Brukertips Visma Webfaktura

Rapporter   Under Rapporter får du tilgang til Dashboard som viser enkle diagrammer og statistikker på hva som er fakturert, og hvilke kunder som handler mest og hvilke produkter som selger best. Under Nyheter finner du meldinger og informasjon. Fakturatransaksjoner viser alle faktura inkludert alle produktlinjer på fakturaene med ulike søkemuligheter.     Dashboard Fakturatransaksjoner

Fakturakladder   Du kan avslutte registreringen av en faktura og lagre den som kladd. Disse fakturaene finner du under Fakturakladder.       Fakturaer som er lagret som kladd er ikke godkjente, og du kan:   Endre fakturaen Endre forfallsdato    NB! Det er kun mulig å endre forfallsdato dersom du har angitt fakturadato på fakturakladden Slette fakturaen   Godkjenne Skal du Godkjenne en eller flere fakturaer, merker du den til venstre. Skal alle fakturakladdene godkjennes, markerer du krysset i overskriften. Når fakturakladdene er godkjent, er de klar for sending.     Fakturanummer Merk! Fakturaen får ingen fakturanummer, og den blir ikke overført til ditt regnskapsbyrå før fakturaen blir godkjent og sendt.   Kolonner/sortering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner til høyre over kolonneoverskriften og kryss av ønskede kolonner. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på tegnet i kolonneoverskriften.    

Faktura klar til sending     Faktura klar til sending viser alle faktura som er godkjent og klar til sending. Velg fakturaene du ønsker å sende og klikk på Send faktura. Fakturaene blir sendt i henhold til ønsket leveringsmåte. Fakturaene som sendes samtidig, vil overføres i en bunt til regnskapsfører hvis dette er valgt. Du kan imidlertid fremdeles: forhåndsvise fakturaen redigere fakturaen slette fakturaen   Sende faktura Når du skal sende fakturaene, kan du merke den/dem (krysse av) til venstre. Skal alle fakturaene sendes, markerer du i overskriften. Trykk deretter på Send faktura.     Fakturanummer Tildeling av fakturanummer skjer ved fakturering. Når de er fakturert, blir de overført til ditt regnskapskontor.     Kolonnevalg Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner til høyre over kolonneoverskriften og kryss av for ønskede kolonner. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på tegnet i kolonneoverskriften.     Info Legg merke til Info-kolonnen som kan gi deg informasjon, for eksempel at forfallsdatoen allerede er passert.    

Purreliste   Purrelisten viser forfalte / ikke-betalte fakturaer. Dette valget har du kun dersom du mottar innbetalingene fra regnskapsbyrået (kode satt av regnskapsfører). Fra purrelisten kan du sende betalingspåminnelse (purring) på forfalte faktura. Du kan selv velge hvilken faktura du vil purre. Purrelisten gir mye av den samme informasjon som fakturaarkivet, men i tillegg kan du: sende betalingspåminnelse se hvor mange purringer du har sendt se siste purredato Du velger å sende en betalingspåminnelse ved å klikke i kolonnen merket P (se under).     Purringen blir sendt i e-post. Samme e-postadresse som faktura ble sendt til, foreslås, men den kan endres. Standard tekst i e-posten kan vedlikeholdes av regnskapsfører under Mitt firma | Byrå, men den kan endres før sending om ønskelig.     I tillegg inneholder Purrelisten firmaets telefonnummer og fakturaens e-postadresse for å forenkle tilgang på kontaktinformasjon.     NB! Dersom du ikke har Purreliste som menyvalg, får du ikke automatisk innbetalinger fra regnskapsbyrået.

Fakturaarkiv   Øverst får du en oversikt over totale summer for fakturert, kreditert, omsetning, utestående og utestående forfalt. Samt en grafisk fremstilling av omsetning pr. måned. Fakturaarkivet viser alle fakturaene som er sendt i ønsket år (inneværende år foreslås). Fakturaarkivet viser en linje pr. faktura. Du kan velge mellom å se alle faktura eller kun ikke-betalte (åpne) faktura (Vis kun åpne, til høyre i skjermen). Ønsker du å se alle fakturalinjer, velger du Fakturatransaksjoner.   Kolonner/sortering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner over kolonneoverskriften og kryss av de du ønsker. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på "trakten" i kolonneoverskriften.   Innbetalinger Du kan enten velge å få innbetalingene automatisk oppdatert fra regnskapsbyrået eller krysse av for innbetalinger selv. Regnskapsfører må krysse av for ønsket metode under Mitt firma | Byrå. Har du valgt å merke fakturaene som betalt selv, får du tilgang til en ekstra kolonne for å krysse av betalte faktura.   Fra fakturaarkivet kan du: åpne fakturaene i PDF-format sende faktura på nytt (S) se på eventuelle vedlegg (V) kreditere en faktura (K) duplisere (kopiere) en faktura (D)   S Dersom du velger å sende en faktura på nytt, foreslås kundens e-postadresse som du kan endre om ønskelig. I tillegg kan du skrive en melding som følger e-posten.   Visma AutoInvoice Dersom du benytter Visma AutoInvoice og elektronisk fakturering, vil en kolonne i Fakturaarkivet vise hvordan fakturaen ble levert.   Alternativene er: I behandling hos AutoInvoice Sendt med e-post til kunde Sendt elektronisk til kunde Sendt pr post til kunde Vellykket forsendelse. Sendemåte ukjent. E-post til kunde feilet Elektronisk faktura feilet Sendt faktura pr post feilet Feil hos AutoInvoice Oppdaterer status fra AutoInvoice. Vent. Ikke overført AutoInvoice. Prøv igjen.  

