Nieuw Gebruikersbeheer vanaf 14 mei

[#1]

In de afgelopen periode hebben we met het team hard gewerkt aan een nieuw Gebruikersbeheer. We hebben al mooie functionaliteiten kunnen releasen en zijn dit nu samen met de pilot klanten aan het testen. Naast goede feedback, hebben we ook al veel complimenten mogen ontvangen. En daarom is dit hét moment om ook jullie een kijkje te geven in het nieuwe Gebruikersbeheer. 13 mei vanaf 18:00 uur zorgt het team ervoor dat Gebruikersbeheer voor alle klanten beschikbaar is. 

Waarom is Gebruikersbeheer vernieuwd?

Eén van de doelen van Visma | Raet is het vereenvoudigen van de software en dat willen we met het nieuwe Gebruikersbeheer ook doen. We willen meer overzicht bieden in de lijst met gebruikers, het eenvoudiger maken om gebruikers aan te maken en te wijzigen en we hebben het proces rondom certificaten vervangen, waardoor het kenmerken van een professional ook makkelijker is. 

Meer onderscheid in de rechten

Voor het nieuwe Gebruikersbeheer hebben we in Autorisatiebeheer meerdere rechten beschikbaar. Zo kan je iemand bijvoorbeeld ook alleen leesrechten geven in Gebruikersbeheer. Daarnaast hebben we onderscheid in het aanmaken, wijzigen en verwijderen van de gebruiker. Op deze manier kan je een gebruiker in Autorisatiebeheer specifiek de rechten geven die voor hem of haar relevant zijn. 

Audit log toegevoegd

Wanneer je in Gebruikersbeheer wijzigingen doorvoert, kan je dit ook terugzien in de audit log bij de gebruiker. We tonen hier alle wijzigingen die voor deze gebruiker zijn uitgevoerd in Gebruikersbeheer. Wanneer een gebruiker aangemaakt wordt vanuit Beaufort zal als uitvoerder ‘Systeem’ getoond worden. Let op: de wijzigingen die in Individueel Gebruikersbeheer zijn uitgevoerd worden in deze audit log niet getoond. Zie je geen audit log bij de gebruiker? Dan heb je voor deze gebruiker nog geen wijzigingen doorgevoerd in Gebruikersbeheer. 

De huidige rapportages op basis van Individueel Gebruikersbeheer blijven nog beschikbaar in Mijn Youforce.

Afscheid nemen Individueel Gebruikersbeheer

Met de komst van het nieuwe Gebruikersbeheer gaan we ook afscheid nemen van Individueel Gebruikersbeheer. Op 13 mei voegen we voor alle gebruikers die nu rechten hebben tot Individueel Gebruikersbeheer een nieuwe autorisatie toe, met de rechten tot het nieuwe Gebruikersbeheer. Ook verwijderen we het ‘oude’ recht in Autorisatiebeheer. Daardoor hoef je als beheerder niks aan te passen en zie je wanneer je in Mijn Youforce op Gebruikersbeheer klikt gelijk het nieuwe Gebruikersbeheer. 

Het nieuwe Gebruikersbeheer wordt voor alle klanten uitgerold, ook als je nog gebruikmaakt van HR Core Beaufort on prem en Toegangsbeheer. 

Toegang verloopdatum

Daarnaast gaan we ook afscheid nemen van de Toegang verloopdatum. In de afgelopen periode hebben we hier al verschillende wensen voor binnen gekregen op de community en ook in verschillende gesprekken met klanten kwam deze wens naar voren. Dit houdt in dat je in Gebruikersbeheer niet meer verplicht een verloopdatum hoeft in te vullen en dat gebruikers niet meer automatisch verlopen, en dus niet meer verlengd hoeven te worden. In het nieuwe Gebruikersbeheer kan je heel eenvoudig een gebruiker blokkeren.

