Release Notes Payroll Business April 2024

[#1]

• Nieuw
• Toetsing CO2 rappport
• Salarisverhogingen met TWK niet meenemen in de pensioenberekening
• Nieuwe Signalering "Uitbetaalde fiscale ruimte > Mobiliteitsbudget"
• Mutatieverslag aangifte correcties
• Aangifte XML versturen via File API ( Hotfix 06-03-2024)
• Gewijzigd en verbeterd
• Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget
• Referentietabel "Reden ontslag transitievergoeding"
• Berekenen UFO premie
• Payrollelement Minimumloon
• Opgeloste meldingen
• Omschrijving werklocatie onjuist op de loonstrook (5750986)
• CAO FME - Eenmalige uitkering van 60 euro naar rato bij verlof
• Kostendrager niet selecteerbaar bij Boekingsgroep (6002914)
• Element komt niet door naar HRSS (4994477)

Nieuw 

Toetsing CO2 rappport

Aangifte plicht CO2 

Vanaf juli 2024 is de verwachting dat de plicht tot het registreren van de gemaakte kilometers voor de CO2 registratie ingaat, dit houdt in dat wanneer de aantal medewerkers 100 of meer is onder een registratie van een kamer van koophandel nummer, de klant verplicht is om de CO2 aangifte te doen. 

Om te bepalen of een aangifteplicht van toepassing is, is er een nieuw rapport die daarbij ondersteunt.

Rapport Toetsing CO2  aangifte plicht

Rapporten - Personeelsmanagement - Toetsing CO2 aangifte plicht

Dit rapport bevat drie tabbladen

• Medewerker: Deze bevat alle medewerkers die actief zijn per 1 januari van het in de rapporten scherm opgegeven jaar
• Totalen: Van alle medewerkers die voldoen aan de criteria om aangifte te doen, het totaal aantal medewerkers per kamer van koophandelnummer
• Parameters: Kort overzicht van de klant en uitvoerdata van het rapport

In de Payroll wordt op een aantal gegevens gecontroleerd of de medewerker aangifteplichtig is.

• Element 38 - Dienstberband indicatie  =  In dienst
• Element  498 Algehele blokkering = Nee
• Element 10204685 Aard arbeidsverhouding heeft niet de volgende waarde
• 11: Uitzendkracht
• 82 Payrolling
• 99: Niet van toepassing
• Element 465 Uren per week >= 4.62 uur per week, dat is dan:
•    20,00 - Maand
•  240,00 - jaar
•    18,46 - Per 4 weken
•    60,00 - Per kwartaal
• Element 10204751: Blokkeren loonaangifte staat op Nee

Rapport kolommen

Tabblad: Medewerker

Veld	Omschrijving
Jaar	Aangifte jaar
KvK	Kamer van koophandel, deze kan worden vastgelegd op het niveau: Klant Onderneming Bedrijf Organisatorische eenheid  Medewerker
Bedrijf	Bedrijf waar medewerker onder wordt verloond
Onderneming	Onderneming voor fiscale aangifte
Payroll	Ja - Payroll is actief en medewerker telt mee voor de CO2 aangifte Nee - Payroll is niet actief en medewerker telt niet mee voor de CO2 aangifte
Loonaangifte staat aan	Indicatie loonaangifte staat aan voor bedrijf Ja - Loonaangifte staat aan en medewerker telt mee voor de CO2 aangifte Nee - Loonaangifte staat uit en medewerker telt niet mee voor de CO2 aangifte
Organisatorische eenheid	Organisatorische eenheid waar medewerker aan is gekoppeld
Medewerkercode	De medewerkercode
Medewerkernaam	De opgemaakte naam van de medewerker
Contract	Contract code en naam van medewerker
Aard arbeidsverhouding	Indicatie Aard arbeidsverhouding van de medewerker (zie vorige paragraaf of medewerker meetelt voor de CO2 aangifte)
Soort medewerker	Indicatie van de soort medewerker (ter informatie )
Algehele blokkering	Indicatie algehele blokkering Ja, medewerker is geblokkeerd voor de salarisverwerking en telt niet mee voor de CO2 aangifete Nee -  Medewerker is NIET geblokkeerd voor de salarisverwerking en telt mee voor de CO2 aangifte
Loonaangifte geblokkeerd	Indicatie Loonaangfite geblokkeerd Ja, medewerker is geblokkeerd voor de loonaangifte en telt niet mee voor de CO2 aangifte Nee -  Medewerker is NIET geblokkeerd voor de loonaangifte en telt mee voor de CO2 aangifte
Toets uren per week	Toetsuren = 4.62 uur per week
Uren per week	Uren per week medewerker. Indien uren per week < 4.62 dan telt medewerker niet mee voor de CO2 aangifte
Meetellen	Indien voor alle mee tellende kolommen de medewerker meetelt voor de CO2 aangifte, telt de medewerker mee. Indien één van de kolommen niet voldoet, telt de medewerker niet mee.

