Brukertips i Visma Global

I Visma Global må alle hovedbokskontoer være tilknyttet en SAF-T konto, det kan derfor være lurt å sette opp en valideringsregel som sier at når du oppretter en ny hovedbokskonto, så må du også legge inn SAF-T konto. Dette gjør du ved å gå på Verktøy - Administrator rutiner og Valideringsregler. Her oppretter du en ny regel ved å klikke enter. Velg tabellen Hovedbok og sett "Må fylles ut" på SAF-T kontonr. Huk også av for "Gjelder for alle" oppe til høyre i skjermbildet. Du vil da få en melding om at SAF-T kontonr. må fylles ut neste gang du opretter en ny hovedbokskonto   

På inkassoprofilen på kundekortet, finnes det en huke for "Betalingsvarsel per e-post". Avkryss denne hvis eventuelle betalingsvarsler skal sendes per e-post til de kundene som har denne inkassoprofilen. Hvis du velger betalingsvarsel pr. e-post, vil betalingsvarsler sendes med e-post til de kunder som har registrert e-postadresse. For kunder uten e-postadresse registrert i kunderegisteret, får du beskjed om dette og muligheten til å skrive ut blankettene til skriver.     Prioritering: Alt annet enn faktura går til e-postadressen under "Annen selskapsinfo", men det overstyres av den e-postadressen som settes under "Purring" under "Andre kontaktpersoner" på kundekortet. Du kan for eksempel legge en kontaktperson der, med samme e-postadresse som på fakturadresse.   Dersom både kunden og kundens hovedkontaktperson er registrert med e-postadresse, vil hovedkontaktpersonen motta e-posten. Dersom bare kunden er registrert med e-postadresse, sendes e-posten til denne adressen.

Her kommer tips til hva du kan gjøre hvis du får "Ugyldig periode ved oppdatering av bilagsbunt".   1. Sjekk at du ikke har sperret perioden du ønsker å oppdatere.   2. Er sist sperret periode lenge siden, sjekk antall åpne perioder.   Dette kan du gjøre ved å gå til Verktøy / Firmainstillinger / Økonomi   Dersom det står et annet tall enn 0 i ant. åpne perioder så vil tallet angi hvor mange perioder du får føre på etter sperret periode    

Denne artikkel tar for seg hva som må gjøres i de forskjellige integrasjonene mot Visma Global dersom en klient skal bytte organisasjonsnummer og/eller endre kundeforhold.   Visma.net Autoinvoice I Visma.net AutoInvoice må firmaet med det nye organisasjonsnummeret registreres som et nytt firma i AutoInvoice, og deretter kobles mot ERP systemet (slik som en ny-registrering i AutoInvoice).    Visma.net tjenestene Her kan dere selv logge inn i Visma.net for å endre organisasjonsnummeret. Gå i Admin / Firmaer. Finn deretter det aktuelle selskapet og bytt ut gammelt organisasjonsnummer med nytt. For å endre kundeforhold må dere kontakte lisens (lisens@visma.com) som da kan flytte klientene over på nytt kundeforhold. Det skal da også vedlegges bekreftelse på at kundeforholdet skal flyttes.   Webfaktura Her kan dere selv logge inn i webfaktura for å endre organisasjonsnummer. Gå til Innstillinger / Mitt firma og legg inn nytt organisasjonsnummer.   For å endre kundenummer i Webfaktura må dere logge inn med en byråbruker. Gå til Byrå innstillinger / Byrå og bytt ut gammelt serienummer med nytt serienummer (kundenummer).

