Användartips för Visma Control

Om du vill att en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför saldobaserade automatkonteringar under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda   Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

Visste du att man kan koppla samman och gruppera flera öppna fönster till ett arbetsflöde? Det kan vara bra om du exempel är inne i specifika fönster runt bokslut och gärna vill ha smidig åtkomst till alla fönster.    Det görs genom:   1. Öppna upp alla fönster som ni önskar skapa till ett arbetsflöde   2. Tryck på Dockningsplats   3. Efter ni tryckt på Dockningsplats kommer alla fönster som ni haft uppe att dyka upp. Bocka i alla som ni önskar ha med i ett arbetsflöde och bocka även i ”Visa i hotbar” och namnge vad arbetsflöde ska heta. Tryck på spara.   4. Efter ni har sparat kommer arbetsflödet att dyka upp under ”Egna arbetsflöden”. Här kommer alla funktioner vara bredvid varandra som syns längst upp på vänster sida.  

När en manuell bokföringsorder skickats för godkännande i Approval, får angivna attestanter ett mail. Attestanterna kontrollerar och godkänner, eller avvisar, i Visma.net Approval.    För att undvika manuella bokningar på vissa verifikationsserier, kan du från version 15 av Control använda en särskild verifikationsserie för de verifikationer som ska godkännas i Approval.      När du försöker använda serien för verifikationer som inte kommit tillbaka från Approval, visas ett felmeddelande.   Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna? Välkommen till uppgraderingswebbinar. 

För att kontrollera hur många användare som finns kvar i din licens kan du räkna antalet upplagda under Inställningar / Systeminställningar / Användare, och jämföra med det antal som senast fakturerats från Visma.    Från version 15 kontrolleras antalet användare i licensen direkt när en ny användare skapas. Det innebär att ett felmeddelande visas om att licensen inte tillåter fler användare.       Vill du veta mer om vad som är nytt i de senaste versionerna? Anmäl dig till nästa tillfälle av vårt uppgraderingswebbinar. 

Autopay har en inbyggd hjälpfunktion som kan vara behjälplig om det skulle uppstå några frågor när ni är inloggade i Autopay. För att komma åt hjälpen så tryck på (?) som finns uppe till höger bredvid ert namn. Skulle ni till exempel ha en fundering hur man går tillväga för att lägga upp ett nytt bankavtal, så kan ni söka på det så får ni upp resultat som ni kan ta hjälp av.     

I Visma Control finns det användbara kortkommandon som kan hjälpa dig att arbeta snabbare och effektivare. Genom att utnyttja dessa kortkommandon kan du spara värdefull tid och bli mer produktiv i din dagliga användning av systemet. Nedan kommer vi att presentera några användartips och visa hur du kan dra nytta av kortkommandon för att förbättra ditt arbetsflöde.   Flytta dig mellan öppna fönster: Ett av de mest praktiska kortkommandona är att använda "Ctrl och Tab" för att snabbt växla mellan de olika öppna fönstren i Visma Control. Genom att trycka på dessa tangenter samtidigt kan du smidigt navigera mellan olika moduler utan att behöva använda musen.   Lägga till eller ta bort rader i en verifikation: När du skapar en verifikation kan du enkelt lägga till rader genom att använda kortkommandot "Ctrl och Enter”, i stället för att manuellt klicka på "+" knappen. På samma sätt kan du ta bort en rad genom att trycka ”Ctrl och -”( minus-knappen). Det är även möjligt att markera flera rader och sedan klicka på ”Ctrl och -”( minus-knappen) för att ta bort raderna.       För en fullständig lista över alla tillgängliga kortkommandon kan du besöka följande länk: Lista över kortkommandon.

Behöver du göra en valutaomvärdering på orealiserade kursvinster och -förluster? Uppdateringen styrs av transaktioner med valuta för de konton du valt, samt förändringar i valutakurs. Så här gör du:   Kontrollera att verifikationsserier för affärsenheten finns uppsatta under Inställningar / Systeminställningar / Valutaomvärdering. Kontrollera att alla kurser är uppdaterade, om du inte använder automatisk uppdatering av valutaregistret.  Gå in under Redovisning / Valutaomvärdering. Välj affärsenhet, datum och klicka på Ladda. Säkerställ att alla konton som ska omvärderas har ett konto för vinst / förlust i kolumnen.    Under Redovisning / Register / Konton kan du kryssa rutan för de konto som ska omvärderas, samt välja konton för valutakursdifferenser och värdereglering. Välj bokföringsdatum.  Om allt verkar stämma kan du spara. Du får ett meddelande om att en verifikationslogg skapats och kan välja att gå vidare direkt till loggen.  Du kan kontrollera verifikationsloggen innan du sparar den i bokföringen.      Har du frågor och funderingar? Kontakta visma.control@visma.com.

Räknat i kalendertid är ett migreringsprojekt mer eller mindre detsamma som att göra ett uppgraderingsprojekt till senaste versionen för installation på egna servrar (så kallad on prem).    Aktiviteterna i projektet följer vår Vismaprocess och även här är dessa detsamma vid en migrering till Control Edge såsom en uppgradering on prem.  Förberedelser Planering Projektinitiering Projektuppstartsmöte Genomförande Parametersättning/Konfiguration Leveranstester Löpande avstämningar Driftsättning Leveransgodkännande Go-Live Avslut och uppföljning Projektavslutsmöte Vill ni veta hur en projektplan kan se ut hos just er, kontakta visma.control@visma.com! Varför vänta på att migrera till Control Edge? 

