Användartips för Visma.net ERP

Skapa ett dashboard för att få snabbare och enklare översikt över din EFH process -  leverantörsfakturaprocess. Denna  dashboard visar olika status För inkommande fakturor Olika schemaläggningar  Vilka fakturor som ligger ute i flödet  Statistik - belopp på de mest frekventa leverantörerna   Betalningar som skickats till Autopay Nya återrapporteringar från Autopay   För att komma igång  och ta del av denna funktion kontaktar du din Vismapartner.    Observera att denna dashboard med tillhörande förfrågningar och filterer är en prototyp som visar hur ett dashboard kan byggas. Er partner har bra insikt på vad som kan fungera i er miljö.     

I version 8.29 blev ett nytt fält tillagt för Kundprojekt under fliken Redovisningsdetaljer i Kundfakturor (AR301000).   Fältet mappas både till Visma.XML och till PEPPOL BIS 3.0 när man skickar till fakturan till AutoInvoice, och detta gör det möjligt att ange kundens projektnummer.   Om fältet är ifyllt så mappas det enligt följande i PEPPOL BIS 3.0: <cac:ProjectReference> <cbc:ID>xxxxxxxx</cbc:ID> </cac:ProjectReference>   Om fältet är blankt, så kontrollerar systemet om fältet Projekt är ifyllt (tillgängligt i Project Accounting) och då mappa detta till samma fält.   Fältet är för tillfället inte tillgängligt i Kundfaktura (SO303000), men kommer at bli tillgängligt även här i en kommande version.

I version 8.28 kom en ny funktion för att dölja flera rader samtidigt i Behandla kontoutdrag (CA306000) och Behandla kundinbetalningar (AR305000).   För att dölja flera rader samtidigt kan du göra följande: Lägg till kolumnen Dölj i Kolumnuppsättning.     Markera sedan de rader du önskar att dölja. Klicka sedan på Dölj valda.     I dialogrutan som kommer fram klickar du på Ja.     Systemet kommer nu dölja de valda transaktionerna. Klicka sedan på Spara för att spara ändringen. 

I denna artikeln går vi igenom stegen för att aktivera 2-stegsverifiering för din användare i Visma Connect med hjälp av en Authenticator app.

Här förklarar vi hur man åtgärdar problemet med att "Vissa av direktleveransraderna i inköpsordrarna är inte länkade till några försäljningsorderrader."

En populär funktion som kanske inte alla tänker på. Men det är möjligt att sortera t.ex orderrader på ett inköp eller försäljningsorder.   Du kan dra och släppa rader för att ordna om raderna i en order. Du kan även klippa ut en rad på en order genom att använda Klipp ut rad i snabbmenyn och sedan klistra in raden ovanför den markerade raden genom att ställa dig på en raden och använda Infoga utklippt rad i snabbmenyn. Se nedan för ett exempel.  

I version 8.16 av Visma.net ERP kom ny funktionalitet för att förenkla bokföringen av leverantörsfakturor som importeras från Fakturainkorgen. Det är nu möjligt att skapa regler för varje enskild leverantör för att redan vid import få fakturan korrekt bokförd i systemet. 

I systemet önskar vi att de flesta betalningar ska köras genom Autopay. Vid användning av Autopay för valutabetalningar hämtas valutakursen från Autopay automatiskt i systemet. Detta förenklar registreringen av betalningar. Om du behöver registrera betalningar manuellt beskriver denna artikeln hur detta görs.

Du känner väl till att det finns ett API för Visma.net ERP som möjliggör integration med andra lösningar? Detta utvecklas kontinuerligt.   Kontakta gärna i första hand din partner för att undersöka integrationsmöjligheterna närmare. Kanske finns det redan en färdig integration eller kanske har du kontakt med någon som kan bygga integrationen.     Befintliga integrationslösningar Visma.net API endpoints

Det rekommenderas att man väljer Underlag för ROT- och RUT-arbeten  i Företag (CS101500) på fliken ROT och RUT.   I denna artikel beskriver vi ett sätt att reversera en kundfaktura med ROT/RUT när man valt  Frisläpp fakturor och betalningar istället   Frisläpper man en ROT faktura:   Resultat:   Samt:   För att reversera fakturan måste man börja med fakturan till Skatteverket. Gå till Kundfakturor (AR301000) och hitta fram fakturan till Skatteverket. Gå till Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp kreditfakturan   Fakturan till Skatteverket är nu stängd.   Nu behöver du Reversera motpost på den tidigare kundinbetalningen. I vårt exempel betalningen 100112   Resultat:   Nästa steg är att reversera den ursprungliga fakturan. Gå till Kundfakturor (AR301000) och Åtgärder och välj Reversera och använd på nota   Frisläpp den    Återstår kreditfakturan 100112 som skapades när vi först frisläppte 100111:     Fakturan har ingen moms. Skapar därför en debetjustering utan moms:   Sista steg är att skapa och frisläppa en kundinbetalning:   Nu är alla dokument stängda. Både kundfakturor     Och kundinbetalningar  

