Mijn Communities
Help

Releases Youforce Dossier

Sorteren op:
2023-07-04 Naamgeving tabbladen Sinds de introductie van Mijn Youforce worden de applicaties in aparte tabbladen van de browser geopend. De namen van de tabbladen waren echter gelijk aan elkaar voor Personeelsdossier en Salarisdossier.    In deze release is een aanpassing doorgevoerd zodat de naam van het tabblad gelijk is aan de naam van de applicatie:     Hierdoor zijn de verschillende tabbladen eenvoudiger van elkaar te onderscheiden.   Als Personeelsdossier wordt gestart is de naam van het tabblad ook Personeelsdossier, en linksboven in de header staat dan ook Personeelsdossier:   Als Salarisdossier wordt gestart dan wordt hier Salarisdossier getoond:     Printen salarisspecificaties vanuit Medewerkerdossier In Medewerkerdossier ('Mijn Dossier') was het niet mogelijk om direct vanuit de applicatie een salarisspecificatie of jaaropgave te printen. Hiervoor moest de salarisspecificatie eerst worden gedownload.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarmee het binnen Medewerkerdossier mogelijk is om de salarisspecificatie te printen.      In een browser op een desktopcomputer wordt het dialoogvenster van de printfunctionaliteit van het besturingssysteem getoond. Hierin kunnen de instellingen van de printer worden aangepast.   Opmerking: In de browser op een mobiele telefoon of in de Youforce App is het momenteel niet mogelijk om direct vanuit de applicatie te printen. Het document kan in dat geval worden gedownload en met de PDF-toepassing worden geopend en geprint.   Op een iPhone is het bestand terug te vinden in de Download-map binnen de app Files. Het bestand wordt dan geopend in de PDF-viewer van iOS en met de Share-knop kan worden gekozen voor Print. Dit is alleen mogelijk als er printers binnen het lokale netwerk worden gevonden die Airprint ondersteunen.   Op een Android-telefoon kan het bestand worden geselecteerd in de File Manager in de Download-map. Van daaruit kan het bestand worden geprint of eerst geopend en dan geprint.  Dit is vaak alleen mogelijk als er een App op de telefoon is geïnstalleerd van de fabrikant van de printer.    Opvragen medewerkers Personeelsdossier soms traag In specifieke situaties was het opvragen van de resultatenlijst in het menu Medewerkers van Personeelsdossier soms traag. Dit was met name het geval voor gebruikers die binnen hun autorisatieprofiel de dossiers van grote hoeveelheden medewerkers mogen raadplegen. Ondanks dat alleen de eerste 1.000 medewerkers worden getoond die aan de selectiecriteria op het tabblad Filter voldoen, duurde het toch lang voordat deze verschenen in de resultatenlijst. Dit was vooral het geval bij gebruikers die de dossiers van tienduizenden medewerkers kunnen raadplegen.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het ophalen van de eerste 1.000 medewerkers in deze situaties aanzienlijk sneller is geworden.
Volledig artikel weergeven
04-07-2023 18:34 (Bijgewerkt op 03-07-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 4 kudos
  • 435 Weergaven
2023-05-29 Toegang Personeelsdossier voor roltoewijzing De toegang tot Personeelsdossier wordt in Youforce verstrekt door een gebruiker expliciet toegang te geven of door het Autorisatieprofiel van een rol toegang te geven. In dit laatste geval wordt gekeken welke rol actief is bij een gebruiker en of deze rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. Voor gebruikers van Mijn Youforce wordt de toegang tot Personeelsdossier verstrekt door gebruikers te autoriseren in het nieuwe Autorisatiebeheer. Hier is echter geen mogelijkheid om in te stellen of een gebruiker in een bepaalde rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. In deze release is een aanpassing doorgevoerd die het mogelijk maakt om ook in de Autorisatiemodule van Personeelsdossier per rol in te kunnen stellen of een gebruiker met een roltoewijzing op deze rol wel of geen toegang heeft:     Het betreft hier dezelfde optie als in 'Youforce autorisatieprofielen beheren' waarbij de module 'Personeelsdossier' aan of uit wordt gezet voor een bepaalde rol:     Er zijn nu dus twee plekken waar de toegang op basis van een roltoewijzing aan of uit kan worden gezet. De nieuwe optie binnen de Autorisatiemodule van Personeelsdossier is vooral zinvol voor beheerders van Mijn Youforce die geen gebruik meer maken van autorisatieprofielen.    De optie om per rol in te stellen of deze wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier is alleen beschikbaar voor de vaste rollen uit de HR-module die worden weergegeven met haakjes eromheen (bijvoorbeeld <Manager>), met uitzondering van de rol <Medewerker>). De rol <Medewerker> heeft in principe nooit toegang tot Personeelsdossier, omdat medewerkers hun eigen dossier raadplegen via Medewerkerdossier ('Mijn Dossier'). De rollen zonder haakjes zijn alleen beschikbaar in Personeelsdossier voor het toekennen van een expliciete rol aan een gebruiker (bijvoorbeeld voor een gebruiker met beheerrechten), en deze worden nooit gebruikt voor automatische toegang op basis van een roltoewijzing.   Opmerking: Als onderdeel van de overgang naar Mijn Youforce ter vervanging van het traditionele Youforce Portaal zullen er in de nabije toekomst meer wijzigingen worden doorgevoerd met betrekking tot de autorisatie op basis van rollen.  
