Brukertips i Visma Document Center

Her er oppskrift på hvordan man kommer i gang med å motta elektroniske fakturaer via Visma AutoInvoice (AI) og rett inn i Visma Document Center (VDC) For å kunne motta elektroniske fakturer via AI må du først ha registrert deg i AI. Se her for hvordan. Aktivere mottak i AI (hvis du ikke gjorde dette da du opprettet kontoen) Logg inn i AI-portalen.  Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på  “Motta fakturaer” i menyen til venstre.   Huk av for “Motta fakturaer” og trykk Lagre.  Innmelding i ELMA: Klikk  på [Oppdater] under ELMA-registrering. Hvis du får meldingen “Ikke registrert i ELMA”, så kan du trykke på [Registrert].   Koble AI-bruker til VDC For deg med VDC versjon 8.01 eller 9.x Logg deg inn i VDC Klikk på menyen System | AutoInvoice Kontroller at Visma XML er valgt som VXML-format øverst i venstre hjørne. Klikk på øverste "Legg til"-knappen. Velg tjeneste "Production", og angi ditt brukernavn og passord som du bruker til AI-portalen (autoinvoice.visma.com) Du har nå opprettet kontakt mellom AI og VDC. Videre må du koble bedriftene som er opprettet i AutoInvoice (kanskje har du flere enn en?) mot klientene i ditt økonomisystem. Dette gjør du slik: Klikk på den nederste "Legg til"-knappen. Velg "Firma" (Bedrift fra AutoInvoice) og koble denne med ERP-klient (klienter fra økonomisystemet). Velg deretter dato for når du ønsker å starte å hente faktuaer fra (Datoen kan settes tilbake i tid og fakturaene vil da importeres fra denne datoen inn i VDC.). Velg så "dokumentprofil" for inngående faktura Sett også kryss for "Automatisk tolkning", slik at alle fakturaer blir automatisk "punchet". Alle fakturaer som blir sent til AutoInvoice, kommer nå automatisk inn i VDC og er ferdig "punchet". VDC vil ved faste intervaller sjekke om det er nye fakturaer til deg i AI. Nye fakturaer lastes ned fortløpende og presenteres i dokumentlisten. 

Ønsker du å se dokument i et eget vindu, da kan du gjøre som følger.

Hvis man for eksempel har vært uheldig å slettet en bunt med dokumenter som er overført fra Document Center til Global, kan man overføre dokumentet som ligger i Arkiv på nytt.

Et bilag kan alltids bli sendt på flyt til overordnet, hvis det er ønskelig.

Har du fått feilmelding: Kunne ikke sette verdi i felt VoucherNo: ,Multiple ved overføring fra Document Center til Visma Global?

Hvis du sperrer en periode i Global, vil du ikke få overført dokumentet fra Document Center.

Har man et bilaget som ligger i fanene ‘Nye dokumenter’ og bilaget er overført, kan man markere ‘ikke bruk flyt’ og dokumentet legge seg i arkiv.

Man kan enkelt søke frem konto/leverandørnavn/kundenavn i konteringen i Document Center.

Systempreferanser – Generelt – sett hake på Kopier bilagsdato til posteringsdato

Guide til hvordan du kan slette en dokumentflyt i Visma DocumentCenter

Maks attestant beløp kan settes på medarbeider. Da vil fakturaer med beløp høyre enn det som er registrert på medarbeider, bli sendt til overordnet.

Har du farget flere dokumenter med Kategori, kan du søke disse frem.

Fra versjon 9.x av Document Center har man mulighet til å flytte et dokument til en klient til en annen.

I tolkningsresultatbilde etter at man har klikket på tolk, vil man se de verdiene som tolken har klart å tolke. I leverandør-feltet (se bilde under), kan man søke frem leverandøren fra Global ved hjelp av F12 eller å klikke *. Eventuelt kam man skrive direkte inn i feltet, leverandørnummeret eller leverandørnavnet.