Användartips för Visma PX

Ett starkt tips från oss på Visma är att  regelbundet kontrollera och säkerställa att det finns fungerande backuprutiner för databaser och applikationsservrar. En tillförlitlig backup är avgörande för att minimera förlusten av data i händelse av olyckor, felaktig hantering eller andra cyberhot.    Några tips Se till att det finns ett regelbunden och automatiserat schema för att säkerhetskopiera era databaser och applikationsservrar. Daglig, veckovis eller månatlig frekvens.  Förvara backupkopior på minst två olika säkra platser, Övervakningssystem för att regelbundet testa och verifiera att dina backupkopior är fullständiga och återställningsbara. Dokumentera backuprutiner och återställningsprocessen. Att ha en pålitlig backupstrategi är en grundläggande del av företagets IT-säkerhet, och det är positivt att du påminner om vikten av detta, särskilt med tanke på de osäkra tiderna vi lever i.

De flesta användare har någon sökning som görs återkommande. Det kan exempelvis vara de periodiseringskonton som används i kombination med Ägartyp Periodisering på en angiven affärsenhet under Redovisning / Sök. Resultatet av sökningen kan sparas. Det gör du genom att klicka på symbolen Spara filter uppe till höger på skärmen     Ange ett namn och spara. När du klickar på symbolen, visas en lista på sparade filter. Du kan rensa alla filter genom att klicka på symbolen Töm alla filter.       

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren att logga, för att underlätta att komma igång. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du därefter ta bort om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Det går att göra olika urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.

Det finns många nya funktioner som du som tidrapporterar kan använda i Visma PX Mobile!   Här kommer några tips!    💡Lås upp din tidrapport så länge den inte är attesterad Klicka på  de 3 prickarna längst ner till höger och ett hänglås visas, välj öppna för redigering.       💡Rensa/ta bort din tidrapport om du har gjort fel och vill starta om på nytt Klicka på  de 3 prickarna längst ner till höger och klicka på papperskorgen, välj ta bort.     💡Använd swipefunktionerna (åt höger👉 eller vänster 👈) 👉Kopiera raden 👉Kopia till ny rapport/ Sluta kopiera 👉Spara som favorit/Inte längre favorit 👈Ta bort   💡Använd hjälpen ❓som finns längst upp till höger innehåller värdefull hjälp för respektive sida            

Vill ge dig ett tips om att du på ett enkelt sätt kan prata in din dagbok i Visma PX Mobile istället för att skriva den.   När du är inne i dagboken så klickar du på mikrofonen. Mikrofonen är på olika ställen beroende på om du har Iphone eller Android.   Titta på klippet där jag använder Iphone för min tidrapportering.    

För dig som saknat att kunna attestera rapporter i Visma PX Mobile.  I version 15 av Visma PX har du möjligheten att göra detta!   Förutom tidrapportering kan man även attestera sina medarbetares rapporter. Om du även har behörighet att kontrollera så kan du göra kontroll/attest samtidigt.   Vill du se det live anmäl dig till ett av våra webbinar.    Så här ser det ut:                              

Den främsta anledningen till differenser mellan anläggningsregistret och anläggningstillgångar i huvudboken är manuella bokningar. Här följer några exempel på hur du kan undvika differenser:   Undvik att lägga upp en ny anläggning direkt i registret. När du skapar en ny anläggning, bör du ha kryssat i rutan Anläggningskonto för det konto där du vill bokföra anläggningen. När du därefter använder kontot i bokföringen eller leverantörsreskontran, får du även en preliminär anläggning i registret, som du kan uppdatera.    Om du gör en avskrivning direkt i bokföringen, påverkas inte registret. När du gör en avskrivning, välj Anläggning / Avskrivning. Dina avskrivningar kommer då att uppdatera både registret och bokföringen.    När du delar, säljer eller utrangerar en anläggning i en bokföringsorder, påverkas inte heller registret. Välj Anläggning / Anläggning, och därefter Sälj, Utrangera eller Dela, så påverkas uppdateras även huvudboken.    I vissa fall kan en avskrivning eller annan händelsetyp behöva ändras. Om du redigerar direkt i verifikationen, finns inte någon länk till registret. Välj Anläggning / Sök / Anläggningshistorik, och redigera via mappen i kolumnen händelsetyp istället.    Behöver du hjälp med dina anläggningar? Kontakta oss på visma.control@visma.com. 

