Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Btw.   Verwerken Btw-aangifte Verwerken Opgaaf ICP Btw voor privé-gebruik verwerken Btw-factuur verwerken (factuur met alleen btw)

De btw-aangifte in Visma.net is erg flexibel en biedt veel mogelijkheden. In deze procedure behandelen we een aantal belangrijke onderdelen van de btw-aangifte. Het voorbereiden van de Btw-aangifte Het verwerken van de Btw-aangifte Het verwerken van een Suppletie-aangifte Inzicht in Btw-aangiften en correcties Het voorbereiden van de btw aangifte Open het venster Btw-aangifte voorbereiden Selecteer de Organisatie voor de Btw-aangifte Er wordt standaard een Belastingkantoor voorgesteld. Dit is een crediteur van het type Belastingdienst. Het eerste aan te geven Tijdvak wordt voorgesteld. Dit is de eerste periode met nog aan te geven transacties. Het is desgewenst mogelijk om het tijdvak gedurende het jaar te wijzigen van bijvoorbeeld maand naar kwartaal. Ga hiervoor naar het venster Btw-perioden Kies Btw-aangifte voorbereiden Het venster Btw-aangifte verwerken wordt geopend.  Het verwerken van de btw-aangifte Het venster Btw-aangifte verwerken staat open vanuit de vorige stap. Controleer de ingevulde gegevens zoals: Vervaldatum; dit is de vervaldatum van de inkoopfactuur die bij het afsluiten van de btw-periode aangemaakt zal worden voor de Belastingdienst. De vervaldatum zal standaard worden voorgesteld op de laatste dag van de volgende maand. Betalingsreferentie; dit is het betalingskenmerk van de inkoopfactuur en is erg belangrijk voor het kunnen doen van de betaling aan de Belastingdienst. Dit kenmerk wordt automatisch gegenereerd aan de hand van het aangiftetijdvak en het btw-nummer van de organisatie. Wanneer geen kenmerk gegenereerd wordt, is het goed om het btw-nummer in de stamgegevens van de organisatie te controleren op juistheid.  Rapportsoort; de btw-aangifte kan als hoofdrapport of suppletie worden opgesteld Telefoonnummer; het telefoonnummer dat de Belastingdienst kan bellen om meer informatie over de aangifte op te vragen (verplicht) Zorg ervoor dat geen specifieke tekens zoals ‘-’ of spaties in het nummer zijn opgenomen.  Contactpersoon; de naam van de contactpersoon bij wie de Belastingdienst meer informatie kan opvragen (verplicht) Bedragen; alle bedragen in de btw-aangifte kunnen eenvoudig gecontroleerd worden door op het betreffende bedrag te klikken. Hiermee wordt ingezoomd naar het venster Gegevens btw-aangifte waarin alle transacties zichtbaar zijn die onder een bepaalde aangifterubriek worden meegenomen.  Indien blijkt dat transacties ontbreken, kan de btw-aangifte geannuleerd worden via Acties/Aangifte annuleren. Hiermee wordt de aangifte teruggedraaid en kan de btw-aangifte opnieuw worden voorbereid. Indien er specifieke btw-correcties nodig zijn, dan kunnen deze via een btw-correctie geboekt worden. Dit venster verschijnt door het kiezen van Acties/Aangifte corrigeren. Ter illustratie is een voorbeeld van een correctie voor het privégebruik van een leaseauto te lezen in dit bericht.  