Det är möjligt att skicka ut e-post direkt fån Visma.net ERP. På så sätt kan man skicka ut orderbekräftelser, plocklistor, mm. När det gäller fakturor så rekommenderar vi dock att använda sig av AutoInvoice i stället.   Att skicka e-post kan göras på tre olika sätt. Vi rekommenderar vanligtvis att man använder setup 1. Nedan beskriver vi de olika alternativen.   Gå till Meny - System - Egenskaper - Systemkonton, e-post (SM204002).   Setup 1: Standard uppsättning med egendefinierad svarsadress (rekommenderat) Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet Svarsadress E-post ska vara no-reply@finance.visma.net - den får inte ändras! Spara när du är klar   Setup 2: Standard uppsättning med egendefinierad e-postadress Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa i Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Spara när du är klar När du har sparat visas  DNS-poster som måste anges av domänägaren för att Visma ska kunna skicka från adressen. Detta är vanligtvis något som din IT-administratör eller e-postleverantör behöver hjälpa dig med. Det går inte att skicka från egen adress förrän detta är på plats. När DNS-posterna har lagts till och validerats försvinner meddelandet från skärmen.     Setup 3: Utskick via egen server Klicka på + för att lägga till ett nytt e-postkonto  Kryssa av Använd standardserver för utgående e-post Fyll i avsändarens namn i fältet Kontonamn e-post Fyll i avsändarens e-post i fältet E-post Fyll i Serverinformation, Säkerhet och Serverportnummer. Det är information som du måste få av din IT-administratör eller e-postleverantör. Spara när du är klar   Om det finns flera e-postkonton i Visma.net ERP kan man välja vilket som används som standard i fönster E-postinställningar (SM204001)    

I version 8.40 av Visma.net ERP släpptes en ny rutin för att generera en Periodisk sammanställning.   Det kommer att vara möjligt att fortsätta jobba med den gamla genereringen om man önskar ett tag till, denna går att hitta under Periodisk sammanställning (gammal) (AR40500S) men här går vi igenom den nya rutinen.   Observera att man måste “avsluta” tidigare rapporter som rapporteras i den gamla rutinen, innan man kan börja med den nya. Läs mer om detta längre ned i denna artikel.   När man öppnar det nya fönstret från menyn öppnas nu en listvy där man kan se alla tidigare rapporter som har genererats i den nya rutinen. För att skapa en ny rapport klickar man på +.   För att generera en ny raport fyller man i urvalet och sparar. Först efter man sparar ser man vad som ingår i sammanställningen.     Rapportnr - Varje rapport får ett unikt ID. Detta är en automatisk nummerserie. Organisation - Här väljer du den företagsgren som du ska generera sammanställningen för. Rapportår - Det år du ska rapportera för. Skattemyndighet - Den skattemyndighet du ska rapportera till, vanligtvis Skatteverket. Rapportperiod - Den månad du ska rapportera för. Rapportstatus - Status på rapporten. Denna kan vara ‘Öppen’ och ändras till ‘Skickad’ när man klickar på åtgärden ‘Skicka’ Rapportrevision - Här visas vilken revision som rapporten är i den valda rapportperioden. Inkludera - Här kan du välja vilka revisioner som ska inkluderas i denna revisionen. Inkludera gamla transaktioner - Om du vill att tidigare transaktioner ska tas med i sammanställningen kan du välja detta här. Gruppera transaktioner på momsregistreringsnummer - Som standard hämtas varje kund separat. Om du har flera kunder med samma momsregistreringsnummer registrerat.   Börja använda den nya rutinen För att kunna använda den nya rutinen och undvika att transaktioner som redan rapporteras kommer med måste man först avsluta den tidigare rutinen. När man öppnar Periodisk sammaställning - översikt (AR40501S) första gången finns en informationsruta med en hyperlänk. Klickar man på denna öppnas Confirm latest processed EC Sales List (IA40501S).       Du kan välja att utföra detta per företagsgren, eller alla samtidigt. När du har valt senaste rapporterade perioden och kryssar i Detta är riktigt kan du klicka på Behandla.   Alla transaktioner till och med den senaste rapporten kommer då att tilldelas en referens så att de inte kommer fram i den nya rutinen.

