Recent hebben wij de Visma Authenticator app geïntroduceerd. Met deze app kan je veilig inloggen door het gebruik van Multifactor authenticatie (MFA), oftewel een tweede apparaat dient als een extra beveiligingslaag in het geval je wachtwoord gekraakt wordt. In de meeste gevallen is dit tweede apparaat je mobiele telefoon.   De Visma Authenticator App is voor iedereen beschikbaar.   Uiteraard zijn er al bestaande apps zoals de Google Authenticator app en de Microsoft Authenticator app waarmee dit ook kan. Het grote verschil is echter dat je met de Visma Authenticator app kan inloggen zonder dat je een code hoeft over te nemen vanaf je telefoon. Je krijgt simpelweg een notificatie in de Visma Authenticator app met de vraag om het inloggen goed te keuren.   Hoe werkt het? Download de Visma Authenticator app uit de Apple App Store of de Google Play Store Na het downloaden open je de app en kies je voor “Add account” Er wordt nu gevraagd om in te loggen, zodra je het account hebt toegevoegd dan is het mogelijk om via de Visma Authenticator App in te loggen. Het account toevoegen via het gebruik van een QR code is alleen mogelijk als multifactor authenticatie voor jouw account net is ingeschakeld en je nog geen andere authenticatie app hebt gebruikt om multifactor authenticatie in te stellen. Log je de volgende keer in, dan krijg je onderstaande melding en kan je via de Visma Authenticator app inloggen.   En in de Visma Authenticator app krijg je dan de volgende vraag, na het goedkeuren ben je ingelogd.     P.S. Het is ook mogelijk om hier gebruik van te maken als je inlogt met een andere inlogprovider (Idp).      ... View more

Afgelopen maart heeft de ABN Amro een nieuw scherm geintroduceerd voor het uploaden en goedkeuren van betaalbestanden. Sinds afgelopen weekend is het oude scherm niet meer te gebruiken voor het handmatig uploaden van betalingen.  Echter moeten betaalbestanden via de directe bankkoppeling nog wel via het oude scherm worden geautoriseerd. Eerder was er in het nieuwe scherm een link beschikbaar naar het oude scherm, deze is sinds afgelopen weekend door de ABN weggehaald. Het is nog wel mogelijk om bij het 'oude' scherm te komen. Omdat de ABN gemerkt heeft dat dit uiteraard voor veel verwarring zorgt is er door de ABN een beschrijving beschikbaar gesteld via de volgende link: https://assets.abnamro.com/ api/public/content/batches- goedkeuren-ibz.pdf Deze informatie is volledig afkomstig vanuit de ABN Amro zelf, voor verdere vragen kan dan ook het beste met de bank zelf contact opgenomen worden.   ... View more

Zoals velen van jullie inmiddels bekend zal zijn, is de vernieuwde overzichtspagina van AutoPay sinds ruim een maand beschikbaar voor alle gebruikers.   Het doel van deze nieuwe weergave is het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid en het zoeken gemakkelijker te maken met verschillende mogelijkheden.   Diverse weergavemogelijkheden: Schakel gemakkelijk tussen twee weergavetypen: betalingen gegroepeerd per batch of als individuele transacties. Deze functionaliteit vereenvoudigt het zoeken naar zowel batches als individuele betalingen. Het omschakelen kan door op Batchoverzicht of Transactieoverzicht te klikken bovenaan het transactieoverzicht. Verfijnde filteropties: Dankzij de uitbreiding in filtermogelijkheden kan je nu gemakklijker navigeren door de betalingsopdrachten. Filters kunnen toegespitst worden op aspecten zoals waarschuwingen, het aantal resterende goedkeurders, verwerkingsstatus, en de aanwezigheid van notities. De filtermogelijkheden kunnen bediend worden door aan de linkerkant van het overzicht opties te (de)markeren. Daarnaast kan er op een specifiek datumbereik gefilter worden door op Datum te klikken. Filterbeheer: Voor efficiënter gebruiksgemak kan je veelgebruikte filters nu opslaan en hergebruiken zonder ze elke keer opnieuw te moeten definiëren. Het opslaan gaat eenvoudig door op Filters opslaan te klikken. Aanpasbare weergave: Individuele voorkeuren voor de weergave van de kolommen kunnen worden aangepast. Je hebt de mogelijkheid om het aantal kolommen, de volgorde en de tussenruimte van de regels naar wens aan te passen. Aanpassingen kunnen worden gedaan via het tandwiel symbool, waarbij je kan kiezen welke kolommen zichtbaar zijn en in welke volgorde ze worden weergegeven.       ... View more

