Brukertips i Total Årsoppgjør

For to år siden laget Brønnøysundregistrene en ny skjemaspesifikasjon for innsendelse av årsregnskap hvor maskinlesbarenoter skulle sendes inn sammen med resultatregnskap og balanse.   Brønnøysundregistrene har i disse årene tillatt fagsystemleverandører å kjøre både ny spesifikasjon og gammel spesifikasjon om hverandre.   I Total har vi valgt å kjøre gammel spesifikasjon lengst mulig.   For årsoppgjør 2020 tillater ikke Brønnøysundregistrene nå lenger fagsystemleverandørene å støtte gammel spesfikasjon, og derfor har vi vært nødt til å gjøre endringer/tilpasninger i notesenteret i Total for å kunne støtte den nye spesifikasjonen.   På grunn av de omfattende endringene klarer vi ikke å overføre notesettet fra i fjor på en tilfredsstillende måte, da vi skal håndtere både maskinlesbare noter, systemnoter og manuelle redigerbare noter side om side.     Følgende noter er maskinlesbare og er påkrevd i den nye skjemaspesfikasjonen fra Brønnøysundregistrene sammen med resultatregnskapet og balansen. Lønnskostnader etc. Obligatorisk tjenestepensjon Ytelser til ledende personer Lån og sikkerhetsstillelse Revisjon Aksjekapital og aksjonærer  Hent frem notesenteret og velg "Notegrunnlag" på menyen oppe til venstre for å se nærmere på de maskinlesbare notene.   Det bør også  å legges med komplett notesett som filvedlegg som tidligere år, og man må  påse at opplysningene i notevedlegget samsvarer med de maskinlesbare notene.    

Jeg har feilmelding i midlertidige forskjeller 01.01. Hvordan kan jeg finne ut av hva avviket skyldes?

Total bruker Microsoft XPS Document Writer både til forhåndsvisning og til utskrift til PDF. Denne må derfor være installert på maskinen hvor man kjører Total.

 Noen kunder opplever at import av saldobalanse fra Excel feiler med beskjed om korrupt OpenXML dokument.   Dette ser ut til å bare komme med nyere filer i formatet XLSX. Vi mistenker at det har med formatering av kolonner i filen å gjøre og det finnes 2 løsningsforslag:   Oppdater formatering på kolonnene med tall: Åpne filen i Excel og merk kolonne C med tallene. Høyreklikk på kolonnen for velg Formater celler. Sett de til Tall og klikk OK. Lagre og lukk filen.   Lagre filen i eldre Excel-format: Åpne filen i Excel. Klikk på Fil - Lagre som. Bla til mappen der filen skal lagres og under Lagre som type, velg Excel 97-2003 arbeidsbok (*.xls). Lukk filen.   Etter at filen er endret eller lagret som ny fil, kjør importen.

Det vises feil beløp i regnskapet vedrørende bokførte avskrivninger. Vi benytter anleggsregisteret, og har huket av for å bokføre avskrivninger derfra. Det er ikke bokført avskrivninger i importert saldobalanse. Hvorfor er det ikke samsvar mellom avskrivningene i anleggsregisteret og regnskapet?

Den enkleste måten å flytte klienter fra en installasjon av Total til en annen er å bruke sikkerhetskopier. Her er en beskrivelse av hvordan dette gjøres.

Hva er gode sikkerhetskopi rutiner med Total? All data du ikke vil tape; er viktig å ha sikkerhetskopi / backup av. Vi hører alt for ofte om kunder som har mistet timer, uker og noen ganger år med arbeid. Slikt kan få svært alvorlige konsekvenser for en bedrift, og i noen tilfeller medføre konkurs.   Det beste er automatisert sikkerhetskopiering. Da går det av seg selv, og du slipper å tenke på det. Vi ser at mange har gode intensjoner om å ta manuelle sikkerhetskopier, men glemmer det etterhvert og så får problemer når ting en dag går galt.  Fordi det er alltid snakk om når, ikke om det går galt. Total har ingen egen automatisering av sikkerhetskopieringen.  Til dette bør man bruke et eksternt program. Slike finnes det mange av, og slike programmer følger ofte med f.eks. ved kjøp av ekstern harddisk. Total lagrer sine data på standard c:\mokastet\  i separate undermapper for hver enkelt klient. Navnet på undermappen defineres av brukeren ved opprettelse av klienten. Les mer om hvordan Total lagrer sine data her: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Total-Arsoppgjor/Hvor-lagrer-Total-sine-data/ta-p/240042 Tas det sikkerhetskopi av all data og mapper liggende i c:\mokastet, forutsatt at man ikke har valgt å lagre dine data andre steder(se link over), så har man en komplett sikkerhetskopi av hele Total. Dette er den beste, enkleste og sikreste måten å gjøre dette på. Så vi anbefaler at man angir hele mokastet mappen og alt dens innhold inkldert undermapper at skal kopieres jevnlig til en annen harddisk (helst utenfor aktuell pc). Det er også viktig at denne sikkerhetskopieringsrutinen kun kjører på tidspunkt hvor du ikke bruker Total.  Hvis Total er i gang, er enkelte filer inkludert databasefilene til valgt klient låst/i bruk og vil ikke la seg sikkerhetskopiere. Hvis pcen står på hele tiden, bør man sette dette til at skjer utenfor arbeidstider, slik som sent på kveld eller natt.  Slår man av pcen, bør det være på det tidspunktet i arbeidsdagen man minst sannsynlig jobber med Total. Merk at Total må være avslått, ikke bare passivt i bakgrunnen på din pc, for at dette skal fungere. Ønsker man ikke å benytte seg av automatiserte systemer, har Total egen manuell sikkerhetskopiering funksjon. Du finner den under samme navn i menyen øverst i klientregisteret. Funksjonen heter sikkerhetskopiering, og man kan ta sikkerhetskopi av en eller flere klienter.  Har man veldig mange klienter, kan antallet bli for stort for en enkelt sikkerhetskopi. Da får man varsel om det.   Denne filen lagres der du angir, og du kan dermed angi f.eks. en ekstern harddisk. Dette er også en fullverdig sikkerhetskopi. Forskjellen er bare at du må huske på å gjøre det manuelt hver gang endringer du ikke vil miste er gjordt.   Hva gjør du om uhellet skjer og du har mistet dine data? A) Du har sikkerhetskopi i form av kopi av datamappen (typisk c:\mokastet\): Kopier denne mappen inn først. Så installerer du Total programmet fra linken under: https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Total-Arsoppgjor/Total-Arsoppgjor-2018/ba-p/190048 Evt eldre utgaver kan søkes opp i vårt community som tilsvarende artikler. B) Du har sikkerhetskopi i form av en eller flere sikkerhetskopi filer tatt fra Total: Installer Total først: https://community.visma.com/t5/Nyheter-i-Total-Arsoppgjor/Total-Arsoppgjor-2018/ba-p/190048 Evt eldre utgaver kan søkes opp i vårt community som tilsvarende artikler. Les tilbake sikkerhetskopi ved å dobbeltklikk på filen. Si ja til å lese den tilbake når du blir spurt. Så vil klientene sikkerhetskopien inneholdt dukke opp i klientregisteret til samme Total utgave (f.eks. 2018 utgaven) som de ble opprettet i. C) Du har ikke sikkerhetskopi: Klientene må opprettes manuelt slik de ble første gangen.   Du importerer tallene på nytt fra ditt økonomisystem (som forhåpentligvis ikke er rammet) eller fra Altinn: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Total-Arsoppgjor/Import-av-fjorarstall-for-nye-klienter/ta-p/29688 Resten av årsoppgjøret må da gjøres på nytt.  