Wanneer alle gegevens zijn gecontroleerd kan de periode afgesloten worden via Periode afsluiten. Hiermee zal de status van de aangifteperiode de status Gesloten krijgen. Na het afsluiten van de periode kan de aangifte verzonden worden naar de Belastingdienst via Verzenden. Na het verzenden wordt de btw-aangifte via AutoReport naar de Belastingdienst verzonden. De status hiervan verschijnt automatisch in het venster Btw-aangifte verwerken en kan ook bekeken worden in het onderdeel AutoReport Transacties aangeven in een afgesloten tijdvak Er zijn drie mogelijkheden voor de aangifte van transacties over een afgesloten tijdvak: Wanneer de termijn nog niet is verstreken om een btw-aangifte voor het betreffende tijdvak in te dienen, kan een nieuwe aangifte voor deze periode opnieuw worden aangeboden. In Visma.net zal deze aangifte als nieuwe revisie worden aangemaakt. Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven in de volgende aangifteperiode.   Wanneer de termijn is verstreken kunnen deze correcties worden aangegeven als suppletieaangifte. Deze correcties kunnen ook opgespaard worden om mee te nemen in een suppletieaangifte voor het gehele jaar. In dat geval moet de optie Transacties uit vorige periode uitsluiten worden gemarkeerd. Het verwerken van een suppletieaangifte Wanneer in Visma.net transacties geboekt zijn in perioden waarvan de btw-aangifte al is verwerkt, dan wordt bij het voorbereiden van de btw-aangifte een melding getoond in de afgesloten btw-periode dat er wijzigingen beschikbaar zijn.   Wanneer minder dan 1.000,- is te vorderen of te betalen, mag de wijziging meegenomen worden in de volgende aangifteperiode. Door het voorbereiden van de btw-aangifte in de volgende btw-periode zullen deze automatisch meegenomen worden. Hiervan is dan een melding zichtbaar in het venster Btw-aangifte voorbereiden. Is meer dan 1.000,- te vorderen of te betalen dan kan een suppletie worden aangemaakt. Hiervoor selecteer je in het venster Btw-aangifte voorbereiden als tijdvak de gesloten btw-periode waarin de correcties zitten. Door het opnieuw voorbereiden van de btw-aangifte in een afgesloten periode zal de btw-aangifte als Suppletieaangifte worden klaargezet. Voor deze suppletieaangifte kan ook de eerste aangifteperiode geselecteerd worden. Standaard zal dezelfde periode als de aangifteperiode zijn gekozen. Je kunt hiervan afwijken wanneer de suppletie-aangifte voor meerdere perioden wordt opgesteld, bijvoorbeeld een suppletie voor het gehele boekjaar. Het verwerken van een suppletieaangifte verloopt hetzelfde als de reguliere btw-aangifte, namelijk het afsluiten van de periode en vervolgens het verzenden van de aangifte. Inzicht in Btw-aangiften en correcties Het venster Btw-perioden biedt inzicht in de btw-perioden en welk bedrag is aangegeven (te betalen/vorderen). Daarnaast laat dit venster ook zien wanneer correcties zijn gedaan in gesloten perioden en welk bedrag nog aangegeven moet worden.  Tevens kan dit venster gebruikt worden om de periodiciteit van de btw-periode aan te passen, bijvoorbeeld bij het overgaan van kwartaalaangifte naar maandaangifte. Hiervoor moet de optie Soort btw-periode wijzigen worden gemarkeerd en vervolgens kan het veld Soort btw-periode worden aangepast. Ter illustratie een voorbeeld hoe de termijn aangepast zal worden bij een aanpassing van maandelijkse perioden naar kwartalen: Btw-perioden 1 t/m 4 zijn afgesloten en er wordt omgeschakeld naar kwartaalaangiften. Periode 5 en 6 zullen nog als maandaangifte behandeld worden en vervolgens zal btw-periode 7, kwartaal 3 en btw-periode 8, kwartaal 4 voorstellen.

