In deze procedure wordt het proces van automatische incasso doorlopen.  Hierbij gaan we ervan uit dat een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg. Het incassoproces wordt aan de hand van een aantal stappen verder toegelicht: Vastleggen incassogegevens bij de debiteur Verwerken van de verkoopfacturen Verwerken van de incasso’s Verwerken van incasso’s in de bank Verwerken van storneringen in de bank Overzicht automatische incasso's Overige zaken Vastleggen incassogegevens bij de debiteur  Ga naar het venster Debiteuren Open de stamgegevens van een debiteur Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in Er kunnen per debiteur meerdere machtigingen actief zijn.  Denk hierbij ook aan  eenmalige incasso’s. Zet bij de meest gebruikte overeenkomst een vinkje in de kolom Standaard. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld Standaard bij de juiste incasso methode (CORE of B2B). Verwerken van de verkoopfacturen Maak uw verkoopfacturen op de reguliere manier aan. Op het tabblad  Factuuradres  kan de machtiging voor een incasso worden gekoppeld. Als de machtiging als standaard is gemarkeerd in de debiteur dan zal deze automatisch al geselecteerd zijn. Wanneer de debiteur meerdere machtigingen heeft kan hier worden aangegeven welke machtiging gebruikt moet worden. Op het tabblad  Financiële gegevens is de betaalmethode zichtbaar. Zorg ervoor dat hier een van de twee incasso methoden is geselecteerd (CORE of B2B) Voordat een incasso verwerkt kan worden moeten de facturen zijn vrijgegeven. Afhankelijk van de  Afdruk- en e-mailopties  moet de factuur zijn gemaild, afgedrukt of verzonden naar Autopay. Verwerken van de incasso Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat max. 4 batches worden aangemaakt bij de verwerking van twee verschillende betaalmethoden. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele maximale limiet per batch die door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incassodatum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt). Open het venster Automatische incasso’s verwerken Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening ingevuld. Pas deze, indien gewenst, aan.  Met het veld Tot aan vervaldatum kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum eerder dan deze datum worden getoond. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank (vastgelegd bij de betaalmethode). Vink de gewenste incasso’s aan en klik op Verwerken of kies voor Alle verwerken.  Let op: bij veel facturen kan de verwerking veel tijd in beslag nemen. Wacht altijd totdat het proces volledig is afgerond, alvorens een nieuwe verwerking te starten. Direct na het verwerken wordt een incassobestand aangemaakt en ter download aangeboden. Deze kan worden ingelezen in uw bankprogramma. Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Na het verwerken van de incasso's zijn Debiteurbetalingen  aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende facturen. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de bank-/kasrekening  Incasso Onderweg . Daarnaast is een Inkomende betaling onderweg aangemaakt waarin alle debiteurbetalingen gekoppeld zijn. Deze inkomende betaling onderweg wordt gebruikt om te matchen met de afschriftregel van de ontvangst van deze incassobatch.  Let op:  geef deze inkomende betaling nooit zelf vrij, dit gebeurd automatisch na het koppelen aan de afschriftregel.  Verwerken van incasso’s in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken en klik op Matchen Selecteer de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt.  Controleer in het rechterdeel van het scherm of de juiste incassobatch (inkomende betaling onderweg) is geselecteerd. De herkenning van de incasso in de bank gaat in principe automatisch omdat op basis van de bankreferentie automatisch de regel wordt herkend. Indien geen automatische match is gemaakt, kunt u een vinkje zetten bij Gekoppeld. Kies Verwerken .  De Inkomende betalingen onderweg heeft nu de status "Vrijgegeven" gekregen. Verwerken van storneringen in de bank Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de afschriftregel een EREF nummer staat.  Kies voor Storneringen verwerken. De betreffende openstaande post wordt hierbij automatisch gematcht Klik op Verwerken.  Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur beschikbaar om opnieuw te incasseren. Let op: Het automatisch storneren van incasso's is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: Incasso's zijn aangemaakt vanuit Visma.net Afschrifregels zijn ingelezen via een CAMT bestand of directe bankkoppeling Bijbehorende Inkomende betaling onderweg is vrijgegeven Instelling Annuleren via de vereffeningsrekening is niet gemarkeerd in de betaalmethode voor incasso Instelling Annuleringsdatum standaard gelijk aan documentdatum is niet gemarkeerd in de betaalmethode die voor de incasso is gebruikt. Overzicht automatische incasso's In het venster  Overzicht automatische incasso’s  is een historie van alle incasso’s terug te vinden. Bij eventuele foutmeldingen kunnen incasso's opnieuw worden aangeboeden. Let op: om opnieuw te kunnen versturen moet de status "Fout bij verzenden naar Autopay" worden geselecteerd en moet een Betaalmethode gekozen zijn.    Overige zaken Incassant-ID Controleer in het venster  Organisaties  en/of  Vestigingen  in het tabblad Betalingsinstellingen  of het veld  Incassant is ingevuld. Dit veld is verplicht om een incasso te kunnen verwerken.  Uitvoeringstermijn Houd rekening met de uitvoeringsstermijn van de incasso’s bij de bank. Bij de meeste banken is dit de volgende werkdag, indien de incasso's tijdig zijn aangeleverd. Hierbij is tegenwoordig geen onderscheid tussen een eerste of doorlopende incasso. Meer informatie hierover kunt u navragen bij uw bank.  In de betaalmethode kan de uitvoeringstermijn worden vastgelegd voor zowel eerste als doorlopende incasso's. Daarbij is de optie 'Eerste en vervolgincasso's samenvoegen' standaard aangevinkt, waarmee alleen de Uitvoeringstermijn voor doorlopende incasso's wordt gebruikt.  Datum laatste incasso De eerste keer bij het verwerken van de incasso's verschijnt een melding rechts bovenin het venster. Deze melding geeft aan dat bij machtigingen waarbij al eerder (via een vorig systeem) geïncasseerd werd, de datum laatste incasso moet worden ingevoerd. Na het verwerken van de incasso's is het niet meer mogelijk deze datum aan te passen.   

