Releases Youforce Dossier

2023-07-04 Naamgeving tabbladen Sinds de introductie van Mijn Youforce worden de applicaties in aparte tabbladen van de browser geopend. De namen van de tabbladen waren echter gelijk aan elkaar voor Personeelsdossier en Salarisdossier.    In deze release is een aanpassing doorgevoerd zodat de naam van het tabblad gelijk is aan de naam van de applicatie:     Hierdoor zijn de verschillende tabbladen eenvoudiger van elkaar te onderscheiden.   Als Personeelsdossier wordt gestart is de naam van het tabblad ook Personeelsdossier, en linksboven in de header staat dan ook Personeelsdossier:   Als Salarisdossier wordt gestart dan wordt hier Salarisdossier getoond:     Printen salarisspecificaties vanuit Medewerkerdossier In Medewerkerdossier ('Mijn Dossier') was het niet mogelijk om direct vanuit de applicatie een salarisspecificatie of jaaropgave te printen. Hiervoor moest de salarisspecificatie eerst worden gedownload.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waarmee het binnen Medewerkerdossier mogelijk is om de salarisspecificatie te printen.      In een browser op een desktopcomputer wordt het dialoogvenster van de printfunctionaliteit van het besturingssysteem getoond. Hierin kunnen de instellingen van de printer worden aangepast.   Opmerking: In de browser op een mobiele telefoon of in de Youforce App is het momenteel niet mogelijk om direct vanuit de applicatie te printen. Het document kan in dat geval worden gedownload en met de PDF-toepassing worden geopend en geprint.   Op een iPhone is het bestand terug te vinden in de Download-map binnen de app Files. Het bestand wordt dan geopend in de PDF-viewer van iOS en met de Share-knop kan worden gekozen voor Print. Dit is alleen mogelijk als er printers binnen het lokale netwerk worden gevonden die Airprint ondersteunen.   Op een Android-telefoon kan het bestand worden geselecteerd in de File Manager in de Download-map. Van daaruit kan het bestand worden geprint of eerst geopend en dan geprint.  Dit is vaak alleen mogelijk als er een App op de telefoon is geïnstalleerd van de fabrikant van de printer.    Opvragen medewerkers Personeelsdossier soms traag In specifieke situaties was het opvragen van de resultatenlijst in het menu Medewerkers van Personeelsdossier soms traag. Dit was met name het geval voor gebruikers die binnen hun autorisatieprofiel de dossiers van grote hoeveelheden medewerkers mogen raadplegen. Ondanks dat alleen de eerste 1.000 medewerkers worden getoond die aan de selectiecriteria op het tabblad Filter voldoen, duurde het toch lang voordat deze verschenen in de resultatenlijst. Dit was vooral het geval bij gebruikers die de dossiers van tienduizenden medewerkers kunnen raadplegen.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het ophalen van de eerste 1.000 medewerkers in deze situaties aanzienlijk sneller is geworden.

2023-05-29 Toegang Personeelsdossier voor roltoewijzing De toegang tot Personeelsdossier wordt in Youforce verstrekt door een gebruiker expliciet toegang te geven of door het Autorisatieprofiel van een rol toegang te geven. In dit laatste geval wordt gekeken welke rol actief is bij een gebruiker en of deze rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. Voor gebruikers van Mijn Youforce wordt de toegang tot Personeelsdossier verstrekt door gebruikers te autoriseren in het nieuwe Autorisatiebeheer. Hier is echter geen mogelijkheid om in te stellen of een gebruiker in een bepaalde rol wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier. In deze release is een aanpassing doorgevoerd die het mogelijk maakt om ook in de Autorisatiemodule van Personeelsdossier per rol in te kunnen stellen of een gebruiker met een roltoewijzing op deze rol wel of geen toegang heeft:     Het betreft hier dezelfde optie als in 'Youforce autorisatieprofielen beheren' waarbij de module 'Personeelsdossier' aan of uit wordt gezet voor een bepaalde rol:     Er zijn nu dus twee plekken waar de toegang op basis van een roltoewijzing aan of uit kan worden gezet. De nieuwe optie binnen de Autorisatiemodule van Personeelsdossier is vooral zinvol voor beheerders van Mijn Youforce die geen gebruik meer maken van autorisatieprofielen.    De optie om per rol in te stellen of deze wel of geen toegang heeft tot Personeelsdossier is alleen beschikbaar voor de vaste rollen uit de HR-module die worden weergegeven met haakjes eromheen (bijvoorbeeld <Manager>), met uitzondering van de rol <Medewerker>). De rol <Medewerker> heeft in principe nooit toegang tot Personeelsdossier, omdat medewerkers hun eigen dossier raadplegen via Medewerkerdossier ('Mijn Dossier'). De rollen zonder haakjes zijn alleen beschikbaar in Personeelsdossier voor het toekennen van een expliciete rol aan een gebruiker (bijvoorbeeld voor een gebruiker met beheerrechten), en deze worden nooit gebruikt voor automatische toegang op basis van een roltoewijzing.   Opmerking: Als onderdeel van de overgang naar Mijn Youforce ter vervanging van het traditionele Youforce Portaal zullen er in de nabije toekomst meer wijzigingen worden doorgevoerd met betrekking tot de autorisatie op basis van rollen.  

