Permittering i Visma Lønn

[#1]

Har du ansatte som er permitterte må disse rapporteres inn til A-ordningen. 

I Visma Lønn har du to muligheter for rapportering av permittering, fra ansattkortet eller via fraværsregistreringen.

Fra ansattkortet

Rapporterer du permisjoner fra fanen "Ansattopplysninger" så vil dette også gjelde permitteringer. Det finnes to statuser for permittering hvor begge blir rapportert som "Permittert" til a-meldingen, men de har ulik innvirkning i lønnssystemet.

• 6 - Permittering uten lønn
  En ansatt som er 100% permittert hvor ingen faste transaksjoner skal over til lønnsregistreringen
• 7 - Permittert
  En ansatt som er delvis permittert og skal ha over faste transaksjoner til lønnsregistreringen (f.eks. firmabil).
  Du kan også legge inn verdi i feltet "Angi % fastlønn ved perm", du kan lese mer om dette her.

Legg inn datoen for når den ansatte ble permittert i "Perm. fra dato" og permitteringsprosent i "Perm.prosent".

Fra fraværsregistreringen

For registrering av permitteringer må du benytte fraværskode "35 - Permittering". Se oppsettet av fraværskoden her

Registrering av permittering over en periode med fridager

Da fraværskode "35 - Permittering" er satt opp med kodebehandling "Fridag". Dette gjør at du vil få en alarm om overlappende fravær ved registrering av permittering på samme dag som en ordinær fridag. Dette vil også medføre dobbel reduksjon av avtalte og utførte dagsverk på fraværsrapportene dersom du ikke fjerner alle fridager i permitteringsperioden eller registrerer en uke av gangen.

Hvordan slette/endre permitteringsperioden i fraværsregistreringen? 

Fraværskode for permittering er en type fridag noe som gjør at du ikke får slettet permitteringen på samme måte som annen type fravær.

Sletting kan gjøres på to måter:

• Gå inn på kalenderen til den ansatte
  • Huk av for "Registrere/endre fridager"
  • Marker perioden som du skal registrere kode 35 i og trykk "Delete".

eller

• Velg fanen "Fraværstilfeller"
  • Nederst kan du velge fanen "Registrerte fridager"
  • Gjør utvalg på fra og til dato og kode 35
  • Marker så alle linjer og trykk "Delete". 

Delvis lønn i en måned:

Hvis ansatt ansatt skal ha fastlønn i starten av perioden f.eks fra 01.03.xx til 13.03.xx så vil ikke fastlønn bli automatisk beregnet, eller overført til lønnsregistreringen dersom du har lagt inn en til dato. 

Før fastlønn manuelt i lønnsregistreringen hvor du regner om beløpet som skal utbetales i perioden. Fastlønn / 21,67 = dagslønn. Dagslønn * arbeidsdager.  Her finner du vårt brukertips på hvordan du kan lage en "dagslønn" lønnsart.

For å kontrollere at det blir riktig rapportert kan du ta ut rapporten "A-melding permisjoner" under "Kontrollrapporter a-melding" under "Utskrifter". Der skal beskrivelsen på permitteringen stå til Permittering.

Spørsmål til support:

• Kan jeg gå fra å rapportere fra ansattopplysninger til å rapportere fra fraværsregistreringen?
  Ja, det kan du gjøre. Det er viktig at du da følger dette brukertipset slik at det ikke medfører feil på a-meldingen.
• Skal det sendes inntektsmelding ved permittering? 
  NAV beregner dagpenger ut fra inntektsopplysninger rapportert i tidligere a-meldinger. Det skal IKKE sendes inntektsmelding ved permittering.
• Vi benytter Visma.net Calendar, hvordan registreres permittering der?
  Permittering registreres ikke i Visma.net Calendar, kun i Visma Lønn. 

[#2]

I Visma Lønn kan du nå enkelt flytte over dine lønnsdata til Visma.net Payroll. Før du flytter til visma.net Payroll MÅ du ha versjon 17.10 av Visma Lønn, den ligger tilgjengelig under "Nedlastinger" på Community. 

MERK! Har ditt firma integrasjon med Visma.net Calendar MÅ Flytteknappen benyttes. Det å flytte "manuelt" vil ødelegge firmaet. 

Før du starter prosessen bør du sette deg inn i hva dette betyr, og helst ha gjort en avtale med din partner om når du kan/bør gjennomføre flyttingen.

Flytt til Visma.net Payroll

I Visma Lønn finner du eksport til Payroll i meny "Verktøy | Eksporter data | Flytt til Visma.net Payroll", eller du kan hente den frem i hurtigmenyen til høyre. "Flytt til Payroll".

