Kirjaudu sisään Visma.net Expense -ohjelmaan. Yrityksen pääkäyttäjä pääsee päivittämään yrityksen työntekijöiden tietoja.   Pääkäyttäjänä toimi seuraavasti: Napauta Asetukset-valikkoa. Valitse vasemmalta Henkilöt ja ryhmät > Henkilöt. Valitse työntekijä, jonka pankkitiliä haluat muuttaa. Siirry Lisätiedot-välilehdelle. Voit ylläpitää seuraavia tietoja: Pankkitili, IBAN-tilinumero, BIC-koodi.   Pankkitilin muutos vaikuttaa sekä tuleville laskuille että hyväksytyille laskuille, joita ei vielä ole maksettu. ... View more

Tarkista, että ko. kululajilla on Asetukset | Kululajit | Käytössä-valinta tehty.   Lisää tarvittaessa ko. valinta ja tarkista samalla kirjanpidon tilitiedot (pankki ja kp-siirtoprosessissa) tai palkkalajit (palkkasiirto prosessissa).   Voit perustaa tarvittaessa uusia kululajeja Lisää-painikkeella. ... View more

Valitse Asetukset | Päivärahat. Klikkaa haluttua riviä ja tämän jälkeen Kirjanpito -välilehdelle. Vaihda tilitieto ja tallenna muutos.   Vastaavasti voidaan muuttaa myös kilometrien ja kululajien tiliöintitiedot valitsemalla asetuksista ko. korvaus. Muutos tulee voimaan seuraavasta hyväksyntään lähetettävästä matkalaskusta alkaen.   Jos virheellinen tiliöinti huomataan matkalaskun hyväksynnän yhteydessä, tulee lasku ensin hylätä Approvalissa ja tehdä em. muutos Expensen asetuksissa. Tämän jälkeen matkalaskun tekijän tulee lähettää matkalasku uudelleen hyväksyttäväksi. ... View more

Käyttäjä voi itse valita Approval | Asetukset | Ilmoitukset -sivulla, että milloin haluaa Visma.net Approvalin lähettämiä sähköposteja laskuista. Hyväksyjä ja Pääkäyttäjä voivat saada erityyppisiä viestejä. ... View more

Jos matkalaskun syöttäjä huomaa laskulla korjattavaa ennen kuin laskun kaikki hyväksyjät ovat hyväksyneet laskun (lasku on Odottaa hyväksyntää/Hyväksynnässä -tilalla), voi laskun syöttäjä vielä peruuttaa laskun hyväksynnästä.   Lasku peruutetaan hyväksynnästä joko avaamalla lasku ja klikkaamalla laskun Yhteenveto-sivulla ‘Peruuta hyväksyntä’ tai Oma sivu-näkymässä laskun oikeasta laidasta klikkaamalla 3 pistettä: Tämän jälkeen laskun tietoja pääsee muokkaamaan normaalisti. Kun lasku on korjattu, lasku tulee lähettää uudelleen hyväksyttäväksi.   Jos laskun hyväksyjä/tarkastaja huomaa laskulla muutettavaa, hänen tulee hylätä lasku Visma.net Approvalissa. Lasku palautuu tällöin laskun tekijälle, jonka tulee tehdä tarvittavat korjaukset ja lähettää lasku uudelleen hyväksyttäväksi.   Jos kaikki laskun hyväksyjät ovat hyväksyneet laskun (lasku on Expensessä Hyväksytty-tilalla), laskun tietoja ei pääse enää muuttamaan. ... View more

Kun hyväksytyistä laskuista halutaan tehdä maksatus AutoPayhin, valitse Raportit | Maksuaineistot | Muodosta maksuaineisto. Valitse maksettava(t) lasku(t) ja «Maksatus AutoPayn kautta». Tämän jälkeen laskuerä siirtyy Maksatuksen siirtotiedostot-näkymään ja tila muuttuu sitä mukaa kun erää käsitellään AutoPayn puolella. Siirtotapana näkyy AutoPay ja tässä vaiheessa tila on Lähetetty (eli lähetetty AutoPayhin).   Henkilö, jolla on vaaditut oikeudet AutoPayn puolelle, näkee maksatukseen siirretyt erät AutoPayssä. Maksut voi joko hyväksyä tai peruuttaa. Mikäli erä perutaan, palautuvat laskut Muodosta maksuaineisto-näkymään uudelleen valittavaksi. Maksatuksen siirtotiedostot -näkymässä tällainen näkyy seuraavasti, erän tila on Peruutettu.   Mikäli maksut on hyväksytty AutoPayn puolella, muuttuu tilaksi Maksettu. Maksettu -tilalla olevat laskut siirtyvät Muodosta kirjanpitoaineisto -näkymään. ... View more