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken. Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma.net ERP. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL voor inkoopfacturen  ARINVOICE voor verkoopfacturen Voeg een nummerreeks toe met als ingangsdatum 01-01-2023  (ter illustratie voor het boekjaar 2023) 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.  

Het invoeren van budgetten bestaat uit de volgende stappen: Vastleggen van een budgetstructuur (optioneel) Budget grootboek beschikbaar maken Budget Invoeren Budget vrijgeven  1. Budgetstructuur vastleggen (optioneel) Door een budgetstructuur te gebruiken wordt beter inzicht verkregen in de opbouw van het budget. Open het venster Budgetinstellingen Selecteer het hoogste niveau in de Budgetstructuur Voeg een nieuwe Variant toe met + Markeer Knooppunt en vul een omschrijving in Voeg met de + extra varianten toe Sla de wijzigingen op met   Selecteer een Variant in de Budgetstructuur (linkerzijde) Voeg rekeningen en/of subrekeningen toe met de + of via de knop Rekeningen ophalen Iedere combinatie van rekening en subrekening kan vooraf worden vastgelegd. 2. Budget grootboek beschikbaar maken Open het venster Grootboeken   Open het grootboek Budget Koppel de Organisatie(s) aan het grootboek. Door het koppelen komt het grootboek beschikbaar. Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk om een nieuw grootboek van het soort Budget  aan te maken, zodat er meerdere budgetten beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld als er gebruik wordt gemaakt van een "rolling forecast" 3. Budget invoeren Open het venster Budgetten  Selecteer een Vestiging Selecteer een Grootboek Selecteer een Boekjaar Selecteer een map uit de budgetstructuur Voer in de kolom Bedrag het gewenste bedrag in Kies Verdelen om de ingevoerde bedragen te verdelen over de perioden. Het is ook mogelijk om handmatig per periode de bedragen in te voeren. Sla het budget op Tip: Budgetbedragen kunnen eenvoudig worden geïmporteerd via de upload-functie ( ) 4. Budgetten vrijgeven Open het venster Budgetten vrijgeven  Markeer de gewenste budgetregels en kies voor Vrijgeven of kies Alle vrijgeven om alle budgetregels ineens vrij te geven

Het corrigeren van journaaltransacties blijft beperkt tot het onderdeel grootboek. Er wordt door het corrigeren geen wijziging doorgevoerd in de deelprocessen, zoals debiteuren, crediteuren, vaste activa en bank-/kas. Een correctie ten behoeve van een deelproces, moet ten alle tijde in het betreffende deelproces worden geinitieerd.  Journaaltransacties corrigeren Open het venster Journaaltransacties of het venster Grootboekkaart Selecteer de journaaltransactie(s) die gecorrigeerd moeten worden door: In het venster Journaaltransacties de betreffende batch te openen In het venster Grootboekkaart de betreffende transacties te markeren Kies voor (Acties/)Corrigeren Het venster Transacties corrigeren wordt geopend met de betreffende transacties. De volgende gegevens kunnen gewijzigd worden:  Vestiging Rekening Subrekening Transactiedatum Omschrijving Bedrag (bij gebruik van Splitsen) Kies Verwerken. Als gevolg hiervan zal een nieuwe journaaltransactie worden aangemaakt met de gecorrigeerde gegevens. Tegenboeken van een journaaltransactie Deze actie kan gekozen worden om een volledige journaaltransactie tegen te boeken, zonder daar een correctie op uit te voeren.  Open het venster Journaaltransacties Open de journaaltransactie die tegengeboekt moet worden.  Kies voor Acties/Batch tegenboeken De volledige journaalpost wordt tegengeboekt. Kies Vrijgeven om de journaalpost definitief te maken.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren

Een memoriaalboeking verwerken Open het venster Journaaltransacties Voeg een transactie toe (+) De module is altijd Grootboek. Transacties voor de overige modules ontstaan door middel van een verwerking in een van de deelprocessen, zoals Debiteuren of Crediteuren.  Geef een Datum in voor de transactie Selecteer een Periode Geef de boeking een logische omschrijving De boekingsregels kunnen worden ingevoerd met de (+) Kies Vrijgeven om de boeking te verwerken (voordat een journaaltransactie kan worden verwerkt moet het totaal debet gelijk zijn aan het totaal credit) Tip: Een geblokkeerde journaaltransactie hoeft niet in balans te zijn om op te slaan    

