Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Er zijn verschillende redenen om periodes te blokkeren voor invoer. Denk hierbij aan periodes in een nieuw boekjaar waarin nog geen boekingen mogen worden gemaakt, of aan een periode waarover al is gerapporteerd. Inactieve/actieve periodes Door een periode inactief te maken, wordt deze niet meer beschikbaar voor het invoeren van transacties. Echter blijft het nog steeds mogelijk om de inactieve periode te gebruiken in rapportages en analyses door deze te selecteren. Perioden blokkeren: Open het venster Perioden. Verwijder het vinkje bij Actief voor de periodes die inactief moeten worden gemaakt. Klik op Opslaan. Het is later mogelijk om inactieve perioden weer te activeren. Het is ook mogelijk om willekeurige perioden inactief te maken zonder een logische volgorde te volgen. Afsluiten van periodes (Grootboek) Door een periode af te sluiten, wordt deze niet langer beschikbaar voor nieuwe boekingen. Het is niet mogelijk om een afgesloten periode te heropenen. Let op: Het afsluiten van een periode moet in opeenvolgende volgorde gebeuren. Open het venster Perioden afsluiten Selecteer de periode die moet worden afgesloten. Kies Perioden afsluiten. Hierdoor worden ook de deelprocessen Crediteuren, Debiteuren, Voorraad, Bank/Kas en Vaste activa afgesloten. Afsluiten van periodes (Deelprocessen) Ga naar het venster Perioden afsluiten van het betreffende deelproces. Stappen: Kies Voorbereiden voor afsluiting als niet-verwerkte documenten moeten worden verplaatst naar een andere periode. Markeer de periode die moet worden afgesloten. Kies Perioden afsluiten. Boeken in afgesloten perioden Er is geen mogelijkheid om periodes te heropenen. Door het toestaan van journaliseren naar gesloten perioden is het echter wel mogelijk om boekingen in afgesloten perioden te verwerken. Er volgt nog wel een melding dat de periode is afgesloten. Deze instelling is te vinden in het venster Voorkeuren grootboek.    

Mogelijk ben je al bekend met termen als e-facturatie, Peppol en UBL. Maar wist je dat het uiterst eenvoudig is om e-facturen te verzenden via Visma.net ERP? In dit bericht leggen we uit hoe je dat zelf kunt doen. Onze service AutoInvoice, ingebouwd in Visma.net ERP, stelt je in staat om eenvoudig e-facturen te verzenden. Omdat deze service standaard is inbegrepen bij Visma.net ERP, hoef je verder niets te doen om deze te gebruiken. Stap 1: Facturen via Autoinvoice E-facturen via Peppol versturen is eenvoudig te realiseren vanuit Visma.net ERP. Dit gebeurt via dezelfde vensters als bij het verzenden van verkoopfacturen per e-mail. Het is slechts een kwestie van instellen dat de facturen via AutoInvoice verstuurd worden door de instelling Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteuren. Zorg er daarnaast voor dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn. Aangezien de meeste bedrijven in het Peppol-adresboek geregistreerd staan met hun KVK-nummer, is het vaak al voldoende om dit nummer ingevuld te hebben. Dit geeft aan of een bedrijf e-facturen kan ontvangen. De KvK-service maakt dit proces nog eenvoudiger. Met deze service kun je direct de brongegevens, inclusief KvK-nummer, volledig invullen en controleren of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Als dat het geval is, wordt de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice automatisch gemarkeerd bij de betreffende debiteur. In dit bericht lees je terug hoe je dat kunt doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   Stap 2: Eigen gegevens invullen Vergeet niet de volgende gegevens in te vullen in het venster Organisaties of Vestiging (deze worden meegestuurd met de e-factuur): Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en e-mailadres). Let op: Voor facturering aan de overheid is een emailadres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden IBAN en BIC. Deze gegevens worden meegestuurd met de e-factuur. Verkoopfacturen verstuur je simpelweg vanuit het venster Verkoopfacturen via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden in bulk (Actie: naar AutoInvoice versturen). Dit proces is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice vind je door de AutoInvoice service te starten vanuit Visma.net Home .   Tips Door de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren te markeren, kun je meer gegevens met je factuur meesturen. Dit maakt het in de verkoopfactuur mogelijk om meerdere referenties voor de ontvanger toe te voegen, zoals een extern projectnummer of kostenplaats. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Je kunt deze referenties op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties toevoegen. Wanneer je factureert naar de (semi-)overheid, zijn er verschillende aanvullende gegevens die moeten worden bijgevoegd. Lees hier meer over in onze post genaamd E-facturen sturen aan de overheid. Het is ook mogelijk om alle facturen via AutoInvoice te verzenden. Je activeert dit door Facturen naar AutoInvoice verzenden in het venster Debiteurtypen te markeren. Hiermee wordt AutoInvoice ingezet om de geschiktheid van een factuur voor verzending als e-factuur te bepalen. Als het niet mogelijk is om de factuur als e-factuur te verzenden, wordt deze automatisch per e-mail verzonden door AutoInvoice. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Een Debetcorrectie is een negatieve inkoopfactuur en kan worden gebruikt als aflettering van een reguliere inkoopfactuur. Een debetcorrectie kan handmatig worden aangemaakt of via de actie Tegenboeken vanuit een geopende Inkoopfactuur.    Het verrekenen van een inkoopfactuur met een debetcorrectie gaat als volgt: Ga naar het venster Inkoopfacturen  Open de te verrekenen debetcorrectie Kies Acties/Crediteurbetaling aanmaken   De debetcorrectie wordt nu als Crediteurenbetalingen geopend in een apart venster Voeg op het tabblad Te koppelen documenten de te verrekenen documenten toe door in  de kolom Referentienr.  de factuur te selecteren. Let op: De debetcorrectie kan worden gebruikt om meerdere facturen te verrekenen. Er blijft een saldo openstaan wanneer het totaal van de facturen kleiner is dan het bedrag van de debetcorrectie. Kies Vrijgeven De inkoopfacturen worden met elkaar verrekend en de status beide documenten zal Gesloten zijn, indien er geen restsaldo is.    

