Inmiddels bericht gekregen dat dit is opgelost.    PingID, de applicatie die wij gebruiken voor de twee factor authenticatie, meldt dat mogelijk problemen ondervonden kunnen worden met inloggen. Android heeft op dit moment een storing waardoor gebruikers met een Android telefoon geen of minder push notificaties ontvangen.   Wat is de impact? In plaats van de melding op je Android telefoon, krijg je (mogelijk) dit scherm te zien:   Als je de PingID app opent kun je de code die in de app staat invullen in dit scherm. Daarna ben je ingelogd.       Wat gaan we doen? Aangezien het een storing bij Android is, zal Google dit verder analyseren en zo snel mogelijk oplossen.    Jouw actie Informeer jouw gebruikers van de storing en de mogelijk aangepaste manier van inloggen.  ... View more

Bij de eerste keer inloggen willen we nieuwe gebruikers zoveel mogelijk begeleiden zodat zij gemakkelijk kunnen inloggen. Wij zagen echter verwarring ontstaan omdat bij de activatie van een account en in de bevestigingsmail nog verwezen werd naar portal.youforce.com. We hebben daarom voor gebruikers van Mijn Youforce een wijziging doorgevoerd waardoor zij nu doorverwezen worden naar mijn.youforce.com.     Voor wie is dit actief? Deze wijziging is alleen van toepassing voor organisatie die volledig gebruik maken van Mijn Youforce.    Wanneer? Woensdag 22 maart vanaf 20.00 uur.    Verwijzing naar Mijn Youforce na activatie van het account Zodra een account voor de medewerker gecreëerd is krijgt de medewerker een mail om dit account te verifiëren. Na het volgen van de stappen krijgt de medewerker een scherm met “Gefeliciteerd! Jouw Youforce account is nu aangemaakt”.   De medewerker klikt op Verder en wordt doorverwezen naar het inlogscherm. Eerder werd de medewerker doorverwezen naar portal.youforce.com in plaats van naar mijn.youforce.com. Dit hebben we aangepast zodat nieuwe gebruikers bij de eerste keer inloggen ook gelijk doorverwezen worden naar mijn.youforce.com.    Aangepast mail template naar Mijn Youforce Wanneer het account geverifieerd is, krijgt de medewerker een bevestigingsmail met daarin een url om in te loggen. Deze link verwees nog naar portal.youforce.com. Daarnaast stond hierin ook een aparte url voor HR professionals. In Mijn Youforce gebruiken medewerkers, managers en HR professionals allemaal mijn.youforce.com. Daarom hebben we het mailtemplate gewijzigd waardoor nu alleen nog verwezen wordt naar mijn.youforce.com.    Jouw actie Deze wijzigingen vereisen geen actie. ... View more