Deze procedure beschrijft hoe een factuur, die enkel uit btw bestaat zoals bij invoerbelastingen, verwerkt wordt. In dit voorbeeld wordt uitgelegd hoe een factuur wordt verwerkt, waarbij het volledige bedrag als btw (voorbelasting) onder rubriek 5b wordt opgenomen. 1. Btw-code aanmaken Ga naar het venster Btw-codes Voeg een nieuwe btw-code toe Gebruik de code "5b" met omschrijving Invoer btw-factuur Selecteer Btw in Soort btw Markeer de optie Vanuit btw-factuur invoeren Selecteer de Belastingdienst in het veld Belastingkantoor Voeg een regel toe onder onder de tab Agenda btw met de volgende kenmerken Btw-tarief: 21% Rapportagegroep: Aankoop 5b Voeg btw-categorie 1 toe onder de tab Categorieen Voeg btw-gebied NL toe onder de tab Zones Selecteer de gewenste grootboekrekeningen voor Te betalen btw en Te vorderen btw. Kies Opslaan 2. Btw-factuur verwerken Open het venster Btw-facturen Voeg een nieuwe regel toe Selecteer een crediteur Klik op de knop Documenten toevoegen onder de tab Btw toepassen op Zoek de bijbehorende inkoopfactuur waarvoor de btw geboekt moet worden Controleer de ingevoerde gegevens Klik Vrijgeven om de verwerking definitief te maken  

Btw voor  privégebruik, zoals een auto van de zaak, boekt u in Visma.net in het venster  Btw-correctie.

