Användartips för Visma Control

Först är det viktigt och se till att SieExport är installerat på samma plats som Visma Control är installerat. Till exempel är Control installerat på ett fjärrskrivbord måste SieExport också vara installerat på fjärrskrivbordet.

En ny funktion som kom i version 11 av Visma Control är att du från Verifikationer - Sök och sedan  Visa - Verifikation enkelt kan redigera verifikationen genom att klicka den nya knappen Redigera längst ner till vänster. Genom att klicka på den kommer du automatiskt till fönstret Redigera verifikation för att göra redigering.

  En omatchad post som kommit in via Autopay och laddats fram i Control kan raderas. Tryck på knappen "radera" längst ner i vyn och posten tas bort. Om flera poster laddats fram samtidigt åtgärdas dessa först genom att matcha upp eller stryk raderna via minustecknet längst ut till höger. Strukna rader försvinner inte helt utan kan laddas fram igen till nästa gång. Raderade rader kommer inte fram igen.    

Ni som redan använder vårt attestflöde  Visma Document Center Enterprise kan enkelt koppla på funktionen DCE Mobile för att kunna sakgranska och attestera fakturor med din smartphone.  Denna modul ingår redan i er licens.  Ta kontakt med din konsult eller partner så hjälper vi er vidare.  Här kan ni se en kort video på hur det fungerar.

Om ni vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att ni inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar ni i när ni är i Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Ladda därefter om posterna, då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp". 

Om ni upptäcker avvikelser på betalningar som gått via Autopay så underlättar det för supporten om följande information anges vid kontakten för att kunna ge snabbare hjälp:   Vilken affärsenhet i Visma Control som betalningarna går ifrån, vilket IBAN-nummer affärsenheten har samt referensnummer på batchen som skickades till Autopay. 

Nu erbjuder vi ett kostnadsfritt webbinar av avtalsmodul i Visma Document Center Enterprise. Vi visar från grunden hur du enkelt kommer ingång och vilka inställningar som behöver göras.  Kan vara värt att redan nu undersöka att ni har era avtal i ett elektroniskt format  dvs pdf eller annat.   Datum  12 mars kl 10.00-10.30   Anmäl er via denna länken   Visma Contract    

I denna video visar vi  några av funktionerna som du kan göra.    DCE Mobile version 12.00                

I bifogad pdf fil finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2019/2020.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  12.  Några viktiga punkter att tänka på : -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control.  -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. I dagsläget ska då endast december 2019 och januari 2020 vara öppna. Lås alla andra perioder.  -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Men då man ska bokföra periodiseringar måste året vara aktivt och perioden öppen.   Har du frågor kontakta gärna Control support: [email protected]   “Gilla” gärna om du tycker att informationen är bra och användbar!

Har du full koll på din leverantörsfakturaprocess i Visma Control productline?    Ställ dig dessa frågor: Har full kontroll på fakturan från att den anländer tills den är betald? Satt upp ett detaljerat regelverk för dina kollegors attest och kontering? Betalar dina fakturor på förfallodatum, inte före och inte efter? Kommit igång med att använda webbappen Dce Mobile? Attesterar enbart fakturor som avviker från fakturamallarnas uppsättning? Har du kommit igång med Mottagningstjänsten Visma e-faktura? Visste du att du kan själv bestämma hur stor del som skall automatiseras Slippa hantera fakturor i olika format från olika leverantörer, där några skickar e-faktura, andra PDF och ytterligare några skickar pappersfaktura. Har du funderingar och känner att du vill komma igång med att effektivisera och bli mer digital kring din process kan du alltid kontakta oss här direkt på Community eller via din Visma kontakt.           

Fråga: Kan jag få en XML faktura som har en tillhörande PDF att visa PDF fakturan som första sida? Svar: Ja detta styrs med en inställning i Visma Administrator,  vilken sida som skall visas som första sida. 

