Migrera anställda till inloggningsmetoden Visma Connect

[#1]

Vi är nu i en pågående process där vi byter inloggningsmetod för anställda som loggar in på Mytranspa.com och tidrapporterar. Nedan beskriver vi händelseförloppet, steg för steg.

TransPA är en del av Visma som i dagsläget har en samlad inloggning till alla produkter som erbjuds. Inloggningsmetoden är knuten till en e-postadress och ett lösenord och har flera fördelar. Visma Connect, som inloggningen heter är ett säkert alternativ för att minimera risken att inkräktare kan ta sig in. Systemanvändare bytte till denna inloggningsmetod redan år 2018 och nu ska även chaufförer och andra anställda som tidredovisar i TransPA logga in på detta vis. 

En stor fördel när anställda går över till att använda Visma Connect är att de har möjlighet att använda sig av FaceID eller fingeravtryck för förenklad inloggning. Dom får också möjligheten att själva begära ett nytt lösenord om man har glömt eller vill byta lösenord. Samt att de som vill kan lägga på ytterligare ett säkerhetsfilter t.ex. använda sig av 2-faktorsautentisering (använda en autentiserings-APP eller få SMS skickat med kod - ett extra lager för att säkerställa att “du är du”). 

Bifogat i denna artikel finns också en manual som förklarar stegen för de anställda. Den kan med fördel distribueras till personalen. 

Vi har skapat en ny personallista i TransPA för att möjliggöra denna inloggningsmetod.

För att du som systemanvändare ska få en bra överblick över hur flödet kommer att gå till finns nedan en sammanställning av den process som ni står inför samt länkar för varje händelse.

När ert Företag/databas aktiveras för övergången till Visma Connect kommer ni att få upp information på startsidan i TransPA, med kort information om när saker kommer att hända. T.ex. när ni får tillgång till "Nya" personallistan eller när era anställda kan bjuda in sig själva genom att fylla i ett formulär. Hela denna process kommer löpa över en 30 dagarsperiod. Läs om de olika stegen här: 

Steg 1 Blå informationsruta

Steg 2 Ny personallista

Steg 3 Anställda skapar egna inloggningskonton

Steg 4 Anställda Måste byta inloggningskonto

Tips & Tricks, bra att veta

Frågor och Svar ( öppnas i ny flik )

Steg 1 Blå informationsruta

Dag 1.

Den blå informationsrutan visas nu till höger på startsidan, där ni tydligt ser vilka steg och de aktuella datum för er övergång.

Till toppen

 

 

Steg 2 Ny personallista

Dag 10.

Ni får tillgång till "Nya" personallistan med ett uppdaterat utseende, där ni som systemanvändare kan överblicka era anställda. Ni har fått ett nytt verktyg för inbjudan till Connect med mailinloggning, som krävs för den nya inloggningsmetoden. 

Följ er status i migreringsprocessen

Ni får också en bra överblick över er personal där ni ser status på vem som har blivit inbjuden, eller vem som har fått välkomstmejl men ännu inte aktiverat sitt konto. Aktuell status ser ni på höger sida i personallistan under kolumnen "Connect Status", och det fungerar på samma sätt som när man bjuder in en systemanvändare i systemet. 

Statussymboler

    

• Orange utropstecken: denna symbol betyder att den anställde inte är inbjuden och registrerad i Connect. 
• Klockan: denna symbol betyder att användaren är registrerad i Connect men har ännu inte verifierat sitt konto via länken i välkomstmejlet.
• Grön bock: denna symbol betyder att den anställde har aktiverat sitt konto och är registrerad i Connect. Den anställde kan nu logga in med den e-post och lösenord som de angett.

Möjlighet att bjuda in en anställd - läs mer nedan

OBS! Denna manuella process görs typiskt vid skapande av ny anställd, men är ej nödvändig i migreringsfasen, då migreringen själv utför detta på dag 20. 

Ett typiskt fall där ni med fördel behöver bjuda in era anställda, är om de får en ny mailadress, blir tilldelade en företagsmail.

Genom att öppna personkortet på den anställda och klicka på länken "Bjud in till Connect" har ni möjlighet att fylla i deras e-postadress (om ni sen tidigare redan har skrivit in en e-post i TransPA för den anställde kommer vi att presentera och föreslå den i fältet.) När ni trycker på knappen "Spara och bjud in" skickas välkomstmejlet till den anställde som nu har 24h att aktivera sitt konto.

 

När den anställde aktiverat sitt konto och angett lösenord, kan de fortsätta inloggningen på Connect.mytranspa.com eller mytranspa.com 

Läs gärna mer om den nya personallistan och dess funktioner här.

Till toppen

 

 

Steg 3 Anställda skapar egna inloggningskonton

Dag 20.

Om era anställda inte redan är inbjudna till nya inloggningsmetoden kan de nu aktivera sig själva när de loggar in på nuvarande sätt, genom ett formulär där de anger sin e-post, för att sedan skicka inbjudan till sig själva. (Kontrollera skräppost om mejlet inte mottagits).

Om den anställde inte har möjlighet att byta inloggningsmetod just nu kan man klicka på avbryt och fortsätta tidrapportera på tidigare vis (signatur och lösenord). Observera att detta endast är möjligt under den kortare period - senast inom 10 dagar måste aktiveringen av epost göras.

När den anställde fyllt i sin e-postadress och bjuder in sig själv har de 24 timmar på sig att aktivera länken som kommer i e-postmeddelandet, efter detta får de möjlighet att ange ett lösenord och fortsätta inloggningen med den nya inloggningsmetoden på connect.mytranspa.com 

Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA

Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com

Till toppen

 

 

 

Steg 4 Anställda Måste byta inloggningsmetod

Dag 30.

Dina anställda blir nu tvungna att byta inloggningsmetod genom att följa formuläret och byta till e-post som användarnamn. Nästa gång den anställde loggar in måste de fylla i e-postadressen och klicka på Godkänn.

Efter att den anställde klickat på knappen "godkänn" kommer de fortfarande till inloggningssidan för att kunna tidrapportera ifall de inte har åtkomst till sin e-postadress just där och då, men efter att de loggat ut måste de aktivera sitt nya konto för att kunna logga in igen. De har 24 timmar på sig att aktivera sitt konto från det att de klickat på knappen "godkänn". 

Välkomstmejl
Ämne: Välkommen till TransPA

Avsändaren : do.not.reply@mail.connect.visma.com

Till toppen

Skicka om välkomstmejl

Om den anställde inte lyckats aktiverat sitt nya konto inom 24 timmar, kan man som systemanvändare skicka om inbjudan via personalkortet genom att klicka på "Skicka om välkomstmejl" som finns under fliken "Allmänt" och Inställningar för inloggning (Visma Connect)

Om den anställde inte hunnit aktivera sitt konto inom 24 timmar blir länken i välkomstmejlet ogiltig, men den anställde har då möjlighet att begära en ny giltig länk som fungerar i ytterligare 24 timmar.

Tips & Tricks, bra att veta

Sker er tidrapportering på en enhet som delas med andra?

Inloggningsmetod med mailadress som identifierare är väldigt vanlig idag. Många fördelar finns som förenklar inloggningen och ökar säkerheten för den enskilde användaren. För er som tidrapporterar med en eller flera gemensamma enheter för personalen vill vi tipsa om tillvägagångssätt vid inloggning på en enhet som inte tillhör dig. Allt för att upprätthålla och säkerställa en smidig och säker upplevelse.

Frågor och svar

Saknar ni något? Här finner ni frågor och svar om inloggning med Visma Connect

Till toppen