Tabblad Totalen

Kolom	omschrijving
Jaar	Jaar van aangifte
KvK	Kamer van koophandel nummer
Aantal medewerkers te rapporteren	Aantal medewerkers bij wie in de medewerkertabblad de kolom Meetellen op JA staat
CO2-rapportage verplicht	Indien er per KvK nummer 100 of meer medewerkes op Ja staan, geldt voor  de gegeven KvKnr, dat zij aangifte plichtig is.

Wanneer een KVK aangifteplichtig is, zal van elke medewerker die reiskosten vergoed krijgt of declareert, de kilometers moeten worden geregistreerd t.b.v. de CO2 aangifte.

Scherm:

• Jaar - Kies het jaar waarover de aangifte toetsing moet plaats vinden
• Opslaan in - (Default = Gedeelde rapporten)
• Gedeelde rapporten: Iedereen die in Payroll Business kan inloggen kan het opgevraagde rapport downloaden .
• Mijn rapporten: Het rapport is alleen op te vragen voor degene die het rapport heeft opgestart.

Klik op Maak rapport om het rapport te starten.

Actie 

Voor het rapport uit om te verifieeren of een KvK aangifteplichtig is.

Salarisverhogingen met TWK niet meenemen in de pensioenberekening

Waarom

Voor diverse pensioenfondsen die aangesloten zijn bij het APG ( actueel speelt dit bij Woondiensten en het ABP) is het mogelijk gemaakt dat salarisverhogingen met terugwerkende kracht geen invloed hebben op de pensioenberekeningen van het huidige jaar. Maar pas het jaar daarop.

Hoe

De aanpassing is uitgevoerd op de pensioenregeling vaste grondslag (benoemde variant en eigenregeling) . Op het pensioen bedrijfsscherm en - medewerkersscherm is het veld Toepassen salaris verhoging (pens.) toegevoegd. Het veld heeft twee waardes:

Actueel

Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het huidige pensioenjaar meegenomen. Dit is de huidige werking en de default instelling.

Origineel

Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het nieuwe pensioenjaar meegenomen.

Actie

Alleen als de pensioenen bij ABP pensioenfonds of APG Woondiensten lopen moet u per pensioenpeildatum in 2024 het veld Toepassen salaris verhoging (pens.) op Origineel zetten. Anders hoeft u niets te doen.

Nieuwe Signalering "Uitbetaalde fiscale ruimte > Mobiliteitsbudget"

Waarom

Bij sommige mobiliteitsregelingen is het niet toegestaan om meer reiskosten fiscaal uit te ruilen dan het beschikbare Mobiliteitsbudget. Om dit te controleren is er een nieuwe signalering die afgaat op het moment dat er meer reiskosten wordt uitgeruild dan er Mobiliteitsbudget is uitbetaald.

Hoe

Via Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag kunt het het Signaleringsverslag opvragen

Actie

Deze Signalering is informatief, u kunt eventueel het bedrag van de fiscale ruimte verlagen.

Mutatieverslag aangifte correcties

Waarom

Sinds de vorige release is het mogelijk om de loonaangiftes 2023 handmatig te corrigeren. Dit kan nodig zijn als de salarisberekening is overgeschakeld naar "nabetaal" modus: eventuele wijzigingen over voorgaand jaar worden vanaf dat moment fiscaal gezien afgehandeld in het nieuwe jaar. Als er dan nog steeds wijzigingen in de loonaangifte van voorgaand jaar nodig zijn, moeten die handmatig toegevoegd worden in de eerder verzonden aangiftes. Voorbeeld:  nagekomen wijzigingen vanuit wagenpark beheer of 30% regelingen.

Hoe

Gebruikersgroep Loonaangifte/ Rapportage /  Mutatieverslag aangifte correcties

Dit rapport toont alle wijzigingen die handmatig door gebruikers in de correctieaangiftes gedaan zijn.

Je kunt filteren op onderneming, medewerker of tijdvak. Ook kun je zien welke gebruiker op welke datum bepaalde wijzigingen heeft gedaan.

Actie

Er is geen onmiddelijk actie vereist. Gebruik het rapport naar eigen inzicht om eventuele mutaties te controleren, bijvoorbeeld voorafgaand aan het verzenden, of bij controles achteraf.

