För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
Ska man returnera en eller flera artiklar till en leverantör mot en kreditnota kan man göra så som det är beskrevet här. Man kan också göra likadant om man reverserar ett inköp (inleverans), men var uppmärksam på informationen under avsnittet om redovisning.
Registrera retur
Gå till Inleveranser (PO302000)
Välj typ Retur
Välj Leverantör(den som du har köpt artikeln av)
För att lägga till en artikel har du fyra val:
Klicka på + och lägg till artikeln manuellt.
Lägg till rad: detta är också manuellt, men ger dig en möjlighet att registrera med bland annat en streckkod.
Lägg till Inköpsorder: lägger till en artiklar från ett inköp.
Lägg till Inköpsorderrad: lägger till en specifik artikel från en inköpslinje.
Vi rekommenderar att välja en av de två sista valen. Genom att länka till ett inköp ser du historiken för ett returnerat inköp senare. Resten av denna artikeln går igenom valet Lägg till Inköpsorder.
Klicka på Lägg till Inköpsorder
Markera det aktuella inköpet
Klicka på Lägg till och stäng
Ta eventuellt bort krysset i rutan Parkerad
Klicka på Frisläpp
På inköpet man har använt som ursprung ser du nu att det har lagts till en linjen under fliken Inleveranser av typen Retur. Notera också att Status på inköpet är Öppen. Om du önskar att stänga denna kan du klicka på Åtgärder - Fullför order. Då blir statusen Stängd.
För att koppla returen till en ingående kreditnota har du två alternativ.
Koppla existerande kreditnota till retur
Gå in på den existerande kreditnotan (som inte är uppdaterad ännu)
Radera existerande linjer på denna
Klicka på Lägg till inleverans
Välj returen du har upprättat
Klicka på Frisläpp
Upprätta en kreditnota från returen manuellt
Gå in på returen du har upprättat (i fönstret Inleveranser)
Klicka på Åtgärder - Skapa faktura
En kreditnota blir skapad. Klicka på Frisläpp på denna.
Redovisning av kostpris
Generellt så bokförs dokumentet på följande sätt:
Varumottagning av typen Retur: kredit lagerkonto och debet kostnadskonto. OBS! Returen använder orsakskoden som är satt i fältet Returnera orsakskod i Inställningar inköpsorder (PO101000).
Ingående kreditfaktura: debet leverantörsreskontro och kredit kostnadskonto. OBS! Vid koppling till en retur används samma kostnadskonto som på returen.
OBS! Var uppmärksam på att kostpris som finns på lagerdokumentet som returen skapar inte använder kostpriset från inleveransen till inköpet som kopplas. Kostpriset som används beror på lagervärdesmetoden som används på artikeln:
Är lagervärdesmetoden FIFO används det äldsta kostpriset som är registrerat på artikeln.
Är lagervärdesmetoden Genomsnitt används det genomsnittliga kostpriset för artikeln.
För att se vilket kostpris som är använt på artikeln kan du klicka på Förfrågningar - Historisk lagertransaktion. Lagerändring (IN302000) öppnas då med lagerdokumentet till returen.
Logiken bakom detta är att man inte returnerar ett specifikt exemplar av en artikel. Om man har tio bollar i en korg, och returnerar en av dessa, är det inte en specifik kostnad som returneras. Systemet använder då FIFO-principen för att bokföra kostnaden av returneringen.
OBS! Använder du lagervärdesmetod Specifik och en parti/serienummer profil som använder batch eller serienummer så kommer kostpriset på returen reflektera kostpriset på mottaget som kopplas.
På rapporten Historisk lagervärdering (IN61700S) kan man se vilket kostpris som är använt för returen. Här måste du välja Ange Lager-ID i fältet Format och ange ett artikelnummer i fältet Artikelnummer.
Vi har flera kunder med leverantörer som jobbar med flera valutor. En orsak till detta kan vara att man har leverantörer utomlands, t.ex. Finska leverantörer kan skicka fakturor i EUR och norska leverantörer i NOK.
Hur skall man hantera detta i Visma.net ERP?
Valuta kopplas till leverantören, man har ett fält på leverantörer där man lägger in valutorna. Så hur skall man göra när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer eller vad händer när man tar emot fakturor i olika valutor från leverantörer utomlands (t.ex. Fakturor i EUR och NOK)?
Hur skall man styra från vilket bankkonto betalningen skall betalas ut från, baserat på vilken valuta fakturan kommer in i?
