Releases Youforce Dossier

Modified and improved Changes in the user interface Why In the March release the user interface of Payroll File - and My File - was changed to match it with other modules in Youforce, such as Home and Flex Benefits. This month also HR Self Service will update the user interface, and gradually all modules in Youforce will apply the unified user interface design called Nordic Cool. Based on the feedback of our users, small changes will be applied to improve the user experience even further. In this release the font has changed and some colors were adjusted to improve the readability. How After opening Payroll File or My File the menu bar now has a light grey background, and the active menu item has a blue background. This way there is a clear distinction between the menu and the tabs and the active menu item stands out. Also the icons of the document format are shown in blue and the lines in the Results view have an alternating background now: This new user interface will provide the same functionality as the old user interface Your action All users of Payroll File and My File will automatically get the new user interface after the release. Publishing Date : 6/23/2020

Gewijzigd en verbeterd Aangepaste gebruikersinterface Waarom In release 2020-03 is de gebruikersinterface van Salarisdossier - en Mijn Dossier - aangepast naar een nieuw en moderner uiterlijk. In de afgelopen periode zijn diverse andere modules binnen Youforce aangepast, waaronder deze maand ook HR Self Service. Uiteindelijk zullen alle modules worden aangepast naar een gemeenschappelijke gebruikersinterface, genaamd Nordic Cool. Op basis van ervaringen van gebruikers zijn er een aantal aanpassingen doorgevoerd in de gebruikersinterface. Zo worden in deze release het lettertype en een aantal kleuren aangepast om de leesbaarheid te vergroten. Hoe  Na het openen van Salarisdossier of Mijn Dossier wordt het menu aan de linkerkant van het scherm getoond met een lichtgrijze achtergrond. De actieve menuoptie wordt met een blauwe achtergond weergegeven. Hierdoor wordt een duidelijker onderscheid gemaakt tussen het menu en de tabbladen, en de actieve menuoptie is duidelijker zichtbaar. Ook de iconen van de documentformaten worden nu in blauw getoond en de regels in het Resultatenscherm worden nu met een afwisselende achtergrond getoond: In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen.  Uw actie Alle gebruikers krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Publishing Date : 6/23/2020

New New user interface Why The current user interface of Payroll File is in line with the user interface of Youforce. Recently several modules became available with a new and modernized user interface, the most obvious of which is Home. The user interface of Payroll File has been adjusted to match this new user interface to create a more uniform user experience. Other modules will also adopt the new user interface soon. The functionality remains the same and some visual enhancements have been applied.  How After opening Payroll File the new user interface will be visible right away.   This new user interface will provide the same functionality as the old user interface. The application features modern visuals and a more spacious canvas than before for displaying data. When viewing a document, the same navigation options are provided, including the option to scroll through a document instead of using the next and previous buttons. Your action All users will automatically get the new user interface after the release. Layout mode Why The new user interface uses larger line spacing than before. For most users, the information will be displayed in a wider layout, which makes it easier to determine the document needed. For users who view a large number of documents, it might be preferable to show as much information as possible on one screen. To make this possible the new Layout option has been added. How At the top right corner of the screen, a new icon shows the current layout type. By clicking the icon, a different layout can be selected. The types available are Low density layout, Medium density layout, and High density layout. When using High density layout, the information is shown with the same line spacing as the old user interface. The most recent layout choice is saved as a user setting, and will be applied after login. Your action This functionality is automatically available for all users. During the release, we also publish new release notes because of Dossier's new user interface. You can download these manuals from the Visma | Raet community in the Dossier Product Group. Publishing Date : 2/25/2020

