of/hoe het te verbeteren is laat ik het weten.

[Remco te Ronde]

Hoi @JacquelineDeNiet ,

Goeie vraag! Ik heb op basis van jouw vraag direct het volgende kennisbank artikel aangemaakt:

Diploma/certificaat: Kan ik zorgen dat de datum diploma/certificaat door gaat naar het dossier?

Hopelijk helpt dat je bij de gewenste inrichting.