Ostotilausten luonti hälytyslistalta toiminnossa on mahdollista luoda ostotilausehdotukset hälytyslistalta valituille nimikkeille.
Toiminto on käynnistettävissä Ostotilaukset -valikon kohdasta Ostotilaukset hälytyslistalta. Toiminnon ohjeesta on tutustuttavissa tarkemmin toiminnossa käytettävissä oleviin rajauksiin ja valintoihin.
Ostotoimitus on mahdollista poistaa ostotilaukselta ostotilaustenhallintaikkunassa tai toimituksen kirjausikkunan kautta.
Ostotilaustenhallinnassa:
Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse Näkymä kohtaan ”Ostotoimitukset”
Jos Ostotoimituksen tila on ”Laskutettu”, tällöin toimitusta ei voi poistaa
Valitse haluttu toimitus aktiiviseksi ja valitse Ostotilaustenhallintaikkunan työkaluriviltä ”Poista valitut ostotoimitukset” –painike poistaaksesi ostotoimituksen
Ostotoimituksen kirjausikkunasta:
Avaa ostotoimitus kirjausikkunaan Ostotilaustenhallinnan ”Ostotoimitukset” näkymästä
Ota ”Ostotoimitus” muokkaus –tilaan ja valitse työkaluriviltä ”Poista” painike
Katso video-ohje
Ostotoimituksen siirtäminen ostolaskuksi
Ostotoimitusta ei voi siirtää ostolaskuksi, kuitenkin Ostoreskontra-osiossa on mahdollista hakea ostolaskun pohjaksi ostotoimituksen tiedot. Toiminto vaatii siis Ostotilaus- ja Ostoreskontra-osiot Passeliin ja ostotoimitus ei saa olla ”Laskutettu” tilassa.
Avaa Ostoreskontra osiosta ”Uusi ostolasku”
Valitse ostolaskulle toimittaja, jonka toimituksia haluat ostolaskun pohjaksi
Avaa ”Toimittaja” -valikosta ”Merkitse toimitukset laskutetuiksi”
Tarkista, että olet valinnut ”Tuo tiliöinnit ostolaskulle” -ostotoimitusten valinnassa
Valitse toimitukset, joiden tiedot tuodaan ostolaskun riviosalle ja paina ”OK” -painiketta
Tarkista, että ostolaskun rivit ovat oikein ja tallenna ostolasku
Ostotilaukselle voidaan kirjata toimitus ostotoimituksen kirjausikkunassa tai ostotilaustenhallinnan kautta.
Avaa Ostotilaustenhallinta ja valitse toimitettava ostotilaus aktiiviseksi
Valitse Ostotilaustenhallinnan työkaluriviltä ”Luo ostotilaukselle uusi toimitus” –painike tai paina F3 -näppäintä
Toimitustyyppi valitaan sen mukaan miten se on toimitettu
”Toimitettu kuten tilattu” valinta tarkoittaa, että ostotilaus on toimitettu kokonaisuudessaan
”Uusi ostotoimitus” valinnalla voidaan määritellä itse miten tilaus on toimitettu
”Asetetaan ostotilaus toimitetuksi” valinnalla voidaan merkitä ostotilaus käsitellyksi ilman toimitusta
Toimitustyypin valintaikkunassa voidaan myös syöttää toimituksen yksilöintitiedot eli ”Lähete no” ja ”Rahtikirja”
Samassa yhteydessä voidaan päivittää myös nimikkeen hankintatietoja ”Päivitä ostohinnat” valinnalla, jolloin nimikkeen hankintatietoihin päivittyy uusi ostohinta. Mikäli ostotilauksella olevilla nimikkeillä ei ole hankintatietoja ostotilauksen toimittajalta niin hankintatiedot voidaan lisätä valinnalla ”Lisää toimittaja nimikkeen toimittajaksi”
”OK” painikkeella voidaan kuitata nimikkeet toimitetuksi, jolloin nimikkeiden varastosaldot myös päivittyvät
Nimikkeen hinta määräytyy ostotilaukselle nimikkeen hankintatietojen mukaan.
Mikäli ostotilaukselle on annettuna toimittaja, ohjelma tarjoaa nimikkeelle kyseisen toimittajan mukaisia hankintatietoja, jotka ovat määritetty Nimikekortille
Mikäli ostotilaukselle ei ole annettuna toimittajaa, nimikkeen keskihintaa tarjotaan ostohinnaksi
Mikäli tilatulle nimikkeelle ei ole perustettu annetun toimittajan hankintatietoja, käytetään nimikkeen keskihintaa hankintahinnoissa
Ostotilaukselle on mahdollista kirjata osatoimitus, mikäli kaikkia ostotilauksen tuotteita ei saavuteta kerralla.
Avaa Ostotilaustenhallinta
Valitse toimitettava ostotilaus ja valitse työkaluriviltä ”Luo tilauksesta uusi toimitus” tai paina F3 -painiketta
Valitse toimitustyypiksi ”Uusi ostotoimitus” ja kirjaa vapaavalintaiset ostotoimituksen yksilöintitiedot
Ostotoimituksen kirjausikkunassa voit kirjata nimikkeiden toimitetut määrät ”Toimitettu” sarakkeeseen
Kirjausikkunassa voit myös vaihtaa toimituksen päiväyksen ja syöttää ostotoimituksen yksilöintitiedot, kuten ”Lähete” ja ”Rahtikirja”
”Tallenna muutokset työkalurivin ”Tallenna” -painikkeesta
Arvonlisäveroprosentin muuttuessa ohjelmaan tulee lisätä uusi arvonlisäverokanta.
