Användartips för Visma Control

För att kunna använda valuta i Visma Control, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.   Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:   Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta. Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.  Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs. Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs. Klicka på Spara   Ny kurs från ett visst datum innebär att Visma Control läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.   Vill du veta mer om valutahantering i Visma Control? Kontakta visma.control@visma.com.

Hej allihopa!   Under semesterperioden har vi lägre bemanning, vilket kan leda till något längre handläggningstider än vanligt. Vi uppskattar din förståelse och kommer att sträva efter att svara på dina frågor så snabbt som möjligt. Behöver du  personlig service via telefon registrera ett ärende så tar vi kontakt med er.   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden.  För vissa kan detta vara ett alternativ istället för att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina fakturor i mobilen.  

I Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    För att byta år, behöver du vara systemadministratören, eller ha rollen dbo på SQL-server. När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.    Ladda ner vår guide om årsbyte. 

Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control.  Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation: Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.  Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.  Välj fil för bilagan.  Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns. Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.    Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.  Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas. Markera filen och klicka på Öppna. När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras. 

I version 13 finns ny funktionalitet vid matchning av e-fakturor, som möjliggör att matchning görs på både ORGnr och BGnr i kombination. Detta gör att fakturor där en leverantör finns upplagd två gånger i Control, en med eget BGnr och en med BGnr till ett factoringbolag, fortfarande kan matchas mot fakturan. Detta fungerar även om factoringbolagets BGnr finns på ytterligare leverantörer. I tidigare versioner har detta inte varit möjligt.   Matchningsordningen ser numera ut enligt nedan. DCE går igenom listan från 1 till 12 men stannar på den första unika träffen som ges. Ordningen inleds med de nya starkare värdena (1-7) och avslutar med enkelvärden (8-12) för att försäkra en så specifik men ändå övergripande matchning som möjligt.   GLN Organisationsnummer+Bankgiro Moms.reg.nummer+Bankgiro Leverantörsnamn+Bankgiro Organisationsnummer+Plusgiro Moms.reg.nummer+Plusgiro Leverantörsnamn+Plusgiro Organisationsnummer Moms.reg.nummer Leverantörsnamn Bankgiro Plusgiro

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

Så kan du bättre kontrollera sidbrytningar i Visma Insikt, t.ex. när man exporterar till PDF.

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import som finns från version 14, om du tar hänsyn till följande:   Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.   Du behöver lägga till bilagor i efterhand på verifikationen, eftersom de inte kommer med vid inläsningen.  Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.  

Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor. Klicka här för att läsa mer om att ärva attestbelopp.     Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.   I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".   I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan också flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Tänk också på att ni kan både sakgranska och attestera fakturor i DCE Mobile. Läs mer om det här   Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

I Visma Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2024 och 2025, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.    När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2023. Innan du byter år behöver du låsa 2023, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.    När du bytt år till 2025 rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier. Du kan fortfarande bokföra på år 2024.    Ladda ner en instruktion här!

För att smidigt kunna hantera förändringar i ditt anläggningsregister, kan du i Anläggning / Anläggning direkt vidta olika steg. Huvudboken uppdateras utifrån de val du gjort.    Dela anläggningar: Det finns möjlighet att dela en anläggning. Det kan vara aktuellt om du till exempel vill sälja en del av anläggningen, eller om en del av anläggningen ska tillhöra ett annat kostnadsställe. Alla belopp och tidigare bokförda avskrivningar fördelas proportionellt mellan den ursprungliga och den nya avdelade anläggningen. Slå ihop anläggningar: Processen är lämplig när flera preliminära anläggningar har skapats via fakturor i leverantörsreskontran och behöver konsolideras till en huvudpost. Det är också användbart om du vill öka eller minska inköpsbeloppet. Minst en av anläggningarna behöver vara preliminär. De preliminära anläggningarna raderas efter sammanslagningen. Sälja anläggningar: När en anläggning säljs uppdateras status till "utrangerad, såld". Det är möjligt att sälja flera anläggningar samtidigt genom att ange ett totalt försäljningsbelopp som fördelas jämnt över de valda anläggningarna.  Hör av dig om du har frågor eller funderingar som gäller anläggningstillgångar. 

I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor. Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.    Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.  

En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.    Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan

Behöver du ett enkelt sätt att skapa en budget eller prognos? Med Visma Control är det smidigt att sätta upp en budget som passar just dina behov. Här kommer några tips på hur du kommer igång på ett enkelt sätt:   Välj budgettyp: I Visma Control kan du välja mellan två huvudtyper av budgetar: Årsbudget och Periodbudget. Om hela årets belopp ska anges i en post, välj "Årsbudget". För mer detaljerade budgetar där periodspecifika belopp anges, är "Periodbudget" ditt naturliga val.   Smart fördelning: Periodbudget kan kopplas till en standard fördelningsnyckel, vilket gör att beloppen smidigt fördelas jämnt över årets alla månader. Självklart kan du anpassa denna fördelning efter dina behov. Ett annat alternativ är att använda procentuell fördelning per månad om du t ex har en säsongspåverkad verksamhet.     Flexibilitet med indexering: Vill du justera budgeten med en given procentsats? Indexeringen kan hjälpa dig att snabbt uppdatera redan registrerade budgetvärden baserat på förändrade förutsättningar.   Vill du veta mer om budgetering? Hör av dig med frågor till supporten. 

DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.    Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.