Handelsföretag som har exportförsäljning kräver ofta förskottsbetalningar av sina kunder innan de skeppar varorna. Det kan variera hur mycket kunderna skall betala i förskott, men det finns stöd för detta i Visma.net ERP.   Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta SEK Det är möjligt att skapa en förskottsbetalning från en försäljningsorder. Och om det redan har gjorts en förskottsbetalning kan denna läggas till på säljorder.   Skapa en försäljningsorder i Order (SO301000) som vanligt. När all information är registrerad på försäljningsordern, gå till fliken Betalningar och tryck på knappen Skapa förskottsbetalning.     Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     När kundens betalning har registrerats på banken går du in på själva förskottsbetalningen, korrigera eventuellt datumet så att det stämmer överens med det datum som pengarna kommit in på kontot och klickar på Frisläpp. Förskottet går då över till status Öppen, så länge det inte är använt på en faktura.     Det är även möjligt att på Försäljningsordern under fliken Betalningar se att en betalning är registrerad.     Beroende på hur flödet ser ut i företaget så gör man nu antingen en utleverans, eller om det är ett inköp kopplat till försäljningsordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   När detta är gjort registrerar man utleveransen på försäljningsordern och bekräftar denna. När utleveransen är bekräftad skapar man kundfakturan och gör eventuella ändringar för att sedan frisläppa denna.   Om hela beloppet har blivit förskottsbetalat så kommer fakturan att direkt få status Stängd. Om inte kommer resterande saldo som kunden måste betala att visas under Restbelopp. Förskottsbetalningen status kommer också att ändras till Stängd.     Förskottsbetalningar från Försäljningsorder – Valuta Om en kund ska göra en förskottsbetalning i valuta, exempelvis USD så kan man även från försäljningsordern skapa det om det är ett likvidkonto med samma valuta (USD).   Skapa en försäljningsorder som vanligt och gå sedan till fliken Betalningar. Ändra betalningsmetod till 03 - Manuell och lägg in ett likvidkonto som är i samma valuta som försäljningsordern.     Gå till fliken Betalningar och klicka på Skapa förskottsbetalning. Ett popup fönster öppnas då med all information ifylld. Om hela orderbeloppet inte ska vara i förskott behöver man ändra detta. Här kan man eventuellt också lägga till/ändra information om det behövs. När man är klar klickar man på Spara och stäng.     Som med förskottsbetalningar i basvalutan i företaget (oftast SEK) låter man betalningen vara i status Balanserad tills man tar emot betalningen på kontot. När man har tagit emot betalningen korrigerar man eventuellt datum och frisläpper förskottsbetalningen.   Förskottet går då över till status Öppen så länge den inte är utnyttjad på en faktura. Detta kan man se på försäljningsordern.     Nu kan man hantera försäljningsordern och antingen skapa en inköpsorder eller göra en utleverans. När detta är gjort skapar man en faktura.   När man har förberett fakturan kan man under fliken Betalningsinformation se det belopp som finns på förskottsbetalningen under Summa betalning och kvarstående belopp under Belopp att registrera.     Gör eventuella ändringar på fakturan och frisläpp sedan denna. Om hela beloppet är förskottsbetalat så får fakturan direkt status Stängd. Är där något kvar att betala får den status Öppen.   Förskottsbetalning från Kundreskontra För att skapa en förskottsbetalning från kundreskontran, gå till Kundinbetalningar (AR302000). Välj Typ: Förskottsbetalning. Fyll i rätt uppgifter och hämta sedan upp ordern som ska förskottbetalas under fliken Order att matcha. Tänk på att ha rätt Betalningsmetod, Likvidkonto och Valuta.     När betalningen har registrerats på bankkontot, öppna förskottsbetalningen och korrigera eventuellt datumet innan du frisläpper betalningen. Förskottet går över till status Öppen så länge den inte har utnyttjats på en faktura.   Beroende på hur flödet är i företaget så gör man nu antingen en utleverans eller om det är ett inköp kopplat till säljordern så gör man en inköpsorder. När varor har kommit till lagret så gör man en inleverans och frisläpper denna.   Därefter går man in på försäljningsordern och gör en utleverans som sedan bekräftas. Skapa sedan en kundfaktura och kontrollera så att denna stämmer och frisläpp sedan denna.   Hantering av förskottsbetalningar som importeras från AutoPay I dagsläget finns ingen funktionalitet för att hantera förskottsbetalningar automatiskt i Visma.net ERP som kommer från AutoPay och hamnar i Behandla kundinbetalningar (AR305000). Om Datum och Belopp stämmer överens med förskottsbetalningen i Visma.net ERP finns det möjlighet att matcha manuellt, men annars gäller ovanstående hantering.  