Les viktige retningslinjer før flytting

Du får da opp et bilde for å starte migreringen. Det er viktig at du setter hake for "Les viktige retningslinjer før flytting", og leser igjennom informasjon som kommer i ny nettleser.

Informasjon som åpnes i ny nettleser når du setter hake for "Les viktige retningslinjer før flytting"

Informasjon som åpnes i ny nettleser når du setter hake for "Les viktige retningslinjer før flytting"

Kan firma migreres

Når du har lest retningslinjene kan du trykke på knappen "Kan firma migreres". Det gjøres da en sjekk på om alle kjøringer er godkjente, og om du eventuelt har en integrasjon mot visma.net og om denne kan deaktiveres.

MERK - Bruker du Expense / Calendar integrert mot Visma Lønn?

Knappen "Koble firma fra visma.net" bryter alle koblinger i integrasjonen automatisk. Etter du har trykket på denne kan du ikke lengre lese inn timer, fravær eller reiseregninger, eller overføre data fra Visma Lønn til visma.net. Du kan heller ikke angre dette valget, så før du trykker på knappen må du være helt sikker på at du skal migrere til Payroll.

Bruker du Expense? Viktig at alle  påbegynte reiseregninger er godkjent/utbetalt, eller slettet, i Visma.net Expense før du trykker på knappen "Koble firma fra Visma.net"

Bruker du Calendar? Viktig at all fravær / timelister er importert til Visma Lønn og at evt. lønnskjøringen er godkjent før du trykker på knappen "Koble firma fra Visma.net".

Visma.net tjenestene vil være deaktivert fra koblingen brytes mot Visma Lønn og til du får beskjed om at migreringen til Payroll er fullført, og du / partner eller konsulent har aktivert Expense mot Payroll. I denne perioden kan ikke ansatte føre reiseregninger.

Ansatte kan ikke bruke Visma.net tjenestene i migreringsperioden (fra du kobler firma i Visma Lønn til du får beskjed at migrering er utført).

MERK! Alle Visma.net tjenester deaktiveres og må aktiveres igjen manuelt i Visma.net Admin:

• Visma.net Expense
• Visma.net Absence
• Visma.net Time
• Visma.net Approval
• Visma.net Payslip
• Visma.net Autopay
• Visma.net AutoInvoice

Velg ansatte som skal flyttes

Før du får aktivert knappen "Koble firma fra Visma.net" kan du velge hvilke ansatte du ønsker å ha med i migreringen. Kontroller listen og gjør nødvendige endringer før du trykker på "Sett ansatte i flyttemodus".

Koble firma fra Visma.net og Start migrering

Når du har trykket på knappen "Koble firma fra Visma.net", kan du trykke på knappen "Start migrering". Du får da opp denne meldingen, og du vil få opp ett nytt program; Migration Tool.  

Det er først når du krysser av for "Ja, jeg aksepterer at nødvendige ressurser hos Visma Software AS kan delegere de brukerroller som er nødvendig", at knappen "Start flytting av data" blir aktivert.

MERK! Ikke sett hake for "Jeg ønsker å eksportere filene lokalt", da det vil medføre at ingen filer sendes Visma Software. Når du trykker "Start flytting av data" så sendes datapakken automatisk til Visma Software (så sant ikke valgt å lagre lokalt)

Når datapakken er eksportert blir du sendt videre til et skjema som må fylles ut. Dette må fylles ut da vi trenger litt ekstra informasjon om kundeforholdet, som vi ikke får hentet ut av datapakken.  Dette skjemaet vil du også kunne finne her.

Visma Software har nå mottatt din bestilling av både lisens og flytting av lønnsopplysninger til Visma.net Payroll, og vil utføre dette snarest mulig.

MERK! Kontaktperson angitt som godkjenner i bestillingen vil motta en Terms of Service (TOS)-avtale for elektronisk signering i Visma.net, og dette må utføres før oppsett kan påstartes.

En flytting av lønnsopplysninger til Visma.net Payroll kan fort ta flere arbeidsdager, så vi anbefaler alltid at du sender inn bestilling av overgang til Visma.net Payroll så raskt som mulig når din siste lønnskjøring i Visma Lønn er fullført. I denne perioden bør du også sette av god tid til å gjennomføre vårt digitale kurs som du finner påmelding til her.

Relaterte artikler

Tips for deg som flytter fra VL til Visma.net Payroll

Oversikt over data som flyttes fra VL til Visma.net Payroll

Migreringsguide 

Feilmelding i første a-melding fra Visma.net Payroll