Eerder hebben we aangegeven dat declaraties via de Visma360 app ingestuurd kunnen worden. We merken dat er naast het insturen via de app ook behoefte is om declaraties rechtstreeks in te sturen naar de scanservice. Om te zorgen dat declaraties juist verwerkt worden kunnen de volgende stappen gevolgd worden:   Neem in het onderwerp van de email de hashtag #pd op. Hiermee geef je aan dat het om een declaratie gaat. Gebruik je deze hashtag niet, dan bestaat de kans dat alle bonnetjes apart ingelezen worden. Betreft het meerdere declaraties in 1 PDF bestand, dan is het advies om bijvoorbeeld een voorblad op te nemen zodat duidelijk is wat het totale bedrag is.   Normaal gesproken worden meerdere facturen in één PDF uitgesplitst per factuur, met de hashtag #pd wordt dat voorkomen. Dat kan dus ook in andere scenario’s handig zijn waarbij de facturen niet uitgesplitst moeten worden. ... View more

Bij nader onderzoek is gebleken dat er door verschillende oorzaken in het proces abnormale vertragingen zijn opgetreden in de verwerking van de facturen via de nieuwe scanservices. Deze vertragingen hebben zich voorgedaan in de eerste dagen van deze week en zijn inmiddels opgelost.   Wij zijn ons ervan bewust dat de timing hiervan uitermate ongelukkig is aangezien het voor vele van jullie de eerste week zal zijn geweest dat jullie met de nieuwe scanservices aan de slag zijn gegaan.   Mochten zich nog problemen voordoen meld dit dan vooral via het vaste aanspreekpunt zodat we dit verder kunnen onderzoeken. ... View more

Zoals eerder aangekondigd is het vanaf 1 juni niet meer mogelijk om facturen in te sturen naar kvk-nummer@go2ubl.nl aangezien de ondersteuning op de oude premium scanservice stopt. Zorg dus dat facturen alleen nog naar kvk-nummer@autoinvoice.nl worden ingestuurd. Op dit moment zien we dat een groot aantal bedrijven nog wel naar kvk-nummer@go2ubl.nl facturen instuurt, om te voorkomen dat er een onderbreking in de inkomende factuurverwerking ontstaat is het dringende advies om dit zo snel mogelijk aan te passen. Het enige wat je hoeft te doen is de facturen naar kvk-nummer@autoinvoice.nl versturen in plaats van naar kvk-nummer@go2ubl.nl . Voor de rest is alles al voor je gedaan. De veelgestelde vragen omtrent de vernieuwde scanservices zijn nog terug te vinden in dit communitybericht: Verbeterde scanservices op 09-01 beschikbaar Neem voor eventuele verdere ondersteuning contact op met je vaste aanspreekpunt.  ... View more

Per 1 mei over op verbeterde scanservices AutoInvoice Een aantal maanden geleden hebben we aangekondigd dat de verbeterde scanservices, aan het begin van dit jaar geïntroduceerd, vanaf 1 mei standaard zullen worden.   Aankomende woensdag 1 mei is het dan ook zover en zullen alle scanaccounts via de vernieuwde scanservices lopen.   LET OP! Vanaf 1 juni zal het niet meer mogelijk zijn om facturen naar kvk-nummer@go2ubl.nl  in te sturen. Zorg dus dat je op tijd de overstap maakt. Nog even op een rijtje: Als je op dit moment de premium scanservice gebruikt, dan kun je vanaf heden al gebruikmaken van de vernieuwde scanservice. Het enige wat je daarbij hoeft te doen is de facturen naar kvk-nummer@autoinvoice.nl versturen in plaats van naar kvk-nummer@go2ubl.nl . Voor de rest is alles al voor je gedaan. Maak je op dit moment gebruik van de basis scanservice dan hoef je niets te doen, per 1 mei zullen de facturen dan automatisch via de nieuwe scanservice verlopen. De veelgestelde vragen omtrent de vernieuwde scanservices zijn nog terug te vinden in dit communitybericht: Verbeterde scanservices op 09-01 beschikbaar Heb je buitenlandse entiteiten, controleer dan even goed het nieuwe instuur emailadres in het venster Registraties in Visma.net ERP, dit nummer kan namelijk afwijken van het nummer wat eerder gebruikt werd voor de huidige scanservice. Het Registraties venster is gemakkelijk terug te vinden door dit in de zoekbalk in te typen (Alt+S)       ... View more