In het artikel Van ‘Toegangsbeheer’ naar ‘Autorisatiebeheer’ hebben we inzicht gegeven hoe we stap voor stap toewerken naar het nieuwe Autorisatiebeheer. Het team werkt hier hard aan en daarom kunnen we weer een aantal verbeteringen releasen.    Dit heeft geen impact voor de gebruikers, maar wel voor de beheerders. De werkwijze van autorisatiebeheer zal namelijk iets veranderen.   Wat gaat er veranderen?  Maximaal één rol per autorisatie Nieuwe wijze om autorisaties voor medewerkers aan te maken Wijzigingen in de manier van bewerken en opslaan Wijziging in werking van de statussen   Per wanneer? De wijzigingen worden doorgevoerd op zaterdag 15 april. Autorisatiebeheer zal vanaf 9.00u tijdelijk niet benaderbaar zijn.    Maximaal één rol per autorisatie Vandaag de dag kunnen per autorisatie meerdere rollen toegevoegd worden. Op 15 april wordt dit aangepast naar maximaal één rol per autorisatie. Als je op dit moment al meerdere rollen per autorisatie hebt, dan worden deze gesplitst in aparte ‘regels’ per rol. Heb je een autorisatie voor twee rollen dan heb je na 15 april twee regels met dezelfde naam en de rol als toevoeging in de titel  [rol] - [Naam autorisatie].    Bij het toevoegen van nieuwe autorisaties heb je vanaf 15 april niet meer de mogelijkheid om twee rollen aan de autorisatie toe te voegen.    Jouw actie na de release Controleer de autorisaties van jouw organisatie Wijzig eventueel de namen van de autorisaties     Nieuwe wijze om autorisaties voor medewerkers aan te maken Op dit moment staat Medewerker nog als een optie onder Rollen. Aangezien medewerker geen rol is, is dit niet de meest logische plek. Daarom verplaatsen we Medewerker een niveau omhoog naar Toekennen aan.      Bij het aanmaken van een nieuwe autorisatie voor de medewerker klik je nog steeds op Autorisatie toevoegen en voer je een titel op. Vervolgens kies je bij Toekennen aan direct voor Medewerker. Je hoeft dus niet meer op Rollen te klikken om een autorisatie aan te maken.    Als je al autorisaties hebt voor de medewerker, dan worden deze gemigreerd naar de nieuwe manier.      Jouw actie na de release Controleer de autorisaties van jouw organisatie Wijzig eventueel de namen van de autorisaties   Wijziging in manier van bewerken en opslaan Wanneer je nu een autorisatie wilt bewerken, klik je rechtsboven op Details weergeven en kan je gelijk je wijzigingen doorvoeren. In de nieuwe werkwijze moet je eerst op Bewerken klikken voordat je de wijziging door kan voeren.      Daarna klik je rechtsonder op Opslaan en dan worden de wijzigingen in rechten berekend.    Jouw actie Geen actie benodigd.   Wijziging in de statussen In het Overzicht autorisaties zie je een kolom met Statussen. Hier gaan we de status Berekenen aan toevoegen. Wanneer een nieuwe autorisatie wordt aangemaakt en/of je een wijziging doorvoert in een bestaande autorisatie zal de status wijzigen naar Berekenen. Wanneer een autorisatie de status Berekenen heeft, worden de rechten opnieuw berekend en toegepast. Zodra dit is afgerond krijgt de autorisatie de status Actief.    Als je bij een autorisatie die op bewerken staat op Bekijk details klikt, krijg je de volgende melding:     De knoppen rechtsboven zijn uitgegrijsd. Je kunt de bewerking doorvoeren zodra de eerdere bewerkingen zijn verwerkt.    Jouw actie Geen actie benodigd.   Makkelijker selecteren en deselecteren van organisatorische eenheden Bij het toevoegen van een organisatorische eenheid aan een autorisatie hebben we een optie toegevoegd waardoor het makkelijker is om afdelingen te selecteren of deselecteren. Wanneer je een autorisatie aanmaakt voor rollen en/of medewerkers en hier specifieke organisatorische eenheden aan wilt toevoegen, kun je deze vanuit een dropdown menu aanvinken. In dit dropdown menu opent een boomstructuur met organisatorische eenheden.  Deze organisatorische eenheden kun je aanvinken door ze aan te klikken. Op dit moment worden alle onderliggende afdelingen geselecteerd wanneer je een organisatorische eenheid aanklikt. Vanaf 15 april krijg je een optie selecteer alle onderliggende organisatorische eenheden als je met je met je muis over een afdeling beweegt. Wanneer je op selecteer alle onderliggende organisatorische eenheden klikt worden alle onderliggende afdelingen geselecteerd. Als je vanaf 15 april op een specifieke organisatorische eenheid klikt wordt alleen deze geselecteerd en niet meer alle onderliggende afdelingen.  Dit wordt ook beschikbaar voor het deselecteren. Als je met je muis over een geselecteerde afdeling gaat krijg je de optie Deselecteer voor alle organisatorische onderliggende eenheden. Zou kan je eenvoudig een selectie weghalen.  Met deze wijziging hebben we het probleem opgelost dat je niet alleen de bovenliggende organisatorische eenheid kan selecteren, zonder ook een onderliggende afdeling te selecteren. En als je alle onderliggende afdelingen deselecteert, blijft de bovenliggende afdeling nu wel geselecteerd. Daarnaast verbeteren we hiermee de gebruikerservaring door het selecteren en deselecteren van meerdere afdelingen makkelijker te maken.     Let op: Het toevoegen van een organisatorische eenheid in Autorisatiebeheer heeft geen invloed op wie je mag zien. Het gaat over welke applicaties je mag zien.   Jouw actie Geen actie benodigd. ... View more

