Brukertips i Visma Contracting

Her viser vi Installasjon av Dokumentsenter på "arbeidsstasjoner"

I dette brukertipset viser vi hvordan du kan flytte timer fra en ordre over til en annen ordre.

Her viser vi Installasjon av Dokumentsenter på "arbeidsstasjoner"

Her viser vi oppsett på hvordan et behandlingsnummer for Dokumentasjon / Fakturagebyr kan settes opp.

Dersom hjelpefunksjonen ikke fungerer, kan denne rutinen kjøres.

I dette brukertipset viser vi hvordan dere kan betale ut og sende inntektsmelding for Omsorgspenger. Dere kan feks benytte lønnsart for FRAV. V/B. SYKD.  I Fraværsregistreringen benyttes fraværskode 5 eller 6 og deretter velges permisjonstype Velferdspermisjon      Deretter må dere benytte ytelsen <Omsorgspenger> på Inntektsmeldingen        

Logg inn som systembruker, gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger:     Gå deretter videre inn på fanen OCR - innbetaling     Hoved-klient er den klient som er registrert som datamottaker hos NETS. (Gjelder kun for klient-system). Datamottaker er ID for det firma som mottar data fra NETS.   Avtale-Nr må registreres på alle klienter som benytter NETS.   Dataområde hvor filer fra NETS blir lagret før behandling i VISMA i Contracting . (Kan ikke være det samme som VC's dataområde.)   Programkall for å hente filer NETS. Benyttes sjelden i dag siden filene som oftest hentes via nettbank.   Returkommando for behandling av mottatt(e) fil(er). Dette gjøres med en s.k. batch-rutine og standard navn på den er "FraOCR.bat". NB! Filen som behandles i VC har som regel navnet TBOC0001.DAT og være plassert i dataområdet som er registrert.   Fast bilagsart. Oppdatering av innbetalinger fra NETS benytter bilagsart for Remittering/OCR under faste bilagsarter. NB! Husk å henvise arten til egen nummerserie, da bilagsnummer for postering av innbetalinger hentes herfra.   KID må ha Modulus 10 med 12 siffer inkl. kontrollsiffer. Kundeenhetsid`n for Contracting i Nets for OCR-avtaler er 00111355. Dette vil også gjelde OCR-filen. Vi benytter ikke Automatisk nedlasting.       Er det ønskelig med bistand til oppsett av OCR inkludert filstier i bank etc, så kan en bestille konsulentbistand for dette. Det kan gjøres ved å sende en mail til contractingkonsulent@visma.com          

Det kan oppstå diverse feilmeldinger i forbindelse med danning av tall på A-melding. I dette tipset kan du finne løsninger på disse feilmeldingene, og hva du kan gjøre hvis de skulle oppstå.   EKS 1: <Feil yrkesnummer> Løsning: Klikk på inntektsmottakeren, og gå på knappen korriger Da kommer du inn på denne lønnstakeren, og må rette det som er feil i yrkesnummeret   I dette tilfellet lå det ikke yrkesnummer på vedkommende da må man legge inn dette, Danne nye tall slik at dette blir riktig.   EKS 2: <Ugyldig regel> Løsning: Stå på arten, klikk på korriger, da kommer man inn på arten og i dette tilfellet mangler det inntekskombinasjon. Da må man legge inn dette, danne nye tall så blir det riktig.   EKS 3: <Aktivt arbeidsforhold på "ikke lønnsmottaker">   Løsning: Stå på inntektsmottakeren, trykk på korriger, i dette tilfellet er det hake på Ikke lønnsmottaker Skulle dette være tilfelle, at det står hake, og feltet ikke er aktivt for redigering, må dere ta kontakt med support. Enten på tlf, eller på mail: contractingsupport@visma.com   EKS 4: <Feil i personnummer> Løsning: Stå på lønnsmottakeren, klikk på korriger, da er det noe som er feil i personnummer, rett opp dette, trykk på dann nye tall, slik at det blir riktig    

