Nyheder i Visma Løn – Side 6

Ferie på forskud giver dig som arbejdsgiver mulighed for at indgå en aftale med dine medarbejdere om, at de kan afholde dele af deres ferie allerede før, at medarbejderne har optjent den. Når en arbejdsgiver har tilladt en medarbejder at holde ferie på forskud, vil medarbejderen blive modregnet i takt med at ny ferie efterfølgende optjenes.

Tildeling af forskudsferie kan dog give bagslag hvis du, som arbejdsgiver, ikke er opmærksom på at gøre det korrekt. 

To vigtige regler for ferie på forskud

1. Det kræver en aftale
   For at kunne tildele medarbejdere ferie på forskud kræver det en gensidig aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder. Som arbejdsgiver skal man kunne dokumentere de aftaler, man indgår med sine medarbejdere om forskudsferie. Kan man ikke det, vil det ikke være muligt at modregne den lånte ferie på lovlig vis. Derfor anbefaler vi, at I indgår en skriftlig aftale med jeres medarbejdere. Det kan I f.eks. gøre via denne skabelon >
   
   
2. Forskudsferien skal kunne optjenes i indeværende ferieår 
   Medarbejderen skal kunne nå at optjene den ferie, som medarbejderen ønsker at afholde, inden for indeværende ferieår. Kan medarbejderen ikke det, vil du som arbejdsgiver ikke kunne modregne den lånte ferie, og ferien vil ende som en udgift for virksomheden.
   
   Eksempel:
   Med den nye ferielov løber ferieåret fra 1. september til 31. august året efter. Det vil sige, at når vi kommer til månederne juli og august, er det kun muligt at aftale at kunne holde henholdsvis 4,16 og 2,08 feriedage inden 1. september.
   Hvis en medarbejder f.eks. får 5 feriedage på forskud i juli måned, vil differencen på 0,84 feriedage kvalificeres som arbejdsgiverbetalt frihed og derfor ikke som almindelig ferie.

Få hjælp til ferie på forskud

• Se optaget webinar om ferie på forskud

  På dette optagede webinar bliver du præsenteret for, hvordan Visma Løn håndterer registrering af ferie på forskud, og hvad du konkret selv skal gøre i systemet. Se optaget webinar >
  
  

• Hent en gratis aftaleskabelon
  

  Som tidligere beskrevet er det vigtigt at sikre den korrekte dokumentation, når I indgår aftale om ferie på forskud. Gør processen nemmere ved at benytte vores gratis guide og aftaleskabelon. Hent skabelon > 

Sidder du ned? For vi har en glædelig nyhed, som måske vil gøre dig blød i knæene. Rapporten “Udvidet afvigelseliste” i Visma Løn kan nu bruges kvit og frit. Den gør det nemt at spotte afvigelser, inden lønnen køres. På den måde er du et skridt nærmere på en fejlfri lønkørsel. 

Har du ikke rapporten i dag

Hvis du ikke bruger rapporten i dag, hjælper vi dig i gang - gratis. Det kræver blot, at du vælger op til 10 parametre, du gerne vil se afvigelser på. Det kan fx være bruttoløn, nettoløn, bonus, timeløn, fri bil m.m. 

Udfyld dette skema for at komme i gang >> 

(Bemærk: Hvis du ikke ønsker, at gøre brug af alle 10 parametre, skriver du blot 'Ønsker ikke' ved udfyldelse af skemaet, da der skal udfyldes en værdi i alle). 

Bruger du raporten i dag

Betaler I for rapporten i dag, har vi fremadrettet sløjfet regningen. Det betyder, at I pr. 1. oktober 2022 ikke længere skal betale for rapporten.

Denne artikel handler om vores Visma Løn Tools, der er en udvidelse til Microsoft Excel og muliggør videre arbejde med data fra Visma Løn. Det nyeste skud på stammen er “Læs Anmærkningsliste” der sammen med det, for nogle, velkendte “SplitStamkort” udgør Visma Løn Tools. Begge værktøjer kan du læse mere om i artiklen.

Nederst i artiklen finder du en vejledning til installation og brug af “Læs Anmærkningsliste” og “SplitStamkort”. Når værktøjerne er installerede, ligger de fast i menulinjen i Excel.

Sådan fungerer “Læs Anmærkningsliste”

Det nyeste af vores Visma Løn Tools er “Læs Anmærkningsliste”. Det åbner den ellers ”låste” HTML-rapport i Microsoft Excel-format, så du lettere kan redigere og filtrere data. Værktøjet giver også mulighed for, at data kan dannes automatisk til Decentral Registrering.

Sådan fungerer “SplitStamkort”

“SplitStamkort” er et værktøj, der giver dig et mere overskueligt stamkort i Excel. Du slipper for at splitte data op i kolonner og underark manuelt - filen gør det for dig. Derudover kan “SplitStamkort” også hente den nyeste information på medarbejderne fra CPR-registeret. Via decentral indlæsning bliver oplysningerne opdateret direkte i lønsystemet. 

Har du allerede “SplitStamkort” liggende på din computer, skal du blot erstatte den gamle fil med den nye for også at kunne benytte det nye værktøj. Med filen i denne artikel installeres både “SplitStamkort” og “Læs Anmærkningsliste” på én gang.

Opdatering: Nu kan en opdateret version af samme makrofil også hjælpe dig med at hente nyeste informationer på medarbejderne fra CPR-registeret til Visma Løn. 

Installering

For at installere værktøjerne skal du downloade denne fil. (Filen downloades automatisk ved klik på linket.) 

Bemærk at .XLAM-filen skal ikke åbnes, men blot downloades og gemmes et bestemt sted lokalt på maskinen. Alt dette står beskrevet i installations vejledningen, som også bør downloades eller udskrives.

Teknisk support

Vær opmærksom på, at vi ikke kan ikke tilbyde support i forbindelse med installation og brug af Visma Løn Tools. Tag gerne fat i din egen IT-afdeling, eller en Excel-kyndig kollega, hvis du har problemer med at komme i gang.

Samlet ferieliste - få samlet flere rapporter til én enkelt

Skal der styr på ferieregnskabet, kan du bruge dette værktøj til at danne dig et overblik over medarbejdernes tilgode saldi. Værktøjet er udviklet i Excel 2013, men vil givetvis fungere i senere versioner. Vedlagt i artiklen finder du en vejledning til installering og brug. Filen til installering kan hentes her.

Opdatering: Filen er blevet opdateret, så du kan vælge hvilke ferieår, der skal vises i rapporten. Det vil sige, at det nu er muligt at få vist to kolonner med henholdsvis ferie fra det gamle og det nye ferieår. 

Skabelon og guide til aftale om ferie på forskud

Som følge af den nye ferielov kan arbejdsgivere fra den 1. september 2020 lovligt indgå en aftale med sine medarbejdere om, at de kan afholde dele af deres ferie allerede før, at medarbejderne har optjent den. Det kræver dog to ting:

1. En dokumenteret aftale
2. Mulighed for ferieoptjening i indeværende ferieår

Vi har lavet en guide til dig, der gør dig klogere på reglerne omkring ferie på forskud. I guiden finder du også en skabelon, som er lige til at printe og anvende, hvis I skal indgå aftaler om ferie på forskud i din organisation.