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Het aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen Voeg een nieuwe regel toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Gebruik Ref. Crediteur om het externe factuurnummer vast te leggen Selecteer de crediteur Op het tabblad Documentgegevens kunnen de factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ) Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Overzicht statussen inkoopfactuur Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief BTW is gelijk aan het factuurtotaal Geblokkeerd De optie Blokkeren is aangevinkt. Vrijgeven is niet mogelijk Open De inkoopfactuur heeft een openstaand saldo. Er kunnen wel deelbetalingen hebben plaatsgevonden Gesloten Het openstaande saldo van inkoopfactuur is nul  Vrijgeven van meerdere documenten tegelijkertijd In het venster Crediteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle crediteuren documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alle gemarkeerde (aangevinkte) inkoopfacturen vrij te geven.   TIP: Wist je dat je in Visma.net standaard de optie hebt om je inkoopfacturen volledig automatisch te ontvangen via e-facturen? Dit artikel biedt meer inzicht in hoe dit proces werkt.

Wanneer een crediteur een terugbetaling verricht, kan dit pas worden verwerkt nadat ereen debetcorrectie beschikbaar is.  Het verwerken van een terugbetaling bestaat daarom uit twee stappen: Het tegenboeken van de originele factuur Het verwerken van de ontvangst in de afschriftregels Stap 1: Tegenboeken van de originele factuur Open het venster Inkoopfacturen Open de originele (tergubetaalde) factuur Kies Acties/Tegenboeken. Hierdoor wordt een inkoopfactuur van het type Debetcorrectie aangemaakt Kies Vrijgeven Stap 2: Verwerken van de ontvangst in de afschriftregel Open het venster Afschriftregels verwerken. Selecteer de Bank-/kasrekening. Selecteer de afschriftregel, waarin de ontvangst van de crediteur is opgenomen. Kies Betaling aanmaken. Selecteer de module Crediteuren. Selecteer de betreffende crediteur. Selecteer betaalmethode handmatig. Voeg een nieuwe regel toe. Kies als documentsoort Debetcorrectie. Vul het referentienummer in van de zojuist aangemaakte debetcorrectie. Kies Verwerken.    

Een overzicht van alle algemene procedures.   Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net

Voor het verzenden van e-mails vanuit Visma.net, adviseren we over het algemeen om een eigen mailserver te gebruiken. Dit is echter niet altijd mogelijk. Daarom biedt Visma een mailserver waar gebruik van gemaakt kan worden. Volg onderstaande stappen om hiervan gebruik te maken. Instellen van een E-mailaccount Deze instructies zijn bedoeld voor situaties waarin een eigen e-maildomein wordt gebruikt. Open het venster E-mailaccounts (systeem) Geef een naam aan het nieuwe e-mailaccount. Vul het e-mailadres in van waaruit de e-mails zullen worden verzonden. Voer het antwoordadres in dat de ontvanger van de e-mail zal zien. Het selectievakje "Gebruik de standaardserver voor uitgaande e-mail" staat standaard ingeschakeld. Laat dit zo staan. Na het opslaan verschijnen een aantal regels in dit scherm. Configureren van DKIM en CNAME records Kopieer deze DKIM- en CNAME-regels en deel ze met de ICT-beheerder of e-mailbeheerder, zodat ze deze aan de DNS-records kunnen toevoegen. Zodra dit is uitgevoerd, moet gewacht worden tot de synchronisatie met de Visma mailserver is voltooid. Dit kan direct gebeuren, maar soms duurt het 2-4 uur. Als alles correct is ingesteld, zullen de regels verdwijnen uit het scherm "E-mailaccounts" in het systeem, en kan de mail gebruikt worden.    Let op:Wanneer de sleutels in E-mail accounts (systeem) zijn gegenereerd, zijn deze slechts 72 uur geldig. Als het langer duurt voordat deze zijn ingevoerd door de ICT-beheerder, kan het nodig zijn om de sleutels te heractiveren. Neem in dat geval contact op met jouw support contactpersoon. Geen eigen DNS-record? Als je geen eigen DNS-record hebt, kun je in dat geval het e-mailadres no-reply@finance.visma.net gebruiken. De e-mails worden dan direct via het Visma-domein verzonden. In het veld Antwoordadres kun je nog steeds een eigen domein invullen met de bedrijfsnaam, zodat de ontvangers van de e-mails weten waar de e-mail vandaan komt.    