Volledig artikel weergeven
30-05-2023 08:13 (Bijgewerkt op 30-05-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 476 Weergaven
2023-04-17 Klikken op notificaties In de Youforce App en in Mijn Youforce worden notificaties getoond in de inbox als er een nieuwe salarisspecificatie of een jaaropgave beschikbaar is. Er is een aanpassing doorgevoerd waardoor het nu ook mogelijk is om op de notificatie te klikken, zodat de Salarisdossier tab van 'Mijn Dossier' wordt geopend met bovenaan het nieuwe document.   2023-04-15 Verwijderen documentsoort (#33591435) Sinds de release van 2023-04-04 was het niet meer mogelijk om een documentsoort te verwijderen in de Configuratiemodule als er in het verleden documenten aan gekoppeld zijn geweest.    Er is een aanpassing doorgevoerd dat deze documentsoorten weer verwijderd kunnen worden. Voorwaarde voor het kunnen verwijderen van een documentsoort is dat er helemaal geen documenten meer zijn gekoppeld aan de documentsoort, inclusief eventuele documenten in de prullenbak.   2023-04-05 Roteren van PDF-documenten (#33368273) Het roteren van een document in de document viewer werkte niet naar behoren bij bepaalde versies van het PDF-formaat.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat het roteren weer naar behoren werkt. Opmerking: documenten in een archiefsysteem als Personeelsdossier worden nooit inhoudelijk gewijzigd. Het roteren van een document is daardoor alleen een weergaveoptie. Om definitief te roteren kan het document worden gedownload en met een PDF-editor worden aangepast en opgeslagen. Vervolgens kan het document (als een nieuwe versie) opnieuw worden geüpload.   2023-04-04 Bewaarperiode op medewerkerniveau In Personeelsdossier wordt gebruikt gemaakt van bewaarperiodes die zijn gekoppeld aan de datum uit dienst, zoals 'Datum uit dienst plus 2 jaar' of '5 jaar na 1 januari van het jaar volgend op de datum uit dienst'. Zodra de datum uit dienst beschikbaar is kan op basis van deze bewaarperiode de verwijderdatum van een document worden berekend. Bij organisaties die gebruik maken van Beaufort heeft dit in het verleden geleid tot de vraag of de datum uit dienst van toepassing is voor een dienstverband of voor de medewerker.   Een medewerker kan bijvoorbeeld twee dienstverbanden hebben, waarvan dienstverband 1 een uitdienstdatum heeft en dienstverband 2 niet. In deze situatie is de medewerker niet uit dienst, omdat er een actief dienstverband is. Als een document is gekoppeld aan dienstverband 1 dan wordt er een verwijderdatum berekend, maar als het document aan dienstverband 2 is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Ook als het document niet aan een dienstverband is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Uitgangspunt is hierbij dat een document verwijderd moet worden als het dienstverband uit dienst is, in plaats van de medewerker.   In de praktijk betekent dit vaak dat documenten ontkoppeld worden van dienstverbanden om er voor te zorgen dat er nog geen verwijderdatum wordt berekend totdat alle dienstverbanden uit dienst zijn. Deze situatie is soms niet wenselijk, omdat de dienstverbanden ook worden gebruikt voor de autorisatie van gebruikers. Zo kan de manager van dienstverband 2 geen documenten raadplegen die aan dienstverband 1 zijn gekoppeld.    Met de wijzigingen in het configuratiemechanisme in de release van maart is het mogelijk geworden om hier een oplossing voor te bieden. Vanaf deze release is het mogelijk om per documentsoort in te stellen of de bewaarperiode afhankelijk is van de datum uit dienst van het dienstverband of van de medewerker.   Alle bestaande bewaarperiodes die waren gebaseerd zijn op de datum uit dienst zijn in deze release hernoemd naar de oorspronkelijke naam met daarachter de tekst '(dienstverband)'. De werking van deze bewaarperiodes is ongewijzigd gebleven, waarbij een verwijderdatum wordt berekend als het document is gekoppeld aan een dienstverband met een datum uit dienst. Als het document niet aan het dienstverband is gekoppeld dan wordt een verwijderdatum berekend als alle dienstverbanden een datum uit dienst hebben, waarbij de meeste recente datum uit dienst wordt gebruikt voor de berekening.   Nieuw in deze release zijn bewaarperiodes met daarachter de tekst ' (medewerker)'. Als een document is gekoppeld aan één van deze bewaarperiodes dan zal de verwijderdatum altijd pas berekend worden als alle dienstverbanden een uitdienstdatum hebben, waarbij de meest recente wordt gebruikt voor de berekening.    Met een eenmalige aanpassing van alle documentsoorten die een bewaarperiode hebben die gebaseerd is op de uitdienstdatum kan de werking van de berekening van de verwijderdatum worden aangepast. Dit kan betekenen dat de verwijderdatum wordt verwijderd als er nog een actief dienstverband is, waar eerder de datum uit dienst van het dienstverband werd gebruikt. Opmerking: voor alle documenten die aan de gewijzigde documentsoorten zijn gekoppeld moet opnieuw de verwijderdatum worden berekend. Als er sprake is van veel documenten dan kan dit enige tijd in beslag nemen. Het kan gebeuren dat de oude verwijderdatum nog enige uren zichtbaar is, totdat deze opnieuw is berekend.      Documentsoortselectie op delen van omschrijvingen Sinds de vorige release is het mogelijk om sneller een documentsoort te selecteren door de eerste letter in te voeren.   In deze release is dit mechanisme verder uitgebreid met de mogelijkheid om delen van de documentsoorttitel in te voeren. Alle documentsoorten waar de ingevoerde tekens in voorkomen worden getoond in de dropdownlist.     Opmerking: deze functionaliteit werkt niet in Internet Explorer 11.   Rolwissel in Mijn Youforce In Mijn Youforce wordt bij het starten van Personeelsdossier vastgesteld welke roltoewijzingen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meer dan één rol beschikbaar is kan de gebruiker een andere rol kiezen. Echter, het wisselen van de rol kon soms erg lang duren.  In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het wisselen van de actieve rol sneller plaatsvindt.   
