Passeli+ Professional käyttövinkit

  Arvonlisäveroprosentin muuttuessa ohjelmaan tulee lisätä uusi arvonlisäverokanta. Voit näiden ohjeiden mukaisesti lisätä uuden verokannan, asettaa sille kirjanpidon tilinumeron ja asettaa sen kirjanpidon oletustiliksi. Lisäksi voit muuttaa myytäville nimikkeille uuden veroprosentin ja myyntitilin. Huomaathan, jos sinulla on Liikekirjanpito moduuli, on suositeltavaa vaihtaa ohjelma uuteen versioon sillä ohjelman kirjanpidonraportit eivät tue uutta verokantaa 25,5% !   -Lisää ohjelmaan uusi arvonlisäverokanta Arvonlisäverokannat löytyy Perustiedot valikon kohdasta Arvonlisäverokannat. Saatte syötettyä uuden verokannan painamalla hiirellä viimeisen verokannan päälle jolloin avautuu uusi tyhjä rivi. Sinne syötetään Vero % 25,5 ja Selite Alv 25,5% (tilanne 1.9.2024) Ohjelma ehdottaa useissa toiminnoissa käytettäväksi ensimmäistä arvonlisäverokantojen ylläpidosta löytyvää verokantaa. Verokantojen järjestystä voidaan muuttaa työkalurivin nuoli -painikkeilla. -Muuta tarvittaessa uusi arvonlisäverokanta tuotteille Kohdasta  Kortistot -  Nimikekortisto voit muuttaa arvonlisäverokannan kortti kerrallaan. Mikäli haluat vaihtaa kaikkien tuotteiden veroprosentin kerralla, tulee ohjelma vaihtaa uudempaan versioon! Ottamalla nimikekortin muokkaa tilaan ja valitsemalla kohtaan Myyntiverokanta alasvetovalikosta uuden luomasi verokannan. Mikäli käytössäsi on myyntitilit niin hae sinne myös vastaava kirjanpidon Myyntitili 25,5%. Tee sama myös Ostoverokannalle ja ostotilille jos ne ovat käytössä. Ohjeet tilien luonnista alla olevassa ohjeessa.   -Muuta tarvittaessa Toimittajakortille uusi arvonlisäverokanta ja ostotili Toimittajakortiston tietoja käytetään oletusarvoina kirjattaessa toimittajalle esim. ostotilausta tai ostolaskua. Toimittajakortisto aukeaa ostotilaukset, ostoreskontra ja varastokirjanpito osioiden kortistot -valikon Toimittajakortisto -toiminnolla.   Ostotili-pudotusvalikosta valitaan toimittajan ostotili. Ohjelma tarjoaa toimittajakortistoon määriteltyä ostotiliä oletusarvona ostotilauksen ja ostolaskun sekä nimikekortiston hankitatiedot -välilehden kirjanpitotiliksi. Ohje kirjanpitotilin perustamisesta alapuolella. Verokanta-pudotusvalikosta valitaan toimittajan arvonlisäverokanta. Ohjelma tarjoaa toimittajakortistoon määriteltyä verokantaa oletusarvona ostotilauksen ja ostolaskun sekä nimikekortiston hankintatiedot-välilehden arvonlisäverokannaksi. Toimittajakohtaista verokantaa käytetään vain silloin, kun halutaan kirjata kaikki toimittajaan liittyvät ostot yhdelle verokannalle.   -Lisää tarvittaessa uuden arvonlisäverokannan kirjanpitotilit tililuetteloon Kirjanpitotilit määritetään Perustiedot valikon kohdasta Tililuettelon ylläpito käynnistyvässä Tilien muokkaus -toiminnossa. Huom. Jos käytössä on Liikekirjanpito osio, tilit lisätään kyseisen osion kohdasta Perustiedot - Tilikartta Uusi kirjanpitotili lisätään tilien muokkaus -ikkunan työkalupalkin Uusi tili -toiminnolla. Lisätään esimerkiksi rivi: Tili no: 3004 , Selite: Myynti 25,5%, Tilityyppi: Myyntitili, Verokäsittely: Suoritettavat verot.  Voitte tarkistaa halutun tilinumeron myös kirjanpitäjältänne. Samoin määriteltävä muut uutta verokantaa käyttävät tilit kuten ostotili, myynnin ja ostojen alennukset jne.  Tallennettaessa ohjelma lajittelee tilit numerojärjestykseen. -Määrittele tarvittaessa oletustilinumero uuden verokannan kirjanpitotilille Tiliöintiautomatiikka perustuu tapahtumatyypin mukaisiin järjestelmätileihin, joiden avulla ohjelma kirjaa tapahtumat käyttäjän ennalta valitsemille kirjanpitotileille, joita kutsutaan oletustileiksi. Järjestelmätilit ohjelma luo automaattisesti. Perustiedot - Oletustilien ylläpito Tilinumero-kenttään valitaan hiirellä klikkaamalla ja alasvetovalikosta valitsemalla kirjanpitotili eli oletustili, jota ohjelma käyttää. Järjestelmätiliä vastaavan kirjanpitotili valitaan järjestelmässä käytössä olevista tileistä. Katso tänne kaikki tarvitsemasi tilit jotta ohjelman käyttö olisi mahdollisimman jouhevaa. Mikäli järjestelmätiliä vastaavaa kirjanpitotiliä ei ole valittu, näkyy kirjanpidon tilinumerona järjestelmätilin luoma 6-numeroinen numero.  