In maart heeft het Approval team weer een aantal verbeteringen doorgevoerd om de gebruiksvriendelijkheid verder te optimaliseren en het gemakkelijker te maken om documenten goed te keuren.   Deze functionaliteit zal vanaf vandaag in fases uitgerold worden, het kan dus zo zijn dat op dit moment de genoemde verbeteringen nog niet voor jou beschikbaar zijn. Dit proces zal afhankelijk van de feedback enkele weken tot ongeveer een maand in beslag nemen.   Documenten worden per tabblad weergegeven; in plaats van de documenten onder elkaar weer te geven zal ieder document op een apart tabblad beschikbaar zijn. Hierdoor zijn de documenten makkelijker toegankelijk. Verbeterde weergave documenten; eerder werden documenten aan de achterkant via een tussenstap weergegeven, dit leverde echter soms problemen op met de weergave van documenten. Dit proces is verbeterd door deze tussenstap te verwijderen en documenten direct vanuit de bron weer te geven. Uitgebreidere weergave functionaliteit voor PDF; PDF bestanden worden nu weergegeven via de PDF viewer van de browser. Dit zorgt voor toegang tot handige functies zoals het selecteren van tekst en meer mogelijkheden met betrekking tot in-en uitzoomen van een document. Intuitive weergave; bij het openen van de documentweergave is direct inzichtelijk welk tabblad geselecteerd is doordat het actieve tabblad groen gemarkeerd is. Bij meer dan 3 tabbladen zijn de additionele tabbladen beschikbaar via een drop-down. Onthouden weergave voorkeuren; indien er handmatige wijzigingen worden gemaakt dan wordt dit onthouden voor de volgende taken. Denk hierbij aan het groter/kleiner maken of verbergen van bepaalde onderdelen in de weergave.   Hierbij een voorproefje van de nieuwe weergave:       ... View more

Aan het begin van dit jaar hebben we de verbeterde scanservices geïntroduceerd voor zowel de basis- als de premium versie van de scanservice. Op 1 mei (eerder was dit 1 april) zullen we ook de bestaande scan accounts gaan overzetten naar de verbeterde scanservices.    Wat betekent dit voor jou? Ik maak gebruik van de basis scanservice Gebruik je op dit moment de basis scanservice dan is er geen actie nodig, je zult dan per 1 mei vanzelf gebruikmaken van de vernieuwde scanservice. Je maakt gebruik van de basis scanservice als je de facturen instuurt naar kvk-nummer@autoinvoice.nl   Uiteraard kan je ook nu al zelf de overstap maken door je te registreren vanuit het Registraties scherm in Visma.net ERP zelf. Let op! Heb je na 20 februari 2024 een nieuw scanaccount aangemaakt op de basis scanservice dan moet je in ieder geval zelf de overstap maken.   Ik maak gebruik van de premium scanservice Indien je de premium scanservice gebruikt dan zul je vanaf 1 mei ook de facturen naar een ander email adres moeten insturen. Om je tijdig voor te bereiden en verstoringen in het interne proces te voorkomen adviseren wij dan ook om nu al zelf de overstap te maken. Dit kan vanuit het Registraties scherm in Visma.net ERP zelf.   Bij het gebruik van de premium scanservice stuur je de facturen op dit moment in naar kvk-nummer@go2ubl.nl en dat zal gewijzigd moeten worden naar kvk-nummer@autoinvoice.nl  . Zorg dus ook dat het doorstuur email adres wordt gewijzigd indien de facturen automatisch worden doorgestuurd vanuit het eigen email programma.    De veelgestelde vragen omtrent de vernieuwde scanservices zijn nog terug te vinden in dit communitybericht: Verbeterde scanservices op 09-01 beschikbaar   Maak je al gebruik van de verbeterde scanservices dan hoef je uiteraard niets meer te doen.   Volledige tijdlijn 1 mei: de bestaande scanservices zijn gemigreerd naar de verbeterde scanservices. Bij gebruik van de premium scanservice moeten facturen ook ingestuurd gaan worden naar kvk-nummer@autoinvoice.nl  1 juni: De ondersteuning op de huidige premium scanservice stopt, er kunnen geen facturen meer ingestuurd worden naar  kvk-nummer@go2ubl.nl ... View more

