Kun hyväksytyistä laskuista halutaan tehdä maksatus AutoPayhin, valitse Raportit | Maksuaineistot | Muodosta maksuaineisto. Valitse maksettava(t) lasku(t) ja «Maksatus AutoPayn kautta». Tämän jälkeen laskuerä siirtyy Maksatuksen siirtotiedostot-näkymään ja tila muuttuu sitä mukaa kun erää käsitellään AutoPayn puolella. Siirtotapana näkyy AutoPay ja tässä vaiheessa tila on Lähetetty (eli lähetetty AutoPayhin).   Henkilö, jolla on vaaditut oikeudet AutoPayn puolelle, näkee maksatukseen siirretyt erät AutoPayssä. Maksut voi joko hyväksyä tai peruuttaa. Mikäli erä perutaan, palautuvat laskut Muodosta maksuaineisto-näkymään uudelleen valittavaksi. Maksatuksen siirtotiedostot -näkymässä tällainen näkyy seuraavasti, erän tila on Peruutettu.   Mikäli maksut on hyväksytty AutoPayn puolella, muuttuu tilaksi Maksettu. Maksettu -tilalla olevat laskut siirtyvät Muodosta kirjanpitoaineisto -näkymään. ... View more

Visma.net Expensestä voidaan välittää maksuaineisto pankkiin Visma.net AutoPayn kautta.    Jotta prosessia voi käyttää, tulee AutoPay -lisenssi olla aktivoitu yritykselle. Lisäksi jollakin/joillakin käyttäjillä tulee olla tarvittavat AutoPay-roolit (pankkisopimusten hallintaan ja maksujen hyväksyntään). Lisäksi AutoPayssa tulee olla määriteltynä sopimus pankin kanssa. AutoPayn käyttöönotosta löydät oman ohjeistuksen tästä linkistä.    Seuraavat toimenpiteet tulee tehdä Expensessä AutoPay-maksatuksen käyttöönottovaiheessa:   1) Uudessa ympäristössä Expensen puolella määritykset tehdään pääosin kuten Pankki-kirjanpitosiirrossa, mutta valitaan Asetukset | Yritysasetukset | Yrityksen prosessit -kohdassa Autopay-maksatus ja kirjanpitosiirto.   2) Mikäli Expense on ollut jo käytössä, kyse on prosessin vaihdosta. Huom. tämä ohje koskee ainoastaan tilannetta, jossa pankki-kirjanpitoprosessi vaihdetaan AutoPay-prosessiin.   Ennen prosessin vaihtoa kaikki laskut tulee käsitellä niin, että ne ovat jollakin seuraavista tiloista (Hyväksytty/Maksettu/Kirjanpidossa). Mikäli ne eivät ole, ohjelma varoittaa siitä ilmoituksella. Huom. tällä hetkellä prosessin vaihtoa ei voi tehdä enää takaisinpäin!   Mikäli AutoPay-maksatuksen prosessin valinta tehdään yrityksessä, jossa on ollut toinen prosessi käytössä, tulee ruudulle varoitus.   3) Pankkitilin SEPA-palvelusopimustunnus tulee vastata AutoPay-sopimusta. Tarkista pankkitilin tiedot kohdassa Asetukset | Yritysasetukset | Pankkitilitiedot. ... View more

Luottokorttiliittymä on mahdollista ottaa käyttöön Visma.net Expensessä. Expensen ohjeissa on aina ajan tasainen tieto siitä, mitä luottokortteja ohjelma tukee. Tieto löytyy avaamalla ohjeet ?-merkistä ja kohdasta Uutiset | Parannukset.   Varsinaisia käyttöönottotoimia ei tarvitse tehdä Expensen puolella, vaan käyttöönotto tapahtuu sopimalla asiasta luottokorttiyhtiön kanssa. Pankille riittää tavallisesti y-tunnus ja Expensessä käytössä olevat henkilöiden henkilönumerot.   Tarvittaessa saat lisätietoja sovellustuesta, jos luottokorteista Expenseen liittyeen ilmenee kysyttävää. ... View more

Hei,   Lähtökohtaisesti pääkäyttäjä lisää toiselle yrityksen käyttäjälle pääkäyttäjäoikeudet. Jos entinen pääkäyttäjä on kuitenkin jo lähtenyt pois yrityksestä, saa Visma lisättyä sinulle pääkäyttäjäoikeudet. Siinä tapauksessa asiasta tulee tehdä kirjallinen pyyntö, jonka voi lähettää tilaustoimistoomme sähköpostilla orderoffice@visma.com. ... View more