Volledig artikel weergeven
05-04-2023 09:21 (Bijgewerkt op 17-04-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 5 kudos
  • 769 Weergaven
2023-03-13 Verwijderen leeg dossier weer mogelijk In bepaalde situaties was het niet mogelijk om een leeg dossier van een medewerker te verwijderen.  We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het verwijderen van een leeg dossier nu weer mogelijk is.   Opstarten Personeelsdossier met filterscherm Bij sommige gebruikers werd in  Personeelsdossier meteen het resultatenscherm met medewerkers getoond, waar normaal eerst het filterscherm werd getoond. Voorheen was dit alleen het geval als de betreffende gebruiker niet meer dan 100 medewerkers kan raadplegen. Door een onjuiste telling van het aantal dienstverbanden werd nu ook bij meer dan 100 zichtbare medewerkers soms meteen het resultatenscherm getoond en ook klopte het aantal medewerkers in de navigatiebalk niet.   We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het resutatenscherm alleen meteen wordt getoond als de gebruiker 100 medewerkers of minder kan raadplegen. Ook is de telling in de navigatiebalk weer correct.   'Mijn Dossier' niet langer beschikbaar in Internet Explorer Indien een medewerker gebruik wil maken van 'Mijn Dossier' in Internet Explorer, dan wordt voortaan een melding getoond dat deze browser niet langer wordt ondersteund.     Door het toepassingen van nieuwere (beveiligings-)technieken is het niet langer mogelijk om deze applicaties naar behoren te laten functioneren in Internet Explorer. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie was al niet langer beschikbaar, maar ook het tonen van documenten uit het Personeelsdossier is niet langer mogelijk voor alle ondersteunde documentformaten. We zijn hierdoor genoodzaakt de ondersteuning van Internet Explorer nu definitief te stoppen voor 'Mijn Dossier'.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     2023-03-05 Wijzigingen in Documentsoorten-configuratie Personeelsdossier Binnen Personeelsdossier zijn tot op heden een reeks vaste documentsoorten beschikbaar geweest, met 50 vrije documentsoorten. Voor elke documentsoort werd de bewaartermijn ingesteld en er kon een afwijkende omschrijving worden opgegeven. Vervolgens wordt de documentsoort op zichtbaar gezet en diende deze in een map ondergebracht te worden. Tenslotte werd per rol ingesteld of een documentsoort zichtbaar is voor de betreffende rol.   In de nieuwe release wordt dit principe aangepast, waardoor een meer flexibiliteit wordt geboden bij het inrichten van Personeelsdossier. In de nieuwe opzet worden de documentsoorten en de mappenstructuur voortaan in één scherm ingericht. Verder zijn er in principe een onbeperkte hoeveelheid documentsoorten in te richten, alhoewel Visma sterk adviseert om het aantal documentsoorten zo veel mogelijk te beperken om te voorkomen dat gebruikers uit vele tientallen documentsoorten moeten kiezen. Het primaire doel van een documentsoort is om de gekoppelde bewaartermijn toe te passen op een document, en daarnaast vormt het een groepeerkenmerk voor gelijksoortige documenten. Het is dus niet nodig om voor elk type document een nieuwe documentsoort aan te maken.    Een nieuwe toevoeging in deze release is het bewaarschema. Voorheen hadden documentsoorten één bewaartermijn. Als deze werd aangepast, dan werd de verwijderdatum van alle documenten die aan de betreffende documentsoort zijn gekoppeld opnieuw berekend. Door middel van bewaarschema's is het mogelijk om meerdere bewaarschema's te definiëren met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde documentsoort. Eén bewaarschema is is ingesteld als de standaard, en die wordt toegepast op elk document wat wordt toegevoegd aan Personeelsdossier. Handmatig kan bij een document een afwijkend bewaarschema worden gekozen, zodat er een afwijkende bewaartermijn wordt toegepast op het document. Ook kan een ander bewaarschema worden ingesteld als standaard, zodat dit bewaarschema wordt toegepast op elk nieuwe document dat wordt toegevoegd.   Selecteren bewaarschema Onder de sectie Bewaartermijn wordt nu het bewaarschema getoond dat als standaard is ingesteld in de configuratiemodule van Personeelsdossier.      Als er meer dan één bewaarschema is ingericht dan kan een ander bewaarschema worden gekozen.     Na de selectie van het bewaarschema wordt de bewaarperiode die in het betreffende bewaarschema is opgegeven voor de documentsoort toegepast op het nieuwe document.     Ook bij bestaande documenten kan een ander bewaarschema worden gekozen met de optie Kenmerken wijzigen.   Documentsoortselectie groter Bij het uploaden van een nieuw document wordt voortaan een grotere lijst getoond met de documentsoorten.   Door naar beneden te scrollen kan de gewenste documentsoort worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om de eerste letter van de titel van de documentsoort in te voeren, zodat alleen de titels die met die letter beginnen overblijven in de lijst.   'Mijn Dossier' toont niet langer salarisdocumenten in Internet Explorer 11 Bij gebruik van Internet Explorer worden niet langer salarisdocumenten getoond in 'Mijn Dossier'. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie is nu niet langer beschikbaar.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     Nieuwe beheerhandleiding Er is een nieuwe beheerhandleiding beschikbaar voor Personeelsdossier waarin de gewijzigde documentsoortenconfiguratie wordt beschreven. De nieuwe handleiding is beschikbaar in de Kennisbank onder  Personeelsdossier - Productdocumentatie - Visma Community      
Volledig artikel weergeven
04-03-2023 22:22 (Bijgewerkt op 17-03-2023)
  • 0 Antwoorden
  • 3 kudos
  • 854 Weergaven
2022-08-18 Lijstnummer weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal (#3613816) Sinds de vorige release werd het selectiecriterium Lijstnummer niet meer getoond op het filterschermen van de verschillende productiesoorten van Salarisdossier Gemal. Dit selectiecriterium is nu weer beschikbaar:     Proefproducties weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal Sinds de vorige release werd Proefproducties niet meer getoond als optie binnen de lijst Soort productie bij het beheren van importverslagen in Salarisdossier Gemal. Deze optie is nu weer beschikbaar in de lijst.     Email met externe links wordt niet getoond in Personeelsdossier (#3629384) Bij het weergeven van emailberichten in MSG- of EML-formaat werd de email niet getoond in de Document Viewer als deze afbeeldingen op basis van een externe link bevat. Dit is het geval als bijvoorbeeld een logo niet in de email zelf is opgenomen, maar als er verwezen wordt naar een externe locatie waar het logo kan worden gedownload. Omdat emailberichten niet in een browser kunnen worden getoond, worden deze bij het raadplegen omgezet naar een formaat die wel in de browser getoond kan worden. Om beveiligingsredenen is het dan niet mogelijk om de afbeelding op te halen vanaf de externe locatie, waardoor het emailbericht nooit in de Document Viewer verschijnt.   Er is nu een aanpassing doorgevoerd die er voor zorgt dat het emailbericht wel verschijnt, maar op de plek waar de afbeelding zou moeten staan wordt een rood kruis getoond.   Als het bericht wordt gedownload in origineel formaat dan wordt de afbeelding opgehaald door de applicatie die je gebruikt om emails te lezen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. In de meeste gevallen zal de betreffende applicatie wel in staat zijn om de afbeelding op te halen, tenzij deze niet langer beschikbaar is op de externe locatie. Ook dan zal een indicatie worden getoond dat de afbeelding niet opgehaald kon worden.   