In maart heeft het Approval team weer een aantal verbeteringen doorgevoerd om de gebruiksvriendelijkheid verder te optimaliseren en het gemakkelijker te maken om documenten goed te keuren.   Deze functionaliteit zal vanaf vandaag in fases uitgerold worden, het kan dus zo zijn dat op dit moment de genoemde verbeteringen nog niet voor jou beschikbaar zijn. Dit proces zal afhankelijk van de feedback enkele weken tot ongeveer een maand in beslag nemen.   Documenten worden per tabblad weergegeven; in plaats van de documenten onder elkaar weer te geven zal ieder document op een apart tabblad beschikbaar zijn. Hierdoor zijn de documenten makkelijker toegankelijk. Verbeterde weergave documenten; eerder werden documenten aan de achterkant via een tussenstap weergegeven, dit leverde echter soms problemen op met de weergave van documenten. Dit proces is verbeterd door deze tussenstap te verwijderen en documenten direct vanuit de bron weer te geven. Uitgebreidere weergave functionaliteit voor PDF; PDF bestanden worden nu weergegeven via de PDF viewer van de browser. Dit zorgt voor toegang tot handige functies zoals het selecteren van tekst en meer mogelijkheden met betrekking tot in-en uitzoomen van een document. Intuitive weergave; bij het openen van de documentweergave is direct inzichtelijk welk tabblad geselecteerd is doordat het actieve tabblad groen gemarkeerd is. Bij meer dan 3 tabbladen zijn de additionele tabbladen beschikbaar via een drop-down. Onthouden weergave voorkeuren; indien er handmatige wijzigingen worden gemaakt dan wordt dit onthouden voor de volgende taken. Denk hierbij aan het groter/kleiner maken of verbergen van bepaalde onderdelen in de weergave.   Hierbij een voorproefje van de nieuwe weergave:       ... View more

Aan het begin van dit jaar hebben we de verbeterde scanservices geïntroduceerd voor zowel de basis- als de premium versie van de scanservice. Op 1 mei (eerder was dit 1 april) zullen we ook de bestaande scan accounts gaan overzetten naar de verbeterde scanservices.    Wat betekent dit voor jou? Ik maak gebruik van de basis scanservice Gebruik je op dit moment de basis scanservice dan is er geen actie nodig, je zult dan per 1 mei vanzelf gebruikmaken van de vernieuwde scanservice. Je maakt gebruik van de basis scanservice als je de facturen instuurt naar kvk-nummer@autoinvoice.nl   Uiteraard kan je ook nu al zelf de overstap maken door je te registreren vanuit het Registraties scherm in Visma.net ERP zelf. Let op! Heb je na 20 februari 2024 een nieuw scanaccount aangemaakt op de basis scanservice dan moet je in ieder geval zelf de overstap maken.   Ik maak gebruik van de premium scanservice Indien je de premium scanservice gebruikt dan zul je vanaf 1 mei ook de facturen naar een ander email adres moeten insturen. Om je tijdig voor te bereiden en verstoringen in het interne proces te voorkomen adviseren wij dan ook om nu al zelf de overstap te maken. Dit kan vanuit het Registraties scherm in Visma.net ERP zelf.   Bij het gebruik van de premium scanservice stuur je de facturen op dit moment in naar kvk-nummer@go2ubl.nl en dat zal gewijzigd moeten worden naar kvk-nummer@autoinvoice.nl  . Zorg dus ook dat het doorstuur email adres wordt gewijzigd indien de facturen automatisch worden doorgestuurd vanuit het eigen email programma.    De veelgestelde vragen omtrent de vernieuwde scanservices zijn nog terug te vinden in dit communitybericht: Verbeterde scanservices op 09-01 beschikbaar   Maak je al gebruik van de verbeterde scanservices dan hoef je uiteraard niets meer te doen.   Volledige tijdlijn 1 mei: de bestaande scanservices zijn gemigreerd naar de verbeterde scanservices. Bij gebruik van de premium scanservice moeten facturen ook ingestuurd gaan worden naar kvk-nummer@autoinvoice.nl  1 juni: De ondersteuning op de huidige premium scanservice stopt, er kunnen geen facturen meer ingestuurd worden naar  kvk-nummer@go2ubl.nl ... View more