I denne ANS-klienten har jeg registrert sum kontantuttak (konto 2061) til deltakerne i post 201 under fane Utbetalinger i Eierregisteret, slik at kontantuttaket skal fremkomme korrekt i RF-1233. Når jeg deretter går til næringsoppgaven, fremkommer det en melding nederst i skjermbildet om at det er avvik mellom RF-1233 (post 201/203) og RF-1175 (post 2079). Hvorfor?

I denne klienten har jeg en konto som jeg ønsker å koble om til en annen STD konto. Hvordan gjør jeg det i Total?

Hvor lagrer Total sine data? Total lagrer som standard alle klientdatene i separate mapper med egendefinert navn under c:\mokastet\ .  Eksempelvis kan det se slik ut c:\mokastet\klient1as\ Dette kan overstyres ved installasjon av Total eller i etterkant. Merk at alle data lagres lokalt på din egen datamaskin og/eller lokal server.  Evt kan man benytte Total via eksternt skrivebord (Enten via egen server eller ekstern partner), hvor data da lagres lokalt på det eksterne skrivebordet/datamaskinen.  Viktig: Dine data lagres ikke "i skyen" eller hos Visma. Når du oppretter klienten i Klientregisteret til Total med verktøyknappen "Opprett klient", angis mappenavnet der under "Katalog". NB Unngå spesialtegn (også "&") både i katalog og klientnavnfeltet. Man kan i Total sitt klientregister øverst i menyen under klientregisteroppsett angi en annen eller flere plasseringer. Man må ha full lese og skriverettigeheter til evt ny plassering. Hver modul i Total har sin egen databasefil, og en felles databasefil. Total årsoppgjør 2018 har filnavnet totas18.twd18 for AS klienter, og totpn18.twd18 for personlig næringsdrivende klienter. Fellesfilen heter fellesdata18.twd18.  Total Aksjebok 2018 heter totab18.twd18 Total Periode 2018 heter totpa18.twd18 For andre årsversjoner, bytter du bare ut 18 med 17 eller 19 osv. Har du en kopi av disse filene, har du en fullstendig kopi av hele klienten og all dens data. Unntak er status på innsendinger til Altinn, som ligger i egen Altinn katalog under hver årsversjon av Total f.eks. c:\mokastet\total18\altinn Skal du flytte dine data over til ny pc/server, se denne fremgangsmåten: https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Total-Arsoppgjor/Hvordan-flytte-Total-til-en-ny-maskin/ta-p/33309

Det beregnes 23 % utsatt skatt pr 31.12.17 i Total. Dette blir vel feil, siden selskapsskatten skal reduseres til 23% fra inntektsår 2018 og ikke i 2017?

I Total kan man laste ned preutfylt data for RF-1030. Altinn har idag (03/04/19) gitt beskjed om at enkelte elementer man laster ned fra Altinn i denne forbindelse innholder feil fra dem. Vi har preutfylt feil på følgende poster: Post 4.3.4 Skog er beregnet til 80 % av fjorårets verdi Post 4.3.5 Gårdsbruk er beregnet til 90 % av fjorårets verdi Post 4.3.5 Annen fast eiendom med skattepliktig avkastning er beregnet til 90 % av fjorårets verdi Disse skulle vært beregnet til 80/90 av fjorårets verdi. De som har levert RF-1016 Formue av skogeiendom tidligere, trenger ikke levere skjema på nytt (så sant de ikke har andre endringer som medfører behov for nytt skjema) - vi legger verdien der til grunn ved beregningen av ny formuesverdi for 2018. De som ikke har levert skogskjema tidligere må levere dette nå.