De btw-aangifte in Visma Net is erg flexibel en biedt veel mogelijkheden. In deze procedure behandelen we een aantal belangrijke onderdelen van de btw-aangifte. Het voorbereiden van de Btw-aangifte Het verwerken van de Btw-aangifte Het verwerken van een Suppletie-aangifte Inzicht in Btw-aangiften en correcties Het voorbereiden van de btw aangifte Open het venster Btw-aangifte voorbereiden Selecteer de Organisatie voor de Btw-aangifte Er wordt standaard een Belastingkantoor voorgesteld. Dit is een crediteur van het type Belastingdienst. Het eerste aan te geven Tijdvak wordt voorgesteld. Dit is de eerste periode met nog aan te geven transacties. Het is desgewenst mogelijk om het tijdvak gedurende het jaar te wijzigen van bijvoorbeeld maand naar kwartaal. Ga hiervoor naar het venster Btw-perioden Kies Btw-aangifte voorbereiden Het venster Btw-aangifte verwerken wordt geopend.  Het verwerken van de btw-aangifte Het venster Btw-aangifte verwerken staat open vanuit de vorige stap. Controleer de ingevulde gegevens zoals: Vervaldatum; dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur die bij het afsluiten van de btw-periode aangemaakt zal worden voor de Belastingdienst. De vervaldatum zal standaard worden voorgesteld op de laatste dag van de volgende maand. Betalingsreferentie; dit is het betalingskenmerk van de inkoopfactuur en is erg belangrijk voor het kunnen doen van de betaling aan de Belastingdienst. Dit kenmerk wordt automatisch gegenereerd aan de hand van het aangiftetijdvak en het btw-nummer van de organisatie. Wanneer geen kenmerk gegenereerd wordt, is het goed om het btw-nummer in de stamgegevens van de organisatie te controleren op juistheid.  Rapportsoort; de btw-aangifte kan als hoofdrapport of suppletie worden opgesteld Telefoonnummer; het telefoonnummer dat de Belastingdienst kan bellen om meer informatie over de aangifte op te vragen (verplicht) Zorg ervoor dat geen specifieke tekens zoals ‘-’ of spaties in het nummer zijn opgenomen.  Contactpersoon; de naam van de contactpersoon bij wie de Belastingdienst meer informatie kan opvragen (verplicht) Bedragen; alle bedragen in de btw-aangifte kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door op het betreffende bedrag te klikken. Hiermee wordt ingezoomd naar het venster Gegevens btw-aangifte waarin alle transacties zichtbaar zijn die onder een bepaalde aangifterubriek worden meegenomen.  Indien blijkt dat transacties ontbreken, kan de btw-aangifte geannuleerd worden via Acties/Aangifte annuleren. Hiermee wordt de aangifte teruggedraaid en kan de btw-aangifte opnieuw worden voorbereid. Indien er specifieke btw-correcties nodig zijn, dan kunnen deze via een btw-correctie geboekt worden. Dit venster verschijnt door het kiezen van Acties/Btw corrigeren. Ter illustratie is een voorbeeld van een correctie voor het privégebruik van een leaseauto te lezen in dit bericht.  Wanneer alle gegevens zijn gecontroleerd kan de periode afgesloten worden via Periode afsluiten. Hiermee zal de status van de aangifteperiode de status Gesloten krijgen. Na het afsluiten van de periode kan de aangifte verzonden worden naar de Belastingdienst via Verzenden. Na het verzenden wordt de btw-aangifte via AutoReport naar de Belastingdienst verzonden. De status hiervan verschijnt automatisch in het venster Btw-aangifte verwerken en kan ook bekeken worden in het onderdeel AutoReport Transacties aangeven in een afgesloten tijdvak Er zijn drie mogelijkheden voor de aangifte van transacties over een afgesloten tijdvak: Wanneer de termijn nog niet is verstreken om een btw-aangifte voor het betreffende tijdvak in te dienen, kan een nieuwe aangifte voor deze periode opnieuw worden aangeboden. In Visma Net zal deze aangifte als nieuwe revisie worden aangemaakt. Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven in de volgende aangifteperiode.   Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven als suppletieaangifte. Deze correcties kunnen ook opgespaard worden om mee te nemen in een suppletieaangifte voor het gehele jaar. In dat geval moet de optie Transacties uit vorige periode uitsluiten worden gemarkeerd. Het verwerken van een suppletieaangifte Wanneer in Visma Net transacties geboekt zijn in perioden waarvan de btw-aangifte al is verwerkt, dan wordt bij het voorbereiden van de btw-aangifte een melding getoond in de afgesloten btw-periode dat er wijzigingen beschikbaar zijn.   Wanneer minder dan 1.000,- is te vorderen of te betalen, mag de wijziging meegenomen worden in de volgende aangifteperiode. Door het voorbereiden van de btw-aangifte in de volgende btw-periode zullen deze automatisch meegenomen worden. Hiervan is dan een melding zichtbaar in het venster Btw-aangifte voorbereiden. Is meer dan 1.000,- te vorderen of te betalen dan kan een suppletie worden aangemaakt. Hiervoor selecteer je in het venster Btw-aangifte voorbereiden als tijdvak de gesloten btw-periode waarin de correcties zitten. Door het opnieuw voorbereiden van de btw-aangifte in een afgesloten periode zal de btw-aangifte als Suppletieaangifte worden klaargezet. Voor deze suppletieaangifte kan ook de eerste aangifteperiode geselecteerd worden. Standaard zal dezelfde periode als de aangifteperiode zijn gekozen. Je kunt hiervan afwijken wanneer de suppletie-aangifte voor meerdere perioden wordt opgesteld, bijvoorbeeld een suppletie voor het gehele boekjaar. Het verwerken van een suppletieaangifte verloopt hetzelfde als de reguliere btw-aangifte, namelijk het afsluiten van de periode en vervolgens het verzenden van de aangifte. Inzicht in Btw-aangiften en correcties Het venster Btw-perioden biedt inzicht in de btw-perioden en welk bedrag is aangegeven (te betalen/vorderen). Daarnaast laat dit venster ook zien wanneer correcties zijn gedaan in gesloten perioden en welk bedrag nog aangegeven moet worden.  Tevens kan dit venster gebruikt worden om de periodiciteit van de btw-periode aan te passen, bijvoorbeeld bij het overgaan van kwartaalaangifte naar maandaangifte. Hiervoor moet de optie Soort btw-periode wijzigen worden gemarkeerd en vervolgens kan het veld Soort btw-periode worden aangepast. Ter illustratie een voorbeeld hoe de termijn aangepast zal worden bij een aanpassing van maandelijkse perioden naar kwartalen: Btw-perioden 1 t/m 4 zijn afgesloten en er wordt omgeschakeld naar kwartaalaangiften. Periode 5 en 6 zullen nog als maandaangifte behandeld worden en vervolgens zal btw-periode 7, kwartaal 3 en btw-periode 8, kwartaal 4 voorstellen.

In het venster Betalingen verwerken kun je betalingen verwerken voor crediteuren waarbij het saldo op 0,00 uitkomt, bijvoorbeeld als gevolg van  een combinatie van openstaande Inkoopfacturen en Debetcorrecties.  Instelling activeren Deze functionaliteit is beschikbaar wanneer de betreffende instelling is geactiveerd. Volg onderstaande stappen om dit te controleren en in te stellen. Open het venster Voorkeuren crediteuren  Markeer de optie Facturen en Creditnota's automatisch verwerken als het te betalen bedrag 0,00 is  Klik op Opslaan Betaling verwerken Open het venster Betalingen verwerken Markeer voor 1 crediteur zowel Inkoopfacturen als Debetcorrecties, zodat het saldo 0,00 is Klik op de knop Betaling bevestigen Na het uitvoeren van deze verwerking wordt er een Crediteurbetaling aangemaakt, waarin zowel de inkoopfacturen als de debetcorrecties zijn afgeletterd. Het saldo is van deze betaling is daarmee 0,00  

