För att komma igång med Visma.net på bästa sätt har vi för dig som ny användare samlat ett antal artiklar och guider som går igenom de första delarna du stöter på som ny användare i Visma.net.
Modulen Lager har egna rapporter för lagervärdering, bland annat Lagervärdering. En del användare kan uppleva att denna visar andra siffror än lagerkontona (vanligtvis 1460) i samma period. I denna artikeln går vi igenom den vanligaste orsaken till detta. Artikeln visar hur det kan identifieras och lösas.
1. Öppna rapporten Historisk Lagervärderingsöversikt (IN61800S) Klicka på Kör rapport. I det här fallet tittar vi på period 05-2019.
Rapporten visar utgående lagervärde I logistikmodulen för period 05-2019.
2. Gå till Kontoutdrag (GL404000) och välj samma från period 01-2019 och till period 05-2019.
3. Välj lagerkonto 1410.
Utgående saldo är 60.000 kr. Det borde varit 75.000 kr.
Skillnaden mellan Historisk lagervärderingsöversikt (IN61800S) och Kontoutdrag (GL404000)
beror på att IN61800S visar lagervärde i lagermodulen medan GL404000 visar vad som är bokfört lagervärde.
I bilden ovan, buntnummer 100001, har ”någon” direktbokat på lagerkontot vilket man inte ska göra.
Buntnummer 100001 bör vändas.
4. Klicka på buntnumret.
5. I det nya fönstret, välj Åtgärder - Reversera bunt.
6. Frisläpp bunten.
7. Kör rapporten Kontoutdrag igen.
Nu har vi rätt utgående saldo på konto 1410.
Nu går det att frikoppla hjälpfönstret från applikationen, så att du t.ex. kan ha hjälpfönstret på en annan skärm än den skärmen där du jobbar i applikationen.
Öppna hjälpfönstret genom att klicka på frågetecknet i applikationens övre högra hörn. Hjälpfönstret öppnas. Klicka sedan på knappen "Koppla loss Help Center från programmet".
Nu kan du flytta fönstret separat och därmed ha hjälpen tillgänglig där du önskar i samband med pågående arbete i applikationen.
/Jonas
Det kan vara flera olika orsaker att man vill reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans.
Det kan vara att den är bokförd under fel period, fel pris, fel valuta osv.
Det är möjligt att reversera en faktura som är baserad på en försäljningsorder och utleverans på vanligt sätt via kundreskontra. Men detta reverserar endast fakturan, inte utleveransen. Detta leder till att man får en skillnad mellan finans- och logistikmodulen.
I denna artikeln förklarar vi hur man kan reversera både fakturan och utleveransen. Det gäller fakturor som skapats av försäljningsorder som utlevereras och faktureras helt.
Ni gör det genom att registrera en beställning med typ CM (Credit memo)
Gå till Försäljningsorder SO301000
Välj typ CM
Välj rätt kund och datum / period.
Klicka på Lägg till faktura. En ny fönster öppnas.
Välj faktura som skall reverseras
Välj alla rader som kommer upp
Klicka på Lägg till och stäng
Välj Behandla - förbered faktura. En kreditnota skapas och ni blir vidareförda till den.
Frisläpp kreditnotan. Detta skapar också ett lagerdokument som reverserar den ursprungliga utleveransen. Detta är tillgängligt på CM-ordern under fliken utleveranser.
Lagret blir också justerad enligt reverserad utleverans (finns igen i lager).
För att kunna skicka en faktura till Approval måste det finnas en bilaga på faktura i Visma.net Financials.
Klicka på Lägg till bilaga och välj sedan önskat dokument som ska skickas med till Approval.
Det är först när det finns en bilaga kopplad till fakturan som man kan klicka på knappen Skicka för godkännande.
I Visma.net Approval har du möjlighet att lägga in en kommentar när du godkänner ett dokument. En vanlig fråga som support tar emot är var i Visma.net Financials du har möjlighet att se dessa kommentarer.