Visma.net Expensestä voidaan välittää maksuaineisto pankkiin Visma.net AutoPayn kautta.    Jotta prosessia voi käyttää, tulee AutoPay -lisenssi olla aktivoitu yritykselle. Lisäksi jollakin/joillakin käyttäjillä tulee olla tarvittavat AutoPay-roolit (pankkisopimusten hallintaan ja maksujen hyväksyntään). Lisäksi AutoPayssa tulee olla määriteltynä sopimus pankin kanssa. AutoPayn käyttöönotosta löydät oman ohjeistuksen tästä linkistä.    Seuraavat toimenpiteet tulee tehdä Expensessä AutoPay-maksatuksen käyttöönottovaiheessa:   1) Uudessa ympäristössä Expensen puolella määritykset tehdään pääosin kuten Pankki-kirjanpitosiirrossa, mutta valitaan Asetukset | Yritysasetukset | Yrityksen prosessit -kohdassa Autopay-maksatus ja kirjanpitosiirto.   2) Mikäli Expense on ollut jo käytössä, kyse on prosessin vaihdosta. Huom. tämä ohje koskee ainoastaan tilannetta, jossa pankki-kirjanpitoprosessi vaihdetaan AutoPay-prosessiin.   Ennen prosessin vaihtoa kaikki laskut tulee käsitellä niin, että ne ovat jollakin seuraavista tiloista (Hyväksytty/Maksettu/Kirjanpidossa). Mikäli ne eivät ole, ohjelma varoittaa siitä ilmoituksella. Huom. tällä hetkellä prosessin vaihtoa ei voi tehdä enää takaisinpäin!   Mikäli AutoPay-maksatuksen prosessin valinta tehdään yrityksessä, jossa on ollut toinen prosessi käytössä, tulee ruudulle varoitus.   3) Pankkitilin SEPA-palvelusopimustunnus tulee vastata AutoPay-sopimusta. Tarkista pankkitilin tiedot kohdassa Asetukset | Yritysasetukset | Pankkitilitiedot. ... View more

Luottokorttiliittymä on mahdollista ottaa käyttöön Visma.net Expensessä. Expensen ohjeissa on aina ajan tasainen tieto siitä, mitä luottokortteja ohjelma tukee. Tieto löytyy avaamalla ohjeet ?-merkistä ja kohdasta Uutiset | Parannukset.   Varsinaisia käyttöönottotoimia ei tarvitse tehdä Expensen puolella, vaan käyttöönotto tapahtuu sopimalla asiasta luottokorttiyhtiön kanssa. Pankille riittää tavallisesti y-tunnus ja Expensessä käytössä olevat henkilöiden henkilönumerot.   Tarvittaessa saat lisätietoja sovellustuesta, jos luottokorteista Expenseen liittyeen ilmenee kysyttävää. ... View more

Hei,   Lähtökohtaisesti pääkäyttäjä lisää toiselle yrityksen käyttäjälle pääkäyttäjäoikeudet. Jos entinen pääkäyttäjä on kuitenkin jo lähtenyt pois yrityksestä, saa Visma lisättyä sinulle pääkäyttäjäoikeudet. Siinä tapauksessa asiasta tulee tehdä kirjallinen pyyntö, jonka voi lähettää tilaustoimistoomme sähköpostilla orderoffice@visma.com. ... View more