In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe je Autopay kunt configureren om betaalopdrachten te kunnen goedkeuren. Dit proces omvat het toevoegen van goedkeurders, het instellen van het aantal goedkeurders, en het goedkeuren van de betaalopdrachten. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je betalingen efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt Configureren van Autopay  Ga naar Visma home Selecteer de tegel voor Autopay Navigeer naar het onderdeel Administratie Kies voor bewerken door, in de regel van de bankkoppeling die je wilt bewerken, onder Acties op het potlood icoon te klikken Ga naar de stap Betalersgegevens toevoegen Voeg de e-mailadressen van de goedkeurders toe in een een komma-gescheiden lijst (bijvoorbeeld: a@visma.com; b@visma.com; c@visma.com).  Bepaal hoeveel goedkeurders vereist zijn voor het goedkeuren van een betaalopdracht. Dit kunnen maximaal 4 medewerkers zijn. Let op: De aangewezen goedkeurders moeten in Visma Net Admin de rol van AutoPay Approver hebben. Betaalopdracht goedkeuren Wanneer een betaalopdracht vanuit Visma Net wordt verzonden en goedkeuring vereist is in AutoPay, zal er geen betaalopdracht bij de bank worden aangeboden (bij directe bankkoppeling) en geen SEPA bestand aangemaakt worden, tot alle ingestelde goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven.    De 1e goedkeurder ontvangt een mail van AutoPay met de mededeling dat er betalingen klaarstaan voor goedkeuring. Open AutoPay en bekijk de betalingen onder de tab Goedkeuren. Indien gewenst, kun je de betalingsopdracht openen om de afzonderlijke betalingen te bekijken. Hier is het ook mogelijk om een afbeelding van de factuur op te vragen, als deze aan de inkoopfactuur is gekoppeld.   Indien nodig kun je een betaling uit de opdracht annuleren via de knop Betalingen annuleren.  Als de betalingen correct zijn, markeer dan de betaalopdracht en kies voor de knop Betalingen goedkeuren.  Tip: Goedkeuren via mobiele app Voor nog meer gemak en flexibiliteit, kun je betalingsopdrachten ook goedkeuren via de Visma Manager app. Deze app stelt je in staat om betalingsopdrachten te bekijken en goed te keuren, waar je ook bent.  Betaalopdracht afronden Na goedkeuring door alle goedkeurders, wordt de betaalopdracht naar de bank verstuurd (bij een directe bankkoppeling) of kan het SEPA-betaalbestand worden gedownload vanuit het onderdeel Overzicht. Hier vind je de opdracht terug onder Betalingen met de status Bestand aangemaakt. Middels de acties op de regel kun je vervolgens het SEPA bestand downloaden. Ook kun je de betaling openen voor meer informatie. 

Voor het afboeken van een inkoopfacturen van het type Factuur of Debetcorrectie is een directe actie beschikbaar in de inkoopfactuur. In deze procedure zijn de stappen beschreven voor het uitvoeren van deze actie. Voor het afboeken van een factuur van het type Creditcorrectie kunnen de stappen uit deze procedure worden gevolgd.  Het instellen van de afboekingslimiet Open het venster Voorkeuren crediteuren Leg de Afboekingslimiet vast Selecteer een Redencode; de redencode bevat de informatie voor de tegenrekening van de afboeking. Kies Opslaan Het afboeken van een factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de inkoopfactuur die afgeboekt moet worden Kies voor Acties/Afboeken Een Crediteurbetaling van het type Debetcorrectie wordt gegenereerd voor het openstaande saldo, waarbij ook de optie 'Afboeken' is gemarkeerd om aan te geven dat dit geen standaard debetcorrectie betreft. De Debetcorrectie wordt automatisch gekoppeld aan de Inkoopfactuur.  De kostenrekening en omschrijving zijn overgenomen uit de ingestelde redencode.  De Debetcorrectie wordt automatisch vrijgegeven en kan niet meer worden bewerkt.  Op het tabblad Betalingshistorie kun je de aflettering raadplegen.  Het afboeken van een debetcorrectie Open het venster Inkoopfacturen Open de debetcorrectie die afgeboekt moet worden Kies voor Acties/Afboeken Bij het afboeken van een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie wordt een Inkoopfactuur van het type Creditcorrectie gegenereerd voor het openstaande saldo. De omschrijving van de factuur zal worden overgenomen vanuit de omschrijving van de redencode. Ook de kostenrekening en subrekening zullen uit de redencode worden overgenomen.  Deze Creditcorrectie wordt automatisch vrijgegeven.  Het scherm Crediteurbetalingen wordt geopend waarin de Debetcorrectie wordt getoond.  De Debetcorrectie en Creditcorrectie worden op elkaar afgeletterd en deze aflettering wordt automatisch vrijgegeven.  Op het tabblad Betalingshistorie van de Crediteurbetaling kun je de aflettering raadplegen.