De gebruikers waarbij de toegang verloopdatum gevuld is met een datum tot en met 12 mei 2024, zullen in het nieuwe Gebruikersbeheer geblokkeerd worden. Is voor een gebruiker de toegang verloopdatum gevuld met een datum van 13 mei 2024 of later, dan wordt deze datum genegeerd en niet overgenomen naar het nieuwe Gebruikersbeheer. Je kunt de huidige toegang verloopdatum controleren en eventueel aanpassen in Individueel Gebruikersbeheer. 

Uitfaseren certificaten

Tot slot gaan we ook stoppen met de certificaten. Op de oude manier kenmerk je iemand als professional door een certificaat te downloaden, deze hoefde je niet meer te installeren maar downloaden was nog wel een vereiste. Met deze nieuwe functionaliteit hoef je alleen nog maar het schuifje om te zetten om iemand professional te maken. 

In dit geval overschrijft deze functionaliteit het certificaat. Dus zodra je in Gebruikersbeheer het schuifje professional uitzet, behoud je je certificaat, maar ben je geen professional meer. In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen.

In Gebruikersbeheer tonen we het wel wanneer je een certificaat hebt. Je kunt deze alleen niet meer toevoegen of verwijderen. 

Gebruik je nog de Dossier connector? Controleer dan de einddatum van jouw certificaat en vernieuw deze. In dit artikel wordt je geïnformeerd over het uitfaseren van de Dossier Connector.

Wat doen wij? 

• Wij blijven Gebruikersbeheer verder ontwikkelen
• Wij ontwikkelen een handleiding zodat jij precies weet hoe het nieuwe Gebruikersbeheer werkt
• Wij zorgen ervoor dat jij en je mede beheerders toegang krijgen tot het nieuwe Gebruikersbeheer en zetten het huidige ‘Individueel Gebruikersbeheer’ uit

Wat doe jij?

• Gebruik je dossier connector? Controleer de einddatum van het certificaat in Individueel Gebruikersbeheer en download eventueel een nieuw certificaat
• Controleer eventueel de toegang verloopdatum van gebruikers in Gebruikersbeheer
• Houd de community in de gaten voor de nieuwste updates rondom Gebruikersbeheer

Ben je na het zien van het nieuwe Gebruikersbeheer enthousiast geworden en wil je ook als eerste toegang tot de nieuwe functionaliteiten? Stuur dan een mailtje naar sabine.koelewijn@visma.com en ik zal ervoor zorgen dat dit ook voor jouw organisatie geactiveerd wordt. 

[JvdB]

Betekend dit dat 13 mei individueel gebruikersbeheer ook echt uit gaat?

[Sabine Koelewijn]

@JvdB Ja, 13 mei vanaf 18:00 gaan wij individueel Gebruikersbeheer uitzetten. De functionaliteit die je daar deed, kan je in het nieuwe Gebruikersbeheer doen. Zoals het vullen van de identity voor Single Sign On. Ik heb zojuist de handleiding online gezet, dus dan kan je vast een kijkje nemen. 

[Wim Boogaard]

@Sabine Koelewijn, klopt het dat ook deze excercitie niet geldt voor de Education-klanten, die per 1-1-2025 Youforce verlaten? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Wim Boogaard, 

Nee, dit geldt voor alle klanten. We hebben ook uitgebreid met het education team getest en verwachten geen problemen met deze aanpassing. Daarnaast hoef je als beheerder hiervoor geen aanpassingen te doen en kan je vanaf 14 mei nog gewoon jouw werkzaamheden verrichten. Van de pilot groep hebben we teruggekregen dat het nieuwe Gebruikersbeheer erg intuitief is en anders hebben we altijd nog de handleiding om je op weg te helpen. 

[Wim Boogaard]

Bedankt voor je reactie @Sabine Koelewijn. 

