Användartips för Visma Control

I version 15.0 har loggningsrapporterna som finns för varje modul ersatts med en ny rapport i Utskriftscentralen. Du hittar rapporten  under System / Dagliga kontroller / Loggar.   Här finns samma innehåll som under Inställningar - Systeminställningar - Loggningsrapport, men i ett utskrivbart format. I rapporthuvudet kan du nu också se vem som skrivit ut rapporten och när.    För att kunna få ett resultat i rapporten behöver du ha satt upp loggning under Inställningar / Systeminställningar / Loggning.     

Från version 15 finns möjlighet att använda schemaläggaren för att automatisera en del av faktureringsprocessen. Du kan t ex överföra fakturaloggar och bokföra fakturor. Så här gör du för att sätta upp ett schema:    Välj Schemaläggare / Schemaläggare, och den uppgift du vill schemalägga, t ex Överför fakturaloggar, samt ett namn på ditt schema.      Välj ett datum och en tid för när processen ska påbörjas, samt hur ofta processen ska upprepas med hjälp av i fälten Återkommande och Intervall. Du kan också välja ett Slutdatum om du vill ha ett sådant. Det kan exempelvis bli aktuellt om du vill hantera transaktioner vid årsskiftet manuellt, och därför sätter slutdatum månaden före.     Om du vill begränsa för vilka affärsenheter och reskontraserier som processen ska utföras, anger du det under Uppgiftsinformation. Här kan du också ange ett bokföringsdatum.    Om du automatiskt vill radera fakturaloggarna efter att schemaläggaren överfört dem, kan du kryssa i rutan “Radera fakturaloggar efter överföring”. Du har också möjlighet att välja om du vill kontrollera sambandsregler eller inte, och om du vill att ett meddelande ska skickas till dig själv eller en annan person.      När du bokför fakturor med schemaläggaren gör du på samma sätt som ovan, men kan välja en eller flera verifikationsserier. Du kan också välja att ett meddelande ska skickas till dig eller till en annan person.      Har du frågor om vad som finns i senaste versionen? Läs release notes här. 

Din dator behöver fräschas upp lite då och då och det kan du göra genom att starta om den.

Den främsta anledningen till differenser mellan anläggningsregistret och anläggningstillgångar i huvudboken är manuella bokningar. Här följer några exempel på hur du kan undvika differenser:   Undvik att lägga upp en ny anläggning direkt i registret. När du skapar en ny anläggning, bör du ha kryssat i rutan Anläggningskonto för det konto där du vill bokföra anläggningen. När du därefter använder kontot i bokföringen eller leverantörsreskontran, får du även en preliminär anläggning i registret, som du kan uppdatera.    Om du gör en avskrivning direkt i bokföringen, påverkas inte registret. När du gör en avskrivning, välj Anläggning / Avskrivning. Dina avskrivningar kommer då att uppdatera både registret och bokföringen.    När du delar, säljer eller utrangerar en anläggning i en bokföringsorder, påverkas inte heller registret. Välj Anläggning / Anläggning, och därefter Sälj, Utrangera eller Dela, så påverkas uppdateras även huvudboken.    I vissa fall kan en avskrivning eller annan händelsetyp behöva ändras. Om du redigerar direkt i verifikationen, finns inte någon länk till registret. Välj Anläggning / Sök / Anläggningshistorik, och redigera via mappen i kolumnen händelsetyp istället.    Behöver du hjälp med dina anläggningar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Tycker ni att uppgraderingar tar lång tid och kräver en stor arbetsinsats från er sida?    När ni migrerat till Control Edge kommer ni, via servicefönster, uppdateras med förändringar i systemet. Ett driftstopp för uppdatering beräknas ta ungefär 4 timmar och uppdateringen läggs på tider då vi bedömer att få kunder arbetar i systemet.    På vårt Community, under produkten Control Edge, finns en statussida där vi ger Systemstatus, Driftinformation och Supportinformation för Control Edge. På denna statussida informerar vi om när en uppdatering kommer att ske och vad den innehåller. Ni som kund utför inga egna tester efter uppdateringen,  utan så snart det är klart kan ni  fortsätta ert arbete.    En uppgradering av systemet on prem tar ofta ett par månader i anspråk och kräver stort engagemang från er som kund, när ni migrerat till Control Edge har ni genomfört er sista uppgradering och kommer löpande uppdateras med ny funktionalitet.   Kontakta visma.control@visma.com om ni vill veta mer. 