Meer uitleg over het verschil tussen rekenen in correctie-modus en in nabetaalmodus vind je in de online help, bij Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen.

Aangifte XML versturen via File API ( Hotfix 06-03-2024)

Waarom

Vanuit de vorige Loonaangifte module was het mogelijk om het XML bestand van een Loonheffing nummer op te halen via een FILE API om zo te delen met bijvoorbeeld een Externe partij voor analyse doeleinden. In de nieuwe Loonaangifte hadden we deze functionaliteit nog niet meegenomen.

Deze functionaliteit is vanaf deze release ( 06-03-2024) beschikbaar gekomen in het systeem.

We hebben, mocht daar behoefte aan zijn, deze functionaliteit ook direct beschikbaar gesteld voor UPA berichten.

Hoe

Gebruikersgroep Loonaangifte  of (Pensioenaangifte )/ Instellingen / Aangifte stuurgegevens.

Er zijn 2 velden bijgemaakt op dit scherm t.b.v in eerste instantie de Loonaangifte berichten en de UPA berichten.

Wanneer een kopie van de XML beschikbaar moet komen voor de File API dan dienen de gegevens ingevuld te worden zoals beschreven bij de actie.

Op het moment dat een aangifte door de Belastingdienst of pensioenfonds als "verwerkt" dan wel "verwerkt met waarschuwingen" is beoordeeld zal automatisch de XML van desbetreffende aangifte en Loonheffingen nummer gedeeld worden middels de FILE API.

Voor de Inrichting van Keylane zullen we in een later stadium een beschrijving geven. 

Actie

Om dit te kunnen gebruiken dien jezelf, dan wel de externe partij die deze informatie graag wilt ontvangen, dit in te richten via het developers portaal.

Wanneer je gebruik wilt gaan maken van deze nieuwe functionaliteit voor de Loonaangifte dan wel de UPA bestanden is het noodzakelijk om dit aan te gevel bij de aangifte stuurgegevens.

Gebruikersprofiel Loonaangifte ( of Pensioenaangifte ) / Instellingen / aangifte stuurgegevens en vul onderstaand veld per Loonheffingen nummer en soort aangifte in:

Gewijzigd en verbeterd

Arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget

Waarom

Ter voorbereiding van de geautomatiseerde proces voor de CO2 aangifte, is de functionaliteit van de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget uitgebreid. Deze arbeidsvoorwaarde werkt dan eventueel samen met de arbeidsvoorwaarde reiskosten.

Hoe

Menu bijvoorbeeld: Medewerker - Contract - Arbeidsvoorwaardenpakket

Op klant- of bedrijfscao niveau kan worden vastgelegd of de mobiliteitsbudget naar rato berekend moet worden. Hiervoor zijn in basis 3 keuzen

• Mobiliteitsbudget bedrag omrekenen
• 01 - Niet van toepassing  - Dan wordt het mobiliteitsbudget niet naar rato werkdagen of deeltijdfactor omgerekend 
• 02 - Naar rato werkdagen - Mobiliteitsbudget wordt naar rato werkdagen berekend 
• 03 - Naar rato deeltijdfactor -  Mobiliteitsbudget wordt naar rato deeltijdfactor omgerekend (hiervan is de uren week de basis).
• Dagen omrekenen vanaf. Indien met het veld Mobiliteitsbudget bedrag omrekenen is gekozen voor 02 - Naar rato werkdagen, kan in dit veld worden vastgelegd vanaf hoeveel dagen per week er naar rato gerekend moet worden.
• Indien hier 5 staat: wordt voor elk dag dan minder is dan 5 dagen, naar rato gerekend (ook bij decimalen)
• Indien hier bijvoorbeeld 3 staat: Wordt de mobiliteitsbudget fulltime berekend totdat een medewerker 3 dagen per week of minder werkt.
• Indien hier 0 staat, wordt nooit naar rato gerekend, dit is gelijk aan de optie 01 - Niet van toepassing.
• Deeltijdpercentage omrekenen vanaf.  Indien met het veld Mobiliteitsbudget bedrag omrekenen is gekozen voor 03 - Naar rato deeltijdpercentage -  Mobiliteitsbudget wordt naar rato deeltijdpercentage omgerekend, wordt in dit veld vastgelegd vanaf welk deeltijdpercentage de berekening van de mobiliteitsbudget naar rato wordt berekend.
• Indien de waarde 100 hier staat, wordt bij elk deeltijdfactor kleiner dan 100 naar rato gerekend
• Indien de waarde 50 hier staat, wordt pas voor elk medewerker met een deeltijdfactor kleiner of gelijk aan 50 het mobiliteitsbudget naar rato gerekend
• Indien de waarde 0 hier staat, wordt de mobiliteitsbudget niet omgerekend, dit is gelijk aan de keuze  01 - Niet van toepassing.