Ved ordreregistrering kan du få frem notat som er lagt på kunde. Dette gjøres på følgende måte:    Gå i kunderegistert og hent frem kunden. Klikk på de tre 'prikkene'.    Da vil du frem dette bildet: Der kan du legge inn ønsket tekst som skal komme opp som en pop-up på den kunden ved ordreregistrering.    Hvis du går i ordreregistrering, vil det se slik ut:         

I versjon 14 av Global kom det en ny funksjonalitet som lar deg benytte firmanavn fra firmaopplysninger som visningsnavn i Global. For å benytte deg av denne nye funksjonen  kreves det at pålogging gjøres fra ssc fil (standard pålogging i Global). Funksjonen vil ikke fungere med f.eks. pålogging fra Visma User Directory. Fremgangsmåten under beskriver hvordan du kan aktivere den nye funksjonen:    I Global navigerer du til Verktøy / Administrator rutiner. Under Generelt / Administrator / Generelt finner du en avhukingsboks for "Bruk firmanavn som visningsnavn". Sett hake på denne dersom du ønsker å benytte firmanavn som visningsnavn. Trykk så "Lagre".     Ved neste restart av Global server vil firmanavnet fra Grunndata / Firmaopplysninger bli benyttet som visningsnavn.         For å fjerne firmanavn som visningsnavn fjerner du haken beskrevet over, og ved neste restart av Global server vil firmanavn ikke lenger bli benyttet som visningsnavn.         

Det kan oppstå situasjoner, ved f.eks avstemming, der du trenger å finne et eksakt beløp. Dette kan du søke på i Visma Global under Forespørsel - Søkemotor. Her kan du søke på kontoer og beløp, og selektere på transaksjonstype, debet/kredit og periode.

Dersom du har vært uheldig og gjort en endring du helst skulle vært foruten i et skjermbilde, så finnes det en enkel måte for å tilbakestille skjermbildet til standard:    1. Gå inn i skjermbildet i Visma Global, og trykk F1 (hjelp). Du vil da få opp en skjermbildeID nede i venstre hjørne i applikasjonen.        2. Noter denne IDen, og bruk mappeutforsker i windows til å nagivere deg til:  C:\ProgramData\Visma\Global\Extensions     3. Søk i denne mappen etter IDen du akkurat noterte deg. Du vil finne en fil med .SFD filending.  4. Flytt denne filen ut av mappen, eller legg på en .old filending bak filnavnet.  5. Restart global server, og du vil nå ha tilbakestilt det aktuelle skjermbildet til standard.             

Adressene som ligger som standard på betalingsvarsel blankettene henter den adressen som er lagt inn i tabellen BasisOfDebtCollection. Hvilken adresse som kopieres hit, når betalingsvarselet lages, bestemmes av inkassoprofilen på det tidspunktet.     Om det er hake for "Inkasso pr.fakturaadresse" er det ordrens fakturaadresse som legges inn. Dersom det ikke er hake for "Inkasso pr.fakturaadresse" vil det være den fakturaadressen som ligger på kunden når betalingsvarselet genereres som legger seg inn hit, ikke adressefeltene fra fakturaen.

Dersom du ønsker å skrive ut to eksemplarer av en blankett, f.eks. Tilbudsbekreftelse, kan du gjøre dette i Design studio.    Hent frem blanketten i Design studio Dobbeltklikk på blanketten, og gå på fanen "Egenskaper" Her kan du endre på feltet "Antall kopier"  