Opmerking:  Visma | Raet adviseert sterk om géén emailberichten op te nemen in het Personeelsdossier. De emailformaten MSG en EML zijn geen bestendige documentformaten zoals PDF dat is, en er is altijd een specifieke applicatie nodig om ze te kunnen openen. In de meeste gevallen gaat het bij emailberichten ook om de bijlages, waardoor het zorgvuldiger is om alleen de bijlagen op te nemen in Personeelsdossier. Deze kunnen dan ook worden voorzien van de juiste documentsoort met bijbehorende bewaartermijn en een zinvolle omschrijving. Als je toch het hele emailbericht op wilt nemen in Personeelsdossier dan adviseren wij om de email eerst op te slaan in PDF-formaat (bijvoorbeeld met printen naar een PDF) en het PDF-bestand vervolgens in het Personeelsdossier op te nemen.    Gebruikershandleiding Medewerkerdossier bijgewerkt De gebruikershandleiding van Medewerkersdossier (Mijn Dossier) is bijgewerkt. Hieraan is de informatie over de 'dynamic payslip' toegevoegd. De handleiding is gepubliceerd op de productpagina van Mijn Dossier onder de optie Kennisbank: Mijn Dossier - Productdocumentatie - Visma Community
Volledig artikel weergeven
18-08-2022 18:48
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 373 Weergaven
Modified and improved Changes in the user interface Why In the March release the user interface of Personnel File - and My File - was changed to match it with other modules in Youforce, such as Home and Flex Benefits. This month also HR Self Service will update the user interface, and gradually all modules in Youforce will apply the unified user interface design called Nordic Cool. Based on the feedback of our users, small changes will be applied to improve the user experience even further. In this release the font has changed and some colors were adjusted to improve the readability. How After opening Personnel File or My File the menu bar now has a light grey background, and the active menu item has a blue background. This way there is a clear distinction between the menu and the tabs and the active menu item stands out. Also the icons of the document format are shown in blue and the lines in the Results view have an alternating background now: This new user interface will provide the same functionality as the old user interface Your action All users of Personnel File and My File will automatically get the new user interface after the release. Publishing Date : 6/23/2020
Volledig artikel weergeven
23-06-2020 19:55 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 326 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Aangepaste gebruikersinterface Waarom In release 2020-03 is de gebruikersinterface van Personeelsdossier - en Mijn Dossier - aangepast naar een nieuw en moderner uiterlijk. In de afgelopen periode zijn diverse andere modules binnen Youforce aangepast, waaronder deze maand ook HR Self Service. Uiteindelijk zullen alle modules worden aangepast naar een gemeenschappelijke gebruikersinterface, genaamd Nordic Cool. Op basis van ervaringen van gebruikers zijn er een aantal aanpassingen doorgevoerd in de gebruikersinterface. Zo worden in deze release het lettertype en een aantal kleuren aangepast om de leesbaarheid te vergroten. Hoe  Na het openen van Personeelsdossier of Mijn Dossier wordt het menu aan de linkerkant van het scherm getoond met een lichtegrijze achtergrond. De actieve menuoptie wordt met een blauwe achtergond weergegeven. Hierdoor wordt een duidelijker onderscheid gemaakt tussen het menu en de tabbladen, en de actieve menuoptie is duidelijker zichtbaar. Ook de iconen van de documentformaten worden nu in blauw getoond en de regels in het Resultatenscherm worden nu met een afwisselende achtergrond getoond: In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen.  Uw actie Alle gebruikers krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Publishing Date : 6/23/2020
Volledig artikel weergeven
23-06-2020 19:49 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 614 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Vervangend koppelbestand Medewerkers Waarom Attentie: In opvolging op de release notes van de 2019-08 en 2019-11 release, melden wij nogmaals dat het bestaande koppelbestand Medewerkers vervalt. Op verzoek hebben we deze optie nog iets langer beschikbaar gehouden, maar binnenkort vervalt deze definitief. Het koppelbestand Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet langer van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij het BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand. Hoe Omdat het koppelbestand door veel partijen wordt gebruikt, passen wij dit niet direct aan. Het verwijderen kan bij uw toepassing tot problemen leiden. Daarom kozen wij ervoor om - naast het bestaande koppelbestand - een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier. Het oude koppelbestand blijft nog een aantal maanden beschikbaar. Tegenover het verwijderen van het BSN staat dat wij het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitbreiden. Met die extra informatie over de medewerkers kunt u beter bepalen welke medewerker de juiste is. In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Locatie Pad: Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker. Binnen de module Autorisatie Personeelsdossier zijn nu twee bestanden beschikbaar. de versie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden de versie Medewerkers is het bestand volgens het nieuwe formaat, dus zonder BSN en met de aanvullende velden Uw actie Omdat het bestaande koppelbestand binnenkort wordt uitgefaseerd, is het van belang om binnen uw organisatie de processen die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen op het gebruik van het nieuwe koppelbestand. Belangrijk: niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen zijn nu opgenomen in losse velden. Houd hier rekening mee bij het aanpassen van het proces dat de gegevens in het koppelbestand uitleest. Breng externe partijen die ook met het koppelbestand werken tijdig op de hoogte van deze wijziging. Nieuw Nieuwe gebruikersinterface Waarom De huidige gebruikersinterface van Personeelsdossier - en daarmee ook Mijn Dossier - is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. In de afgelopen periode zijn er verschillende modules beschikbaar gekomen met een nieuwe en modernere gebruikersinterface, waarvan Home het meest zichtbaar is. De gebruikersinterface van Personeelsdossier is hierop aangepast, en ook andere modules zullen binnenkort worden aangepast. De werking van Personeelsdossier is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd.  Hoe  Na het openen van Personeelsdossier of Mijn Dossier wordt de nieuwe gebruikersinterface meteen zichtbaar. In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen. Uw actie Alle gebruikers krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Weergave aanpassen Waarom Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen. Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie Weergave aanpassen toegevoegd. Hoe Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat. Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren. De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave. Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikersinterface. De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is. Uw actie Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Ook publiceren wij tijdens de release nieuwe release notes, die afgestemd zijn op nieuwe gebruikersinterface van Dossier. Deze handleidingen kan je downloaden op de Visma | Raet community in de Productgroep Dossier. Publishing Date : 2/25/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 16:17 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 889 Weergaven