Passelin varmistuspalvelu (Pilvivarmistus)   Passelin Pilvi Varmuuskopiot tallennetaan Eu alueelle (Irlanti). Tallennusalustan palveluntarjoajana toimii Microsoft (Azure). Kaikki liikenne pilvipalvelun ja Passelin välillä tapahtuu https protokollan mukaisesti salattuna.  Asiakas voi itse lisätä tietoturvaa entisestään, jos määrittää Passelin varmuuskopiot salasanalla suojatuksi.

PASSELI HENKILÖTIETOAPURI Lataa henkilötietoapuri tästä   Mikäli sinulla on tarve anonymisoida tai poistaa henkilötietoja niin voit ladata Henkilötietoapuri lisäohjelman koneellesi, jossa on myös Passeli asennettuna.  Ohjelman käyttö edellyttää aktiivista palvelusopimusta. Ohjelma on tietokantaan yhteydessä samoin kuin varsinainen ohjelma. Ohjelmaan sisäänkirjautuminen on mahdollista Pääkäyttäjä-tunnuksella, huomioiden ohjelmatasot.    Eräitä huomioitavia asioita: Työntekijöihin liittyviä tietoja poistettaessa ohjelma poistaa valitun työntekijän tiedot, ilman että se tarkastaisi ovatko tiedot yli 10 vuotta vanhoja(Iso varoituskolmio näkyy). Tietojen säilytysvelvollisuus mainitaan Ennakonperintälaissa. Asiakkaan tapahtumia ei voi poistaa jos: Kyseessä on Lasku tai kuitti ja se on tehty vuoden alusta 6v sisällä Tietojen säilytysvelvollisuus mainitaan Arvonlisäverolaissa. Muissa tapahtumissa tapahtuma on tehty vuoden sisällä vuoden alusta tai tapahtumaa ei ole käsitelty loppuun (esim. voimassaoleva tarjous). Henkilö- ja asiakaskortti on poistettava käyttäjän toimesta. Myyjäkortti on poistettava käyttäjän toimesta. Ostotilauksia ja -toimituksia ja ostolaskuja ei ohjelma käsittele. Toiminnanohjauksen kirjauksia ohjelma ei käsittele. Pankkiyhteysohjelman tiliotetietoja ohjelma ei käsittele, tiliotteet saattavat pitää sisällään hekilötietoja. Pääsääntönä asiakkaiden tapahtumilta anonymisoidaan vain ne kentät, joissa on melko varmasti henkilötietoa(esim. ei viitteenne- ja muistio-kenttiä). Ohjelma listaa toimintoon ne asiakkaat jotka luokitellaan yksityisasiakkaiksi, eli ei niitä asiakkaita joilla on Y- tai alv-tunnus.