Om een reguliere inkoopfactuur af te boeken, is er een directe actie beschikbaar vanuit de inkoopfactuur. Voor inkoopfacturen van het type Debetcorrectie is deze actie echter niet beschikbaar. Om een restantsaldo bij een debetcorrectie toch af te kunnen boeken, volg je de onderstaande procedure. Restitutie crediteur aanmaken Zorg voor een "fictieve" bank-/kasrekening die kan worden gebruikt voor dergelijke afboekingen. Eventueel kan hiervoor ook de Bank-/kasrekening “VRF - Vereffeningsrekening” gebruikt worden.  Open het venster Crediteurbetalingen  Maak een nieuwe betaling aan en selecteer het Soort Restitutie crediteur Selecteer de betreffende crediteur Selecteer Handmatige betalingen voor de Betaalmethode  Selecteer de eerder genoemde "fictieve" Bank-/kasrekening  Onder Te koppelen documenten, selecteer de debetcorrectie die je wilt afboeken  Vul het Te betalen bedrag in, zodat het Onverwerkt saldo op 0,00 komt te staan Kies Vrijgeven om de afboeking te voltooien Journaaltransactie aanmaken voor het afgeboekte bedrag Nadat de crediteurenrestitutie is verwerkt, zal er een saldo zijn ontstaan op de rekening die gekoppeld is aan de gebruikte “fictieve” bank-/kasrekening. Om dit saldo over te boeken naar de gewenste kostenrekening, moet een journaaltransactie worden aangemaakt." Open het venster Journaaltransacties Maak een nieuwe journaaltransactie aan Selecteer op de eerste regel de kostenrekening voor het geboekte bedrag van de afboeking Selecteer op de tweede regel de grootboekrekening, gekoppeld aan de gebruikte bank-/kasrekening, voor de tegenboeking Kies Vrijgeven om de journaaltransactie te verwerken Controleer ter volledigheid of het saldo van de gekoppelde grootboekrekening nu gelijk is aan 0. Er zijn ook twee alternatieve werkwijzen beschikbaar In de eerste stap wordt een restitutie crediteur aangemaakt in het venster Crediteurbetalingen. Vanuit de debetcorrectie kan dit ook worden gerealiseerd te kiezen voor de actie Restitutie aanmaken. Hierdoor wordt het af te boeken document direct gekoppeld. Let op: Zorg ervoor dat de juiste Betaalmethode en Bank-/kasrekening zijn geselecteerd Door gebruik te maken van een fictieve bank-/kasrekening kan het afboeken van een debetcorrectie ook worden behandeld als het verwerken van een bankafschrift. In het venster Import afschriftregels is het mogelijk om specifieke afschriftregels voor deze verwerking toe te voegen. Maak een nieuw afschrift aan met minimaal twee regels: een uitgave en een ontvangst. De uitgave kan worden gebruikt om de debetcorrectie af te boeken en de ontvangst om een kostenboeking te maken. Door deze werkwijze zal het saldo van de fictieve kas-/bankrekening altijd op 0 blijven staan.   

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Valuta.   Valutakoersen automatisch importeren