Alle arbeidsgivere plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Dette kan ivaretas ved å registrere fravær under Lønn=> Lønnsregistrering=> Fraværsregistrering.  Dette danner grunnlag for utskrift av sykefraværstatistikken til Statistisk Sentralbyrå og NAV.   Fraværsregistreringen brukes for å registrere fravær i bedriften, egenmeldinger, sykdom med melding, barns sykdom, ferie, permisjon og evt. annet fravær.   MERK: Hvis man skal hente ut statistikk for registreringer registrert før versjon 14.00, må man trykke enter igjennom alle linjene slik at antall dager blir riktige.     Med hjemmel i folketrygdloven fastsatt av Arbeids- og sosialdepartementet gitt forskrifter om registrering av fravær. Retningslinjene er beskrevet hos NAV.   Fravær med varighet under en dag skal ikke rapporteres. Du skal ikke sende inn statistikken, men ha den tilgjengelig ved kontroll, for eksempel fra Arbeidstilsynet.   Statistikken viser avtalte og faktiske utførte dagsverk fordelt på hvert kvartal pr. kvinne og mann. Den viser egenmeldt sykefravær, legemeldt sykefravær, fravær pga. barns sykdom og annet fravær fordelt over tidsrom som 1-3 dager, 4-16 dager og mer enn 16 dager. År Årstall for statistikken som skal beregnes.   Avdeling fra / til Her kan man angi om man vil selektere på avdelinger. Det er avdeling angitt på lønnstaker som legges til grunn.   Detaljert statistikk Angi om detaljer skal skrives ut. Detaljer innebærer visning av alle lønnstakere med fravær for kvartalet. Totalt pr lønnstaker. Kun aktuelt ved overføring til Excel.   Beregning av sykefraværsstatistikk Statistikken omfatter alle fraværskoder, unntatt permittering og ferie.   Avtalte dagsverk For hvert kvartal beregnes antall mulige dagsverk. For hver person som er ansatt i kvartalet akkumuleres beregnet mulige dagsverk med i totalen, med korreksjon for stillingsprosent. F.eks: kvartal 1 har 64 mulige dagsverk. En person har 50 % stilling og akkumuleres med i Avtalte dagsverk med 32 dagsverk.   Hvis en person har blitt ansatt i kvartalet eller har sluttet i kvartalet, tas kun de dager med hvor personen var ansatt. F.eks: en person blir ansatt 1. februar. Dagsverk for februar og mars akkumuleres med i Avtalte dagsverk i kvartal 1. Tilsvarende hvis en person slutter i kvartalet.   Faktiske dagsverk Dette er avtale dagsverk fratrukket summen av alle fravær, både sykefravær og annet fravær. Disse fraværene er også justert for stillingsprosent og fraværsgrad.   Totalt tilfeller Summen av antall tilfeller for Sykefravær.   Totalt dagsverk Summen av antall dagsverk for Sykefravær.   Sykefraværs % Totalt dagsverk i % av avtalte dagsverk.   Antall ansatte Antall personer som har vært ansatt i hele eller deler av kvartalet.   Alle fravær er justert for stillingsprosent og fraværsgrad. Denne beregningen kan enten skrives ut eller tas til Excel     Sykefravær: Fraværskode 1 - Egen sykdom (egenmelding) Akkumulerer til kolonne Egenmelding 1 - 3 dager, Egenmelding 4 - 16 dager eller > 16 dager utfra antall dagsverk i fraværet. Det akkumuleres i antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 2 - Egen sykdom m/sykmelding Akkumulerer som kode 1 men i kolonnene for Legemelding.   Fraværskode 9 - Egen sykdom m/sykmelding over 16 dager Akkumulerer kun i kolonnene > 16 dager med antall tilfeller og antall dagsverk.   Disse fraværskodene summeres også opp i kolonnene Totalt tilfeller og Totalt dagsverk.   Fravær som går over 8 uker skal rapporteres i egen kolonne > 16 dager, herav > 8 uker. Det akkumuleres i antall tilfeller og antall dagsverk. Disse skal derimot ikke summeres til Totalt tilfeller og Totalt dagsverk da de allerede er summert via > 16 dager.   Annet fravær: Fraværskode 3 og 4 - Barns sykdom og Barnepassert sykdom Akkumulerer i kolonne Barns sykdom med antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 5 og 6 - Permisjon med og uten lønn Akkumulerer i kolonne Andre permisjoner med antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 7 - Annet Akkumulerer i kolonne Ikke legitimert fravær med antall tilfeller og antall dagsverk.   Disse fraværskodene summeres ikke til Totalt tilfeller og Totalt dagsverk.   Hvert fravær telles som ett og bare ett tilfelle og registreres kun i det kvartalet som fraværet starter i. D.v.s. når et fravær går over flere kvartal, vil det kun stå registrert som et tilfelle i det kvartalet det starter og med de dagsverk som tilhører dette kvartalet. I de øvrige kvartalene akkumuleres kun dagsverk som faller i det kvartalet. Dette gjelder også når et fravær går over et årsskifte.   Sykefravær som er registrert etter hverandre regnes som ett fravær. F.eks. fraværslinjer som er registrert med dato 01.03.19 - 05.03.19 og 06.03.19 - 08.03.19 er ett fravær med 6 dagsverk.

 I dokumentoversikten i Arkiv kan det sorteres på følgende: Behandlingsnummer og Bilagstype, men ikke på Bilagsart. Bilagsart ligger ikke på dokumentnivå, men på linjene i bilagsregistreringen.  