MITÄ HENKILÖTIETOJA PASSELI+ Professional OHJELMA SISÄLTÄÄ?   Asiakaskortisto, sisältää asiakkaan nimi ja yhteystiedot, asiakaskortti voi pitää sisällään henkilön tietoja. Henkilökortisto, sisältää henkilön henkilötunnus, nimet, osoite, ym. yhteys- ja pankkitilin tiedot. Matkalaskuissa ja palkanlaskennassa on henkilön nimi, henkilötunnus, pankkitili ja yhteystietoja. Palkanlaskennassa on poissaolotietoja. Tarjous, myyntitilaus, myyntitoimitus, lasku, laskusuoritus, kuitti, sisältää asiakkaan nimi ja yhteystiedot. Suoritukset, sisältää asiakkaan nimen. Tulosteet, sisältää asiakkaan nimen ja mahdollisesti yhteystiedot. Raportit, sisältää asiakkaan nimen.   Kysymykseen, mitä ja millaisia tietoja minusta on teidän järjestelmästänne, voi kysyjälle kertoa kohtien 1. - 8. mukaiset asiat, riippuen missä roolissa tietoja ohjelmaan on henkilöstä tallennettu. Mikäli kysyjä haluaa nähdä tiedot, on mahdollista asiakaskortistosta ja henkilökortistosta tulostaa asiakkaasta ja henkilöstä tai/ja palkansaajasta tuloste. Varsinaisista tapahtumista kuten tarjouksista, myyntitilauksista, ym. voi tietoja tulostaa näytettäväksi.   Henkilötietojen anonymisoimiseksi ja poistamiseksi on sopimusasiakkaalla mahdollista käyttää Passeli Henkilötietoapuri ohjelmaa. Ohjelmalla on anonymisoitavissa tarjouksien, myyntitilauksien, laskujen, laskusuoritusten, kuittien, tapahtumia sekä palkkalaskelmat ja matkalaskut ovat poistettavissa ohjelmasta, valitulta henkilöltä. Tietojen anonymisoinnin tai poiston jälkeen asiakkaan tai henkilön kortti on vielä ohjelmassa, kortit tulee poistaa käyttäjän toimesta manuaalisesti.   Anonymisoinnin jälkeen anonymisoiduilla tiedoilla teksti Anon pp.kk.vvvv, päiväys on anonymisoinnin suoritus päiväys ja yhteystiedot ovat tyhjät.   Anonymisointi kohdistuu asiakkaan laskujen ja suorituksien sekä kuittien tapahtumiin joiden päiväyksestä on kulunut vähintään kuusi vuotta (Arvonlisäverolaki). Myyntitilaukset ja -toimitukset käsitellään mikäli ne ovat kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempia ja tilana on toimitettu, toimitettu suoratoimitus tai valmis. Tarjoukset käsitellään, jos päiväys on kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempi ja tila on 1(hyväksytty) ja tarjous ei ole enää voimassa. Vuokrauksen tapahtumat käsitellään tapahtuman päiväyksen ollessa kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempi ja vuokrauksen tila on valmis. Projekti käsitellään kun lopetuspvm on kuluvaa vuotta vähintään vuoden vanhempi ja tila on valmis tai hylätty.   Tapahtumien asiakastiedoista anonymisoidaan asiakasid ja -numero nimi, nimi2, osoite, postinumero, -toimipaika, maa, maakoodi, kieli, puhelin ja sähköposti, molemmista laskutus sekä toimitusasiakas tiedoista.   Asiakaskortin tiedot käyttäjä anonymisoi itse, tai poistaa ko. asiakkaan asiakaskortin.   Laskuilla on lain määräämä säilytysvelvollisuus. (Arvonlisäverolaki)   Palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten tiedoilla on lain määräämä 10 vuoden säilyttämisvelvollisuus. (Ennakkoperintälaki)

MITÄ MINUN TULEE TIETÄÄ HENKILÖ-/ASIAKASTIETOJEN SÄILYTYKSESTÄ?    EU:n tietosuojalain uudistuksen mukainen tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetusta sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetus määrää säännökset rekisteröityjen oikeuksista sekä rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän velvollisuuksista. Lain tarkoituksena on taata korkeatasoinen ja johdonmukainen suoja henkilötietojen käsittelyssä sekä helpottaa henkilötietojen vaihtoa viranomaisten kesken. Tietosuoja-asetusta on tarkoitus  täydentää ja täsmentää kansallisella lainsäädännöllä. Tietosuojalain on tarkoitus tulla voimaan 25.5.2018.   Tiedoilla on myös säilytysvelvollisuus, kuten palkkojen ja verovapaiden matkakustannusten säilytysvelvollisuus, palkkakirjanpito on säilytettävä tilikauden päättymisestä kymmenen vuotta.   Mikäli ohjelma sisältää henkilötietoja, rekisterinpitäjän on huolehdittava tietosuoja-asetuksien mukaisten tietosuojaperiaatteiden noudattamisesta, henkilötietojen käsittelyjen kaikissa vaiheissa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot ja poistettava tarpeettomat tai vanhentuneet henkilötiedot. Henkilötietojen oikaisu- tai poistopyynnön vastaanottamisen jälkeen on viipymättä, kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa ryhdyttävä niiden korjauksiin tai poistamiseen.   Tietosuojaperiaatteiden mukaan henkilötietoja on   käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti kerättävä ja käsiteltävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten kerättävä vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden päivitettävä aina tarvittaessa ‒ epätarkat ja virheelliset henkilötiedot on poistettava tai oikaistava viipymättä säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten.   Yrityksessä on hyvä tehdä kartoitus henkilötietojen nykytilasta. Lisäksi kannattaa laatia suunnitelmat ja käytännöt henkilötietojen keräämisestä, päivittämisestä, säilyttämisestä ja poistamisesta. Yrityksen on voitava osoittaa noudattavansa rekisterinpitäjän velvollisuuksia, henkilötietolain mukaisesti. Yrityksen on varmistettava se, että henkilötietoja kysyvä taho on oikeutettu kysymään ja saamaan pyytämänsä tiedot, samoin on tietojen poistopyynnön suhteen. Yrityksessä on hyvä olla henkilö joka tuntee henkilötietolain vaatimukset henkilötietojen käsittelyn osalta ja vastaa niistä.