Fönstret Dokumenthistorik från Approval(AP40104S) visar denna kommentaren. Men då måste du veta vilket verifikat du ska titta på.
Önskar du en samlad översikt över fakturor som är godkända i Approval där det finns en kommentar, kan du använda fönstret Frisläpp fakturor(AP501000). Detta kan vara nyttigt om du önskat att gå igenom alla fakturor som har blivit godkända i Approval och eventuellt göra ändrar innan de frisläpps.
I kolumnen “Kommentar” visas kommentaren du har lagt in. Du kan också göra ett urval på endast de fakturorna som är godkända.
Observera att detta fönstret kan endast användas om man inte frisläpper godkända fakturor automatiskt.
När fakturor kommer in till Visma.net Financials från Autoinvoice har man möjlighet att bokföra dem automatiskt.
Om ni får en faktura från en leverantör som inte är registrerad i systemet, kommer fakturan att få status Blockerad. Anledningen till detta är att fakturan har inte blivit matchad till någon leverantör.
Om du därefter skapar leverantören (t.ex. Via skapa leverantör) och sedan behandlar fakturan, kom ihåg att systemet inte tar hänsyn till valet på Matcha lagervara under fakturaimport på leverantören. Det är för att systemet läser inställningen då fakturan kommer in i fakturainkorgen.
Om leverantören inte skapas, postas fakturan in baserat på skattekod i stället. Om ni ofta har nya leverantörer i fakturainkorgen och får inget match i systemet, rekommenderar vi att ni väljer Skapa fakturor med en egen rad för varje momssats i stället. Inställningen läses endast när fakturan är hanterad och låter systemet att använda kostnadskontot på leverantören.
Med Attribut menas det egenskaper som ni kan lägga in på kunder, leverantörer eller varor för att kunna sortera, gruppera, skapa rapporter, information osv.
Sätt upp egenskaper som behövs i ‘Attribut’ (ScreenId=CS205000).
Attribut-ID = Ange önskat namn / nr. på attributen
Beskrivelse = Ange önskad beskrivning
Kontrolltyp = Hur ni vill att attributen skall läggas in:
Text = text information
Kombinationsruta = här kan du lägga till en lista över olika val som väljs med dropdown-lista
Flervalskombination = Samma som kombination, men med möjlighet att välja flera samtidigt
Kryssruta = Box för att kontrollera valet
Datum/tid
Inmatningsmask = Kombination med text, regel hur texten skall registreras
Reguljärt uttryck = Regel för hur text skall fyllas i.
När man använder kombinationsruta och flervals kombination, fyll i värdena nedan.
Kunder
Kundklasser (ScreenId=AR201000)
Välj flik Attribut
Välj attributen som skall användas på kundklassen
Markera rutan obligatorisk om ni vill att fälten måste fyllas i
Ni kan också lägga in att den används som standardvärde Kunder (ScreenID=AR303000)
Fliken Attribut
Här läggs värdena in på de olika attributerna
Leverantörer
Samma layout och användning som för kunder.
Leverantörsklasser (ScreenID=AP201000)
Leverantörer (ScreenID=AP303000)
Lagerförda och ej lagerförda artiklar
Artikelklasser (ScreenID=201000)
Välj Klass
Välj Attribut
Välj attributer som skall användas med artiklarna
Välj obligatoriskt om fältet skall fyllas i
Kan också läggas in som standardvärde
I Ej lagerförda artiklar (ScreenID=IN202000) eller Lagerförda artiklar (ScreenID=IN202500)
Fliken Attribut
Här läggs in alla värden på olika attributer
Du har möjlighet att ställa in valideringsregler på kunder. Detta reducerar risken för att det registreras för lite information på kunder och är speciellt viktigt om man ska skicka e-fakturor till sina kunder.
På kundfakturor kan man skriva information till kunder i fältet Beskrivning. För att detta ska visas på utskriften måste man på förhand aktivera detta.
Denna artikeln visar hur man reverserar en leverantörsfaktura och hur man skapar en kreditfaktura och matchar den mot leverantörsfakturan.
