Användartips för Visma Control

Under Redovisning / Avstämning bokslut kan du enkelt stämma av balanskonton vid bokslutet. Du anger vilken affärsenhet och period som ska stämmas av. När du klickar på Ladda, ser du IB, UB och periodens förändring per konto. Från version 14 kan du välja om du vill inkludera konton med nollsaldo eller inte. Så här gör du: Ange avstämt belopp i kolumnen "Avstämt belopp". Om det finns en differens som du kontrollerat, och som du väljer att acceptera, kan du markera raden som avstämd trots differensen. Ett exempel är att du vet att differensen rättar till sig i månaden efter, och att den därför inte spelar någon roll. Du kan också välja att inte kryssa i "Avstämt belopp". Bifoga eventuella anteckningar med bilagor (från ver 14), som exempelvis “felkontering, bör korrigeras”, och bifoga t ex en bild av verifikationen.  Genom att klicka på pilen i kolumnen UB Period, anges automatiskt UB beloppet i kolumnen Avstämt belopp. Kontot blir då automatiskt markerat som låst, och kan låsas upp genom att ta bort bocken. Det är möjligt att låsa ett konto även om det finns en differens, eftersom differensen kan ha uppstått före avstämd period. Klicka på Spara när avstämning är klar. Kontot får status avstämt och det är möjligt att se vem som stämt av.  Om du vill bifoga rapporten Avstämning Bokslut med anteckningar till ditt bokslut, kan du skriva ut den under den från Rapportcentralen under Månadsrapporter, och bilägga den med anteckningar till ditt bokslut.   Hör av dig till oss med frågor och funderingar på visma.control@visma.com.

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

I Visma Control 14 har ett nytt fält tillkommit för enklare hantering av moms, vilket även underlättar redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms.    Det innebär att du numera fyller i momskoden både på intäktskontot och på momskontot, medan du på momskontot kryssar i rutan “Momskonto”.    Så här ser det ut på exempelvis konto 3011: och så här ser det ut på exempelvis konto 2611:   Ytterligare information om gällande regler finns på www.skatteverket.se, där även förslag och rekommendationer finns från BAS-kontogruppen om val av konton.

Statusuppdatering! Nedan problem kommer att lösas kommande vecka med en systemuppdatering i Autopay. Den senaste veckan har det skett en förändring i utskicken från Autopay för vissa banker. Det som har skett är att det kommer med ett valuteringsdatum i inbetalningsfilerna tillsammans med bokföringsdatum. Om det finns med ett valuteringsdatum i filen kommer Control att välja detta datum som bokföringsdatum. Detta enligt den information vi har fått gällande ISO2022 formatet. Vi utreder nu detta med hög prio, tillsammans med Autopay, hur det ska lösas på bästa sätt. Tills vidare, finns en tillfällig lösning för att själv kunna justera till rätt bokföringsdatum, och det är att aktivera “Manuellt flöde” i Control under Inställningar - Betalningar - Autopay. Då kommer inga inbetalningar att läsas in automatiskt utan istället hamna på avvikelselistan så att de går att hantera manuellt. Vi är medvetna om att detta inte är en hållbar lösning i längden, utan tillfällig, tills vi har en lösning på plats.

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.    Fakturamallar DCE  

Om man arbetar med en leverantörsfaktura i Visma Control och vill ha mer information om ex fakturans flöde, hantering, attestanter, fakturabild m.m går det att öppna fakturan i DCE direkt från Control. Detta görs via "DCE-ikonen" som bland annat finns i reskontra-, betalnings- och redovisningsvyn.   Syns inte kolumnen går det att lägga till via kolumnväljaren enligt ovan bild.   Notera att användaren måste ha sökbehörighet för fakturan i DCE för att få öppna den.

Det är inte möjligt att låsa en period för en enskild affärsenhet då perioderna är för hela databasen. Det man kan göra istället är att man låser verifikationsserierna som är kopplade till den affärsenheten man vill låsa och på så sätt är det inte möjligt att bokföra på denna affärsenheten. Tänk på att verifikationsserierna behöver vara kopplade till affärsenheten.    Har ni önskemål om vad ni vill läsa om på Communityt så tar vi tacksamt emot dessa!

Då man gör en manuell betalning av en kund eller leverantörsreskontrapost som har valuta är det viktigt att tänka på hur det hanteras.  Nedan två exempel är bra att ha som "regler". 1. En reskontrapost med valuta ska slutbetalas och generera valutakursskillnad. -I registrera betalningar väljer man "inte skickad via fil eller Autopay" samt "Standardbokning" och laddar fram den reskontrapost som ska betalas.  För att generera valutakursskillnad ska det inhemska beloppet ändras alternativt kursen ska ändras. Det utländska beloppet ska vara samma som tidigare vid en slutbetalning 2. En reskontrapost med valuta ska delbetalas dvs inte slutbetalas. -I Registrera betalningar väljs samma som punkt 1 och reskontraposten laddas fram. I det här fallet ändras alltid det utländska beloppet. Ändras det inhemska beloppet genererar det som under punkt 1 en valutaskillnad och man får en slutbetald post. Ändras det utländska beloppet skapas en DB-rad i reskontran.    I båda fallen rekommenderar vi att använda knappen "förhandsgranskning" längst ner i betalningsbilden innan man sparar. Markera raden och tryck förhandsgranska för att få upp en vy med två flikar. En flik för hur reskontran kommer att se ut och en flik för verifikationen.   Tänk på att om "SEK" används i valutafältet ska de posterna hanteras på samma sätt som annan valuta.  