Vanaf vandaag is het mogelijk om een factuur en bijlage samen te voegen tot één PDF document.    Hierdoor wordt het makkelijker voor de ontvanger (jouw klant) om de factuur, inclusief eventuele bijlage, te verwerken via een scanservice. Voorwaarden Een belangrijke voorwaarde is dat er voor het versturen van de facturen gebruikgemaakt moet worden van AutoInvoice. Ieder Visma.net bedrijf of vestiging heeft standaard een AutoInvoice account. *   Daarnaast is het goed om te weten dat het samenvoegen van de bijlage uiteraard alleen mogelijk is als de bijlage ook een PDF is.    Als de PDF groter wordt dan 5 MB dan wordt de PDF niet als bijlage bij de email gevoegd, maar dan kan de ontvanger de pdf via een link in de email ophalen. Overigens is deze link in de email, naast de PDF als bijlage, altijd aanwezig. Stappen Klik vanuit Visma Home op de AutoInvoice tegel Kies voor het betreffende bedrijf indien er toegang is tot meerdere bedrijven Bovenaan klik je op Instellingen Daarna navigeer je naar Factuurinstellingen en dan Facturen verzenden Op het tabblad Per email selecteer je de optie Met samengevoegde PDF’s verzenden Facturen via AutoInvoice verzenden Nadat dit is ingesteld moet je er voor zorgen dat de facturen via AutoInvoice worden verstuurd.   Wil je alle facturen via AutoInvoice versturen dan geef je dat in het betreffende debiteurtype aan in het scherm Debiteurtypen. Markeer hierbij de optie Facturen via AutoInvoice verzenden op het tabblad Algemene informatie. Wil je het slechts voor enkele debiteuren instellen dan doe je dat in de debiteur zelf op het tabblad Factuurinstellingen via dezelfde optie Facturen via AutoInvoice verzenden Verkoopfacturen verstuur je gewoon vanuit het Verkoopfacturen venster via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden (Actie: Naar AutoInvoice verzenden). Dat is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.    Als je daarbij zorgt dat ook meteen de stamgegevens van de debiteur zijn aangevuld met het kvk-nummer dan zorgt AutoInvoice er automatisch voor dat de factuur als e-factuur verstuurd wordt indien de ontvanger e-facturen kan ontvangen. Meer informatie daarover kun je terugvinden in deze post: E-facturen sturen in twee simpele stappen * Als de factuur per email wordt verstuurd via AutoInvoice dan zijn hier geen kosten aan verbonden, wordt de factuur als e-factuur verstuurd, dan betaal je een klein bedrag per verstuurde factuur. Zie voor meer informatie: https://nl.visma.com/erp/autoinvoice/ ... View more

Vanaf nu verleen je jouw leveranciers ook een dienst door automatisch de ontvangststatus van de factuur terug te sturen. Dit noemt men een e-retour bericht. Hierdoor weten leveranciers dus of jij de factuur hebt ontvangen en of deze is goed- of afgekeurd. Hiermee wordt het dus nog aantrekkelijker voor jouw leveranciers om jou een e-factuur te sturen. Hoe meer leveranciers jou een e-factuur sturen, hoe sneller je de inkoopfacturen administratie kan bijwerken. Win-win dus. Eerder was het al mogelijk in Visma.net om inzicht te krijgen in de factuurstatus van verzonden e-facturen. Zie voor meer informatie dit bericht:   Nieuw: Inzicht in de (ontvangst)status van de verzonden facturen   Hoe werkt het? Vanaf vandaag (17 januari 2024) stuurt Visma.net ERP standaard een bericht terug aan de verzender van de e-factuur. Voor het versturen van de e-retour berichten is er dus geen extra activatie nodig. Om hier gebruik van te kunnen maken is het nodig om dit expliciet te activeren. Zie voor meer informatie over het activeren deze post:  Nieuw: Inzicht in de (ontvangst)status van de verzonden facturen  Indien het boekhoudpakket van jouw leverancier in staat is om e-retour berichten te ontvangen zal deze terugkoppeling dus automatisch plaatsvinden.   Visma.net ERP stuurt op 3 momenten een bericht naar de verzender van de factuur: Berichtbevestiging; bij het ontvangen van de inkoopfactuur in Postvak IN Geaccepteerd; bij het vrijgeven en journaliseren van de factuur  Afgewezen; dit bericht wordt verstuurd bij het verwijderen van een e-factuur uit Postvak IN Update In een eerder bericht stond onterecht dat het niet nodig was om deze functionaliteit expliciet te activeren, dat is wel het geval. ... View more