2023-04-17 Klikken op notificaties In de Youforce App en in Mijn Youforce worden notificaties getoond in de inbox als er een nieuwe salarisspecificatie of een jaaropgave beschikbaar is. Er is een aanpassing doorgevoerd waardoor het nu ook mogelijk is om op de notificatie te klikken, zodat de Salarisdossier tab van 'Mijn Dossier' wordt geopend met bovenaan het nieuwe document.   2023-04-15 Verwijderen documentsoort (#33591435) Sinds de release van 2023-04-04 was het niet meer mogelijk om een documentsoort te verwijderen in de Configuratiemodule als er in het verleden documenten aan gekoppeld zijn geweest.    Er is een aanpassing doorgevoerd dat deze documentsoorten weer verwijderd kunnen worden. Voorwaarde voor het kunnen verwijderen van een documentsoort is dat er helemaal geen documenten meer zijn gekoppeld aan de documentsoort, inclusief eventuele documenten in de prullenbak.   2023-04-05 Roteren van PDF-documenten (#33368273) Het roteren van een document in de document viewer werkte niet naar behoren bij bepaalde versies van het PDF-formaat.   In deze release is een aanpassing doorgevoerd, zodat het roteren weer naar behoren werkt. Opmerking: documenten in een archiefsysteem als Personeelsdossier worden nooit inhoudelijk gewijzigd. Het roteren van een document is daardoor alleen een weergaveoptie. Om definitief te roteren kan het document worden gedownload en met een PDF-editor worden aangepast en opgeslagen. Vervolgens kan het document (als een nieuwe versie) opnieuw worden geüpload.   2023-04-04 Bewaarperiode op medewerkerniveau In Personeelsdossier wordt gebruikt gemaakt van bewaarperiodes die zijn gekoppeld aan de datum uit dienst, zoals 'Datum uit dienst plus 2 jaar' of '5 jaar na 1 januari van het jaar volgend op de datum uit dienst'. Zodra de datum uit dienst beschikbaar is kan op basis van deze bewaarperiode de verwijderdatum van een document worden berekend. Bij organisaties die gebruik maken van Beaufort heeft dit in het verleden geleid tot de vraag of de datum uit dienst van toepassing is voor een dienstverband of voor de medewerker.   Een medewerker kan bijvoorbeeld twee dienstverbanden hebben, waarvan dienstverband 1 een uitdienstdatum heeft en dienstverband 2 niet. In deze situatie is de medewerker niet uit dienst, omdat er een actief dienstverband is. Als een document is gekoppeld aan dienstverband 1 dan wordt er een verwijderdatum berekend, maar als het document aan dienstverband 2 is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Ook als het document niet aan een dienstverband is gekoppeld wordt er geen verwijderdatum berekend. Uitgangspunt is hierbij dat een document verwijderd moet worden als het dienstverband uit dienst is, in plaats van de medewerker.   In de praktijk betekent dit vaak dat documenten ontkoppeld worden van dienstverbanden om er voor te zorgen dat er nog geen verwijderdatum wordt berekend totdat alle dienstverbanden uit dienst zijn. Deze situatie is soms niet wenselijk, omdat de dienstverbanden ook worden gebruikt voor de autorisatie van gebruikers. Zo kan de manager van dienstverband 2 geen documenten raadplegen die aan dienstverband 1 zijn gekoppeld.    