Nieuw Nieuwe gebruikersinterface Waarom De huidige gebruikersinterface van Salarisdossier is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. In de afgelopen periode zijn er verschillende modules beschikbaar gekomen met een nieuwe en modernere gebruikersinterface, waarvan Home het meest zichtbaar is. De gebruikerinterface van Salarisdossier hierop aangepast, en ook andere modules zullen binnenkort worden aangepast. De werking van Salarisdossier is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd.  Hoe  Na het openen van Salarisdossier wordt de nieuwe gebruikersinterface meteen zichtbaar. In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen. Uw actie Alle gebruikers krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Weergave aanpassen Waarom Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen. Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie Weergave aanpassen toegevoegd. Hoe Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat. Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren. De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave. Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikerinterface. De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is. Uw actie Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Ook publiceren wij tijdens de release nieuwe release notes, die afgestemd zijn op nieuwe gebruikersinterface van Dossier. Deze handleidingen kan je downloaden op de Visma | Raet community in de Productgroep Dossier. Publishing Date : 2/25/2020

General Decommissioning Payroll File CASO Why In Payroll File CASO no new payroll productions are added since 2014. This year all data in Payroll File CASO are 7 full years old and this data is only available for viewing. For this reason, Visma has decided to decommission Payroll File CASO and remove the application from Youforce in the first quarter of 2021.  Note: If you still need data from Payroll File CASO, we can provide a copy of this data. You will receive a zip-file with all documents, including an index file with all metadata. Your action You can issue a request at the Service Center containing the relevant information, such as the employer number and employer name for reference. You will receive an export file with the relevant data. Deleting old payroll productions Why In both active Payroll Files Gemal and Payroll Business as well as in the inactive Payroll Files CASO And ASAP, many years of payroll productions are stored. For most organizations the General law on state tax states that you have to save the financial records of the last 7 full years, especially to be able to provide this information at a tax inspection. However, the General Data Protection Regulation states that you are not allowed to save unnecessary personal data. For this reason, it is advised to delete the payroll productions from 2013 and earlier from Payroll File. You have to determine for your own organization which obligations are relevant, which could possibly deviate from the general guidelines described above. How Settings > Import report You can delete old payroll productions by selecting the menu item Settings > Import report and filter the payroll productions that you want to delete. You can delete a payroll production by clicking on the document type and select the option 'Delete production' in the context menu that appears. Note: If a migration has been performed in the past, it could be those salary specifications and annual statements remain visible after deleting payroll productions. These documents were migrated and they are not linked to an import report anymore. In that case, you can issue a request at the Service Center to have those documents deleted by Visma.  Modified and Improved Updated background Payroll File Gemal Direct Why  Until now the Raet logo was shown on the payroll documents available in Payroll File Gemal. As of 2021, the Raet logo is replaced by the Visma logo. Also, the background colors of the columns on the salary specifications have been changed to a color that matched the Visma Nordic Cool design. How  The new background is automatically shown, also for older documents. This is the case for all documents in IOC format that can be recognized by this logo in the result view: Documents that are available in PDF format are not changed and remain available in the original state, such as salary specifications that are designed in the Specification Manager. Your action There are no actions needed. Flash support discontinued Why Until a few years ago Adobe Flash was used to show salary specifications and other reports in Payroll File Gemal. This technology was also used to enable uploading multiple documents at once to the Inbox functionality of Personnel File in Internet Explorer. Since some years ago Flash is no longer needed for this functionality, but when Flash was available and enabled in the browser it still was used.  