Denne rutinen finner du i Global ved å gå på Rutiner / Diverse regnskap / Driftsmidler og avskrivning.    Denne rutinen er et hjelpemiddel for å gi oversikt over driftsmidler og avskrivninger, og den skal også være til hjelp for å lage avskrivninger.   Per i dag støttes kun lineære, regnskapsmessige avskrivninger i den automatiske rutinen. Rutinen er foreløpig kun knyttet til regnskapssiden av Visma Global, og benytter standard bilagsregistrering for manuell registrering av de ulike transaksjoner som tilhører et driftsmiddel.   For å komme i gang med rutinen: Informasjon om driftsmiddel, driftsmiddel gruppe, driftsmiddel saldogruppe og driftsmiddel parameter fylles inn på fane 2-5. Dette danner grunnlaget for forslaget som genereres på fane 1.   Sørg for at bilagsarter er opprettet under fane 5   Aktiver så driftsmiddel og fyll inn leverandørnummer   Gjør et innkjøp med bilagsart 8600, D 1230 (balansekonto under kontoinformasjon fane 2, den er ofte også 1280) og K Leverandør. Husk å legge inn driftsmiddel.   Ser så at driftsmiddelet oppdateres med anskaffelsesbeløp   Rutinen Avskrivning er ment som et hjelpemiddel for generering av avskrivninger for et eller flere driftsmidler.   Angi perioden du ønsker å beregne avskrivningene til. Hvilken dato rutinen setter som "fra" finner du god forklaring på i F1-hjelpen. Du kan gjøre en rekke begrensninger av hva som skal tas hensyn til i forslaget. Enten ved å angi det som et intervall, eller en bestemt driftsmiddelgruppe, saldokode og/eller driftsmiddel. Deretter genererer du forslaget ved å klikke "Generer forslag". Ønsker du at noen av linjene slettes fra forslaget, kan du markere linjen(e) og trykke på Delete-tasten.   På venstresiden kan du også velge bunt typen du ønsker, for så å velge "Generer bunt" og få generert en bunt av avskrivningsforslaget. Når bunten er ferdig generert, kan du gå til Rapportering / Journaler for å oppdatere bunten.   "Status og meldinger" viser status for rutinen og eventuelle meldinger hvis feil oppstår.   Mer utfyllende og generell informasjon om hele denne rutinen finner du i F1-hjelpen.

Til versjon 15.10 har vi fått samlet opp innstillingene som brukes i forbindelse med de tidsstyrte rutinene for Autopay.   Oppdater bunt direkte ved innbetalinger fra AutoPay Tidligere har vi kun hatt dette paramteret tilgjengelig i dette skjermbildet. Sett kryss her dersom du ønsker at bunter opprettet under den tidsstyrte innlesning av innbetalinger fra AutoPay skal oppdateres direkte.    Oppdater bunt direkte ved utbetalingsretur for remittering  Dette parameteret er flyttet fra remitteringsoppsettet. Sett kryss her dersom du ønsker at bunter opprettet under den tidsstyrte innlesning av utbetalinger fra AutoPay skal oppdateres direkte.   Bruk dato fra importfil for posteringsdato ved oppdatering av status for utgående betaling Dette er et nytt parameter fra versjon 15.10. Sett kryss her dersom du ønsker at feltet "ValueDate" fra importfilen skal danne grunnlag for "Posteringsdato" i bunten når du kjører rutinen tidsstyrt. Hvis du ikke krysser av her, benyttes arbeidsdato eller dagens dato som "Posteringsdato". Merk: Dette parameteret har ingen effekt dersom rutinen startes manuelt fra menypunkt Rutiner / Remittering.  

Hvis du ønsker å jobbe med flere utvalg samtidig i Kontoforespørsel, kan du ha flere mapper med ulike kriterier. Dette gjør du ved å velge "Nytt utvalg" helt nederst i tabellen. I denne kan du sette nye kriterier. Hvis du ønsker å slette et utvalg (en lomme) høyreklikker du på navnet (lommen). Ved å dobbeltklikke på en lomme, kan du gi lommen et nytt navn som gjenspeiler utvalget som er gjort. Den nye lommen (utvalget) blir bare lagret så lenge du har skjermbildet oppe.

Fra versjon 14.10 av Visma Global, finner du parameteret "Nullstill grunnlagskonti ved avslutning mva-termin" under Verktøy / Firmainnstillinger / 3 Økonomi. Setter du et kryss her så aktiveres denne funksjonaliteten.   Dette vil føre til at rutinen som genererer bunten ved avslutning av mva-terminer, også inkluderer grunnlagskontiene, slik at de nullstilles på samme måte som MVA-kontoene.   Det er kun kontoene som er oppgitt på de ulike klassene som vil bli behandlet. Dette betyr at hvis du har endret grunnlagskonto på én av klassene, er det kun den som nå er oppført som blir automatisk behandlet.   Når du da avslutter en MVA-termin, vil MVA-oppgjørsbunten også inneholde nullstilling av grunnlagskontoene for import og omvendt skatteplikt.   En forutsetning for denne funksjonaliteten er at kontiene som er satt opp som grunnlagskonti på de ulike avgiftsklassene, ikke endres underveis.   Tips: Ønsker du å nulle ut tidligere terminers grunnlagskonti, eller tidligere oppgjør på en termin, så kan dette gjøres ved at de nødvendige linjene legges inn manuelt i en mva-oppgjørsbunt under de genererte linjene. Benytt da mva-kodene som slutter på 8 og 9, slik at du ved oppdatering av bunten ikke får satt momsrapportkode på disse linjene. Dette er viktig for at disse linjene ikke skal blandes med vanlige føringer på mva-oppgaven. Husk også på å endre posteringsdato/bilagsdato tilbake til den aktuelle perioden.  