Met de wijzigingen in het configuratiemechanisme in de release van maart is het mogelijk geworden om hier een oplossing voor te bieden. Vanaf deze release is het mogelijk om per documentsoort in te stellen of de bewaarperiode afhankelijk is van de datum uit dienst van het dienstverband of van de medewerker.   Alle bestaande bewaarperiodes die waren gebaseerd zijn op de datum uit dienst zijn in deze release hernoemd naar de oorspronkelijke naam met daarachter de tekst '(dienstverband)'. De werking van deze bewaarperiodes is ongewijzigd gebleven, waarbij een verwijderdatum wordt berekend als het document is gekoppeld aan een dienstverband met een datum uit dienst. Als het document niet aan het dienstverband is gekoppeld dan wordt een verwijderdatum berekend als alle dienstverbanden een datum uit dienst hebben, waarbij de meeste recente datum uit dienst wordt gebruikt voor de berekening.   Nieuw in deze release zijn bewaarperiodes met daarachter de tekst ' (medewerker)'. Als een document is gekoppeld aan één van deze bewaarperiodes dan zal de verwijderdatum altijd pas berekend worden als alle dienstverbanden een uitdienstdatum hebben, waarbij de meest recente wordt gebruikt voor de berekening.    Met een eenmalige aanpassing van alle documentsoorten die een bewaarperiode hebben die gebaseerd is op de uitdienstdatum kan de werking van de berekening van de verwijderdatum worden aangepast. Dit kan betekenen dat de verwijderdatum wordt verwijderd als er nog een actief dienstverband is, waar eerder de datum uit dienst van het dienstverband werd gebruikt. Opmerking: voor alle documenten die aan de gewijzigde documentsoorten zijn gekoppeld moet opnieuw de verwijderdatum worden berekend. Als er sprake is van veel documenten dan kan dit enige tijd in beslag nemen. Het kan gebeuren dat de oude verwijderdatum nog enige uren zichtbaar is, totdat deze opnieuw is berekend.      Documentsoortselectie op delen van omschrijvingen Sinds de vorige release is het mogelijk om sneller een documentsoort te selecteren door de eerste letter in te voeren.   In deze release is dit mechanisme verder uitgebreid met de mogelijkheid om delen van de documentsoorttitel in te voeren. Alle documentsoorten waar de ingevoerde tekens in voorkomen worden getoond in de dropdownlist.     Opmerking: deze functionaliteit werkt niet in Internet Explorer 11.   Rolwissel in Mijn Youforce In Mijn Youforce wordt bij het starten van Personeelsdossier vastgesteld welke roltoewijzingen van toepassing zijn voor de gebruiker. Indien er meer dan één rol beschikbaar is kan de gebruiker een andere rol kiezen. Echter, het wisselen van de rol kon soms erg lang duren.  In deze release is een aanpassing doorgevoerd waardoor het wisselen van de actieve rol sneller plaatsvindt.   