Fråga: Vid auto-attest för återkommande faktura finns det en kontroll på att fakturan inte har kommit in i systemet mer än en gång? Svar: Ja denna validering sker direkt vid import mot Controls affärsregler på leverantörsregistret och även reglerna i DCE om förfallodatum är mer än 1 år framåt, momsbeloppet är större än fakturabelopp mm. Samtidigt kan man sätta upp hur många återkommande fakturor som skall få importeras detta styrs i mallen.   

Förfarandet att redigera en avskrivning skiljer sig från att redigera en verifikation. Istället för att stryka en rad i verifikationen ska redigeringen göras i anläggningshistoriken. Välj Anläggning-Sök-Anläggningshistorik för att redigera bokförda avskrivningar. I denna bakgrund läser man fram utförda avskrivningar och även andra händelser på anläggningen. Då en redigerad avskrivning sparas kommer automatiskt en motbokning av tidigare verifikation att ske och en ny verifikation skapas i bakgrunden. Om det nya beloppet medför att anläggningen blir fullt avskriven kommer anläggningsstatus att ställas om för att indikera detta. Notera! Belopp på avskrivning kan inte ändras för anläggningar som redan är fullt avskrivna.   Gör så här: Välj Anläggning-Sök-Anläggningshistorik. Filtrera på den anläggning som ska redigeras genom att i kolumnen AnläggningsID skriva in ID på anläggningen. Markera den avskrivningsrad, med händelsetyp 2-Avskrivning, som ska redigeras. Klicka på Öppna-ikonen i kolumnen Händelsetyp så att fönstret för att redigera avskrivning öppnas. Skriv in det belopp som skulle ha skrivits av, inte mellanskillnaden, utan det korrekta beloppet i Debet och Kredit fälten. Tänk på att inte lägga till rader utan redigera direkt på de rader som finns. När verifikationen balanserar kan man spara redigeringen, Klicka på Spara.

Du vet väl att du inte behöver aktivera ett nytt år för att kunna lägga upp periodiseringar?   Det räcker med att året är skapat i Visma Control. Skapa nytt år görs under Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När det sen blir aktuellt att bokföra periodiseringarna måste dock året vara aktivt. 

    Hej! För er som har brutet räkenskapsår, ni vet väl att vi har en lathund för årsbyte? Ni är välkomna att höra av er till oss för att ta del av denna! Mejla in till [email protected]   Med vänlig hälsning, Supporten

Ni kunder som idag använder vår betalningstjänst Visma .net Autopay, och har Swedbank som bank, har troligtvis stött på att betalningar blir avvisade pga ogiltiga tecken. Detta kan såklart gälla för alla banker,  men just för Swedbank har det varit en hel del avvisade betalningar. Jag bifogar därför nedan, de tecken som tillåts av Swedbank per idag, för översyn i erat leverantörsregister. Vi har dialog med banken och gjort dem uppmärksamma på att de bör tillåta flera tecken än vad de gör idag. De tecken som tillåts är följande: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z å Å ä Ä ö Ö 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / - ? : ( ) . , ' + & < > ” Mellanslag/Space   För att minimera antalet avvisningar har Visma .net Autopay, den 6/6, implementerat en "vaskningsfunktion" som innebär att betalningstjänsten går igenom leverantörsinformationen som finns och ser till att ersätta de icke godkända tecknen som vi känner till med ett frågetecken (?) istället. Förhoppningsvis kommer detta att minska antalet avvisningar.   Ni kanske redan nu har märkt skillnad?

Semestern närmar sig och det finns en del att tänka på ; -Om ni har semestervikarier tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som vikarien ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats som vanligt hela sommaren. Våra öppettider hittar ni under support ikonen uppe till höger. Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen kontakta supporten för mer hjälp.   Trevlig sommar!

Supporten använder Teamviewer för att ge fjärrsupport. Vi på supporten kan då se kundens skärm och på så sätt ge en säker och snabb support.   Vid kontakt med oss på supporten är nedan länk bra att ha tillgänglig:   http://teamviewer.com/download/TeamviewerQS.exe