In deze procedure leer je hoe je handmatig een nieuw activum kunt aanmaken en deze achteraf kunt afletteren met de aankoop. Dit is nuttig in situaties waarbij de inkoopfactuur nog niet is ontvangen of wanneer er meerdere transacties voor de aankoop zijn geweest. Stap 1: Activum handmatig aanmaken Open het venster Vaste activa Voeg een nieuw activum toe ( + ) Geef een omschrijving voor het activum Vul de volgende informatie in: Activumtype Levensduur (indien afwijkend van de standaard levensduur) Aanschafdatum Datum ingebruikneming Originele aanschafkosten Afdeling Kies Opslaan; Het systeem maakt nu een inkooptransactie aan (zie tabblad Transactiehistorie) Controleer de informatie op het tabblad Saldo. De afschrijvingsmethode en berekening gemiddelde zijn overgenomen vanuit het activumtype. Het veld Afschrijvingen vanaf periode is berekend op basis van de datum ingebruikname. Desgewenst kan deze datum worden aangepast via het veld Afschrijvingen vanaf.  Demarkeer de optie Blokkeren op het tabblad Algemene informatie en sla op. Let op: afhankelijk van de voorkeuren vaste activa, wordt de inkooptransactie automatisch vrijgegeven. Indien dit niet het geval is, kan de inkooptransactie handmatig worden vrijgegeven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven Stap 2: Afletteren van het aangemaakte activum Ga naar het tabblad Aflettering van het zojuist aangemaakte activum Selecteer de juiste grootboekrekening in het veld Rekening. Dit betreft de grootboekrekening waarop de aankooptransactie(s) zijn geregistreerd Markeer de regel(s) die betrekking hebben op de aankoop van dit activum Klik de knop Verwerken Kies Opslaan om de afletteringstransacties te verwerken (zie tabblad Transactiehistorie) . Let op: afhankelijk van de voorkeuren vaste activa, wordt de afletteringstransactie automatisch vrijgegeven. Indien dit niet het geval is, kan de afletteringstransactie handmatig worden vrijgegeven via het venster Transacties vaste activa vrijgeven Controleer het veld Niet-afgeletterd bedrag op het tabblad Aflettering Dit bedrag dient nu 0,00 te zijn; het volledige bedrag van het activum is afgeletterd.   

Om een reguliere inkoopfactuur of debetcorrectie af te boeken, is er een directe actie beschikbaar vanuit de inkoopfactuur. Voor inkoopfacturen van het type Creditcorrectie is deze actie echter niet beschikbaar. Om een restantsaldo bij een creditcorrectie toch af te kunnen boeken, volg je de onderstaande procedure. Betaling crediteur aanmaken Zorg voor een "fictieve" bank-/kasrekening die kan worden gebruikt voor dergelijke afboekingen. Eventueel kan hiervoor ook de Bank-/kasrekening “VRF - Vereffeningsrekening” gebruikt worden.  Zorg dat de bank-/kasrekening is gekoppeld aan een betaalmethode. Je kunt hiervoor een aparte betaalmethode inrichten of de rekening koppelen aan de methode "Handmatig".  Open het venster Crediteurbetalingen  Maak een nieuwe betaling aan en selecteer het Soort Betaling Selecteer de betreffende crediteur Selecteer de betalingsmethode voor de "fictieve" Bank/kasrekening Selecteer de eerder genoemde "fictieve" Bank-/kasrekening  Onder Te koppelen documenten, selecteer de creditcorrectie die je wilt afboeken  Vul het Te betalen bedrag in, zodat het Onverwerkt saldo op 0,00 komt te staan Kies Vrijgeven om de afboeking te voltooien Journaaltransactie aanmaken voor het afgeboekte bedrag Nadat de crediteurenrestitutie is verwerkt, zal er een saldo zijn ontstaan op de rekening die gekoppeld is aan de gebruikte “fictieve” bank-/kasrekening. Om dit saldo over te boeken naar de gewenste kostenrekening, moet een journaaltransactie worden aangemaakt." Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe journaaltransactie aan Selecteer op de eerste regel de kostenrekening voor het geboekte bedrag van de afboeking Selecteer op de tweede regel de grootboekrekening, gekoppeld aan de gebruikte bank-/kasrekening, voor de tegenboeking Kies Vrijgeven om de journaaltransactie te verwerken Controleer ter volledigheid of het saldo van de gekoppelde grootboekrekening nu gelijk is aan 0. Er zijn ook twee alternatieve werkwijzen beschikbaar In de eerste stap wordt een restitutie crediteur aangemaakt in het venster Crediteurbetalingen. Vanuit de creditcorrectie kan dit ook worden gerealiseerd te kiezen voor de actie Crediteurbetaling aanmaken. Hierdoor wordt het af te boeken document direct gekoppeld. Let op: Zorg ervoor dat de juiste Betaalmethode en Bank-/kasrekening zijn geselecteerd Door gebruik te maken van een fictieve bank-/kasrekening kan het afboeken van een debetcorrectie ook worden behandeld als het verwerken van een bankafschrift. In het venster Import afschriftregels is het mogelijk om specifieke afschriftregels voor deze verwerking toe te voegen. Maak een nieuw afschrift aan met minimaal twee regels: een uitgave en een ontvangst. De uitgave kan worden gebruikt om een kostenboeking te maken en de ontvangst om de creditcorrectie af te boeken.  Door deze werkwijze zal het saldo van de fictieve kas-/bankrekening altijd op 0 blijven staan.   

Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen moet u dit in de instellingen van AutoInvoice aangeven. Stappen Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken   Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Factuurinstellingen>Facturen ontvangen en zet het schuifje bij Peppol-netwerk aan.   Hierna wordt uw elektronisch factuuradres zichtbaar door op het grijze pijltje aan het eind van de regel te klikken. In veel gevallen zal dit 0106:uw kvknummer zijn. Bijvoorbeeld 0106:12345678   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice  

Onderstaand is een overzicht te vinden van alle beschikbare procedurepagina's voor Visma Net. Deze pagina's bieden gedetailleerde instructies en ondersteuning voor belangrijke processen binnen Visma Net.   Algemeen Procedures Algemeen Financials Procedures Grootboek Procedures Debiteuren Procedures Crediteuren Procedures Bank/Kas Procedures Vaste activa Procedures Transitoria Procedures Btw Procedures Valuta Procedures AutoInvoice Project accounting Procedures Projecten Logistics Procedures Logistics OneStop Reporting Procedures OneStop Reporting

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot AutoInvoice.   Het Peppol netwerk inschakelen E-facturen sturen in 2 simpele stappen E-facturen ontvangen in Visma Net

Om aflettering mogelijk te maken, zijn enkele configuratiestappen vereist: het opzetten van Aflettergroep(en) en een Nummerreeks voor aflettering. Daarna kan direct worden gestart met het afletteren via het venster Transacties afletteren. Als laatste stap is er een overzicht beschikbaar op de Grootboekkaart waarin informatie over de aflettering kan worden weergegeven. Configuratie Aflettergroep(en) Het venster Aflettergroepen biedt de mogelijkheid om een aflettergroep samen te stellen. Een aflettergroep bestaat uit één of meerdere grootboekrekeningen die zijn gekoppeld aan één of meerdere vestigingen. Het afletteren van transacties gebeurt op basis van deze aflettergroepen. Als je bijvoorbeeld werkt met één tussenrekening en twee vestigingen, kun je ervoor kiezen om twee aflettergroepen aan te maken. Beide aflettergroepen zijn gekoppeld aan dezelfde tussenrekening, maar elk met een andere vestiging. Aanmaken Aflettergroep Open het venster Aflettergroepen Maak een nieuwe groep aan Geef de groep een herkenbare naam en duidelijke omschrijving Koppel de grootboekrekeningen (+) aan de aflettergroep Kies Opslaan en sluiten Nummerreeks aflettering In het venster Voorkeuren grootboek zijn twee nummerreeksen beschikbaar voor aflettering. De nummerreeks Aflettergroepen wordt gebruikt om een volgnummer toe te kennen aan de aflettergroepen. Standaard is deze nummerreeks ingesteld op handmatig.   De tweede nummerreeks Aflettering wordt toegepast om elke aflettering van een uniek nummer te voorzien. Deze nummerreeks is verplicht en staat ingesteld op automatisch toekennen van nummers. Indien nodig kan deze reeks worden aangepast.  Transacties afletteren In het venster Transacties afletteren kunnen journaaltransacties worden afgeletterd op basis van een aflettergroep. Begin met het aanmaken van een nieuwe aflettering. Selecteer nu de aflettergroep en het venster toont alle (niet-afgeletterde) journaaltransacties van de gekoppelde grootboekrekening(en) en vestiging. Vervolgens is het een kwestie van het markeren van de transacties die afgeletterd kunnen worden. Hierbij wordt direct weergegeven welk bedrag nodig is om de aflettering af te stemmen op het ingestelde saldo (0,00). Zodra er geen verschil meer is, kan de aflettering worden gedeblokkeerd en definitief worden gemaakt via de knop Afletteren.   Bij het aanmaken van een nieuwe aflettering worden de overgebleven transacties opgehaald. Grootboekkaart In de grootboekkaart zijn drie kolommen beschikbaar voor de aflettering; Referentienummer aflettering, Datum aflettering en Afgeletterd door Gebruiker. Dit biedt direct inzicht in de status van de aflettering. Met een eenvoudig filter kunnen bijvoorbeeld alleen de niet-afgeletterde transacties worden getoond. Via het Referentienummer aflettering kan worden doorgeklikt naar het bijbehorende afletterdocument voor meer informatie.   

Deze procedure beschrijft de stappen om een bankkoppeling met Visma Net stop te zetten. Om een bankkoppeling stop te zetten, moet je de toestemming voor de koppeling intrekken via de website van je bank. De stappen kunnen per bank iets verschillen, maar in het algemeen kun je volgens onderstaande stappen te werk gaan.  Stappen Log in op je internetbankieren Ga naar het zakelijke deel (bij bedrijfsrekeningen) Zoek naar "Koppelingen", "Geautoriseerde toepassingen" of "Derde partijen" Zoek de "Visma Net" of "Visma" koppeling Klik op "Intrekken" of "Verwijderen" Bevestig je keuze

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren Journaaltransacties met Btw verwerken Niet-gejournaliseerde transacties Periodieke transacties gebruiken Aansluiting controleren grootboek met debiteuren en crediteuren Toewijzingen configureren en uitvoeren (kostenverdeling)