Voor het afboeken van een reguliere inkoopfactuur is een directe actie beschikbaar in de inkoopfactuur. In deze procedure zijn de stappen beschreven voor het uitvoeren van deze actie. Voor het afboeken van een Debetcorrectie kunnen de stappen uit deze procedure worden gevolgd.  Het instellen van de afboekingslimiet Open het venster Voorkeuren crediteuren Leg de Afboekingslimiet vast Selecteer een Redencode; de redencode bevat de informatie voor de tegenrekening van de afboeking. Kies Opslaan Het afboeken van een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen Open de inkoopfactuur die afgeboekt moet worden Kies voor Acties/Afboeken Een Crediteurbetaling van het type Debetcorrectie wordt gegenereerd voor het openstaande saldo, waarbij ook de optie 'Afboeken' is gemarkeerd om aan te geven dat dit geen standaard debetcorrectie betreft. Onder Te koppelen documenten is de factuur geselecteerd, waarbij ook de redencode zichtbaar is zoals deze eerder is ingesteld in de voorkeuren en kan deze indien nodig nog worden aangepast. Kies Vrijgeven om het openstaande saldo af te boeken

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een reguliere inkoopfactuur Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch

Het aanmaken en vrijgeven van een verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe regel toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen de factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ) Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar Overzicht statussen verkoopfactuur Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief BTW is gelijk aan het factuurtotaal Geblokkeerd De optie Blokkeren is aangevinkt. Vrijgeven is niet mogelijk Open De verkoopfactuur heeft een openstaand saldo. Er kunnen wel  deelbetalingen hebben plaatsgevonden.  Gesloten Het openstaande saldo van verkoopfactuur is nul Verwerken van meerdere documenten In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle debiteuren documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alle gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van verkoopfacturen In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verwerken, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen emailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden de verkoopfacturen getoond die aan de criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle verkoopfacturen te verwerken of kies Verwerken om alle gemarkeerde (aangevinkte) verkoopfacturen te verwerken