Modified and improved Replacement of Employees interface file Why Attention: In addition to the release notes of the 2019-08 and 2019-11 releases, we want to remind you that the existing interface file Employees will be removed soon. On special request, we have kept this option available for an additional few months, but we will end this version soon. The Employees interface file is used to export employee data from the Personnel File. This is sometimes done for scanning partners, for example, who have to link scanned hard copy documents to Youforce employee numbers. However, this file currently contains the employee's citizen service number (BSN), which, according to the General Data Protection Regulation (GDPR), may no longer be included in personnel files. In order to remain GDPR compliant, we will therefore remove the BSN from the interface file. How Because the interface file is used by many different parties, we will not be implementing this change right away, as removing the BSN could cause problems for your organization. To avoid any such problems, we will add a new interface file to Personnel File's Authorization module, in addition to the existing interface file. After we have added the new file, the old file will remain available for a number of months. In addition to removing the BSN, we will also expand the number of fields available in the interface file. This means that the file will contain more information per employee, making it easier to find the employee you are looking for.  The following fields are available in the existing interface file: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst The following fields will be available in the new interface file: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Both files will remain available for this moment. The file entitled Employees (until 01-01-2020) will be removed soon. How Path: Personnel File Authorization | Generate interface files | Employees. In the Personnel File Authorization module, there are currently two files available. To download the old version of the interface file, use Employees (until 01-01-2020). For the new version, use Employees. This version offers additional fields and does not include the BSN. Your action Because the old interface file will be phased out at the end of 2019, it is important to adapt any processes within your organization that depend on the interface file and to make sure that they are configured to use the new file. Important: Not only will the number of fields and the names of the headers be different in the new file, but the naming components will also be included in the separate fields. Please take this into account when modifying the process that reads the data in the interface file. If your organization shares the interface file with any external parties, please inform them as soon as possible about this change. New New user interface Why The current user interface of Personnel File - and therefore also My File - is in line with the user interface of Youforce. Recently several modules became available with a new and modernized user interface, the most obvious of which is Home. The user interface of Personnel File has been adjusted to match this new user interface to create a more uniform user experience. Other modules will also adopt the new user interface soon. The functionality remains the same and some visual enhancements have been applied.  How After opening Personnel File or My File the new user interface will be visible right away. This new user interface will provide the same functionality as the old user interface. The application features modern visuals and a more spacious canvas than before for displaying data. When viewing a document, the same navigation options are provided, including the option to scroll through a document instead of using the next and previous buttons. Your action All users of HR Core Business Global will automatically get the new user interface after the release. Remark: If these users start My File or Personnel File from the Youforce Desktop, they will see the information in the old user interface. Layout mode Why The new user interface uses larger line spacing than before. For most users, the information will be displayed in a wider layout, which makes it easier to determine the document needed. For users who view a large number of documents, it might be preferable to show as much information as possible on one screen. To make this possible the new Layout option has been added. How At the top right corner of the screen, a new icon shows the current layout type. By clicking the icon, a different layout can be selected. The types available are Low density layout, Medium density layout, and High density layout. When using High density layout, the information is shown with the same line spacing as the old user interface. The most recent layout choice is saved as a user setting, and will be applied after login. Your action This functionality is automatically available for all users of the new user interface. This functionality is automatically available for all users. During the release, we also publish new release notes because of Dossier's new user interface. You can download these manuals from the Visma | Raet community in the Dossier Product Group. Publishing Date : 2/25/2020
Volledig artikel weergeven
25-02-2020 16:21 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 315 Weergaven
Modified and improved Replacement 'Employees' interface file Why Attention: In addition to the release notes of the 2019-08 release, we want to remind you that the existing interface file Employees will be removed as of 1-1-2020. The Employees interface file is used to export employee data from Personnel File. This is sometimes done for scanning partners, for example, who have to link scanned hard copy documents to Youforce employee numbers. However, this file currently contains the employee's citizen service number (BSN), which, according to the General Data Protection Regulation (GDPR), may no longer be included in personnel files. Therefore, in order to remain GDPR compliant, we will eventually remove the BSN from the interface file. How Because the interface file is used by many different parties, we will not be implementing this change right away, as removing the BSN could cause problems for your organization. To avoid such problems, we will add a new interface file to Personnel File's Authorization module, in addition to the existing interface file. After we have added the new file, the old file will remain available for a number of months. In addition to removing the BSN, we will also be expanding the number of fields available in the interface file. This means that the file will contain more information per employee, making it easier to find the employee you are looking for.  