Enige tijd geleden hebben we jullie in dit bericht geïnformeerd over de introductie van verbeterde scanservices voor AutoInvoice.   Op dinsdag 9 januari komt de verbeterde scanservice beschikbaar. Dit zal gaan gelden voor de huidige basis- en premium scanservice. Bestaande klanten kunnen vanaf 9 januari zelf de keuze maken om al over te stappen op de verbeterde scanservice of nog even te wachten.     Nieuwe registraties zullen standaard geregistreerd worden op de verbeterde scanservice. Vanaf 1 april 2024 zullen alle bestaande klanten overgezet worden naar de verbeterde variant van de basis- en premium scanservice.   De verbeterde scanservice is beschikbaar na de nieuwe release van Visma.net ERP zelf, versie 9.76. In deze post geven wij antwoord op de belangrijkste vragen.  Hoe kan ik mijzelf registreren voor de verbeterde scanservice? Waarom zou ik nu al overstappen? Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen? Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Hoe kan ik aangeven of ik gebruik wil maken van de premium of de basis scanservice? Is er een apart e-mailadres voor de premium scanservice? Hoe kan ik mijn scanaccount verwijderen? Vanaf welke e-mailadressen kunnen facturen worden ingestuurd? Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Hoelang duurt het voordat ingestuurde facturen beschikbaar zijn? De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben Kan ik facturen meerdere keren insturen? Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden? Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen? Kan ik ook gebruikmaken van een app om bonnetjes in te sturen? Hoe werkt de regelherkenning? 1. Hoe kan ik mijzelf registreren voor de verbeterde scanservice? Vanuit het venster Registraties in Visma.net is het mogelijk om jezelf te registreren voor de verbeterde scanservice. Dit venster is te vinden via de zoekfunctie (Alts+S) bovenin door de term Registraties in te typen. Een andere optie is via het menu (Meer onderdelen)>Configuratie>Overig>Registraties      De registratie kan ook naast de bestaande registratie voor de premium scanservice. Als je op dit moment gebruik maakt van de basis scanservice dan zal een registratie bij de verbeterde scanservice (basis of premium) ter vervanging zijn van de huidige basis scanservice.   Vanuit het registratiescherm wordt op basis van het KvK-nummer gekeken of het AutoInvoice-account al bestaat, geverifieerd is, én de ontvangst van facturen aan staat. Is dat het geval, dan kan de registratie gedaan worden. Na registratie krijg je direct het e-mailadres te zien dat gebruikt kan worden om de facturen naar in te sturen (kvk@autoinvoice.nl).   Staat er geen groen vinkje in de kolom ‘Registratie bij AutoInvoice', controleer dan of de ontvangst van het betreffende AutoInvoice-account aan staat en het KvK-nummer overeenkomt. Hier kun je teruglezen hoe je de ontvangst van facturen aan kan zetten: Ontvangst van facturen inschakelen . Is dit in orde, dan is er iets anders aan de hand, neem in dat geval contact op met je vaste aanspreekpunt voor ondersteuning.   2.Waarom zou ik nu al overstappen? Ik maak nu gebruik van de basis scanservice Als je op dit moment gebruik maakt van de basis scanservice dan zal de kwaliteit van herkenning van de facturen merkbaar vooruit gaan. De kwaliteit is vergelijkbaar met onze huidige premium scanservice. De verbeterde basis scanservice levert gemiddeld binnen vier uur een ingestuurde factuur af, maar in de praktijk zal dit vaak sneller zijn. Een ander groot voordeel is dat de verbeterde scanservice 24/7 facturen verwerkt, dus ook buiten kantoortijden en in de weekenden! Bij de huidige scanservice is er alleen verwerking tijdens kantooruren.   Ik maak nu gebruik van de premium scanservice Ook als je nu gebruik maakt van de premium scanservice dan zal je er direct op vooruit gaan bij een overstap naar de verbeterde scanservice. Met de verbeterde scanservice zijn we namelijk ook in staat om regelherkenning aan te bieden bij vooraf gedefinieerde leveranciers.   Beide varianten van de verbeterde scanservice zullen wij blijven aanbieden tegen het huidige tarief! Wij vragen dus geen apart tarief voor het toepassen van regelherkenning. 3.Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen? Direct na de registratie is het e-mailadres zichtbaar waar de facturen naartoe gestuurd kunnen worden. Maak je op dit moment gebruik van de basis scanservice? Dan is dit hetzelfde e-mailadres. Maak je gebruik van de premium scanservice dan wijzigt het e-mailadres van kvk-nummer@go2ubl.nl naar kvk-nummer@autoinvoice.nl    Als je gebruikmaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de eigen mailbox dan moet dit dus ook aangepast worden. 4.Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Ingestuurd kunnen worden pdf, png, doc(x), xls(x), ubl 5.Hoe kan ik aangeven of ik gebruik wil maken van de premium of de basis scanservice? Tijdens de registratie van het scanaccount geef je aan of je gebruik wilt maken van de basis of de premium scanservice. Deze optie bepaalt hoe de facturen worden verwerkt en tegen welk tarief! De wijziging is direct doorgevoerd. 6. Is er een apart e-mailadres voor de premium scanservice? Doordat de instelling op het scanaccount zelf wordt gedaan, is het niet nodig om aparte instuur e-mailadressen aan te houden. De facturen worden bij zowel de basis als de premium scanservice naar hetzelfde e-mailadres gestuurd (kvk@autoinvoice.nl). 7.Hoe kan ik mijn scanaccount verwijderen? In het registratiescherm is het ook mogelijk om een scanaccount te deregistreren. 8.Vanaf welke e-mailadressen kunnen facturen worden ingestuurd? Met de huidige premium scanservice wordt er gewerkt met een zogenaamde ‘whitelist’. Bij de vernieuwde scanservice is dit niet het geval en kunnen facturen dus vanaf elk e-mailadres worden ingestuurd.   Let op! Het advies blijft om het instuur e-mailadres NIET aan leveranciers te geven. 9.Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd (op dit moment nog niet beschikbaar).   Als er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmelding e-mails niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp. 10.Hoelang duurt het voordat ingestuurde facturen beschikbaar zijn? Voor de basis en premium scanservice geldt een gemiddelde verwerkingstijd van vier uur, maar in veel gevallen is dit sneller.   Voor facturen waarbij regelherkenning wordt toegepast geldt dat deze facturen de volgende werkdag beschikbaar zijn. Regelherkenning is alleen beschikbaar voor de premium scanservice. 11.De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben De opbouw van de regelomschrijving wijkt af van de bestaande situatie voor zowel de huidige basisscanservice (Rij1) als de premium scanservice (factuurnummer+leveranciersnaam+factuurdatum). Bij facturen via de vernieuwde scanservice is dit een deel van de omschrijving van de eerste regel, zoals die op de pdf zelf staat. Dus geen vaste omschrijving. Dit is een aandachtspunt voor bestaande documentkoppelingen voor Regels voor Postvak In binnen Visma.net. 12.Kan ik facturen meerdere keren insturen? Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden. 13.Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden? Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen. 14.Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen? Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen. 15.Kan ik ook gebruikmaken van een app om bonnetjes in te sturen? Dit is mogelijk met de Visma 360 app die te gebruiken is door Visma.net gebruikers. Lees hier meer informatie over het verwerken van declaraties via de Visma 360 app. Daarnaast is het ook mogelijk om declaraties direct in te sturen naar de scanservice, zie hiervoor ook nog dit bericht: Declaraties direct insturen naar de scanservice 16.Hoe werkt de regelherkenning? Wij passen regelherkenning toe op een vaste set van leveranciers die vooraf zijn gedefinieerd, hier hoef je dus niets extra’s voor te doen als je gebruik maakt van de premium scanservice. Dit is een dynamische lijst die op basis van data periodiek wordt verfijnd.   Voor facturen waar regelherkenning op wordt toegepast geldt dat de factuur de volgende werkdag gereed is.   Het is niet mogelijk om zelf aan te geven voor welke facturen er regelherkenning moet worden toegepast. Op deze manier kunnen we regelherkenning tegen een gunstig tarief blijven aanbieden. ... View more