Om du behöver ändra kostnadskontot som används i en periodisering.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control. -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren. Ett separat inlägg finns här  på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där DCE ikonen visas.                         

I vissa fall kan problem i Visma Control lösas av en omstart av de tjänster som hanterar Control. Exempel på problem som kan lösas av en omstart av tjänster är om Control inte får kontakt med Visma Reporting Service eller problem att ansluta till Visma On Demand Gateway. De problem som kan lösas av att starta om tjänsterna påverkar i regel alla användare.   Tjänsterna är vanligtvis lokaliserade på den server där Visma Control är installerat. Kontakta er interna IT/driftpartner för hjälp med detta om ni inte har tillgång till detta själva, eller behöver hjälp att starta om tjänsterna.   Visma Control har upp till 4 tjänster som används för att applikationen ska fungera korrekt. Antal tjänster och dess namn kan variera beroende på version, anpassningar och installation. Observera att det är viktigt att tjänsterna startas om, och inte bara kontrolleras att de är igång.   Vid behov eller när Visma ber er att starta om tjänsterna är det de gulmarkerade tjänsterna i bilden nedan som behöver startas om. Öppna services.exe på servern för att hitta tjänsterna. Att starta om tjänsterna ska inte orsaka några problem för användarna vid ordinarie användning och går vanligtvis relativt snabbt. Men användare som är inloggade kan uppleva kortare störningar medan omstart sker. Det kan därför vara bra att meddela organisationen att omstart sker.   Undantagsfall är om avancerade operationer utförs. Till exempel byta av år eller omräkning av saldo. Omstart av tjänsterna bör inte utföras medan denna typ av operationer utförs om inte absolut nödvändigt.