Het verwerken van een PIN-betaling op een verkoopfactuur kan in twee stappen worden uitgevoerd: Verwerken van de betaling in de bank; in deze stap wordt het bedrag van de pin ontvangen in de bank.  Afletteren van de verkoopfactuur; Na verwerking van de bank, is het belangrijk een betaling te koppelen aan de juiste verkoopfactuur. Dit proces wordt afletteren genoemd en zorgt ervoor dat de openstaande factuur als Gesloten wordt gemarkeerd Voordat we deze stappen kunnen uitvoeren moet een klein stukje aanvullende inrichting worden gedaan, namelijk het aanmaken van een bank-/kasrekening, betaalmethode en invoersoort.  Inrichting - Aanmaken bank-/kasrekening Maak een Bank-/kasrekening aan voor PIN-betalingen in het venster Bank-/Kasrekeningen. Let op: Zorg ervoor dat de bankrekening is uitgesloten van AutoPay. De gekoppelde grootboekrekening voor PIN-betalingen is een tussenrekening die eventueel nog aangemaakt moet worden in het venster Rekeningschema. Inrichting - Aanmaken betaalmethode Maak een betaalmethode aan voor de PIN in het venster Betaalmethoden Markeer de optie Gebruik in debiteuren zodat de betaalmethode alleen beschikbaar is voor het debiteurenproces. Voeg aan de Toegestane bank-kasrekeningen  de zojuist aangemaakte Bank-/kasrekening toe en markeer Standaard (debiteuren) Inrichting van het proces - Aanmaken invoersoort Maak de invoersoort PIN aan in het venster Invoersoorten Gebruik het type Ontvangst. Koppel de invoersoort aan de Bank-/kasrekening waarop de bijschrijving van de PIN-betaling wordt verwerkt.  Het verwerken van de betaling in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken Boek het ontvangen bedrag op de bankrekening naar de tussenrekening PIN door gebruik te maken van de invoersoort PIN Kies Verwerken   Afletteren van de verkoopfactuur Zoek in het venster Verkoopfacturen de factuur die is betaald via de pin Wijzig op de tab Financiële gegevens de betaalmethode naar PIN (Let op: De Bank-/kasrekening wijzigt hierdoor ook naar PIN) Kies onder Acties voor Betalingen aanmaken In het geopende venster Debiteurbetalingen kan het bedrag desgewenst worden aangepast in geval van een deelbetaling. Na Vrijgeven is het saldo van de betaling tegengeboekt op de tussenrekening PIN

Voor het verrekenen van een verkoopfactuur met een creditfactuur zijn meerdere mogelijkheden Direct vanuit de verkoopfactuur Vanuit de creditfactuur (volledig of gedeeltelijk) 1. Direct vanuit de verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen  Open de factuur die moet worden gecorrigeerd Kies Acties/Tegenboeken en verrekenen Een nieuwe verkoopfactuur wordt aangemaakt van het soort Creditnota Kies Vrijgeven De oorspronkelijke factuur en de creditnota worden met elkaar verrekend en krijgen de status Gesloten Let op: voor verkoopfacturen waarop al een betaling heeft plaatsgevonden vindt de verrekening plaats, maar zal het resterende saldo van de creditnota met status Open worden getoond.  2. Vanuit de creditfactuur (volledig of gedeeltelijk) Ga naar het venster Verkoopfacturen  Selecteer en open de creditfactuur die moet worden verrekend (creditfacturen zijn niet zichtbaar in de tab Facturen, maar wel in de tab Alle regels of Creditnota’s Kies Acties/Betaling aanmaken Het venster Debiteurenbetalingen wordt geopend Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. TIP: de creditnota kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen of er blijft een saldo openstaan als het factuurbedrag kleiner is dan het bedrag van de creditnota Kies Vrijgeven De verschillende documenten worden met elkaar verrekend en afhankelijk van het saldo van de verrekening kan een document nog de status Open behouden.