Een creditnota kan handmatig worden toegevoegd of als tegenboeking van een bestaande factuur. Handmatig aanmaken creditnota Open het venster Verkoopfacturen Voeg een nieuwe factuur toe ( + ) Wijzig eventueel de factuurdatum en de periode Selecteer de debiteur De Externe referentie en de Factuurtekst zijn optionele gegevens Op het tabblad Documentgegevens kunnen factuurregels worden toegevoegd door gebruik te maken van ( + ). Let op:  bedragen moeten positief worden ingevoerd Sla de factuur op met Kies Vrijgeven om de factuur te verwerken naar de financiële administratie. Hierna is de factuur niet meer wijzigbaar. Tegenboeken van een bestaande factuur Open het venster Verkoopfacturen Zoek de factuur waarvoor een creditnota aangemaakt moet worden Kies Acties/Tegenboeken De creditnota is aangemaakt Sla de factuur op met Kies Vrijgeven Overzicht statussen creditnota Status Beschrijving In balans Het totaal van de detailregels inclusief btw is gelijk aan het factuurtotaal. Geblokkeerd De optie Blokkeren is gemarkeerd. Vrijgeven is niet mogelijk. Open De creditnota heeft een openstaand saldo.  Eventueel kunnen er al wel  deelbetalingen hebben plaatsgevonden. Gesloten Het openstaande saldo van de creditnota is nul. Vrijgeven van meerdere creditnota's In het venster Debiteuren documenten vrijgeven is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd vrij te geven. Kies Alle vrijgeven om alle beschikbare documenten vrij te geven of kies Vrijgeven om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) documenten vrij te geven Verzenden van creditnota’s In het venster Facturen verzenden is het mogelijk om meerdere facturen tegelijkertijd te verzenden, afhankelijk van de gekozen actie. Mogelijke acties zijn onder andere: Facturen e-mailen Facturen afdrukken Naar AutoInvoice verzenden Op basis van de gekozen actie en het datumbereik worden alle verkoopfacturen getoond die aan deze criteria voldoen Kies Alle verwerken om alle creditnota's te verwerken of kies Verwerken om alleen de gemarkeerde (aangevinkte) creditnota's te verwerken

In situaties waarin een openstaand saldo op een factuur naar verwachting niet meer zal worden betaald, kan besloten worden om het saldo af te schrijven. Deze procedure geldt eveneens voor creditfacturen of debiteurbetalingen met een openstaand saldo. Instellen van een afboekingslimiet op debiteurniveau Open het venster Debiteuren  Open de stamgegevens van de betreffende debiteur Controleer of het veld Afboekingen inschakelen is gemarkeerd Leg op het tabblad Algemene informatie de gewenste afboekingslimiet vast. Bewaar de wijzigingen Tip! Zorg ervoor dat de basisinstellingen in het Debiteurtype is vastgelegd, zodat bij het aanmaken van een nieuwe debiteur de instelling direct is vastgelegd. Afboeken van een specifieke verkoopfactuur Open het venster Verkoopfacturen Open de verkoopfactuur die u wilt afboeken Kies Acties/afboeken  Het venster Saldo afboeken wordt geopend. In het veld Redencodes staat de redencode van de afboeking. Hierin is de tegenrekening van de boeking vastgelegd.  Kies Verwerken om het openstaande saldo af te boeken Meerdere verkoopfacturen tegelijkertijd afboeken Open het venster Saldo afboeken Kies de Soort “Afboeking”. Let op: wanneer een creditfactuur of debiteurbetaling moet worden afgeboekt, kies dan voor de Soort “Creditafboeking” Eventueel kan een aanvullende selectie op vestiging en/of debiteur worden gemaakt De redencode wordt gebruikt voor het bepalen van de tegenrekening van de boeking Geef een Limiet in voor het maximaal af te boeken bedrag. Let op: de afboekingslimiet die is vastgelegd in de stamgegevens van de debiteur is hierbij dus niet van toepassing. Markeer de facturen die afgeboekt moeten worden Kies Verwerken om het openstaande saldo in bulk af te boeken  