Vanaf vandaag is het mogelijk om een factuur en bijlage samen te voegen tot één PDF document.    Hierdoor wordt het makkelijker voor de ontvanger (jouw klant) om de factuur, inclusief eventuele bijlage, te verwerken via een scanservice. Voorwaarden Een belangrijke voorwaarde is dat er voor het versturen van de facturen gebruikgemaakt moet worden van AutoInvoice. Ieder Visma.net bedrijf of vestiging heeft standaard een AutoInvoice account. *   Daarnaast is het goed om te weten dat het samenvoegen van de bijlage uiteraard alleen mogelijk is als de bijlage ook een PDF is.    Als de PDF groter wordt dan 5 MB dan wordt de PDF niet als bijlage bij de email gevoegd, maar dan kan de ontvanger de pdf via een link in de email ophalen. Overigens is deze link in de email, naast de PDF als bijlage, altijd aanwezig. Stappen Klik vanuit Visma Home op de AutoInvoice tegel Kies voor het betreffende bedrijf indien er toegang is tot meerdere bedrijven Bovenaan klik je op Instellingen Daarna navigeer je naar Factuurinstellingen en dan Facturen verzenden Op het tabblad Per email selecteer je de optie Met samengevoegde PDF’s verzenden Facturen via AutoInvoice verzenden Nadat dit is ingesteld moet je er voor zorgen dat de facturen via AutoInvoice worden verstuurd.   Wil je alle facturen via AutoInvoice versturen dan geef je dat in het betreffende debiteurtype aan in het scherm Debiteurtypen. Markeer hierbij de optie Facturen via AutoInvoice verzenden op het tabblad Algemene informatie. Wil je het slechts voor enkele debiteuren instellen dan doe je dat in de debiteur zelf op het tabblad Factuurinstellingen via dezelfde optie Facturen via AutoInvoice verzenden Verkoopfacturen verstuur je gewoon vanuit het Verkoopfacturen venster via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden (Actie: Naar AutoInvoice verzenden). Dat is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.    Als je daarbij zorgt dat ook meteen de stamgegevens van de debiteur zijn aangevuld met het kvk-nummer dan zorgt AutoInvoice er automatisch voor dat de factuur als e-factuur verstuurd wordt indien de ontvanger e-facturen kan ontvangen. Meer informatie daarover kun je terugvinden in deze post: E-facturen sturen in twee simpele stappen * Als de factuur per email wordt verstuurd via AutoInvoice dan zijn hier geen kosten aan verbonden, wordt de factuur als e-factuur verstuurd, dan betaal je een klein bedrag per verstuurde factuur. Zie voor meer informatie: https://nl.visma.com/erp/autoinvoice/ ... View more

Vanaf nu verleen je jouw leveranciers ook een dienst door automatisch de ontvangststatus van de factuur terug te sturen. Dit noemt men een e-retour bericht. Hierdoor weten leveranciers dus of jij de factuur hebt ontvangen en of deze is goed- of afgekeurd. Hiermee wordt het dus nog aantrekkelijker voor jouw leveranciers om jou een e-factuur te sturen. Hoe meer leveranciers jou een e-factuur sturen, hoe sneller je de inkoopfacturen administratie kan bijwerken. Win-win dus. Eerder was het al mogelijk in Visma.net om inzicht te krijgen in de factuurstatus van verzonden e-facturen. Zie voor meer informatie dit bericht:   Nieuw: Inzicht in de (ontvangst)status van de verzonden facturen   Hoe werkt het? Vanaf vandaag (17 januari 2024) stuurt Visma.net ERP standaard een bericht terug aan de verzender van de e-factuur. Voor het versturen van de e-retour berichten is er dus geen extra activatie nodig. Om hier gebruik van te kunnen maken is het nodig om dit expliciet te activeren. Zie voor meer informatie over het activeren deze post:  Nieuw: Inzicht in de (ontvangst)status van de verzonden facturen  Indien het boekhoudpakket van jouw leverancier in staat is om e-retour berichten te ontvangen zal deze terugkoppeling dus automatisch plaatsvinden.   Visma.net ERP stuurt op 3 momenten een bericht naar de verzender van de factuur: Berichtbevestiging; bij het ontvangen van de inkoopfactuur in Postvak IN Geaccepteerd; bij het vrijgeven en journaliseren van de factuur  Afgewezen; dit bericht wordt verstuurd bij het verwijderen van een e-factuur uit Postvak IN Update In een eerder bericht stond onterecht dat het niet nodig was om deze functionaliteit expliciet te activeren, dat is wel het geval. ... View more