Om en kontering ska triggas från ett ackumulerat saldo, kan du göra en saldobaserad automatkontering. Välj Redovisning / Register / Automatkonteringar för att sätta upp automatkonteringen.   Klicka på knappen Ny, och ange kategori Saldobaserad. Om du vill att även IB för saldobasen ska räknas in, väljer du istället Saldobaserad IB. Välj affärsenheter och specificera för vilka konton och ev objekt som saldot ska hämtas. Ange de konteringsrader som automatkonteringen ska generera. Genom att inte kryssa i fältet Fast belopp, tolkas ett värde i fältet Belopp som procentsats.  Klicka på spara. Tänk på att: I en saldobaserad automatkontering behöver de procentsatser anges totalt bli 100 % så att verifikationen kan balansera. Fältet Använd originalbokföring markeras om Control inte ska summera saldobasen, vilket då innebär att varje konteringskombination får en egen konteringsrad i den verifikation som genereras.  Automatkonteringar kan utföras flera gånger. Du får då en varningstext som säger att den redan är utförd.  Du utför saldobaserade automatkonteringar under Redovisning / Operationer / Utför automatkonteringar, där du markerar de automatkonteringar som ska utföras. 

För att registrera den ränta som i internredovisning avser kostnaden för att binda kapital i anläggningstillgångar, väljer du Anläggning / Register / Anläggning. Räntesats, konto och objekt hämtas från aktuell anläggning. Uppgifterna kan alternativt hämtas från aktuell anläggningstyp, alternativt från systeminställningar och fliken Reskontra och anläggningsinställningar.    Klicka på Redigera för att lägga till internränta på en befintlig anläggningstillgång och välj fliken Internränta.  Ange startdatum, ränterutin samt debet- och kreditkonto med tillhörande objekt.  Klicka på Spara    Du väljer därefter Anläggning / Internränta för att bokföra internräntan. Beräkningen görs på ingående bokfört restvärde för varje anläggning, där registrerad internränta finns.   Ange bokföringsdatum och fritext För simulering ska inte vara ikryssad Filtrera på affärsenhet eller anläggningstyp, eller lämna fälten tomma Klicka på Ladda   Om räntan är korrekt på anläggningarna, kan internräntan bokföras och en rapport skrivas ut.   Vill du veta mer om anläggningstillgångar? Välkommen till vårt webbinar! 

I Control finns åtta avskrivningsmetoder, med möjlighet för användaren att lägga upp avskrivningstyper under respektive avskrivningsmetod. Avskrivning för fastigheter kan bestå av en bokföringsmässig- och en skattemässig avskrivningstyp.    Om du fått nya uppgifter om avskrivningstid för en anläggning, och därför vill byta avskrivningstyp, går du in på Anläggning / Anläggning, och ändrar direkt på fliken Avskrivningar. Du har kanske tidigare använt standardregeln för bilar, d v s 5 år, men i det här fallet ska det ändras till 3 år.      När du gör nästa månads avskrivning, kommer beloppet att korrigeras framåt, så att avskrivningarna blir korrekta totalt sett för anläggningen.      Däremot görs inte korrigeringar av historiska belopp. Om du vill redigera en tidigare avskrivning behöver du gå in under Anläggning / Sök och klicka på mappen i kolumnen Händelsetyp. Du kan inte ta bort en avskrivning, utan som lägst minska den till 1 krona eller, som i det här fallet, öka den.    Har du frågor om anläggningar? Kontakta visma.control@visma.com.

Marie hos Vismas partner PX Expert lämnar några tips om vad du kan söka fram i transaktionslistan.   Du når transaktionslistan via klienten i Visma PX. Välj Fakturering/Registrera_lista uppdragstransaktioner/Lista transar     Sök på ändrade poster på fakturaunderlagen Du kan även lägga till vilka transaktionstyper du vill titta på. Se exemplet nedan.     Sök på uppdragstyper som t ex semester eller sjukdom en viss period eller tidigare år.      Det finns mängder av urval att söka på.  Så passa på att testa. Svara gärna i inlägget vad du brukar söka på i transaktionslistan!?