Yrityksen pääkäyttäjä voi perustaa seurantakohteita valinnan Asetukset | Seurantakohteet kautta. Seurantakohdetyyppien asetukset -ikkunassa voidaan lisätä haluttuja seurantakohteita, esim. projekti, kustannuspaikka.   Seurantakohteiden perustamisen jälkeen kyseiset seurantakohteet tulevat valinnan Seurantakohteet -alle. Seurantakohteen alta voidaan valita haluttu seurantakohde (esim. Projekti). Seurantakohteiden asetukset -ikkunassa voidaan määritellä onko valittu seurantakohde käytössä sekä halutessaan Käytössä alkaen ja käytössä saakka tiedot.   HUOM! Jos on käytössä myös muita Visman ohjelmia, tällöin nämä seurantakohteet näkyvät Visma.net Expensessä, mutta pääkäyttäjä ei pääse muokkaamaan näitä. ... View more

Yrityksen Expense-pääkäyttäjä voi perustaa uuden henkilön valitsemalla Asetukset | Henkilöt | Lisää. Pakolliset kentät ovat merkitty punaisella tähdellä. Tallenna myös pankkitilitiedot Tilit -välilehdelle ja tarvittaessa myös Seurantakohdetiedot. Kun valitset Tallenna, henkilö lisätään samalla Visma On Demand -käyttäjäksi, jolla on normaali käyttäjän (Regular user) oikeus Visma.net Expenseen. Visma On Demand -pääkäyttäjä (Customer administrator) voi lisätä uuden käyttäjän myös valitsemalla Admin | Käyttäjät | Lisää käyttäjä. Tällöin henkilö tulee erikseen lisätä myös Expensen henkilöihin. Uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa viestin do.not.reply@visma.com osoitteesta. Jos viestiä ei tule, käyttäjän on hyvä tarkistaa myös roskaposti/spam- laatikkonsa. Uuden käyttäjän tulee aktivoida tili viikon kuluessa viestin saapumisesta. Aktivointi tehdään etenemällä sähköpostin 'Aktivoi tilisi tästä' -linkistä, jonka jälkeen käyttäjä pääsee määrittelemään itselleen salasanan palvelua varten. Jos käyttäjä on jo Visma On Demand -käyttäjä, riittää että Visma On Demand -pääkäyttäjä lisää hänelle käyttöoikeuden myös Visma.net Expense -sovellukseen Admin | Roolit -valinnan kautta. ... View more

Vain maksetuksi merkityt matkalaskut ovat siirrettävissä kirjanpitoon. Valitse Raportit | Maksatuksen siirtotiedostot | Klikkaa haluttua riviä | Merkitse maksetuksi.   HUOM! Maksetuksi merkitsemistä ei voi peruuttaa. Kun lasku on merkitty maksetuksi, siitä ei ole mahdollista muodostaa enää maksutiedostoa.   Toinen vaihtoehto on, että ko. laskut on siirretty kirjanpitoon, jolloin ne ovat ovat siirtyneet Kirjanpidon siirtotiedostot -näkymään. Jos laskuja ei ole erikseen merkitty kirjanpitoon siirretyiksi, voi laskut peruuttaa vielä siirrosta, jolloin ne tulevat uudelleen näkyviin Muodosta kirjanpitoaineisto-näkymään.   HUOM! Mikäli muodostat tiedoston uudelleen peruutetuista laskuista, tarkista, että tiedot eivät siirry kirjanpitoon useampaan kertaan eri siirtotiedostoilla. ... View more

Visma On Demand -pääkäyttäjä (Customer administrator) pääsee hallitsemaan asiakkuuden yrityksiä, käyttäjiä ja heidän käyttöoikeuksiaan Settings-osiossa.   Visma.net Expense – käyttäjälle voidaan antaa Regular user (Normaali käyttäjä)- ja/tai Expense Company Administrator (Yrityksen pääkäyttäjä) – rooli.   Regular user / Normaali käyttäjällä on oikeus kirjata omia matka- ja kululaskuja sekä tulostaa matkakohtainen laskuraportti.   Expense Company Administrator / Yrityksen pääkäyttäjällä on oikeus Expensen asetuksiin ja raporteihin. Käyttäjä voi mm. perustaa uusia Expense-käyttäjiä, hallinnoida kustannuspaikkoja ja tulostaa raportteja sekä muodostaa maksutiedostoja. ... View more

Ota yhteyttä henkilöön, joka ylläpitää yrityksessänne Expensen asetuksia. ... View more

Jos yrityksessänne on valittu ALV:n käsittelytavaksi nettolaskenta, kulua kirjattaessa ALV:n osuus eritellään ja sen osuus viedään kirjanpitoon erillisenä vientinä. Voitte sallia arvonlisävero-osuuden muokkaamisen lisäämällä Expensen asetukset-välilehdellä | Yritysasetukset | Matkalaskuasetukset | Anna henkilöiden muuttaa ALV:n osuutta kululle laskulla -valinnan. ... View more