Gå till ‘Leverantörsfaktura’ (ScreenId=AP301000).
Välj rätt faktura
Välj ‘Åtgärder - Reversera'
En Kreditfaktura har skapats. Skriv en beskrivning i fältet beskrivning
Tryck på ‘Frisläpp’
Matcha kreditfaktura mot faktura
Gå in på ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) och välj Typ - Kreditfaktura
Välj rätt löpnummer
Från betalningsrader med ‘+’
Välj faktura som ni vill matcha kreditfakturan med.
Frisläpp
Denna artikeln förklarar hur ni hanterar en återbetalning från en leverantör och hur ni kopplar den mot en kreditfaktura.
Ni kan hantera återbetalningen genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000) eller Behandla Kundinbetalningar (ScreenId=AR305000) om ni kör med Autopay.
Man hanterar en återbetalning genom ‘Leverantörsbetalningar’ (ScreenId=AP302000), här skall ni välja typ 'Återbetalning leverantör'.
Lägg till datumet, perioden och leverantören.
Gå ner på betalningsmetod. Här kan ni inte använda en betalningsmetod som man använder med Autopay betalningar. Oftast används som betalningsmetod 4 eller 5. Lägg också till en referens på betalningen.
På betalningsrader väljer ni ‘Kreditnota’ och väljer kreditnotan som gäller.
Till sist lägger ni Betalt belopp och trycker på ‘Frisläpp’, då kopplas betalningen och kreditnotan mot varandra och betalningen är frisläppt i systemet.
Hantera inkommande betalningar
Ni kan importera återbetalningar genom ‘Behandla Kundinbetalningar’ (ScreenId=AR305000)
Välj ‘Skapa post’ och ticka in ‘Skapa’
Välj ‘Leverantörsreskontra’ som Modul och rätt leverantör
Hämta poster och välj kreditfakturan
Spara
Behandla för att bokföra återbetalningen
OBS ni får felmeddelande att fakturanr ‘X’ kan inte hittas. Det behöver man inte bry sig om.
Skanningstjänst är ett nyttigt verktyg, men det finns några begränsningar som man bör vara medveten om.
En av begränsningarna är att tjänsten inte stöder rad skanning. Skanningen tolkar alltså inte fakturarader eller öresavrundning, endast totalbeloppet på fakturan blir tolkad. Totalbeloppet visas som en fakturarad nere på fakturan i Financials. Om totalpriset på fakturarader/-na skiljer sig från totala beloppet men kompenseras via öresavrundning, kommer kostnaden därför att visas med fel summa. OBS totalbeloppet laddas in med samma summa.
På exemplet under blev kostnaden läst in som (3312,30). Om du ändrar kostnaden till rätt belopp (3312,34), kommer det utestående beloppet (beräknat av Financials) att vara annorlunda än bruttobeloppet.
Gör man detta måste man också lägga in avrundningen som står på fakturan. OBS Avrundningen som reducerar beloppet, läggs in som ett positivt värde.
Vi rekommenderar att alla leverantörer skickar elektroniska fakturorna direkt. På så sätt läses raderna och öresavrundningen korrekt.
Från version 8.11 finns det också möjlighet att beräkna netto utifrån momsbeloppet. Ni kan läsa mer om detta här:
Skannade fakturor: Beräkna netto utifrån momsbeloppet (Ver 8.11)
Du känner väl till att det finns ett API för Visma.net ERP som möjliggör integration med andra lösningar? Detta utvecklas kontinuerligt.
Kontakta gärna i första hand din partner för att undersöka integrationsmöjligheterna närmare. Kanske finns det redan en färdig integration eller kanske har du kontakt med någon som kan bygga integrationen.
Befintliga integrationslösningar
Visma.net API endpoints
Med funktionen avyttring av anläggningar har man beslutat att användbart material eller byggnader ska tas ur drift för att dem inte längre är lämpliga för sitt ursprungliga syfte, eller på grund av annat behov.