2023-03-13 Verwijderen leeg dossier weer mogelijk In bepaalde situaties was het niet mogelijk om een leeg dossier van een medewerker te verwijderen.  We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het verwijderen van een leeg dossier nu weer mogelijk is.   Opstarten Personeelsdossier met filterscherm Bij sommige gebruikers werd in  Personeelsdossier meteen het resultatenscherm met medewerkers getoond, waar normaal eerst het filterscherm werd getoond. Voorheen was dit alleen het geval als de betreffende gebruiker niet meer dan 100 medewerkers kan raadplegen. Door een onjuiste telling van het aantal dienstverbanden werd nu ook bij meer dan 100 zichtbare medewerkers soms meteen het resultatenscherm getoond en ook klopte het aantal medewerkers in de navigatiebalk niet.   We hebben een aanpassing doorgevoerd, zodat het resutatenscherm alleen meteen wordt getoond als de gebruiker 100 medewerkers of minder kan raadplegen. Ook is de telling in de navigatiebalk weer correct.   'Mijn Dossier' niet langer beschikbaar in Internet Explorer Indien een medewerker gebruik wil maken van 'Mijn Dossier' in Internet Explorer, dan wordt voortaan een melding getoond dat deze browser niet langer wordt ondersteund.     Door het toepassingen van nieuwere (beveiligings-)technieken is het niet langer mogelijk om deze applicaties naar behoren te laten functioneren in Internet Explorer. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie was al niet langer beschikbaar, maar ook het tonen van documenten uit het Personeelsdossier is niet langer mogelijk voor alle ondersteunde documentformaten. We zijn hierdoor genoodzaakt de ondersteuning van Internet Explorer nu definitief te stoppen voor 'Mijn Dossier'.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     2023-03-05 Wijzigingen in Documentsoorten-configuratie Personeelsdossier Binnen Personeelsdossier zijn tot op heden een reeks vaste documentsoorten beschikbaar geweest, met 50 vrije documentsoorten. Voor elke documentsoort werd de bewaartermijn ingesteld en er kon een afwijkende omschrijving worden opgegeven. Vervolgens wordt de documentsoort op zichtbaar gezet en diende deze in een map ondergebracht te worden. Tenslotte werd per rol ingesteld of een documentsoort zichtbaar is voor de betreffende rol.   In de nieuwe release wordt dit principe aangepast, waardoor een meer flexibiliteit wordt geboden bij het inrichten van Personeelsdossier. In de nieuwe opzet worden de documentsoorten en de mappenstructuur voortaan in één scherm ingericht. Verder zijn er in principe een onbeperkte hoeveelheid documentsoorten in te richten, alhoewel Visma sterk adviseert om het aantal documentsoorten zo veel mogelijk te beperken om te voorkomen dat gebruikers uit vele tientallen documentsoorten moeten kiezen. Het primaire doel van een documentsoort is om de gekoppelde bewaartermijn toe te passen op een document, en daarnaast vormt het een groepeerkenmerk voor gelijksoortige documenten. Het is dus niet nodig om voor elk type document een nieuwe documentsoort aan te maken.    Een nieuwe toevoeging in deze release is het bewaarschema. Voorheen hadden documentsoorten één bewaartermijn. Als deze werd aangepast, dan werd de verwijderdatum van alle documenten die aan de betreffende documentsoort zijn gekoppeld opnieuw berekend. Door middel van bewaarschema's is het mogelijk om meerdere bewaarschema's te definiëren met verschillende bewaartermijnen voor dezelfde documentsoort. Eén bewaarschema is is ingesteld als de standaard, en die wordt toegepast op elk document wat wordt toegevoegd aan Personeelsdossier. Handmatig kan bij een document een afwijkend bewaarschema worden gekozen, zodat er een afwijkende bewaartermijn wordt toegepast op het document. Ook kan een ander bewaarschema worden ingesteld als standaard, zodat dit bewaarschema wordt toegepast op elk nieuwe document dat wordt toegevoegd.   Selecteren bewaarschema Onder de sectie Bewaartermijn wordt nu het bewaarschema getoond dat als standaard is ingesteld in de configuratiemodule van Personeelsdossier.      Als er meer dan één bewaarschema is ingericht dan kan een ander bewaarschema worden gekozen.     Na de selectie van het bewaarschema wordt de bewaarperiode die in het betreffende bewaarschema is opgegeven voor de documentsoort toegepast op het nieuwe document.     Ook bij bestaande documenten kan een ander bewaarschema worden gekozen met de optie Kenmerken wijzigen.   