Uitfasering e-mailservice Salarisdossier per 1 maart 2025

[#1]

Zoals aangekondigd in de Roadmap van oktober 2024 wordt per 1 maart 2025 de e-mailservice van Salarisdossier stopgezet.

De februari-producties die vóór 1 maart 2025 worden gepubliceerd zullen nog worden verwerkt door de e-mailservice.

Waarom stoppen we met de e-mailservice?

De e-mailservice bood medewerkers de mogelijkheid om per e-mail een bericht te ontvangen dat er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar was. Ook was het mogelijk voor de medewerker om in te stellen dat het betreffende document als bijlage in de e-mail werd meegestuurd. Met name deze laatste optie heeft altijd op gespannen voet gestaan met de richtlijnen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Om hier een moderne en veiligere oplossing voor te bieden bevat de Youforce App sinds enkele jaren de mogelijkheid om een (push-)notificatie te ontvangen als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is. Daarnaast wordt de notificatie ook getoond in de inbox van Mijn Youforce. Het document is dan ook meteen te raadplegen door op de notificatie te klikken. Nu de Youforce App steeds breder wordt gebruikt is besloten om de e-mailservice (ook voor alleen notificatiemails) niet langer aan te bieden.  

Toegang geven tot Youforce na uit dienst

Ons advies is om medewerkers ook na de uitdienstdatum toegang te geven tot Mijn Youforce, ook als er gebruik wordt gemaakt van single sign-on (SSO). Bij medewerkers uit dienst gaat het in de meeste gevallen om het kunnen downloaden van de laatste salarisspecificaties en de jaaropgave, maar bijvoorbeeld ook om de laatste declaraties in te dienen. 

Dit kan door de betreffende medewerkers te voorzien van een onyouforce.com-account waarmee ze nog steeds in kunnen loggen om naar hun medewerkerdossier te gaan. Raadpleeg voor meer informatie over de autorisatiemogelijkheden scenario’s 4 en 5 van dit artikel op de Visma-community:  Medewerker en account on- en offboarding - Visma Community. 

Het is eventueel ook mogelijk om de laatste salarisspecificatie en de jaaropgave te laten printen door de daarvoor bedoelde invoercode 02989 in Gemal te voorzien van de juiste waarde. Zie de Handreiking aansturing geprinte salarisstroken - Visma Community voor meer informatie.

Tenslotte is het niet altijd nodig om een medewerker uit dienst van een jaaropgave te voorzien. Sinds de werkgever/inhoudingsplichtige verplicht opgave moet doen aan de belastingdienst van de loonaangifte is een afzonderlijke jaaropgave aan het einde van het fiscale jaar niet langer verplicht. De betreffende gegevens staan vooraf ingevuld op de belastingaangifte. Ook staan ze op de laatste salarisspecificatie waarmee wordt voldaan aan artikel 28 van de Wet op de loonbelasting. 

Notificaties voor medewerkers in dienst

Medewerkers die in dienst zijn krijgen een notificatie in de inbox van Mijn Youforce en een (push-)notificatie in de Youforce App als er een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave beschikbaar is.

Voor organisaties die voor medewerkers in dienst nog geen gebruik maken van de Youforce App, maar die hun medewerkers toch willen informeren over een nieuwe salarisspecificatie is het een overweging om een algemene e-mail te sturen. Na het publiceren van de salarisspecificaties kan een e-mail worden gestuurd naar alle medewerkers met de mededeling dat de salarisproductie is afgerond en dat de documenten klaar staan in het medewerkersdossier in Mijn Youforce.

Ook is het een optie om op een intranetpagina een overzicht te bieden van de datums waarop de nieuwe salarisspecificaties beschikbaar komen en de betalingen worden uitgevoerd. 

[Ditske Loos1]

@Peter van Miltenburg Dank voor het bericht.

Komt er vanuit Raet een bericht naar de medewerkers die nu nog notificaties of stroken via de mail ontvangen?

Of is het de bedoeling dat organisaties dit zelf meedelen? 

[Peter van Miltenburg]

@Ditske Loos1 
De emailtekst is klantspecifiek, dus dit kan niet vanuit Visma | Raet worden gedaan. In principe worden voor de februari-producties nog mails verstuurd (mits deze voor 1 maart zijn gepubliceerd) en de maart-producties zijn de eerste die niet meer door de mailservice worden verwerkt. Het opnemen van tekst in de standaard notificatiemail is mogelijk niet voldoende, omdat vermoedelijk maar weinig medewerkers deze aangepaste tekst zullen lezen. Wellicht is het beter om een algemene mail te sturen, waarin dan ook kan worden gerefereerd aan de Youforce App of een alternatief.