Enige tijd geleden hebben we jullie in dit bericht geïnformeerd over de introductie van verbeterde scanservices voor AutoInvoice.   Op dinsdag 9 januari komt de verbeterde scanservice beschikbaar. Dit zal gaan gelden voor de huidige basis- en premium scanservice. Bestaande klanten kunnen vanaf 9 januari zelf de keuze maken om al over te stappen op de verbeterde scanservice of nog even te wachten.     Nieuwe registraties zullen standaard geregistreerd worden op de verbeterde scanservice. Vanaf 1 april 2024 zullen alle bestaande klanten overgezet worden naar de verbeterde variant van de basis- en premium scanservice.   De verbeterde scanservice is beschikbaar na de nieuwe release van Visma.net ERP zelf, versie 9.76. In deze post geven wij antwoord op de belangrijkste vragen.  Hoe kan ik mijzelf registreren voor de verbeterde scanservice? Waarom zou ik nu al overstappen? Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen? Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Hoe kan ik aangeven of ik gebruik wil maken van de premium of de basis scanservice? Is er een apart e-mailadres voor de premium scanservice? Hoe kan ik mijn scanaccount verwijderen? Vanaf welke e-mailadressen kunnen facturen worden ingestuurd? Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Hoelang duurt het voordat ingestuurde facturen beschikbaar zijn? De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben Kan ik facturen meerdere keren insturen? Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden? Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen? Kan ik ook gebruikmaken van een app om bonnetjes in te sturen? Hoe werkt de regelherkenning? 1. Hoe kan ik mijzelf registreren voor de verbeterde scanservice? Vanuit het venster Registraties in Visma.net is het mogelijk om jezelf te registreren voor de verbeterde scanservice. Dit venster is te vinden via de zoekfunctie (Alts+S) bovenin door de term Registraties in te typen. Een andere optie is via het menu (Meer onderdelen)>Configuratie>Overig>Registraties      De registratie kan ook naast de bestaande registratie voor de premium scanservice. Als je op dit moment gebruik maakt van de basis scanservice dan zal een registratie bij de verbeterde scanservice (basis of premium) ter vervanging zijn van de huidige basis scanservice.   Vanuit het registratiescherm wordt op basis van het KvK-nummer gekeken of het AutoInvoice-account al bestaat, geverifieerd is, én de ontvangst van facturen aan staat. Is dat het geval, dan kan de registratie gedaan worden. Na registratie krijg je direct het e-mailadres te zien dat gebruikt kan worden om de facturen naar in te sturen (kvk@autoinvoice.nl).   Staat er geen groen vinkje in de kolom ‘Registratie bij AutoInvoice', controleer dan of de ontvangst van het betreffende AutoInvoice-account aan staat en het KvK-nummer overeenkomt. Hier kun je teruglezen hoe je de ontvangst van facturen aan kan zetten: Ontvangst van facturen inschakelen . Is dit in orde, dan is er iets anders aan de hand, neem in dat geval contact op met je vaste aanspreekpunt voor ondersteuning.   2.Waarom zou ik nu al overstappen? Ik maak nu gebruik van de basis scanservice Als je op dit moment gebruik maakt van de basis scanservice dan zal de kwaliteit van herkenning van de facturen merkbaar vooruit gaan. De kwaliteit is vergelijkbaar met onze huidige premium scanservice. De verbeterde basis scanservice levert gemiddeld binnen vier uur een ingestuurde factuur af, maar in de praktijk zal dit vaak sneller zijn. Een ander groot voordeel is dat de verbeterde scanservice 24/7 facturen verwerkt, dus ook buiten kantoortijden en in de weekenden! Bij de huidige scanservice is er alleen verwerking tijdens kantooruren.   Ik maak nu gebruik van de premium scanservice Ook als je nu gebruik maakt van de premium scanservice dan zal je er direct op vooruit gaan bij een overstap naar de verbeterde scanservice. Met de verbeterde scanservice zijn we namelijk ook in staat om regelherkenning aan te bieden bij vooraf gedefinieerde leveranciers.   Beide varianten van de verbeterde scanservice zullen wij blijven aanbieden tegen het huidige tarief! Wij vragen dus geen apart tarief voor het toepassen van regelherkenning. 3.Naar welk e-mailadres kan ik de facturen insturen? Direct na de registratie is het e-mailadres zichtbaar waar de facturen naartoe gestuurd kunnen worden. Maak je op dit moment gebruik van de basis scanservice? Dan is dit hetzelfde e-mailadres. Maak je gebruik van de premium scanservice dan wijzigt het e-mailadres van kvk-nummer@go2ubl.nl naar kvk-nummer@autoinvoice.nl    Als je gebruikmaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de eigen mailbox dan moet dit dus ook aangepast worden. 4.Welke bestandstypes kunnen worden ingestuurd? Ingestuurd kunnen worden pdf, png, doc(x), xls(x), ubl 5.Hoe kan ik aangeven of ik gebruik wil maken van de premium of de basis scanservice? Tijdens de registratie van het scanaccount geef je aan of je gebruik wilt maken van de basis of de premium scanservice. Deze optie bepaalt hoe de facturen worden verwerkt en tegen welk tarief! De wijziging is direct doorgevoerd. 6. Is er een apart e-mailadres voor de premium scanservice? Doordat de instelling op het scanaccount zelf wordt gedaan, is het niet nodig om aparte instuur e-mailadressen aan te houden. De facturen worden bij zowel de basis als de premium scanservice naar hetzelfde e-mailadres gestuurd (kvk@autoinvoice.nl). 7.Hoe kan ik mijn scanaccount verwijderen? In het registratiescherm is het ook mogelijk om een scanaccount te deregistreren. 8.Vanaf welke e-mailadressen kunnen facturen worden ingestuurd? Met de huidige premium scanservice wordt er gewerkt met een zogenaamde ‘whitelist’. Bij de vernieuwde scanservice is dit niet het geval en kunnen facturen dus vanaf elk e-mailadres worden ingestuurd.   Let op! Het advies blijft om het instuur e-mailadres NIET aan leveranciers te geven. 9.Waar kan ik het e-mailadres voor foutmeldingen registreren? Foutmeldingen vanuit de scanservice worden direct aan de verzender verstuurd (op dit moment nog niet beschikbaar).   Als er gebruik wordt gemaakt van het automatisch doorsturen van facturen vanuit de mailbox dan moet de regel zo worden ingesteld dat foutmelding e-mails niet direct weer worden ingestuurd. Dit zorgt namelijk voor een oneindige loop. Vraag hierbij eventueel de systeembeheerder om hulp. 10.Hoelang duurt het voordat ingestuurde facturen beschikbaar zijn? Voor de basis en premium scanservice geldt een gemiddelde verwerkingstijd van vier uur, maar in veel gevallen is dit sneller.   Voor facturen waarbij regelherkenning wordt toegepast geldt dat deze facturen de volgende werkdag beschikbaar zijn. Regelherkenning is alleen beschikbaar voor de premium scanservice. 11.De omschrijving van de regel is anders dan ik gewend ben De opbouw van de regelomschrijving wijkt af van de bestaande situatie voor zowel de huidige basisscanservice (Rij1) als de premium scanservice (factuurnummer+leveranciersnaam+factuurdatum). Bij facturen via de vernieuwde scanservice is dit een deel van de omschrijving van de eerste regel, zoals die op de pdf zelf staat. Dus geen vaste omschrijving. Dit is een aandachtspunt voor bestaande documentkoppelingen voor Regels voor Postvak In binnen Visma.net. 12.Kan ik facturen meerdere keren insturen? Ja, een factuur met hetzelfde factuurnummer kan meerdere keren ingestuurd worden. Dit betekent dus ook dat er per ongeluk dubbele facturen ingestuurd kunnen worden. 13.Kunnen er meerdere facturen in één e-mail meegestuurd worden? Ja, het is mogelijk om meerdere bestanden in één e-mail mee te sturen. Als er meerdere facturen in één pdf-bestand zitten, dan worden deze automatisch opgesplitst in aparte facturen. 14.Is het ook mogelijk om verkoopfacturen in te sturen? Het is op dit moment niet mogelijk om verkoopfacturen in te sturen. 15.Kan ik ook gebruikmaken van een app om bonnetjes in te sturen? Dit is mogelijk met de Visma 360 app die te gebruiken is door Visma.net gebruikers. Lees hier meer informatie over het verwerken van declaraties via de Visma 360 app. 16.Hoe werkt de regelherkenning? Wij passen regelherkenning toe op een vaste set van leveranciers die vooraf zijn gedefinieerd, hier hoef je dus niets extra’s voor te doen als je gebruik maakt van de premium scanservice. Dit is een dynamische lijst die op basis van data periodiek wordt verfijnd.   Voor facturen waar regelherkenning op wordt toegepast geldt dat de factuur de volgende werkdag gereed is.   Het is niet mogelijk om zelf aan te geven voor welke facturen er regelherkenning moet worden toegepast. Op deze manier kunnen we regelherkenning tegen een gunstig tarief blijven aanbieden. ... View more