Actie

Voor elk medewerker die 3 dagen of minder per week werkt, wordt naar rato werkdagen berekend.  Dit kan betekenen voor medewerkers die nu 4 dagen per week werken, dat zij de mobiliteitsbudget nu fulltime krijgen in plaats van 4/5e deel.

Controleer voor alle medewerkers met de arbeidsvoorwaarde Mobiliteitsbudget wat hoeveel dagen per week zij werken. Wanneer met een nieuwe inrichting het resultaat wijzigt, is het verstandig om af te stemmen of bij de medewerker de instellingen gelijk moeten zijn aan de keuze 02 Naar rato werkdagen waarbij het element Dagen omrekenen vanaf de waarde 3 wordt gezet, dit is niet nodig indien er andere afpsraken zijn gemaakt.

Referentietabel "Reden ontslag transitievergoeding"

Waarom

Vanuit bovenstaande referentietabel wordt aangestuurd of de "Reden uitdienst" wel of geen automatische Transitievergoeding moet berekenen. Het bleek dat de referentietabel niet meer up to date was, met de wettelijke wijzigingen van de tabel "Reden uitdienst". Vanaf deze release is per 01-01-2024 de tabel aangepast op nivo Nederland op nivo Nederland, eventuele afwijkingen kunt u zelf op een lager nivo inrichten.

Hoe

Menu Rapporten > Instellingen > Referentietabel

De Referentietabel ziet er nu als volgt uit:

Code	Omschrijving	Recht op Transitievergoeding	Nieuwe codes
01	Opzegging/ontslag door de werkgever binnen de proeftijd	Ja
03	Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever	Ja
04	Beëindiging arbeidsverhouding met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever	Nee
05	Opzegging/ontslag door werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid		Ja
06	Opzegging/ontslag door werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen		Ja
20	Einde arbeidsverhouding door opzegging werknemer, door toedoen of op initiatief van de werknemer	Nee
21	Opzegging/ontslag door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)		Nee
30	Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsverhouding voor bepaalde tijd	Ja
31	Einde van rechtswege om een andere reden (ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)	Nee
40	Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht	Nee
41	Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden	Nee
50	Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege onbekwaamheid of ongeschiktheid		Nee
51	Ontslag publiekrechtelijke aanstelling vanwege leeftijd/pensionering		Nee
90	De arbeidsverhouding loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd		Nee
91	De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever		Nee
92	De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe bij dezelfde werkgever		Nee
99	Een andere, hiervoor niet genoemde reden		Nee

Actie

Indien u wilt afwijken van bovenstaande tabel, kunt u de waarden aanpassen via: Instellingen > Berekening > Referentietabellenbeheer.

Berekenen UFO premie

Waarom

Voor overheidswerkgevers wordt de WW-premie niet berekend als AWF (laag, hoog of uitkering) maar als UFO premie (UitvoeringsFonds voor de Overheid). Dit is een aparte kolom op de afrekenmatrix.

Hoe

Menu: Medewerker \ Contract \ Loonheffingen (contract)

Op het scherm Loonheffingen (contract) kan je nu aangeven bij het contract of er UFO-premie of AWF-premie moet worden berekend. Default is dit veld leeg en wordt er AWF-premie berekend.

Actie

Indien je wilt dat bij medewerkers UFO premie wordt berekend in plaats van AWF dan moet je bij die medewerkers het veld Berekenen UFO op JA zetten.

Payrollelement Minimumloon

Waarom

Indien een medewerker fulltime werkt, dan moet het payrollelement Minimumloon worden gevuld en als een medewerker niet fulltime werkt, dan moet het payrollelement Minimumloon deeltijd worden gevuld. Bij de overgang naar het minimum uurloon per 1-1-2024 werd bij een fulltimer het payrollelement Minimumloon niet meer gevuld, maar ten onrechte het payrollelement Minimumloon deeltijd. 

Hoe

In deze release is dit met ingang van 1-1-2024 hersteld en wordt bij een fulltimer het payrollelement Minimumloon weer wel gevuld. 

Actie

Er is geen verdere actie vereist.

Opgeloste meldingen

Omschrijving werklocatie onjuist op de loonstrook (5750986) 

Melding 

Indien je er voor kiest om op de loonstrook de werklocatie toe te voegen, dan werd die niet goed getoond. De technische code van de werklocatie werd dan getoond en niet de omschrijving. 