Yrityksen pääkäyttäjä voi perustaa seurantakohteita valinnan Asetukset | Seurantakohteet kautta. Seurantakohdetyyppien asetukset -ikkunassa voidaan lisätä haluttuja seurantakohteita, esim. projekti, kustannuspaikka.   Seurantakohteiden perustamisen jälkeen kyseiset seurantakohteet tulevat valinnan Seurantakohteet -alle. Seurantakohteen alta voidaan valita haluttu seurantakohde (esim. Projekti). Seurantakohteiden asetukset -ikkunassa voidaan määritellä onko valittu seurantakohde käytössä sekä halutessaan Käytössä alkaen ja käytössä saakka tiedot.   HUOM! Jos on käytössä myös muita Visman ohjelmia, tällöin nämä seurantakohteet näkyvät Visma.net Expensessä, mutta pääkäyttäjä ei pääse muokkaamaan näitä. ... View more

Yrityksen Expense-pääkäyttäjä voi perustaa uuden henkilön valitsemalla Asetukset | Henkilöt | Lisää. Pakolliset kentät ovat merkitty punaisella tähdellä. Tallenna myös pankkitilitiedot Tilit -välilehdelle ja tarvittaessa myös Seurantakohdetiedot. Kun valitset Tallenna, henkilö lisätään samalla Visma On Demand -käyttäjäksi, jolla on normaali käyttäjän (Regular user) oikeus Visma.net Expenseen. Visma On Demand -pääkäyttäjä (Customer administrator) voi lisätä uuden käyttäjän myös valitsemalla Admin | Käyttäjät | Lisää käyttäjä. Tällöin henkilö tulee erikseen lisätä myös Expensen henkilöihin. Uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa viestin do.not.reply@visma.com osoitteesta. Jos viestiä ei tule, käyttäjän on hyvä tarkistaa myös roskaposti/spam- laatikkonsa. Uuden käyttäjän tulee aktivoida tili viikon kuluessa viestin saapumisesta. Aktivointi tehdään etenemällä sähköpostin 'Aktivoi tilisi tästä' -linkistä, jonka jälkeen käyttäjä pääsee määrittelemään itselleen salasanan palvelua varten. Jos käyttäjä on jo Visma On Demand -käyttäjä, riittää että Visma On Demand -pääkäyttäjä lisää hänelle käyttöoikeuden myös Visma.net Expense -sovellukseen Admin | Roolit -valinnan kautta. ... View more

Vain maksetuksi merkityt matkalaskut ovat siirrettävissä kirjanpitoon. Valitse Raportit | Maksatuksen siirtotiedostot | Klikkaa haluttua riviä | Merkitse maksetuksi.   HUOM! Maksetuksi merkitsemistä ei voi peruuttaa. Kun lasku on merkitty maksetuksi, siitä ei ole mahdollista muodostaa enää maksutiedostoa.   Toinen vaihtoehto on, että ko. laskut on siirretty kirjanpitoon, jolloin ne ovat ovat siirtyneet Kirjanpidon siirtotiedostot -näkymään. Jos laskuja ei ole erikseen merkitty kirjanpitoon siirretyiksi, voi laskut peruuttaa vielä siirrosta, jolloin ne tulevat uudelleen näkyviin Muodosta kirjanpitoaineisto-näkymään.   HUOM! Mikäli muodostat tiedoston uudelleen peruutetuista laskuista, tarkista, että tiedot eivät siirry kirjanpitoon useampaan kertaan eri siirtotiedostoilla. ... View more

Visma On Demand -pääkäyttäjä (Customer administrator) pääsee hallitsemaan asiakkuuden yrityksiä, käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan Settings-osiossa.   Visma.net Expense – käyttäjälle voidaan antaa Regular user (Normaali käyttäjä)- ja/tai Expense Company Administrator (Yrityksen pääkäyttäjä) – rooli.   Regular user / Normaali käyttäjällä on oikeus kirjata omia matka- ja kululaskuja sekä tulostaa matkakohtainen laskuraportti.   Expense Company Administrator / Yrityksen pääkäyttäjällä on oikeus Expensen asetuksiin ja raporteihin. Käyttäjä voi mm. perustaa uusia Expense-käyttäjiä, hallinnoida kustannuspaikkoja ja tulostaa raportteja sekä muodostaa maksutiedostoja. ... View more

Ota yhteyttä henkilöön, joka ylläpitää yrityksessänne Expensen asetuksia. ... View more