In deze post hebben we je al uitgelegd hoe je in Visma.net ERP gemakkelijk e-facturen kan ontvangen.    Wist je dat wereldwijd rond de 750.000 bedrijven al zijn aangesloten op het e-facturatie netwerk Peppol? In Nederland zijn er inmiddels bijna 40.000 bedrijven die e-facturen via Peppol versturen en bijna 50.000 bedrijven die e-facturen kunnen ontvangen. Voor beide is dat een groei van ruim 23% ten opzichte van het begin van 2023.   Deze bedrijven verstuurden en ontvingen in november samen bijna 740.000 e-facturen. Dit resulteerde in een groei van bijna 26% ten opzichte van begin dit jaar.   Maar welke bedrijven kunnen je e-facturen sturen? Hieronder een greep uit de bekendste bedrijven.*   Het verschilt per bedrijf hoe je ervoor zorgt dat jij ook een e-factuur van ze ontvangt. Bij een aantal bedrijven gaat dit vanzelf zodra jij de ontvangst voor e-facturen hebt aangezet, bij andere moet je dit zelf doorgeven.   * Sommige van deze bedrijven kunnen nog niet voor alle factuurstromen of voor alle vestigingen een e-factuur sturen. Vraag dit daarom na bij jullie eigen contactpersoon. ... View more

In Visma.net ERP is het nu mogelijk om inzicht te krijgen in de status van verstuurde e-facturen.    De facturen zijn verstuurd, maar dan? Zijn de facturen in de eerste plaats wel goed aangekomen bij de ontvanger of zijn ze bijvoorbeeld in de spambox beland? Of misschien is er wel een probleem met de verzonden factuur waardoor de klant deze niet wil betalen.  Afijn, er kunnen allerlei redenen zijn waarom het proces van factuur tot betaling langer duurt en meer communicatie met zich meebrengt dan gewenst. Uiteraard kan dit een hoop tijd en geld kosten.   Door de implementatie van zogenoemde e-retour berichten in Visma.net ERP is het mogelijk om direct inzicht in de status van de factuur te hebben. Wat is er voor nodig? Om van e-retour berichten gebruik te kunnen maken kan je simpelweg de optie activeren in het venster Instellingen AutoInvoice.  Kies eerst de betreffende organisatie of vestiging in het venster Instellingen AutoInvoice indien er meerdere organisaties of vestigingen aanwezig zijn.  Vervolgens kies je onder het kopje Meldingen over antwoorden op facturen voor de knop Activeren. De status zal hierna veranderen naar Geactiveerd.  Om factuurstatus inzichtelijk te krijgen moet de factuur als e-factuur worden verstuurd. Des te meer reden dus om klanten aan te moedigen zich op het Peppol netwerk als ontvanger te laten registreren. Daarnaast moet het boekhoudpakket van de ontvanger in staat zijn om retourberichten te sturen.   Hier kan je nog teruglezen hoe je zelf gemakkelijk vanuit Visma.net ERP een e-factuur kan sturen: E-facturen sturen in twee simpele stappen   Op dit moment is het vanuit Visma.net ERP alleen nog mogelijk om e-retour berichten te ontvangen, het versturen van e-retourberichten voor ontvangen e-facturen komt zeer binnenkort beschikbaar. Het ontvangen van een factuur status (e-retour) Op het tabblad Factuuradres in de verzonden verkoopfactuur is te zien of een verkoopfactuur is verstuurd (status AutoInvoice) én of de factuur ontvangen is door de klant (Administratieve status). Er zijn verschillende administratieve statussen mogelijk, waarvan de 3 dikgedrukte statussen het meest gebruikt worden en verplicht zijn.  De verschillende statussen zijn als volgt: Berichtbevestiging Wordt verwerkt Openstaande vraag aan leverancier Factuur wordt geaccepteerd onder voorwaarden Geaccepteerd Afgewezen Daarnaast kan er bij afkeuring van de factuur door de afzender een reden en een benodigde actie aan de verzender worden meegegeven. Hiermee kan je dus de communicatie rondom een verzonden factuur enorm beperken. ... View more

