Smart rutine for lønnsendring / lønnsjustering

[#1]

Med rutinen "Lønnsjustering" (Excel-ark integrert med Visma Lønn) kan du spare mye tid! Rutinen kan kjøres for alle ansatte i bedriften, eller for deler av den.

Innhold

Muligheter i Excelarket

Forberedelser i Visma Lønn

Oppsett av lønnsjusteringsarket

Felter som oppdateres i Visma Lønn

Faste transaksjoner som skal beregnes ut ifra ny årslønn

Du finner Excelarket i Visma Lønn under "Rutiner / Registering / Lønnsjustering (Excel)".

Angi hva lønnsøkning er i % eller kr (evt overstyr for enkelte personer), oppdater - og du er ferdig!

Muligheter i Excelarket:

• Lønnsopptrykk i % (med mulighet for overstyring per person)
• Lønnsopprykk fast krone-tillegg (med mulighet for overstyring per person)
• Ny årslønn pr lønnstrinn - Les mer om lønnstrinn her.
• Stilling og ansiennitet gir lønnstrinn. Årslønn ut i fra det. For utfyllende forklaring til dette les her.

Forberedelser i Visma Lønn

1. Ta sikkerhetskopi av lønnsdataene før du gjør noe i regnearket.
2. Vurder om lønnsfastsettelsen skal foregå for hele bedriften eller pr. avdeling, prosjekt, ansattgruppe o.l. Personer som har ansettelsesstatus "Sluttet" leses ikke ut i regnearket.  
3. Skal du gjøre lønnsfastsettelse ut ifra lønnstrinn (evt stilling og ansiennitet), bør dette være registrert på de ansatte i Visma Lønn før du starter arbeidet i Excel.

Oppsett av lønnsjusteringsarket

For at Excelarket skal fungere mot Visma Lønn må feltene i fanen "Innstillinger" være fylt ut. Sjekk derfor dette
Klient/Firma: er det opprinnelig firmanavnet dataene skal hentes fra og skrives til. Har firmaet endret/byttet navn kan du se hva som er opprinnelig firmanavn under "Grunndata / Firmaopplysninger / Firma tilleggsinformasjon" i feltet "Opprinnelig firmanavn". 
Servernavn: er navnet på serveren hvor Visma Lønn er installert. Hvis Visma Lønn ikke er installert på en server skal servernavn være blankt.
Inneværende år: bestemmer på hvilket lønnsår opplysningene skal hentes fra.
Brukernavn/passord: er samme brukernavn og passord som brukes når du logger deg på Visma Lønn. Hvis det ikke benyttes brukernavn og passord ved pålogging skal disse feltene være blank.
Hent ansiennitet fra ansiennitetsfeltet og ikke fra ansattdato: er normalt haket av, men er i reell bruk først hvis man bruker lønnsfastsettelse ut fra stillingen og ansiennitet (regulativ).

Felter som oppdateres i Visma Lønn

Feltene "Årslønn" og "Gjelder fra dato" oppdateres med knappen "Oppdater lønnsopplysninger". Ut ifra ny årslønn vil det også være naturlig å oppdatere faste transaksjoner med ny fastlønn og timesats, dette skjer ved hjelp av knappen "Generere nye faste lønnstransaksjoner". Det er viktig at du kontrollerer at beregnet ny årslønn pr. person er korrekt før du oppdaterer Visma Lønn, og ta sikkerhetskopi før du starter oppdateringen.

Faste transaksjoner som skal beregnes ut fra ny årslønn

Faste transaksjoner som skal beregnes ut fra årslønn angis i fanen "Lønnsarter". Merk at lønnsarten for fastlønn alltid skal være den første lønnsarten. Vi anbefaler å la huken for "Oppdater kun lønnsarter som allerede ligger på den ansattes faste transaksjoner", da vil ikke fastlønn og timesats bli beregnet for andre faste transaksjoner enn det som allerede finnes pr. ansatt.

NB! Har du lagt inn timesats på andre lønnsarter enn du angir her, må du vurdere hva satsen skal være på disse manuelt. 

Utregning av ny timesats vil skje basert på samme opplysninger (timer pr. måned) som hvis du hadde endret årslønnen manuelt. Tilsvarende også personer med redusert stillingsprosent. 

MERK! Hvis ditt firma har andre lønnsartnummer må du endre her for at arket skal virke.