Hvordan lage kreditnota   Skal du kreditere en faktura, velger du Ny kreditnota venstre meny. (Alternativt kan du velge Fakturaarkiv, lete frem fakturaen og velge kolonnen K på fakturalinjen.) Du får spørsmål om hvorvidt du ønsker å kreditere en tidligere faktura.   Svarer du Ja, vil du komme til Fakturaarkivet. Her kan du velge fakturaen du ønsker å kreditere. Klikk under Kfor å kreditere den aktuelle fakturaen. Da blir kreditnotaen automatisk fylt ut. Du kan selvfølgelig redigere den hvis du ønsker å lage en del-kreditering.   Svarer du Nei, registrerer du informasjon på samme måte som en vanlig faktura. Eneste forskjell er at “antall” blir som standard foreslått til -1. Du kan ha en egen nummerserie for kreditnotaer. Dette velges av regnskapsfører under oppstart.    

Repeterende faktura Repeterende faktura betyr at samme faktura skal sendes til samme kunde månedlig. kvartalsvis eller årlig. Dersom du skal benytte repeterende faktura, må din regnskapsfører krysse av for dette. Du får da opp et eget valg for Repeterende i venstre meny. Dersom du ønsker at en faktura skal repeteres, må du angi dette i fakturahodet når du registrerer den. Du kan velge mellom: Hver måned/kvartal/år med fakturadato  Du angir fakturadato og deretter startdato. Fakturaen genereres 3 dager før angitt dato, og du finner den under Faktura klar til sending.  Eksempel: Har du angitt På den 15. og Start dato 15.10.2018, vil du finne fakturaen under Klar til sending12.10.2018 Hver måned/kvartal/år med forfallsdato  Du angir forfallsdato og deretter startdato. Fakturaen genereres 14 dager (antall forfallsdager som er angitt på klienten) før angitt dato, og du finner den under Faktura klar til sending. Eksempel: Har du angitt På den 30. og Start dato 30.10.2018, vil du finne fakturaen under Faktura klar til sending 16.10.2018   Fakturalinjene registreres på vanlig måte, men når du avslutter fakturaen, velger du Godkjenn, ikke send (repeterende). Når du har avsluttet registrering og klikket på Godkjenn, ikke send (repeterende), vil du finne den i listen over repeterende faktura.

Produkter Produkter opprettes på samme måte som kunder - 3 ulike alternativer.   Overføre produkter fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Produkter i menyen til venstre. Ligger det produkter her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå hadde registrert noen av dine produkter i sitt fakturasystem, kan de overføres til Webfaktura. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   Opprette nye produkter manuelt Du kan opprette nye produkter på følgende måte:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på Nytt produkt øverst til høyre. Fyll inn id, navn, produktgruppe (MVA-behandling), priser, etc for produktet. Er du usikker på hvilken produktgruppe du skal velge, snakk med din regnskapsfører. Du kan velge om du vil registrere pris med eller uten mva - Pris eller Pris m/mva Feltet Aktiv skal være haket av. Hvis du fjerner den haken, vil produktet ikke være tilgjengelig for fakturering. Trykk Lagre når du er ferdig   Importere produkter fra en csv-fil Har du mange produkter du ønsker å legge inn, kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempelfilen.   Slik gjør du:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i f. eks MS Excel. Legg til de produktene du vil importere Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import