The following fields are available in the existing interface file: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst The following fields will be available in the new interface file: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Both files will remain available until the end of 2019. After this, the file entitled Employees (until 01-01-2020) will be removed. How Path: Personnel File Authorization | Generate interface files | Employees. In the Personnel File Authorization module, there are currently two files available files. To download the old version of the interface file, use Employees (until 01-01-2020) For the new version, use Employees. This version offers additional fields but does not include the BSN Your action Because the old interface file will be phased out at the end of 2019, it is important to adopt any processes within your organization that depend on the interface file and to make sure that they are configured to use the new file. Important: not only the number of fields and the names of the headers will be different in the new file, the naming-components now are included in the separate fields. Please take this into account when modifying the process that reads the data in the interface file. If your organization shares the interface file with any external parties, please inform them as soon as possible about this change. New New user interface My File Why The current user interface of Personnel File - and therefore also My File - is in line with the user interface of Youforce. However, it is also possible to open My File directly from Home or from HR Core Business Global. These modules use the new user interface for Visma | Raet  applications, and to create a more uniform user experience the user interface of My File has been changed too. The functionality remains the same, and some visual enhancements have been applied. The new user interface will be available at first for HR Core Business Global users in this release. In one of the next releases all users of My File, Personnel File and Payroll File will be available. How Within the Apps menu of HR Core Business Global a link to My File is shown.  When clicking on My File it will be opened using the new user interface. This new user interface will provide the same functionality as the old user interface. The application has a modern visual appearance with a more spacious canvas as before to show the data. When viewing a document the same navigation options are provided, including the option to scroll through a document instead of using the next and previous buttons. Your action All users of HR Core Business Global will automatically get the new user interface after the release. Remark: If these users start My File or Personnel File from the Youforce Desktop, they will see the information in the old user interface. Layout mode Why The new user interface uses a larger line spacing than before. For most users, the information will be displayed in a wider layout, which makes it easier to determine the document needed. For users that view a large number of documents, it might be preferable to show as much information as possible on one screen. To make this possible the new option Layout has been added. How At the top right corner of the screen, a new icon shows which layout type is applied. By clicking the icon, a different layout can be selected. The types are Low density layout, Medium density layout, and High density layout. When using the High density layout, the information is shown with the same line spacing as the old user interface. The last made layout choice is saved as a user setting, and it will be applied after login. Your action This functionality is automatically available for all users of the new user interface. Publishing Date : 10/29/2019
Volledig artikel weergeven
29-10-2019 19:23 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 328 Weergaven
Gewijzigd en verbeterd Vervangend koppelbestand Medewerkers Waarom Attentie: In opvolging op de release notes van de 2019-08 release, melden wij nogmaals dat het bestaande koppelbestand Medewerkers per 1-1-2020 vervalt. Het koppelbestand Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet langer van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij het BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand. Hoe Omdat het koppelbestand door veel partijen wordt gebruikt, passen wij dit niet direct aan. Het verwijderen kan bij uw toepassing tot problemen leiden. Daarom kozen wij ervoor om - naast het bestaande koppelbestand - een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier. Het oude koppelbestand blijft nog een aantal maanden beschikbaar. Tegenover het verwijderen van het BSN staat dat wij het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitbreiden. Met die extra informatie over de medewerkers kunt u beter bepalen welke medewerker de juiste is. In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Locatie Pad: Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker. Binnen de module Autorisatie Personeelsdossier zijn nu twee bestanden beschikbaar. de versie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden de versie Medewerkers is het bestand volgens het nieuwe formaat, dus zonder BSN en met de aanvullende velden Uw actie Omdat het bestaande koppelbestand eind 2019 wordt uitgefaseerd, is het van belang om binnen uw organisatie de processen die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen op het gebruik van het nieuwe koppelbestand. Belangrijk: niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen zijn nu opgenomen in losse velden. Houd hier rekening mee bij het aanpassen van het proces dat de gegevens in het koppelbestand uitleest. Breng externe partijen die ook met het koppelbestand werken tijdig op de hoogte van deze wijziging. Nieuw Nieuwe gebruikersinterface Mijn Dossier Waarom De huidige gebruikersinterface van Personeelsdossier - en daarmee ook Mijn Dossier - is afgestemd op de gebruikersinterface van Youforce. Sinds enige tijd is het echter ook mogelijk om vanuit Home of vanuit HR Core Business Global direct naar Mijn Dossier te gaan. Deze modules hebben echter de gebruikersinterface van Visma | Raet. Om hier beter bij aan te sluiten, heeft Mijn Dossier een nieuwe gebruikersinterface gekregen. De werking is hetzelfde gebleven en visueel zijn er een aantal verbeteringen doorgevoerd. Mijn Dossier met de nieuwe gebruikersinterface is na deze release als eerste beschikbaar voor gebruikers van HR Core Business Global. In een volgende release krijgen alle gebruikers van Mijn Dossier, Personeelsdossier en Salarisdossier de beschikking over de nieuwe gebruikersinterface. Hoe Binnen HR Core Business Global ziet u een koppeling waarmee u Mjin dossier kan openen.   In dit geval wordt Mijn Dossier direct geopend met de nieuwe gebruikersinterface. In deze gebruikersinterface worden dezelfde mogelijkheden geboden als voorheen. Dit modernere uiterlijk introduceert een ruimere opzet voor de weergave van de gegevens. Ook bij het weergeven van een document bestaan dezelfde mogelijkheden als voorheen. Uw actie Alle gebruikers van HR Core Business Global krijgen automatisch de nieuwe gebruikersinterface te zien. Opmerking: Als deze gebruikers Personeelsdossier of Mijn Dossier via de Youforce Desktop starten, zien zij echter de informatie in 'het oude jasje'. Weergave aanpassen Waarom Binnen de nieuwe gebruikersinterface is gekozen voor een grotere regelafstand dan voorheen. Voor het merendeel van de gebruikers wordt de informatie hierdoor overzichtelijker gepresenteerd en is het eenvoudiger om het gewenste document te kiezen. Voor gebruikers die veel documenten raadplegen is het wenselijk om zo veel mogelijk informatie op één scherm te zien. Om dit mogelijk te maken is de optie Weergave aanpassen toegevoegd. Hoe Rechtsboven in het scherm geeft een icoon aan in welke weergave de interface staat. Door hier op te klikken is de gewenste weergave te selecteren. De mogelijkheden: standaard weergave, compacte weergave of extra compacte weergave. Gebruik de extra compacte weergave om de informatie met dezelfde regelhoogte te zien als in de oude gebruikerinterface. De gemaakte keuze wordt vastgelegd op gebruikersniveau, zodat deze weergave na het opnieuw inloggen wederom beschikbaar is. Uw actie Deze functionaliteit is standaard voor alle gebruikers beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Publishing Date : 10/29/2019