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice ... View more

Mogelijk ben je al bekend met termen als e-facturatie, Peppol en UBL. Maar wist je dat het uiterst eenvoudig is om e-facturen te verzenden via Visma.net ERP? In dit bericht leggen we uit hoe je dat zelf kunt doen. Onze service AutoInvoice, ingebouwd in Visma.net ERP, stelt je in staat om eenvoudig e-facturen te verzenden. Omdat deze service standaard is inbegrepen bij Visma.net ERP, hoef je verder niets te doen om deze te gebruiken. Stap 1: Facturen via Autoinvoice E-facturen via Peppol versturen is eenvoudig te realiseren vanuit Visma.net ERP. Dit gebeurt via dezelfde vensters als bij het verzenden van verkoopfacturen per e-mail. Het is slechts een kwestie van instellen dat de facturen via AutoInvoice verstuurd worden door de instelling Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteuren. Zorg er daarnaast voor dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn. Aangezien de meeste bedrijven in het Peppol-adresboek geregistreerd staan met hun KVK-nummer, is het vaak al voldoende om dit nummer ingevuld te hebben. Dit geeft aan of een bedrijf e-facturen kan ontvangen. De KvK-service maakt dit proces nog eenvoudiger. Met deze service kun je direct de brongegevens, inclusief KvK-nummer, volledig invullen en controleren of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Als dat het geval is, wordt de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice automatisch gemarkeerd bij de betreffende debiteur. In dit bericht lees je terug hoe je dat kunt doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   Stap 2: Eigen gegevens invullen Vergeet niet de volgende gegevens in te vullen in het venster Organisaties of Vestiging (deze worden meegestuurd met de e-factuur): Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en e-mailadres). Let op: Voor facturering aan de overheid is een emailadres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden IBAN en BIC. Deze gegevens worden meegestuurd met de e-factuur. Verkoopfacturen verstuur je simpelweg vanuit het venster Verkoopfacturen via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden in bulk (Actie: naar AutoInvoice versturen). Dit proces is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice vind je door de AutoInvoice service te starten vanuit Visma.net Home .   Tips Door de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren te markeren, kun je meer gegevens met je factuur meesturen. Dit maakt het in de verkoopfactuur mogelijk om meerdere referenties voor de ontvanger toe te voegen, zoals een extern projectnummer of kostenplaats. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Je kunt deze referenties op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties toevoegen. Wanneer je factureert naar de (semi-)overheid, zijn er verschillende aanvullende gegevens die moeten worden bijgevoegd. Lees hier meer over in onze post genaamd E-facturen sturen aan de overheid. Het is ook mogelijk om alle facturen via AutoInvoice te verzenden. Je activeert dit door Facturen naar AutoInvoice verzenden in het venster Debiteurtypen te markeren. Hiermee wordt AutoInvoice ingezet om de geschiktheid van een factuur voor verzending als e-factuur te bepalen. Als het niet mogelijk is om de factuur als e-factuur te verzenden, wordt deze automatisch per e-mail verzonden door AutoInvoice. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice ... View more

Nieuwe banken toegevoegd aan AutoPay Als onderdeel van het uitbreiden van onze dienstverlening omtrent bankkoppelingen zijn er in de afgelopen tijd 5 nieuwe banken toegevoegd aan de bankkoppeling. Dit zijn van Lanschot, SNS, ASN, Regiobank en Knab.    Daarnaast is het nu mogelijk om met de eBury bank handmatig betaal-en-incassobestanden vanuit AutoPay aan te maken.   Het grote voordeel van het gebruik van een bankkoppeling is dat afschriften automatisch in Visma.net Financials binnenkomen en dat, afhankelijk van de bank, betaal- en incasso opdrachten rechtstreeks naar de bank kunnen worden verstuurd. Bankkoppeling opzetten met nieuwe banken De 5 nieuwe beschikbare banken in de directe bankkoppeling zijn opgezet volgens de PSD2 standaard. Deze standaard maakt het voor ons mogelijk om sneller een koppeling met nieuwe banken op te zetten zonder dat daar ontwikkeling vanuit de bank voor nodig is.   Op dit moment kunnen voor deze banken alleen afschriften via de bankkoppeling opgehaald worden.   Net als de bestaande banken kunnen deze nieuwe banken ook als volgt worden ingeschakeld vanuit het tabblad Administraties via de knop Nieuwe bankkoppeling. Bij de methode wordt dan uiteraard gekozen voor Automatische bankverbinding.     Handmatige koppeling opzetten met eBury Om de eBury bank beschikbaar te hebben in de lijst is het op dit moment nog even nodig om de taal op Engels (United Kingdom) te zetten.   Vervolgens is het mogelijk om wederom via het tabblad Administraties (Administrations) een bankrekening toe te voegen via de knop Nieuwe bankkoppeling (New agreement). In dit geval kies je voor de methode Handmatige verbinding (Manual connection).        Mocht je hier verder hulp bij nodig hebben dan is het advies om contact op te nemen met je vaste aanspreekpunt voor verdere ondersteuning. ... View more