Du kan utföra uppgifter automatiskt vid en vald tidpunkt genom att sätta upp dem i ett schema. För att kunna använda schemaläggning behöver du ha rollen Admin på privilegiet Scheduler. Så här gör du:   Gå in på Schemaläggare / Schemaläggare i menyn till höger på skärmen. Klicka på Ny för att göra en ny schemaläggning. Välj arbetsuppgift som ska schemaläggas. Om du har senaste uppdateringen kan du exempelvis skicka fakturor dagligen. Beroende på vilket val som görs visas parametrar som är relevant för vald uppgift. Gemensamma uppgifter är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    En av de senaste funktionerna i Schemaläggaren är att överföra verifikationsloggar. Läs om exempel på fler kommande nyheter i vårt inlägg här.   

Du som fakturerar direkt i Control, kan med kryssrutan "Använd OCR i kundfaktureringen" under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Reskontra och anläggning, styra ifall OCR nummer automatiskt ska genereras på dina fakturor.    Om du har senaste uppdateringen för version 13 och 14, kan du även kopiera fakturor, utan att OCR fältet kopieras. 

När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"       Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".       Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i  Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till visma.control@visma.com

    Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.       

Många av våra befintliga kunder visar ett stort intresse för vår molntjänst Control Edge och i samband med det väcks ofta ett antal frågor kring säkerhet och var datalagring sker. Många kunder har idag lokala installationer och kundens IT-avdelning känner väl till den tekniska miljön, så det är helt naturligt att det finns frågor ni som kund behöver svar på inför en övergång till vår molntjänst.   Med den samlade erfarenheten av vilka frågor som ställs från våra kunder och för att underlätta för er att ta del av information kring säkerhet har Visma samlat information på en sida som heter Trust Centre, https://www.visma.com/trust-centre/ . De flesta av våra kunder hittar svar på sina frågor här, så dela gärna informationen om Trust Centre med er IT-avdelning.   Om ni följer länken ovan kan ni välja produkt “Control Edge” och där läsa mer om säkerheten för vår molntjänst.            

  Visste du att från och med version 14 så har du max tre försök att logga in, sedan stängs programmet ner?   Vill du veta mer om vad som hänt i de senaste versioner? Anmäl dig till nästa uppgraderingswebbinar. 

Ska ni migrera till Control Edge och har integrationer till andra system? Till exempel ett försystem eller ett business intelligence system. I Control Edge tillåts inte integrationer direkt till databasen utan där går dessa via Control Edge API.   API är en förkortning och står för Application Program Interface. Ett API är ett sätt för två system att kommunicera och överföra data eller information mellan varandra. Ett API kan beskrivas som ett rum med många dörrar, om det integrerande systemet har rätt nycklar kan systemen skicka information mellan varandra genom dörrarna. Dessa dörrar kallas endpoints.   När vi på Visma pratar om API frågar vi ofta om det integrerande systemet ska “skriva” eller “läsa” i API:et. Det betyder helt enkelt om systemet ska skicka information till Control Edge som Control Edge sedan ska hantera, eller om det endast ska hämta information ifrån Control Edge.    Ett antal leverantörer har redan kopplat sina system till Control Edge via API, då finns redan en koppling som ni lätt kan använda er av. Några av dessa är Insikt, Vitec Hyra, Hypergene och Qlik Sense.   Vill ni integrera Control Edge med ett annat system, som ännu inte har en klar koppling till Control Edge API? Det är tredjepartsleverantören som bygger en koppling till Control Edge API. Ni kan redan nu skicka dokumentationen om Control Edge API till er systemleverantör för att få ett estimat från dem vad det skulle innebära: https://developer.visma.com/api/control-edge   

Som vi tidigare skrivit om fyller du från version 14 i momskod både på intäktskontot och på momskontot. För att skilja typerna av konton åt kryssar du rutan “Momskonto” för alla momskonton.    Syftet med förändringen är att underlätta redovisning enligt den omvända betalningsskyldigheten, EU-moms och importmoms. Att tänka på när du tar ut rapporter eller stämmer av via verifikationsrader, är att du kan behöva filtrera på intäktskonton respektive momskonton.   Så här bör det då se ut på konto 3011:   och så här på motsvarande momskonto, t ex 2611:   Ytterligare information om vad som gäller för moms finns på Skatteverkets hemsida Där hittar du även förslag och rekommendationer finns från BAS-kontogruppen om val av konton för din redovisning av moms.

I utskriftscentralen kan du enkelt söka rapporter via sökfältet. Då slipper du leta i menyn till vänster. Skriv t ex kundreskontra, om du vill se vilka du kan välja mellan, eller budget om du vill ta fram en resultaträkning där du har med budgetkolumn/-er.      I resultaträkningen kan du se vilka rad- och kolumndefinitioner som används i rapporten. Om du vill ändra ordningen på eller lägga till rader i din resultat- eller balansräkning, kan du redigera raddefinitionen i ColRows. Vi rekommenderar att du tar en kopia av originaldefinitionen och ändrar i den istället för i originalet.     Om du vill göra beräkningar i din rapport, rekommenderar vi att du använder Analys för Excel som rapporteringsverktyg istället för rapporterna i Utskriftscentralen. Våra konsulter kan hjälpa dig att sätta upp rad- och kolumndefinitioner, vilket vi rekommenderar om du inte tidigare arbetat i ColRows eller om du vill ha extra stöd.      Vill du veta mer om rapportering? Kontakta oss på visma.contro@visma.com.

Via InExchange Network Portal kan du se vilket ursprung en leverantörsfaktura har, om det är pdf, papper (skannad) eller e-faktura.   Gå till Mottagna fakturor och via välj kolumner läggs Ursprung till.     Kontakta leverantörerna som fortfarande skickar pdf- och pappersfakturor till er och be om e-faktura! Fördelarna med e-faktura är att kvalitén är bättre, kostnaden lägre och mottagandet av fakturan är snabbare.