I version 8.26 blev det implementerat stöd för flerspråkshantering i Visma.net ERP. Detta ger möjlighet för användare att registrera olika beskrivningar på olika språk i olika delar av systemet.   Här visas ett exempel från Kontoplan (GL202500).   Det är möjligt att importera in beskrivningar på olika språk med ett importscenario. För att detta ska bli korrekt lägger man in en kolumn för varje språk i filen man ska importera, och använder sig av ett speciellt uttryck i scenariot.    Uttrycket kan användas i alla fönster som har stöd för flerspråkshantering.   Uttrycket är följande: ='[{nb:'+[Description NB]+'},{en:'+[Description EN]+'},{fi:'+[Description FI]+'},{da:'+[Description DA]+'},{nl:'+[Description NL]+'},{sv:'+[Description SV]+'}]'   Bifogat här nedanför hittar du också det scenario som visas i skärmbilden ovanför. Observera att detta endast är ett exempel och kan behöva ändras för att fungera i ert företag.   Önskar ni hjälp med att importera beskrivningar på olika språk ber vi er att ta kontakt med er partner.

Du kanske har noterat att vi ibland refererar till Screen ID i systemet istället för ett fönsters namn. Till exempel om vi refererar till fönstret Kundfakturor lägger vi alltid till fönstrets Screen ID i slutet, som i detta fallet är AR301000.   Alla fönster i Visma.net ERP har ett unikt ID, som alltid är samma för alla användare.   Det är möjligt att skriva in ett Screen ID direkt i URL:en i webbläsaren, istället för att öppna ett fönster genom menystrukturen. Detta är väldigt användbart när man kommunicerar ut olika saker, eller när man skriver dokumentation.   Exempel I detta exempel vill jag nå fönstret Ej lagerförda artiklar (IN202000). Då kan jag göra enligt följande: 1. Kopiera ID:t, i detta fallet IN202000 2. I Visma.net ERP, klistra in ID:t efter ScreenId= i URL:en. Klicka sedan på Enter. Detta öppnar det specifika fönster som är kopplat till det ID:t, i detta exempel Ej lagerförd artiklar.

I Visma.net går det att konfigurera priser per lagerställe. På så sätt kan prissättning vara inställd för att fånga upp kostnader per lager. Kostnaderna för olika lager kan variera, på grund av t.ex. transportkostnader eller hyreskostnader.    I fönstren Prisavtal för försäljningspriser, Försäljningspriser, Prisavtal för leverantörspriser och Leverantörspriser kan du sätta lagerspecifika priser. I exemplet nedan kommer vi att använda oss av fönstret Prisavtal för försäljningspriser för att sätta lagerspecifikt pris. Vi lägger till artikeln och anger priset 1500 när den säljs från lager 2 (ursprungspris för alla andra lager är 1000).     En försäljningsorder där vi säljer från lager 1 ger priset 1000:           En försäljningsorder där vi säljer från lager 2 ger nu priset 1500:        

I mallen för rapporteringsinställningar gällande momsrapporten har ett fel noterats. Bokning av inköp tredjepartshandel med KAT 11 ger negativt värde i ruta E37 på VAT-rapporten trots att endast debetfaktura är registrerad. Detta innebär att en skapad rapport som skickas till SKV innebär fel i rapporteringen och kan ge onödig korrespondens med myndigheten.   Genom att ändra uppdateringsregeln för E37 Inköp tredjepartshandel EU från +utgående-ingående till +ingående-utgående, (se övriga EU inköpsrader på momsrapporten t ex C20, C21) får man rätt värde på VAT-rapporten. Se bifogade bilder

I förbindelse med ett tidigare problem, ändrades filtreringsfunktionen i Betalningsförslag (AP301000) i version 8.17. Som standard är nu endast fältet Betalningsdatum ifyllt med dagens datum. Detta gör att det som standard endast är fakturor med dagens datum som Betalningsdatum som visas. Detta inkluderar fakturor som har förfallt.   Om du vill visa en faktura med förfallodatum i framtiden måste du lägga in ett datum i fältet Förfallodatum. OBS! Fönstret visar bara fakturor som tillfredställer alla datumfält. Samtidigt måste fältet Betalningsdatum vara ifyllt för att kunna välja fakturor/kreditfakturor. Eftersom fakturor som standard får samma Betalningsdatum som Förfallodatum innebär detta att i utgångspunkt sätter du Betalningsdatum till samma dag som Förfallodatum för att kunna visa och välja dessa fakturor.   Det är meningen att man bara ska behöva fylla i Förfallodatum men dessvärre är det just nu ett fel som gör att detta inte är möjligt. Felet är rapporterat och vi jobbar på en lösning.

I denna artikeln går vi igenom hur du upprättar en anläggning genom att konvertera ett inköp till en anläggning.