Kunder Normalt overføres kundene fra regnskapsbyrået ved oppretting av firmaet i Webfaktura. Deretter opprettes nye kunder av Webfaktura bruker. Kunder kan opprettes på tre ulike måter:   Overføre kunder fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Kunder i menyen til venstre. Ligger det kunder her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå har registrert kundene i sitt regnskapssystem, kan de overføres til Webfaktura. Dette gjøres normalt ved oppstart. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   NB! Det er viktig å angi korrekt kundenummerserie og bli enig med din regnskapsfører hvem som oppretter kunder. For byrå som benytter Visma Business, skal kunder som er opprettet i Visma Business, og som blir overført fra byrået, ha en annen kundenummerserie enn nye kunder du oppretter i Webfaktura.   Opprette nye kunder manuelt Normalt opprettes nye kunder i Webfaktura.   Slik opprettes nye kunder manuelt Klikk på Kunder i menyen til venstre Klikk på Ny kunde øverst til høyre. Skriv inn navnet på kunden og fyll ut kundeinformasjon Bedriftskunde/firmakunde Hvis du oppretter en firmakunde, trykk F2 for å søke opp firmaet i bedriftsdatabasen Bizweb. Bizweb er tilgjengelig i siste versjon av nettleserne Internet Explorer , FireFox, Chrome og Safari Velg firma blant søkeresultatene fra Bizweb og trykk på Velg-knappen nederst Navn, adresse, organisasjonsnummer, e-post, etc. blir automatisk utfylt på kunden. Type Næring er automatisk foreslått   Privatkunder Fyll ut adressene manuelt. Postnummer henter automatisk Poststed Velg Type= Privat for privatpersoner NB! Skal du benytte eFaktura på privatkunder, må du sjekke at mobilnummer og/eller e-post adresse er registrert. Les om eFaktura!   Fakturainnstillinger - Fyll ut fakturainnstillinger - Dette er verdier som vil bli standardinnstillinger på fakturaen for denne kunden. Distribusjon - Verdiene du fyller ut her blir standardverdier på fakturaene for denne kunden. Trykk Lagre når du er ferdig Alternativt kan du opprette nye kunder når du skal registrere Ny faktura ved å klikke på Ny kunde øverst til høyre.   Importere kunder fra en csv-fil Har du mange kunder du ønsker å legge inn, så kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempel filen.   Slik importeres kunder fra fil Klikk på Kunder i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre. Du finner en beskrivelse av hvilke felt som kan importeres. Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i for eksempel MS Excel. Legg inn de kundene du vil importere.   NB! Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import   Eksport av kunder Kundene kan eksporteres til en formatert fil som kan åpnes i Excel. Dersom du skal endre mange kunder, kan du eksportere kundene, gjøre ønskede endringer og importere tilbake ved hjelp av Import funksjonen.   Søk Du kan søke på kunder både på kundenummer og kundenavn.

