Brukertips i Mamut One

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan koble til Mamut Application Hosting fra et Android nettbrett eller telefon ved å bruke Microsoft Remote Desktop for Android.

I forbindelse med Finanstilsynets skjema KRT-1175 IKT-Risiko, som alle autoriserte regnskapsførerselskaper skal fylle ut (ref. http://www.finanstilsynet.no/no/Artikkelarkiv/Brev/2015/Tematilsyn-2015---IKT-risiko-i-regnskapsforerselskaper/) har Visma Mamut AS utarbeidet denne artikkelen for hjelp til utfylling. Vær oppmerksom på veiledningens punkt om dette her: http://www.finanstilsynet.no/Global/Ekstern%20regnskapsf%C3%B8ring/Tilsyn%20og%20overv%C3%A5king/Tilsyn/Vedlegg_til_tematilsyn_2015.pdf Vi har valg å berøre/kommentere kun de punkter som har med utkontraktering av IKT-virksomhet å gjøre: Punkt 4 og 7 med utvalgte underpunkter (de underpunkter som ikke er beskrevet er utenfor Mamut Application Hosting). 4.2 Gjelder utkontrakteringsavtalen(e)                 4.2.1 lagring av regnskapsførerselskapets oppdragsdokumentasjon? Svar: Nei. Begrunnelse: Regnskapsfører velger selv om oppdragsdokumentasjon med sine klienter skal lagres på Mamut Application Hosting eller ikke. Avtalen mellom Visma Mamut AS og kunden/regnskapsfører omfatter ikke denne oppdragsdokumentasjonen. 4.2.2 lagring av oppdragsgivers regnskapsmateriale? Svar: Ja, men når det kommer til fysisk regnskapsmateriale (scannede filer etc) er dette opptil hver enkelt regnskapsfører å velge (som punkt 4.2.1) Referanse til avtale: Punkt 1 avsnitt 4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.2.2.1  Hvilke(n) leverandør(er) benyttes: Visma Mamut AS.                 4.2.3 drift av IKT-systemer? Svar: Ja. 4.2.3.1  Hvilke(n) leverandør(er) benyttes: Visma Mamut AS. 4.3 Innebærer utkontrakteringen at eksterne får tilgang til:                 4.3.1 taushetsbelagt informasjon? Svar: Ja/Nei Begrunnelse: Dette avhenger av om regnskapsfører/kunde blir lagt taushetsbelagt informasjon på serverne. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 4 under Generelle bestemmelser.                 4.3.1 personopplysninger? Svar: Ja Begrunnelse: Opplysninger om brukerne av tjenesten samt ansattregister i Mamut innebærer personopplysninger. 4.4 Foreligger det skriftlig avtale med leverandøren(e) Svar: Ja. Referanse til avtale. 4.5 Har regnskapsførerselskapet tilstrekkelig kompetanse til å vurdere sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav ved inngåelse og oppfølging av utkontrakteringsavtalen? Dette er regnskapsførerens vurderinger. 4.6 Inkluderer beslutningen om utkontraktering en vurdering av om leverandøren har:                 Dette er regnskapsførerens vurderinger. 4.7 Gir utkontrakteringsavtalen(e) regnskapsførerselskapet rett til:                 4.7.1 innsyn i den utkontrakterte virksomheten? Svar: Nei. 4.7.2 - kontroll med den utkontrakterte virksomheten? Svar: Nei. 4.7.3 å kreve at det iverksettes tiltak for å sikre at systemet ivaretar sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav som gjelder for regnskapsførerselskapet? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.1 avsnitt 2 samt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.8 Sikrer utkontrakteringsavtalen(e) at Finanstilsynet kan gis tilgang til alle opplysninger som er nødvendig for tilsynet med regnskapsførerselskapet?:                 Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 3 siste setning under Generelle bestemmelser. 4.9 Avtaleklausuler om taushetsplikt 4.9.2 - Gir utkontrakteringsavtalen(e) regnskapsførerselskapet rett til: 4.9.2.1 - bekreftelse, minst årlig, på at taushetsbelagt informasjon er behandlet i samsvar med avtalen? Svar: Nei. 4.9.2.2 - løpende informasjon om hvilket land opplysningene oppbevares i? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.3 under Tjenesteavtale Internettløsninger.   4.9.2.3 - taushetspliktlovgivningen i det aktuelle landet? Svar: Nei. 4.9.2.4 - avtaleparten benytter underleverandører og opplysninger som er underlagt regnskapsførerselskapets taushetsplikt overlates til disse? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger.   4.9.2.5 - oppsigelsesrett dersom avtaleparten benytter underleverandører og opplysninger som er underlagt regnskapsførerselskapets taushetsplikt overlates til disse? Svar: Ja. Merknad: Generell oppsigelsesrett. 4.9.3 - Pålegger utkontrakteringsavtalen leverandøren en plikt til å varsle regnskapsførerselskapet dersom taushetsbelagt informasjon kommer på avveie? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 5 under Generelle bestemmelser. 4.10 Behandling av personopplysninger 4.10.1 - Har regnskapsførerselskapet inngått databehandleravtale med leverandøren? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 1 Personvern avsnitt 5 under Generelle bestemmelser. 4.11 Avtaleklausuler om endringer 4.11.1 - Sikrer utkontrakteringsavtalen(e) at regnskapsførerselskapet på forhånd gjøres kjent med endringer som leverandøren gjør? Svar: Nei/Ikke alle. Referanse til avtale: Punkt 12 under Generelle bestemmelser. 4.11.2 - Kan regnskapsførerselskapet si opp utkontrakteringsavtalen(e) før utløp dersom endringene gjør at regnskapsførerselskapet ikke kan ivareta sine plikter etter lov eller oppdragsavtaler? Svar: Ja. Merknad: generell oppsigelsesrett. 4.12 Avtaleklausuler om oppbevaring og tilgang 4.12.1 - Dersom det følger av oppdragsavtalen at regnskapsførerselskapet skal oppbevare oppdragsgivers regnskapsopplysninger med kontrollspor, og oppbevaringen utkontrakteres, sikrer da utkontrakteringsavtalen tilgang til opplysningene i hele oppbevaringsperioden? Svar: Ja. Begrunnelse: Frem til oppsigelse av kontrakt. Da er regnskapsfører selv ansvarlig for å kopiere disse dataene for videre oppbevaring. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.12.2 - Dersom det følger av oppdragsavtalen at regnskapsførerselskapet skal oppbevare oppdragsgivers bilag, og oppbevaringen utkontrakteres, sikrer da utkontrakteringsavtalen tilgang til bilagene i hele oppbevaringsperioden? Svar: Ja. Merknad: Dersom bilag lagres på server frem til oppsigelse av kontrakt. Da er regnskapsfører selv ansvarlig for å kopiere disse dataene for videre oppbevaring. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 4.12.3 - Sikrer utkontrakteringsavtalen(e) tilgang til regnskapsførerselskapets oppdragsdokumentasjon i hele oppbevaringsperioden? Svar: Ja. Merknad: Dersom oppdragsdokumentasjon lagres på server frem til oppsigelse av kontrakt. Da er regnskapsfører selv ansvarlig for å kopiere disse dataene for videre oppbevaring. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger.   4.12.4 - Inneholder utkontrakteringsavtalen(e) opphørsklausuler som særlig regulerer: 4.12.4.1 - urettmessig endring, herunder sletting? Svar: Nei. 4.12.4.2 - urettmessig tilgang? Svar: Nei. 4.12.4.3 - mulighet for enkel gjenfinning? Svar: Nei. 4.12.4.4 - lesbarhet og mulighet for etterkontroll? Svar: Nei. 4.12.4.5 - mulighet for utskrift på papir ved elektronisk oppbevaring? Svar: Nei. 7. Drift og vedlikehold av IKT-systemer 7.2 - Dekker retningslinjene eller eventuell utkontrakteringsavtale: 7.2.1 - sikkerhetskopiering? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 7.2.2 - tilbakelegging av data? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 7.2.3 - oppdatering av programvare? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 3.4 under Mamut Serviceavtale. 7.2.4 - oppdatering av virusprogramvare? Svar: Ja. Se egen supportartikkel som skal lages. 7.2.5 - sletting av tilgang til IKT-systemene ved opphør av ansettelsesforhold? Svar: Ja/Nei. Begrunnelse: Dette gjennomføres selv i myMamut hvor man legger til og fjerner brukere. 7.2.6 - at IKT-systemene til enhver tid ivaretar sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger. 7.2.7 - at eventuelle utkontrakteringsavtaler til enhver tid ivaretar sikkerhetsmessige, lovmessige og driftsmessige krav? Svar: Ja. Referanse til avtale: Punkt 2.3.2 under Tjenesteavtale Internettløsninger.