Het versturen van aanmaningen bestaat in basis uit 3 stappen: Verkoopfacturen beschikbaar maken of uitsluiten van de aanmaning Voorbereiden van aanmaningen Het verwerken (afdrukken of e-mailen) van aanmaningen 1. Verkoopfacturen beschikbaar  maken of uitsluiten van de aanmaning In de stamgegevens van de debiteur wordt vastgelegd of aanmaningen verstuurd moeten worden Open het venster Debiteuren  Selecteer het tabblad Factuurinstellingen Controleer of het veld Aanmaningen per e-mail verzenden en/of Aanmaningen afdrukken is gemarkeerd. Als beide niet zijn gemarkeerd, dan is de debiteur uitgesloten van het aanmaningenproces Tip: de instelling van het debiteurtype wordt overgenomen, dus zorg ervoor dat daar de meest gebruikte instelling is vastgelegd.     Om een individuele verkoopfactuur uit te sluiten van de aanmaning kan op het tabblad Financiële gegevens van de verkoopfactur het veld Ingetrokken worden gemarkeerd 2. Voorbereiden van aanmaningen In deze stap wordt een selectie gemaakt welke aanmaningen verzonden of afgedrukt moeten worden. Open het venster Aanmaningen voorbereiden In het venster kan door gebruik te maken van Debiteurtype en/of Debiteur een selectie worden gemaakt uit alle openstaande posten De Aanmaningsdatum wordt gebruikt als peildatum om te bepalen of een document vervallen is De optie Alle vervallen documenten neemt het document mee in de aanmaning, ongeacht hoe vaak de factuur al aangemaand is De optie Aanmaningsniveau bepaalt voor welk aanmaningsniveau de facturen opgenomen zullen worden De optie Overige open documenten meenemen zal ook de niet-vervallen documenten  meenemen in de aanmaning De optie Creditnota’s meenemen zal ook creditnota’s meenemen in de aanmaning De optie Op referentienummer splitsen zal in plaats van te groeperen per debiteur/aanmaningsniveau alle individuele documenten in het overzicht tonen Markeer desgewenst specifieke regels in het overzicht om niet alle regels aan te manen, gevolgd door Verwerken. Met de knop Alle verwerken worden alle regels, ongeacht markering, in het overzicht meegenomen. Het voorbereiden is gereed 3. Het afdrukken/verzenden van de aanmaningen Open het venster Aanmaningen afdrukken / vrijgeven Een overzicht van de voorbereidde aanmaningen is zichtbaar Via de optie Bekijk aanmaning kan de aanmaning nog worden gewijzigd. Bijvoorbeeld voor het verwijderen de aanmaning en het alsnog intrekken (uitsluiten) van de openstaande post  Selecteer de actie Aanmaning afdrukken of Aanmaning e-mailen Kies Alle verwerken om de actie af te ronden   Let op: wanneer in het venster Voorkeuren debiteuren de optie Aanmaningen automatisch vrijgeven niet is gemarkeerd, moeten de aanmaningen voor het afdrukken/verzenden eerst worden vrijgegeven. Dit kan gedaan worden in hetzelfde venster door de actie Aanmaningen vrijgeven te selecteren. 

Een debiteurenrestitutie is een (terug)betaling aan de debiteur. Dit kan een creditnota zijn, een dubbele betaling of een combinatie van beide. Bankrekeningnummer debiteuren controleren voor de betaling In de debiteurenrestitutie wordt bij het aanmaken van de restitie een betaalmethode gebruikt. Voor een uitbetaling aan een debiteur wordt het bankrekeningnummer gebruikt uit de betalingsmethode voor de restitutie. Open het venster Debiteuren Bekijk de stamgegevens van de debiteur waaraan de restitutie moet worden gedaan Selecteer het tabblad Betaalmethoden Als de betaalmethode in het overzicht staat kies dan voor Betaalmethode weergeven. Het IBAN nummer is hier zichtbaar. Bij het ontbreken van de betaalmethode kan de knop Betaalmethode toevoegen worden gekozen om de ontbrekende gegevens vast te leggen.  Aanmaken van een debiteurenrestitutie Open het venster Debiteurenrestitutie verwerken De velden onder Documenten selecteren  geven de mogelijkheid om de getoonde regels te filteren, terwijl de velden onder Invoer gebruikt worden in de verwerking.  Selecteer in het veld Debiteur de gewenste debiteur of laat het veld leeg om transacties van alle debiteuren te zien Pas eventueel de Betaaldatum aan van de te betalen post. Let op:  Dit moet in de afzonderlijke regel gedaan worden en niet in het veld Betaaldatum in de kop.  Demarkeer eventueel Afzonderlijk betalen om meerdere posten als één bedrag terug te betalen Markeer de te verwerken regels en kies Debiteurenrestituties aanmaken De betalingsopdracht wordt op vergelijkbare wijze als bij crediteurenbetalingen aangemaakt voor verwerking door de bank en is terug te vinden in het venster Betalingsopdrachten In het venster Debiteurbetalingen  is deze betaling nu terug te vinden onder het tabblad Terugbetalingen       