Oplossing 

Met ingang van deze release is dit opgelost en wordt wel de omschrijving van de werklocatie op de loonstrook getoond. 

Actie

Er is geen verdere actie nodig. Indien je de werklocatie toevoegt bij de loonstrook wordt nu wel de omschrijving getoond. 

CAO FME - Eenmalige uitkering van 60 euro naar rato bij verlof

Melding 

Gedurende 18 maanden wordt er een eenmalige uitkering van €60,00 (voltijd dienstverband) uitgekeerd door de pensioenpremie van de werknemer te verlagen en die van de werkgever te verhogen. Deze uitkering werd niet verlaagd als een medewerker onbetaald ouderschapsverlof had.

Oplossing 

Per peildatum 1-1-2024 wordt de eenmalige uitkering wel verlaagd als de medewerker onbetaald ouderschapsverlof heeft.

Actie

Er is geen actie nodig.

Kostendrager niet selecteerbaar bij Boekingsgroep (6002914)

Melding 

Journalisering > Inrichting > Boekingsgroep

Het nieuwe element Kostendrager op het scherm Arbeidscontract was nog niet te gebruiken als criterium in een boekingsgroep. 

Oplossing 

Met ingang van deze release is dit opgelost en kan het element kostendrager geselecteerd worden.

Actie

Als je het nieuwe element in gebruik had genomen, en je wilt vervolgens gaan journaliseren per kostendrager, kies dan nu het nieuwe element als criterium.

Element komt niet door naar HRSS (4994477)

Melding

In de arbeidsvoorwaarde "Verlof opbouw methode" is het mogelijk om extra leeftijdsverlof ATV op te geven. Het gevenselement "Extra leeftijdsverlof ATV" was op medewerkerniveau ingericht, terwijl dit op contract niveau zou moeten, dit kon tot problemen leiden bij sommige interfaces.

Oplossing

Het niveau van het gegevenselement Extra leeftijdsverlof ATV is aangepast van medewerker niveau naar contract niveau. Nieuwe mutaties worden dan vastegelegt op contractniveau.

Actie

In de week na de release zullen de huidige mutaties op gegevenselement via een script worden verplaatst naar contractniveau.

[#2]

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2024 zijn gepland.

• Tijdens de releases op de geplande zaterdagen zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Welke producten die dag een release hebben, melden we vooraf via onze maandelijkse berichten bij Releases.
• Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.
• Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur.

De release kalender van Visma Raet vind je  hier.

Januari 2024
	1	2	3	4	5
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Februari
	5	6	7	8	9
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23
Za	3	10	17	24
Zo	4	11	18	25

Maart
	9	10	11	12	13
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24	31

April
	14	15	16	17	18
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Mei
	18	19	20	21	22
Ma		6	13	20	27
Di		7	14	21	28
Wo	1	8	15	22	29
Do	2	9	16	23	30
Vr	3	10	17	24	31
Za	4	11	18	25
Zo	5	12	19	26

Juni
	22	23	24	25	26
Ma		3	10	17	24
Di		4	11	18	25
Wo		5	12	19	26
Do		6	13	20	27
Vr		7	14	21	28
Za	1	8	15	22	29
Zo	2	9	16	23	30

Juli
	27	28	29	30	31	&nbsp
Ma	1	8	15	22	29
Di	2	9	16	23	30
Wo	3	10	17	24	31
Do	4	11	18	25
Vr	5	12	19	26
Za	6	13	20	27
Zo	7	14	21	28

Augustus
	31	32	33	34	35
Ma		5	12	19	26
Di		6	13	20	27
Wo		7	14	21	28
Do	1	8	15	22	29
Vr	2	9	16	23	30
Za	3	10	17	24	31
Zo	4	11	19	25

September
	35	36	37	38	39	40
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29

Oktober
	40	41	42	43	44
Ma		7	14	21	28
Di	1	8	15	22	29
Wo	2	9	16	23	30
Do	3	10	17	24	31
Vr	4	11	18	25
Za	5	12	19	26
Zo	6	13	20	27

November
	44	45	46	47	48
Ma		4	11	18	25
Di		5	12	19	26
Wo		6	13	20	27
Do		7	14	21	28
Vr	1	8	15	22	29
Za	2	9	16	23	30
Zo	3	10	17	24

December
	48	49	50	51	52	1
Ma		2	9	16	23	30
Di		3	10	17	24	31
Wo		4	11	18	25
Do		5	12	19	26
Vr		6	13	20	27
Za		7	14	21	28
Zo	1	8	15	22	29