[Raymond_de_Rozario]

Hoi @Sabine Koelewijn ,

Wellicht zie ik het helemaal over het hoofd, maar ik kan nergens die rechten terugvinden. Ook niet om te activeren. Graag je hulp. Ik zie namelijk alleen onderstaande opties:

[Raymond_de_Rozario]

Mijn bericht mag worden negeert 🙂

[Timo van Son - AAG]

@Sabine Koelewijn Het is mij nog niet helemaal duidelijk wat er exact gaat gebeuren, op welke wijze wordt het recht omgezet. 

Komt er een nieuwe autorisatie bij in de lijst waaraan specifiek de gebruikers worden toegekend die nu een vinkje bij Individueel Gebruikersbeheer hebben staan, of worden alle autorisaties waar Youforce Account Beheer onderdeel van is aangepast? 

En wordt deze automatische autorisatie 1-op-1 omgezet conform de huidige situatie; komen er in de nieuwe situatie dus automatisch vinkjes bij de rechten voor *aanmaken/*verwijderen/*wijzigen, of is de omzetting anders? 

[Ledoux]

Hallo,
Ik begrijp er weing van.

En in mijn IT-functie waarbij we gewoon alleen een dienst afnemen van Raet maar ik eigenlijk verantwoordelijk ben voor de administartie HRM in SAP,  ben ik de laatste tijd al veel te veel tijd kwijt an alle incuidenten die we door uitfaseringen krijgen.
Let op WML is GEEN Beaufort-klant en neemt aklleen GMAL-diensten af van Raet.

[MarcelvL]

Via individueel gebruikersbeheer kunnen we nu nog het “oude” wachtwoord resetten wat we nog nodig hebben voor Report Builder. 

Kan dit straks ook nog?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Timo van Son - AAG , 

Goed dat je dat aangeeft. vanaf 14 mei zul je in Autorisatiebeheer bij de applicatie Youforce Account Beheer de nieuwe rechten zien. Zoals op de printscreen te zien is zijn dat nu meerdere rechten omdat je onderscheid kunt maken tussen lees- en schrijfrechten. 

Op 14 mei zullen wij een extra autorisatie 'groep' toevoegen aan Autorisatiebeheer waarin we alle gebruikers met rechten voor Individueel Gebruikersbeheer de rechten geven voor het nieuwe Gebruikersbeheer. Je krijgt dan alle vier de rechten, want eerder kenden we dit onderscheid niet. Als beheerder kan je daarna de rechten ook toevoegen aan de bestaande autorisaties en kan je ervoor kiezen om bepaalde groepen alleen leesrechten te geven. 

Beantwoord dit jouw vraag? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Raymond_de_Rozario, 

Goed om te zien dat je al zo enthousiast bent gaan zoeken. Als je wilt kunnen we Gebruikersbeheer al voor jouw organisatie activeren en dan kan je al gebruikmaken van het nieuwe Gebruikersbeheer. 

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen @Ledoux, 

We begrijpen dat we de laatste tijd veel vernieuwingen hebben doorgevoerd en dat dit als veel kan voelen. Daarom willen we  we de beheerders bij deze release zo veel mogelijk ontzorgen. Dit doen wij door de gebruikers die nu al rechten hebben voor Individueel Gebruikersbeheer, op 14 mei ook de rechten te geven hebben voor het nieuwe Gebruikersbeheer. We halen in Mijn Youforce het proces/de module weg van Individueel Gebruikersbeheer. Dus als je op 14 mei inlogt in Mijn Youforce en klikt op Gebruikersbeheer, ga je direct naar het nieuwe Gebruikersbeheer. 

[Sabine Koelewijn]

Hallo @MarcelvL, 

Dat klopt en deze functionaliteit zal niet meer beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Maar we hebben met de Service Desk wel een proces om dit op te vangen. Je kunt straks namelijk voor het aanpassen van het wachtwoord een ticket aanmaken bij de Service Desk en dan kunnen wij het wachtwoord vernieuwen/herstellen. 