Toewijzingsregels worden gebruikt om het proces te automatiseren voor het periodiek verdelen van bedragen die zijn geboekt op een specifieke combinatie van grootboekrekening en subrekening naar verschillende grootboekrekeningen en subrekeningen. Bijvoorbeeld, wanneer kosten uit inkoopfacturen worden geboekt op één specifieke grootboekrekening en subrekening, kun je een toewijzingsregel inrichten om deze kosten over meerdere rekeningen/subrekeningen te verdelen.  Toewijzingsregels Om een verdeling te realiseren, moet een toewijzingsregel worden ingesteld in het venster Toewijzingen. Belangrijke gegevens hierbij zijn: De vestiging waarop de toewijzing betrekking heeft (inden er met meerdere vestigingen wordt gewerkt) De perioden waarin de toewijzing kan worden toegepast De methode voor het verdelen van het bedrag naar bestemmingsrekeningen  De grootboeken die voor de toewijzing worden gebruikt De bronrekeningen en subrekeningen De bestemmingsrekeningen en subrekeningen De vestigingen waarover verdeeld moet worden Toewijzingen uitvoeren Eenmaal ingericht, kunnen toewijzingen periodiek worden uitgevoerd via deze stappen: Open het venster Toewijzingen journaliseren Kies een datum en periode waarin de toewijzingen worden gejournaliseerd. Selecteer de te journaliseren toewijzingsregels en kies Verwerken of Alle verwerken om elke toewijzingsregels te journaliseren Twee voorbeelden 1. Toewijzing op basis van een vaste verdeling Stel de vestiging HFK (hoofdkantoor) betaalt alle advertentiekosten voor het gehele bedrijf. Aan het einde van elke maand moet er een verdeling plaatsvinden voor alle advertentiekosten van de vestiging HFK en deze verdelen tussen de vestigingen HFK, AMF en AMS met een vaste verhouding van 5:1:1. Algemene instellingen toewijzingsregel Open het venster Toewijzingen. Klik op + om een nieuwe regel aan te maken Vul de omschrijving in "Advertentiekosten." Selecteer de vestiging van het hoofdkantoor. Selecteer "01-2025" in het veld Van periode Laat het veld T/m periode leeg. Demarkeer de optie Periodiek. Selecteer Grb.rek huidige periode in het veld Toewijzingsmethode. Selecteer Op Gewicht in het veld Distributiemethode  Selecteer het werkelijke grootboek in zowel Grootboek toewijzingen als Brongrootboek. Bron- en bestemmingsrekeningen Klik op de tab Bronrekeningen en voeg een regel toe. Hier specificeer je de bronrekening waarvan het saldo zal worden verdeeld (in dit geval de 4500 - Advertentiekosten van het hoofdkantoor): Vestiging: hoofdkantoor Rekening: 4500 Subrekening: 000-000 Limiet (percentage): 100,00 (hiermee geef je aan dat het volledige bedrag tijdens het toewijzingsproces zal worden verdeeld). Klik op de tab Bestemmingsrekeningen en voeg een regel toe. Hier definieer je de grootboekrekening(en) en subrekeningen waaraan het bedrag zal worden toegewezen: Vestiging: Hoofdkantoor Rekening: 4500 Subrekening: 000-000 Gewicht/Percentage: 5 Voeg een nieuwe regel toe: Vestiging: AMS Rekening: 4500 Subrekening: 000-000 Gewicht/Percentage: 1 Voeg een nieuwe regel toe: Vestiging: AMS Rekening: 4500 Subrekening: 000-000 Gewicht/Percentage: 1 Klik Opslaan Je hebt nu een regel gedefinieerd die het bedrag dat is geboekt op rekening 4500 van het hoofdkantoor zal verdelen onder alle drie de vestigingen. 2. Toewijzing op basis van een dynamische verdeling Stel dat de vestiging HFK alle huurkosten boekt op de rekening 4300 in combinatie met de subrekening 000-000. Aan het einde van elke maand moeten deze huurkosten per afdeling worden verdeeld op basis van het aantal medewerkers. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een statistisch grootboek "FTE", waarin het aantal FTE's wordt bijgehouden op de rekening 4000 - Loonkosten. Let op: dit statistische grootboek moet separaat worden ingericht en is verder niet beschreven in deze procedure.  Algemene instellingen toewijzingsregel Open het venster Toewijzingen. Klik op + om een nieuwe regel aan te maken Vul de omschrijving in "Huurkosten" Als vestiging wordt hier het "HFK" geselecteerd. Selecteer "01-2025" in het veld Van periode Laat het veld T/m periode leeg. Demarkeer de optie Periodiek. Selecteer Grb.rek huidige periode in het veld Toewijzingsmethode. Selecteer Per bestemmingsrekening huidige periode in het veld Distributiemethode. Hierdoor komt het veld Basisgrootboek beschikbaar  Selecteer het werkelijke grootboek in zowel Grootboek toewijzingen als Brongrootboek. Selecteer het statistische grootboek FTE in het veld Basisgrootboek  Bron- en bestemmingsrekeningen Klik op de tab Bronrekeningen en voeg een regel toe. Hier specificeer je de bronrekening waarvan het saldo zal worden verdeeld (in dit geval de 4300 - Huurkosten van het hoofdkantoor): Vestiging: HFK Rekening: 4300 Subrekening: 000-000 Limiet (percentage): 100,00 Klik op de tab Bestemmingsrekeningen en voeg een regel toe. Hier definieer je de grootboekrekening(en) en subrekeningen waaraan het bedrag zal worden toegewezen: Vestiging: HFK Rekening: 4300 Subrekening: FIN-000 (afdeling finance) Basisvestiging: HFK Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen Basissubrekening: FIN-000 Voeg een nieuwe regel toe: Vestiging: HFK Rekening: 4300 Subrekening: MKT-000 (afdeling marketing) Basisvestiging: HFK Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen Basissubrekening: MKT-000 Voeg een nieuwe regel toe: Vestiging: HFK Rekening: 4300 Subrekening: OPS-000 (afdeling operations) Basisvestiging: HFK Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen Basissubrekening: OPS-000 Voeg een nieuwe regel toe: Vestiging: HFK Rekening: 4300 Subrekening: SLS-000 (afdeling sales) Basisvestiging: HFK Basisrekening: 4000 - Brutolonen en salarissen Basissubrekening: SLS-000 Klik Opslaan Je hebt nu een regel gedefinieerd die het bedrag dat is geboekt op rekening 4300 van het hoofdkantoor verdeeld onder de afdelingen op basis van het aantal medewerkers vanuit het statistische grootboek FTE.    