Voit näiden ohjeiden mukaisesti lisätä uuden verokannan, asettaa sille kirjanpidon tilinumeron ja asettaa sen kirjanpidon oletustiliksi. Lisäksi voit muuttaa myytäville nimikkeille uuden veroprosentin ja myyntitilin.
Huomaathan, jos sinulla on Liikekirjanpito moduuli, on suositeltavaa vaihtaa ohjelma uuteen versioon sillä ohjelman kirjanpidonraportit eivät tue uutta verokantaa 25,5% !
-Lisää ohjelmaan uusi arvonlisäverokanta
Arvonlisäverokannat löytyy Perustiedot valikon kohdasta Arvonlisäverokannat. Saatte syötettyä uuden verokannan painamalla hiirellä viimeisen verokannan päälle jolloin avautuu uusi tyhjä rivi. Sinne syötetään Vero % 25,5 ja Selite Alv 25,5% (tilanne 1.9.2024)
Ohjelma ehdottaa useissa toiminnoissa käytettäväksi ensimmäistä arvonlisäverokantojen ylläpidosta löytyvää verokantaa. Verokantojen järjestystä voidaan muuttaa työkalurivin nuoli -painikkeilla.
-Muuta tarvittaessa uusi arvonlisäverokanta tuotteille
Kohdasta Kortistot - Nimikekortisto voit muuttaa arvonlisäverokannan kortti kerrallaan. Mikäli haluat vaihtaa kaikkien tuotteiden veroprosentin kerralla, tulee ohjelma vaihtaa uudempaan versioon! Ottamalla nimikekortin muokkaa tilaan ja valitsemalla kohtaan Myyntiverokanta alasvetovalikosta uuden luomasi verokannan. Mikäli käytössäsi on myyntitilit niin hae sinne myös vastaava kirjanpidon Myyntitili 25,5%. Tee sama myös Ostoverokannalle ja ostotilille jos ne ovat käytössä. Ohjeet tilien luonnista alla olevassa ohjeessa.
-Muuta tarvittaessa Toimittajakortille uusi arvonlisäverokanta ja ostotili
Toimittajakortiston tietoja käytetään oletusarvoina kirjattaessa toimittajalle esim. ostotilausta tai ostolaskua. Toimittajakortisto aukeaa ostotilaukset, ostoreskontra ja varastokirjanpito osioiden kortistot -valikon Toimittajakortisto -toiminnolla.
Ostotili-pudotusvalikosta valitaan toimittajan ostotili. Ohjelma tarjoaa toimittajakortistoon määriteltyä ostotiliä oletusarvona ostotilauksen ja ostolaskun sekä nimikekortiston hankitatiedot -välilehden kirjanpitotiliksi. Ohje kirjanpitotilin perustamisesta alapuolella.
Verokanta-pudotusvalikosta valitaan toimittajan arvonlisäverokanta. Ohjelma tarjoaa toimittajakortistoon määriteltyä verokantaa oletusarvona ostotilauksen ja ostolaskun sekä nimikekortiston hankintatiedot-välilehden arvonlisäverokannaksi. Toimittajakohtaista verokantaa käytetään vain silloin, kun halutaan kirjata kaikki toimittajaan liittyvät ostot yhdelle verokannalle.
-Lisää tarvittaessa uuden arvonlisäverokannan kirjanpitotilit tililuetteloon
Kirjanpitotilit määritetään Perustiedot valikon kohdasta Tililuettelon ylläpito käynnistyvässä Tilien muokkaus -toiminnossa. Huom. Jos käytössä on Liikekirjanpito osio, tilit lisätään kyseisen osion kohdasta Perustiedot - Tilikartta Uusi kirjanpitotili lisätään tilien muokkaus -ikkunan työkalupalkin Uusi tili -toiminnolla. Lisätään esimerkiksi rivi: Tili no: 3004 , Selite: Myynti 25,5%, Tilityyppi: Myyntitili, Verokäsittely: Suoritettavat verot. Voitte tarkistaa halutun tilinumeron myös kirjanpitäjältänne. Samoin määriteltävä muut uutta verokantaa käyttävät tilit kuten ostotili, myynnin ja ostojen alennukset jne. Tallennettaessa ohjelma lajittelee tilit numerojärjestykseen.
-Määrittele tarvittaessa oletustilinumero uuden verokannan kirjanpitotilille
Tiliöintiautomatiikka perustuu tapahtumatyypin mukaisiin järjestelmätileihin, joiden avulla ohjelma kirjaa tapahtumat käyttäjän ennalta valitsemille kirjanpitotileille, joita kutsutaan oletustileiksi. Järjestelmätilit ohjelma luo automaattisesti.
Perustiedot - Oletustilien ylläpito
Tilinumero-kenttään valitaan hiirellä klikkaamalla ja alasvetovalikosta valitsemalla kirjanpitotili eli oletustili, jota ohjelma käyttää. Järjestelmätiliä vastaavan kirjanpitotili valitaan järjestelmässä käytössä olevista tileistä. Katso tänne kaikki tarvitsemasi tilit jotta ohjelman käyttö olisi mahdollisimman jouhevaa. Mikäli järjestelmätiliä vastaavaa kirjanpitotiliä ei ole valittu, näkyy kirjanpidon tilinumerona järjestelmätilin luoma 6-numeroinen numero.