Support för kunder med Supportavtal För att våra kunder ska få den bästa servicen på marknaden strävar vi kontinuerligt mot att vara bäst på marknaden. Du som kund ska känna dig trygg och alltid kunna få hjälp med ditt ärende av oss på Visma Software AB. Har du inte något supportavtal rekommenderar vi starkt att du tecknar ett. Hör av dig till linda.sablic@visma.com Med ett supportavtal kan du förvänta dig   Supportfunktionens åtaganden   Supportfunktionen har öppet kl. 8.00 – 17.00 helgfria vardagar, med lunchstängt mellan kl. 12.00 –13.00, samt kl. 8.00 -13.00 dag före röd dag.   Ärenden kategoriseras enligt nedan nivåer:    Stillestånd/Kritisk - Kunden har en redan driftsatt installation som har slutat att fungera. Visma Software påbörjar ärendet omgående.    Hög - Användaren kan logga in i systemet, men någonting i arbetsflödet fungerar inte som det ska på grund av systemfel orsakade av applikationen. Supporten påbörjar ärendet inom två (2) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Normal - Allmänna frågor angående användandet av standardapplikationen. Vi påbörjar arbetet inom fyra (4) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Supportfunktionen arbetar normala kontorstider på helgfria vardagar, men är ett ärende kategoriserat som Stillastånd/Kritiskt, enligt ovan, finns möjlighet för Supportfunktionen att arbeta utanför ovan nämnda kontorstid, om så krävs.   För det fall Parterna har olika uppfattning om vilken nivå ett ärende ska hanteras inom, äger Visma Software rätt att slutligt avgöra ärendets nivåtillhörighet.   Alla ärenden loggas i det webbaserade ärendehanteringssystemet där både frågor och lösningar dokumenteras.  Genom Supportfunktionen kan Kunden få hjälp med följande:    Ärendehantering Supportfunktionen tar emot ärendet och gör en första felanalys för att antingen åtgärda felet per telefon/e-post eller skicka ärendet vidare till rätt instans. Supportfunktionen har ett nära samarbete med våra applikationskonsulter och konsultprogrammerare. Supportfunktionen åtar sig att meddela Kunden för det fall denne anser att ett supportärende anmält av Kunden inte omfattas av Visma Softwares Supportåtagande enligt Avtalet.    Alla ärende registreras och lösningar dokumenteras i Visma Softwares ärendehanteringssystem. Detta system finns även tillgängligt för våra konsulter.   Uppkoppling Supportfunktionen har möjlighet att koppla upp sig via datalänk mot Kundens IT-miljö för att själva kunna uppleva felet eller utföra rättningar.    Eskalering Om inte ärendet kan avhjälpas genom Supportfunktionen meddelar Supportfunktionen Kunden att Kunden ska kontakta konsult hos Visma Software som tar över ärendet   Webbaserat ärendehanteringssystem Om Kunden önskar finns möjlighet att använda Visma Softwares webbaserade ärendehanteringssystem för att registrera och följa ett ärendes olika status.    Övrig kundservice Visma Software har arbetat aktivt med att utveckla Supportfunktionen till ett komplett kundcenter med såväl traditionell kundservicefunktion som funktion för utbildning och förvaltning.    Kunden erbjuds service inom: frågor om hur systemet används i standardversionen, problemlösning, utbildning som Supportfunktionen håller i, samt  kundforum där Kunden kan ta del av frågor och svar samt tips och trix både från andra kunder och från Supportfunktionen.   För att ge dig som kund den bästa tänkbara servicen revideras Vismas avtal för standardsupport kontinuerligt. Gällande villkor finns alltid att läsa på Vismas kund Community. Support via telefon och online Vismas support består av kunnig och erfaren personal. Ingen fråga är för stor eller för liten att besvara för oss! Vi gör vårt allra yttersta för att ge dig den bästa supporten.  Vi satsar kontinuerligt på aktiviteter för att du som kund ska känna dig så nöjd som möjligt. För att vi ska kunna vara bäst på marknaden behöver vi din hjälp. Sedan November 2014 mäter vi kundnöjdhet med en enda fråga: På en skala från 0 till 10, hur nöjd är du med servicen du har fått? Med Net Promoter Score (NPS), vill vi ta reda på hur nöjd du är som kund och om det finns några förbättringsområden. Du får frågan via e-post när du har varit i kontakt med supporten. Enkäten innehåller tre frågor och tar högst två minuter att svara på. Genom att du som kund får sätta en siffra på nöjdheten får vi ett mått som vi noga följer månad för månad. Vi uppskattar mycket om du tar dig tid att besvara frågorna och hjälper oss att bli bättre! Har du frågor om NPS eller ditt supportavtal? Kontakta Linda Sablic, supportansvarig på telefon 010-14 12 685 eller e-post linda.sablic@visma.com Visma Control och Visma Document Center Enterprise Skicka ditt ärende till Customer Success: visma.control@visma.com Telefon: 010-141 27 50 E-post: visma.control@visma.com  Öppettider E-postsupport: Måndag till fredag 8 – 17 Telefonsupport: Måndag till fredag 9 – 15 (lunchstängt kl 12-13) Dag före röd dag stänger vi kl 13. Gällande Visma PX så tillhandahålls Support- och Konsultärenden från och med 1/10-2020 av PX Expert Norden. Kontaktvägen in är dock fortfarande densamma. Vi meddelar berörda kunder när en förändring kommer att ske gällande inkommande ärenden. Kurser för användare av Vismas system Vi erbjuder en mängd olika utbildningstillfällen i Visma Control och Visma Document Center Enterprise. Våra kursledare har mångårig erfarenhet av systemen. Genom arbetet på supportavdelningen har de fått de flesta frågor och kan ge er de bästa tipsen för att kunna spara tid och använda ert system effektivt. Vi erbjuder i första hand webbinar. Då slipper ni rese- och hotellkostnader och sparar dessutom tid. Deltagarna får utbildningsmaterial med övningsuppgifter som vi gemensamt går igenom på kursen. Det finns möjlighet att ställa frågor vid varje delmoment och på slutet av dagen. Anmäl dig i Visma Community

Om man har läst fram en verifikation via Redovisning - Sök och vill redigera denna verifikationen. För att göra det på en enkelt sätt så öppnar man upp verifikationen med hjälp av den blå mappen (bild 1). För att sedan redigera den verifikationen så kan man trycka på Redigera nere till vänster (bild 2), så öppnas verifikationen upp och är då möjlig att redigera.    Bild 1      Bild 2  

I de fall då en enskild reskontrapost är betald i Autopay men blir inte återrapporterad i Control vill vi tipsa om hur ni kan felsöka i inköp-sök. I kolumnerna Autopaystatus och Autopaymeddelande  får man information om anledningen till att återrapporteringen inte kunnat slutföras i Control. Syns inte kolumnerna plockas dessa fram under kugghjulet. Det kan t ex stå "period/datum kan inte användas" vilket beror på att perioden inte är öppen i Control.  Då måste perioden öppnas och sen kan återrapporteringen göras.         

Från Visma Control 13 kan man även schemalägga bokföring av verifikat. De verifikationer som är godkända via Visma Approval kan numera läggas till i Schemaläggaren och bokas automatiskt. Sedan tidigare är det möjligt att schemalägga periodiseringar, skicka fakturor och skapa påminnelser.

Hej!   Det finns ett stort antal kortkommandon eller snabbval som man kan göra i control som kan vara smidiga när man väl lär sig dem. Vilka dessa kortkommandon är kan ni finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true   Glad sommar!  

Hej!   Nu när semestern närmar sig finns det en del att tänka på i Visma Control. -Om ni har semestervikarier tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som vikarien ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats som vanligt hela sommaren. Ett separat inlägg kommer här på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen kontakta supporten för mer hjälp.