I dette brukertipset viser vi eksempel på hvordan dette kan settes opp. Logg inn som systembruker i Contracting Gå deretter på  System - Firmaopplysninger - Hovedopplysninger - fane Avgiftskonti Her har det kommet en ny kolonne som heter Diverse mva fritt konti.   Dette feltet må være utfylt om firmaet selger varer / tjenester som er fritatt for Mva, til kunder i utlandet  Denne kontoen skal ha følgende 'oppsett' i Hovedboken / kontoplanen: Programmet tester på om dette er en utenlandskunde   Er det utenlandskunde skal det føres på post 8. Er det innenlandskunde skal det føres på post 6. For varer som skal føres mot denne kontoen må man i tillegg opprette et eget varenummer som er mva fri som vist nedenfor.    

I dette tipset viser vi hvordan du kan registrere et eks på fravær på en person hvis vedkommende har både egenmelding og sykemelding. Hvis du registrerer en egenmelding på en person slik: Om da denne personen etter disse 3 dagene med egenmelding får en sykemelding, så skal dette føres på en ny linje slik: Om da denne personen mottar en ny sykemelding etter dette, skal det kun endres dato på T.o.m datoen på den siste linjen ( egen sykdom m/ sykemelding ),   og hvis denne da går over 16 dager skal man endre til kode 9, hvor man da får muligheten til å hake av for Inntektsmelding slik:   Se ellers beskrivelse av inntektsmelding som ligger vedlagt.

Om det er satt opp med Office 365 mail i deres system, er det viktig og vite følgende i forhold til oppsett, om det skulle oppsto problem med å sende vedlegg på mail fra ordre, evt om det kommer en feilmld med 'Sending feilet'.   Under System  - vedlikehold - systemkoder ( logg inn som systembruker ) og Under fanen 'e-post'    Den mail adressen som ligger under Avsenders e-post adresse ved fakturering, må også ligge inne på de brukerene som skal sende e-post. ( Under System - vedlikehold - brukere )      

Kreditnota For klienter som mottar fakturaer fra Autoinvoice må man i Visma Document Center legge inn dokumentprofil for både faktura og kreditnota. Dette gjøres fra meny System - Visma Autoinvoice og ved å redigere 'Autoinvoice selskap'   Trykk på Legg til skriv her Inngående kreditnota   Deretter trykk F12 på Bilagsart og velg her Inngående kreditnota,  deretter Ok     Etter mottak av kreditnota, sjekk at kontiene er plassert i korrekt kolonne. Leverandørkonto skal stå i debetkolonne, og kjøpskonto skal stå i kreditkolonne. Hvis det er feil så trykk på 'Tolk', og det skal rette seg.        

SAF-T Regnskap er et standardformat for utveksling av regnskapsdata og må fra 2020 benyttes til rapportering om Skatteetaten ber om det. Den er begrenset til kontospesifikasjoner for hovedbok og reskontro (kunder og leverandører), samt hovedboks transaksjoner. Før den kan brukes må firmaets hovedboks konti og avgiftskoder kobles til SAF-T sine konti og koder.   Kobling hovedbok  Ny knapp [SAF-T] i Regnskap - Hovedbok - Vedlikehold – Kontoplan. Den åpner et vindu hvor man kan koble hver hovedbokskonto med tilsvarende konto i SAF-T kontoplan. ( En kan søke med 'fritekst' etter konto i SAF-T med to søkebegrep skilt av vertikal strek | ) Kobling avgiftskoder  Skjermbildet for avgiftskoder ( System - Firmaopplysninger - Avgiftskoder ) er utvidet med kolonne hvor en må koble for egne avgiftskoder til SAF-T sine standard avgiftskoder SAF-T eksport Danning og sending av SAF-T rapport til Altinn ligger under menyen System > Eksport, og menyen Regnskap > Hovedbok > Lister/Rapporter.   Ved å klikke på linken Oppsett SAF-T, står det litt mer utfyllende i dette:)      

I versjon 14.10 av Visma contracting er det en endring i hvordan søke opp faktura. Gå inn på Når du da kommer inn i dette bildet, klikk så i kolonnen for FakNr slik at kolonnen ser slik ut: Deretter velger dere F6, da kan det søkes på fakturanummer  

Etter lønnstakeren er opprettet i Visma Contracting, må denne overføres til Handyman / Speedy Craft.

Her viser vi enkelt oppsett Faktura / - Lønnslipp på E-post.

Antall bytes mottatt IKKE lik antall bytes i overføringsfil! Denne meldingen kan komme under prisinnlesing fra Grossist.

Her viser vi hvordan man kan flytte en ordre til nytt anlegg.