Användartips för Visma Control

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.      Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget sakgranskning, men användaren har inte denna kö. Saknar du någon kolumn,  Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till. Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.  

Från version 13 av DCE går det att styra om ett meddelande måste anges eller ej vid användning av funktionen "Spärra för betalning". Inställningen hittas i DCE-admin under enhetsparametrar och heter "BlockPaymentMessage". Parametern kan ha värde 1 och 0, där 1 anger att ett meddelande alltid måste anges om en faktura bockas i för "Spärra för betalning".  

"Validera kontering" är en rättighet som kan tilldelas en användare.  Steget ligger mellan ”Sakgranskning” och ”Attest” och utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa fakturor för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en konteringssignatur från en användare med rättigheten aktiverad innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I gruppkön ”Validera kontering” har ekonomihandläggare möjlighet att: Redigera konteringsrader på fakturorna (dock ej möjlighet att ta bort sakgransknings- eller attestsignatur) Radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext Skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare Skicka fakturakopia till valfri användare Samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Om ni som kund alltid använder steget ankomst i leverantörsfaktura flödet kan nu styra funktionen på leverantören om inkommande fakturor inte skall stanna i steget ankomst om referensvärde finns med på fakturan. Förutsättningar är att ni har senaste versionen DCE 13.00 Inställningar i Enhetsregister Visma Administrator Enhetsparametern UseArrival = 1 (har ni redan påslagen) att ankomst alltid skall användas. Sök upp leverantören  och ändra i leverantörsdata/Extra Info  Markera värde Skicka inte fakturan till Ankomstkön Fakturorna från aktuell leverantör kommer inte att stanna i steget ankomst om referensvärde finns.    

I tidigare versioner av DCE behövde användare ha rättigheten "Redigera kontering på låsta konton" för att kunna kopiera en kontering som innehöll ett låst konto. Detta medförde att användaren även fick behörighet att manuellt kunna redigera konteringsrader med låsta konton.   Från version 13 av DCE har istället en ny nivå lagts till på rättigheten "Kopiera kontering". Nivån möjliggör en användare att nyttja låsta konton i funktionen, men endast då.    

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både orgnr och bgnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget bgnr och en med bgnr till ett factoringbolag. Dessa kan då matchas även om factoringbolagets bgnr finns på andra leverantörer. I tidigare versioner har detta inte fungerat.  

Under sommaren och semestertider så kan användare behöva ta över varandras arbetsuppgifter och fakturaflöden. Nedan finns arbetsgångar på den lättaste hanteringen samt tips på de vanligaste felen som kan uppstå i samband med ersättare.   Lägga till vikarie  Temporära roller  Försvunna fakturor 

2FA (tvåfaktor-autentisering) är obligatoriskt för signering av betalningar i   visma.net/autopay. 2FA är en säkrare betalningshantering. När betalningar signeras anges lösenordet till   visma.net   kontot samt en 6-siffrig kod som genereras via appen Google Authenticator. Vid första inloggningstillfället uppmanas du att ladda hem appen google authenticator. En QR-kod genereras som scannas via appen. När detta är gjort är din smartphone kopplad till det konto som du loggat in med.   Visma.net/autopay saknar stöd för Internet Explorer   From 1 juni finns inget stöd för Internet Explorer för   visma.net/autopay, vilket innebär att betalningar   inte   går att signera om Internet Explorer används som webbläsare. Crome, Edge och Firefox har fortsatt stöd för   visma.net/autopay. 