In deze post hebben we je al uitgelegd hoe je in Visma.net ERP gemakkelijk e-facturen kan ontvangen.    Wist je dat wereldwijd rond de 750.000 bedrijven al zijn aangesloten op het e-facturatie netwerk Peppol? In Nederland zijn er inmiddels bijna 40.000 bedrijven die e-facturen via Peppol versturen en bijna 50.000 bedrijven die e-facturen kunnen ontvangen. Voor beide is dat een groei van ruim 23% ten opzichte van het begin van 2023.   Deze bedrijven verstuurden en ontvingen in november samen bijna 740.000 e-facturen. Dit resulteerde in een groei van bijna 26% ten opzichte van begin dit jaar.   Maar welke bedrijven kunnen je e-facturen sturen? Hieronder een greep uit de bekendste bedrijven.*   Het verschilt per bedrijf hoe je ervoor zorgt dat jij ook een e-factuur van ze ontvangt. Bij een aantal bedrijven gaat dit vanzelf zodra jij de ontvangst voor e-facturen hebt aangezet, bij andere moet je dit zelf doorgeven.   * Sommige van deze bedrijven kunnen nog niet voor alle factuurstromen of voor alle vestigingen een e-factuur sturen. Vraag dit daarom na bij jullie eigen contactpersoon. ... View more