Via het venster Bijlagen downloaden is het mogelijk om alle gekoppelde bijlagen in crediteuren-, debiteuren-, bank-/kas- en journaal-transacties op te halen.  Hiermee worden alle bijlagen in een zip-archief aangeboden ter download.  Stappen downloaden bijlagen Open het venster Bijlagen downloaden Klik op de + Vul een waarde in het veld Archiveringstaak en geef de taak een omschrijving. Selecteer het soort documenten (debiteuren, crediteuren, bank/kas of journaal) Selecteer het periode-bereik. Ons advies is om maximaal 12 perioden per archief te selecteren. Kies Opslaan Kies Archieven aanmaken. Bij veel bijlagen kan het proces enige tijd duren. Je kan Taakstatus opvragen kiezen om de voortgang op te vragen.   Zodra het archief gereed is, wijzigt de status naar Het proces is voltooid. Download de zip-bestanden één voor één door de regel te markeren en te kiezen voor Downloaden. Let op: wanneer het archief veel bijlagen bevat kunnen meerdere zip-bestanden beschikbaar zijn.     

Wanneer er reeds transacties op een bepaalde grootboekrekening zijn uitgevoerd, is het niet mogelijk het veld Soort aan te passen in het venster Rekeningschema. Onderstaande procedure beschrijft de stappen om alsnog de rekeningsoort te kunnen aanpassen. Rekeninggegevens bewerken Open het venster Rekeninggegevens bewerken. Voeg een nieuwe regel toe door op de + te klikken. Selecteer de grootboekrekening waarvan de soort gewijzigd moet worden. Kies de nieuwe rubriek, en daarna de bijbehorende nieuwe soort. Zorg ervoor dat de nieuwe rubriek overeenkomt met de nieuwe soort van de grootboekrekening. Klik op de Verwerken knop om de wijziging te bevestigen. Let op: Deze procedure dient te worden uitgevoerd op een moment waarop er geen andere gebruikers transacties invoeren om conflicten te voorkomen.    

Als je werkt met samengestelde artikelen die een houdbaarheidsdatum hebben, is het mogelijk om deze datum automatisch te bepalen op basis van de productiedatum. Volg deze stappen om automatisch de houdbaarheidsdatum te berekenen bij het assembleren van deze artikelen.   Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het samengestelde artikel waarbij een Partij-/serietype is gekoppeld met de optie Houdbaarheidsdatum traceren geselecteerd.  Ga naar het tabblad Bevoorradingsgegevens Als er nog geen regel beschikbaar is, maak dan een nieuwe regel aan en zorg ervoor dat de volgende parameters zijn vastgelegd: Kies een Bevoorradingstype van het type "Inkoop". Selecteer bij Seizoenspatroon het type "Geen". Kies bij Bron voor "Productie". Kies bij Methode voor "Min/max". Leg in het veld Max. Houdbaarheid (dgn.) het aantal dagen vast waarop het geproduceerde artikel houdbaar is vanaf de productiedatum.   Bij het aanmaken van een Assemblage zal nu automatisch een houdbaarheidsdatum worden ingesteld voor de geproduceerde artikelen.  