På leverantören skall man registrera valutan som används vanligtvis. Första som skall göras är att tillåta ändring av valuta i Leverantörer (AP303000) under Meny - Leverantörsreskontra - Register. Ni kan också tillåta ändring av kurs om ni vill att det skall vara möjligt att redigera kursen som kommer in automatiskt.
Dessa ger då möjligheten att registrera fakturor i annan valuta än denna som är standard på leverantören.
Önskar ni att valuta- och betalningskontot skall växlas automatiskt kan ni göra det genom att skapa en plats per valuta. I exemplet under har två platser skapats, en för EUR och en för SEK.
Kom ihåg också att ändra på OCR-inställningarna för valutan så att allt går rätt.
Om man går in på EUR och går på Betalningar ser man betalningsinställningar. Man skall ha Utlandsbetalningar på Betalningsmetod och Bankkonto EUR som Likvidkonto.
Primärplatsen har Betalningsmetod 01 - Inhemska betalningar och Betalningskonto 1930 (SEK konto).
Exempel:
Då man registrerar en faktura, väljs betalningsinställningar automatiskt enligt plats som står på fakturan under Redovisningsdetaljer. I exemplet nedan ser vi en faktura registrerad på Primärplatsen med betalningsmetod 01 och konto 1930.
Observera: Om du önskar att endast överstyra valuta, (och du inte behöver betala ut från olika bankkontonummer som är beroende av valuta) behöver du inte använda plats. Då räcker det med att aktivera Tillåt ändring av valuta.
I Visma.net Financials har ni möjlighet att skapa fakturor, spara och ta bort dem. Ingenting bokförs innan man trycker på Frisläpp. När ni skapar en faktura får den sitt eget fakturanummer. Om ni tar bort en faktura som har blivit uppdaterad, alltså har sitt eget fakturanummer, är det viktigt att ni ändrar nummerserien manuellt, då det inte händer automatiskt.
Hur vet man att man har hål i nummerserien?
Ni kan hitta hål i fakturanummerserien genom att sortera fakturorna enligt fakturanummer.
Steg 1: Gå in på Kundfakturor (ScreenId=AR3010PL) som finns under Kundreskontra - Transaktioner.
Tryck på fakturanummer så att de sorteras.
Steg 2:
Hitta vilket fakturanummer som saknas från listan.
Gå in på Nummerserier (CS201010) under Meny - Inställningar - Egenskaper.
Välj ARINVOICE (utgående faktura) eller APBILL (inkommande faktura)
I kolumnen Senast tilldelade numret lägger man in numret som man vill ändra.
T.ex. i bilden är den senaste fakturan 101001. Vi säger att 101000 saknas, då lägger man in 100999 som senaste nummer.
Programmet låter inte er att ha samma nummer på två olika fakturor så den hoppar alltid till det nästa lediga numret.
Har du noterat hål i nummerserien?
Detta förekommer då man upprättar en faktura/verifikat och sparar, sedan raderar man posten av någon anledning innan man har frisläppt den. I Visma.net tilldelas nummer från nummerserie i samband med att man sparar faktura/verifikat. Raderas den är det numret låst. Nummer tilldelas och låses då man kan skapa och spara transaktioner löpande men frisläpper och bokar om vartannat.
Det finns dock spårbarhet och ett enkelt sätt att se vilka nr detta gäller i systemet så man kan påvisa att det ej är registrerat några transaktioner i systemet för dessa nr.
Gå till Redovisning-Förfrågan-Verifikationslista. (GL40600S) och ta ut rapport. Där ser du då en översikt över de nr som registrerats utan transaktioner, bästa metoden är att bocka i rutan för "Visa enbart saknade" i urvalet för att se alla som raderats. Dessa innehåller ej transaktioner och påverkar ej redovisningen. Kort summerat:
- Transaktioner som frisläpps i systemet och därmed påverkar redovisningen kan ej raderas, de måste annulleras/reverseras så det finns spårbarhet.
- Transkationer som registrerats, men ej frisläppts kan raderas då de ej påverkat redovisningen. Dessa tar dock nummer i nummerserie i bruk men finns registrerade för kontroll och spårbarhet av sk. hål i nummerserien.
/Jonas
I Visma.net Financials finns det 4 stycken huvudböcker som standard. Det är alltså möjligt att föra in olika data i olika databaser. Hur detta används är upp till varje användare.