In Visma.net ERP is het nu mogelijk om inzicht te krijgen in de status van verstuurde e-facturen.    De facturen zijn verstuurd, maar dan? Zijn de facturen in de eerste plaats wel goed aangekomen bij de ontvanger of zijn ze bijvoorbeeld in de spambox beland? Of misschien is er wel een probleem met de verzonden factuur waardoor de klant deze niet wil betalen.  Afijn, er kunnen allerlei redenen zijn waarom het proces van factuur tot betaling langer duurt en meer communicatie met zich meebrengt dan gewenst. Uiteraard kan dit een hoop tijd en geld kosten.   Door de implementatie van zogenoemde e-retour berichten in Visma.net ERP is het mogelijk om direct inzicht in de status van de factuur te hebben. Wat is er voor nodig? Om van e-retour berichten gebruik te kunnen maken kan je simpelweg de optie activeren in het venster Instellingen AutoInvoice.  Kies eerst de betreffende organisatie of vestiging in het venster Instellingen AutoInvoice indien er meerdere organisaties of vestigingen aanwezig zijn.  Vervolgens kies je onder het kopje Meldingen over antwoorden op facturen voor de knop Activeren. De status zal hierna veranderen naar Geactiveerd.  Om factuurstatus inzichtelijk te krijgen moet de factuur als e-factuur worden verstuurd. Des te meer reden dus om klanten aan te moedigen zich op het Peppol netwerk als ontvanger te laten registreren. Daarnaast moet het boekhoudpakket van de ontvanger in staat zijn om retourberichten te sturen.   Hier kan je nog teruglezen hoe je zelf gemakkelijk vanuit Visma.net ERP een e-factuur kan sturen: E-facturen sturen in twee simpele stappen   Op dit moment is het vanuit Visma.net ERP alleen nog mogelijk om e-retour berichten te ontvangen, het versturen van e-retourberichten voor ontvangen e-facturen komt zeer binnenkort beschikbaar. Het ontvangen van een factuur status (e-retour) Op het tabblad Factuuradres in de verzonden verkoopfactuur is te zien of een verkoopfactuur is verstuurd (status AutoInvoice) én of de factuur ontvangen is door de klant (Administratieve status). Er zijn verschillende administratieve statussen mogelijk, waarvan de 3 dikgedrukte statussen het meest gebruikt worden en verplicht zijn.  De verschillende statussen zijn als volgt: Berichtbevestiging Wordt verwerkt Openstaande vraag aan leverancier Factuur wordt geaccepteerd onder voorwaarden Geaccepteerd Afgewezen Daarnaast kan er bij afkeuring van de factuur door de afzender een reden en een benodigde actie aan de verzender worden meegegeven. Hiermee kan je dus de communicatie rondom een verzonden factuur enorm beperken. ... View more

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek Peppol heeft een adresboek, als de ontvangst in stap 1 is ingeschakeld dan ben je als bedrijf vindbaar in het Peppol adresboek via 0106:kvk-nummer, dit is als het ware je telefoonnummer op het Peppol netwerk. Dit is ook nog terug te zien door bij de optie 'Peppol netwerk' in stap 1 op het pijltje naar beneden te klikken. Aan leveranciers kan je dus ook dat adres meegeven.   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice ... View more