Etterbetaling - lønnsendring med tilbakevirkende kraft

Om ny lønn registreres med tilbakevirkende kraft - har Visma Lønn en smart rutine for etterbetaling. Rutinen kan benyttes enten lønn endres som beskrevet over, eller om den endres manuelt. Etterbetalingsrutinen vil behandle også timelønnede, les mer her.

Hva med timelønnede personer?

Excel-arket tar kun utgangspunkt i ansattes nåværende årslønn. For å beregne ny timesats for timelønnede, må du evt først regne om lønnen deres i årslønn. Det går helt fint å angi at person med f.eks kr 200 i timen har en årslønn på kr 390.000 (basert på 1950 timer i året). Når du angir årslønn i ansattregisteret (og lagrer) MÅ du fjerne hake for fastlønn slik at kun timesats beregnes. Får denne person en lønnsøkning på 3%, vil rutinen regne ut ny årslønn til kr 401.700 og ny timesats til kr. 206. Personen vil selvfølgelig ikke få ny fastlønn beregnet (Forutsatt at haken i skjermbildet over er satt, "Oppdater kun lønnsarter som ligger på den ansatte"). 

Angitt årslønn på timelønnede vil verken skape problemer for A-meldingen eller for rapporteringer av tjenestepensjon/OTP . Personene skal fremdeles stå som "timelønnet" i feltet avlønningstype. 

Tips:

Hvis det ikke er du som gjør selve lønnsendringen (gjøres av daglig leder, avd. leder mv.) kan du lagre arket, så sende det på e-post til aktuell leder. Så gjør denne ønskede endringer, sender arket tilbake til deg. Du trykker så på valgene som endrer årslønn og fastlønn / timelønn. Hvis leder trykker på knappen vil det ikke gjøre noen endring i Visma Lønn, da dette kun er mulig å gjøre av brukere som har tilgang til Visma Lønn.  

Arket kan også sendes leder i sammenheng med f.eks. budsjettutarbeidelse for å simulere hva kostnadene blir ved lønnsøkning. 

Relaterte brukertips

Etterbetaling

[#2]

Support er gjort oppmerksomme på at noen kunder vil motta brev i Altinn fra Skatteetaten dersom det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelse. Dersom a-meldingene ikke korrigeres for disse inntektsmottakere så vil de få for høy skattepliktig inntekt på skattemeldingen for inntektsåret 2020.

De som mottar brevet har rapportert en godtgjørelse utover Skattedirektoratets forskuddssatser i a-meldingen for 2020. Det gjelder følgende trekkfrie utgiftsgodtgjørelse beskrivelser i a-meldingen:

• trekkfri bilgodtgjørelse sats (sats 3,50)
• trekkfri godtgjørelse til kost på reise med overnatting på hotell (sats 589)
• trekkfri godtgjørelse til kost på tjenestereise uten overnatting (6-12 timer sats 200, over 12 timer sats 400)
• trekkfri kostgjørelse ved overnatting på hybel, brakke eller privat (sats 91)'

Hvordan korrigere?

Det er rapportert for høyt beløp (km eller diett) på den trekkfrie lønnsarten

Opprett en trekkfri lønnskjøring.

Registrer beløpet (og antall dersom det er for høyt) som skal reduseres med negativt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder.

Registrer det samme beløpet (og evt. antall) med positivt fortegn på den trekkpliktige lønnsarten.

Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil

MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.

Det er rapportert for feil antall (km eller dager) på den trekkfrie lønnsarten

Kontroller at lønnsarten har behandlingsregel "Sats x faktor x antall" andre behandlingsregel vil gi manglende rapportering av antall. Manglende antall vil gi feilen som du har fått brev om.

Når lønnsarten har korrekt behandlingsregel, opprett en trekkfri lønnskjøring.

Registrer antallet som skal reduseres / økes med negativt / positivt fortegn på den trekkfrie lønnsarten på de(n) ansatte det gjelder. I kolonnen "Beløp" må du overstyre beløpet til å stå 0,001 slik at det ikke går noe til utbetaling.

Godkjenn denne lønnskjøringen og send A-melding for denne kjøringen på måneden du har rapportert feil antall.

MERK! Dersom du har flere måneder med feil antall må det opprettes en korreksjonkjøring for hver måned.

 Antall (km eller dager) på den trekkfrie lønnsarten er ikke rapportert

Hvis det ikke ligger antall i kolonnen "Antall T1" under Forespørsel / Godkjent lønn, kan du legge inn korrekt antall dager eller km, og sende erstatningsmelding på kjøringene som blir berørt av endringen.

Relaterte brukertips

Hvordan sende erstatningsmelding

Erstatningsmeldinger og a-meldinger før august 2020