Afgelopen juli hebben we jullie in dit bericht geïnformeerd over de introductie van verbeterde scanservices voor AutoInvoice.   In dit bericht is ook een voorlopige planning gecommuniceerd. Hierbij is aangegeven dat vanaf september nieuwe accounts alleen nog via de verbeterde scanservice konden worden aangemeld.    Deze planning zal opschuiven naar november aangezien er nog hard gewerkt wordt, aan een cruciaal onderdeel, om de overgang naar de verbeterde scanservices goed te laten verlopen.   Uiteraard heeft dit ook invloed op de verdere planning om de huidige scan accounts over te zetten. Hier zal later verder over gecommuniceerd worden.   Voor de lopende pilots betekent dit dat deze gewoon door zullen lopen tot aan november. ... View more

Per 4 september 2023 is het e-mailadres, waarmee e-mails vanuit AutoInvoice worden verstuurd, gewijzigd.    Eerder werden deze e-mails verstuurd vanuit het e-mail adres noreply.autoinvoice@visma.com en per 4 september worden deze e-mails verstuurd vanuit het het e-mailadres noreply@mail.maventa.com   Concreet betekent dit dat facturen die per e-mail verstuurd worden vanuit AutoInvoice nu dus als afzender noreply@mail.maventa.com hebben.    Ook e-mails met facturen van Visma Software BV worden per 4 september 2023 verzonden vanuit noreply@mail.maventa.com Om er zeker van te zijn dat zowel jij als jouw klanten de facturen probleemloos ontvangen, adviseren we je dit e-mailadres toe te voegen aan de lijst van vertrouwde afzenders in jouw eigen e-mailprogramma en dit eventueel ook door te geven aan je klanten.   Deze wijziging is het directe gevolg van een aanpassing in de interne e-mail provider, waardoor wij genoodzaakt zijn om deze wijziging door te voeren. Helaas was dit een onvoorzien gevolg.    Onze excuses voor de late communicatie hieromtrent. ... View more

Eerder werd in het venster Inkoopfacturen op het tabblad Betalingen direct een overzicht getoond van openstaande Crediteurbetalingen en Debetcorrecties voor de geselecteerde crediteur. Hierbij was het mogelijk om direct een eventuele verrekening toe te passen voor het verwerken van de inkoopfactuur.    Vanaf versie 9.55 worden op dit tabblad standaard geen Crediteurbetalingen en Debetcorrecties meer getoond. Wanneer je deze functionaliteit toch wenst te gebruiken dan moet hiervoor de optie Verrekenen toestaan inkoopfacturen voor vrijgeven worden gemarkeerd in het venster Voorkeuren crediteuren.   Het standaard uitschakelen van dit gedrag is onderdeel van een serie aan performance verbeteringen rondom het Inkoopfacturen venster. Specifiek in administraties met veel openstaande posten en/of debetcorrecties is de verwachting dat dit een positief effect heeft op de performance.       ... View more

Onlangs heeft de ABN-Amro richting haar klanten een aantal wijzigingen aangekondigd:   Vanaf 20 november 2023 kan er gebruikt gemaakt worden van een nieuw bestandsformaat bij het aanleveren van betaalbatches en incassobatches Vanaf 23 november 2025 moeten de adresgegevens van de ontvanger of geïncasseerde op een gestructureerde manier worden aangeleverd   De volledige beschrijving van de ABN-Amro is nog hier terug te lezen: https://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/producten/betalen/sepa/downloads.html    Wat betekent dit voor jou? Als eerste is het belangrijk dat de ABN-Amro aangeeft dat de huidige bestandsformaten voorlopig nog gebruikt kunnen blijven worden.   In het geval je nu betaalbestanden en/of incassobestanden via de directe bankkoppeling naar de ABN-Amro verstuurt, dan zullen we hier aanpassingen in maken op het moment dat de ABN-Amro dit van ons vereist. Download je handmatig de betaal- of incasso bestanden? Dan zullen we er uiteraard tijdig voor zorgen dat hier aanpassingen in worden gemaakt.   Op dit moment leveren wij adresgegevens al gestructureerd aan voor de ABN-Amro, hier zijn dus geen wijzigingen voor nodig.   Mochten er toch nog vragen zijn dan kunnen die via het vaste aanspreekpunt gesteld worden. ... View more

Het is nu mogelijk om emails vanuit AutoInvoice verder te kunnen personaliseren.    Eerder was het al mogelijk om een eigen tekst toe te voegen aan de standaardtekst vanuit AutoInvoice. Nu komt daarbij dat er ook een eigen logo of banner kan worden toegevoegd om de email voor de ontvanger herkenbaarder te maken.   Later dit jaar zullen de standaard emailteksten ook verder onderhanden genomen worden.   Door uw verkoopfacturen via AutoInvoice te verzenden, biedt u uw klanten die e-facturen kunnen ontvangen een waardevolle service. Ze kunnen deze facturen direct verwerken in hun eigen boekhoudsysteem. En al deze e-facturen worden veilig verzonden via het beveiligde Peppol-netwerk.   Met e-facturen kunnen uw klanten de ontvangen facturen direct in hun boekhoudsysteem verwerken, waardoor zoekgeraakte facturen tot het verleden behoren. Dit betekent minder gedoe bij het innen van betalingen en bespaart u en uw klanten kostbare tijd.   Stappen Het meesturen van een logo of banner kan met de volgende stappen:   Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken     Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Factuurinstellingen>Facturen verzenden>Per Email Upload een afbeelding door op Bestand Bijvoegen te klikken onder het kopje Headerafbeelding email.    Scroll naar het begin van de pagina om te zien of er een melding staat dat het bijvoegen gelukt is.   Daarnaast is het dus ook mogelijk om een gepersonaliseerde tekst toe te voegen. Dit kan op dezelfde pagina onder het kopje Extra informatie die in de email getoond moet worden:       Let op! Indien een logo wordt gewijzigd kan het 2 uur tot 24/32 uur duren voordat de wijziging is doorgevoerd. Dit heeft te maken met het feit dat een afbeelding in de cache (tijdelijk geheugen) van het email systeem wordt opgeslagen.   Voorbeeld In de uiteindelijke email, die door klanten wordt ontvangen, ziet dit er dan als volgt uit:     Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen Wat is het Peppol netwerk? eLearning AutoInvoice ... View more

