Översikt, er personalvy

1 Gilla · 09-10-2023

Översikt, er personalvy

Här hittar du all information om din personal, samt redigerar uppgifter och lägger in ny personal.

Här följer en beskrivning av gränssnittet och som på flera ställen i Transpa så får ni förklaring om ni för musen över symbolerna inne i produkten.

Lägg till ny personal

Växla mellan aktiva och ej aktiva anställda

Öppnar upp rapporten personal allmänt, där du får fram mer data om personalen i fler kolumner.

Skräddarsy din personalvy. Välj vilka kolumner du vill ha aktiva och inaktivera de som inte är relevanta för er. Dra och släpp kolumner till/från höger och vänster för att välja. Spara när du är nöjd.

Rutan aktiva visar antal aktiva anställda i aktuellt företag. Om ni har flera företag i en och samma databas och vill se totalen, växla företag för att räkna samman era anställda.

I nästa fält kan man gruppera personal enligt följande:

Nästa fält med pilen är vårt finfina filter som snabbt lyfter fram anställda utifrån:

Arbetsgrupp
Semestergrupp
Trafikområde
Arbetsledare
Stationsort
Anställd, här kan ni söka på för- och efternamn, signatur och anställningsnummer.

Så här kan det se ut.

Allt eftersom du börjar skriva så kommer sökträffarna krympa och du kan klicka för att aktivera rätt filter.

I detta fall valde jag stationsort. Om det efter filtrering finns en nedåtpil så finns fler stationsorter att visa/dölja och växla till om ni vill.

Vill du komma tillbaka till hela vyn med personal, ta bort filtret genom att klicka på krysset.

Titta på rubrikerna i anställdalistan. Efter någon av dina rubriker finns en sorteringsfunktion. Klicka på rubriken du vill sortera på. Du kan sortera i stigande eller fallande ordning.

Samtliga inställningar sparas på dig som användare, så att du behåller samma vy även i framtiden.

Snabb växling mellan anställda

För att gå in på anställds detaljer klickar ni på pennan längst till höger..

..och då öppnas allmäntfliken på personkortet

Här kommer ni åt alla kategorier med er angivna data som rör denna person. Skulle ni nu vilja ta er vidare till annan person så gör ni detta snabbast och lättast genom att klicka på rullgardinen, där ni antingen kan bläddra i listan eller skriva in första bokstaven om ni föredrar det, så hittar ni er anställd.

Tips om ni ska göra granska detaljer eller göra ändringar på flera personer

välj ett lämpligt filter innan ni kliver in på specifik person - då får ni med er den valda gruppen, ser endast relevanta anställda och kan arbeta effektivare!
Ställ er på vald flik och utför er ändring. Växla därefter person så står ni kvar i samma flik. Ni kanske ska lägga till ett lönetillägg eller byta arbetsledare för en viss grupp anställda.

Lägga till ny personal

Efter att du klickat Lägg till personal kommer följande ruta upp:

En anställd skapas upp i två steg.

Steg 1:

Ange förnamn, efternamn och signatur.

Signaturen kan bestå av bokstäver eller siffror och måste vara unik. Det är den enda detalj som inte kan ändras på en anställd. Den är inte viktig för er anställd, men kan användas i koppling i integrationer och som sortering i era register. Signaturen används internt i TransPA och visas inte för den anställde.

Därefter kommer gråa fält, hoppa över dessa och fortsätt nu till inställningar för inloggning (Visma Connect) Men först behöver ni välja om ni ska bjuda in den anställde till inloggning via Visma Connect nu eller om ni vill avvakta. För inbjudan nu, fyll i den anställdes e-postadress, denna kommer att användas för inloggning till tidrapporteringen.

Som standard är "Aktivera login omedelbart" aktiverad, vilket betyder att så snart du sparat uppgifterna på denna sida så skickas ett välkomstmejl till den anställde e-postadess. I välkomstmejlet beskrivs hur den anställde skapar sitt lösenord, och loggar in första gången.

Vill du registrera personalen utan att bjuda in dem ännu, så kan du trycka här Du kan då välja att bjuda in till inloggning i ett senare skede.

När du är klar klickar du på "Spara och bjud in" alternativt "Spara".

Därefter kan ni spara och fortsätta skriva in övriga uppgifter. Land och Språk kan också anges och mobiltelefonnummer. Det mobilnummer du anger här kan användas för att återställa inloggningen till den anställde.

Tänk på att anställningsnumret måste vara unikt.

Förarkortsnummer är viktigt att det blir rätt, om ni vill att färdskrivardata ska kunna hämtas för var och en av era anställda. För att vi ska hämta färdksrivardata krävs 14 eller 16 siffror. För att kunna kontrollera förarkortets giltighet i Transpas kontroll mot BKY krävs 16 siffor.