Volledig artikel weergeven
29-10-2019 19:28 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 697 Weergaven
Dit document bevat een beschrijving van nieuwe functionaliteiten en verbeteringen in deze release. De wijzigingen komen deels voort uit meldingen van onze klanten. Waar het relevant is, verwijzen wij met een nummer naar ons interne systeem waarin wij meldingen van klanten (change …..) registreren. Nieuw Vervangend koppelbestand 'Medewerkers' Waarom Het koppelbestand Medewerkers wordt gebruikt om medewerkers die beschikbaar zijn in Personeeldossier te exporteren. Bijvoorbeeld ten behoeve van scanpartners die de gescande papieren documenten moeten koppelen aan de medewerkernummers die binnen Youforce van toepassing zijn. In dit bestand is echter het burgerservicenummer (BSN) opgenomen, terwijl deze volgens de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) niet (langer) van toepassing is op personeelsdossiers. Daarom zullen wij de BSN op termijn verwijderen uit het koppelbestand. Omdat het koppelbestand door vele partijen wordt gebruikt passen wij dit niet direct aan. Dit omdat het verwijderen mogelijk bij u tot problemen kan leiden. Daarom kiezen wij om een nieuw koppelbestand toe te voegen aan de Autorisatiemodule van Personeelsdossier, naast het bestaande koppelbestand. Het oude koppelbestand blijft vervolgens nog een aantal maanden beschikbaar. Naast het verwijderen van de BSN is ook het aantal beschikbare velden in het koppelbestand uitgebreid, zodat er meer informatie over medewerkers beschikbaar is om te kunnen bepalen welke medewerker de juiste is.  In het bestaande koppelbestand zijn de volgende velden beschikbaar: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst In het nieuwe koppelbestand zijn de volgende velden aanwezig: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Beide opties zullen tot eind 2019 beschikbaar blijven, waarna de optie Medewerkers (tot 01-01-2020) zal worden verwijderd. Hoe Autorisatie Personeelsdossier | Koppelbestanden genereren | Medewerker Binnen de Autorisatiemodule Personeelsdossier zijn nu twee opties beschikbaar om een koppelbestand 'Medewerkers' op te vragen: De optie Medewerkers (tot 01-01-2020) gebruikt u om de bestaande versie van het koppelbestand te downloaden. Met de optie Medewerkers genereert u het bestand volgens het nieuwe formaat zonder BSN en met de aanvullende velden. Uw actie  Omdat het bestaande koppelbestand eind 2019 zal worden uitgefaseerd is het van belang om de processen binnen uw organisatie, die van het koppelbestand afhankelijk zijn, aan te passen naar het nieuwe koppelbestand. Het is daarbij van belang dat niet alleen het aantal velden en de namen van de kopteksten zijn gewijzigd, maar ook de naamdelen opgenomen zijn in losse velden. Bij het aanpassen van het proces wat de gegevens in het koppelbestand uitleest moet hier rekening mee worden gehouden. Werken externe partijen ook met het koppelbestand breng dan ook deze dan ook op de hoogte van deze wijziging. Gewijzigd en verbeterd Nieuwe bewaartermijn 'Ingangsdatum plus 100 jaar' Waarom In bepaalde specifieke gevallen is het wenselijk om documenten 'levenslang' te bewaren, bijvoorbeeld bij bepaalde (semi-)overheidsorganisaties. Het uitgangspunt daarbij is dat het document niet onbeperkt bewaard mag worden, maar wel tot (enkele jaren ná) de overlijdensdatum van de betreffende medewerker. Omdat een bewaartermijn niet op een overlijdensdatum kan worden gebaseerd hebben wij gekozen voor een bewaartermijn die in de meeste gevallen langer is dan een mensenleven,maar niet onbeperkt. Hiervoor is de bewaartermijn 'Ingangsdatum plus 100 jaar' toegevoegd. Hoe Configuratie Personeelsdossier > Documentsoorten Bij het definiëren van de bewaartermijn van documentsoorten is het nu mogelijk om 'Ingangsdatum plus 100 jaar' te selecteren als bewaartermijn. Uw actie Als u een nieuwe documentsoort aanmaakt kunt u deze bewaartermijn toekennen aan de nieuwe documentsoort. Als u de nieuwe bewaartermijn wilt toepassen op een bestaande documentsoort, dan zullen alle documenten die zijn gekoppeld aan de betreffende documensoort worden voorzien van een nieuwe verwijderdatum. Met name bij grote hoeveelheden documenten kan het enige tijd duren (tot enkele uren) voordat de nieuwe verwijderdatum zichtbaar is, omdat de verwerking ervan niet onmiddelijk plaatsvindt. Opgeloste meldingen Enter op gebruiker filter in Autorisatie Personeelsdossier Melding  Bij gebruik van andere browsers dan Internet Explorer leidde het bevestigen van een filter op gebruikers tot het onbedoeld downloaden van een koppelbestand. Als in bovenstaand scherm bij de opties individueel autoriseren of Groepsgewijs autoriseren het gebruikte filter wordt bevestigd met een Enter op het toetsenbord, dan werd onbedoeld de eerste menuoptie van het menu 'Koppelbestanden genereren' uitgevoerd. Oplossing In deze release hebben wij een aanpassing doorgevoerd, zodat na een Enter op het toetsenbord niet langer het koppelbestand wordt gedownload. De Enter toets heeft geen acties tot gevolg, tenzij eerst met de Tab toets de knop Gebruikers filteren actief is gemaakt. Uw actie Geen. Publishing Date : 7/25/2019
Volledig artikel weergeven
23-07-2019 20:43 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 645 Weergaven
This document describes the new functionality and improvements introduced by this release. The changes were partly prompted by notifications from our customers. Where relevant, we have included a number in the section title to refer to the identification of the message (change .....) in question in our system. New Replacement 'Employees' interface file Why The Employees interface file is used to export employee data from Personnel File. This is sometimes done for scanning partners, for example, who have to link scanned hard copy documents to Youforce employee numbers. However, this file currently contains the employee's citizen service number (BSN), which, according to the General Data Protection Regulation (GDPR), may no longer be included in personnel files. Therefore, in order to remain GDPR compliant, we will eventually remove the BSN from the interface file. Because the interface file is used by many different parties, we will not be implementing this change right away, as removing the BSN could cause problems for your organization. To avoid such problems, we will add a new interface file to Personnel File's Authorization module, in addition to the existing interface file. After we have added the new file, the old file will remain available for a number of months. In addition to removing the BSN, we will also be expanding the number of fields available in the interface file. This means that the file will contain more information per employee, making it easier to find the employee you are looking for.  