G-rekening Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die in Nederland voornamelijk wordt gebruikt in de bouw en uitzendsector om risico's op aansprakelijkheid voor niet afgedragen loonheffingen en btw bij onderaanneming en uitlening van personeel te verminderen. Bij het gebruik van een G-rekening maakt een bedrijf (de opdrachtgever) een deel van de factuur van hun opdrachtnemer over naar deze geblokkeerde rekening (de G-rekening). De opdrachtnemer kan deze gelden alleen gebruiken voor het betalen van loonheffingen en btw aan de Belastingdienst.   In deze procedure wordt het proces beschreven voor het instellen en gebruiken van de G-rekening functionaliteit in Visma.net. Door deze functie te gebruiken, kun je de financiële processen rond het verwerken van inkoopfacturen met de G-rekening automatiseren. 1. Inschakelen G-rekening functionaliteit Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen. Markeer de optie G-rekening in het onderdeel Financials geavanceerd. Klik op Inschakelen. 2. Voorkeuren crediteuren Open het venster Voorkeuren crediteuren. Configureer de beschikbare opties zoals gewenst: G-rekening automatisch vrijgeven: Schakel deze in om de G-rekening factuur direct vrij te geven na het aanmaken. Facturen G-rekening automatisch aanmaken en vrijgeven: Activeer deze optie om de G-rekening factuur automatisch aan te maken wanneer de originele factuur wordt vrijgegeven. Referentie crediteur naar factuur G-rekening kopiëren: Schakel deze in om de referentie van de crediteur te kopiëren naar de G-rekening factuur. Let op: ook als de functie Melding bij dubbele factuurnummers is ingeschakeld, is het toegestaan dat beide facturen dezelfde referentie hebben. Een project per document vereist: Indien de module Projecten is geactiveerd, schakel deze optie in om het gebruik van dezelfde projectcode op alle factuurregels verplicht te stellen. 3. Toevoegen van G-rekening in Betaalmethoden Open het venster Betaalmethoden. Open de betaalmethode voor het automatisch betalen. Kies het tabblad Instellingen voor crediteuren. Voeg een regel toe en selecteer G-rekening in het veld Soort bankgegeven. Kies Opslaan 4 Instellingen per crediteur Open het venster Crediteuren. Open de stamgegevens van een crediteur Configureer de beschikbare opties zoals gewenst: G-rekening (IBAN); IBAN van de geblokkeerde rekening (tab Betalingsinstellingen) Bank-/kasrekening (G-rekening); De bank-/kasrekening voor de betaling van de G-rekening Toepassen G-rekening; G-rekening activeren voor deze crediteur G-rekening (%); Het standaardpercentage voor het gedeelte van de inkoopfactuur dat naar de G-rekening betaald moet worden. Rekening G-rekening; De tussenrekening voor de tijdelijke transactie van het gedeelte van de G-rekening (tab Rekeningen), zolang de G-rekening factuur nog niet is aangemaakt Subrekening G-rekening; De subrekening voor deze tijdelijke transactie 5. Toepassen G-rekening op een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur en selecteer de crediteur De optie G-rekening toepassen zal standaard gemarkeerd zijn als dit was ingesteld in de crediteur. Je kunt de optie uitschakelen indien nodig.  In de factuurregels zijn twee extra kolommen zichtbaar en kunnen naar wens worden aangepast: G-rekening (%) Bedrag G-rekening Via de knop Acties/G-rekening bijwerken kan een nieuw bedrag of percentage worden toegepast op de gehele factuur. Deze wijziging zal dan automatisch proportioneel worden verdeeld over de factuurregels.  Na het vrijgeven van de inkoopfactuur wordt het bedrag voor de G-rekening geboekt op de tussenrekening (zoals vastgelegd bij de crediteur). Dit kan direct vanuit de inkoopfactuur via Acties/G-rekening vrijgeven of in batch voor meerdere inkoopfacturen via het venster G-rekening vrijgeven. Beide facturen kunnen via het reguliere betaalproces worden betaald. De IBAN voor de G-rekening wordt automatisch voorgesteld voor inkoopfacturen van het type Factuur G-rekening.     Let op: btw wordt alleen toegepast op de originele factuur en niet op de factuur G-rekening. 

Om optimaal gebruik te maken van de integratiemogelijkheden van Visma.net, kan het nodig zijn bepaalde IP-adressen te whitelisten. Dit is vooral relevant bij het gebruik van (s)ftp-koppelingen. Hierdoor sta je specifieke verbindingen tussen systemen toe en verbeter je de beveiliging van je systeem. In het geval van Visma.net ERP gaat het om het volgende IP-adres:   20.229.18.193  

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken Aankopen activeren (bestaand activum) Als je een inkoop wilt toevoegen als extra investering in een bestaand activum, kun je dezelfde procedure volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de aankoop als extra investering wilt toekennen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de aankoop toevoegen door middel van een aflettering in de stamgegevens van het activum. Voor detail over deze methode, zie de procedure Aflettering in Vaste activa. Meerdere activa aanmaken vanuit een inkoopfactuur Wanneer in een inkoopfactuur aan aantal groter dan 1 is ingevoerd op de factuurregel, is het mogelijk om bij het activeren van de aankoop meerdere activa tegelijkertijd aan te maken.  Bij het selecteren van de desbetreffende transactie in het venster Aankopen  activeren zal het systeem voorstellen om meerdere activa aan te maken en het bedrag proportioneel te verdelen. Indien gewenst, kan het transactiebedrag nog worden aangepast voor een andere verdeling.    