Fältet och rättigheten fakturakategori har ändrat namn till fakturatyp.  Har användaren access till rättigheten fakturatyp kan användaren lägga till och ändra fakturatyp, oavsett steg ute i flödet. Kan även ändras från söken.   Ändra fakturatyp i flödet    

I senaste versionen kan du söka på OCR fält och ny kolumn visas i sökresultatet. Sökning på OCR fält i DCE      

  I sommar släpptes Control och DCE version 15, detta betyder att version 13 och bakåt inte längre har utvecklingsstöd. Många står nu inför valet om de ska uppgradera sin installation till version 15 eller migrera till molnet och Control Edge.    För de flesta kunder är Control Edge det mest moderna, framtidsinriktade beslutet. Med Edge innebär det att ni kommer göra er sista uppgradering, själva migreringsprojektet. Därefter kommer alla uppdateringar löpande och ni slipper planera in testperioder och nertid framöver.    Control 15 kom med nya funktioner (Inlägg om version 15 på community ) och är valet för er som av olika anledningar ännu inte har möjlighet att gå till molnet.    Vi hjälper er gärna vidare i ert resonemang. Ta kontakt med visma.control@visma.com och berätta att ni vill titta närmare på detta. Då kommer ni bli kontaktade av en projektledare.

I senaste versionen DCE 15.00 i  avtalsmodulen  får du med dig dina konto och koddelar som du har registrerat på ditt avtal.  Via sök/redigera fliken finns funktionen export.    

Som systemkonsult på Visma Software så är vår primära uppgift att utveckla anpassningar och lösningar i våra produkter. Vi är involverade i hela kedjan från säljstöd, analys och design till implementation. I såväl individuella ärenden som större projekt som involverar hela vår organisation.   Våra systemkonsulter har flera års erfarenhet och vana att jobba nära våra kunder och utifrån deras utmaningar skapa ett mervärde. Vi utvecklar befintliga it-miljöer, erbjuder rådgivning och löser it-relaterade utmaningar hos företag. Vi gör detta genom en bred kompetens som sträcker sig över flera områden, som kombinerar teknologi och ekonomi för att våra kunder ska få ut så mycket värde från våra produkter som möjligt.   Våra projekt varierar och varje utmaning är unik, men den gemensamma nämnaren är att kunden är i fokus. Vi tillhandahåller anpassningar och kundspecifika lösningar för alla våra produkter (Control, Control Edge, Invoice Manager/DCE).   Exemepel på typen av lösningar våra systemkonsulter har implementerat är: Integrationer mot andra ekonomi- och affärssystem. Automatisering av existerande flöden och rutiner. Skräddarsydda lösningar och funktionalitet i existerande affärssystem. Anpassade rapporter Om ni är intresserade av att komma i kontakt med någon av våra systemkonsulter, skicka gärna ett mail med en kort beskrivning av vad ni önskar förbättra till visma.control@visma.com så återkommer vi till er.   Vänliga hälsningar / Visma Systemkonsulter

Om du vill att en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför saldobaserade automatkonteringar under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda   Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

Visste du att man kan koppla samman och gruppera flera öppna fönster till ett arbetsflöde? Det kan vara bra om du exempel är inne i specifika fönster runt bokslut och gärna vill ha smidig åtkomst till alla fönster.    Det görs genom:   1. Öppna upp alla fönster som ni önskar skapa till ett arbetsflöde   2. Tryck på Dockningsplats   3. Efter ni tryckt på Dockningsplats kommer alla fönster som ni haft uppe att dyka upp. Bocka i alla som ni önskar ha med i ett arbetsflöde och bocka även i ”Visa i hotbar” och namnge vad arbetsflöde ska heta. Tryck på spara.   4. Efter ni har sparat kommer arbetsflödet att dyka upp under ”Egna arbetsflöden”. Här kommer alla funktioner vara bredvid varandra som syns längst upp på vänster sida.  