Voit muodostaa raportin jokaisesta omasta matkalaskusta seuraavasti:   - Siirry aloitussivulle - Klikkaa sen matkalaskun kohdalta Matkalaskuraportti -kuvaketta, josta haluat raportin. Raportin voi tulostaa tai tallentaa omalle koneelle.   Jos menet muokkaamaan laskuja tai lisäät kuluja matkalaskulle, niin tiedot ei päivity heti PDF matkalaskuraportille.  Jos haluat tarkastella PDF matkalaskuraporttia, tulee matkalaskut lähettää ensiksi hyväksyntään ja tämän jälkeen avaa tekemäsi matkalaskut ja klikkaat oikealta "Lataa raportti" niin tiedot ovat päivittyneet matkalaskuraportille. ( Tämä on tuotekehityksessä tiedossa ja tätä tullaan tarkastelemaan jossain kohtaa. )   Huom! Raportin tarkastelu edellyttää, että koneelle on asennettu Acrobat Reader. ... View more

Maksuaineistoja voidaan muodostaa, jos yrityksessä on käytössä Pankki- ja kirjanpidonsiirtoprosessi.   Maksuaineisto muodostetaan valinnan Raportit | Maksuaineistot | Muodosta maksuaineisto kautta. Muodosta maksuaineisto -ikkunassa näkyvät hyväksytyt tapahtumat, joita voidaan hakea/rajata halutuilla määrityksillä. Tässä ikkunassa valitaan ruksaamalla ne tapahtumat, jotka halutaan laittaa maksatukseen.   Lisäksi määritellään Yrityksen tili, jolta maksatus tehdään sekä Maksupäivä ja klikataan Lataa tiedosto. Tämän jälkeen avautuu Maksutiedoston yhteenveto -ikkuna, josta maksuaineisto ladataan.   Maksuaineisto tulee lähettää pankkiin erillisellä pankkisovelluksella. Katso myös ohje maksamisesta AutoPay integraation avulla tästä ... View more

Jos laskuja ei ole merkitty maksetuksi Maksatuksen siirtotiedostot-näkymässä, voi maksatukseen siirretyt laskut mahdollista vielä peruuttaa siirrosta ja muodostaa maksutiedosto uudelleen.   Valitse ‘Maksatuksen siirtotiedostot’ ja ko. maksupäivän kohdalta ‘Näytä laskut’. Klikkaa ‘Peruuta kaikki’ otsikkoriviltä halutessasi peruuttaa kaikki laskut siirtotiedostolta. Voit myös peruuttaa siirtotiedostolta yksittäisiä laskuja klikkaamalla laskuriviltä ‘Peruuta’.   Klikkaa Ok-painiketta varmistaaksesi tilan muutoksen. Tämän jälkeen laskut ovat jälleen valittavissa maksatussiirtoon Maksatussiirto-näytöllä.   Huomioi, että tekemäsi ja mahdollisesti jo tallentamasi siirtotiedoston tiedot eivät muutu, vaikka muuttaisitkin laskun/laskujen tilaa tällä näytöllä. Ts. halutessasi peruuttaa yksittäisen laskun tiedostolta, sinun on tarkistettava, ettet lähetä jo tehtyä maksatustiedostoa jo peruutetun laskun kohdalta uudestaan. Mikäli peruutat tiedoston kaikki laskut, tarkista myös, että et vahingossa lähetä väärää siirtotiedostoa pankkiin. PDF-raportti on tulostettavissa vielä maksetuksi merkitsemisen jälkeenkin klikkaamalla PDF-kuvaketta ‘Maksatuksen siirtotiedostot’-näkymässä. Jos yrityksen prosesseissa on valittuna AutoPay maksatus ja kirjanpitosiirto, niin Expensessä AutoPayhin lähetetty maksuaineisto on lähetetyt tilalla ja peruminen tehdään AutoPayssa. Jos siellä on maksujen hyväksyntä käytössä, niin Nordeaan menevät aineistot voi vielä perua Peruuta maksu -toiminnolla. Muiden pankkien maksuja ei voi perua, ainoastaan olemalla yhteydessä omaan pankkiin saattaa peruutus olla mahdollinen ... View more

Suorituslaji tulostuu verottajan vuosi-ilmoituksella (7801) 10 Suorituslaji -kohtaan. Oletuksena kaikilla henkilöillä käytetään suorituslajia P (Palkka päätoimesta).   Suorituslajin voi käydä vaihtamassa Asetukset | Henkilöt | Suorituslaji-kenttään. Eri suorituslaji-tunnusten merkitykset voi tarkistaa Verohallinnon sivuilta.   Tämä valinta on näkyvissä henkilöillä myös palkkasiirtoprosessia käytettäessä, mutta tällöin se ei siirry henkilön tiedoista millekkään raportille. ... View more

Jos yrityksenne kaikille työntekijöille maksetaan kilometrikorvausta vähemmän kuin mikä Verohallinnon verovapaan korvauksen enimmäismäärä on, voitte määritellä a-hinnan Asetukset | Kilometrit | ko. kilometrilajin A-hinnat -välilehdellä.   Aloita Lisää á hinta-painikkeella. Anna alkaen päivämäärä sekä yrityksen a-hinta. Tallenna. Jatkossa ko. kilometrilajia käytettäessä ohjelma laskee kilometrikorvauksen antamallasi a-hinnalla. Samalla tavoin voit määritellä myös päivärahoille yrityskohtaiset a-hinnat. ... View more