Vill tipsa om några funktioner som kan hjälpa dig som skapar fakturor.   Använd pilarna för att  enkelt navigera mellan fakturaunderlagen När du har ett fakturaunderlag öppet så kan du enkelt navigera till nästa eller föregående underlag genom att klicka på pilarna i området navigering.   Vill du komma tillbaka till fakturaunderlagslistan klickar du på denna  ikonen:  Spara initieringsvärden/urval Om du normalt sett alltid kör samma urval när du  t ex Öppnar fakturaunderlag (gäller även andra sökningar som t ex skapa fakturaunderlag, fakturalistan) kan du använda Spara initieringsvärden.   Gör så här: Fyll i ditt favoriturval Bocka i spara som initieringsvärden och OK. Om du inte längre vill ha kvar urvalet välj Rensa alla fält och spara.    Detta var några tips.  Vill du ha fler? Skriv gärna en kommentar om vad du vill veta mer om så lägger jag in fler tips.

Vill tipsa dig om att det finns en inbyggd avtalsfakturering för återkommande fakturering i Visma PX.    Den kan användas för t ex licenser, prenumerationer m m. Du kan fakturera med olika intervall som månad, kvartal, halvår, helår osv. Man kan välja att periodisera och det går även att indexreglera avtalen med olika indextal, år etc. Det går att ha  2 olika index per avtal om så önskas. Register finns för att uppdatera  indextalen.   Om du vill ha hjälp att komma igång med avtalsfaktureringen skicka ett mejl till visma.control@visma.com så kontaktar en konsult från PX Expert dig.

Det var många år sedan beloppen för milersättning ändrades och jag vill därför påminna er om att dessa behöver ändras även i PX.   Det bör göras innan ni släpper på tidrapportering för 2023.   Länk till Skatteverket.   Följande steg behöver ske: Ändra belopp på reseersättningstyperna Ändra %-sats för sociala avgifter på ev. skattepliktigt belopp Ändra i styrning till löneexport för hur stor del som är skattefri Ändra belopp på reseersättningstyp Välj  PX klient/Administration/Inställningar/Resor-Utlägg/Reseersättningstyper Exempel Ersättningen för förmånsbil ändras från 9,50 kr milen till 12 kr milen. I PX är det km som räknas så i exemplet jag ändrar från 0,95 till 1,2.   Ändra %-sats för sociala avgifter på ev skattepliktigt belopp Om ni ersätter era anställda även med ett skattepliktigt belopp behöver ni ändra %-satsen på de sociala avgifterna.   Formel för beräkning Beräkning sociala avgifter på den skattepliktiga delen av bilersättningen:  (Soc.avg / Tot ers per mil kr x skattepliktigt belopp per mil) = soc avg på skattepliktigt belopp   Exempel om skattefritt belopp är 25 kr och den anställde får 40 kr i ersättning. 31,42/40 x 15= 11,78     Ändra i styrning till löneexport för hur stor del som är skattefri Välj PX klient/Administration/Körningar/Öppna lönekörningar/Styrningar för löneexport I detta exempel ändrar jag så att det skattefria beloppet är 2,50 i stället för 1,85 som det var tidigare och allt som överstiger går mot skattepliktigt belopp.     Hoppas du får en riktigt God Jul och Gott Nytt År 🎄!

Året närmar sig sitt slut och med det följer en del förberedelser som behöver ske i Visma PX. OBS! Tänk på att året ska vara 2023.    Det finns dokument för årsrutin för version 13-14, 11-12, 9-10 samt för version 8 och tidigare (dokumentet för version 8 kan även användas av er som har tidigare versioner av Visma PX som 6.7-6.9)   Här finns dokumenten: Rubriken Länkar, sedan Dokument Visma PX . Klicka på Rutiner för att se dokumenten.         För Visma Control kan du även delta i ett webbinar om årsbytesrutin den 1 december.