Indien u met een directe bankkoppeling werkt, dan worden bankafschriften normaal gesproken automatisch voor u klaar gezet om te verwerken in het scherm Afschriftregels Verwerken. Soms is er echter een probleem waardoor de afschriften niet automatisch worden klaar gezet.   Bankafschriften komen als eerste binnen in de AutoPay service. Bij ontbrekende afschriften is de eerste plek, om te controleren of de afschriften zijn binnen gekomen, dan ook AutoPay.    Hieronder staat beschreven hoe nagegaan kan worden waar het probleem precies zit en hoe dit vaak zelfstandig is op te lossen. Blijft het probleem terugkomen? Schakel dan uw vaste aanspreekpunt in. 1. Autopay openen Open AutoPay vanuit Visma.net Home of via het menu linksboven. 2. Controleer de ontvangen bankafschriften Kies in AutoPay voor het tabblad Overzicht en vervolgens voor Bankdownloads in het linkermenu. Dit geeft het overzicht weer van alle ontvangen bankafschriften. Bovenaan kan er onder andere op basis van het rekeningnummer en de datum gefilterd worden. Hebben één of meerdere afschriften geen downloaddatum gekregen in de kolom Gedownload óf staat er de downloaddatum 01-01-2001, ga dan verder met stap 4 om de afschriften alsnog handmatig te downloaden. Is dit niet het geval, ga dan verder met stap 5. Staan de betreffende afschriften helemaal niet in AutoPay? Neem dan contact op met uw vaste aanspreekpunt.     3.Afschriften opnieuw downloaden Selecteer de gewenste afschriften en klik rechtsonderaan op de groene Downloadopties  knop. Opnieuw afschriften downloaden kan met de onderste optie Voor downloaden beschikbaar stellen. Let op: Is de Voor download beschikbaar stellen knop niet beschikbaar, kies dan eerst voor de optie Als gedownload markeren. Hierna is de knop wel beschikbaar.   4. Controleer of de afschriften binnenkomen in Visma.net ERP De afschriften zullen nu binnen komen in Visma.net ERP in het scherm Postvak In - AutoPay. In de meeste gevallen worden de afschriften op gezette tijden, automatisch verwerkt via de ingestelde automatiseringsagenda's. Hierdoor zijn de afschriftregels automatisch beschikbaar in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Afhankelijk van de instellingen in de betreffende automatiseringsagenda’s worden afschriften één of meerdere keren per dag verwerkt. Staan er afschriften van meerdere dagen in dit overzicht, controleer dan de instellingen in de automatiseringsagenda’s (zie stap 6) of vraag om aanvullende ondersteuning via het vaste aanspreekpunt. 5. Overzicht automatiseringsagenda’s Ga naar het venster Overzicht automatiseringsagenda’s en identificeer alle agenda’s voor het venster CA.50.40.0S. Dit kan ook door te filteren op de kolom Scherm. Let op dat alleen actieve agenda’s worden gebruikt in deze stap. Te herkennen aan het vinkje in de kolom Actief.     Lijken de agenda’s correct te zijn ingesteld? Ga dan verder met stap 7. In deze stap kan de agenda direct gestart worden om de afschriften te verwerken. Stap 7 is ook te gebruiken als er niet gewacht kan worden totdat de automatiseringsagenda de afschriften periodiek heeft verwerkt. 6. Agenda uitvoeren Open de agenda en kies rechtsboven voor de optie Agenda uitvoeren     De afschriften zullen nu verwerkt worden en beschikbaar komen in het scherm Afschriftregels Verwerken.   Zijn de afschriftregels toch niet beschikbaar in Afschriftregels Verwerken? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon voor aanvullende ondersteuning. ... View more

Indien u gebruik maakt van de AutoInvoice service dan ontvangt u van ons ieder kwartaal een factuur over het verbruik.   Voor het afgelopen kwartaal zijn deze facturen gisteren aan u verstuurd.   Helaas hebben wij daarbij geconstateerd dat, voor een groep van facturen, niet het juiste verbruik in rekening is gebracht. Het betreft hierbij facturen in de factuurnummer reeks van INV00010864 tot en met INV00011392.    Dit is ontstaan door een technische fout in de berekening waardoor te hoge kosten in rekening zijn gebracht.   Heeft u een factuur van ons ontvangen in boven genoemde reeks dan zal deze zo spoedig mogelijk worden gecrediteerd. Indien u een onjuiste factuur van ons hebt ontvangen zult u in veel gevallen ook nog per e-mail apart worden geïnformeerd.   Wij zijn op dit moment bezig het probleem te analyseren en op te lossen.     Wij doen er alles aan om dit voor de toekomst te voorkomen en danken u alvast voor het begrip en geduld. Voor verdere vragen kunt u het beste contact opnemen met onze klantenservice via info@vismasoftware.nl ... View more

