Brukertips Visma Webfaktura

Produkter Produkter opprettes på samme måte som kunder - 3 ulike alternativer.   Overføre produkter fra ditt regnskapsbyrå Klikk på Produkter i menyen til venstre. Ligger det produkter her allerede? Hvis ditt regnskapsbyrå hadde registrert noen av dine produkter i sitt fakturasystem, kan de overføres til Webfaktura. Hvis de ikke ligger der, kan du be din regnskapsfører om å overføre disse.   Opprette nye produkter manuelt Du kan opprette nye produkter på følgende måte:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på Nytt produkt øverst til høyre. Fyll inn id, navn, produktgruppe (MVA-behandling), priser, etc for produktet. Er du usikker på hvilken produktgruppe du skal velge, snakk med din regnskapsfører. Du kan velge om du vil registrere pris med eller uten mva - Pris eller Pris m/mva Feltet Aktiv skal være haket av. Hvis du fjerner den haken, vil produktet ikke være tilgjengelig for fakturering. Trykk Lagre når du er ferdig   Importere produkter fra en csv-fil Har du mange produkter du ønsker å legge inn, kan det være lurt og bruke import-funksjonen. Vi anbefaler at du laster ned og tar utgangspunkt i eksempelfilen.   Slik gjør du:  Klikk på Produkter i menyen til venstre Klikk på knappen Importer øverst til høyre Last ned Eksempelfil ved å klikke på linken Eksempelfil Åpne filen i f. eks MS Excel. Legg til de produktene du vil importere Pass på at du har de nødvendige feltene utfylt. Hvis importen feiler, så kan det være manglende data som er problemet. Lagre filen og last den opp i Webfaktura ved å trykke på Start import

Hvordan endre til språk; Norsk, Engelsk, Dansk og Svensk i VIsma Webfaktura

Fakturakladder   Du kan avslutte registreringen av en faktura og lagre den som kladd. Disse fakturaene finner du under Fakturakladder.       Fakturaer som er lagret som kladd er ikke godkjente, og du kan:   Endre fakturaen Endre forfallsdato    NB! Det er kun mulig å endre forfallsdato dersom du har angitt fakturadato på fakturakladden Slette fakturaen   Godkjenne Skal du Godkjenne en eller flere fakturaer, merker du den til venstre. Skal alle fakturakladdene godkjennes, markerer du krysset i overskriften. Når fakturakladdene er godkjent, er de klar for sending.     Fakturanummer Merk! Fakturaen får ingen fakturanummer, og den blir ikke overført til ditt regnskapsbyrå før fakturaen blir godkjent og sendt.   Kolonner/sortering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner til høyre over kolonneoverskriften og kryss av ønskede kolonner. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på tegnet i kolonneoverskriften.    

Fakturatransaksjoner   Fakturatransaksjoner viser en oversikt over alle faktura inkludert fakturalinjer fra alle fakturaene du har laget. Her ser du et eksempel basert på valgte kolonner:   Linjene kan eksporteres til Excel, og brukes videre for egne statistikker og rapporter.   Kolonner og filtrering Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker på skjermen ved å krysse av for ønskede felt i feltvelgeren. I tabellen kan du filtrere i kolonnene. Du kan velge mellom Er lik, Inneholder, Starter med og Slutter med på tekstfelt og Er lik, Større enn og Mindre enn på beløpsfelt. Du kan sortere kolonnene ved å klikke på kolonneoverskriften.    

Her finner du hjelp dersom du får opp feilkode 3152.

Rapporter   Under Rapporter får du tilgang til Dashboard som viser enkle diagrammer og statistikker på hva som er fakturert, og hvilke kunder som handler mest og hvilke produkter som selger best. Under Nyheter finner du meldinger og informasjon. Fakturatransaksjoner viser alle faktura inkludert alle produktlinjer på fakturaene med ulike søkemuligheter.     Dashboard Fakturatransaksjoner

Dersom noe ikke fungerer som det skal i Webfaktura-systemet, er det sannsynlig at du har fått opp en feilmelding. Her forklarer vi hva de tre vanligste feilmeldingene betyr - og hva du kan gjøre med dem.

Dashboard Dashboard gir deg nyttig informasjon og en enkel statistikk på kunder og varer.   Nyheter Dette feltet benyttes til å gi deg informasjon. Det kan være nyttig informasjon om Webfaktura eller meldinger om status.   Fakturert I dette feltet får du en oversikt over hva du har fakturert i årets 12 måneder. Du kan velge å vise beløp med eller uten MVA. Klikker du på Detaljer får du en mer detaljert oversikt.   Topp 5 Nederst ser du topp 5 kunder og 5 produkter. Det vil si de kundene som har handlet mest og de produktene som selger best.     Klikker du på Detaljer, vil du se rapporter med bakgrunnsinformasjon for disse grafene.  

Faktura klar til sending     Faktura klar til sending viser alle faktura som er godkjent og klar til sending. Velg fakturaene du ønsker å sende og klikk på Send faktura. Fakturaene blir sendt i henhold til ønsket leveringsmåte. Fakturaene som sendes samtidig, vil overføres i en bunt til regnskapsfører hvis dette er valgt. Du kan imidlertid fremdeles: forhåndsvise fakturaen redigere fakturaen slette fakturaen   Sende faktura Når du skal sende fakturaene, kan du merke den/dem (krysse av) til venstre. Skal alle fakturaene sendes, markerer du i overskriften. Trykk deretter på Send faktura.     Fakturanummer Tildeling av fakturanummer skjer ved fakturering. Når de er fakturert, blir de overført til ditt regnskapskontor.     Kolonnevalg Du kan selv velge hvilke kolonner du ønsker å vise. Klikk på Kolonner til høyre over kolonneoverskriften og kryss av for ønskede kolonner. I tillegg kan du sortere og filtrere innenfor hver kolonne ved å klikke på tegnet i kolonneoverskriften.     Info Legg merke til Info-kolonnen som kan gi deg informasjon, for eksempel at forfallsdatoen allerede er passert.    

Spørsmål Hvordan kan jeg kreditere en faktura? Svar Velg Ny kreditnota i venstre meny. Da får du spørsmålet om hvorvidt du ønsker å kreditere en tidligere faktura. Hvis 'Ja' vil du komme til Fakturaarkivet. Hvis 'Nei', registrerer du informasjonen

Det er mye å huske på når du skal sende ut en webfaktura; vi har derfor samlet fem punkter det er viktig at du husker på.

Spørsmål Hvordan legger jeg til vedlegg? Svar Ved godkjenning av faktura er det rullegardinliste der du kan velge å ta med vedlegg

Spørsmål Hvor laster jeg opp logo til faktura? Svar Under 'Innstillinger', klikk på 'Mitt firma' og deretter 'Min logo' øverst til høyre.