We hebben een aantal meldingen ontvangen waarbij gebruikers niet kunnen inloggen omdat het veld Identity niet gevuld is bij Individual User Settings in Youforce Account Beheer. We zien dat de verwachting is ontstaan dat dit veld gevuld wordt nadat een wijziging van de rubriek P15013 Youforce gebruiker wordt doorgevoerd. Dit is echter niet het geval.    Waar staat het veld Identity? De Identity is op twee plaatsen te vinden. Bij Individueel gebruikersbeheer in Portaalbeheer (oude inloggen) en bij Individual User Settings in Youforce Account Beheer (nieuwe inloggen). Op dit moment worden de identities op beide plaatsen gevuld door middel van een synchronisatie tussen Portaalbeheer en Youforce Account Beheer.    Individueel gebruikersbeheer:   Individual user settings:     Wat gebeurt er? Wanneer een nieuwe medewerker aangemaakt wordt en de rubriek P15013 Youforce gebruiker* wordt op ‘J’ gezet, dan wordt de Identity gevuld bij Individueel gebruikersbeheer en deze wordt daarna gesynchroniseerd waardoor de external identity ook gevuld staat bij Individual User Settings in Youforce Account Beheer. In sommige situaties mag deze medewerker niet inloggen, omdat het bijvoorbeeld om een externe of stagiair gaat, dan wordt de rubriek P15013 Youforce gebruiker initieel op ‘N’ gezet. Voor deze medewerker wordt geen account aangemaakt en kan dus ook niet inloggen via het nieuwe inloggen. De medewerker krijgt dan ook geen Identity. Wanneer later de rubriek P15013 Youforce gebruiker op ‘J’ gezet wordt, wordt de synchronisatie niet getriggerd waardoor de External identity niet gevuld kan worden bij Individual User Settings in Youforce Account Beheer. Met als resultaat dat de medewerker nog niet kan inloggen.    Beaufort:   *De rubriek P15013 is de vervanger van de rubriek P05013. Zie eerdere communicatie.    Wat is de workaround? Door het wijzigen van de rubriek P15013 naar ‘J’, wordt de Identity wel gevuld bij Individueel gebruikersbeheer, maar doordat de synchronisatie niet plaatsvindt kan de gebruiker niet inloggen omdat de External identity bij Individual User Settings in Youforce Account Beheer leeg blijft. Deze synchronisatie kan getriggerd worden door in het veld Identity bij gebruikersbeheer een wijziging door te voeren en op te slaan, even wachten, en de Identity weer terug veranderen en opnieuw opslaan. Doordat deze wijziging de synchronisatie wel triggert, wordt het veld External identity bij Individual User Settings in Youforce Account Beheer gevuld en kan de medewerker inloggen. Om de Identity te kunnen wijzigen bij Individueel gebruikersbeheer moet de rubriek P15013 wel op ‘J’ staan. Wanneer de de P15013 op ‘N’ staat is het veld Identity bij Individueel gebruikersbeheer niet bewerkbaar.    Dit is een workaround zodat de medewerker kan inloggen. Op dit moment gaan we nog geen aanpassing doorvoeren waardoor het wijzigen van de rubriek P15013 zorgt voor de juiste trigger om een account voor het nieuwe inloggen te creëren. We nemen dit wel mee in de nieuwe ontwikkelingen.    Update 13 april Hoewel we een workaround aangeboden hebben, zijn we blijven onderzoeken hoe we dit kunnen verbeteren. Daarom hebben we voor nu een oplossing gerealiseerd waardoor een aanpassing van de Rubriek P15013 Youforce gebruiker van ‘N’ naar ‘J’ nu wel een trigger is om de synchronisatie te starten waarmee een account gecreëerd wordt. Hier staat het volledige bericht.  ... View more