[IngeborgEbbers]

@Peter van Miltenburg Kunnen wij zelf ergens inzien wie er op dit moment gebruik maken van de e-mailnotificatie? 

[FBB Zorgboog]

@Peter van Miltenburg ik heb dezelfde vraag als @IngeborgEbbers . Ik zou graag alleen de mensen die gebruik maken van die functionaliteit (ik denk de minderheid) willen informeren i.p.v. iedereen hiermee 'lastig' te vallen. 

[Marcel Bouman]

Dag @IngeborgEbbers  en @FBB Zorgboog , hier kun je zien aan wie een notificatie is verzonden:

Is dat wat jullie zoeken?

[FBB Zorgboog]

@Marcel Bouman Dank je. Denk dat ik hiermee wel uit de voeten kan. Was die optie alweer vergeten 🙄. 

[Peter van Miltenburg]

@IngeborgEbbers @FBB Zorgboog 
Dit is de directe URL naar het overzicht:  https://gebruikersaudit.youforce.com/auditsalmail.aspx

Deze werkt alleen als de gebruiker rechten heeft op autorisatiebeheer.

[Ingeborg Ebbers]

Dank @Marcel Bouman en @Peter van Miltenburg. Ooit wel geweten maar ondertussen weer vergeten 😬

[Timo van Son - AAG]

@Peter van Miltenburg zou je kunnen bevestigen dat de optie voor medewerkers om de e-mailservice in te stellen per 1 maart ook komt te vervallen? Of moeten we die zelf de-autoriseren?

[Peter van Miltenburg]

@Timo van Son - AAG 
Ja, de menuopties en de autorisatieopties zullen worden weggehaald uit Mijn Youforce en Autorisatiebeheer. Waarschijnlijk niet meteen op 1 maart, maar wel snel daarna.

[Marcel de Wekker WZH]

Goedemiddag @Peter van Miltenburg,

Ik zie dat inmiddels de menuopties m.b.t. e-mailservice weg zijn uit de YF portaal. Ik zie de applicaties en rechten nog wel actief binnen autorisatiebeheer?

Wij zijn een organisatie die nog geen gebruik maken van YF app. In nieuwsbericht staat het volgende: 

---

@Peter van Miltenburg  schreef:

Voor organisaties die voor medewerkers in dienst nog geen gebruik maken van de Youforce App, maar die hun medewerkers toch willen informeren over een nieuwe salarisspecificatie is het een overweging om een algemene e-mail te sturen. Na het publiceren van de salarisspecificaties kan een e-mail worden gestuurd naar alle medewerkers met de mededeling dat de salarisproductie is afgerond en dat de documenten klaar staan in het medewerkersdossier in Mijn Youforce.

Ook is het een optie om op een intranetpagina een overzicht te bieden van de datums waarop de nieuwe salarisspecificaties beschikbaar komen en de betalingen worden uitgevoerd. 

---

Is dit iets wat vanuit youforce / salarisdossier - gemal ingeregeld kan worden of word hier gedoeld op een algemene e-mail vanuit de organisatie zelf? Dit is niet duidelijk. 

Ik ben naar een alternatief op zoek om medewerkers binnen de organisatie wel te laten weten (liefst via de mail) dat er een salarisstrook klaar staat op de YF portaal. 

Btw, mailoverzicht salarisspecificatie werkt bij mij niet. Na openen komt er het volgende in beeld: U heeft geen schijfrechten voor deze functie.

[Peter van Miltenburg]

Hallo @Marcel de Wekker WZH ,

De opties in autorisatiebeheer zullen eind maart worden verwijderd.

Met de algemene mail wordt een mail vanuit de salarisadministratie van jouw organisatie bedoeld. In de meeste organisaties is een mailgroep beschikbaar waar alle medewerkers in staan, en de salarisadministratie kan na het publiceren van de salarisspecificaties een mail naar deze mailgroep sturen. Voor wat het mailoverzicht betreft zal dit waarschijnlijk niet bruikbaar zijn wegens ontbrekende rechten. Dit is een functie waarvoor rechten op gebruikersbeheer/autorisatiebeheer nodig is. Dit overzicht zal echter eind maart ook worden verwijderd.

[Marcel de Wekker WZH]

Goedemiddag  @Peter van Miltenburg,

Dank voor het snelle antwoord.

Oké helder Ik heb de juiste rechten op gebruikersbeheer /autorisatiebeheer, maar toch geen toegang tot mailoverzicht salarisspecificatie.