The following fields are available in the existing interface file: Klantnummer Actnaam PersoonsCd PersoonsNr DvbNr BSN GebDatum Afdeling DatumInDienst DatumUitDienst The following fields will be available in the new interface file: CustomerID ProductCombination EmployeeID EmployeeCode ContractID Initials Prefix Name BirthDate BirthPrefix BirthName Gender StartDate EndDate OrganisationalUnit AdministrationID Department DepartmentIDDepartmentAbbr Function Both files will remain available until the end of 2019. After this, the file entitled Employees (until 01-01-2020) will be removed. How Personnel File Authorization | Generate interface files | Employees In Personnel File Authorization module, there are currently two available options to request an 'Employees' interface file: To download the old version of the interface file, use Employees (until 01-01-2020). For the new version, use Employees. This version offers additional fields but does not include the BSN. Your action  Because the old interface file will be phased out at the end of 2019, it is important to adapt any processes within your organization that depend on the interface file, and to make sure that they are configured to the new file. It is also important to note that the number of fields and the names of the headers will be different in the new file, and that the naming components included in the separate fields will change as well. Please take this into account when modifying the process that reads the data in the interface file. If your organization shares the interface file with any external parties, please inform them of this change as well. Changed and improved New 'Effective date plus 100 years' retention period Why In certain specific cases, it may be desirable to save a document 'for life,' for example in the case of certain governmental and semi-governmental organizations. The basic principle in these cases is that the document cannot be kept on file indefinitely, but that it may be retained until the employee in question has passed away, or until a few years after their death. Because a retention period cannot be based on a date of death, we have opted for a retention period that is not unlimited, but that, in most cases, will be longer than the life of the employee in question. That is why we have added a new 'Effective date plus 100 years' retention period. How Personnel File Configuration > Document types When defining the retention period of document types, it is now possible to select 'Effective date plus 100 years' as the retention period. Your action If you create a new document type, you can assign this retention period to the new document type. If you apply the new retention period to an existing document type, all documents linked to that document type will be assigned this new period. In the case of large numbers of documents, it may take some time (up to a few hours) before the new removal date becomes visible, as the changes will not be processed immediately. Resolved notifications Pressing Enter now attaches user filter in Personnel file Authorization Notification  When using browsers other than Internet Explorer, attaching a user filter inadvertently caused an interface file to be downloaded. When a user filter was attached for the options Individual authorization or Group authorization by pressing Enter, unexpectedly the first menu item of the 'Generate interface files' menu was executed. Solution In this release, pressing Enter will no longer lead to downloading an interface file. Instead Enter will not perform any action, unless Tab was used to make the Filter users button active. Your action No action is required. Publishing Date : 7/25/2019
Volledig artikel weergeven
23-07-2019 20:19 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 365 Weergaven
Solved changes Departments are not shown in Personnel file Authorization module (2184857) Subject: The same department within different administrations is not shown everywhere. Change In some situations, users can have rights to a specific department, while this department does not seem to be checked in the authorization module. In these situations, it appears that the same department - that is, with exactly the same name and department code - is linked to two different administration numbers. However, the authorization module only shows the active or last known department by default, so the department with the checkmark is not visible. If the user has been granted rights to the department that is not shown in the past, there is no possibility to revoke these rights. Solution The problem is usually related to departments used in the past by employees who are now out of service. This means that the relevant departments have become inactive, but the relevant employees are still present in the Personnel File. In this release, a change was made to the Authorize departments tab to include also these inactive departments with the same department code. To facilitate this, a new column AdministrationId was added. Example before the change Example after the change As of this release the column AdministrationId is shown in the result list and departments with the same department code and description that are or have been linked to a different administration IDs will be shown. In this example, it appears that the user still has rights to the Sales & Marketing department that was once linked to administration number 577. Because the department code has remained the same, the user will therefore also see all employees who are currently linked to this department. Your action This change does not require any actions. If there are multiple departments with the same department code linked to different administration numbers, they will automatically be shown in the list. Publishing Date : 9/22/2020
Volledig artikel weergeven
22-09-2020 21:47 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 284 Weergaven
Opgeloste meldingen Afdelingen worden niet getoond in Personeelsdossier Autorisatiemodule (2184857) Betreft: Dezelfde afdeling binnen verschillende administraties wordt niet overal getoond. Melding In sommige situaties kunnen gebruikers rechten hebben op een bepaalde afdeling, terwijl deze in de autorisatiemodule niet is aangevinkt bij deze gebruiker. In deze situaties blijkt dat dezelfde afdeling -  dus met exact dezelfde naam en afdelingscode - aan twee verschillende administratienummers is gekoppeld. De autorisatiemodule laat standaard echter alleen de actieve of laatst bekende afdeling zien, waardoor de afdeling met het vinkje niet zichtbaar is. Als de gebruiker in het verleden rechten heeft gekregen op de afdeling die niet wordt getoond, is er geen mogelijkheid om deze rechten te ontnemen. Oplossing  Het probleem is meestal gerelateerd aan afdelingen die in het verleden werden gebruikt bij medewerkers die inmiddels uit dienst zijn. Dit betekent dat de betreffende afdelingen inactief zijn geworden, maar de betreffende medewerkers zijn nog wel aanwezig in Personeelsdossier. In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor deze inactieve afdelingen met dezelfde afdelingscode ook worden getoond. Om dit mogelijk te maken is ook de kolom AdministratieId toegevoegd. Voorbeeld voor de aanpassing Voorbeeld na de aanpassing Vanaf deze release wordt ook de kolom AdministratieId getoond en verschijnen afdelingen met dezelfde afdelingscode en -omschrijving die eerder aan een ander administratienummer gekoppeld zijn of zijn geweest. In dit voorbeeld blijkt de gebruiker nog rechten te hebben op de afdeling Sales & Marketing die ooit aan administratienummer 577 is gekoppeld. Omdat de afdelingscode hetzelfde is gebleven, krijgt de gebruiker dus ook alle medewerkers te zien die momenteel aan deze afdeling zijn gekoppeld. Jouw actie De aanpassing vereist geen acties. Als er sprake is van dezelfde afdelingen die aan verschillende administraties zijn gekoppeld dan worden deze automatisch getoond.  Publishing Date : 9/22/2020
Volledig artikel weergeven
22-09-2020 21:45 (Bijgewerkt op 28-01-2022)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 713 Weergaven
Labels