Smart rutine for lønnsendring / lønnsjustering

[Nils Petter Andersen - Visma]

Med rutinen "Lønnsjustering" (Excel-ark integrert med Visma Lønn) kan du spare mye tid! Rutinen kan kjøres for alle ansatte i bedriften, eller for deler av den.

Innhold

Muligheter i Excelarket

Forberedelser i Visma Lønn

Oppsett av lønnsjusteringsarket

Felter som oppdateres i Visma Lønn

Faste transaksjoner som skal beregnes ut ifra ny årslønn

Du finner Excelarket i Visma Lønn under Rutiner / Registering / Lønnsjustering (Excel).

Angi hva lønnsøkning er i % (evt overstyr for enkelte personer), oppdater - og du er ferdig!

Muligheter i Excelarket

• Lønnsopptrykk i % (med mulighet for overstyring per person)
• Lønnsopprykk fast krone-tillegg (med mulighet for overstyring per person)
• Ny årslønn pr lønnstrinn (Les mer om lønnstrinn her).
• Stilling og ansiennitet gir lønnstrinn. Årslønn ut i fra det. For utfyllende forklaring til dette les her.

Forberedelser i Visma Lønn

1. Ta sikkerhetskopi av lønnsdataene før du gjør noe i regnearket.
2. Vurder om lønnsfastsettelsen skal foregå for hele bedriften eller pr. avdeling, prosjekt, ansattgruppe o.l. Personer som har ansettelsesstatus "Sluttet" leses ikke ut i regnearket.  
3. Skal du gjøre lønnsfastsettelse ut ifra lønnstrinn (evt stilling og ansiennitet), bør dette være registrert på de ansatte i Visma Lønn før du starter arbeidet i Excel.

Oppsett av lønnsjusteringsarket

For at Excelarket skal fungere mot Visma Lønn må feltene i fanen "Innstillinger" være fylt ut. Sjekk derfor dette
Klient/Firma er firmanavnet dataene skal hentes fra og skrives til. Dette er det samme firmanavnet du får frem når du skal logge deg på Visma Lønn. Navnet må skrives på nøyaktig samme måte som det fremkommer i påloggingsvinduet.
Servernavn er navnet på serveren hvor Visma Lønn er installert. Hvis Visma Lønn ikke er installert på en server skal servernavn være blankt.
Inneværende år bestemmer på hvilket lønnsår opplysningene skal hentes fra.
Brukernavn/passord er samme brukernavn og passord som brukes når du logger deg på Visma Lønn. Hvis det ikke benyttes brukernavn og passord ved pålogging skal disse feltene være blank.
Hent ansiennitet fra ansiennitetsfeltet og ikke fra ansattdato er normalt haket av, men er i reell bruk først hvis man bruker lønnsfastsettelse ut fra stillingen og ansiennitet (regulativ).

Felter som oppdateres i Visma Lønn

Feltene "Årslønn" og "Gjelder fra dato" oppdateres med knappen "Oppdater lønnsopplysninger". Ut ifra ny årslønn vil det også være naturlig å oppdatere faste transaksjoner med ny fastlønn og timesats, dette skjer ved hjelp av knappen "Generere nye faste lønnstransaksjoner". Det er viktig at du kontrollerer at beregnet ny årslønn pr. person er korrekt før du oppdaterer Visma Lønn, og at sikkerhetskopi før du starter oppdateringen.

Faste transaksjoner som skal beregnes ut fra ny årslønn

Faste transaksjoner som skal beregnes ut fra årslønn angis i fanen "Lønnsarter". Merk at lønnsarten for fastlønn alltid skal være den første lønnsarten. Vi anbefaler å la huken for "Oppdater kun lønnsarter som allerede ligger på den ansattes faste transaksjoner", da vil ikke fastlønn og timesats bli beregnet for andre faste transaksjoner enn det som allerede finnes pr. ansatt.

NB! Har du lagt inn timesats på andre lønnsarter enn du angir her, må du vurdere hva satsen skal være på disse manuelt. 

Utregning av ny timesats vil skje basert på samme opplysninger (timer pr. måned) som om du hadendret årslønnen manuelt. Tilsvarende også vedr personer med redusert stillingsprosent. 

Etterbetaling - lønnsendring med tilbakevirkende kraft

Om ny lønn registreres med tilbakevirkende kraft - har Visma Lønn en smart rutine for etterbetaling. Rutinen kan benyttes enten lønn endres som beskrevet over, eller om den endres manuelt. Etterbetalingsrutinen vil behandle også timelønnede, les mer her

Hva med timelønnede personer?

Excel-arket tar kun utgangspunkt i ansattes nåværende årslønn. For å beregne ny timesats for timelønnede, må du evt først regne om lønnen deres i årslønn. Det går helt fint å angi at person med f.eks kr 200 i timen har en årslønn på kr 390.000 (basert på 1950 timer i året). Når du angir årslønn i ansattregisteret (og lagrer), MÅ du fjerne hake for fastlønn slik at kun timesats beregnes. Får denne person en lønnsøkning på 3%, vil rutinen regne ut ny årslønn til kr 401.700 og ny timesats til kr. 206. Personen vil selvfølgelig ikke få ny fastlønn beregnet (Forutsatt at haken i skjermbildet over er satt, "Oppdater kun lønnsarter som ligger på den ansatte"). 

Angitt årslønn på timelønnede vil verken skape problemer for A-meldingen eller for rapporteringer av tjenestepensjon/OTP . Personene skal fremdeles stå som "timelønnet" i feltet avlønningstype. 

Tips:

Hvis det ikke er du som gjør selve lønnsendringen (gjøres av daglig leder, avd. leder mv.) kan du lagre arket, så sende det på e-post til aktuell leder. Så gjør denne ønskede endringer, sender arket tilbake til deg. Du trykker så på valgene som endrer årslønn og fastlønn / timelønn. Hvis leder trykker på knappen vil det ikke gjøre noen endring i Visma Lønn, da dette kun er mulig å gjøre av brukere som har tilgang til Visma Lønn.  

Arket kan også sendes leder i sammenheng med f.eks. budsjettutarbeidelse for å simulere hva kostnadene blir ved lønnsøkning. 

Tilhørende brukertips:

Etterbetaling

[Christine Stryken]

Må jeg sende ny a-melding for de månedene jeg etterbetaler for?