Läs mer hur man aktiverar färdskrivarkoppling.

Läs här om vår tjänst, behörighetskontroll mot BKY, förarkort och körkortsbehörigheter.

Val av tidrapportering

Välj på vilket sätt personen ska tidrapportera. Här finns fyra olika val:

Efter fullgjort arbetspass

Tidrapportering görs i efterhand. Det finns en inställning som godkänner tidrapportering i förväg, typiskt fort före dagens slut. Standardinställningen är satt till 15 min i förväg och ställs in via verktyg - inställningar - kommunikation

Stämpelklocka

Tidrapportering sker i realtid genom in- och utstämpling. Ni kan själva välja på företagsnivå, vad som ska hända om man stämplar in före och efter schemalagd tid. Här förklarar vi mer och beskriver val av inställningar.

Kvittera pass

Detta alternativ innebär att personalen skall kvittera alla sina arbetspass. Vid kvittering skapas en tidrapport som är likvärdig med det planerade passet. Denna funktion är användbar om arbetstagaren alltid ska få betalt för den planerade tiden. Eftersom kvitteringen kan ske när som helst under dagen är den även användbar i samband med möjligheten till larm.

Ett pass som är kvitterat kan förändras av personalen tills tidrapporten blivit attesterad. När kvittering tillämpas är det fortfarande möjligt för personalen att lägga till nya tidrapporter för dagar där det saknas pass.

Här kan ni läsa mer om larm när personal inte har påbörjat sitt arbetspass.

Extern tidrapportering

Detta val finns till för att anställda som tidrapporterar via ett externt system, ändå ska kunna gå in och se tidrapporteringsvyn och där överblicka datan som registrerats. Man kanske vill kunna se den totala tid som registrerats under en vecka eller månad.

Med detta val finns ej möjlighet att registrera eller ändra någon data.
Notera att alla tidrapporter kommer synas röda. Den färgen används när man inte kan förändra en post. Detta är samma färg som används vid attesterade poster. (Era anställda kommer alltså inte kunna se om de är attesterade eller ej.)
Har man extern tidrapportering vald hänvisas anställd till vår traditionella tidrapportering (TIDRA finns ej tillgänglig).

När ni är klar med era val och all information är ifylld, glöm inte att spara alla ändringar genom att klicka på "Spara".

Fortsätt därefter med att skapa anställningskontrakt.

Anställningskontrakt

Vidare på fliken för anställningskontrakt, som också är viktigt att det blir gjort. Innan ett sådant finns kan inte den anställde logga in och registrera tid till exempel och det är här som arbetstidsförläggningen sätts.

Det mesta är tämligen självförklarande, men vissa saker är värt att notera:

Fr o m-datumet är kontraktets start, Anställd fr o m är när personen började på företaget, men saknar betydelse i löneberäkningen.

Ingångslön har ingen påverkan för löneberäkningen, men för den som vill veta vad en anställd började på för lön kan det anges. Uppgiften syns även på anställningskontraktet, där annars lönegrupp är den information som pekar mot vilken lön den anställde har.

Anställningsform pekar mot villkoren i respektive avtal. Är du osäker, läs om skillnaderna som finns i det avtal som ni önskar tillämpa (ett exempel är skillnaden mellan visstid vikarie/övrigt och visstid extra, åkeriavtalet)

Om du sätter en person som deltidsanställd, ska du fylla i antalet timmar per vecka, inte i procent. Vissa begränsningar finns som kan kräva manuell hantering i löneberäkningen - har ni personal som är anställda på deltid, läs avsnitt om Deltidsanställda.

Sättet att välja arbetstidsförläggning ser olika ut, beroende på om din personal går enligt Transportavtalet, Bussbranschavtalet, Maskinföraravtalet eller Tjänstemannaavtalet.

Varje anställd måste ha en lönegrupp angiven, även om du tänker sätta en personlig månadslön. Många värden som påverkar personens lön, såsom OB och premiekomp, finns bara i lönegruppen. Vill du ändra något i en lönegrupp, t ex ett belopp eller en arbetstidsförläggning görs det så här.

Glöm inte att spara kontraktet. Noteringsfältet kan användas till särskild information som inte kan skrivas någon annanstans, med tänk på GDPR, vem som har tillgång till programmet och vad du skriver.

Fortsätt sedan att med fliken lön.

Därefter, se över flikarna Lönetillägg, Utrustning, Kompetens och Dokument och din anställde är klar!

Har du en anställd som ska kunna arbeta både administrativt som systemanvändare och även tidrapportera som anställd? Här kan du läsa mer om hur ni kan sätta upp en sådan användare och hur man växlar mellan vyer.