Release notes: HR Core Beaufort 2024-09 (Upgrade 50)

[#1]

• Release datum
• Mededelingen
• Reminder: Best practice 'batchopdrachten'
• CAO wijzigingen
• CAOKinderopvang: Salaristabel i.v.m. verhoging stagevergoeding
• CAOKraamzorg: Salaristabel i.v.m. verhoging stagevergoeding
• CAO Provincies: Salaristabel
• Nieuw
• Vervroegde IVA verrekenen op hoofd IKV
• Aanleveren e-mailadres privé aan Payroll Gemal
• Opgeloste meldingen
• Geen toekomstmutatie mogelijk rubriek P01106 (change 6411217)
• Onterechte foutmelding (PI_3115) De indirecte ziekte mutaties van het aanleverende proces XXX zijn a...
• Het overzicht 'Controleren gekoppelde dienstverbanden' toont niet alle werkgeverrubrieken (change 64...

 

Release datum

Deze release wordt vrijgegeven op zaterdag 31 augustus 2024.

 

 

Mededelingen

Reminder: Best practice 'batchopdrachten'

In dit bericht hebben we jou al op de hoogte gebracht van batchopdrachten en hun mogelijke impact op de performance van Beaufort. Inmiddels staat de door ons geadviseerde best practice ook op de Community.

Deze is gebaseerd op de optimale verhouding tussen technische performance enerzijds en de functionele toegevoegde waarde van de batchopdracht in relatie tot de betreffende systeemfunctie anderzijds. Simpelweg alle batchopdrachten met een hoge herhaal frequentie vastleggen klinkt wellicht aantrekkelijk maar heeft in de praktijk vaak geen zin. In de best practice tabel zie je de meest toegepaste batchfuncties en de daarbij behorende periodiciteit. 

Aan jou het verzoek de batchinrichting zoals die nu in jullie omgeving staat, kritisch te bekijken en waar van toepassing (en mogelijk) te conformeren aan bovenstaande best practice. Dit kun je doen middels functie 800004-Wachtrij alle batchopdrachten. Soms zien we ook dat een batchopdracht meerdere keren voorkomt, dat is met de juiste periodiciteit ook niet nodig. Deze kunnen eenvoudig worden verwijderd.

 

CAO wijzigingen

CAO Kinderopvang: Salaristabel i.v.m. verhoging stagevergoeding

Waarom

Per 01-09-2024 is de stagevergoeding verhoogd conform de nieuwe CAO. Het bedrag bijgewerkt in de salaristabel.  Het betreft salarisregeling 46.

Hoe

De genoemde salarisregeling is aangepast voor wat betreft de bedragen van de salarisschalen: 

• HR Core Beaufort Online: de salarisbestanden staan op de J-schijf (folder Payroll-tables)
• HR Core Beaufort On Prem: de salarisbestanden staan klaar bij Bestandsuitwisseling. 

Actie

Deze salarisregeling kan worden geïmporteerd in HR Core Beaufort met de functie 215015 (Import geg. salarisregeling).

Daarna kunnen de bruto salarissen opnieuw bepaald worden:

• Salarisadministratie --> Salarisregelingen --> 160060 Bepalen bruto salarissen
• Laat het vinkje staan bij 'Alle salarisregelingen' of selecteer de gewenste salarisregeling

CAO Kraamzorg: Salaristabel i.v.m. verhoging stagevergoeding

Waarom

De volledige tekst van de cao kraamzorg is gepubliceerd en daarin is de stagevergoeding voor 2023 en 2024 aangegeven. Wij hebben voor 2023 en 2024 het bedrag bijgewerkt in de salaristabellen.  Het betreft salarisregeling 81.

Hoe

De genoemde salarisregeling is aangepast voor wat betreft de bedragen van de salarisschalen: 

• HR Core Beaufort Online: de salarisbestanden staan op de J-schijf (folder Payroll-tables)
• HR Core Beaufort On Prem: de salarisbestanden staan klaar bij Bestandsuitwisseling. 

Actie

Deze salarisregeling kan worden geïmporteerd in HR Core Beaufort met de functie 215015 (Import geg. salarisregeling).

Indien u op het moment van de release werknemers hebt die aangemerkt zijn als stagiare dan kunt u vervolgens de bruto salarissen opnieuw bepalen:

• Salarisadministratie --> Salarisregelingen --> 160060 Bepalen bruto salarissen
• Laat het vinkje staan bij 'Alle salarisregelingen' of selecteer de gewenste salarisregeling

Zie dit kennisartikel met betrekking tot het opnieuw bepalen van de brutosalarissen met terugwerkende kracht.