In deze procedure wordt het proces van automatische incasso doorlopen.  Hierbij gaan we ervan uit dat een basisinrichting aanwezig is met de juiste betaalmethoden en bank-/kasrekening voor incasso’s onderweg. Het incassoproces wordt aan de hand van een aantal stappen verder toegelicht: Vastleggen incassogegevens bij de debiteur Verwerken van de verkoopfacturen Verwerken van de incasso’s Verwerken van incasso’s in de bank Verwerken van storneringen in de bank Overzicht Overige zaken Vastleggen incassogegevens bij de debiteur  Ga naar het venster Debiteuren Open de stamgegevens van een debiteur Ga naar het tabblad Automatische incasso en vul de machtigingsgegevens in Er kunnen per debiteur meerdere machtigingen actief zijn.  Denk hierbij ook aan  eenmalige incasso’s. Zet bij de meest gebruikte overeenkomst een vinkje in de kolom Is standaard. Ga naar het tabblad Betaalmethode en zet een vinkje in het veld Is Standaard bij de juiste incasso methode (CORE of B2B). Verwerken van de verkoopfacturen Maak uw verkoopfacturen op de reguliere manier aan. Op het tabblad  Factuuradres  kan de machtiging voor een incasso worden gekoppeld. Als de machtiging als standaard is gemarkeerd in de debiteur dan zal deze automatisch al geselecteerd zijn. Wanneer de debiteur meerdere machtigingen heeft kan hier worden aangegeven welke machtiging gebruikt moet worden. Op het tabblad  Financiële gegevens is de betaalmethode zichtbaar. Zorg ervoor dat hier een van de twee incasso methoden is geselecteerd (CORE of B2B) Voordat een incasso verwerkt kan worden moeten de facturen zijn vrijgegeven. Afhankelijk van de  Afdruk- en e-mailopties  moet de factuur zijn gemaild, afgedrukt of verzonden naar Autopay. Verwerken van de incasso Visma.net maakt per betaalmethode een batch aan die eventueel nog gesplitst wordt in eerste en volgende incasso’s. Dit betekent dat max. 4 batches worden aangemaakt bij de verwerking van twee verschillende betaalmethoden. Houdt hier rekening mee als het totaal in te sturen batches per week door uw bank is gelimiteerd. Houdt tevens rekening met een eventuele maximale limiet per batch die door de bank wordt aangehouden. De vervaldatum van de factuur wordt als incassodatum aangehouden (mits deze niet in het verleden ligt). Open het venster Automatische incasso’s verwerken Vul de gewenste betaalmethode in. Afhankelijk van de inrichting wordt nu ook de gekoppelde bank-/kasrekening en rekening vereffening ingevuld. Pas deze, indien gewenst, aan.  Met het veld Tot aan vervaldatum kan worden bepaald dat alleen incasso’s met een vervaldatum lager dan deze datum worden getoond. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal dagen verwerking dat nodig is bij de bank (vastgelegd bij de betaalmethode). Vink de gewenste incasso’s aan en klik op Verwerken of kies voor Alle verwerken.  Let op: bij veel facturen kan de verwerking veel tijd in beslag nemen. Wacht daarom altijd totdat het proces volledig is afgerond, alvorens een nieuwe verwerking te starten. Direct na het verwerken wordt een incassobestand aangemaakt en ter download aangeboden. Deze kan worden ingelezen in uw bankprogramma. Bij gebruik van de directe bankkoppeling wordt het incassobestand direct ingelezen in de bank. Na het verwerken van de incasso's zijn  Debiteurbetalingen  aangemaakt en gekoppeld aan de betreffende facturen. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de bank-/kasrekening  Incasso Onderweg . Daarnaast is een Inkomende betaling onderweg aangemaakt waarin alle debiteurbetalingen gekoppeld zijn. Deze inkomende betaling onderweg wordt gebruikt om te matchen met de afschriftregel van de ontvangst van deze incassobatch.  Let op:  geef deze inkomende betaling nooit zelf vrij, dit gebeurd automatisch na het koppelen aan de afschriftregel.  Verwerken van incasso’s in de bank Open het venster Afschriftregels verwerken en klik op Matchen Selecteer de regel waarop de incasso batch als ontvangst is geboekt.  Controleer in het rechterdeel van het scherm of de juiste incassobatch (inkomende betaling onderweg) is geselecteerd. De herkenning van de incasso in de bank gaat in principe automatisch omdat  op basis van de bankreferentie automatisch de regel wordt herkend. Indien geen automatische match is gemaakt, kunt u een vinkje zetten bij Gekoppeld. Kies Verwerken .  De Inkomende betalingen onderweg heeft nu de status "Vrijgegeven" gekregen. Verwerken van storneringen in de bank Storneringen worden door Visma.net automatisch herkend doordat in de afschriftregel een EREF nummer staat.  Kies voor Storneringen verwerken. De betreffende openstaande post wordt hierbij automatisch gematcht Klik op Verwerken.  Hiermee wordt de betaling teruggedraaid en komt de factuur beschikbaar om opnieuw te incasseren. Let op: Het automatisch storneren van incasso's is alleen mogelijk onder de volgende voorwaarden: Incasso's zijn aangemaakt vanuit Visma.net Incasso is ook daadwerkelijk op de vervaldatum uitgevoerd Afschrifregels zijn ingelezen via een CAMT bestand of directe bankkoppeling Incassobatch is verwerkt (ontvangst) Instelling Annuleren via de vereffeningsrekening is niet gemarkeerd in de betaalmethode voor incasso Instelling Annuleringsdatum standaard gelijk aan documentdatum is niet gemarkeerd in de betaalmethode die voor de incasso is gebruikt. Overzicht In het venster  Overzicht automatische incasso’s  is een historie van alle incasso’s terug te vinden. Bij eventuele foutmeldingen kunnen incasso's opnieuw worden aangeboeden. Let op: om opnieuw te kunnen versturen moet de status "Fout bij verzenden naar Autopay" worden geselecteerd en moet een Betaalmethode gekozen zijn.    Overige zaken Incassant-ID Controleer in het venster  Organisaties  en/of  Vestigingen  in het tabblad Betalingsinstellingen  of het veld  Incassant is ingevuld. Dit veld is verplicht om een incasso te kunnen verwerken.  Uitvoeringstermijn Houd rekening met de uitvoeringsstermijn van de incasso’s bij de bank. Bij de meeste banken is dit de volgende werkdag, indien de incasso's tijdig zijn aangeleverd. Hierbij is tegenwoordig geen onderscheid tussen een eerste of doorlopende incasso. Meer informatie hierover kunt u navragen bij uw bank.  In de betaalmethode kan de uitvoeringstermijn worden vastgelegd voor zowel eerste als doorlopende incasso's.  Datum laatste incasso De eerste keer bij het verwerken van de incasso's verschijnt een melding rechts bovenin het venster. Deze melding geeft aan dat bij machtigingen waarbij al eerder (via een vorig systeem) geïncasseerd werd, de datum laatste incasso moet worden ingevoerd. Na het verwerken van de incasso's is het niet meer mogelijk deze datum aan te passen.   