After the announcement of Adobe that Flash would no longer be supported as of December 2020, all browser manufacturers planned to stop supporting Flash in their browsers too. Microsoft distributes Flash as part of Edge and Internet Explorer 11, to make sure the software was kept up to date. The intention of Microsoft was to remove Flash using a Windows Update, and that was already done for Edge. For Internet Explorer 11 this was not done yet and unfortunately, it appeared that Adobe had built in a timer-controlled switch. For this reason, Flash was still available in Internet Explorer 11, but it was no longer functional. On January 12 users were shown a large Flash-icon instead of a salary document. For this reason, Visma decided to discontinue Flash support in Personnel and Payroll File as of January 12. All salary documents in Payroll File Gemal will now be shown as an image, to enable viewing the document in all browsers supported by Youforce. In Personnel File it is no longer possible to upload multiple documents at once when Internet Explorer 11 runs in Compatibility View. When Internet Explorer 11 runs with Compatibility View and in other browsers, it remains possible to upload multiple documents at once.  Your action The use of Flash is not recommended, because of possible security risks that may appear. Flash is available as a plugin or an add-on in browsers, or with a separately installed Flash Player. Because the support of Flash was stopped in December 2020 by Adobe, we advise to deinstall the Flash Player and/or remove or disable the plugin in the browser. Link to Gemal Mutations & Signals changed Why In the menu item, Salary productions | General Summaries | Standard summaries | Change reports, the link to Mutations & Signals is changed. In the event that you did not select a production type on the tab page Filter, still the production type Salary productions was passed on to Mutations & Signals. How Salary productions | General summaries | Standard summaries | Change reports When you click on this link, the reporting tool on mutations and signals is opened with the same filter as used on the tab page Filter. However, even when you did not select a production type, still the production type Salary productions was passed on.  In this release, the link has been changed to leave the production type empty in case no production type is selected on the tab page Filter. Only when you explicitly select a production type, it will also be passed on to Mutations & Signals. Your action There are no actions needed. Publishing Date : 1/26/2021

Mededelingen Uitfaseren Salarisdossier CASO Waarom In Salarisdossier CASO worden sinds 2014 geen nieuwe salarisproducties meer ingelezen. Dit jaar zijn alle gegevens die in Salarisdossier CASO zijn opgeslagen 7 volle jaren oud, en de gegevens zijn alleen nog beschikbaar voor raadpleegdoeleinden. Visma heeft daarom besloten om Salarisdossier CASO in het eerste kwartaal van 2021 definitief uit te faseren.  Indien je echter nog behoefte heeft aan de gegevens die zijn opgeslagen in Salarisdossier CASO dan kunnen wij deze gegevens aanleveren. Je ontvangt dan een zip-bestand met alle documenten, inclusief een indexbestand met de metagegevens. Actie U kunt een verzoek indienen bij het Sevice Center met daarbij de relevante informatie, zoals het werkgevernummer en ter controle de werkgevernaam. Je ontvangt dan een exportbestand met de relevante gegevens. Verwijderen oude salarisproducties Waarom Zowel in de actieve Salarisdossiers Gemal en Payroll Business, als in de inactieve Salarisdossiers CASO en ASAP zijn vele jaren aan salarisproducties opgeslagen. Voor de meeste organisaties geldt dat in de Algemene wet inzake rijksbelastingen is opgenomen dat je de financiële gegevens van de laatste 7 volle jaren dient te bewaren, met name om deze informatie te kunnen overleggen in geval van controles. Echter, de Algemene Verordering Gegevensbescherming bepaalt ook dat je geen onnodige persoonlijke gegevens mag opslaan. Het is daarom aan te raden om de salarisproducties van 2013 en eerder te verwijderen in Salarisdossier. Je dient voor de eigen organisatie vast te stellen welke verplichtingen er van toepassing zijn, en welke mogelijk afwijken die af van de hierbovengenoemde wettelijke verplichtingen. Hoe Beheer > Importverslagen U kunt oude