Op het moment van beoordelen (augustus 2024) zijn er geen werknemers in de cao kraamzorg aangemerkt als stagiaire. Daarom heeft Payroll Gemal geen automatische herrekening aangestuurd. Mocht je wel een stagiaire hebben gehad die inmiddels uit dienst is en recht zou hebben gehad op een hoger bedrag aan stagevergoeding, dan dien je zelf handmatig deze werknemer te herrekenen met rubriek P00475 beginperiode herrekening.

CAO Provincies: Salaristabel 

Waarom

Per 3 september is er een nieuwe salaristabel beschikbaar in verband met de salariswijziging per 2024-09.  Het betreft salarisregeling 28.

Hoe

De genoemde salarisregeling is aangepast voor wat betreft de bedragen van de salarisschalen: 

• HR Core Beaufort Online: de salarisbestanden staan op de J-schijf (folder Payroll-tables)
• HR Core Beaufort On Prem: de salarisbestanden staan klaar bij Bestandsuitwisseling. 

Actie

Deze salarisregeling kan worden geïmporteerd in HR Core Beaufort met de functie 215015 (Import geg. salarisregeling).

Daarna kunnen de bruto salarissen opnieuw bepaald worden:

• Salarisadministratie --> Salarisregelingen --> 160060 Bepalen bruto salarissen
• Laat het vinkje staan bij 'Alle salarisregelingen' of selecteer de gewenste salarisregeling

 

Nieuw

Vervroegde IVA verrekenen op hoofd IKV

Waarom

In deze release is in Payroll Gemal nieuwe functionaliteit gerealiseerd, specifiek voor vervroegde IVA uitkeringen. Het doel van deze functionaliteit is dat ook vervroegde IVA uitkeringen gemakkelijker te administreren zijn in Payroll Gemal. Voor meer informatie zie de release notes van Payroll Gemal.

Hoe

Om de nieuwe functionaliteit te ondersteunen zijn in HR Core Beaufort zes nieuwe rubrieken gedefinieerd. Drie voor de nieuwe Gemal invoer codes en drie voor de nieuwe Gemal uitvoer codes.

Rubriek	Omschrijving	Exportcode	Omschrijving
P02356	Verrekenen vervroegde IVA	02356	Verr vervr IVA
P12531	Afwijkende ORT PFZW	02531	Afw ORT PFZW
P00630	EJU/PB WIA uitkering	00630	EJU/PB WIA uitk

Rubriek	Referentiewaarde	Omschrijving
P02356	0	Geen effect
P02356	1	Verrekenen vervroegde IVA

Uitvoercode	Omschrijving	Rubriek	Omschrijving
01398	Verr vervr IVA	P99398	Verrekenen vervroegde IVA
01912	Ln verr vervr IVA	P91912	Loon verrekenen vervroegde IVA
00630	EJU/PB WIA uitk	P99630	EJU/PB WIA uitkering

Actie

In HR Core Beaufort is geen bijzondere actie nodig. De nieuwe rubrieken zijn klaar voor gebruik.

Voor toelichting op het gebruik van de nieuwe rubrieken zie de uitleg in de Payroll Gemal release notes. 

Aanleveren e-mailadres privé aan Payroll Gemal

Waarom

Met het oog op toekomstige ontwikkelingen hebben onderdelen binnen Youforce - waaronder Payroll Gemal- behoefte aan het e-mailadres van de werknemer. Wij leveren dit nu binnen de Youforce keten niet aan. Hoewel het e-mailadres nog niet direct zal worden toegepast binnen Payroll Gemal, zal dit in de nabije toekomst wellicht wel het geval gaan zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het (op een AVG vriendelijke manier) aanleveren van het e-mailadres richting UPA. 

Hoe

Rubriek P01034 E-mail adres privé wordt vanaf nu aangeleverd aan Payroll Gemal via export- cq invoercode 02850 E-mailadres. 

Nieuwe emailadressen of wijzigingen van bestaande emailadressen worden vanaf deze release aangeleverd aan Payroll Gemal via de reguliere salarisaanlevering. 