Mamut tilstreber både tilgjengelighet og sikkerhet for alle våre kunder og tjenester. Mamut Application Hosting driftes på Visma sine egne datasentre med en egen enhet som kun har drift av tjenester som ansvarsområde.

Med Office 365 Small Business Premium eller Office 365 Enterprise E3 har du mulighet til å laste ned Office Profesional Plus 2013. Merk at dette ikke er inkludert i Office 365 Small Business.

På Mamut Application Hosting får du tilgang til dine lokale harddiskstasjoner fra Windows Explorer (Windows Utforsker), i tillegg til dine lagringsområder som ligger på serveren.

Mamut Application Hosting er en ny tjeneste, som baserer seg på det siste av tilgjengelig teknologi.

Application Hosting skal fungere på alle moderne nettlesere, men Internet Explorer har et tillegg som gjør det enklere å starte programmer, siden man slipper å skrive inn passordet flere ganger. Dette tillegget finnes kun for Internet Explorer, så vil anbefaler derfor å bruke Internet Explorer til å logge på Application Hosting.

Mamut Application Hosting er bygget opp på det siste av tilgjengelig og uttestet teknologi. Det er derfor mulig at du må oppdatere driver og programvare på maskinen din for at utskriften skal fungere. Denne artikkelen tar for seg hva du bør forsøke hvis du har problemer med utskrift fra Mamut Application Hosting.

Office-pakken fra Microsoft er tilgjengelig i Mamut Application Hosting og du kan sette opp e-postkontoen din i Outlook. Du vil da ha tilgang til e-posten din når du logger deg inn på tjenesten, på samme måte som Mamut, og du vil kunne benytte integrasjonen mellom Mamut og Outlook.

Enkelte skrivere kan ha problemer med at enkelte utskrifter fra Application Hosting blir kuttet, eller at tekst blir erstattet av spesielle symboler.

Hvis margene ikke kommer riktig på utskrifter fra Mamut Application Hosting, så har Microsoft publisert en hotfix som skal løse dette problemet.

Slik går du frem for å endre språket i Office-pakken på Application Hosting

For å unngå mange innlogginger anbefaler vi at du aktiverer innstillinger for automatisk pålogging i Mamut One. 

For å kunne ta i bruk Mamut Application Hosting på en enhet som ikke kjører Windows operativsystem må Microsoft Remote Desktop installeres og settes opp. Det er ikke mulig å logge inn direkte fra Application Hosting nettsiden.

Hvis du har Windows 7 og mangler noen oppdateringer, vil du kunne oppleve å miste forbindelsen til server. Løsningen er å installere oppdateringene fra microsoft.com.

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan koble til Mamut Application Hosting fra iPad eller iPhone ved å bruke Microsoft Remote Desktop for iOS.

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan koble til Mamut Application Hosting fra en Mac ved å bruke Microsoft Remote Desktop for OS X.