I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem. När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd.
Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.
För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.
På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.
Varmt välkommen att anmäla dig här!
Visma Control support har märkt ett ökat antal frågor om vilka fält som ska användas som adressfält på leverantörer.
Vi rekommenderar att du kontrollerar dina inställningar som finns under Inställningar / Betalningar / Autopay (bild 1), och säkerställer att adressfälten på varje leverantör under Inköp / Register / Leverantörer är uppsatta på samma sätt (bild 2). Följande begränsningar gäller i antalet tecken:
AddressLine (adress) max 70 tecken
PostCode (postnummer) max 16 tecken
PostOffice (ort) max 35 tecken
Adressfält under inställningar
Adressfält på leverantören
Hör gärna av dig med frågor och funderingar till visma.control@visma.com eller 010-141 27 50.
Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.
Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal.
I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).
Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer).
När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.
Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.
Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön.
När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.
Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.
Ni kan läsa mer om det här
https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851
Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com
Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.
Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.
Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.
Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.
Du kan se webbinaret här.
Fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.
Har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.
Ändra fakturatyp i flödet
Denna artikel är länkad till ett webinar som fokuserar på leverantörsbearbetning, med målet att öka användningen av e-fakturor och uppnå en e-faktureringsgrad på 80%.
Länk till webinar
Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du 5 tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.
Så länge betalningen inte har godkänts i Autopay, kan du ändra förfallodatum eller avbryta betalningen. Klicka på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum. Avbryt betalningen genom att klicka på Avbryt längst ner till vänster på sidan.
En godkänd betalning hittar du på fliken Översikt. Här kan du klicka på en betalning och därefter på knappen Visa betalningshändelser för att se status och utförda åtgärder. För att avbryta en godkänd betalning behöver du kontakta banken. När en betalning har status "Mottagen av bank" eller "Avvisad av bank" behöver du även då i första hand kontakta banken om du behöver ytterligare information om vad som hänt.
När en betalning har dragits från ditt konto kan du registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay". Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay. Hör av dig till visma.control@visma.com om du behöver hjälp.
Om problemet kvarstår kan du be din IT-avdelning starta services.exe och starta om tjänsterna Visma User Directory Server; Visma Reporting Service; Visma Control Service och Visma Cloud Gateway.
På Vismas sida med driftstatus kan du hitta information om tjänsten Visma.net Autopay under rubriken Common Services. Där kan du se om tjänsten är i drift eller om det finns någon tillfällig störning.
Var artikeln till hjälp? Logga in och ge oss en tumme upp!
Ni som arbetar med olika procentvärden på era fastigheter eller annat har idag redan era procentsatser på era fastigheter som är kopplade till en koddel.
Den avdragsgilla procentsatsen finns registrerad på någon av de fria grupperna som är kopplade till koddelen.
Om ni har skapat återkommande fatkuramallar i EFH rutinen DCE och konterat upp schablonvärde på aktuell fastighet då läses värdena direkt när leverantörsfakturan inkommer. Systemet automatkonterar upp fakturan och överskrids inte beloppgränser blir fakturan automatiskt definitvbokförd och ligger klar att komma med på betalningsförslaget.
Det som jag vill förtydliga är att:
Ändring av procentsatserna sker på ett ställe dvs i redovisningen.
Ni behöver inte uppdatera EFHmallarna i DCE när ni ändrat procentsatserna i redovisningen
Visma Control
Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.
Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".
Från version 13 och framåt ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.
Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.
I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.
Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.
Om du har registrerat en manuell betalning som visar sig vara felaktig, kan du börja med att kontrollera värdet i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. När värdet är DB kan du stryka betalningsraden och registrera om betalningen. Som alternativ kan du återställa betalningen, genom att registrera en negativ betalning, d v s samma som den felaktiga men med minustecken på beloppet. .
När du registrerar en betalning i utländsk valuta, är det utländska beloppet du ska ange. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.
I de fall det står SB, Slutbetald i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden, kan du däremot inte redigera betalningen. Hör av dig till visma.control@visma.com om du vill ha exempel på hur andra kunder gör i det fallet.
Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.
För er som alltid använder gruppkön ankomstregistering i leverantörsfakturaflödet och vill att vissa leverantörer som alltid har referensvärde på sig skall gå direkt ut i flödet. Kan ni slå på denna funktion per leverantör - Skicka inte faktura till Ankomstkön
Gör följande:
Enhetsregister Visma DCE Administrator
Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas.
Sök upp leverantören och ändra i Enheter\Enhetsregister\Leverantörer/Extra Info
Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön
Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.
Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?
Registrera leverantörsfakturan som delbetald
Gå in under Inköp / Registrera betalning.
Ladda fram fakturan med löpnumret.
Ange betalningssätt och betalningsdatum.
Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr.
Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").
I leverantörsreskontran ser det ut så här:
Registrera kundfakturan som betald
Gå in under Försäljning / Registrera betalning.
Ladda fram fakturan med löpnumret.
Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.
Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr.
Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.
Kontroll i systemet
Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra.
Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.
Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar.
I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.
Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto.Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.
När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera:
Redan förfallna fakturor
Kund- eller leverantörsreskontra
Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.
Nytt från version 15 är att du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27. Antalet likviditetsposter i fältet typ har utökats med tre poster.
Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.
Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.
Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.
Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare?
Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.
Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.
Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad.
För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".
Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.
Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:
Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering.
Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.
Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering.
Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda.
Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.
Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering.
Välj bokföringsdatum.
Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.
Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.
Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.
Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning.
Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare. Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning.
All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.