Actie

Om reeds bestaande privé emailadressen (rubriek P01034 E-mail adres privé) voor actieve dienstverbanden aan te leveren aan Payroll Gemal is het nodig om eenmalig de functie "'Genereren salarismutaties emailadres (P01034)'" in Beaufort Service op te starten.

Procedure:

• Start Beaufort Service en login.
• Selecteer de optie: Uitvoeren conversie Beaufort en het vervolg scherm "Uitvoeren conversie Beaufort" wordt weergegeven.
• Dubbelklik op de optie 'Generen salarismutaties emailadres (P01034) en het aanmaken van salarismutaties van de rubriek P01034 wordt gestart. Je krijgt nog eerst een printerkeuze, wijzig deze als gewenst, en verwerk d.m.v. Accepteren.
• In de onderbalk wordt aangegeven dat de conversie is uitgevoerd.
• Het verslag (ppiz3507) is aanwezig in de PRT folder of op het scherm met de volgende voorbeeld tekst met vermelding van het aantal aangemaakte salarismutaties van de rubriek P01034.

 

 

Opgeloste meldingen

Geen toekomstmutatie mogelijk rubriek P01106 (change 6411217)

Melding

Als van de organisatorische eenheid - P01106, in het scherm- ‘In- en uit dienstgegevens’ de optie Toekomst mutatie wordt geselecteerd verschijnt de foutmelding dat de rubriek niet gevonden kan worden in de rubriekentabel.

Het scherm 'Onderhouden toekomstige mutaties' zou moeten worden weergegeven.

Oplossing 

Na een wijziging in de Beaufort release 06-2024 blijkt voor deze rubriek het ophalen van de toekomst gegevens niet meer juist te werken.

De programmatuur is hierop aangepast en het scherm Onderhouden toekomstige mutaties wordt vanaf nu weer correct weergegeven.

Actie

Geen verdere actie noodzakelijk.

Onterechte foutmelding (PI_3115) De indirecte ziekte mutaties van het aanleverende proces XXX zijn afgekeurd (change 5805758)

Melding

Bij het indirect muteren van mutaties waarbij een onbekende rubriekcode was vermeld werd er op het verslag 'Foutverslag controleren indirecte mutaties' onterecht de volgende melding vermeld: 

"(PI_3115) De indirecte ziekte mutaties van het aanleverende proces XXX zijn afgekeurd".

Oplossing

De controle op een onbekende rubriekcode is verbeterd zodat niet meer onterecht de eerdergenoemde melding "PI_3115" wordt getoond, maar de melding "PI_0804 Rubriek van de mutatie komt niet voor in de rubriekentabel".

Actie

Geen verdere actie noodzakelijk.

Het overzicht 'Controleren gekoppelde dienstverbanden' toont niet alle werkgeverrubrieken (change 6456564)

Melding

Niet alle werkgeverrubrieken gekenmerkt om te moeten worden gecontroleerd in geval van gekoppelde dienstverbanden werden getoond op het controle verslag van functie 700170 (Koppelen dienstverbanden), knop 'Controleren'.

Oplossing

De controle op de werkgever rubrieken is aangepast zodat ook deze worden vermeld op het overzicht.

Actie

Geen verdere actie noodzakelijk.

[Frank JHM Poell]

Qua 'Aangepaste versie': de paragraaf mbt 'Aanleveren e-mailadres privé t.b.v. UPA' aangepast naar 'Aanleveren e-mailadres privé aan Payroll Gemal'.

[Maurice van de Pol]

Wij registreren het privé-emailadres in Beaufort met als gerechtvaardigd doel dat de arbodienst de werknemer rechtstreeks kan benaderen. Dat communiceren we aan de werknemer en daar tekenen ze ook voor (gezien).

Nu vinden we het geen probleem om er een gerechtvaardigd doel aan toe te voegen maar "Hoewel het e-mailadres nog niet direct zal worden toegepast binnen Payroll Gemal, zal dit in de nabije toekomst wellicht wel het geval gaan zijn." vind ik te vaag in het kader van de AVG en ook niet uit te leggen aan de werknemer.

Is het niet een beter idee om pas wanneer jullie daadwerkelijk de privé-emailadressen nodig hebben de code P01034 naar Gemal up te loaden?