Verwerk uw inkoopfacturen sneller met e-facturen U kunt uw inkoopfacturen vele malen sneller en efficiënter verwerken als u deze als e-factuur ontvangt. Een e-factuur heeft als voordelen o.a minder kosten, meer automatiseringsmogelijkheden en een snellere en veiligere verwerking via het beveiligde Peppol netwerk.   Eerder hebben wij u al verteld hoe u facturen van PostNL en MKB Brandstof sneller kunt verwerken in uw administratie door de facturen als e-factuur te ontvangen.   Maar wat nou als u nog andere leveranciers heeft waarvan u de facturen ook graag sneller zou willen verwerken?   Sindskort is in AutoInvoice, de e-facturatie software van Visma, een extra service beschikbaar gekomen die het mogelijk maakt om inzicht te krijgen in de leveranciers die e-facturen kunnen sturen. Dit wordt gedaan op basis van de facturen die worden ingestuurd naar de scanservice van AutoInvoice (basis of premium) . Deze service is nu ook beschikbaar voor Visma.net klanten.   Hoe werkt het? Op basis van de PDF facturen die u naar één van de scan services heeft gestuurd ontvangt u een overzicht per e-mail. In dit overzicht staan de leveranciers die in de afgelopen 6 maanden ook al een e-factuur naar een andere ontvanger binnen het netwerk van Visma hebben gestuurd.   Zo weet u dus dat er een grote kans is dat deze leveranciers ook u een e-factuur kunnen sturen en kunt u contact met deze leveranciers opnemen. Stappen om de service te activeren Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken     Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Extra services>Ontvang elektronische facturen van leveranciers (1 en 2) Stel de frequentie in (3) en geef het email adres op waar het rapport naar toe gestuurd dient te worden (4). Het is mogelijk om meerdere email adressen vast te leggen. Kies hierna voor Opslaan.   Indien er leveranciers gevonden worden, die u ook een elektronische factuur kunnen sturen, zult u hiervan onderstaande melding per email ontvangen.        Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice ... View more

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd. ... View more

Met de komst van de nieuwe Rabobank Premium koppeling is er e.e.a gewijzigd.   Eén van deze wijzigingen is dat er bij wijzigingen altijd toestemming gegeven moet worden voor alle rekeningen waar toegang toe is, niet alleen de rekening waar een wijziging voor gemaakt wordt op dat moment.    Specifiek gaat het hier om de stap in de Rabobank waarbij de rekeningen worden geselecteerd in de Rabobank (stap 6) en er gekozen moet worden voor Ondertekenen (stap 7). Hierbij moet dus altijd voor alle rekeningen ondertekend worden. De beschreven stappen zijn op onderstaande pagina van de Rabobank terug te vinden:   https://www.rabobank.nl/bedrijven/service/online-bankieren/rekeningen-koppelen-aan-boekhoudpakket   Dit is dus afwijkend ten opzichte van de ‘oude’ Rabobank koppeling.   De Rabobank heeft inmiddels onderkend dat dit niet handig is en is een pilot gestart waarin een beoogde oplossing wordt gevalideerd. De Rabobank verwacht dat deze oplossing begin oktober definitief wordt doorgevoerd. ... View more

Ontvangt u nog uw facturen van MKB Brandstof als PDF per email of stuurt u deze naar de scanservice?   Al langere tijd is het mogelijk om van MKB Brandstof een e-factuur te ontvangen. Veel van onze klanten ontvangen al de inkoopfacturen van MKB Brandstof als e-factuur.   Een e-factuur kent vele voordelen t.o.v. de traditionele PDF. Een e-factuur komt bijvoorbeeld direct in het Postvak In van Visma.net Financials terecht, inclusief alle details zoals deze door de leverancier zijn meegestuurd. Het gaat dan bijvoorbeeld om factuurregel informatie, kostenplaatsen, projectcodes enzovoort.   Het is bij een e-factuur niet meer nodig om de factuur nog naar een scanservice te sturen, dit scheelt dus in het aantal handelingen maar ook zeker qua kosten. Ter vergelijk; op dit moment betaald u 39 cent om een factuur door de premium scanservice te laten verwerken terwijl het ontvangen van een e-factuur u slechts 20 cent kost.   Daarnaast worden e-facturen via het beveiligde Peppol netwerk verstuurd waardoor de kans op spookfacturen nihil is.   Met 3 simpele stappen op de website van MKB Brandstof kunt u ervoor zorgen dat u in het vervolg e-facturen van MKB Brandstof ontvangt.   Het is mogelijk om e-facturen te ontvangen als u gebruik maakt van AutoInvoice (standaard bij Visma.net) en het ontvangen van e-facturen via Peppol hebt ingeschakeld.    U leest hier hoe u e-facturen via Peppol kunt inschakelen: Uw elektronisch factuuradres opzoeken in AutoInvoice   Hiermee heeft u dus al 2 van de 3 stappen doorlopen om een e-factuur van MKB Brandstof te ontvangen.    Heeft MKB Brandstof het juiste kvk-nummer? Dan zult u hierna automatisch e-facturen van MKB Brandstof ontvangen. Indien dit niet het geval is, dan kunt u via uw MKB Brandstof Dashboard nagaan of het juiste kvk-nummer bekend is.  Handige links Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice Welke leveranciers kunnen al e-facturen sturen? ... View more