[Sabine Koelewijn]

Rectificatie: Het blokkeren van gebruikers in Youforce Account Beheer blijft toch nog langer beschikbaar. Wij adviseren om het gebruikers alleen nog vanuit het nieuwe Gebruikersbeheer te blokkeren, zodat je één werkwijze hebt en alles rondom de gebruiker op één plek kunt uitvoeren. 

[oscarwolbrink]

@Sabine Koelewijn 
Er gaat de laatste tijd ook veel mis, met het omzetten van functionaliteiten bij VismaRaet.

Kunnen jullie deze functionaliteit niet alvast vrijgeven voor beheerders, om te kijken of "alles" wel goed gaat?

Ik zit niet weer te wachten op incidenten waar geen rekening mee is gehouden en toch ineens voor problemen gaat zorgen.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @oscarwolbrink, 

Dat kan zeker. We hebben het namelijk al bij meerdere klanten aan staan. Als je wilt dat we het voor jouw organisatie ook aanzetten kan je een mailtje sturen naar: sabine.koelewijn@visma.com en dan zetten we Gebruikersbeheer voor jouw organisatie vast aan. 

[Raymond_de_Rozario]

@Sabine Koelewijn Kan je het ook aanzetten zodat we er naar kunnen kijken hoe alles eruit ziet, of betekend aanzetten meteen ook werken via die weg? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Raymond_de_Rozario, als we het voor 13 mei aanzetten dan behoud je nog toegang tot Individueel Gebruikersbeheer. Maar voor het kenmerken van een professional wordt al gekeken naar het nieuwe proces, dus dat zul je wel in het nieuwe Gebruikersbeheer moeten doen. Ook het blokkeren van een gebruiker moet in het nieuwe Gebruikersbeheer, daarom adviseren we om Gebruikersbeheer helemaal te gaan gebruiken zodra we het aanzetten. 

[Raymond_de_Rozario]

Hoi @Sabine Koelewijn,

Ik zou individueel gebruikersbeheer alleen maar als naslag/vergelijk gebruiken en de daadwerkelijke acties alleen via gebruikersbeheer doen. Bedankt! 

[Sabine Koelewijn]

@Raymond_de_Rozario Dat zou inderdaad de beste manier zijn. Als je interesse hebt, kan je mij een mailtje sturen met het klantnummer en dan zetten we Gebruikersbeheer voor je aan. 13 mei vanaf 18:00 uur zal Individueel Gebruikersbeheer ook voor de groep die eerder toegang hebben uitgezet worden. 

[Raymond_de_Rozario]

@Sabine Koelewijn , je hebt mail 🙂

[Riny]

@Sabine Koelewijn 

Hallo Sabine

Ik begrijp uit de handleiding dat ik voor de professionals met certificaat een schuifje om moet zetten.

Kan ik bij mezelf na de overgang naar het nieuwe gebruikersbeheer het schuifje aanzetten als professional/beheerder?

Of heb je als beheerder toegang tot het nieuwe gebruikersbeheer zonder het schuifje aan te zetten?

Hartelijke groet,

Riny Puts

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Riny, 

Voor alle bestaande gebruikers met certificaten zorgen wat dat het schuifje al om staat. Alleen vanaf het moment dat het nieuwe Gebruikersbeheer gebruikt gaat worden, dan moet je voor nieuwe gebruikers het schuifje omzetten als deze gebruiker de professional rechten moet krijgen. 

Aangezien Gebruikersbeheer voor professionals is kan je hier inderdaad alleen bij als het schuifje voor professional aan staat. Maar voor jouw als beheerder zal deze op 13 mei vanaf 18:00 uur aan staan. 

[Riny]

@Sabine Koelewijn 

Dank je wel. 

Hartelijke groet,

Riny Puts

[Jolanda_Pelle]

Bij ons wordt het veld voor identity automatisch gevuld in het account beheer vanuit HelloID. Ik neem aan dat dat niet wijzigt. Wordt dat ook hier weergegeven of blijft dat veld hier leeg?