salarisproducties verwijderen door binnen het menu Beheer > Importverslagen de salarisproducties te filteren die je wilt verwijderen. Je kunt een salarisproductie verwijderen door op de documentsoort te klikken en in het contextmenu de optie 'Productie verwijderen' te kiezen. Opmerking: Indien er in het verleden een migratie heeft plaatsgevonden dan is het mogelijk dat de salarisspecificatie en jaaropgaven nog zichtbaar blijven. In dat geval zijn deze documenten niet langer gekoppeld aan een importverslag. In dat geval kan je een verzoek indienen bij het Service Centrum om deze documenten door Visma te laten verwijderen. Gewijzigd en verbeterd Aangepaste achtergrond Salarisdossier Gemal Direct Waarom  Tot nu toe stond het Raet-logo op de salarisspecificaties die beschikbaar zijn binnen Salarisdossier Gemal Direct. Vanaf 2021 vervangen wij dit door een Visma-logo. De achtergrond van de kolommen op de strook hebben nu een andere kleur die past bij de standaard kleuren van Visma. Hoe  De nieuwe achtergrond wordt automatisch getoond, ook bij oudere documenten. Dit geldt alleen voor documenten in het IOC-formaat, ter herkennen aan dit icoon: PDF-documenten, zoals de salarisspecificaties die volgens eigen ontwerp met de Specificatie Manager zijn gemaakt, blijven ongewijzigd. Actie Er zijn geen acties nodig.  Flash-support verwijderd Waarom Tot een aantal jaren geleden werd Adobe Flash gebruikt om de salarisspecificaties en andere rapportages in Salarisdossier Gemal weer te kunnen geven. Ook werd deze technologie gebruikt om met Internet Explorer meerdere documenten tegelijkertijd te kunnen uploaden naar de Inbox van Personeelsdossier. Sinds enkele jaren is Flash niet langer noodzakelijk voor deze functionliteit, maar als Flash beschikbaar is in de browser werd dit wel gebruikt.  Na de aankondiging van Adobe dat Flash vanaf December 2020 niet langer ondersteund zou worden hebben browserfabrikanten elk hun eigen plannen gemaakt om ook de ondersteuning in hun browser stop te zetten. Microsoft levert Flash standaard mee in Edge en in Internet Explorer 11, zodat deze altijd actueel werd gehouden. De bedoeling was dat Microsoft Flash zou verwijderen tijdens een Windows Update, en voor Edge is dat onlangs ook doorgevoerd. Voor Internet Explorer 11 was dat echter nog niet het geval en helaas bleek op 12 januari dat Adobe zelf een tijdsgestuurde schakelaar had ingebouwd. Vanaf 12 januari was Flash derhalve nog wel beschikbaar in Internet Explorer 11, maar deze kon niet meer gebruikt worden. Gebruikers kregen daarom op 12 januari een groot Flash-icoon te zien in plaats van een salarisdocument. Vanaf 12 januari is daarom het gebruik van Flash ook definitief uitgezet in Personeelsdossier en Salarisdossier door Visma. Dit houdt in dat de salarisdocumenten voortaan alleen nog maar worden getoond door middel van afbeeldingen, zodat ze in elke door Youforce ondersteunde browser getoond kunnen worden. In Personeelsdossier is het helaas niet langer mogelijk om meerdere documenten tegelijkertijd te uplaoden naar de Inbox als Internet Explorer in Compatibility View draait. In Internet Explorer 11 zonder Compatibiity View en in andere browsers blijft het wel mogelijk om meeerdere documenten tegelijkerijd te uploaden.   Actie Het gebruik van Flash in de toekomst wordt ontraden, vanwege beveiligingsrisico's die mogelijk ontstaan. Flash is beschikbaar als invoegtoepassing, plugin of add-on in browsers, of met een apart geïnstalleerde Flash Player. Omdat de ondersteuning van Flash door Adobe officieel is gestopt in december 2020 adviseren wij je om Flash Player te deïnstalleren en/of de invoegtoepassing in de browser te verwijderen of te deactiveren. Link naar Gemal Mutaties & Signalen aangepast Waarom In Salarisproducties | Standaardoverzichten | Mutatieverslag is de link naar Mutaties & Signalen aangepast. Als je geen productiesoort had ingesteld op het tabblad Filter dan werd ten onrechte de productiesoort Salarisproducties doorgegeven. Hoe Salarisproducties | Algemene overzichten | Standaardoverzichten | Mutatieverslag | Mutaties & Signalen Als je op deze link klikt dan wordt de rapportage op mutaties en signalen geopend met hetzelfde filter als op het tabblad Filter. Echter, als je een productiesoort had ingesteld, dan werd toch de productiesoort Salarisproducties overgenomen.  In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat de productiesoort in dat geval leeg wordt gelaten. Alleen als je expliciet een productiesoort heeft geselecteerd op de tab Filter dan wordt deze productiesoort overgenomen in Mutaties en Signalen. Actie Er zijn geen acties nodig. Publishing Date : 1/26/2021