Hvordan opprette faktura   Når du har registrert Kunder og Produkter eller overført kunder og produkter fra regnskapssstemet, er du klar for å lage en faktura.   Klikk på Ny faktura i menyen til venstre. Du kan også gå via Kunder ved å velge kunde og deretter Ny fakturafra kundekortet. Dersom kunden ikke er opprettet, kan du velge Ny kunde, opprette kunden og fortsette registreringen av fakturaen. Faktureringen foregår i tre steg Fakturahode, Fakturalinjer og Godkjenning.   Fakturahode Velg kunde og informasjon til fakturahode  Her kommenteres noen av dem: Kundenr: Du kan skrive kundenummer eller kundenavn. Det startes et søk, og du kan velge ønsket kunde. Deres ref: Hvis du skal sende fakturaen som en elektronisk faktura til det offentlige, så husk at det offentlige krever at dette feltet er fylt ut. Sendemåte: Du har to valg (hvis du ikke benytter elektronisk fakturering😞 E-post til kunde: Fakturaen blir sendt som PDF-vedlegg i en e-post til e-postadressen som er registrert på kunden. Skriv ut og send selv: Fakturaen bli sendt som en e-post til deg med fakturaen som et PDF-vedlegg. Dermed kan du selv velge om du vil videresende den, eller skrive den ut og sende den. Fakturadato: Dersom fakturadato er dagens dato, hentes den automatisk. Det vil si at du ikke trenger å velge dato. Hvis land for firma er Norge, ligger en validering på fakturadato iht. norsk Bokføringslov.   Prosjekt og Avdeling: Se informasjon om prosjekt og avdeling.   Valuta: Har du støtte for valuta, velger du hvilken valuta du vil fakturere i.   Repeterende: Dersom du ønsker at fakturaen skal gjentas månedlig, kvartalsvis eller årlig, må det angis. Les mer om repeterende faktura.   Melding til kunde: Det du skriver her vil komme på fakturaen.     Elektronisk faktura Hvis du har aktivert elektronisk faktura, kan du sende fakturaen elektronisk til firma/organisasjoner som er registrert i Visma AutoInvoice sitt register. Her vil alle som er registrert i ELMA, og alle som selv har registrert seg for mottak av e-faktura i Visma AutoInvoice, ligge. Du kan også sende elektronisk faktura til privat kunder. Les hvordan du aktiverer sending av elektronisk faktura. Vårt Aktiveringsteam kan bistå dere gratis med aktivering av denne tjenesten. Ta kontakt med kundesenteret@visma.com så hjelper vi deg i gang!   NB! Vi anbefaler at du velger å sende alle faktura via AutoInvoice. Da håndteres forsendelsesmåte av AutoInvoice. Etter aktivering av denne tjenesten, vil du kun ha 2 mulige fakturatyper - Skriv ut og send selv og Visma AutoInvoice.   Fakturalinjer Beskrivelse: Skriv inn Produkt ID eller Produktnavn i feltet Beskrivelse. Produktet vil hentes i produktlisten. Hvis du trykker på Space-tasten, vil produktene listes opp.  ProduktID=0 kan brukes dersom du ønsker å skrive en tekst/kommentar. Alle felt som har en forhåndsverdi, kan redigeres og overskrives. Du kan for eksempel endre enhet, beskrivelse og endre sum-prisen. NB! Antall må ha en verdi ulik 0.NB! Desimalskiller endres etter valgt språk. Hopp mellom feltene med Tab eller Enter. Du får opp en ny linje ved å trykke Tab eller Enter fra siste felt i linjen. Ønsker du å endre på rekkefølgen på fakturalinjene, kan du benytte pilene som finnes til høyre i linjen. Ved hjelp av pilene, kan du flytte linjene opp eller ned. Du sletter linjen ved å klikke på «avfallsbøtten» helt til høyre.   Forhåndsvisning Når du har registrert linjene og trykket Neste, vil du kunne forhåndsvise ordre eller faktura i PDF-format. Du ser alle dataene du har registrert for denne fakturaen. Ordrebekreftelse Dersom du velger å forhåndsvise ordre, vil blanketten få overskrift Ordrebekreftelse. Den kan du laste ned eller skrive ut og sende kunden om du ønsker.   Godkjenning Når registreringen av fakturalinjene er ferdig, kan du lagre fakturaen som en kladd. Det vil si at du senere kan hente den opp og fortsette registreringen godkjenne fakturaen, men ikke sende den. godkjenne og sende med en gang send med vedlegg. Velger du å sende med vedlegg, kan du legge til en fil. Velger du Send med vedlegg, blir fakturaen sendt umiddelbart.   Både faktura som er lagret som kladd og faktura som er godkjent, men ikke sendt, kan slettes og endres. Endrer du en Godkjent faktura, må den godkjennes på nytt.   NB! I forhåndsvisningen vil ikke fakturanummer, fakturadato og KID vises fordi dette genereres ved utfakturering.

Spørsmål Faktura havner i spamfilter hos kunden. Hvorfor? Svar Dette kan skje av ulike grunner, men hovedårsaken er oppsettet internt hos dere. Vi anbefaler elektronisk fakturering med AutoInvoice, henvend deg til din regnskapfører angående dette.

Spørsmål Hvordan kan jeg kreditere en faktura? Svar Velg Ny kreditnota i venstre meny. Da får du spørsmålet om hvorvidt du ønsker å kreditere en tidligere faktura. Hvis 'Ja' vil du komme til Fakturaarkivet. Hvis 'Nei', registrerer du informasjonen

Spørsmål Hvordan får jeg tilgang til purreliste? Svar Regnskapsbyrået ditt må krysse av for Innbetalinger fra byrå. Etter at dette har blitt gjort vil du få opp Purreliste som et alternativ i menyen.

Spørsmål Kan jeg sende faktura uten KID? Svar Ja, dette kan du velge i Mitt firma.

Spørsmål Hvor laster jeg opp logo til faktura? Svar Under 'Innstillinger', klikk på 'Mitt firma' og deretter 'Min logo' øverst til høyre.

Spørsmål Hvor endrer jeg teksten vedr. forsinket betaling (purretekst)? Svar Byråbruker kan endre dette under Mitt firma | Byrå.

Spørsmål Kan jeg endre forfallsdato på faktura? Svar Ja dersom fakturaen har status som kladd. Klikk på fakturakladder og endre forfallsdato ved å klikke på kalender. Dette er kun mulig dersom du har angitt fakturadato på fakturakladden.

Spørsmål Hvordan endrer jeg på en fakturakladd? Svar Du kan endre faktura ved på klikke på redigerikonet (pen på et ark)

Spørsmål Ved utsending av fakturaer sender jeg ut en standard mail. Kan denne redigeres? Svar Standardeposten som sendes ut kan dessverre ikke redigeres.

Spørsmål Hvordan legger jeg til vedlegg? Svar Ved godkjenning av faktura er det rullegardinliste der du kan velge å ta med vedlegg