Användartips för Visma Control

För att kunna använda valuta i Visma Control, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Visma Control läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Visma Control? Kontakta visma.control@visma.com.

I Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta år, behöver du vara systemadministratören, eller ha rollen dbo på SQL-server. När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide om årsbyte. 

DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.  För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras. 

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

Så kan du bättre kontrollera sidbrytningar i Visma Insikt, t.ex. när man exporterar till PDF.

Här har vi i supporten sammanställt en lista med tips och saker som kan vara bra att veta när det gäller SIE Import och Export.    Sie export Det är möjligt att ta ut en SIE fil per affärsenhet. Oftast används en affärsenhet av våra kunder som bolag med enskilda organisationsnummer.    Om du använder Visma Control (onprem) och har en ny dator, tänk på att SIE-export är en separat installation. Skulle de inte hitta installationsfilerna så kan de kontakta oss för att få filerna och installationsanvisningar. Som standard installeras sie-export i sökvägen : C:\ProgramData\Visma\SieExport\   Får du inte ut alla verifikationer i filen? Testa fyll i 1 - 999999999 (eller högsta ver-nr man se i verifikationsserien med flest verifikationer) i fr.o.m. ver serie och t.o.m ver serie. Se nedan bild för exempel.     SIE Import Felmeddelande att flag command failed : actual 1 expected 0#Flagga. Ett fel har inträffat när importfiltret kördes. Meddelandet tyder på att filen redan är inläst då den är "flaggad" med "1". Om du vill importera filen igen så behöver du öppna den i t,ex anteckningar och ändra högst upp till vänster där det står "flagga 1" till "flagga 0". Spara och sen kan du importera den igen. Men säkerställ så att den inte redan tagits in i systemet. Alla SIE-typ-filer är olika och importerar olika saker. Se nedan för beskrivning:   SIE 1 - Bokslutsaldo SIE 2 -  Periodsaldo Denna baseras på SIE 1 men innehåller även kontosaldo specificerat per period. SIE 3 - objektsaldo Baseras på SIE 1 men med koppling till avdelning/projekt, saldo per period. SIE 4 -  transaktioner

Hej allihopa! Vi vill informera om att vår supporttelefon kommer att vara stängd mellan vecka 25 och 33. Under denna period har vi reducerad bemanning, men vi finns tillgängliga via andra kanaler. För supportärenden, vänligen kontakta oss via e-post på: visma.control@visma.com. För de av er som har tillgång till vår supportportal, är ni välkomna att använda den för att få hjälp. Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Succsess

Använd Visma Manager för att godkänna betalningar via Visma Autopay.       Ser du inte AutoPay i appen så beror det på att du saknar behörighet. Kontakta i så fall din administratör.   Visma Manager appen kan laddas ner på:              

I ColRows kan du skapa egna rad- och kolumndefinitioner om du vill att din balans- eller resultaträkning ska se ut på annat sätt än det som är standard. Du kanske vill ha en resultaträkning med endast summor per kvartal eller en funktionsindelad resultaträkning? För att dölja en rad tar du bort markeringen i kryssrutan i kolumnen Visa i raddefinitionen.      I kolumndefinitionen anges periodsaldo och 0 för innevarande år. Ange därefter fr o m månad och t o m månad, samt fast värde för kvartalen.      Tänk på att alla förändringar som görs i ColRows slår igenom i vissa av databasens tabeller. Om du vill utgå från en tidigare rapport som du ändrar, rekommenderar vi därför att du först sparar om definitionen med ett nytt namn, och därefter ändra i kopian. Namnet på nuvarande rad- och kolumndefinition kan du se under “Visa fler parametrar” på respektive rapport i Utskriftscentralen.     Har du frågor eller funderingar om rad- eller kolumndefinitioner? Testa vår chatbot eller kontakta supporten. 

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.   

Nu är det snart semester, och det finns en del att tänka på för dig som arbetar i Visma Control.   Testa rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. Som att skapa en betalning eller gör en import. Säkerställ att vikarien kan alla steg i rutinen och förstår hela flödet. Om du behöver hjälp med utbildning kan en konsult hjälpa dig mot debitering i god tid före semestern. Ge vikarien alla privilegier och behörigheter som behövs. Det behövs också någon som kan hantera användare under semestern.  Stäng perioder ni inte ska arbeta i för att undvika felaktiga bokningar. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier. Supporten är bemannad hela sommaren via supportportalen för dig som har tillgång till den, samt via mail för dig som ännu inte har tillgång till portalen.    Har du frågor eller funderingar? Välkommen att höra av dig!

Har du betalningar som är betalda i Autopay men inte slagit igenom i Control? Då kan du använda dig av funktionen Uppdatera Autopay status som du finner under Inköp - Operationer.  Här väljer du Affärsenhet samt klickar i Control buntnummer och skriver in det buntnummer som står i kolumnen Autopay Buntnummer. Buntnummret hittar du om du söker fram reskontraposterna i Inköp - Sök. Har du inte kolumnerna som visar detta kan du lägga till dem med det lilla blå kugghjulet.  Om Autopay Status nu har ändrats till betald efter operationen så kan du gå till Inköp - Registrera betalningar - Skickad via Autopay, och ladda fram betalningarna där för återraportering.  Observera att denna funktionen finns i Control version 12 och uppåt.

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

När du vill göra en automatkontering som genereras av ett konto eller ett objekt direkt vid registrering av en verifikation eller faktura, väljer du en transaktionsbaserad automatkontering. Om du själv vill välja när automatkonteringen ska utföras, kan du istället sätta upp en saldobaserad. Du kan välja Saldobaserad IB om du vill att IB ska räknas med i saldobasen.    För den transaktionsbaserade automatkonteringen är utlösande konto eller objekt obligatoriskt som ID. Eftersom det kan underlätta sökningen och byte mellan transaktionsbaserad och saldobaserad automatkontering, är det möjligt att använda samma ID för en saldobaserad automatkontering som för en transaktionsbaserad. Kom ihåg att inaktivera den transaktionsbaserade automatkonteringen och du byter till saldobaserad så att du inte får dubbletter.     Har du frågor eller funderingar? Ställ en fråga i chatboten eller kontakta din support. 

Har du en kundfaktura du vill periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet. Efter du har skapat din faktura i Control går du till fliken Inställningar på kundfakturan:   Periodisera på antal perioder: Här skriver du in antal perioder som fakturan ska periodiseras över.  Relativ startperiod: Den relativa startperioden bestämmer från och med vilken period fakturan ska börja periodiseras. Har du värdet 0 så är första perioden i samma månad som fakturadatum.  Periodiseringskonto: Här väljer du vilket konto som ska användas för periodisering.    Periodiseringsregistret uppdateras automatiskt när du bokför fakturan.    Har du frågor om periodiseringar? Ställ en fråga till vår AI-bot, eller kontakta supporten på visma.control@visma.com.