Documentsoortselectie groter Bij het uploaden van een nieuw document wordt voortaan een grotere lijst getoond met de documentsoorten.   Door naar beneden te scrollen kan de gewenste documentsoort worden geselecteerd. Het is ook mogelijk om de eerste letter van de titel van de documentsoort in te voeren, zodat alleen de titels die met die letter beginnen overblijven in de lijst.   'Mijn Dossier' toont niet langer salarisdocumenten in Internet Explorer 11 Bij gebruik van Internet Explorer worden niet langer salarisdocumenten getoond in 'Mijn Dossier'. Het afgelopen jaar was een overgangsperiode waarbij de ondersteuning voor Internet Explorer werd afgebouwd. Gedurende deze periode was het nog mogelijk om Personeelsdossier in 'medewerker modus' te gebruiken, waarbij de salarisdocumenten uit Salarisdossier werden opgehaald. Deze optie is nu niet langer beschikbaar.  Wij adviseren om gebruik te maken van een van de officieel ondersteunde browsers, zoals Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox of Apple Safari. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te maken van de Youforce App.     Nieuwe beheerhandleiding Er is een nieuwe beheerhandleiding beschikbaar voor Personeelsdossier waarin de gewijzigde documentsoortenconfiguratie wordt beschreven. De nieuwe handleiding is beschikbaar in de Kennisbank onder  Personeelsdossier - Productdocumentatie - Visma Community      

2022-08-18 Lijstnummer weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal (#3613816) Sinds de vorige release werd het selectiecriterium Lijstnummer niet meer getoond op het filterschermen van de verschillende productiesoorten van Salarisdossier Gemal. Dit selectiecriterium is nu weer beschikbaar:     Proefproducties weer beschikbaar in Salarisdossier Gemal Sinds de vorige release werd Proefproducties niet meer getoond als optie binnen de lijst Soort productie bij het beheren van importverslagen in Salarisdossier Gemal. Deze optie is nu weer beschikbaar in de lijst.     Email met externe links wordt niet getoond in Personeelsdossier (#3629384) Bij het weergeven van emailberichten in MSG- of EML-formaat werd de email niet getoond in de Document Viewer als deze afbeeldingen op basis van een externe link bevat. Dit is het geval als bijvoorbeeld een logo niet in de email zelf is opgenomen, maar als er verwezen wordt naar een externe locatie waar het logo kan worden gedownload. Omdat emailberichten niet in een browser kunnen worden getoond, worden deze bij het raadplegen omgezet naar een formaat die wel in de browser getoond kan worden. Om beveiligingsredenen is het dan niet mogelijk om de afbeelding op te halen vanaf de externe locatie, waardoor het emailbericht nooit in de Document Viewer verschijnt.   Er is nu een aanpassing doorgevoerd die er voor zorgt dat het emailbericht wel verschijnt, maar op de plek waar de afbeelding zou moeten staan wordt een rood kruis getoond.   Als het bericht wordt gedownload in origineel formaat dan wordt de afbeelding opgehaald door de applicatie die je gebruikt om emails te lezen, zoals bijvoorbeeld Microsoft Outlook. In de meeste gevallen zal de betreffende applicatie wel in staat zijn om de afbeelding op te halen, tenzij deze niet langer beschikbaar is op de externe locatie. Ook dan zal een indicatie worden getoond dat de afbeelding niet opgehaald kon worden.   Opmerking:  Visma | Raet adviseert sterk om géén emailberichten op te nemen in het Personeelsdossier. De emailformaten MSG en EML zijn geen bestendige documentformaten zoals PDF dat is, en er is altijd een specifieke applicatie nodig om ze te kunnen openen. In de meeste gevallen gaat het bij emailberichten ook om de bijlages, waardoor het zorgvuldiger is om alleen de bijlagen op te nemen in Personeelsdossier. Deze kunnen dan ook worden voorzien van de juiste documentsoort met bijbehorende bewaartermijn en een zinvolle omschrijving. Als je toch het hele emailbericht op wilt nemen in Personeelsdossier dan adviseren wij om de email eerst op te slaan in PDF-formaat (bijvoorbeeld met printen naar een PDF) en het PDF-bestand vervolgens in het Personeelsdossier op te nemen.    Gebruikershandleiding Medewerkerdossier bijgewerkt De gebruikershandleiding van Medewerkersdossier (Mijn Dossier) is bijgewerkt. Hieraan is de informatie over de 'dynamic payslip' toegevoegd. De handleiding is gepubliceerd op de productpagina van Mijn Dossier onder de optie Kennisbank: Mijn Dossier - Productdocumentatie - Visma Community