Mogelijk ben je al bekend met termen als e-facturatie, Peppol en UBL. Maar wist je dat het uiterst eenvoudig is om e-facturen te verzenden via Visma.net ERP? In dit bericht leggen we uit hoe je dat zelf kunt doen. Onze service AutoInvoice, ingebouwd in Visma.net ERP, stelt je in staat om eenvoudig e-facturen te verzenden. Omdat deze service standaard is inbegrepen bij Visma.net ERP, hoef je verder niets te doen om deze te gebruiken. Stap 1: Facturen via Autoinvoice E-facturen via Peppol versturen is eenvoudig te realiseren vanuit Visma.net ERP. Dit gebeurt via dezelfde vensters als bij het verzenden van verkoopfacturen per e-mail. Het is slechts een kwestie van instellen dat de facturen via AutoInvoice verstuurd worden door de instelling Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteuren. Zorg er daarnaast voor dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn. Aangezien de meeste bedrijven in het Peppol-adresboek geregistreerd staan met hun KVK-nummer, is het vaak al voldoende om dit nummer ingevuld te hebben. Dit geeft aan of een bedrijf e-facturen kan ontvangen. De KvK-service maakt dit proces nog eenvoudiger. Met deze service kun je direct de brongegevens, inclusief KvK-nummer, volledig invullen en controleren of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Als dat het geval is, wordt de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice automatisch gemarkeerd bij de betreffende debiteur. In dit bericht lees je terug hoe je dat kunt doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   Stap 2: Eigen gegevens invullen Vergeet niet de volgende gegevens in te vullen in het venster Organisaties of Vestiging (deze worden meegestuurd met de e-factuur): Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en e-mailadres). Let op: Voor facturering aan de overheid is een emailadres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden IBAN en BIC. Deze gegevens worden meegestuurd met de e-factuur. Verkoopfacturen verstuur je simpelweg vanuit het venster Verkoopfacturen via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden in bulk (Actie: naar AutoInvoice versturen). Dit proces is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice vind je door de AutoInvoice service te starten vanuit Visma.net Home .   Tips Door de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren te markeren, kun je meer gegevens met je factuur meesturen. Dit maakt het in de verkoopfactuur mogelijk om meerdere referenties voor de ontvanger toe te voegen, zoals een extern projectnummer of kostenplaats. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Je kunt deze referenties op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties toevoegen. Wanneer je factureert naar de (semi-)overheid, zijn er verschillende aanvullende gegevens die moeten worden bijgevoegd. Lees hier meer over in onze post genaamd E-facturen sturen aan de overheid. Het is ook mogelijk om alle facturen via AutoInvoice te verzenden. Je activeert dit door Facturen naar AutoInvoice verzenden in het venster Debiteurtypen te markeren. Hiermee wordt AutoInvoice ingezet om de geschiktheid van een factuur voor verzending als e-factuur te bepalen. Als het niet mogelijk is om de factuur als e-factuur te verzenden, wordt deze automatisch per e-mail verzonden door AutoInvoice. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice ... View more

Nieuwe banken toegevoegd aan AutoPay Als onderdeel van het uitbreiden van onze dienstverlening omtrent bankkoppelingen zijn er in de afgelopen tijd 5 nieuwe banken toegevoegd aan de bankkoppeling. Dit zijn van Lanschot, SNS, ASN, Regiobank en Knab.    Daarnaast is het nu mogelijk om met de eBury bank handmatig betaal-en-incassobestanden vanuit AutoPay aan te maken.   Het grote voordeel van het gebruik van een bankkoppeling is dat afschriften automatisch in Visma.net Financials binnenkomen en dat, afhankelijk van de bank, betaal- en incasso opdrachten rechtstreeks naar de bank kunnen worden verstuurd. Bankkoppeling opzetten met nieuwe banken De 5 nieuwe beschikbare banken in de directe bankkoppeling zijn opgezet volgens de PSD2 standaard. Deze standaard maakt het voor ons mogelijk om sneller een koppeling met nieuwe banken op te zetten zonder dat daar ontwikkeling vanuit de bank voor nodig is.   Op dit moment kunnen voor deze banken alleen afschriften via de bankkoppeling opgehaald worden.   Net als de bestaande banken kunnen deze nieuwe banken ook als volgt worden ingeschakeld vanuit het tabblad Administraties via de knop Nieuwe bankkoppeling. Bij de methode wordt dan uiteraard gekozen voor Automatische bankverbinding.     Handmatige koppeling opzetten met eBury Om de eBury bank beschikbaar te hebben in de lijst is het op dit moment nog even nodig om de taal op Engels (United Kingdom) te zetten.   Vervolgens is het mogelijk om wederom via het tabblad Administraties (Administrations) een bankrekening toe te voegen via de knop Nieuwe bankkoppeling (New agreement). In dit geval kies je voor de methode Handmatige verbinding (Manual connection).        Mocht je hier verder hulp bij nodig hebben dan is het advies om contact op te nemen met je vaste aanspreekpunt voor verdere ondersteuning. ... View more