Bij het verwerken van afschriftregels kunnen er nulregels zichtbaar zijn. Aangezien deze waarschijnlijk niet verwerkt kunnen worden is het mogelijk de regels te verbergen. Deze actie kan voor meerdere regels worden uitgevoerd. Kolom zichtbaar maken Open het venster Afschriftregels verwerken Selecteer een Bank-/kasrekening. Open de configuratie kolommen Zorg ervoor dat de kolom Verbergen aan de Geselecteerde kolommen is toegevoegd Kies OK Geselecteerde verbergen Via de kolom Verbergen kunnen een of meerdere afschriftregels worden gemarkeerd. Markeer de nulregels die verborgen moeten worden. Kies de knop Geselecteerde verbergen Kies Ja op de waarschuwing die verschijnt De regels verdwijnen uit het venster Kies Opslaan om de wijziging definitief te maken. Let op: Controleer altijd of de juiste regels zijn gemarkeerd voor het verwerken. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Debiteuren.   Automatische incasso's verwerken Debiteurenrestitutie verwerken Aanmaningen afdrukken of verzenden Afboeken openstaand saldo bij debiteuren Aanmaken en verwerken van een verkoopfactuur Aanmaken en verwerken van een creditnota Verrekenen verkoopfactuur met een creditnota Verwerken van PIN betalingen E-facturen versturen

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels Corrigeren van een verkeerd verwerkte afschriftregel