När en manuell bokföringsorder skickats för godkännande i Approval, får angivna attestanter ett mail. Attestanterna kontrollerar och godkänner, eller avvisar, i Visma.net Approval.    För att undvika manuella bokningar på vissa verifikationsserier, kan du från version 15 av Control använda en särskild verifikationsserie för de verifikationer som ska godkännas i Approval.      När du försöker använda serien för verifikationer som inte kommit tillbaka från Approval, visas ett felmeddelande.   Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna? Välkommen till uppgraderingswebbinar. 

För att kontrollera hur många användare som finns kvar i din licens kan du räkna antalet upplagda under Inställningar / Systeminställningar / Användare, och jämföra med det antal som senast fakturerats från Visma.    Från version 15 kontrolleras antalet användare i licensen direkt när en ny användare skapas. Det innebär att ett felmeddelande visas om att licensen inte tillåter fler användare.       Vill du veta mer om vad som är nytt i de senaste versionerna? Anmäl dig till nästa tillfälle av vårt uppgraderingswebbinar. 

Autopay har en inbyggd hjälpfunktion som kan vara behjälplig om det skulle uppstå några frågor när ni är inloggade i Autopay. För att komma åt hjälpen så tryck på (?) som finns uppe till höger bredvid ert namn. Skulle ni till exempel ha en fundering hur man går tillväga för att lägga upp ett nytt bankavtal, så kan ni söka på det så får ni upp resultat som ni kan ta hjälp av.     

I Visma Control finns det användbara kortkommandon som kan hjälpa dig att arbeta snabbare och effektivare. Genom att utnyttja dessa kortkommandon kan du spara värdefull tid och bli mer produktiv i din dagliga användning av systemet. Nedan kommer vi att presentera några användartips och visa hur du kan dra nytta av kortkommandon för att förbättra ditt arbetsflöde.   Flytta dig mellan öppna fönster: Ett av de mest praktiska kortkommandona är att använda "Ctrl och Tab" för att snabbt växla mellan de olika öppna fönstren i Visma Control. Genom att trycka på dessa tangenter samtidigt kan du smidigt navigera mellan olika moduler utan att behöva använda musen.   Lägga till eller ta bort rader i en verifikation: När du skapar en verifikation kan du enkelt lägga till rader genom att använda kortkommandot "Ctrl och Enter”, i stället för att manuellt klicka på "+" knappen. På samma sätt kan du ta bort en rad genom att trycka ”Ctrl och -”( minus-knappen). Det är även möjligt att markera flera rader och sedan klicka på ”Ctrl och -”( minus-knappen) för att ta bort raderna.       För en fullständig lista över alla tillgängliga kortkommandon kan du besöka följande länk: Lista över kortkommandon.

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.    Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.      Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

Räknat i kalendertid är ett migreringsprojekt mer eller mindre detsamma som att göra ett uppgraderingsprojekt till senaste versionen för installation på egna servrar (så kallad on prem).    Aktiviteterna i projektet följer vår Vismaprocess och även här är dessa detsamma vid en migrering till Control Edge såsom en uppgradering on prem.  Förberedelser Planering Projektinitiering Projektuppstartsmöte Genomförande Parametersättning/Konfiguration Leveranstester Löpande avstämningar Driftsättning Leveransgodkännande Go-Live Avslut och uppföljning Projektavslutsmöte Vill ni veta hur en projektplan kan se ut hos just er, kontakta visma.control@visma.com! Varför vänta på att migrera till Control Edge? 

Du kan utföra uppgifter automatiskt vid en vald tidpunkt genom att sätta upp dem i ett schema. För att kunna använda schemaläggning behöver du ha rollen Admin på privilegiet Scheduler. Så här gör du:   Gå in på Schemaläggare / Schemaläggare i menyn till höger på skärmen. Klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning. Välj arbetsuppgift som ska schemaläggas. Om du har senaste uppdateringen kan du exempelvis skicka fakturor dagligen. Beroende på vilket val som görs visas parametrar som är relevant för vald uppgift. Gemensamma uppgifter är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    En av de senaste funktionerna i Schemaläggaren är att överföra verifikationsloggar. Läs om exempel på fler kommande nyheter i vårt inlägg här.