 Hej!   Nu när det närmar sig sommar och semester så vill vi påminna er om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

Steget ”Validera objekt” ligger likt "Validera kontering" mellan steget ”Sakgranskning” och ”Attest”. Funktionen utgör en möjlighet för ekonomihandläggare att sortera ut vissa konteringar för kontroll, innan de skickas vidare till ”Attest” och ”Definitivbokning”.   Konteringar som vill kontrolleras läggs upp per enhet i DCE-admin under Enhetsregister>Inställningar, fliken Objektkontroller. Har fakturan när den skickas från ”Sakgranskning” till ”Attest” en kontering som stämmer överens med upplagd i systemet innebär detta att fakturan skickas till ekonomiavdelningens gruppkö för steget ”Validering kontering”.   I nedan exempel stannar alla fakturor konterade med [4051] eller [4011 och projekt 101] i Validera Objekt.   I gruppkön ”Validera Objekt” har ekonomihandläggare möjlighet att redigera konteringsrader på fakturorna, radera konteringsrader (fakturan måste då sakgranskas på nytt), förändra eller lägga till fritext, skicka tillbaka fakturan till valfri sakgranskare, skicka fakturakopia till valfri användare, samt möjlighet att ändra mottagare i nästkommande steg (dvs. ”Attest”).

Följande steg går igenom hur ett eller flera registrerade avtal raderas från DCE. För att radera ett avtal behövs tillgång till DCE-admin.   Börja med att söka fram och ändra status på önskade avtal till "Makulerat" i DCE-webb. Fältet hittas inne på avtalet i den vänstra kolumnen. Öppna därefter upp DCE-admin och gå via Operationer>Operationer, fliken Ta bort avtal. Sök fram och markera ett eller flera avtal som ska raderas. Klicka Ta bort. Avtalet är nu raderat.

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i DCE. Inställningarna hittas i DCE admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen. Tänk på att inställningen kan ta några minuter innan den slår igenom i DCE-webb.  

Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i DCE. Steget ligger efter attest och används som en extra sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalning.      Funktionen går att styra så att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar i DCE-admin: UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via DCE-admin>Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".    

Ni som redan använder vårt attestflöde  Visma Document Center Enterprise kan enkelt koppla på funktionen DCE Mobile för att kunna sakgranska och attestera fakturor med din smartphone.  Denna modul ingår redan i er licens.  Ta kontakt med din konsult eller partner så hjälper vi er vidare.  Här kan ni se en kort video på hur det fungerar.

I DCE under "Sök faktura" finns möjlighet att spara urvalen vid en sökning som ett filter. Nästa gång du ska göra en sökning med samma urval kan du enkelt välja att ladda sökfiltret och du slipper lägga dit urvalen manuellt.     Om du har återkommande sökningar med samma urval är detta ett tips för att spara tid. När ett filter laddats kan du välja att korrigera urvalen om exempelvis ett datumintervall ska ändras.  

Ibland kan visningsfel eller andra konstigheter uppstå i DCE-webb. Det kan exempelvis vara att någon knapp blir avaktiverad eller att en vy ser felaktig ut. Oftast löses problemen lätt genom att gå igenom följande steg: Logga ut ur DCE. Rensa webbinformation i webbläsaren. Logga in i DCE och gå till "Användarinställningar", uppe till höger. Välj här "Återställ" för Listor i fakturamodulen. Stäng användarinställningarna, sidan kommer nu laddas om.

Ny i programmet eller bara lust att fördjupa dig i någon funktion? Nu erbjuder vi möjligheten att skräddarsy utbildningar i Visma Control, Document Center Enterprise och PX där du själv bestämmer innehållet. Det kan vara allt från kortare webinar till heldagsgenomgångar på plats hos er.   Utbildningarna hålls av våra erfarna konsulter och efter era önskemål. En större kunskap ger en större trygghet och ett effektivare arbete.   Klicka HÄR för att registrera din intresseanmälan.

Nu erbjuder vi ett kostnadsfritt webbinar av avtalsmodul i Visma Document Center Enterprise. Vi visar från grunden hur du enkelt kommer ingång och vilka inställningar som behöver göras.  Kan vara värt att redan nu undersöka att ni har era avtal i ett elektroniskt format  dvs pdf eller annat.   Datum  12 mars kl 10.00-10.30   Anmäl er via denna länken   Visma Contract