Användartips för Visma Control

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Du kan se webbinaret här. 

Fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.  Har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.   Ändra fakturatyp i flödet    

I senaste versionen kan du söka på OCR fält och ny kolumn visas i sökresultatet. Sökning på OCR fält i DCE      

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.    Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.      Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

  Visste du att från och med version 14 så har du max tre försök att logga in, sedan stängs programmet ner?   Vill du veta mer om vad som hänt i de senaste versioner? Anmäl dig till nästa uppgraderingswebbinar. 

Betalningsorder är en lista som visar vilka betalningar som skapats och skickats till Autopay. Listan kan skrivas ut som sista steg under Inköp / Skapa betalning, men är däremot inte obligatorisk att skriva ut för att betalningen ska fungera. För att få struktur brukar våra kunder välja att antingen arbeta med betalningsordern konsekvent, eller att inte skriva ut den alls. Om du missar att uppdaterar status mellan betalningar, kommer samma betalningar med även till nästa gång du skapar en betalning med samma datumintervall. När du uppdaterat status, har du kanske märkt att du inte kan skriva ut listan igen.    Vi kan tipsa om att du kan gå in under Inköp / Sök och ladda fram fakturorna, samt därefter ändra till ej utskriven i fältet Betalningsorder. Du kommer till fönstret där du ändrar, genom att klicka på knappen Redigera, eller dubbelklicka på fakturan.      Behöver du hjälp med betalningar eller rapporter? Kontakta visma.control@visma.com.

Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%. Länk till webinar

Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat  kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning. Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare.  Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen  och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning. All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.         

Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.   Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:   AddressLine (adress) max 70 tecken PostCode (postnummer) max 16 tecken PostOffice (ort) max 35 tecken Adressfält under inställningar   Adressfält på leverantören   Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.

För er som alltid använder gruppkön ankomstregistering i leverantörsfakturaflödet och vill att vissa leverantörer som alltid har referensvärde på sig skall gå direkt ut i flödet.  Kan ni slå på denna funktion per leverantör - Skicka inte faktura till Ankomstkön   Gör följande: Enhetsregister Visma DCE  Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i Enheter\Enhetsregister\Leverantörer/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

Ni som arbetar med olika procentvärden  på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel. Den avdragsgilla procentsatsen finns  registrerad  på någon av de fria grupperna som är kopplade till  koddelen.   Om ni har skapat  återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp  schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena  direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt  definitvbokförd och ligger klar att komma med på  betalningsförslaget.    Det som jag vill förtydliga  är att: Ändring av procentsatserna sker på ett  ställe dvs i  redovisningen. Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE  när ni ändrat procentsatserna i redovisningen       Visma Control