Användartips för Visma Control

För att lägga till ett nytt konto som periodiseringskonto behöver man tillgång till DCE Administrator.  Börja med att gå in på Enheten - Enhetsregister - Inställningar och fliken Konton och Objekt.  Markera raden för Konto överst och klicka sedan i rutan för Visa objektvärden.  I den nya rutan som visas letar du upp kontot du söker, markerar det och bockar i rutan Periodisera ute till höger.  Klicka därefter på Verkställ och sedan på Spara.   Det nya kontot kommer nu vara valbart vid periodisering i DCE.  

Att leta differenser inför momsredovisningen brukar inte kännas som väl investerad tid. Här får du ett tips på hur du enkelt kan hitta differenserna så att du kan åtgärda dem snabbt. 

Om ni har många affärsenheter, men ett upplägg med moderbolag och dotterbolag, så finns möjlighet att hantera betalningar via moderbolagsavräkning, eller även kallad Cashpool i Visma Control. Man kopplar då dotterbolagen till moderbolaget och genom detta kommer återrapportering hanteras automatiskt direkt i dotterbolaget och sedan motbokas mot moderbolaget vid betalning och återrapportering.   Det är bara de sk. Cashpool-bolagen/moderbolagen som exporteras till Autopay Det är bara Cashpool-bolagen/moderbolagen som har bankavtal i Autopay Bokning av objekttyp för motpart och interimskonto mellan moderbolag och dotterbolag hanteras vid återrapportering. Betalnings skapas, precis som vanligt, i flödet Skapa betalningar. Där kan samtliga bolag, moderbolag och dotterbolag, väljas och skickas iväg för betalning till Visma .net Autopay och banken. Väl i Auotpay för godkännande listas samtliga bolags fakturor så man tydligt ser vilka fakturor och dotterbolag som hör till ett viss moderbolag.   Återrapportering av betalda fakturor sker via som vanligt helt automatisk, när banken har betalat fakturorna, men vid användning av moderbolagsavräkning/Cashpool så skapas det två verifikationer:   Betalningsverifikation i dotterbolaget som bokar bort leverantörsskuld mot interimskontot till moderbolaget.  Betalningsverifikation i moderbolaget som bokar mot likvidkontot för betalningen samt mot interimskontot. I båda verifikationerna hanteras motpartskod

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att  sakgranska och attestera  sina fakturor om fakturabeloppet är upp till  2000 kr. Är fakturabeloppet på  t ex 2001 kr kan Anna inte  både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.  

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

Det finns i Visma Control funktioner för snabbval i datumfält och kortkommandon som kan hjälpa såväl erfarna som nya användare att arbeta mer effektivt i systemet.     Snabbval i datumfält För att välja dagens datum kan man i datumfältet skriva in ”idag” (det räcker att bara skriva bokstaven ”i”) så kommer dagens datum upp och kan väljas.     Man kan med hjälp av minustecken och plustecken få upp förslag på datum som ligger önskat antal dagar innan eller efter dagens datum. Man kan till exempel skriva in -3 för att få upp datum 3 dagar innan dagens datum, eller +5 för att få upp ett datum 5 dagar framåt.   Kortkommandon Det finns kortkommandon som kan användas för att underlätta och effektivisera användandet i Visma Control. Till exempel att klicka på ”F1” för att nå hjälpavsnitt för aktuellt fönster i klienten.   Alla dessa kortkommandon går att hitta på följande länk: Kortkommandon Visma Control  Listan går även att nå via Hjälp>Supportpanelen i Control-klienten. Sök på ”snabbval”.

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Nu när det börjar närma sig årsskifte finns del en del viktiga saker att tänka på i Visma Control. Några viktiga punkter: -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control. I dagsläget innebär det att man låser 2019 och aktiverar 2021. Året 2020 går fortfarande att boka på. -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". Dvs 2021. -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. Det betyder att man endast bör ha öppet december 2020 och januari 2021. Lås alla andra perioder. Skulle något behöva bokas går det att öppna tillfälligt. -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Först då periodiseringar ska bokföras i periodiseringsrutinen under redovisning-operationer måste året vara aktivt och perioden öppen.   Via länken nedan finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2020/2021.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  Control 13.  Årsbytesrutin 2020    Har du frågor kontakta oss gärna på Visma.control@visma.com   “Gilla” gärna om du tycker att informationen är bra och användbar!

Här kommer ett litet tips från oss på DCE supporten nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

I de fall då en enskild reskontrapost är betald i Autopay men blir inte återrapporterad i Control vill vi tipsa om hur ni kan felsöka i inköp-sök. I kolumnerna Autopaystatus och Autopaymeddelande  får man information om anledningen till att återrapporteringen inte kunnat slutföras i Control. Syns inte kolumnerna plockas dessa fram under kugghjulet. Det kan t ex stå "period/datum kan inte användas" vilket beror på att perioden inte är öppen i Control.  Då måste perioden öppnas och sen kan återrapporteringen göras.         

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.      Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget sakgranskning, men användaren har inte denna kö. Saknar du någon kolumn,  Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till. Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Från version 13 av DCE går det att styra om ett meddelande måste anges eller ej vid användning av funktionen "Spärra för betalning". Inställningen hittas i DCE-admin under enhetsparametrar och heter "BlockPaymentMessage". Parametern kan ha värde 1 och 0, där 1 anger att ett meddelande alltid måste anges om en faktura bockas i för "Spärra för betalning".