Voor medewerkers en managers is het nieuwe inloggen al geruime tijd in gebruik. We gaan nu de volgende stap zetten en de actieve doorverwijzing van login.youforce.biz naar portal.youforce.com stopzetten.   Per wanneer? 30 juni 2023 zullen wij na 18.00 de aanpassing doorvoeren, zodat per 1 juli de doorlink niet meer beschikbaar is.     Het stopzetten van het doorverwijzen brengt een aantal consequenties met zich mee: Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com. Automatisch mails versturen nieuwe gebruikers oude manier van inloggen Aanpassen van activatiemail/ welkomstmail   In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in deze consequenties en geven we aan of je actie van je verwacht wordt.   1. Niet meer automatisch doorverwijzen naar portal.youforce.com Op dit moment wordt je actief doorverwezen van login.youforce.biz naar portal.youforce.com. Dit gaan we stopzetten. Gebruikers die in willen loggen via login.youforce.biz worden niet meer automatisch doorverwezen naar portal.youforce.com. Zij krijgen wel een melding te zien waarin verwezen wordt naar portal.youforce.com.    Dit scherm zal niet meer zichtbaar zijn wanneer  je in wilt loggen op login.youforce.biz.     Jouw actie Pas eventueel snelkoppelingen en verwijzingen in documentatie aan Laat medewerkers en/of managers inloggen via portal.youforce.com  Of log in via de https://www.vismaraet.nl/inloggen/     2. Emails versturen nieuwe gebruikers   In de praktijk zien we dat veel klanten op dit moment nog gebruik maken van het automatisch laten versturen van mails naar nieuwe gebruikers vanuit Portaal Beheer. In deze mail staat ook nog een verwijzing naar de oude URL: login.youforce.biz.      Het is de bedoeling dat activatie mails alleen nog verstuurd worden via Youforce Account Beheer.    Jouw actie Als de oude activatie mails nog automatisch verstuurd worden, kan dit uitgezet worden in Portaal Beheer. Ga vervolgens naar Gebruikersinstellingen en Gebruikersinstellingen beheren. Bij Instellingen gebruikers zonder certificaat staat de optie ‘E-mails met inlog links voor eerste aanmelding versturen naar nieuwe geactiveerde gebruikers’. Zorg ervoor dat deze uitgevinkt staat.  Maak een keuze of je vanuit Youforce Account Beheer of je automatisch activatie mails wilt laten versturen.   3. Aanpassen van activatiemail / welkomstmail   Bij het oude inloggen was het mogelijk om de tekst van de activatiemail aan te passen. Deze werd dan gebruikts als welkomstmail. We hebben geconstateerd dat een aantal klanten deze mails ook gebruikt als een onboarding email met hierin handige linkjes voor de nieuwe medewerker. Bij het nieuwe inloggen is het niet meer mogelijk om deze tekst aan te passen. De nieuwe mail ziet er als volgt uit:       Alternatieven voor welkomstmail We begrijpen dat deze verandering impact heeft op de huidige werkwijze. Hieronder een aantal alternatieven, zodat je nog steeds de nieuwe medewerkers van informatie kunt voorzien.  Self Service workflow met een mail naar de nieuwe medewerker Appical onboarding tool Onboarding mails via ICT / active directory (AD) Self Service workflow In Self Service kun je een workflow aanmaken met bijvoorbeeld de naam: ‘Mail versturen nieuwe medewerker’. In de workflow geef je aan dat er een mail verstuurd moet worden naar een nieuwe medewerker. In deze mail / template  kan je al je informatie kwijt voor de nieuwe medewerker, zonder dat je de medewerkers naar de oude manier van inloggen verwijst.  Via Actieve signalering Start workflow kun je inrichten dat deze workflow automatisch wordt opgestart. Dit kan alleen als je HR Core Online gebruikt. Deze workflow kun je als applicatiebeheerder zelf inrichten en beheren. Indien gewenst kun je consultancy aanvragen om je hiermee te helpen.    Appical onboarding tool We hebben ook de samenwerking met ons Visma zusje Appical. Met deze  onboarding tool begint de nieuwe medewerker al voor de eerste werkdag met onboarden, en geeft nieuwe werknemers een vliegende start. Of ze nu thuis, op kantoor of hybride werken. Wil je hier meer informatie over? Kijk dan op onze website: Klaar voor de toekomst met hét onboarding platform of neem contact op met je Customer Success Manager.   Onboard mails via ICT Wat ook mogelijk is, is dat er vanuit ICT middels een active directory (AD) informatie wordt verstrekt aan nieuwe medewerkers. Neem hiervoor contact op met jullie ICT afdeling en vraag bij hen na wat de mogelijkheden zijn.    Jouw actie Kies alternatief  ... View more

Wanneer je nu in Portaal beheer een gebruikersrapport downloadt en op de download knop klikt, wordt IBU automatisch opgestart. Wij zijn IBU aan het uitfaseren en gaan daarom ook de manier van downloaden van deze bestanden aanpassen. In plaats van het opstarten van IBU wordt vanaf volgende week het bestand gelijk gedownload.    Dit geldt voor de volgende rapportage binnen Portaalbeheer: Overzichten aanmaken Gebruikersoverzicht downloaden Groepsgewijs Netwerknamen       Mijn Youforce Gebruikers van Mijn Youforce kunnen via het zoekvenster onder beheer deze rapporten zoeken en uitvoeren.    Wanneer Deze wijziging zal dinsdag 21 maart na 18.00 uur plaatsvinden.    Jouw actie Geen actie benodigd. ... View more

Wanneer je nu in Portaal beheer een gebruikersrapport downloadt en op de download knop klikt, wordt IBU automatisch opgestart. Wij zijn IBU aan het uitfaseren en gaan daarom ook de manier van downloaden van deze bestanden aanpassen. In plaats van het opstarten van IBU wordt vanaf volgende week het bestand gelijk gedownload.    Dit geldt voor de volgende rapportage binnen Portaalbeheer: Overzichten aanmaken Gebruikersoverzicht downloaden Groepsgewijs Netwerknamen       Mijn Youforce Gebruikers van Mijn Youforce kunnen via het zoekvenster onder beheer deze rapporten zoeken en uitvoeren.    Wanneer Deze wijziging zal dinsdag 21 maart na 18.00 uur plaatsvinden.    Jouw actie Geen actie benodigd. ... View more

Op maandag 13 februari zijn, voor de gebruikers met koppeling en/of API in de naam, de velden wachtwoord verloopdatum en toegang verloopdatum verlengd tot 13-06-2024. ... View more