In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe je Autopay kunt configureren om betaalopdrachten te kunnen goedkeuren. Dit proces omvat het toevoegen van goedkeurders, het instellen van het aantal goedkeurders, en het goedkeuren van de betaalopdrachten. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je betalingen efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt Configureren van Autopay  Ga naar Visma home Selecteer de tegel voor Autopay Voeg de e-mailadressen van de goedkeurders toe in een een komma-gescheiden lijst (bijvoorbeeld: a@visma.com; b@visma.com; c@visma.com). Deze goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol voor AutoPay Approver hebben toegekend. Bepaal hoeveel goedkeurders vereist zijn voor het goedkeuren van een betaalopdracht. Dit kunnen maximaal 4 medewerkers zijn. Let op: De aangewezen goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol van AutoPay Approver hebben. Betaalopdracht goedkeuren Wanneer een betaalopdracht vanuit Visma.net ERP wordt verzonden en goedkeuring vereist is in AutoPay, zal er geen betaalopdracht bij de bank worden aangeboden (bij directe bankkoppeling) en geen SEPA bestand aangemaakt worden, tot alle ingestelde goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven.    De 1e goedkeurder ontvangt een mail van AutoPay met de mededeling dat er betalingen klaarstaan voor goedkeuring. Open AutoPay en bekijk de betalingen onder de tab Goedkeuren. Indien desgewenst, kun je de betalingsopdracht open om de afzonderlijke betalingen te bekijken. Hier is het ook mogelijk om een afbeelding van de factuur op te vragen, als deze aan de inkoopfactuur is gekoppeld.   Indien nodig kun je een betaling uit de opdracht annuleren via de knop Betalingen annuleren.  Als de betalingen correct zijn, markeer dan de betaalopdracht en kies voor de knop Betalingen goedkeuren.  Tip: Goedkeuren via mobiele app Voor nog meer gemak en flexibiliteit, kun je betalingsopdrachten ook goedkeuren via de Visma Manager app. Deze app stelt je in staat om betalingsopdrachten te bekijken en goed te keuren, waar je ook bent.  Betaalopdracht afronden Na goedkeuring door alle goedkeurders, wordt de betaalopdracht naar de bank verstuurd (bij een directe bankkoppeling) of kan het SEPA-betaalbestand worden gedownload vanuit het onderdeel Overzicht. Hier vind je de opdracht terug onder Bewerking met de status Bestand aangemaakt. Na het open van de opdracht, zie je de HASH-code en een knop Download SEPA.