[Caroline vd Wijngaard]

Ik ben het eens met Maurice van de Pol. Bovendien kan een medewerker meerdere e-mailadressen hebben en bijvoorbeeld voor het pensioenfonds een ander mailadres gebruiken dan het adres wat is doorgegeven aan de werkgever, juist om misbruik van gegevens te voorkomen. Als deze gegevensuitwisseling echt nodig is, moet er volgens mij een extra rubriek komen waar het e-mailadres wat aan het pensioenfonds wordt doorgegeven wordt vastgelegd. Ook dat zal aan de werknemer gecommuniceerd moeten worden.

[Gea Bussink-Veerbeek]

Eens met @Maurice van de Pol . Wij registreren het privé-emailadres om voor de indiensttreding te kunnen communiceren. Als het later voor RVM nodig is, wordt gecheckt of het emailadres nog correct is en dan wordt toestemming gevraagd dit email adres te gebruiken voor verzuimcorrespondentie. Medewerkers kunnen via de app desgewenst hun privé-email wijzigen of verwijderen. De betrouwbaarheid van dit email adres is niet gegarandeerd en daarom lijkt het me ook niet juist dat wij als werkgever het privé emailadres aanleveren richting UPA.

[Frank JHM Poell]

Goedemiddag,  dank voor jullie reacties.

Wat betreft het privé emailadres: het delen van data binnen Youforce is common practice en gebeurt op diverse vlakken. Zo is het privé emailadres ook al geruime tijd onderdeel van de synchronisatie met HRSS.

Richting Payroll Gemal betreft het eveneens een uitwisseling binnen dezelfde Youforce keten. M.a.w.: het emailadres wordt nav deze wijziging niét gedeeld met externe partijen anders dan Visma|Raet. In dat kader is er dan ook geen sprake van een aanvullend AVG risico.

Ihkv gebruikersgemak cq het beperken van handmatige handelingen wilden we dit gegeven ook aanleveren richting UPA. Die stap hebben we, mede in het kader van diezelfde AVG wetgeving, echter teruggedraaid. Intern zijn we aan het kijken hoe we een en ander maximaal conform wetgeving kunnen implementeren.

Het was echter te kort dag (en in onze optiek om eerder genoemde reden onnodig) om de aanlevering richting Gemal uit de release van a.s. zaterdag te halen. Mocht je echter bezwaren blijven houden mbt aanlevering aan Gemal kun je (na de releasedatum) het vinkje 'Aanleveren salarisverw.' bij rubriek P01034 (systeemfunctie 210001) uitvinken. Dan wordt dit gegeven niet aangeleverd aan Gemal.

[Fedor]

@Frank JHM Poell Het klinkt alsof jullie ervanuit gaan dat een medewerker ook maar één privé e-mailadres heeft, maar zoals @Caroline vd Wijngaard ook al aangeeft kan het zo zijn dat een medewerker meerdere privé e-mailadressen (of werkt met aliassen) in gebruik heeft juist om in deze moderne tijd eenvoudig schifting te kunnen maken in velerlei portals. 

[Han Niesten]

@Frank JHM Poell 

Ik heb geprobeerd om bij rubriek P01034 (via systeemfunctie 210001) de optie ''Aanleveren salarisverw.'' uit te vinken. Bij het opslaan krijg ik dan de reactie 'Automatisch corrigeren is alleen mogelijk bij een salarisrubriek'. Daar ik de verdere werking hiervan niet goed kan doorzien, is het voor mij dus niet mogelijk de optie 'Aanleveren salarisverw.' uit/aan te vinken én op te slaan.

[Frank JHM Poell]

Goedemorgen @Han Niesten , dat 2e vinkje kun je ook uitvinken. Deze is gerelateerd aan het wel/niet zijn van een salarismutatie.

Ter info: het 'automatisch corrigeren' zal er voor zorgen dat als de functie 'Controleren salarismutaties WN' wordt gedraaid eventuele foutieve toepassing van een afwijkende ingangsdatum en/of herrekenperiode wordt gecorrigeerd naar de actuele periode. 

[Pier]

Ook wij vinden het vreemd dat er op deze manier zomaar gevraagd wordt om privé-emailadressen van werknemers door te geven aan Gemal. Ook wij zijn benieuwd naar de welke toekomstige ontwikkelingen er zijn waarvoor het privé-emailadres gebruikt kan worden. Zijn er naast, waarschijnlijk het pensioenfonds, nog andere organisaties die belang hebben bij de privé-emailadressen? 

Er zullen ook vast medewerkers zijn die nooit een privé-emailadres hebben doorgegeven of er staat in BO4 nog een oud (=niet actueel) privé-emailadres.