Met Visma Net is het mogelijk om informatie vanuit een lijstvenster direct om te zetten in een draaitabel voor gegroepeerde analyses. Hieronder volgt een voorbeeld voor het presenteren van de inkoopfacturen in een draaitabel. Deze methodiek is toepasbaar in ieder ander analysevenster binnen Visma Net.  Draaitabel aanmaken Open het venster Inkoopfacturen Klik rechtsboven op Aanpassingen/Draaitabellen Geef de draaitabel een duidelijke naam, bijvoorbeeld inkopen per kwartaal/maand Markeer de optie Gedeeld indien andere gebruikers deze draaitabel ook moeten kunnen gebruiken Velden selecteren en plaatsen Aan de linkerkant zie je alle beschikbare velden vanuit het lijstvenster. Deze kunnen eenvoudig middels drag-en-drop naar de gewenste sectie van de draaitabel gesleept worden.  Sleep de kolom Naam naar het onderdeel Regels Klik op de kolom Naam om de eigenschappen te bewerken Stel de breedte in op 250 Sleep de kolom Datum naar het onderdeel Kolommen Klik op de kolom Datum om de eigenschappen te bewerken Selecteer Jaren voor de eigenschap Afronden op Sleep de kolom Bedrag naar het onderdeel Waarden Sleep opnieuw de kolom Datum naar het onderdeel Kolommen Klik op de kolom Datum om de eigenschappen te bewerken Selecteer Kwartaal voor de eigenschap Gedeelte Klik op Opslaan Klik op Weergeven om de draaitabel te bekijken Gebruik van draaitabellen Zodra de draaitabel is opgeslagen, kan deze eenvoudig opnieuw geraadpleegd worden vanuit het venster Inkoopfacturen. Rechtsboven in dit venster verschijnt nu de knop Draaitabellen, waarmee de gewenste draaitabel direct geselecteerd kan worden.  Wanneer er meerdere draaitabellen zijn aangemaakt voor hetzelfde venster, kun je eenvoudig schakelen tussen de verschillende weergaven binnen de draaitabel.  

Om optimaal gebruik te maken van de integratiemogelijkheden van Visma.net, kan het nodig zijn bepaalde IP-adressen te whitelisten. Dit is vooral relevant bij het gebruik van (s)ftp-koppelingen. Hierdoor sta je specifieke verbindingen tussen systemen toe en verbeter je de beveiliging van je systeem. In het geval van Visma.net ERP gaat het om het volgende IP-adres:   20.229.18.193  

Heel eenvoudig uw bestanden koppelen aan transacties en stamgegevens?

Voor het verzenden van e-mails vanuit Visma.net, adviseren we over het algemeen om een eigen mailserver te gebruiken. Dit is echter niet altijd mogelijk. Daarom biedt Visma een mailserver waar gebruik van gemaakt kan worden. Volg onderstaande stappen om hiervan gebruik te maken. Instellen van een E-mailaccount Deze instructies zijn bedoeld voor situaties waarin een eigen e-maildomein wordt gebruikt. Open het venster E-mail accounts (systeem) Geef een naam aan het nieuwe e-mailaccount. Vul het e-mailadres in van waaruit de e-mails zullen worden verzonden. Voer het antwoordadres in dat de ontvanger van de e-mail zal zien. Het selectievakje "Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail" staat standaard ingeschakeld. Laat dit zo staan. Na het opslaan verschijnen een aantal regels in dit scherm. Configureren van DKIM en CNAME records Kopieer deze DKIM- en CNAME-regels en deel ze met de ICT-beheerder of e-mailbeheerder, zodat ze deze aan de DNS-records kunnen toevoegen. Zodra dit is uitgevoerd, moet gewacht worden tot de synchronisatie met de Visma mailserver is voltooid. Dit kan tot 4 uur duren. Als alles correct is ingesteld, zullen de regels verdwijnen uit het scherm "E-mailaccounts" in het systeem. Dan kan de mail gebruikt worden.    Let op:Wanneer de sleutels in E-mail accounts (systeem) zijn gegenereerd, zijn deze slechts 72 uur geldig. Als het langer duurt voordat deze zijn ingevoerd door de ICT-beheerder, kan het nodig zijn om de sleutels te heractiveren. Neem in dat geval contact op met jouw support contactpersoon. Geen eigen DNS-record? Als je geen eigen DNS-record hebt, kun je in dat geval het e-mailadres no-reply@finance.visma.net gebruiken. De e-mails worden dan direct via het Visma-domein verzonden. In het veld Antwoordadres kun je nog steeds een eigen domein invullen met de bedrijfsnaam, zodat de ontvangers van de e-mails weten waar de e-mail vandaan komt.