Het verdelen van kosten en opbrengsten over meerdere perioden kan worden gerealiseerd door het gebruik van Transitoriacodes. In veel gevallen dient een inkoopfactuur als de oorsprong, maar uiteraard kan dit ook vanuit de verkoopfactuur worden toegepast. Hier beschrijven we de stappen voor het aanmaken van een transitoriacode, het toepassen ervan, het verwerken van de transitora, en het rapporteren over transitoria. Aanmaken van transitoriacodes Een transitoriacode is een standaardinstelling voor het verdelen van transacties over meerdere perioden. In dit voorbeeld maken we gebruik van een transitoriacode van het type Flexibel, waarmee een begin- en einddatum kan worden gebruikt voor de toerekening. Er zijn uiteraard meer mogelijkheden om de verdeling te configureren, maar in dit artikel beperken we ons tot de flexibele toewijzing. Open het venster Transitoriacodes Voeg een nieuwe transitoriacode toe met de naam “FLEX” (+) Gebruik de toerekeningsmethode Flexibel over perioden, prorata van dagen Gebruik een tussenrekening in het veld Rekening transitoria om het saldo van de nog te verdelen kosten bij te houden. Het toepassen van een transitoriacode Open het venster Inkoopfacturen Voeg een inkoopfactuur toe (+) Voer in de kolom Transitoriacode de code “FLEX” in Vul vervolgens de kolommen begin- en einddatum in om de datum te bepalen vanaf wanneer de kosten worden verdeeld tot welke datum.  Verwerk de inkoopfactuur door te kiezen voor Vrijgeven  Kies Transitoriaschema om het aangemaakte schema te tonen Sluit het venster Transitoriaschema TIP: Het is mogelijk om voor het vrijgeven van de inkoopfactuur het transitoriaschema in te zien. Kies in dat geval nog voor de actie Transacties aanmaken in het transitoriaschema.  Hiermee kun je controleren of de verdeling over de verschillende perioden naar verwachting is. De gebruikte subrekening voor de transitoria-transacties worden hier ook getoond. Het verwerken van transitorische boekingen Open het venster Transitoria verwerken De Toerekeningsdatum wordt gebruikt om een selectie te maken van de nog te verwerken transitoria. Gebruik hiervoor de laatste datum van de periode waarover de transitoria verwerkt moeten worden. De datum wordt tevens de transactiedatum van de journaaltransacties. Eventueel kan aanvullend een filter worden gezet op een specifieke Transitoriacode Markeer de regels die verwerkt moeten worden en kies Verwerken (of kies Alle verwerken om alle schema's te verwerken) In het transitoriaschema is de verwerking zichtbaar dankzij de verwerkingsdatum en het batchnummer van de verwerking.  Let op: De verwerking vindt plaats per periode en zal daarom voor toekomstige perioden herhaald moeten worden.  Overzicht toe te wijzen kosten per rekening Open het venster Toe te wijzen kosten per rekening Selecteer het periodebereik Markeer het veld Kosten opnemen die in dezelfde periode worden toegerekend als transitorische kosten om reeds verdeelde kosten ook te tonen Kies Rapport genereren In het betreffende rapport worden nu voor de afzonderlijke rekeningen per periode de kosten weergegeven die transitorisch verwerkt worden.

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering Afletteren transacties niet gerelateerd aan een activum Activum afvoeren/desinvesteren  

De procedure voor het verwerken van de Opgaaf ICP (IntraCommunautaire Prestaties) vereist een gestructureerde aanpak. Volg onderstaande stappen om nauwkeurig en efficiënt de benodigde gegevens op te halen en de opgaaf te voltooien. Daarnaast wordt beschreven hoe correcties voor eerdere perioden kunnen worden verwerkt. Het voorbereiden en verzenden van de Opgaaf ICP Open het venster Opgaaf ICP Voeg een nieuwe aangifte toe (+) Selecteer de Organisatie waarvoor de opgaaf moet worden gemaakt Selecteer het juiste jaar in het veld Aangifte over jaar Selecteer de gewenste Periode In het veld Meenemen  kan bij het maken van een revisie worden gekozen om alleen de wijzigingen mee te nemen of alle transacties voor de geselecteerde periode In het veld Vorige perioden meenemen kan worden gekozen om nog niet eerder aangegeven transacties in de huidige opgaaf mee te nemen. Door de optie Op btw-nummer groeperen te markeren worden de debiteuren met hetzelfde btw-nummer samengevoegd. Standaard worden debiteuren met hetzelfde btw-nummer als aparte regels getoond.  Kies Opslaan ( ) om de gegevens op te halen en op te slaan Kies Periode afsluiten om de opgaaf definitief te maken Klik op Verzenden om de opgaaf direct naar de belastingdienst te versturen Correcties eerdere perioden Het is eenvoudig om correcties, die zijn gedaan in reeds aangegeven perioden, mee te nemen in de volgende opgaaf ICP. Kies hiervoor in het veld Vorige perioden meenemen het aantal maanden terug waarin correcties zijn gemaakt. Alle transacties uit de gecorrigeerde perioden worden weergegeven in het tabblad Transacties.  Door deze transacties te selecteren verschijnen ze gecumuleerd in het tabblab Rapport, waarbij in de kolom Correctieperiode wordt vermeld uit welke periode de correctie afkomstig is.