Det är möjligt att skicka alla fakturor till AutoInvoice även om kunden inte är registrerad för mottagande av e-fakturor.
I Kundklasser (AR201000) kan man aktivera funktionen Skicka fakturor till AutoInvoice.
Skapar man en ny kund är då detta val redan ikryssat.
Vid fakturering skickas då alla fakturor till Visma AutoInvoice och sedan vidare till kunden.
Prioritetsordning för att skicka en faktura är:
1. E-faktura (standard) 2. E-post 3. Utskrift
Mer information om att aktivera AutoInvoice hittar du i utbildningsmaterialet
När Ni aktiverat PEPPOL-faktura i kundreskontra (AR101000) kan Ni också aktivera ytterligare två inställningar:
Exkludera PDF-faktura
Som standard skickas alltid PDF faktura kopia från Visma.net ERP med som inbäddad i XML filen till AutoInvoice.
När man skickar i nya PEPPOL BIS Billing 3 så kan dock mottagaren be om att inte få faktura kopia som PDF inbäddad (baserat på den europeiska standarden EN16931). Detta är nu möjligt att styra genom en inställning för att exkludera PDF-faktura vid utskick från Visma.net ERP till Visma.net AutoInvoice. Det kan ställas in per kundklass eller per kund.
Inställningen heter Exkludera PDF-faktura och finns i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).
Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan
Denna kryssruta kan aktiveras när du har valt att Exkludera PDF-faktura.
Om du lägger till en egen faktura PDF i kundfakturor (AR301000) under fliken Bilagor och markerar denna inställningen kommer den första bilagan i listan blir den PDF faktura som kunden får. AutoInvoice skickar då både XML filen och bifogar bilagan som en faktura kopia vidare till kunden tillsammans med de övriga bilagorna.
Detta kan vara användbart om man skapar sina fakturor i något annat system och vill skicka med sin egen layout till kunden.
Inställningen heter Använd den första AutoInvoice-bilagan för att se fakturan och ligger i Kundklasser (AR201000) och Kunder (AR303000).
Har man aktiverat inställningarna på kundklass kommer nya kunder att få den automatiskt . På existerande kunder måste man kryssa i rutorna direkt på kundkortet
Med funktionen avyttring av anläggningar har man beslutat att användbart material eller byggnader ska tas ur drift för att dem inte längre är lämpliga för sitt ursprungliga syfte, eller på grund av annat behov.
Denna artikeln beskriver hur statusen Godkänd uppdateras på leverantörsfakturor, och varför denna processen ibland tar längre tid än förväntat/önskat.
Observera att vi jobbar på att få fram en lösning för detta problemet i form av ett nytt kösystem.
Processen för att få statusen Godkänd består av flera steg:
1. En användare klickar på Skicka till Approval på en leverantörsfaktura. Detta gör att fakturan skickas till Visma.net Approval. Status Approval ändras till Skickad till Approval.
2. När ett flöde hittas i Approval skickas ett meddelande tillbaka till Visma.net ERP och status ändras till Väntar. Detta betyder att fakturan väntar på godkännande av någon användare i Visma.net Approval.
I nästa steg finns det två olika möjligheter:
Fakturan blir godkänd i Visma.net Approval. Detta skickar ett meddelande till Visma.net ERP som ändrar Status Approval till Godkänd.
Fakturan blir avvisad i Visma.net Approval. Detta skickar ett meddelande till Visma.net ERP som ändrar Status Approval till Avvisad.
Idag har vi en kö för alla dessa meddelande. Detta för att säkerställa att statusen Godkänd blir uppdaterar i korrekt följd(Skickad till Approval -> Väntar -> Godkänd).
Vanligtvis tar denna uppdatering runt 30 minuter. När fler användare samtidigt hanterar fakturor i Visma.net Approval upplever vi dessvärre att det tar längre tid för statusen Godkänd att komma till Visma.net ERP. Detta beror på att det blir en köbildning som leder till fördröjningar på 1-2 timmar.
Detta får följande konsekvenser:
Fakturor som har blivit skickad till Visma.net Approval blir stående med antingen status Väntar eller Skickad till Approval. Observera att fakturan kan vara tillgänglig för godkännande även om statusen inte är uppdaterad i Visma.net ERP.
Fakturor som har blivit godkända i Visma.net Approval blir stående med statusen Väntar i Visma.net ERP och kan därmed inte behandlas vidare förrens statusen är uppdaterad.