Ik ga ook een mail sturen @Sabine Koelewijn  om het open te zetten. Ook hoop ik dat de opties in Mijn Youforce wat minder worden in gebruikersbeheer. Het is wel zoeken soms naar de juiste optie. Een voorportaal wat we hadden is prettiger voor beheer. Net als voor Self Service, beheer. Dat werkt zo ook niet prettig. Ik ga altijd naar Self service.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Jolanda_Pelle, 

Ook dan blijft de werking hetzelfde. Alleen in plaats van Individueel Gebruikersbeheer, zie je dit straks terug in Gebruikersbeheer. Dus als het veld gevuld werd in Individueel Gebruikersbeheer, dan gebeurt dat straks ook in het nieuwe Gebruikersbeheer. 

Ik ben wel benieuwd wat je bedoeld met je tweede opmerking. Zou je me daarvoor een mailtje willen sturen? Dan hoop ik dat we dit verder kunnen bespreken. Mijn mailadres is sabine.koelewijn@visma.com. 

[Jos Kötte]

@Sabine  Hoi Sabine, de optie groepsgewijs gebruikers verwijderen blijft dat bestaan in de nieuwe situatie? Of moeten we straks per gebruiker gaan verwijderen. Wij schonen namelijk rond 1-juni de gebruikers die het afgelopen jaar vóór 1 december uitdienst zijn gegaan op in Youforce via het groepsgewijs gebruikers verwijderen (uitzonderingen daar gelaten als er een herrekening is geweest over het jaar heen). Ze hebben nog zolang toegang om ook hun jaaropgave op te kunnen halen, vandaar. Groeten, Jos

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn Komt er met het nieuwe gebruikersbeheer ook eindelijk een oplossing voor het volgende zeer storende probleem: wanneer in individueel gebruikersbeheer een zakelijke emailadres 1x handmatig is ingevuld, dan wordt dat adres nooit meer automatisch overschreven. Daar komt bij dat je nergens aan kunt zien dat het adres ooit (soms al jaren geleden) handmatig is overschreven. De enige oplossing is dan het Youforce-account verwijderen en opnieuw laten aanmaken, maar dat is eigenlijk niet de bedoeling.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Jos Kötte,

Jazeker, deze functionaliteit blijft voor nu gewoon nog bestaan. De werking blijft ook hetzelfde, alleen de functionaliteit Individueel Gebruikersbeheer wordt vervangen door het nieuwe Gebruikersbeheer. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FBB Zorgboog, 

Met het nieuwe Gebruikersbeheer hebben we ingesteld dat wanneer een gebruiker een persoonsnummer vanuit Beaufort heeft, de gebruikersinformatie niet aangepast kan worden in Gebruikerbeheer. Dit moet dan gedaan worden vanuit Beaufort. Wat je wel voor deze gebruikers, die vanuit Beaufort komen, aan kunt passen is de external identity en de rechten voor professional.

Gebruikers die je aanmaakt in Gebruikersbeheer kan je natuurlijk wel het e-mailadres en de naam van wijzigen. 

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn maar wat gebeurt er dan met de bestaande gegevens? M.a.w. worden de huidige gegevens zoals het (zakelijke) emailadres opnieuw opgehaald of blijft alles onaangetast. In dat geval blijft het probleem dat het zakelijke emailadres, wanneer dit een keer handmatig is aangepast in individueel gebruikersbeheer, niet overschreven wordt door de gegevens in beaufort. En dan?

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FBB Zorgboog, 

De gegevens worden niet opnieuw opgehaald vanuit Beaufort. Dus als dat zich inderdaad voordoet dan worden de problemen uit het verleden niet automatisch opgelost. Maar met de nieuwe oplossing zal dit in de toekomst niet meer voorkomen. Mocht je nu al medewerkers hebben bij wie zich voordoet, dan kan je hiervan een melding maken bij het Service Center en zullen we dit verder onderzoeken.