I Visma Control finns funktionsbehörigheter för Visma PX. Vissa behörigheter styr många delar i PX. Här kommer några exempel på behörigheter som vi ofta får frågor om.   Personal allmänt Gäller uppläggning och underhåll av personal (ej löneuppgifter).   Personal kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av personalens löner samt körning av generella löneförändringar.   Grunddata allmänt Gäller uppläggning och underhåll av följande: Arbetsuppgifter Artiklar Attestgrupper Faktureringssorter Frasminne i faktureringen Kategorier Reseersättningstyper Tidkoder Tidrapportsperioder Uppdragstyper Utläggskoder Grunddata kvalificerat Gäller uppläggning och underhåll av följande: Kompensationskoder Tidperiodtyper Uppdragsnummerserier Övertidstyper, externt Övertidstyper, internt  System För uppläggning och underhåll av följande: Attestgruppsbehörigheter Borttag av låsningar Resultatenhetstyper och Resultatenheter Rapportbehörighetsmallar Rapportkategorier Språkkoder Starta lagerkörning Styrdata för beräkning av traktamente Styrdata i budget Styrning av objekt Styrningar till lönesystem Systeminställningar Texter, t ex utvidgad fakturatext Överför till lönesystem Är det någon annan behörighet som du funderar över? 

Hej!   Vill tipsa om hur du på ett enkelt sätt kan skapa prislistor på användare om du använder funktionen uppdragsmedlemmar.   Gör så här: Börja med att på uppdraget gå till fliken Bemanning och välj Endast uppdragsmedlemmar Klicka på Uppdragsmedlemmar och Ladda anställda Markera vilka användare som ska vara medlemmar och klicka på spara. I fliken affärsuppgörelse väljer du att klicka på pennan vid enskild prislista. Fyll i gäller fr o m datum och klicka på Nästa. Välj Blank och klicka på Skapa prislista. Gå till fliken Prislistrader och klicka på Ladda medlemmar.     Då kommer medlemmarna visas och du fyller i à-pris per person, övertiden räknas ut automatiskt och när du klickar på  Ladda är allt klart och du kan klicka på Slutför. Glöm inte att markera Enskild prislista och spara.     

I korthet innebär det att man på uppdraget lägger in en eller flera  uppdragsledare som kan hantera uppdrag, fakturaunderlag.   Inför semestern kan detta underlätta för era uppdragsledare som då har möjlighet att använda detta som en vikariefunktion.   Den biträdande uppdragsledaren ser dessa uppdrag med blå text .   Läs mer här om hur det fungerar.   Not: Funktionen kom redan i version 11. 

Vill ge dig som fakturerar ett tips för att underlätta när du gör ändringar på fakturaunderlagen.    I Systeminställningar i PX så kan man ange ett bokföringsdatum som kommer upp med automatik på fakturaunderlagen i fältet Bokföringsdatum för flyttningar och ändringar.       Alla ändringar som görs på fakturaunderlagen måste ha ett datum för att PX ska veta i vilken månad ändringarna ska bokföras i.   Gör så här:  I PX-klienten välj Administration/Inställningar/Systeminställningar och fliken Fakturering   I fältet bokföringsdatum väljer du om det ska vara ett datum som bokför ändringarna i upparbetningsmånaden eller i faktureringsmånaden. Om datumet ej ska kunna ändras på fakturaunderlaget så bockar du i rutan  "Får ej ändras" .  

Vill tipsa om hur ex en uppdragsledare på ett enkelt sätt kan lägga till fler grafer på startsidan eller någon av de andra flikarna som t ex Bevakning.   Jag kommer visa hur uppdragsledaren kan lägga till en graf för att följa kundfordringar på ett specifikt uppdrag.   Gör så här:  Klicka på Välj grafer på startsidan.    Välj Uppdrag vid Urval av nya grafer och klicka på Visa.   Klicka  Välj på grafen Uppdrag - Kundfordringar, åldersfördelat. Välj uppdrag och flik där grafen ska visas och klicka på Spara.     Gå till startsidan och välj  fliken Bevakning och grafen finns tillgänglig.   Klicka på den blå länken Fakturor på uppdrag och rapporten öppnas.     Rapporten visar betalningsstatus för alla fakturor på uppdraget. Ögat visar fakturan. Dok visar kopplade dokument och genom att klicka på siffran för antal dokument kommer du åt dokumentet och kan titta på det.   Om du gillar tipset skicka det till era uppdragsledare och fråga mig gärna om fler tips så kan jag skriva om det i ett nytt inlägg!