Användartips för Visma Control

För att kunna använda valuta i Visma Control, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Visma Control läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Visma Control? Kontakta visma.control@visma.com.

Hej allihopa!   Under semesterperioden har vi lägre bemanning, vilket kan leda till något längre handläggningstider än vanligt. Vi uppskattar din förståelse och kommer att sträva efter att svara på dina frågor så snabbt som möjligt. Behöver du  personlig service via telefon registrera ett ärende så tar vi kontakt med er.   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.  För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

I Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta år, behöver du vara systemadministratören, eller ha rollen dbo på SQL-server. När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide om årsbyte. 

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras. 

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

Så kan du bättre kontrollera sidbrytningar i Visma Insikt, t.ex. när man exporterar till PDF.

För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Visma Control från version 15 för dig som hanterar betalningar via AutoPay.   Det möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.   Så fungerar det: När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”. Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad. För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.   Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad. För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".     Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

Mottar du meddelanden från Autopay om exempelvis avvisade betalningar och önskar att fler inom organisationen ska få samma information?   För att möjliggöra detta, behöver du navigera till bankavtalet i Autopay. Välj "Administration" och under bankavtalet hittar du en redigeringsikon under "Åtgärder". Inom fliken "Lägg till information om betalaren" hittar du fältet "E-postkontaktlista". Här kan du redigera och lägga till ytterligare användare som ska motta meddelanden från Autopay.   Denna funktion säkerställer att relevant information snabbt och effektivt når rätt personer inom din organisation.       Har du några tankar och funderingar? Tveka inte att höra av dig till Visma.control@visma.com

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".   För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

Här kommer ett tips att undersöka när en faktura är försvunnen i DCE. Vid en sökning står det att den ska ligga hos en användare, men under Operationer - Flytta faktura i DCE Admin finns den inte.    Titta då i vilket steg den ligger och undersök sen om användaren har denna kö. Om exempelvis fakturan skulle ligga i steget Attest, men användaren har inte denna kö.   Saknar du någon kolumn, Steg eller Användare? Klicka på Kolumnväljare nere till vänster och lägg till.   Lösningen är då att tillfälligt ge användaren denna kö och efter detta är gjort kan du flytta fakturan under Operationer - Flytta faktura. När du är klar kan du ta bort kön för användaren igen.