I Visma Global har du anledning til å legge inn kontraktsnummer. Kontraktsnummeret kan du knytte til ordren og det vil da komme med i EHF filen.   Om du har behov for å sende med kontraktsummer, så kan dette gjøres på følgende måte:    Opprett kontraktsnummer i Visma Globa ved å på: Grunndata / Vedlikehold register / Kontrakt.    Her kan du opprette flere kontrakter.   På ordren kan du legge til kontraktsnummer ved enten å skrive nummeret eller benytte F12 for å velge riktig kontrakt.        Om du ikke har kontraktsnummer fremme i ordreregistrering, må feltet hentes inn. I Design Studio dra inn feltet Kontraktsnr (objektid 3874) og evt. Kontraktsnavn (objektid 3875) til ordreregistreringsbildet.     Merk: Husk at det, som tidligere, er Kontraktsnavnet tilhørende kontrakten som sendes til AutoInvoice og som konverteres til EHF/PeppolBIS.  

I vedlagt dokument finner du en beskrivelse av lagerstyringsrutiner i Visma Global

Avhengig av hvilken epostklient som benyttes på brukers arbeidsstasjon/terminalserver så kan det oppstå problemer med standardinnstilling for e-post format (Outlook Enhanced Email Format). Dersom du opplever problemer ved utsending på e-post kan det være fornuftig å forsøke gammelt e-post format (MAPI).

Dersom du har vedlegg på ordre som sendes til Visma.net Autoinvoice, kommer ikke vedlegget med dersom du har XML 5.3 på EDI - profilen. Denne må du da endre til XML 6.0   EDI - profilen finner du på kundekortet i Visma Global, under ordreregler. Dobbeltklikk på EDI - profilen og velg Visma XML- format 6.0 under faktura format  

For å unngå at noen salg henger igjen i ERP Pos etter dagsoppgjør, kan det være kjekt å kjenne til at det finnes en innstilling for "Utfør alle ventende transaksjoner ved dagsslutt" under Innstillinger / Butikker / Diverse konfigurasjon.   Da vil ventende transaksjoner utføres automatisk når brukeren starter Dagsoppgjør (Z rapport)-prosessen.  

I Visma Global er det flere haker når det kommer til oppdatering av bunt automatisk ved innlesning. I dette brukertipset får dere en oversikt over hvilke haker som gjelder hva og når.   Satsvis tidsstyrt rutine for innlesning av  innbetalinger (OCR) Denne haken er ny fra versjon 13.11. I tidligere versjoner vil OCR bunt alltid oppdateres automatisk. Under Verktøy > Visma.net Innstillinger > AutoPay så kan man sette kryss dersom man ønsker at bunten skal oppdateres direkte i regnskapet når satsvis rutine for innbetalinger kjøres. Betalingene som ikke finner match på KID nummer vil likevel legge seg som en uoppdatert bunt og må behandles manuelt.     Manuell innlesning av  innbetalinger (OCR) Ved mnauell innlesning av OCR filer settes denne haken i selve rutinen.   Satsvis tidsstyrt rutine for innlesning av remitteringsretur Ved bruk av satsvis tidstyrt rutine ved innlesning av remitteringsretur må haken for automatisk oppdatering settes på remitteringsoppsettet.   Manuell innlesning av remitteringsretur Ved manuell innlesning av remitteringsreturen må haken settes når selve rutinen kjøres.